title_fr: 02.02.13 13ème salaire - mécanisme de compensation

content_fr:
Passage au nouveau système de compensation

La compensation, telle que définie aux articles 46 B 5 15 et 16 B 5 15.01, s'appuie sur une comparaison des traitements versés chaque année au collaborateur en application de l'ancien et du nouveau système, tout au long de sa carrière.

Pour ce faire, le calcul consiste à remonter dans le passé jusqu'à la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) de l'individu.

Il est tenu compte de la progression salariale dans les deux systèmes de rémunération.

En pratique, l'ancienne échelle, augmentée de la progression de la prime de fidélité et de l'annuité, est comparée à la nouvelle échelle (y compris la progression de l'annuité).

Chaque année, sur la base de cette comparaison, le système détermine :

1. Les collaborateurs avantagés dans le nouveau système;

2. Les collaborateurs désavantagés dans le nouveau système.

1. Cas du collaborateurs d'emblée désavantagé dans le nouveau système au 1er janvier 2009

On parlera dans ce cas de "régime de compensation immédiate".

La différence de rémunération annuelle entre l'ancien système et le nouveau système est intégralement compensée. La compensation immédiate est soumise aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, mais pas à la LPP.

Règles de versement

La compensation immédiate est versée dès le premier mois de la mise en œuvre du nouveau système de rémunération (janvier 2009), et jusqu'à la sortie du collaborateur.

La compensation est versée mensuellement, sous la forme d'un douzième de la différence annuelle à compenser, et au prorata de l'activité du collaborateur sur le mois considéré.

En cas de départ de l'employé pour retraite, Rente-Pont AVS, démission ou licenciement, la compensation n’est plus versée.

En cas de transfert entre employeurs figurant sur la liste des institutions appliquant les normes salariales de l'Etat (fiche 01.03.09), le droit à la compensation est maintenu. Le mécanisme de comparaison et de versement est repris par le nouvel employeur, sur la base des informations transmises par l'employeur précédent.

En cas de changement de classe de traitement (promotion, rétrogradation, réévaluation de fonction), le montant de la compensatoire immédiate versé le mois précédant le changement de situation continue à être versé tous les mois jusqu'à la fin de sa carrière.

2. Cas de collaborateur avantagé dans le nouveau système

Il s'agit du cas de l'employé présent en décembre 2008 et pour lequel le nouveau système est favorable lors de son introduction le 1er janvier 2009.

Dans ce cas, on parlera de "régime de compensation temporaire", et on calculera pour le collaborateur un "solde de compensation".

Pour ce faire, le calcul consiste à remonter dans le passé jusqu'à la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) de l'individu.

Ce solde de compensation correspond à la différence de rémunération théorique, calculé à un taux de 100% (quel que soit le taux d'activité effectif du collaborateur dans le passé), entre la date d'engagement à l'Etat (date d'origine des droits à la prime de fidélité) et le 1er janvier 2009, date du passage dans le nouveau système.

Le "solde de compensation" ainsi défini sera utilisé dès lors que le traitement versé en application du nouveau système de rémunération deviendra ultérieurement défavorable par rapport à l'ancien système (avec maintien des mécanismes salariaux).

Le régime de compensation temporaire

Le montant de la compensation temporaire correspond à la différence entre le traitement annuel de l'ancien système et du nouveau système pour l'année considérée.

Le montant de la compensation temporaire versé est soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, mais pas à la LPP.

La compensation temporaire est versée dès que le nouveau système de rémunération devient défavorable pour le collaborateur.

Le versement est effectué à concurrence du solde de compensation calculé lors du démarrage du nouveau système.

Cette compensation est versée mensuellement, sous la forme d'un 12ème de la différence annuelle à compenser et au prorata de l'activité du collaborateur sur le mois considéré.

En cas de transfert (entre entités soumises à la loi sur les traitements du personnel B 5 15), le solde de compensation est transmis au nouvel employeur, à sa valeur au moment du transfert.

En cas de départ (retraite, démission, etc.), le solde de compensation est perdu (remis à zéro). Il ne constitue donc pas un acquis dont peut se prévaloir le collaborateur.

En cas de congé sans traitement, le solde de compensation reste acquis au retour du collaborateur.

En cas de changement de classe de traitement (promotion, rétrogradation, réévaluation de fonction), le solde de compensation est perdu et remis à zéro, pour autant qu'aucune compensation temporaire n'ait encore été versée. Dans le cas contraire, la somme correspondant au montant compensatoire versé le mois précédant le changement de situation continue à être versé tous les mois, jusqu'à épuisement du solde de compensation.

Hypothèses liées au calcul du solde compensation du collaborateur

L'historique des individus est reconstitué sur la base de leur situation contractuelle en vigueur le jour précédant la bascule, soit le 31 décembre 2008. Il n'est donc pas tenu compte des changements de situation (promotion, réévaluation, etc.) qui se seraient produits dans le passé.

En remontant dans le passé, le programme applique (à l'envers) les décisions de progression des annuités et de la prime de fidélité prises par le Conseil d'Etat (et tient donc compte des blocages éventuels survenus dans le passé).

Le programme tient compte du versement éventuel d'un complément de prime de fidélité à 40% dû pour décembre 2008.

Le calcul remonte dans le passé jusqu'à la date d'origine des droits de l'individu, considérée comme son entrée dans le système salarial de l'Etat de Genève.

Lois et règlements	art. 46 B 5 15
art. 16 B 5 15.01


type_fr: Synthèses

body_key: GE

location: Genève

title_fr: 02.02.14 Echelle des traitements

content_fr:
L'échelle des traitements se trouve à l'adresse : https://www.ge.ch/document/conditions-salariales

Lois et règlements art. 2 B 5 15
art. 1 et ss B 5 15.01
art. 1 et ss B 5 15.20

content_format: html

type_harmonized: news


title_fr: 02.02.15 Rémunération des apprentis

content_fr:
1. Base légale

Art. 72 Principe B 5 05.01 (RPAC)

1 L'indemnité mensuelle de l'apprenti est fixée par l'office du personnel, d'entente avec l'office pour l'orientation, la formation professionnelle et continue.
2 L’apprenti a droit à son indemnité tant que dure effectivement son apprentissage.

2. Commentaire

L'indemnité mensuelle, pour toutes les catégories d'apprenties et d'apprentis, est fixée comme suit :

- apprenti en 1ère année : Frs. 820.-

- apprenti en 2ème année : Frs. 1'030.-

- apprenti en 3ème année : Frs. 1'604.-

- apprenti en 4ème année : Frs. 1'884.-

3. Procédure/processus

Néant

Lois et règlements	art. 72 B 5 05.01 (RPAC)


title_fr: 02.02.16 Rémunération des stagiaires

content_fr:
1. Base légale

Art. 80 Principe B 5 05.01 (RPAC)

1 L’indemnité mensuelle du stagiaire est fixée par l’office du personnel.
2 Le stagiaire a droit à son indemnité dès le jour où il occupe sa fonction et jusqu’au jour où, pour toute raison, il cesse de l’occuper.

2. Commentaire

Le stage est une période déterminée accomplie dans un environnement professionnel par des étudiants dans le cadre de leur cursus scolaire ou d'enseignement supérieur (Université, HES), en prolongement des cours ou durant l'enseignement théorique.

En principe, le stage est indemnisé, à l'exception des deux types de stages suivants.

1) Stage d'observation et de découverte, qui permet une première approche d'un métier ou d'un domaine professionnel sur le terrain et qui est clairement défini dans le temps (durée maximum de 3 semaines). Ce stage d'information professionnelle de courte durée est obligatoire ou vivement conseillé par l'Ecole pour favoriser un choix d'orientation professionnelle et de formation.

Si le stage est obligatoire dans le cadre de la formation, il fait l'objet d'une convention de stage tripartite (stagiaire, entreprise et école). Le stagiaire est  rémunéré aux conditions et selon les modalités définies dans l' "Annexe aux normes d'engagement" diffusée par l'Office du personnel de l'Etat (OPE). L'assurance accidents et l'assurance responsabilité civile sont prises en charge par le DIP.

Lorsqu'il s'agit d'un stage à l'initiative du candidat, celui-ci doit enregistrer son stage auprès de l'Office pour l'orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC) au moyen du formulaire accessible sur le site Internet, ce qui lui permet de bénéficier d'une couverture accident. Le répondant du stage reçoit une confirmation de cet enregistrement qui précise les données du stage ainsi que les coordonnées du candidat et/ou du répondant légal.

2) Stage durant lequel l'apprenant n'effectue pas de prestation pour le service mais collecte des informations ou données, dans le cadre des objectifs qui lui sont fixés exclusivement par le lieu de formation.

Pour qu'un stage soit indemnisé, il est indispensable que les conditions de stage ainsi que les prestations à fournir (objectifs de stage) aient été définies par le service qui accueille le stagiaire.

Le stage est rémunéré aux conditions et selon les modalités définies dans l'Annexe aux normes d'engagement diffusée par l'OPE.

Le Conseil de surveillance du marché de l'emploi (CSME) a validé des critères permettant de considérer si une situation de stage est conforme aux dispositions en vigueur : https://www.ge.ch/engager-personne-stage

3. Procédure/processus

Néant

Lois et règlements	art. 80 B 5 05.01 (RPAC)


title_fr: 02.02.19 Indemnité pour service de nuit police

content_fr:
1. Base légale

Art. 1 RIPol Indemnité pour service de nuit

1 L'indemnité pour service de nuit est versée pour les heures de travail effectuées entre 19 h 00 et

06 h 00.
2 Le montant de cette indemnité est fixé par l'office du personnel de l'Etat comme pour l'ensemble de la fonction publique.

2. Commentaire

Cette indemnité recouvre une partie de la pénibilité du travail en horaire de nuit. Elle est versée à tout policier dont les missions et la planification horaire impliquent un travail nocturne.

Le montant de l'indemnité de service de nuit des fonctionnaires de la police et des agents de la police de la sécurité internationale est fixé par analogie à l'article 11D, alinéa 2 RTrait.

Le montant est adapté au coût de la vie selon les mêmes règles que l'échelle de traitement de l'Etat.

A noter que les consignes et piquet à domicile ne donnent pas droit à l'indemnité (concernant le piquet, voir  fiche 03.01.01).

3. Processus/procédure

Néant.

Lois et règlements	art. 1 RIPol F 1.05.10


title_fr: 02.03.02 Indemnités reçues par les collaborateurs/trices lors de conférences, participation à des séminaires ou formation

content_fr: Les collaborateurs et collaboratrices de l'Etat qui touchent des indemnités à l'occasion de présentations, conférences, séminaires ou formations, dans le cadre de leurs fonction sont tenu-e-s de les rétrocéder à l'Etat pour autant que ces évènements aient lieu pendant les heures de travail.


title_fr: 02.03.04 Utilisation de voitures privées + formule à utiliser

content_fr:
Les modalités d'octroi de telles indemnités sont fixées par le règlement B 5 15.24. Celui-ci rappelle que les déplacements professionnels doivent être effectués de préférence avec les transports publics. C'est seulement lorsque ce mode de transport est inapproprié et que le département a donné son accord que les membres du personnel peuvent utiliser leur véhicule particulier à des fins professionnelles.

