name: 21.010_CE_annexe2b: CONTRÔLE DE L’AIDE SOCIALE

text: \nRapport du 05.02.2021 / MS                  Espace de l’Europe 2 Tél.: 032/889.66.00 \nDistribué le 05.02.2021         2002 Neuchâtel Fax : 032/889.60.89 \n\n \n \nOFFICE CANTONAL DE L’AIDE SOCIALE \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\nService de l’action sociale \n\nde La Chaux-de-Fonds \n\n \n\n \nRapport relatif à la vérification de la gestion des dossiers \n\nd’aide sociale  \n\n(Contrôle sur site du 14 septembre au 23 octobre 2020) \n\n \n \n\nLe présent rapport revêt un caractère confidentiel.  \nIl n’est destiné qu’à la direction du service social concerné et aux membres du \n\nConseil des autorités d’action sociale. \n \n \n \n\nAnnexe 2b au Rapport d’information du Conseil d’État au Grand \nConseil concernant la surveillance des autorités communales \nd’aide sociale du 22 février 2021 (rapport 21.010) \n\n\n\n \n\n \n\n \n \n \n\nTABLE DES MATIÈRES \n\n \n \n \n \n\n1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................. 3 \n1.1 MISSION...................................................................................................................................... 3 \n1.2 INFORMATIONS GÉNÉRALES ......................................................................................................... 3 \n\n2. DÉROULEMENT DU CONTRÔLE .................................................................................................. 5 \n2.1 ENTRETIEN INITIAL ....................................................................................................................... 5 \n2.2 ENTRETIEN FINAL ........................................................................................................................ 5 \n2.3 ENVOI DU PROJET DE RAPPORT .................................................................................................... 5 \n2.4 SUIVI DES OBSERVATIONS DU CONTRÔLE 2019 ............................................................................. 5 \n2.5 SUIVI DES OBSERVATIONS ÉMISES DANS LE PRÉSENT RAPPORT ....................................................... 6 \n\n3. RÉSULTAT DU CONTRÔLE ........................................................................................................... 7 \n3.1 CONCLUSION .............................................................................................................................. 7 \n3.2 SYNTHÈSE DES OBSERVATIONS .................................................................................................... 8 \n\nANNEXE I - DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS ................................................. 13 \n1. OBSERVATIONS RELATIVES AUX ÉLÉMENTS LIÉS AU PLAN D’ACTION ENTREPRIS PAR \nLA COMMUNE ...................................................................................................................................... 13 \n\n1.1 L’ENGAGEMENT DE LA TASK FORCE EN TÊTE DU SERVICE ............................................................. 13 \n1.2 RATTRAPAGE DES RETARDS DANS LA COMPTABILITÉ SACSO, NOTAMMENT LA GESTION DU \nCONTENTIEUX ET LA COMPTABILISATION DES RECETTES ......................................................................... 14 \n\n1.2.1 Processus de gestion du contentieux .............................................................................. 14 \n1.2.2 Processus de comptabilisation des recettes ................................................................... 17 \n\n2. OBSERVATIONS RELATIVES AUX PROCESSUS ..................................................................... 18 \n2.1 PROCESSUS DE SAISIE ET DE CONTRÔLE DES BUDGETS MENSUELS .............................................. 18 \n2.2 PROCESSUS DE LIBÉRATION DES PAIEMENTS .............................................................................. 19 \n2.3 PROCESSUS DE GESTION DE PAIEMENT DES LOYERS ................................................................... 20 \n2.4 PROCESSUS DE GESTION DES DOSSIERS D’AIDE SOCIALE ............................................................. 21 \n2.5 PROCESSUS DE GESTION DES FRAIS MÉDICAUX ; ......................................................................... 22 \n\n3. OBSERVATIONS RELATIVES AUX DOSSIERS CONTRÔLÉS ................................................. 24 \n3.1 CONTRÔLE DES ÉCRITURES DANS LES DOSSIERS CLÔTURÉS ; ...................................................... 24 \n3.2 CONTRÔLE DÉTAILLÉ DES DOSSIERS SUR LA BASE DE L’ÉCHANTILLON ALÉATOIRE ; ....................... 25 \n\n4. OBSERVATIONS RELATIVES AU NON-RESPECT DU PLAN COMPTABLE ........................... 27 \n5. SUIVI DES OBSERVATIONS DU PRÉCÉDENT RAPPORT ....................................................... 28 \nANNEXE II - TERMINOLOGIE ............................................................................................................. 31 \n\n\n\nCONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES \n\nSSR CdF-2020 / MS  3 \n\n \n \n \n\n1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES \n \n\n(NB : Dans tout le texte, le masculin vaut pour le féminin y compris accord du pluriel) \n \n\n1.1 Mission \n \n\nEn exécution des articles 8 et 9 de la Loi sur l’action sociale (LASoc) du 25 juin 1996 et \nsuite à la décision prise par le Conseil de la Facture sociale lors de sa séance du 6 juillet \n2018, nous avons procédé, du 14 septembre au 23 octobre 2020, à l’examen de la \ngestion des dossiers et des comptes d’aide sociale selon le nouveau concept des \ncontrôles sur site, avec une approche orientée « processus et système de contrôle \ninterne (SCI) » tout en préservant, en partie et par échantillonnage, le contrôle de détail \ndes dossiers d’aide sociale. \n \nNos contrôles ont pour objectif de couvrir différents types de risques financiers liés à la \ngestion des dossiers d’aide matérielle. \n \nCadre légal cantonal : LASoc, RELASoc, arrêté fixant les normes pour le calcul de l’aide \nmatérielle, directives et circulaires ODAS, LHaCoPS, RELHaCoPS. \nAutres cadres : Recommandations et normes de calcul CSIAS. \n\n \n \n\n1.2 Informations générales \n \n\nLe nombre des dossiers et le volume des dépenses d’aide matérielle gérés par le service \nsocial de La Chaux-de-Fonds (le SSR ci-après), représentent une part significative des \ndépenses d’aide sociale dans la Facture sociale.  \n \nLors du précédent contrôle sur site du SSR de La Chaux-de-Fonds, effectué en mai 2019, \nnous avons constaté, en sus des manquements dans le respect des directives et des \nnormes d’aide sociale, des problématiques générales liées à l’absence de processus \nclairs dans la gestion des dossiers d’aide sociale, dans la gestion des flux financiers et \ndans la communication entre les assistants sociaux (AS) et le secteur de la comptabilité. \n \nUn résumé de nos observations a été transmis fin juin 2019 à la direction du SSR dont la \nconseillère communale, Mme Katia Babey, ainsi qu’au Département de l’économie et \nde l’action sociale. Dès lors, des échanges approfondis ont eu lieu entre le \nDépartement (DEAS) et le Conseil communal, ainsi que les services concernés. Des \nexigences ont été posées par le chef du Département au Conseil communal \nnotamment sur la remise par la commune d’une planification de mise en conformité, \ntraitant aussi bien du pilotage des actions à entreprendre que de la gouvernance et \nde l’organisation du SSR. Un plan d’action a été élaboré en novembre 2019 et la \ncommune a entrepris rapidement des actions rigoureuses en vue de rétablir une \ngestion adéquate dans les meilleurs délais.  Ledit plan d’action fixait notamment les \nmodalités de suivi par l’autorité de surveillance, incluant l’organisation d’un deuxième \ncontrôle sur site durant le 2ème semestre 2020. Entretemps, des points de situation ont \nété communiqués régulièrement par la conseillère communale ainsi que par la \nnouvelle cheffe du SSR, Mme Anouk Steiner, au Département et à la direction du \nService cantonal de l’action sociale (SASO). \n\n\n\nCONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES \n\nSSR CdF-2020 / MS  4 \n\n \nIl importe de relever que la crise sanitaire et ses conséquences comme la période de \nconfinement d’environ trois mois, ont quelque peu retardé certaines actions entreprises \npar la direction du SSR. En effet, les formations prévues par la Cheffe du SSR auprès des \nAS et la mise en place de nouvelles procédures de saisie des budgets d’aide sociale, \ninitialement prévues en mars/avril 2020 n’ont pu être données et mises en place qu’à \npartir du mois d’août 2020. Par conséquent, les effets déployés par les nouveaux \nprocessus et la formation du personnel ne seront visibles qu'avec un effet retard de \nplusieurs mois. \n \nÉtant la suite du premier contrôle effectué en 2019, le contrôle 2020 a été conduit sous \nl’angle du suivi des observations du rapport précédent. Dès lors, le présent rapport \ncomporte, dans un premier temps, les éléments liés au plan d’action entrepris par la \ncommune pour pallier aux manquements au niveau de la gouvernance, des retards \ndans certaines tâches administratives et de la comptabilité SACSO (les deux \nrecommandations exceptionnelles du rapport 2019). Dans un deuxième temps, nous \nabordons les observations relatives aux processus et aux nouveaux dossiers contrôlés. \n \n\n\n\nDÉROULEMENT DU CONTRÔLE \n\nSSR CdF-2020 / MS  5 \n\n \n\n2. DÉROULEMENT DU CONTRÔLE \n \n \n \n\n2.1 Entretien initial \n \nLe secteur de contrôle de l’ODAS, en présence de Mme Maryam Schaffter, responsable \nd’ODAS-contrôle, s’est entretenu en date du 19 août 2020, avec Mme Katia Babey, \nconseillère communale, Mme Anouk Steiner, cheffe du SSR de La Chaux-de-Fonds, Mme \nRachel Montandon, adjointe administrative à la cheffe de service et Mme Carine \nRaaflaub, chargée des procédures internes et de la formation. \n \nÀ cette occasion, nous avons abordé les changements et particularités rencontrés par \nle SSR durant la dernière année, les objectifs de l'intervention sur site, la planification ainsi \nque la logistique des travaux. \n \n\n2.2 Entretien final \n \nODAS-contrôle, en présence de Mme Maryam Schaffter et M. Juan-Antonio Reyes ainsi \nque M. Daniel Schouwey, chef du SASO, se sont entretenus, en date du 20 octobre 2020 \nà la fin du contrôle sur site, avec Mesdames Katia Babey, Anouk Steiner, Rachel \nMontandon et Carine Raaflaub. \n \nÀ cette occasion, le secteur de contrôle de l’ODAS a fait part oralement des résultats de \nson contrôle.  \n \n\n2.3 Envoi du projet de rapport   \n \nLe projet de rapport a été communiqué par courrier électronique, en date du 12 \nnovembre 2020, à Mme Katia Babey, conseillère communale, Mme Anouk Steiner, \nresponsable du SSR, et Mme Rachel Montandon, adjointe administrative à la cheffe de \nservice. \n \nEn raison de la planification prévue entre les autorités, ledit projet de rapport a \négalement été envoyé, le jour même, à M. Jean-Nathanaël Karakash, Conseiller d’État \net Chef de département du DEAS, Mme Silvia Locatelli, chargée de missions au DEAS, et \nM. Daniel Schouwey, chef du SASO. \n \n\n2.4 Suivi des observations du contrôle 2019 \n \nLe suivi des observations émises dans le précédent rapport figure au chapitre 5 de \nl'annexe I du présent document. \n \nLes demandes et les recommandations émises dans ce rapport ont été intégralement \nacceptées. Dans la plupart des cas, le SSR a entrepris des actions d’améliorations et/ou \ncorrectrices. \n \n \n\n\n\nDÉROULEMENT DU CONTRÔLE \n\nSSR CdF-2020 / MS  6 \n\n \n \n\n2.5 Suivi des observations émises dans le présent rapport  \n \nLes observations concernant les erreurs dans la gestion des dossiers contrôlés feront \nl’objet de suivis détaillés par ODAS-contrôle lors du prochain contrôle d’ores et déjà \nprévu et annoncé pour l’exercice 2021. Le tableau détaillé du résultat de contrôle des \ndossiers (annexe III) ainsi qu’une liste des erreurs de loyers 2020 (annexe IV) sont adressés \nen format Excel en même temps que le présent document à la direction du SSR. Cette \ndernière aura la responsabilité de prendre les mesures nécessaires pour corriger et/ou \nmodifier les erreurs constatées et de retourner, à ODAS-contrôle, les deux tableaux avec \nles réponses ad-hoc avant le 31 mars 2021.   \n \n \n \n\n \n\n\n\nRÉSULTAT DU CONTRÔLE \n\nSSR CdF-2020 / MS  7 \n\n \n \n \n \n \n\n3. RÉSULTAT DU CONTRÔLE \n \n \n\n3.1 Conclusion \n \n\nLors de nos analyses des processus dans les domaines de la gestion des dossiers, de la \ngestion des dettes d’aide sociale et de la comptabilisation des dépenses et des \nremboursements, nous avons constaté que les actions entreprises par le SSR sont \npertinentes et suivent les exigences imposées par DEAS suite au premier contrôle sur \nsite.  \n \nParmi les deux recommandations exceptionnelles énoncées dans le rapport de \ncontrôle 2019, la première relative à l’engagement de la task force a été suivie avec \nsatisfaction. En revanche, nous maintenons notre deuxième recommandation relative \nau rattrapage des retards dans les tâches administratives notamment avec le \nrenforcement de l’équipe pour la gestion du contentieux. Le suivi de ces \nrecommandations est traité sous le point 1 de l’annexe I « Détail des contrôles et des \nobservations ». \n \nD’autres recommandations et demandes relatives aux processus et au contrôle de \ndétail des dossiers sont formulées sous les points 2 à 4 de l’annexe I. En effet, malgré les \nefforts considérables entrepris par l’autorité communale et la direction du SSR, les \nproblèmes et les erreurs dans la gestion des dépenses d’aide sociale n’atteignent pas \nencore un niveau d’acceptabilité satisfaisant. Nous sommes toutefois conscient qu’un \ntel changement n’est pas réalisable à court terme et que la crise sanitaire, avec les \nrestrictions au niveau des présences du personnel, n’a pas favorisé la concrétisation \ndes réformes. \n \nNous tenons à remercier Mme Anouk Steiner ainsi que ses collaborateurs pour leur \ndisponibilité, leur transparence et leur excellente collaboration lors de notre contrôle. \nTous les documents et renseignements utiles à notre travail nous ont été transmis dans \nleur intégralité et en temps voulu. \n \nNous avons établi ce rapport en toute bonne foi, sur la base des comptes SACSO, des \ndossiers des bénéficiaires, des pièces comptables qui nous ont été soumises, des \nvérifications auxquelles nous nous sommes livrées et des renseignements qui nous ont \nété fournis par les personnes avec lesquelles nous avons été en contact. \n\n  \n\n\n\nRÉSULTAT DU CONTRÔLE \n\nSSR CdF-2020 / MS  8 \n\n \n\n \n\n3.2 Synthèse des observations \n \n\nEn résumé, sur un ensemble de 1832 dossiers actifs entre le 1er janvier et le 30 juin 2020, \nun échantillon aléatoire de 121 dossiers représentant 6.6% du total a été sélectionné.  \n \nNous précisons que dans le cadre de nos contrôles de détail (contrôle des dossiers et \ncontrôle spécifique des loyers), seuls les mouvements comptables effectués en 2020 \nont été pris en considération. Ceci dans le but de faire un état des lieux de la gestion \nactuelle des dossiers et de l’impact des actions entreprises par la commune pour \nrétablir le bon fonctionnement du SSR.   \n \n\n \n \n \nSur les 121 dossiers contrôlés, 61 dossiers ont fait l’objet d’observations avec un impact \nfinancier dont la synthèse se trouve dans le tableau ci-dessous.  \n \n\n \n \nLes processus qui ont fait l’objet d’une analyse sont les suivants :  \n \n \nA. Processus de gestion des contentieux ; \nB. Processus de comptabilisation des recettes ;  \nC. Processus de la saisie des budgets mensuels ;  \nD. Processus de gestion des loyers ;  \nE. Processus de gestion des dossiers d’aide sociale ;  \nF. Processus de gestion des frais médicaux ; \n\n \n \nDans l’annexe I du présent rapport, nous détaillons les commentaires et nos observations \nrelatifs aux contrôles des processus ainsi qu’au contrôle de détail des dossiers.\n\nEntité \n\nNbr total des \ndossiers \nactifs entre \n1er janvier \n30 juin 2020\n\nNbr des \ndossiers \ncontrôlés\n\nPourcentage \ndes dossiers \ncontrôlés par \nrapport au \nnombre total \ndossiers \nactifs \n\nTotal des erreurs \ndans la gestion des \ndossiers (arrondi)\n\nCas d'abus \ndétectés par \nl'ODAS (arrondi)\n\n Total des erreurs \nGestion des \ndossiers + Cas \nd’abus\n\nManquement dans \nles démarches \npour ALFA \n(arrondi)\n\nTotal des \nobservations\n\nfr. 170'073.00fr. 87'892.00fr. 19'900.00 fr. 82'181.00SSR La Chaux-de-Fonds 1832 121 6.60% fr. 67'992.00\n\nObservations / 121 Dossiers \ncontrôlés\n\nNbr dossier Erreurs de \nloyers\n\nPrestations \ncirconstentielles\n\nALFA à \nrécupérer Autres Total erreurs / \n\nmanquement\nDossiers faisant l’objet\nd’une observation\n\n61 fr. 21'741.25 fr. 6'906.35 fr. 82'181.30 fr. 59'244.31 fr. 170'073.21\n\n\n\n \n\nSSR CdF-2020 / MS  9 \n\n \nAfin d’être le plus synthétique possible, seules les recommandations et les demandes figurent dans le tableau ci-dessous.  \nDes commentaires explicatifs, qui peuvent parfois revêtir une certaine importance, sont relevés dans l'annexe I "DÉTAIL DES CONTRÔLES ET \nDES OBSERVATIONS" et ne sont pas repris ici. \n \n \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n\nImportance\n / Risque\n\n1 P. 14 à 16\n\nRattrapage des retards dans la gestion du contentieux. \nAu vu de nos observations, la nécessité du rattrapage des\nretards dans les meilleurs délais est une évidence.\nCependant, s’agissant d’une situation de crise, cet objectif\nnous semble peu réalisable avec l’effectif actuel.\n\nRecommandation \nexceptionnelle\n\nOpérationnel, financier,\nqualité des prestations\n\nAu vu de ce qui précède, nous constatons que l’état de situation de la gestion du\ncontentieux n’a pas changé depuis notre dernier contrôle. Dès lors, nous maintenons notre\nrecommandation exceptionnelle du rapport 2019 relative à l’engagement de personnel avec\ndes compétences ad hoc pour la mise en place des processus efficaces et efficients de\ngestion des débiteurs. Nous retenons tout de même que le SSR a déjà entrepris les\ndémarches dans ce sens.\n\nH\n\n2 P. 18 et 19\n\nProcessus de la saisie et de contrôle des budgets\nmensuels \n1. Le détail des contrôles à effectuer n’est pas assez\nprécis dans le processus décrit.\n\n2. Lors de notre test de cheminement, nous avons\nconstaté que l’AS concerné n’avait pas effectué\ncorrectement les contrôles. \n\n3. Lors des contrôles détaillés, nous avons constaté que\nles erreurs de saisie et de paiements à double persistent.\n\n1 Recommandation \n2 Demandes Financier, qualité des \n\nprestations\n\n1. Nous recommandons de compléter le processus écrit en détaillant les contrôles à \neffectuer.\n\n2. Nous demandons que tous les AS respectent le processus mis en place de contrôle des \nbudgets mensuels avant paiement.\n\n3. Nous demandons la mise en place d’un contrôle dit des « quatre yeux ». \n\nH\n\n3 P. 20 et 21\n\nProcessus gestion de paiement des loyers\n1. Il n’existe aucune vérification permettant de s’assurer\nque l’AS ne paie pas, de son côté, le loyer dans le budget\nd’aide social au bénéficiaire.\n\n2. Il n’existe pas une liste informatique des loyers gérés\npar ordres permanents.\n\n3. Il n’existe aucun contrôle sur les retenues qui\nconcernent la part hors normes des loyers dans les\nbudgets d’aide sociale. \n\n3 Demandes Financier, qualité des \nprestations\n\n1. Afin de limiter les risques de double paiement des loyers, nous demandons dans les\nmeilleurs délais et avant la mise en place d’un processus efficace et confirmé, le contrôle\nmensuel des paiements des loyers. Nous suggérons que cette vérification soit faite dans les \n5 premiers jours du mois en s’assurant que le loyer n'est payé qu’une seule fois soit à la\ngérance/propriétaire ou directement au bénéficiaire.