Les membres du personnel qui font un usage occasionnel (inférieur à 2'000 Km/an) de leur véhicule doivent fournir chaque mois à la comptabilité de leur département un décompte des kilomètres parcourus indiquant la justification de ceux-ci.

Les indemnités versées sont dans ce cas fixées à l'article 3 du règlement B 5 15.24.

Formulaire : les demandes doit être effectuée au moyen du formulaire disponible dans le répertoire des modèles :

V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH\Debours_note_frais.xlt (copier-coller le lien dans votre navigateur).

Lois et règlements	art. 2-8 et 16 B 5 15.24


title_fr: 02.03.05 Prise en charge des frais de repas

content_fr:
Afin d'uniformiser la pratique, nous vous rappelons que le remboursement des frais de repas sont remboursés à concurrence d'un montant maximal de 35 F, sur présentation des justificatifs détaillés, et ce conformément au règlement fixant les indemnités de déplacement aux membres du personnel.

Lois et règlements	art. 9 et ss B 5 15.24


title_fr: 02.03.06 Indemnité pour remplacement dans une fonction supérieure + formule

content_fr:
1. Base légale

Art. 12 Remplacement dans une fonction supérieure (RTrait)

1 Le titulaire qui est occupé dans une fonction supérieure à la sienne a droit à une indemnité lorsque le remplacement est d’une durée supérieure à 30 jours de travail par année civile. L’indemnité n’est pas due si l’activité exercée dans la fonction supérieure rentre dans le cadre des obligations de service du titulaire. Ne sont prises en considération que les périodes d’au moins 5 jours de travail consécutifs sur une année.

2 L’indemnité est égale à la différence entre les traitements minimums des fonctions type concernées. Elle est due dès le 1er jour du remplacement aux conditions de l’alinéa 1.

3 En cas de remplacement partiel, une indemnité équitable est versée.

4 L’indemnité n’est pas due en cas de remplacement pour vacances.

Cette disposition doit être examinée à la lumière de l’article 4 du même règlement qui prévoit

Art. 4 Code complémentaire 9 (RTrait)

En principe, seuls les candidats qualifiés peuvent être engagés; toutefois si, lors de son engagement, le futur titulaire n'a pas encore le titre correspondant au niveau d'exigence requis pour la fonction, il se voit attribuer le code complémentaire 9, impliquant une diminution maximale de 2 classes par rapport à la classe prévue pour la fonction. Le même code est applicable lors de la nomination.

Ainsi, un titulaire qui ne justifie pas du requis de formation pour l'exercice de la fonction qu'il occupe se voit attribuer un code 9. Ce code restrictif est maintenu dans le cadre d'un remplacement dans une fonction supérieure, puisqu'un titulaire qui n'a pas le titre requis pour la fonction qu'il occupe, ne saurait l'avoir pour une fonction supérieure.

L'article 12 du règlement doit encore être lu en regard de l'art. 11 al. 1 de la loi concernant le traitement et les diverses prestations allouées aux membres du personnel de l'Etat et des établissements hospitaliers (B 5 15). Celui-ci prévoit que:

Art. 11 Traitement initial (LTrait)

1 Durant une période probatoire, le traitement initial peut se situer au-dessous de celui fixé pour la fonction.

Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en dessous de celui fixé pour la fonction remplacée.

2. Commentaire

Pour tout remplacement, il faut d’emblée examiner dans quelle mesure le supérieur hiérarchique de la personne absente peut la remplacer.

Si ce remplacement n'est pas possible et que la personne absente est remplacée par un de ses subordonnés, les étapes du processus ci-dessous doivent alors être respectées.

3. Procédure/processus

La demande, préalablement acceptée par l'autorité compétente, doit être motivée et adressée au responsable des ressources humaines (RRH) avant le remplacement dans une fonction supérieure ou, impérativement, dès le début du remplacement.

Le RRH examine la demande avec sa DRH et celle-ci, d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat (OPE), la valide après un examen du profil du titulaire (formation et expérience professionnelle) et du niveau requis pour la fonction remplacée. Si les tâches ne sont pas totalement assumées et si un doute subsiste quant au profil du titulaire et l’adéquation de ce profil à la fonction remplacée, un descriptif précis des activités exercées devra être fourni à l'OPE qui préavisera le montant de l’indemnité à verser. A noter qu'en cas de divergence, le Conseil d'Etat tranche (art. 1A, al. 6 B 5 05.01).

Sous réserve de situations particulières dûment motivées, le traitement du membre du personnel remplacé doit être situé dans une classe de traitement supérieure, de maximum 3 classes, par rapport au niveau du traitement du remplaçant.

L'indemnité est calculée sur la différence de classes, annuité 0 du remplacé et remplaçant, à l'exclusion de toute autre indemnité.

Le calcul de l'indemnité tiendra compte du traitement initial au sein de la fonction occupée ou d'un éventuel code restrictif. Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en-dessous de celui fixé pour la fonction remplacée. Ce raisonnement s'applique également dans le cadre d'un code restrictif.

La durée du remplacement doit être supérieure à un mois (vacances exclues), en cas de vacances de poste, absence de longue durée pour maladie et/ou accident.

Selon les responsabilités confiées au remplaçant, une pondération peut être appliquée à son taux d'activité, mais à concurrence du taux d'activité du remplacé afin de déterminer le  montant du l'indemnité.

L'indemnité est versée après les 30 premiers jours consécutifs de remplacement avec effet rétroactif dès le 1er jour si la durée dépasse les 30 jours consécutifs. Aucun rétroactif de plus de 30 jours n'est admis.

Pour le remplacement de longue durée, une indemnité fixe (selon le taux de pondération) est versée, mais au maximum 12 mois. Si la durée doit se prolonger, l'aval de l'OPE est requis pour le renouvellement du versement de l'indemnité.

L'indemnité de remplacement dans une fonction supérieure est versée mensuellement. Elle est calculée selon la règle du 15/15 (si le remplacement prend fin le 10 du mois, l'indemnité est versée jusqu'au 15 du mois, à savoir 50%). Si le remplacement prend fin le 21 du mois, l'indemnité mensuelle est versée intégralement.

L'indemnité est supprimée dès 60 jours consécutifs d'absence du bénéficiaire.

Mode de calcul

Cas de figure 1	Situation salariale actuelle classe / annuité	Base de calcul (classe / annuité)	Traitement (annuité 0) y.c 13ème	Montant de l'indemnité annuelle	Montant de l'indemnité mensuelle

Le remplacé	22/17	22/0	115'458	14'283	1'190.25

Le remplaçant	19/20	19/0	101'175

- Formule d'annonce pour le remplacement dans une fonction supérieure (sous lecteur V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH)

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements	art. 11 al. 1 B 5 15
art. 4 et 12 B 5 15.01


title_fr: 04.03.03 Prolongation de la période probatoire

content_fr:
Toute absence de plus de 180 jours civils durant les 2 années précédentes, quels qu'en soient les motifs, peut donner lieu à une prolongation de la période probatoire.

Lois et règlements	art. 5A let. d B 5 15.01


lead_fr: Pratique administrative de l'office cantonal du logement et de la planification foncière (OCLPF) - PA/SI/030

type_fr: Décisions

title_fr: Annonce de travaux

external_id: document/annonce-travaux


title_fr: 02.03.11 Double formation utilisée dans le poste

content_fr:
1. Définition et contenu

Par double formation, on entend une deuxième formation professionnelle attestée par un certificat, diplôme ou autre titre reconnu tels que CFC, maîtrise, diplôme de l'école de commerce, etc.

exemple: un-e mécanicien-ne qualifié-e qui possède un CFC d'électricien-ne et qui couvre, au sein de son service, les deux domaines de compétence.

Les certificats sanctionnant des formations continues ou complémentaires ne donnent pas droit à cette indemnité.

2. Conditions requises pour prétendre à une rémunération supplémentaire

Prise en compte

Une double formation utilisée dans le poste est prise en compte pour toutes les fonctions situées jusqu'à la classe 17, incluse, de l'échelle des traitements, quel que soit le niveau de formation exigé.

Font exception:

en raison de la fonction;

les fonctions dans lesquelles la double formation est requise et prise en compte dans l'évaluation
en raison de la personne;

les collaborateurs/collaboratrices au bénéfice de droits salariaux acquis, dont le salaire est situé dans une classe supérieure à celle normalement prévue pour la fonction.

3. Rémunération

3.1. Montants

Une double formation utilisée dans le poste donne droit à:

1 indemnité annuelle indexée de Fr. 1'607,40 (valeur 2009)

l'indemnité est versée au prorata du taux d'activité du titulaire.

3.2. Début du versement

l'indemnité est versée à dater du mois qui suit la demande.

3.3. Fin du versement

L'indemnité est supprimée lorsque le-la bénéficiaire est affecté-e ou accède à une fonction dans laquelle la double formation n'est pas utilisée.

Les départements préciseront ce point lors d'un changement de situation de l'intéressé-e.

4. Demande de prise en compte

Une demande écrite dûment motivée par la hiérarchie et accompagnée des pièces justificatives est adressée par voie de service au-à la responsable des ressources humaines lequel tranche, d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat.

Lois et règlements	art. 11A B 5 15.01
art. 1A B 5 05.01


title_fr: 02.03.16 Méthode d'arrondi lors de l'indexation des primes, indemnités et autres prestations

content_fr:
1. Principes de calcul

Il s'agit de principes de calcul édictés par l'Office du personnel de l'Etat, visant à harmoniser la méthode d'arrondi lors de l'indexation des primes, indemnités et autres prestations.

2. Commentaire

Néant.

3. Procédure/Processus

L'indexation des primes, indemnités et autres prestations est calculée de la manière suivante:

- le taux de l'indexation s'applique au montant résultant du calcul de base de l'année précédente avant arrondi;

- le montant est ensuite arrondi aux 5 cts les plus proches inférieurs ou supérieurs.

Exemple : indemnité de nuit, week-end et jours fériés


title_fr: 02.03.17 Indemnité pour responsabilités spéciales

content_fr:
1.   Base légale

Art. 8       Indemnité pour responsabilités spéciales  F 1 05.07  (RGPPol)

1 Les policiers et assistants de sécurité publique, non cadres supérieurs, chargés de responsabilités particulières de par leur spécialisation peuvent être mis au bénéfice d'une indemnité.
2 La liste des responsabilités particulières qui donnent lieu à l'indemnité est approuvée par l'office du personnel de l'Etat, sur proposition du département de la sécurité, de l'emploi et de la santé. Elle est revue une fois par année civile.
3 Le montant de l'indemnité, versée mensuellement, est fixé à 300 F, au prorata du taux d'activité.
4 Le versement de cette indemnité cesse après 60 jours d'absence consécutifs.

2. Commentaire

Après 60 jours d'absence consécutifs, le versement de l'indemnité cesse. L'exemple ci-dessous illustre comment l'indemnité est réduite en cas d'absence maladie/accident ou de congé maternité :

Absence du 15 juin au 15 septembre, soit 76 jours d'absence à 100%.

Du 15 juin au 13 août, le droit à l'indemnité perdure.

Dès le 14 août (dépassement de 60 jours), la déduction du montant de l'indemnité est calculée au prorata temporis, sur la base du taux d'incapacité.

3. Procédure/processus

Chaque début d'année civile, la liste des bénéficiaires de l'indemnité pour responsabilités spéciales est revue. Elle est approuvée par l'office du personnel de l'Etat, sur proposition du département.

Lois et règlements	art. 8 F 1 05.10 (RGPPol)


title_fr: 02.03.18 Indemnités pour service de nuit, le samedi, le dimanche et les jours fériés

content_fr:
1.   Base légale

Art. 11D      Indemnités pour service de nuit, le samedi, le dimanche et les jours fériés  B 5 15.01 (RTrait)

1 Le membre du personnel, à l'exclusion des cadres supérieurs, a droit à une indemnité, lorsqu'il accomplit son horaire de travail réglementaire les samedis, dimanches, jours fériés et nuits, en référence à l'article 8 du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999.

2 L'indemnité est fixée à 7,55 francs par heure (valeur 2019).

3 Les indemnités pour service de nuit et pour le travail accompli les samedis, dimanches, jours fériés ne peuvent être cumulées.

2. Commentaire

Cette indemnité est indexée selon l'art. 14 al.2 B 5 15.

Valeur 2024 : 7.80 francs par heure.

3. Procédure/processus

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Lois et règlements	Art. 11D B 5 15.01


type_fr: Brochures

title_fr: 03.01.01 Modalités d'application des horaires de travail au sein de l'administration cantonale


title_fr: 03.02.01 Vacances

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 27 Durée
1 Les membres du personnel ont droit à une période de vacances annuelles de la durée suivante :
a) 5 semaines pour les membres du personnel âgés de plus de 20 ans révolus;
b) 6 semaines pour les membres du personnel jusqu’à l’âge de 20 ans révolus, les fonctionnaires et les employés dès l’âge de 60 ans, ainsi que pour les cadres supérieurs.
2 Pour les fonctionnaires et les employés bénéficiant d’une sixième semaine de vacances dès l’âge de 60 ans, ce droit prend naissance au début de l’année au cours de laquelle la condition d’âge est remplie.
3 Chaque jour de vacances correspond à un jour de travail.
4 L’exercice vacances correspond à l’année civile. 5 Les membres du personnel ont droit à des vacances annuelles proportionnelles à leur taux d'activité. 6 Les membres du personnel qui n'ont été qu'une partie de l'année au service de l'Etat ont droit à des vacances annuelles proportionnelles à la durée de leur activité.

Art. 28 Réductions
1 Les absences non justifiées sont déduites des vacances.
2 En cas d’absence pour cause de service militaire, de service civil, de maladie ou d’accident non professionnel, le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après 5 mois d’absence. Il s’éteint après une année d’absence.

Art. 29 Dates et plans
1 La conseillère ou le conseiller d'Etat chargé du département fixe les dates des vacances annuelles de la secrétaire générale ou du secrétaire général et des directrices générales et directeurs généraux.
2 Les cheffes et chefs de service établissent avant le 1er avril le plan des vacances de leurs collaboratrices et collaborateurs.
3 Ce plan de vacances peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent ou l'exigent.
4 Les vacances annuelles peuvent être prises en une seule fois lorsque les besoins du service le permettent; elles peuvent toutefois être fractionnées en plusieurs périodes et à condition que l’une d’elles représente au moins 3 semaines consécutives. En cas de nécessité, un étalement des

vacances et une rotation entre les membres du personnel sont organisés.
5 Les vacances doivent être prises en totalité dans l'année pour laquelle elles sont accordées, à moins que les besoins du service ne le permettent pas; dans ce cas, le report ne peut se faire au-delà du 30 juin de l'année suivante. Une prolongation exceptionnelle de ce report pour une durée de 6 mois peut être accordée par la secrétaire générale ou le secrétaire général, respectivement la directrice générale ou le directeur général.

Art. 30 Droits et obligations
1 En cas de maladie ou d’accident survenant pendant les vacances, les jours ainsi perdus, attestés par un certificat médical, ne sont pas considérés comme jours de vacances.
2 Tant que durent les rapports de service, il est interdit de remplacer les vacances par des prestations en argent ou d’autres avantages.
3 Il est interdit aux membres du personnel de se livrer à un travail professionnel rémunéré pendant les vacances.

Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale (RCSAC, B 5 05.03)

Art. 6

Les cadres supérieurs ont droit à 6 semaines de vacances par an.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 25 et 26

Loi sur la police (LPol, F 1 05)

Art. 28

2. Commentaires

Le droit aux jours de vacances est calculé prorata temporis (période de l'engagement) et au prorata du taux d'activité.

Chaque jour de vacances correspond à un jour de travail (ex: un jour de vacances = un jour de travail de 8 heures pour un taux d'activité de 100%).

Tant que durent les rapports de service, il est interdit de remplacer les vacances de la.du membre du personnel par des prestations en argent ou d’autres avantages (art. 30, al. 2, RPAC).

1. Droit aux vacances et organisation
    Durée du droit aux vacances

    Personnel soumis au RPAC

    - droit annuel de 25 jours ouvrés (200 heures) dès le 1er janvier qui suit l'année de ses 20

      ans jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 59 ans

    - droit annuel de 30 jours ouvrés (240 heures) jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 20

      ans ou dès le 1er janvier de l'année de ses 60 ans ou pour le cadre supérieur

    Personnel enseignant soumis au RStCE

    - 5 semaines, soit 25 jours ouvrés (200 heures)

    Personnel policier soumis à l'art. 19, al. 1, let. a, LPOL

    - droit annuel de 29 jours ouvrés (232 heures) dès le 1er janvier qui suit l'année de ses 20

      ans jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 59 ans

    - droit annuel de 30 jours ouvrés (240 heures) jusqu'au 31 décembre de l'année de ses 20

      ans ou dès le 1er janvier de l'année de ses 60 ans ou pour le cadre supérieur

    Définition des jours ouvrés : du lundi au vendredi.

    Planification

    Le plan de vacances est arrêté par le service le 31 mars au plus tard pour l'année en cours.

    Il a pour but de:

    - garantir la continuité de la délivrance optimale des prestations;

    - permettre au personnel d'avoir les mêmes points de repère;

    - assurer au personnel des conditions de travail équitables.

    La planification des vacances prend en compte les souhaits du personnel, sous réserve des

    besoins du service.

    Le plan de vacances peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent

    ou l'exigent.

    Report des vacances

    Les vacances doivent être prises en totalité pendant l’année civile au cours de laquelle le

    droit aux vacances prend naissance. Si cela n'a pas été possible pour des raisons inhérentes

    au service, le solde des vacances reporté doit être pris durant le premier semestre de l'année

    suivante.

    Si une prolongation exceptionnelle au-delà du premier semestre est indispensable pour

   épuiser le solde de l'année précédente, un plan de reprise d'une durée de six mois maximum

   doit être visé par la secrétaire générale ou le secrétaire général, respectivement la cheffe ou

   le chef du département.

    Dans les cas d'un accident de longue durée, d'une maladie de longue durée ou un congé

    maternité, si le membre du personnel n’a pas eu la possibilité de planifier ses vacances,

    celles-ci seront maintenues, sous réserve de la réduction des vacances prévue à l'art. 28,

   al. 2 RPAC. Un plan de reprise devra être mis en place dès son retour en activité.

   Le membre du personnel payé à l'heure : il ne peut pas prendre de vacances. Il a droit à une

   indemnité versée avec chaque décompte salaire.

2. Maladie ou accident survenant pendant les vacances

Les vacances peuvent être interrompues en cas d'accident ou de maladie. Le membre du personnel malade ou accidenté doit informer immédiatement sa hiérarchie par téléphone et lui faire parvenir, dès que possible, un certificat médical.

Les jours pendant lesquels le membre du personnel est incapable de profiter de ses vacances ne sont pas déduits de son solde de vacances. L'atteinte doit être suffisamment intense et d'une durée significative pour empêcher la réalisation du but des vacances, à savoir la récupération physique et psychique du membre du personnel. Un certificat médical qui constate clairement une incapacité de bénéficier du temps de vacances est nécessaire.

Dès le retour du membre du personnel dans son activité professionnelle, une nouvelle planification de ses jours de vacances sera établie avec sa hiérarchie.

3. Prise de vacances pendant une situation de maladie ou d'accident

Le membre du personnel qui se trouve en incapacité de travail totale (la totalité de son taux d'activité) ou partielle (une partie de son taux d'activité) peut prendre des vacances à la condition qu'il présente une attestation de son médecin traitant certifiant que son état de santé lui permet d'envisager de prendre des vacances. Le certificat médical continue à déployer son effet pendant les jours de vacances, lesquels sont décomptés du solde des vacances.

En cas d’absence accident, le membre du personnel doit contacter préalablement l’assureur accident pour les éventuelles démarches à entreprendre auprès de ce dernier.

Lors d'une capacité de travail partielle, les vacances sur incapacité de travail sont décomptées à 100%, en tenant compte du taux d'activité et non pas du taux d'incapacité. En effet, une incapacité de travail même partielle ne peut pas empêcher partiellement un membre du personnel de bénéficier de ses vacances : soit la maladie empêche complètement la prise de vacances, soit elle ne l'empêche pas du tout.

4. Réduction du droit aux vacances

Après 5 mois d'absence (150 jours civils) continue ou discontinue sur l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre), et indépendamment du taux d'incapacité de travail, le droit aux vacances commence à être réduit. Il s'éteint après une année d'absence.

Dès le 151ème jour civil d'absence, la formule applicable pour calculer la réduction, pour un temps plein, est :
Nb de jours de congés (droit) – ((Cumul des jours d'absence – 150) * (Nb de jours de congés (droit)/216))

Pour un temps partiel, le résultat obtenu est à rapporter au taux d'activité.

La réduction du droit aux vacances pour le membre du personnel qui reprend son activité avec une incapacité de travail partielle se calcule proportionnellement au taux d'incapacité prescrit. Lorsque ces taux varient, la réduction est opérée selon le taux moyen d'absence.

Le droit aux vacances pour l'année en cours est réduit à zéro si le membre du personnel a été absent sans interruption jusqu'au terme des rapports de service (par ex. démission, résiliation, retraite) à hauteur de son taux d'activité.

Lors d'absences pour cause d'accident professionnel, le droit aux vacances subsiste intégralement.

Enfin, le droit aux vacances du membre du personnel qui fait l'objet d'une suspension provisoire ou d'une libération de son obligation de travailler est réduit conformément à la formule précitée, lorsque l'intéressé est en arrêt de travail pour des raisons de santé.

5. Congés officiels et chômés

Les jours de congés officiels au sens de l'art. 32 al.1 RPAC et art. 28 RStCE qui surviennent pendant les vacances ne comptent pas comme des jours de vacances.

En revanche, les jours de congés chômés coïncidant avec un jour de vacances ne sont pas compensés. Ils ne sont pas récupérés.