\n\n2. Nous demandons la mise en place d’un processus du suivi des loyers, par exemple via\nune liste informatique des ordres permanents. \n\n3. Nous demandons la mise en place d’un système de contrôle des déductions de la part\nhors normes des loyers.\n\nH\n\nDemande / RecommandationN° Réf.\npage Observations Type Description risque\n\n\n\n \n\nSSR CdF-2020 / MS  10 \n\n  \n\nImportance\n / Risque\n\n4 P. 21 et 22\n\nProcessus gestion des dossiers d’aide sociale \n1. Pièces justificatives manquantes.\n\n2. Des documents administratifs manquants.\n\n3. Trop de dépenses en prestations circonstancielles\nremboursables = création de dettes de plus en plus élevées.\n\n4. Absence de contrôle des décomptes OPA.\n\n3 Demandes\n1 Recommandation\n\n Financier, qualité des \nprestations\n\n1. Nous demandons d’éviter strictement le remboursement des frais sans pièce justificative\noriginale et pertinente. \n\n2. Nous demandons la mise à jour des documents manquants dans les dossiers.\n\n3. Nous demandons que le paiement des frais à rembourser (non pris en charge par l’aide\nsociale) soient strictement exceptionnel.\n\n4. Nous recommandons d'effectuer des contrôles sur les décomptes OPA.\n\nH\n\n5 P. 22 et 23\n\nProcessus gestion des frais médicaux \n1. Manquement des retenues des frais non reconnus sur les\nbudgets. \n\n2. La vérification des décomptes de prestations reçues des\nCaisses maladies, relatif aux remboursements effectués\nsuite à l’envoi des factures médicales, est mise en supens\nfaute du temps.\n\n1 Demande\n1 Recommandation\n\n1. Nous demandons la mise en place d’un contrôle, partiel ou complet, des retenues\neffectuées. \n\n2. Nous recommandons, la reprise de ce contrôle dans les meilleurs délais et dans la mesure\ndu possible.\n\nM\n\n6 P. 25 et 26\n\nObservations relatives aux dossiers contrôlés : \nA. Fortune / assurance vie.\n\nB. L’aide aux bénéficiaires sans titre de séjour valable.\n\nC. Les personnes proches de l’âge de la retraite.\n\nD. Activité indépendante \n\nE. Les retenues pour le remboursement des dettes sont\ninférieures au seuil de 15%.\n\nF. La majoration de 5% d’intérêt sur le montant de préjudice\nsuite à une faute grave du bénéficiaire n’est pas appliquée.\n\nG. Dépassement des frais de RC ménage par rapport aux\nseuils déterminés dans la directive. \n\nH. Les 10% de frais dentaires non retenus sur le forfait\nd’aide sociale.\n\n9 Demandes  Financier, qualité des \nprestations\n\nA.1. Nous demandons la mise en place du contrôle de la dernière taxation via BACEDOS. \n\nA.2. Nous demandons la mise en place de contrôles aléatoires des extraits des comptes\nbancaires/CCP de tous les membres de la famille.\n\nB. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 5/2011 relative à l’aide aux\nbénéficiaires sans titre de séjour valable.\n\nC. Nous demandons la mise en place d’un contrôle pour examiner la possibilité de fermeture\ndes dossiers des personnes proches de l’âge de la retraite qui pourrait bénéficier de rentes\nAVS et PC.\n\nD. Nous demandons l’analyse et la régularisation des situations des bénéficiaires avec une\nactivité indépendante ou assimilable à celle d’un employeur dans les meilleurs délais, dans le\nrespect de la directive ODAS N° 4/2015.   \n\nE. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 5/2017 (anciennement N°5/2015)\nrelative aux remboursements.\n\nF. Nous demandons le respect des articles 44 LASoc et 27 RELASoc ainsi que la directive\nODAS N° 5/2017 (anciennement N°5/2015) relative aux remboursements.\n\nG. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 6/2017 (anciennement N°2/2002)\nrelative aux assurances ménage et responsabilité civile privée.\n\nH. Nous demandons le respect du changement de pratique communiqué le 12 septembre\n2017 par l’ODAS à l’ensemble des SSR relatif à la prise en charge de 10% des frais\ndentaires par le bénéficiaire.\n\nH\n\nDemande / RecommandationN° Réf.\npage Observations Type Description risque\n\n\n\n \n\nSSR CdF-2020 / MS  11 \n\n \n\n \n \n \n\n \n \n \n \nObservations / \nImportance Haute Moyenne Basse Total \n\nDemandes 17 1 0 18 \nRecommandations 3 2 0 5 \nTotal  20 3 0 23 \n\n \n \n \n\nAbréviations : \n\n   B = Bas(se-s) \n   M = Moyen(ne-s) \n   H = Haut(e-s) \n \n \n\nImportance\n / Risque\n\n7 P. 27\n\nNon-respect du plan comptable : \n\nÀ l’approche du changement de logiciel de la gestion des\ndossiers d’aide sociale, nous renonçons à formuler une\ndemande stricte du respect du plan comptable. \n\nCependant, nous rendons le SSR attentif au fait que les\nécritures SACSO seront reprises dans le nouveau logiciel.\nLe nouveau plan comptable n’étant pas identique à l’existant\ndans SACSO, une comptabilisation arbitraire des dépenses\nengendrerait d’avantage d’ambiguïté dans la lecture des\ndépenses.