3. Procédure/processus

Les processus internes relatifs à la codification exacte des absences se trouvent dans le répertoire interne.


title_fr: 03.03.02 Congés spéciaux

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 33 Congés spéciaux

1 Les membres du personnel ont droit aux congés spéciaux suivants :

a) mariage ou partenariat enregistré                                         5 jours

b) mariage ou partenariat enregistré d'un enfant ou               1 jour

    d'un enfant du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

c) décès du conjoint, du partenaire enregistré ou du               5 jours

    partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

d) décès d'un ascendant ou descendant au 1er degré            5 jours

e) décès d'un ascendant ou descendant au 2ème degré        3 jours

f) décès d'un ascendant ou descendant au 1er degré            2 jours

    du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

g) décès d'un ascendant ou descendant au 2ème degré      1 jour

    du conjoint, du partenaire enregistré ou

    du partenaire avec qui le membre du personnel

    mène de fait une vie de couple depuis 5 ans

h) décès d'un frère ou d'une soeur                                           2 jours

i) décès d'un beau-frère ou d'une belle-soeur                         2 jours

j) décès d'un oncle, d'une tante, d'un neveu, d'une               1 jour

   nièce

k) décès d'une bru ou d'un gendre                                        2 jours

l) décès d'une ou d'un collègue de service (pour               1/2 journée

   assister à ses obsèques)

m) déménagement (une seule fois sur une période de      2 jours

    12 mois)

n) prise en charge

       1° d'un membre de la famille (parents en ligne

           directe ascendante ou descendante, frères,

           soeurs, conjoint, partenaire enregistré, beaux-

           parents)

 ou  2°  du partenaire avec lequel le membre du

            personnel mène de fait une vie de couple

            depuis 5 ans

ou 3° d'une personne en faveur de laquelle le membre

          du personnel remplit une obligation légale

          d'entretien,

     atteint dans sa santé : le congé est limité au temps nécessaire à la

     prise en charge et à 15 jours par année civile au total, moyennant un

     certificat médical dès le 1er jour (sauf pour les enfants jusqu'à 10 ans).
2 La supérieure ou le supérieur hiérarchique est compétent pour fixer, d’entente avec le membre du personnel, la date des congés mentionnés à l’alinéa 1, lettres a, b et m.
3 Les membres du personnel qui n’ont été qu’une partie de l’année au service de l’Etat ont droit aux congés spéciaux mentionnés à l’alinéa 1, lettres a, m et n, proportionnellement à la durée de leur activité.
4 Les congés spéciaux mentionnés à l’alinéa 1 sont proportionnels au taux d’activité des membres du personnel, à l'exception de ceux prévus à l'alinéa 1, lettres b à k.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 29

2. Commentaires

Remarques générales

Les congés spéciaux coïncident avec l’événement qui le justifie.

Le droit à ces congés est calculé au prorata temporis et au taux d'activité du membre du personnel à l'exclusion des décès, de l'atteinte grave à la santé d'un enfant (voir fiche MIOPE 03.03.04) et des congés avec un droit d'un jour.

Les cas visés à l'art. 33, al. 1, lettres b, d et n, RPAC (art. 29, al. 1, lettres b, d et i, RStCE), les enfants sont ceux avec lesquels un lien de filiation est établi au sens du droit civil.

Lorsqu'un membre du personnel est absent pour cause de maladie, d'accident ou pour tout autre motif et qu'un motif de congé spécial survient, le congé n'est pas remplacé. Fait toutefois exception, le cas de décès durant une période de vacances. Le membre du personnel peut alors se prévaloir des jours de congé spéciaux accordés en remplacement des jours de vacances.

Mariage (art. 33, al. 1, let. a, RPAC et art. 29, al. 1, let. a, RStCE)

Les jours de congé sont à prendre durant le mois de l'évènement et les 11 mois qui suivent. D'entente avec la hiérarchie, le congé peut être pris en une fois ou sous la forme de journées entières.

Pour le membre du personnel enseignant, au sens de l'art. 1A, RStCE, la date du congé coïncide avec l'évènement qui le justifie et le fractionnement n'est pas autorisé.

Décès (art. 33, al. 1, let. c à l, RPAC et art. 29, al. 1, let. c à h, RStCE)

Le fractionnement du congé en jours entiers est possible pour les situations supérieures à un jour. Les jours de congé sont à prendre dans les 30 jours qui suivent la survenance de l'évènement, à l'exception des situations de décès visées à l'art. 33, al. 1, let g, j et l, RPAC, respectivement l'art. 29A, al. 1, let. f et h, RStCE (congé de 1 jour ou ½ jour) pour lesquelles le congé doit coïncider avec l'évènement qui le justifie.

Déménagement (art. 33, al. 1, let m, RPAC et art. 29A, al. 1, let. j, RStCE)

Le temps nécessaire, mais au maximum 2 jours sont accordés par période de 12 mois pour le déménagement du membre du personnel. La date du congé coïncide avec l'évènement qui le justifie et le fractionnement n'est pas autorisé.

Atteinte à la santé de tiers (art. 33, al. 1, let. n, RPAC et art. 29A, al. 1, let. i, RStCE)

L'atteinte à la santé à prendre en considération englobe les cas de maladie, d'accident et de handicap et se limite au temps nécessaire à la prise en charge. Un certificat médical indiquant la nécessité de la prise en charge doit être transmis à la hiérarchie dès le 1er jour (sauf pour les enfants jusqu'à 10 ans).

3. Procédure/processus

    ---

Lois et règlements	art. 33, B 5 05.01
art. 29, B 5 10.04


title_fr: 03.03.03 Congé maternité, congé d'adoption et congé de naissance

content_fr:
1. Base légale

Loi fédérale sur le travail dans l'industrie, l'artisanat et le commerce (LTr)

Art. 3a, 6, 35 et 36a

Loi fédérale sur l'assurance-maternité (LAMat, J 5 07)

Loi fédérale sur les allocations pour perte de gain (LAPG)

Art. 16b et ss.

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 34 Congé maternité
1 En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé avec traitement plein pour son accouchement pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle.
2 La durée de ce congé est fixée :
a) pendant les 6 premiers mois, à 16 semaines;
b) au-delà du 6e mois, à 20 semaines.
3 Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.
4 Si pour des raisons médicales attestées par le médecin-conseil de l’Etat, l’absence doit durer plus de 20 semaines, les dispositions relatives à la maladie sont applicables dès le 1er jour d’absence.
5 Le congé maternité ne peut être cumulé avec celui octroyé selon l'article 34C.

Art. 34A Congé d'adoption
1 En cas de placement d’un enfant de moins de 10 ans en vue de son adoption, un congé d’adoption avec traitement est accordé au membre du personnel, pour autant qu'il exerce une activité régulière faisant l'objet d'une rétribution mensuelle, sous réserve de l'alinéa 2.
2 En cas d'adoption conjointe, le membre du personnel a droit au congé d’adoption s'il est seul bénéficiaire de l'allocation d'adoption selon la loi instituant une assurance en cas de maternité et d’adoption, du 21 avril 2005, sous réserve de l'alinéa 6.
3 La durée de ce congé est fixée par analogie avec l'article 34, alinéa 2.
4 Le congé d’adoption commence dès le placement de l'enfant en vue de son adoption, mais au plus tôt le jour où le membre du personnel prend congé pour aller chercher l'enfant dans son pays d'origine.
5 En cas d’adoption simultanée de plusieurs enfants, le membre du personnel ne peut prétendre qu’une seule fois au congé d’adoption.
6 Si les deux parents adoptifs sont membres du personnel auprès du même employeur, soumis au présent règlement ou au règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du 12 juin 2002, le congé d’adoption est octroyé selon l'une des deux modalités suivantes :
a) soit il bénéficie intégralement à un seul parent;
b) soit les 16 premières semaines du congé bénéficient au parent qui a droit à l'allocation d'adoption et les 4 dernières semaines peuvent être réparties entre les deux parents, d'entente avec la hiérarchie.
7  Le congé d’adoption ne peut être cumulé avec celui octroyé selon l'article 34C.
8 L'adoption d'un enfant du conjoint, du partenaire enregistré ou de la personne avec laquelle le membre du personnel mène de fait une vie de couple au sens de l’article 264c, alinéa 1, du code civil suisse, du 10 décembre 1907, ne donne pas droit à un congé d'adoption

Art. 34B Congé de naissance
1 En cas de recours à la gestation pour autrui, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique, pour autant qu'il exerce une activité régulière faisant l'objet d'une rétribution mensuelle.
2 La durée de ce congé est fixée par analogie avec l'article 34, alinéa 2.
3 Le congé de naissance commence dès la naissance de l'enfant, mais au plus tôt le jour où le membre du personnel prend congé pour aller chercher l'enfant dans son pays d'origine.
4 En cas de naissance multiple, le membre du personnel ne peut prétendre qu’une seule fois au congé de naissance.
5 Le congé de naissance ne peut être cumulé avec celui octroyé selon l'article 34C.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 30, 30A et 30B RStCE

2. Commentaires

A. Congé maternité (art. 34 RPAC et art. 30 RStCE)

Le congé maternité débute dans tous les cas le jour de l'accouchement. Il ne peut être suspendu ou reporté pour un quelconque motif. Le fractionnement n'est pas autorisé et le droit aux vacances n'est pas modifié. Le congé maternité ne peut être cumulé avec le congé parental ou le congé parental supplémentaire.

Hospitalisation du nouveau-né : Si le nouveau-né est hospitalisé de façon ininterrompue durant deux semaines au moins immédiatement après sa naissance, la durée du congé est prolongée d'une durée équivalente à celle de l'hospitalisation, mais de 56 jours au plus, conformément à l'art. 16c, al. 3, LAPG. Cet alinéa prévoit que la mère apporte la preuve qu’au moment de l’accouchement elle prévoyait de reprendre une activité lucrative à la fin de son congé de maternité.

Remarque
Les collaboratrices qui doivent interrompre leur activité pour des raisons médicales avant la naissance de leur enfant sont considérées comme étant en incapacité de travail pour cause de maladie. En cas d'arrêt temporaire de travail lié à une grossesse (sur la base d'un certificat médical), le motif "maladie pré-maternité" peut être inscrit.

B. Congé d'adoption (art. 34A RPAC et art. 30A RStCE)

Le congé de naissance est octroyé en cas d'adoption d'un enfant de moins de 10 ans, aux conditions mentionnées à l'art. 34A RPAC ci-dessus (art. 30A RStCE).

C. Congé de naissance (art. 34B RPAC et art. 30B RStCE)

Le congé de naissance est octroyé au parent biologique, en cas de recours à la gestation pour autrui, aux conditions mentionnées à l'art. 34B RPAC ci-dessus (art. 30B, al. 1, 3 et 4 RStCE).

D. Remarques générales

Les congés maternité, d'adoption et de naissance peuvent être cumulés avec le congé parental sans traitement prévu à l'art. 34D RPAC (art. 31A RStCE) (fiche MIOPE N° 03.03.06).

Ils ne peuvent être cumulés avec le congé parental prévu à l'art. 34C RPAC (art. 31 RStCE) (fiche MIOPE N° 03.03.06).

Ils sont limités à l'évènement en tant que tel à une date déterminée et non au nombre d'enfants nés/adoptés/accueillis.

3. Procédure/processus

Les membres du personnel transmettent aux responsables des ressources humaines, dans un délai de deux semaines, le document officiel de naissance ou d'adoption. Les allocations ne sont versées que sur la base de ce document officiel.

Lois et règlements	art. 34, 34A et 34B, B 5 05.01
art. 30, 30A et 30B, B 5 10.04
art. 16b et ss LAPG
art. 1 et ss J 5 07
art 3a, 6, 35 et 36a LTr


title_fr: 03.03.05 Congé syndical

content_fr:
Un congé sans retenue de traitement, de 5 jours ouvrables au maximum par année, peut être accordé aux membres du personnel mandatés par les organisations syndicales et professionnelles pour représenter ces dernières à une réunion d’ordre syndical ou pour participer à des travaux de commissions constituées par ces organisations.

Les membres du personnel qui entendent bénéficier de ces congés doivent transmettre leur demande, par voie de service, au secrétaire général de leur département au moins un mois à l’avance, sauf cas d’urgence. Une formation syndicale n’est pas assimilable à un perfectionnement professionnel.

N'est pas prise en considération, dans les 5 jours, la participation aux séances convoquées par l’employeur.

Les 5 jours de congés syndicaux peuvent être fractionnés en demi-journées.

Lois et règlements	art. 35 B 5 05.01


title_fr: 03.03.06 Décharge syndicale

content_fr:
Provision de temps libéré pour exercer des activités syndicales

1. Sous la supervision des différentes commissions paritaires (personnel administratif et technique, personnel enseignant et personnel de police), l'ensemble des heures de décharges sont gérées par les organisations du personnel reconnues par le Conseil d'Etat, qui tiennent un décompte annuel. Celui-ci est ensuite remis aux instances concernées.

2. Les décharges sont comptées en heures mais ne sont pas inférieures à une heure.

3. Pour le personnel soumis à l'enregistrement mécanique de l'horaire, le code 22 (mission) est utilisé pour enregistrer l'absence.

4. Le-la responsable hiérarchique est tenu-e d'accorder la décharge, sauf besoins impératifs du service.

5. Les ayants droit sont ceux et celles qui sont affilié-es aux organisations du personnel reconnues par le Conseil d'Etat.


title_fr: 03.03.08 Service militaire, protection civile ou service civil

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 28  Réductions
2 En cas d’absence pour cause de service militaire, de service civil, de maladie ou d’accident non professionnel, le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après 5 mois d’absence. Il s’éteint après une année d’absence.

Art. 41  Service obligatoire
1 En cas d’absence pour cause de service militaire, de service civil ou de protection civile obligatoires, le membre du personnel de nationalité suisse a droit à la totalité de son traitement. Les allocations pour perte de salaire et de gain dues par la caisse de compensation sont acquises à l’Etat, jusqu’à concurrence du traitement versé.
2 Pendant la première année d’activité, le traitement n’est pas versé durant l’école de recrues.
3 Le chef du département peut réduire ou supprimer le traitement lorsque le membre du personnel accomplit un service volontaire ou subit une peine d'arrêts en dehors du service, ou si l'Etat devait être mis abusivement à contribution en payant le traitement entier.
4 Durant une période d’avancement le membre du personnel a droit à la totalité de son traitement. Il doit toutefois s’engager par écrit à rester au service de l’Etat au moins 2 ans après cette période.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 37

2. Commentaires

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3. Procédure/processus

Service obligatoire militaire, de protection civile ou de service civil

Dès réception de son ordre de marche, le membre du personnel de nationalité suisse en transmet une copie à sa hiérarchie.

Service obligatoire militaire ou de protection civile

A son retour, le membre du personnel doit transmettre à la direction des paies et assurances, le questionnaire original qui lui a été remis à la fin de son service et une copie sera remise à son responsable des ressources humaines. Le membre du personnel s'assure immédiatement auprès de l'instance émettrice que les dates inscrites sur le questionnaire correspondent à celles de ses absences.

Service volontaire de protection civile, sanitaire ou sapeur-pompier

Le membre du personnel ayant une activité volontaire de protection civile, sanitaire ou sapeur-pompier doit s'annoncer préalablement auprès de sa hiérarchie et de son responsable des ressources humaines.

En cas d'absence planifiée ou planifiable (exercice, formation, etc.) pour ce motif, le membre du personnel doit s'assurer du mode d'enregistrement de son absence auprès de son responsable des ressources humaines.

En cas d'absence pour une alarme officielle (urgence) pour ce motif, le membre du personnel est libéré de son temps de travail durant le temps de l'alarme, mais au maximum jusqu'à la fin de sa journée de travail. Il informe sa hiérarchie avant son départ. Il doit s'assurer du mode d'enregistrement de son absence auprès de son responsable des ressources humaines.

Lois et règlements	art. 41 B 5 05.01


title_fr: 03.03.09 Absence provoquée par des événements tiers

content_fr:
1. Base légale

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 28      Réductions
1 Les absences non justifiées sont déduites des vacances.

2. Commentaires

L'absence d'un membre du personnel, suite à un déplacement privé, provoquée par des événements qui ne sont pas de sa responsabilité (voies de communication coupées par une avalanche, inondations ou retards importants des transports dus à des grèves ou à de grosses chutes de neige, fermeture de l'espace aérien, etc.) donnera lieu aux mesures suivantes.

Pour le personnel soumis au RPAC :

a) une réduction du solde d'heures dans la limite du type d'horaire;

b) du travail compensatoire si cela est indispensable, et après validation de la hiérarchie;

c) une déduction sur le solde des vacances;

d) un congé extraordinaire sans traitement.

Pour le personnel soumis au RStCE :

a) du travail compensatoire (tâche administrative spécifique, surveillance des retenues, autre tâche, etc.) si cela est indispensable et après validation de la hiérarchie;

b) un congé extraordinaire sans traitement.

3. Procédure/processus

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Lois et règlements


title_fr: 03.03.10 Séance convoquée

content_fr:
Un congé avec traitement peut être accordé dans le but de libérer de ses obligations professionnelles un membre du personnel afin qu'il puisse satisfaire à certains devoirs, ou obligations légales concernant un tiers.

A titre non exhaustif, on peut citer comme motifs de congé :

les convocations auprès d'administrations publiques cantonales ou fédérales ;

les citations à comparaître devant des instances judiciaires.

Le droit au traitement peut être réduit ou supprimé si des indemnités sont versées aux bénéficiaires de tels congés conformément à l'art. 31 B 5 05.01.

Lois et règlements	Art. 31 B 5 05.01
art. 29 let. m B 5 10.04


title_fr: 03.03.13 Congé spécial pour prise en charge d'un enfant gravement atteint dans sa santé

content_fr:
1. Base légale

Loi fédérale sur les allocations pour perte de gain (LAPG, RS 834.1)

Notamment art. 16n à 16s

Règlement sur les allocations pour perte de gain (RAPG, RS 834.11)

Notamment art. 35a et ss

Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B 5 05.01)

Art. 33A  Congé spécial pour prise en charge d'un enfant gravement atteint dans sa santé

1 Si le membre du personnel a droit à une allocation de prise en charge au sens des articles 16n à 16s de la loi fédérale sur les allocations pour perte de gain, du 25 septembre 1952, il a droit à un congé spécial de prise en charge de 14 semaines au plus.
2 Pendant la durée de ce congé, le traitement est versé à hauteur de l'allocation de prise en charge octroyée selon la loi fédérale sur les allocations pour perte de gain, du 25 septembre 1952.
3 Ce congé doit être pris dans un délai-cadre de 18 mois. Le délai-cadre commence à courir le premier jour de l'absence visée à l'alinéa 1.

Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04)

Art. 29A

2. Commentaires

L’allocation de prise en charge est destinée aux parents dont l’enfant mineur est gravement atteint dans sa santé et qui a, de ce fait, un grand besoin d’assistance et de soins. Les parents qui remplissent les conditions d’octroi de l’allocation de prise en charge ont droit à un congé et à l’allocation pour perte de gain. Le congé doit répondre aux conditions définies par les LAPG et RAPG.

C'est la Caisse de compensation qui vérifie si les conditions d'octroi sont bien remplies sur la base de la requête et du certificat médical remis par le membre du personnel. Un renouvellement du certificat médical peut être sollicité à tout moment.

Le congé est de 14 semaines de travail au maximum (98 indemnités journalières) et doit être pris dans un délai-cadre de 18 mois dès le jour pour lequel la première indemnité journalière est versée. Le congé peut être pris en une fois ou sous forme de journées entières.

Si les deux parents travaillent, chacun d'eux a droit à un congé pouvant être partagé dans la limite des 14 semaines et du délai de 18 mois.

Pour plus d'informations sur les particularités de ce congé :
https://www.ahv-iv.ch/p/6.10.f

3. Procédure/processus

Le lien Internet qui renvoie au Mémento des caisses de compensation, renseigne sur le processus à suivre.

Lois et règlements	art. 33A, B 5 05.01
art. 29A, B 5 10.04


title_fr: 04.01.01 Principes généraux et directives pour la rédaction d'un cahier des charges

content_fr:
1. Buts d'un cahier des charges

Un cahier des charges s'adresse autant au collaborateur/à la collaboratrice qu'au/à la chef-fe de service. Pour le collaborateur/la collaboratrice, il clarifie ce qui est précisément attendu de lui/d'elle, et pour le/la chef-fe il indique quelle est la contribution du poste à la mission du service.

2. Principes généraux et recommandations

Le cahier des charges décrit la raison d'être du poste, ce qui est accompli par le/la titulaire, comment les tâches sont effectuées, les relations structurelles et fonctionnelles, ainsi que les compétences décisionnelles. Ces dernières, considérées comme des moyens, correspondent aux tâches confiées; l'équilibre "(responsabilités-compétences décisionnelles)" doit être respecté.

Les principes énumérés ci-dessous aident à la rédaction du document :

· les objectifs sont réalisables, concrets, mesurables, évaluables et contrôlables,

· commencer par un verbe à l'infinitif,

· utiliser des termes précis, éviter les verbes faire, mettre ou d'autres termes similaires trop vagues,

· rédiger les tâches dans l'ordre d'importance,

· apprécier les tâches d'un point de vue qualitatif et quantitatif,

· faire participer à la description du poste le/la collaborateur/trice.

3. Cahier des charges et guide d'utilisation

- guide d'utilisation

pour utiliser le formulaire, il vous faut copier le texte ci-dessous, et le coller dans votre navigateur

V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH\Cahier_des_charges.dotm

Pour les managers

V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH\Cahier_des_charges_managers.dotm

Pour les utilisateurs externes au Petit-Etat utiliser le fichier ci-après :

- cahier des charges

- cahier des charges pour managers

Lois et règlements	art. 6 B 5 05.01


title_fr: 04.02.01 Procédure à suivre pour le transfert d'un membre du personnel d'un département à l'autre : procédures et formules à utiliser

content_fr:
1. un membre du personnel (fonctionnaire ou employé-e) qui s'intéresse à un poste mis au concours dans le bulletin des places vacantes situé dans un autre département doit faire ses offres de service écrites au service intéressé;

2. le département intéressé, lorsqu'il retient la candidature du/de la collaborateur/collaboratrice d'un autre département, informe - après en avoir avisé le/la candidat-e concerné-e, le département appelé à céder cette personne et négocie avec lui/elle les modalités de transfert (par exemple : départ graduel ou définitif, aménagement d'horaire, etc.);

3. le-la secrétaire général-e du département cédant confirme, en temps opportun, par écrit son accord au/à la secrétaire général-e du département recevant. Le dossier est ensuite transmis, sous pli confidentiel, au/à la responsable de personnel du département recevant;

4. le-la responsable des ressources humaines du département recevant, sur la base de l'offre du/de la candidat-e retenu-e et de l'accord du département cédant, prépare les actes administratifs de transfert; il informe l'Office du personnel de l'Etat (respectivement pour le DIP, par les RRH des directions générales, d'entente avec la direction des ressources humaines du DIP et l'OPE);

5. les transferts impliquant un changement de fonction sont soumis aux articles 7 à 9 du B 5 15.01, articles qui règlent notamment la durée de la période d'essai lorsque ce changement est assorti d'une promotion;

6. le transfert est un élément essentiel de la mobilité à l'Etat. Il constitue un moyen dynamique de motivation du personnel pour répondre à leurs attentes professionnelles.