\n\n1 Recommandation Financier, transparence \ncomptable\n\nPour la période restante jusqu’à l’arrivée du nouveau logiciel courant 2020, nous\nrecommandons de respecter les bases comptables dans la mesure du possible pour une\nquestion de transparence et de clarté des dossiers.\n\nM\n\nN° Réf.\npage Observations Type Description risque Demande / Recommandation\n\n\n\n RÉSULTAT DU CONTRÔLE \n \n\nSSR CdF-2020 / MS  12 \n\n \n \n \n \n \nNous formulons les réserves d'usage au cas où des documents, des renseignements ou \ndes faits susceptibles de modifier nos considérations n'auraient pas été portés à notre \nconnaissance. \n \n \n \nNeuchâtel, le 05.02.2021 \n \n \n \n\n Office cantonal de l’aide sociale \n \n \n \n\n Raffaele Fasano Maryam Schaffter \n Chef d‘office Responsable du secteur de contrôle\n  \n\n \n \n \n\nAnnexes :  \n \nI Détail des contrôles et des observations \nII Procédures et terminologie \nIII Tableau détaillé du résultat du contrôle des dossiers (sous format Excel) \nIV  Tableau des erreurs de loyers 2020 \n \nLes annexes III et suivantes sont strictement réservées au seul service social concerné, par \nrespect de la sphère privée et des règles de protection des données dans la mesure où ces \ndocuments contiennent de nombreuses informations personnelles. \n \nDistribution : \n \n− M. Jean-Daniel Jeanneret, conseiller communal à La Chaux-de-Fonds ;  \n− Mme Anouk Steiner, cheffe du service communal de l’action sociale de La Chaux-de-Fonds ; \n\n \nCe rapport est également distribué aux membres du Conseil de la facture sociale dans une \nversion restreinte, à savoir uniquement avec les annexes I et II. \n \n\n− M. Jean-Nathanaël Karakash, président du Conseil de la facture sociale, chef du \nDépartement de l'économie et de l'action sociale (DEAS) ; \n\n− M. Jean-Daniel Jeanneret, conseiller communal à la Chaux-de-Fonds ; \n− M. Thomas Facchinetti, conseiller communal à Neuchâtel ;  \n− M. François Cuche, conseiller communal au Val-de-Ruz ; \n− M. Marc Renaud, conseiller communal à Saint-Blaise ;  \n− M. Frédéric Mairy, conseiller communal au Val-de-Travers ;  \n− M. Miguel Perez, conseiller communal au Locle ;  \n− Mme Solange Platz Erard, conseillère communale à Milvignes.  \n\n \n \n \n \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n \n\nSSR CdF-2020 / MS  13 \n\nANNEXE I - DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n \n\n1. OBSERVATIONS RELATIVES AUX ÉLÉMENTS LIÉS AU PLAN \nD’ACTION ENTREPRIS PAR LA COMMUNE \n \n\n1.1 L’engagement de la task force en tête du service \n \n\nDans la suite du plan d’action demandé par le canton, une task force a été constituée par le \nConseil communal, impliquant notamment une deuxième conseillère communale et le service \nfinancier de la Ville ainsi que le service des ressources humaines. \n \nSuite au départ de l’ancien responsable du SSR, la conseillère communale a assumé elle-\nmême la direction opérationnelle du SSR jusqu’à la fin du mois de mai 2020.  \n \n\nMme Anouk Steiner, précédemment cheffe du GSR du Littoral Ouest, a repris la tête du SSR à \n100% dès le 1er juin 2020. Elle a entamé l'harmonisation des processus dès son arrivée anticipée \nen janvier 2020 à 30%. Elle a notamment organisé des formations sur les nouveaux processus \nde travail pour les nouveaux et anciens AS en juillet et août 2020. Les formations et la mise en \nplace de nouveaux processus de gestion des dossiers étaient prévues en mars et avril 2020. \nCependant, la crise sanitaire a retardé leurs mises en application. \n \n\nUne spécialiste en système de contrôle interne, a été engagée dès le 1er juillet 2020 en CDI, à \n60%, en tant que "chargée de procédures et formations".  \n \n\nUne cheffe d’office a rejoint le SSR de la Chaux-de-Fonds en début septembre 2020 en CDI, à \n100%. Ses principaux rôles sont l’accompagnement des AS, le contrôle de l’application des \nnouvelles procédures, la formation des AS et le traitement des questions relatives à la gestion \ndes dossiers lors d’entretiens journaliers. \n \n \n\nConstatation :  \n \n\nAu vu de ce qui précède, nous estimons que la recommandation exceptionnelle du rapport \n2019 relative à l’engagement du personnel avec des compétences ad hoc pour la mise en \nplace des processus de gestion harmonisés a été entièrement suivie.  \n \n  \n  \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   14 \n\n \n\n1.2 Rattrapage des retards dans la comptabilité SACSO, notamment la \ngestion du contentieux et la comptabilisation des recettes \n \n\n1.2.1 Processus de gestion du contentieux  \n \n\nPar « gestion du contentieux », on entend gestion des débiteurs anciennement \nbénéficiaires de l’aide sociale, qui ont une dette à rembourser et dont le dossier a été \nclôturé. En d’autres termes, il s’agit d’une "gestion des débiteurs" dans le jargon \ncomptable. \n\n \nDès 2020, la collaboratrice administrative chargée de la gestion du contentieux, \ns’occupe de cette tâche à un taux d’environ 30% par semaine. Au moment de la \nfermeture d’un dossier, elle contrôle le montant de la dette et l’impute dans le fichier \nExcel « Echéancier_SCAS ». Dans ce tableau (version 2020) il y a six onglets : \n\n  \n1) Échéanciers : Dettes restantes des dossiers clôturés. \n2) Suivi par l’AS : Dettes restantes des dossiers rouverts au SSR de la Chaux-de-Fonds. Le \n\nremboursement de ces dettes est géré par l’AS et se fait par les retenues sur le forfait \ndu bénéficiaire. \n\n3) Transfert SSR : Dossiers transférés à un autre SSR. Le remboursement de la dette se fait \npar le dernier SSR pour le compte du pot commun dans le cadre de la Facture \nsociale. \n\n4) OREE : Dossiers transférés à l’Office du recouvrement de l’Etat \n5) Partis : Débiteurs ayant quitté le canton/pays dont l’adresse n’est pas connue. \n6) Abandon : Il s’agit essentiellement des dettes dont le débiteur est décédé ou des \n\ndettes dont la décision n’est pas rentrée en force suite à la décision négative du \nDépartement.  \n\nIl existe également un deuxième tableau, contenant la liste des dettes soldées par \nannée. \n \n \nÉvolution des dossiers contentieux entre mai 2019 et septembre 2020 \n \nLe but de cette analyse est d’évaluer la gestion des contentieux pour la période allant \ndu 15 mai 2019 au 30 septembre 2020. \n\n \n\na. Dossiers répertoriés dans le tableau du contentieux :  \n \n\nLors du contrôle sur site du SSR par ODAS-contrôle en date du 15 mai 2019, le fichier \nde suivi « échéanciers » présentait un montant ouvert à CHF 4'618'022.- pour 850 \ndossiers.  \n\n \n\nLors de notre contrôle sur site le 28 septembre 2020, la collaboratrice administrative \nnous explique qu’une épuration du tableau échéanciers a été effectuée en vue \nd’obtenir une liste exacte des dossiers dont la gestion des remboursements est du \nressort du secteur administratif. En effet, le tableau échéanciers que nous avions \nobtenu en mai 2019, contenait en partie des dettes transférées à l’office de \nrecouvrement de l’Etat ainsi que des dettes abandonnées pour diverses raisons \n(départ, décès etc.). \n\n \n \n\n \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   15 \n\nÀ fin septembre 2020, le montant total de la dette du contentieux représentent \nenviron CHF 3'540'000.- pour un total de 707 dossiers. L’évolution du tableau Excel \ndu contentieux en comparaison avec celui du 15 mai 2019 se présente de la \nmanière suivante : \n\n \n                      Montant       Dossiers   \nOnglet échéanciers :       \nÉtat des débiteurs au 15 mai 2019                4'618'022.00  850   \nNouveaux dossiers au 28 septembre 2020                  881'080.00  221   \n        \nTotal                 5'499'102.00  1'071   \n      \nLes dossiers transférés dans autres onglets :        \nTransférés à l'OREE                1'769'800.00  255   \nSuivis par AS                    69'548.35  33   \nTransférés à autres SSR                      3'966.50  2   \nPartis                      4'312.80  2   \nAbandons                    21'729.15  3   \n        \nTotal                3'629'745.20  776   \n      \nRemboursements de juin 2019 à décembre 2019                    49'099.70                  35   \nRemboursements de janvier 2020 à septembre 2020                    44'213.65                  34   \n       \nTotal              3'536'431.851  707   \n        \n\n \nSelon une statistique interne, établi le 17 août 2020 par la collaboratrice \nadministrative chargée de la gestion du contentieux, environ 4502 dossiers \nreprésentant un montant total de CHF 2'534'000.00 étaient répertoriés dans le \ntableau échéancier mais ne faisait pas l’objet de suivi pour le remboursement.  \n \nNous précisons que ce montant est compris dans le total de la dette du contentieux \n(CHF 3'540'000 pour 707 dossiers). \n \n\n \nb. Dossiers non répertoriés dans le tableau du contentieux : \n\n \nEn mai 2019, suite à un comptage manuel, nous avions identifié plus de 600 dossiers \nclôturés avec des dettes à rembourser qui n’avaient jamais été traités et par \nconséquent qui n’apparaissaient pas dans le tableau de suivi.  \n \nLors de notre contrôle sur site le 28 septembre 2020, la collaboratrice administrative \nchargée de la gestion du contentieux nous confirme que ces dossiers n’ont toujours \npas pu être traités, dès lors les montants engagés relatifs à ces dossiers n’ont pas pu \nêtre estimés. \n  \nDe surcroît, depuis notre dernier contrôle, 130 nouveaux dossiers viennent de s’y \najouter, portant ainsi le total des cas à environ 730 dossiers non répertoriés dans le \ntableau du contentieux. \n\n                                                      \n1 Les chiffres communiqués peuvent inclure une marge d’erreur de moins de CHF 5'000.