- Demande de transfert ou de promotion

NB. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements	art. 7 à 9 B 5 15.01
art. 1A B 5 05.01


title_fr: 04.02.03 Changement de fonction avec rétrogradation sur demande du titulaire

content_fr:
Tableau récapitulatif des situations

Sur demande du titulaire
par postulation dans une fonction inférieure
(employé et fonctionnaire)

Art. 9 al. 1, 3 et 4 B 5 15.01

			Les mécanismes de compensation prévus à l'art. 16 al. 5 B 5 15.01 s'appliquent.	Exemple N° 1: le salaire avant rétrogradation dépasse le salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de M. X est en classe 14, position 22 et passe en classe 13

Situation initiale : 14/22

Situation après changement d'affectation: 13/22
(car l'intéressé a déjà atteint le maximum de la nouvelle classe)

Exemple n° 2 : le salaire avant rétrogradation est inférieur au salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de Mme Y. est en classe 20, position 06 et passe en classe 18

Situation initiale : 20/06

Situation après changement d'affectation: 20/06

Salaire bloqué en 20/06, puis coulissement dans la classe 18 dès que le niveau salarial fixé dans la nouvelle classe dépasse le traitement antérieur, par le biais de la progression des annuités (art. 9 al. 3 B 5 15.01)

En pratique, le salaire est fictivement ramené à la classe 18/07. Le coulissement effectif s'effectue au moment du passage au niveau 18/10 (après le versement au personnel de 3 annuités supplémentaires).

N.B. : si la rétrogradation a lieu avant le 1er janvier 2009, date d'entrée en vigueur du nouveau système salarial, le calcul de la date de coulissement doit être actualisé.

Sur demande du fonctionnaire en poste depuis 20 ans au moins et qui se retrouve dans cette situation pour raison de santé
Art. 9 al. 5 B 5 15.01

(ne s'applique que dans l'hypothèse prévue par l'art. 9 al.1 B 5 15.01)

			Les mécanismes de compensation prévus à l'art. 16 al. 5 B 5 15.01 s'appliquent.
	Exemple n° 1 : le salaire avant rétrogradation dépasse le salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de Mme Z. est en classe 20, position 20 et passe en classe 18.

Situation initiale : 20/20

Situation après changement d'affectation: 20/20 (traitement supérieur à la 18/22)

pas de coulissement dans classe 18 (même si traitement supérieur à la 18/22) et pas de progression des annuités en classe 20.

Exemple n° 2 : le salaire avant rétrogradation est inférieur au salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de Mme Y. est en classe 20, position 06 et passe en classe 18

Situation initiale : 20/06

Situation après changement d'affectation: 20/06

Salaire bloqué en classe 20/06, puis coulissement dans la classe 18 dès que le niveau salarial fixé dans la nouvelle classe dépasse le traitement antérieur, par le biais de la progression des annuités (art. 9 al. 3 B 5 15.01).

En pratique, le salaire est fictivement ramené à la classe 18/07. Le coulissement effectif s'effectue au moment du passage au niveau 18/10 (après le versement au personnel de 3 annuités supplémentaires).

N.B. : si la rétrogradation a lieu avant le 1er janvier 2009, date d'entrée en vigueur du nouveau système salarial, le calcul de la date de coulissement doit être actualisé.

Lois et règlements	art. 2 al. 5 B 5 15
art. 9 al. 1, 3 et 4 B 5 15.01


title_fr: 04.02.05 Changement de fonction avec rétrogradation intervenant comme alternative à la résiliation des rapports de service pour motif fondé

content_fr:
Cas individuels de changements d'affectation d'un fonctionnaire intervenant comme alternative à la résiliation des rapports de service pour motif fondé.

			Les mécanismes de compensation prévus à l'art. 16 al. 5 B 5 15.01 s'appliquent.	Exemple n° 1 : le salaire avant rétrogradation dépasse le salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de M. X est en classe 14, position 22 et passe en classe 13

Situation initiale : 14/22

Situation après changement d'affectation: 13/22

Exemple n° 2 : le salaire avant rétrogradation est inférieur au salaire correspondant au montant maximum de la nouvelle classe.

Le salaire de Mme Y. est en classe 20, position 06 et passe en classe 18

Situation initiale : 20/06

Situation après changement d'affectation: 18/07

Lois et règlements
art. 12 al. 3 et 21 al. 3 B 5 05

Art. 46A, al. 1, 5 et 6 B 5 05.01
art. 9 al. 2 et 16 al. 5 B 5 15.01


title_fr: 04.02.07 Changement de fonction avec rétrogradation suite à une non confirmation de promotion

content_fr:
1. Base légale

Art. 8 B 5 15.01 Changement de fonction avec promotion (RTrait)
3 Au cours de cette période, chaque partie peut renoncer à cette nouvelle affectation. Dans ce cas, le titulaire est transféré dans une fonction compatible avec ses aptitudes et son traitement est fixé selon la classe correspondant à son nouvel emploi. Le titulaire conserve toutefois le salaire acquis avant l’affectation au poste supérieur, sous réserve des dispositions figurant à l’article 9.

Art. 16B 5 15.01 Dispositions transitoires (RTrait)
Promotion et rétrogradation
5 Aussi longtemps que l’échelle des traitements de l’article 2 de la loi n’est pas modifiée, excepté l’indexation,
a) lors d’une promotion ou d’une rétrogradation intervenant alors qu’une compensation est versée, le montant annuel versé continue à être payé, jusqu’à épuisement du solde de compensation dans les cas visés à l’alinéa 3 et jusqu’à la fin des rapports de service dans ceux visés à l’alinéa 2;
b) lors d’une promotion ou d’une rétrogradation intervenant avant qu’une compensation ne soit versée, le solde de compensation est supprimé.

2. Commentaire

En cas de changement de fonction, suite à une non confirmation de promotion, le salaire du membre du personnel est alors rétabli à la situation avant promotion.

Exemple :

Madame Y se trouve en classe 18, annuité 06 au 1er mars 2008. Elle est promue en classe 20, annuité 05 (système du coulissement).

Une annuité est versée en janvier 2009 et le salaire de Madame Y est porté en classe 20, annuité 06. Au cours de cette année, Madame Y n'est pas confirmée, son salaire doit donc être rétabli en classe 18 (soit la classe avant promotion).

Ainsi, au moment du changement d'affectation, le salaire sera fixé en classe 18, annuité 07 (soit la situation au moment de la promotion + l'annuité 2009).

3. Procédure/processus

Néant

Lois et règlements	art. 8 al. 3 et 9 al. 3 et 16 al. 5 B 5 15.01 (RTrait)


lead_fr: Publication officielle du Budget 2020 par politique publique et par programme. (Fonctionnement et investissements)

type_fr: Budgets

title_fr: Budget 2020

type_harmonized: report


title_fr: 04.04.00 Encadrement du personnel

content_fr:
La conduite du personnel par les cadres supérieurs et intermédiaires est fondée sur des valeurs et des principes de gestion.

Elle se fait en application de dispositions statutaires (lois et règlements) et avec l’aide des services RH et de l’office du personnel de l'Etat. Des outils RH, comme les différents types d’entretien, sont à disposition du management.

 Pour une présentation générale du processus d’encadrement : schéma du processus d’encadrement.

Lois et règlements
Art. 2A, 13 et 16 à 24 B 5 05 - Art. 23, 44, 44A, 46 et 46A B 5 05.01 - Art. 40, 40A, 48, 64A B 5 10.04 - Art. 135, 136, 140, 141, 142 et 143 C 1 10 - Art 7 B 5 15.10


title_fr: 04.04.04 Entretien de service

content_fr:
1. Base légale

Art. 44 B 5 05.01

1 Un entretien de service entre le membre du personnel et son supérieur hiérarchique a pour objet les manquements aux devoirs du personnel.
2 Le membre du personnel peut se faire accompagner d'une personne de son choix. Il peut demander qu’un responsable des ressources humaines soit présent.
3 La convocation doit parvenir au membre du personnel 14 jours avant l'entretien. Ce délai peut être réduit lorsque l'entretien a pour objet une infraction aux devoirs du personnel.
4 La convocation précise la nature, le motif de l’entretien et les personnes présentes pour l'employeur. Elle rappelle le droit de se faire accompagner.
5 A la demande d'un des participants, un compte rendu d'entretien est établi dans les 7 jours. Les divergences éventuelles peuvent y figurer ou faire l'objet d'une note rédigée par le membre du personnel dans un délai de 14 jours, dès réception du compte rendu de l'entretien de service.
Procédure écrite
6 Le droit d'être entendu est exercé de manière écrite dans les situations où un entretien de service ne peut pas se dérouler dans les locaux de l'administration en raison, notamment, de la détention du membre du personnel, de sa disparition, de son absence pour cause de maladie ou d'accident, ou de sa non-comparution alors qu'il a été dûment convoqué.
7 Le supérieur hiérarchique transmet par écrit au membre du personnel les faits qui lui sont reprochés et lui impartit un délai de 30 jours pour faire ses observations.

2. Champ d'application

L'art. 44 B 5 05.01 s'applique à tous les membres du personnel.

3. Commentaire

L'entretien de service relève de la compétence du supérieur hiérarchique qui veillera à suivre les étapes mentionnées ci-après.

4. Procédure/Processus

Procédure pour un entretien de service

Obtenir au préalable, si nécessaire, toute confirmation ou précision utile.

Transmettre ensuite par écrit (mail) à la hiérarchie et au/à la RRH, les faits dont il/elle a été témoin ou qui ont été portés à sa connaissance.

Fixer la date de l'entretien en respectantle délai de convocation de 14 jours (civils/calendrier). Ce délai peut être réduit en cas d'infraction aux devoirs du personnel (manquement à caractère disciplinaire), qui apparaissent, a priori, suffisamment grave pour que l'ouverture d'une enquête administrative puisse être envisagée.

Informer l'intéressé-e de la date et du lieu de la séance(en principe par écrit).

L'intéressé-e est informé-e qu'il s'agit d'un entretien de service ainsi que de sa nature (prestations insatisfaisantes ou motif disciplinaire).

La convocation indique quelle(s) sera/seront la/les personne(s) présente(s) pour l'employeur (en principe, en présence d'un-e RRH).

La convocation rappelle le droit de l'intéressé-e de se faire accompagner d'une personne de son choix (par ex. : représentant-e syndical-e, collègue, etc.) et de demander la présence d'un-e RRH.

Recevoir l'intéressé-e.

Il est préférable de prévoir un compte rendu sous forme de procès-verbal d'entretien (un formulaire est annexé à la directive MIOPE N° 04.04.04). Y renoncer revient à considérer que la situation peut trouver une issue relevant de la conduite ordinaire du personnel qui ne nécessite pas de trace dans le dossier personnel de l'intéressé-e.

La séance se déroule dans une salle ou un bureau assurant la confidentialité des échanges (accès limité et ligne déviée).

Les différentes phases de l'entretien sont les suivantes

A. Procédure orale

Exposer en détail à l'intéressé-e les faits qui lui sont reprochés.

En tant que de besoin, lui rappeler la/les règles à laquelle/auxquelles il lui est reproché de ne pas s'être conformé-e (cf. devoirs du personnel mentionnés dans les art. 20 à 26 B 5 05.01 ou obligation "métier" prévue dans une législation, ou une procédure spécifique ou règles générales).

Lui donner l'occasion de s'exprimer(respect de son droit d'être entendu-e).

Indiquer à l'intéressé-e que ses manquements sont susceptibles de conduire à une résiliation des rapports de service (dans le cas d'un fonctionnaire: pour motif fondé) ou au prononcé d'une sanction disciplinaire (sous peine de préjuger, ne jamais annoncer le type de sanction envisagé).

Cas échéant, l'informer que la hiérarchie envisage de demander l'ouverture d'une enquête administrative (une sanction de type retour au statut d'employé-e ou une révocation).

S'il est envisagé de demander l'ouverture d'une enquête administrative, préciser à l'intéressé-e :

qu'il/elle pourrait s'exposer également à une suspension provisoire pouvant entraîner, le cas échéant, la suppression du traitement (tel peut être le cas si la révocation, voire le retour au statut d'employé-e est envisageable, a priori) ;

que, si le Conseil d'Etat décidait d'ordonner l'ouverture d'une enquête administrative, il/elle devra se tenir à disposition de l'enquêteur-trice désigné-e, dès que le Conseil d'Etat aura pris l'arrêté d'ouverture d'enquête.

Demander à l'intéressé-e s'il/elle a quelque chose à ajouter. S'il/elle désire apporter un complément écrit, lui indiquer qu'il/elle dispose d'un délai impératif de 14 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations complémentaires.

Établir un compte rendu de l'entretien de service dans les 7 jours (civils/calendrier), à la demande d'un des participants (cf formulaire annexé à la directive MIOPE N° 04.04.04).

	Le compte rendu de l'entretien de service comporte impérativement les éléments suivants : la date et la nature de l'entretien de service ;l'identité des personnes présentes ;la nature des faits reprochés, la règle enfreinte et l'indication selon laquelle ils ont été clairement exposés à l'intéressé-e ;les éléments de justification exposés par l'intéressé-e ;le fait que l'intéressé-e n'a rien eu à ajouter au terme de l'entretien et/ou n'a pas souhaité bénéficier du délai prévu pour faire des observations complémentaires;qu'il/elle a un délai de 14 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations par écrit, faute de quoi la procédure suivra son cours sans autre avis ;

les éléments mentionnés sous point e. supra, lorsqu'une demande d'ouverture d'enquête administrative est envisagée ;

la signature datée des personnes présentes.

Signature du procès-verbal par le supérieur hiérarchique et le/la RRH, puis par l'intéressé-e (lui remettre un exemplaire).

Au besoin, le supérieur hiérarchique et le RRH attestent sur le document que ce dernier "a été remis à l'intéressé-e en date du … , mais que celui-ci/celle-ci a refusé de le signer."

B. Procédure écrite

Le droit d'être entendu est exercé de manière écrite dans les situations où un entretien de service ne peut pas se dérouler dans les locaux de l'administration en raison, notamment :

de la détention du membre du personnel ;

de sa disparation ;

de son absence pour cause de maladie ou d'accident ;

de sa non-comparution, alors qu'il a été dûment convoqué.

En pareils cas, le supérieur hiérarchique veillera à :

exposer à l'intéressé-e, par écrit et en détail, les faits qui lui sont reprochés.

rappeler à l'intéressé-e la/les règles à laquelle/auxquelles il lui est reproché de ne pas s'être conformé-e (cf point A./b. ci-dessus).

indiquer à l'intéressé-e que ses manquements sont susceptibles de conduire à une résiliation des rapports de service (dans le cas d'un fonctionnaire: pour motif fondé) ou au prononcé d'une sanction disciplinaire (cf point A./d. ci-dessus).

informer l'intéressé, cas échéant, que la hiérarchie envisage de demander l'ouverture d'une enquête administrative en indiquant, au besoin, qu'il/elle pourrait s'exposer à une suspension provisoire pouvant entraîner, le cas échéant, la suppression du traitement (une révocation ou une sanction de type retour au statut d'employé-e) (cf point A./e. ci-dessus).

impartir à l'intéressé-e un délai de 30 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations.

transmettre à l'intéressé-e le compte rendu de l'entretien de service par pli recommandé.

Suite de l'entretien de service

Variante a: situation ordinaire (une procédure de résiliation ; une procédure de reclassement ; une sanction du type blâme ou une sanction pécuniaire est envisagée)

Si nécessaire, à réception des observations complémentaires des objectifs et des délais sont fixés ; il convient dans ce cas de prévoir un nouvel entretien de service pour faire le point le moment venu.

Si nécessaire, à réception des observations complémentaires le supérieur hiérarchique prépare à bref délai un projet de décision (résiliation des rapports de service ou projet de sanction) qu'il soumettra au/à la RRH, à charge pour lui/elle de transmettre ce document ainsi que les pièces du dossier à la direction générale de l'OPE (directive MIOPE N° 04.05.01).

Préalablement à une résiliation d'un fonctionnaire, il faut procéder à un reclassement (art. 21 al. 3 B 5 05 et art. 46A B 5 05.01 ; cf directive MIOPE N° 06.01.03).

L'OPE adresse alors au/à la RRH son préavis, lequel peut comporter des propositions de modifications.

Le/la RRH transmet le projet définitif à l'organe compétent pour la résiliation du rapport de service ou la sanction disciplinaire, à charge pour ce dernier de signer la décision qui sera notifiée par pli recommandé à l'intéressé-e.

Variante b: ouverture d'une enquête administrative (sanction du type retour au statut d'employé-e ou révocation)

Le supérieur hiérarchique adresse une demande écrite d'ouverture d'enquête administrative au/à la RRH, en annexant l'ensemble des éléments du dossier.

Le/la RRH adresse à son tour une demande d'ouverture d'enquête administrative à la direction générale de l'OPE, à laquelle il/elle joint l'ensemble des éléments du dossier. Cette demande comporte :

un bref exposé des faits reprochés ;

le nom, la qualité et les coordonnées de l'enquêteur-trice proposé-e ;

une mention relative à la suspension provisoire, en indiquant si la demande est assortie - ou non - d'une telle mesure. Au cas où la suspension provisoire serait demandée, préciser si celle-ci implique - ou non - la suppression du traitement de l'intéréssé-e (art. 28 al. 1 et 3 B 5 05).

Lois et règlements	art. 44 B 5 05.01


title_fr: 04.05.01 Sanction disciplinaire

content_fr:
Les sanctions disciplinaires sont infligées d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat (respectivement pour le DIP, d'entente avec la direction des ressources humaines du DIP et l'OPE).

Les décisions de retour au statut d'employé, respectivement de révocation, qui relèvent du Conseil d'Etat, sont préparées par l'Office du personnel de l'Etat, moyennant transmission du dossier complet et circonstancié par le-la RRH de département concerné-e.

Lois et règlements	art. 16 B 5 05


title_fr: 05.01.01 Formation: champ d'application, typologies et processus de prises en charge

content_fr:
1.    Base légale

Art. 12 Perfectionnement professionnel (RPAC)

1 Le perfectionnement professionnel des membres du personnel de l’administration est garanti; à cet effet, ils peuvent demander ou être appelés à suivre des cours ou à effectuer des stages :

a) dans des écoles spécialisées;

b) dans un autre service ou un autre département;

c) dans une autre administration;

d) dans une entreprise privée.

2 Les buts, l’orientation, la doctrine générale, ainsi que les modalités financières du perfectionnement professionnel sont définis paritairement; il en est de même de la désignation des responsables des cours et des stages.

3 L’organisation pratique des cours et des stages incombe à l’office du personnel.

4 Le traitement n’est pas modifié durant le stage. Les indemnités éventuelles allouées au stagiaire sont acquises à l’Etat.

Art. 22 Exécution du travail

5 Ils doivent se tenir au courant des modifications et des perfectionnements nécessaires à l’exécution de leur travail; ils peuvent, à cet effet, demander ou être appelés à suivre les cours de perfectionnement prévus à l’article 12.

 2.    Commentaire

La direction du développement professionnel (DDP) propose les formations suivantes:

l'offre catalogue en ligne : formations mises en place par la DDP et qui permettent le développement des compétences génériques que l'administration cantonale a jugées indispensables, telles que les compétences-clés et autres métiers transversaux;

les formations externes : formations spécifiques liées à l'exercice d'un métier et organisées par un organisme externe (par exemple : prestataire de formation continue, université, école professionnelle, etc.). Ces formations sont notamment privilégiées lorsque les compétences professionnelles sont très spécifiques et/ou que le nombre de personnes à former est trop faible ou pas suffisamment homogène;

les projets sur mesure : projets de formation répondant à des besoins spécifiques et collectifs, organisés par la DDP et construits avec le responsable de l'entité et les ressources humaines départementales.

L'accès à la formation est garanti à tous les membres du personnel de l'Etat, occupant des postes administratifs ou techniques, quels que soient leur fonction, leur titre, leur classe, leur niveau de formation, leur taux d'occupation, sous réserve des conditions définies dans les procédures ci-dessous.

 3.    Procédure/processus

Procédure relative à une demande de prise en charge d'une formation métier externe

Procédure relative à un projet de formation sur mesure

Formulaire : toute demande de prise en charge doit être effectuée au moyen du formulaire disponible dans le répertoire des modèles:
V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH\Formation_prise_en_charge_SDP.dotx

Lois et règlements	art.12 et 22 al. 5 B 5 05.01
art. 1 et ss C 2 05
art. 1 et ss C 2 08
art. 1 et ss C 2 05.01


title_fr: 05.01.03 Apprentissage et stage de maturité professionnelle commerciale

content_fr:
1. Base légale

Loi fédérale sur la formation professionnelle (LFPr)

Loi sur la formation professionnelle (LFP, C 2 05)

Art. 15    Contrat d'apprentissage (LFP, C 2 05)

1 Sous réserve des exceptions prévues à l’alinéa 2, un contrat d’apprentissage doit être conclu au début de la formation et porter sur toute la durée de celle-ci.
2 Un contrat d’apprentissage peut être conclu pour une partie seulement de la durée de la formation :

a) lorsque celle-ci s’accomplit successivement dans plusieurs entreprises formatrices qui ne font pas partie d’un réseau d’entreprises formatrices (au sens de l’article 12de la présente loi). L’ensemble des contrats d’apprentissage qui régissent ladite formation doivent être conclus au début de la formation et couvrir la durée complète de la formation;

b) lorsque la formation dans une entreprise formatrice débute par une période prolongée d’enseignement (tronc commun) dans une école de métiers (plein temps).
3 Sont tenues de conclure un contrat d’apprentissage avec une personne en formation les prestataires de formation suivants :
a) une entreprise formatrice;

b) une entreprise formatrice principale d’un réseau d’entreprises;

c) une entreprise formatrice prestataire de stages pratiques;

d) une école de métiers.

Art. 9, al. 1   Personnel en formation (LPAC, B 5 05)

1 Est un apprenti le membre du personnel engagé en cette qualité pour acquérir une formation professionnelle définie dans un règlement fédéral ou cantonal d’apprentissage.

Art. 66 à 73 (RPAC, B 5 05.01)

2. Commentaires

L'Etat de Genève, en tant que prestataire de formation professionnelle reconnu, offre des places d'apprentissage duales au sein de ses différents services.

En charge des apprentis-es, le service de l'apprentissage représente la branche professionnelle "Administration publique" pour le canton. Il cadre et structure la formation des apprentis employés de commerce et organise les examens professionnels finaux. L'Etat forme également dans des professions techniques selon les disponibilités.

Afin d'assurer une formation conforme aux règlements d'apprentissage et aux plans de formation, toute nouvelle place  doit faire l'objet d'une homologation par l'Office pour l'orientation, la formation professionnelle et continue (OFPC). Afin de faciliter et favoriser l'apprentissage et étant donné les prestations administratives de l'Etat, l'avis favorable du service de l'apprentissage peut suffire pour les places d'apprentissage d'employé-e de commerce.

3. Procédure/processus

A. Apprentissage

Procédure d'engagement

Chaque année, le service de l'apprentissage  effectue le recensement de toutes les places d'apprentissage offertes dans les différents services pour la rentrée scolaire et les publie notamment dans les offres d'emploi de l'Etat de Genève et sur www.orientation.ch.

Le service de l'apprentissage présélectionne les candidats-es sur la base du profil, du test "EVA" de l'OFPC et d'un entretien effectué avec la collaboration des ressources humaines des départements. Les candidats-es retenus-es sont ensuite présenté-e-s aux futur-e-s formateur-trice d'apprenti-e-s qui donnent leur acceptation définitive après un entretien et à l'issue d'un stage d'observation de 1 à 3 jours. Le service de l'apprentissage établit alors alors un contrat d'apprentissage en trois exemplaires signés par les parties concernées, lequel est ensuite soumis à l'OFPC pour approbation.

Pour la branche technique, la procédure est relativement comparable. Une évaluation pratique des candidat-e-s est faite par les formateurs-trices à qui le service de l'apprentissage a transmis les dossiers des candidat-e-s potentiel-les. Selon les professions, divers tests d'aptitudes, de sélection et de stages d'information sont organisés par les services concernés ou par les milieux professionnels.

Contrat d'apprentissage

Les contractant-e-s sont l'apprenti-e, le-la responsable légal-e (si l'apprenti-e est mineur-e) et le service de l'apprentissage (employeur). Le-la formateur-trice qui, hiérarchiquement ou pratiquement, encadre la personne en formation sur sa place de travail ainsi que le lieu de formation sont  également mentionnés.

Pour la plupart des apprentissages, notamment pour les employé-e-s de commerce, la durée de formation est de 3 ans (4 ans dans certaines professions). Des écourtements peuvent être décidés sur la base des acquis antérieurement validés.. Le début du contrat est fixé à la date de la rentrée scolaire.

Le traitement est fixé sur la base de l'Annexe aux normes d'engagement.

La période d'essai est de trois mois à compter de la date d'effet du contrat d'apprentissage. En cas de doute sur les capacités de l'apprenti à réussir sa formation, cette période d'essai peut être prolongée de trois mois. Dans ce cas, un avenant au contrat est établi. Le service de l'apprentissage accomplit, pour les services, les formalités nécessaires auprès de l'OFPC.

La résiliation du contrat est prévue dans les cas suivants :

a)  en cas d'échec (non promotion) aux cours professionnels en raison de prestations scolaires insuffisantes, la durée de la formation avec l'obtention du diplôme ne pouvant plus être respectée;

b) pour de justes motifs et suite à des avertissements formels communiqués à l'apprenti-e. Dans ce cas, un dossier complet doit être établi par le/la formateur-trice, afin de justifier cette mesure, notamment auprès de l'OFPC;

d) d'un commun accord entre les parties lorsque l'apprenti-e n'est plus en condition d'exercer son apprentissage de manière favorable;

c) sur demande de l'apprenti-e, à savoir démission, pour une réorientation ou un autre motif.

Dans tous les cas de résiliation, l'OFPC est intégré au processus, notamment pour déterminer quelles mesures et propositions peuvent être offertes à l'apprenti-e.

Temps de travail et vacances

Les apprentis sont soumis en principe aux horaires en vigueur dans le service dans lequel est effectué l'apprentissage.

Tous/toutes suivent des cours professionnels dans les écoles (de 1 à 2 jours par semaine selon leur profil et leur profession).

Le droit aux vacances est fixé à 5 semaines, ou 6 semaines jusqu'à l'âge de 20 ans révolus. A noter que les vacances doivent être prises pendant les vacances scolaires.

B. Stage de maturité professionnelle commerciale (MP3 + 1)

Le stage de pratique professionnelle de longue durée est destiné aux apprentis ayant terminé leur 3e année à l’Ecole de commerce de Genève, en filière MP 3+1 (Maturité professionnelle). A l’issue de cette première phase, l’apprenti passe les examens de la partie scolaire du CFC et de la Maturité professionnelle, la réussite de ceux-ci l’autorise à accomplir son stage en entreprise.

Le stage prépare aux objectifs de pratique professionnelle du CFC d’employé.e de commerce. Sa réussite permet d’obtenir les titres fédéraux de CFC et de Maturité professionnelle.

Procédure d'engagement

Le service de l'apprentissage avec la collaboration des départements est habilité à procéder au recrutement de tous-.toutes les élèves souhaitant accomplir leur stage commercial MP3+1 au sein d'un service de l'Etat de Genève.

Contrat de stage MP3+1

Les contractant-e-s sont le stagiaire, le-la responsable légal-e (si le stagiaire est mineur) et le service de l'apprentissage (employeur). Le-la formateur-trice qui, hiérarchiquement ou pratiquement, encadre le stagiaire sur sa place de travail ainsi que le lieu de formation sont également mentionnés.

La durée du stage est d'une année. Le début du contrat est fixé à la date de la rentrée scolaire.

Le traitement est égal à celui d'un-e apprenti-e de 3ème année.

Temps de travail et vacances

Leur droit aux vacances est fixé à 5 semaines, ou 6 semaines jusqu'à l'âge de 20 ans révolus. A noter que les vacances doivent être prises pendant les vacances scolaires.

A noter que, sur décision du Conseil d'Etat du 28 août 2019, une treizième indemnité sera versée à la fin de chaque année scolaire aux apprentis et stagiaires de la filière maturité professionnelle de l'Etat et des établissements publics autonomes, la première fois lors de l'exercice budgétaire 2020.

Lois et règlements
art. 9 al. 1 B 5 05
art. 1 et ss C 2 05
art. 14 LFPr
66 à 73 B 5 05.01


title_fr: 06.01.01 Respect des délais pour la résiliation des rapports de service

content_fr:
La résiliation des rapports de service ne prend effet que lorsqu'elle parvient à son/sa destinataire.

C'est donc la date de réception de la lettre de licenciement qui fait foi, et non pas la date d'envoi.

Les secrétaires généraux et les directeurs généraux d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat ou la direction des ressources humaines du DIP ont la compétence de licencier des collaborateurs/collaboratrices n'ayant pas la qualité de fonctionnaire.

A cet effet, le projet de décision de licenciement établi par le département doit parvenir à l'Office du personnel de l'Etat ou la direction des ressources humaines du DIP pour préavis au moins vingt jours avant la fin du mois (par rapport aux échéances fixées à l'art. 20 B 5 05). Des exceptions sont possibles, notamment si la personne se trouve en période d'essai.

En effet, il est impératif que la décision notifiée par le département parvienne à son destinataire, par pli recommandé, au plus tard onze jours avant la fin du mois (délai de garde) et soit ainsi reçue dans les délais légaux.

Lois et règlements	art. 17-24 B 5 05
art. 1A B 5 05.01


title_fr: 06.01.02 Résiliation en temps inopportun

content_fr:
I. Par l'autorité de nomination ou d'engagement

1. Les périodes de protection ne peuvent pas être invoquées dans les cas suivants :

- rapports de travail de durée déterminée;

- rapports de travail auxquels le membre du personnel a lui-même mis un terme;

- fin des rapports de travail pendant le temps d'essai;

- fin des rapports de service au terme de la durée maximale;

- fin des rapports de travail avec effet immédiat pour juste motif.

2. Ces exceptions mises à part, les délais de protection contre le licenciement, notamment, en cas de maladie ou d'accident doivent être respectés dans toutes les autres hypothèses conformément à l'art. 336c CO, applicable par analogie en vertu de l'art. 44A B 5 05.01.

3. En cas d'incapacité de travail due à une maladie ou à un accident, il ne peut pas être mis fin aux rapports de service durant:

- 30 jours au cours de la première année de service;

- 90 jours de la 2e à la 5e année de service;

- 180 jours à partir de la 6e année de service.

4. Deux situations peuvent se présenter:

a) Congé reçu pendant une période de protection

Il sera nul de plein droit, donc sans effet, même si l'incapacité de travail n'est que partielle (art. 336c al. 1 lit b et al. 2 CO). Il conviendra d'attendre que l'intéressé-e recouvre une pleine capacité de travail ou ait épuisé la durée maximum de la période de protection à laquelle il/elle a droit pour lui signifier valablement le congé.

b) Congé reçu avant la survenance d'une période de protection et avant la fin du délai de congé.

Le délai de congé, qui avait commencé à courir, sera suspendu durant le laps de temps correspondant à la période de protection mais au maximum durant 30, 90 ou 180 jours.

En conséquence, la fin des rapports de travail ne pourra pas intervenir au terme initialement fixé. Elle sera reportée d'une durée équivalente à l'incapacité de travail, qu'elle soit totale ou partielle, ou ne pourra prendre effet qu'à l'expiration de la durée maximum de protection à laquelle l'intéressé-e a droit.

Etant donné que les rapports de travail cessent généralement à la fin d'un mois, le délai de congé arrivé à échéance en dehors de ce terme sera prolongé jusqu'à la fin de mois la plus proche (art. 336c al. 3 CO).

Enfin, il conviendra d'informer l'intéressé-e de la suspension du délai de congé.

II. Par le membre du personnel

1. Conformément à l'art. 336d CO, applicable par analogie en vertu de l'art. 44A B 5 05.01, après le temps d'essai, le membre du personnel ne peut pas résilier les rapports de service si un-e supérieur-e dont il est en mesure d'assumer les fonctions se trouve empêché pour les motifs indiqués à l'art. 336c al. 1 lit. a CO (service obligatoire, militaire ou dans la protection civile, en vertu de la législation fédérale, service dans un service féminin de l'armée ou dans un service de la Croix-Rouge ou encore pendant les 4 semaines qui précèdent et qui suivent ce service pour autant qu'il ait duré plus de 12 jours) et s'il incombe audit membre du personnel d'assurer le remplacement.

2. L'art. 336c al. 2 et 3 CO est applicable par analogie.

Lois et règlements	art. 44A B 5 05.01
art. 336c CO par analogie
art. 336d CO par analogie


title_fr: 06.01.03 Reclassement

content_fr:
· Commentaire de l'art. 46A B 5 05.01 sur la tentative de reclassement lors d'une procédure de résiliation des rapports de service pour juste motif (art. 21 al. 3 LPAC) commentaire reclassement.

Lois et règlements	art. 21 al. 3 B 5 05
art. 46A B 5 05.01