-. L’écart est non \nsignificatif. \n2 La liste des 450 dossiers nous a été transmise le 15 décembre 2020 par la direction du SSR. L’évolution de \ncette liste fera l’objet de suivi lors du prochain contrôle. \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   16 \n\nc. Résumé de la situation de l’ensemble des dossiers du contentieux à ce jour :  \n \n\n                      Montant3       Dossiers   \nTableau du contentieux     \nDossiers répertoriés avec le suivi des remboursements                1'006'000.00  257   \nDossiers répertoriés mais non suivi                 2'534'000.00  450   \n        \nTotal                 3'540'000.00  707   \n      \nDossiers non répertoriés dans le tableau du contentieux     \nDossiers comptés en mai 2019                       inconnu  600   \nNouveaux dossiers depuis le dernier contrôle                       inconnu 130   \n        \nTotal                      inconnu  7304   \n      \nNombre total  des dossiers contentieux                       1’437   \n        \n\n \nActions entreprises par le SSR pour combler le retard dans la gestion du contentieux \n\n \nUne personne a été engagée en CDD le 1er mars 2020 à 70% avec la tâche principale \nde mettre en place un processus efficace et informatisé de la gestion du contentieux. \nCependant, cette personne a été mutée sur une autre tâche ; le calcul du dommage \nrelatif aux paiements à double des loyers. \n \nLe Conseil Communal a récemment accordé le budget pour un nouveau poste en CDI \nà 70%, pour permettre le déploiement du contentieux dans CRESUS et la mise en œuvre \nd'une gestion automatique des débiteurs. Le recrutement pour ce poste a eu lieu le 14 \noctobre dernier et le SSR est sur le point de confirmer l'engagement d'une personne \navec des connaissances spécifiques tant au niveau juridique qu’administratif. \n\n \nEn parallèle, la cheffe du service des finances de la Ville, a proposé au Conseil \nCommunal l'engagement dans son service, d'une personne à 100%, qui aura la tâche \nd’analyser les quelques centaines dossiers de contentieux en suspens (non intégrés \ndans le tableau). Le recrutement pour ce poste est actuellement en cours. Le but du \nnouveau poste est l’identification des dossiers pour lesquels il n’y a pas eu de \nreconnaissance de dette et d’y remédier dans les meilleurs délais afin d’éviter une \nprescription de celle-ci. Une analyse des montants engagés sera également menée. \nCette aide sera dispensée uniquement durant quelques mois. \n\n \nRecommandation exceptionnelle :  \n \nAu vu de ce qui précède, nous constatons que l’état de situation de la gestion du contentieux \nn’a pas changé depuis notre dernier contrôle. Dès lors, nous maintenons notre \nrecommandation exceptionnelle du rapport 2019 relative à l’engagement de personnel avec \ndes compétences ad hoc pour la mise en place des processus efficaces et efficients de \ngestion des débiteurs. Nous retenons toutefois que le SSR a déjà entrepris les démarches dans \nce sens.  \n\n                                                      \n3 Les montants présentés sont arrondis en milliers. \n4 Suite à l’envoi du projet de rapport, le SSR nous a informé le 26 novembre 2020, d’avoir vérifié l’ensemble de \nces dossiers et avoir constaté qu’une partie de ceux-ci figurait bel et bien dans le tableau de gestion du \ncontentieux. Il ressort de l’analyse du SSR que seuls 249 dossiers n’étaient ni répertoriés ni suivis. Le 14 décembre \n2020, nous avons obtenu une liste de 230 dossiers dont nous allons analyser la pertinence et le suivi lors du \nprochain contrôle. \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   17 \n\n \n\n1.2.2 Processus de comptabilisation des recettes   \n \nEn 2019, ce processus a fait l’objet d’un contrôle essentiellement en raison du retard \ndans la comptabilisation des crédits sur le compte CCP dans les dossiers des \nbénéficiaires (SACSO). Il s’agissait d’un retard de plus d’un mois, équivalent à un \nmontant total de CHF 1'610'367 de recettes qui ne figuraient pas dans les comptes \nSACSO. \n \nLe processus de comptabilisation des recettes a été modifié et le retard a été \nentièrement rattrapé. Chaque bordereau est imputé dans le tableau de suivi Excel. \nDans ce fichier, les informations telles que la date, n° de pièce, visa et commentaire \n(demande en cours) sont inscrits. Toute l’équipe comptable a accès au fichier. Il n’y a \nplus de bordereau en suspens de plus de trois ou quatre jours ouvrables. \n \nLe jour de notre contrôle, nous avons constaté un décalage de trois jours dans la \ncomptabilisation des bordereaux CCP. Un écart de deux à cinq jours est tout à fait \nacceptable.  \n \n \n\nConstatation :  \n \n \nAu vu de ce qui précède, nous estimons que notre demande exprimée dans le rapport 2019 \nrelative au rattrapage du retard des encaissements a été traitée et qu’un processus adéquat \na été mis en place avec succès. \n  \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   18 \n\n \n\n2. OBSERVATIONS RELATIVES AUX PROCESSUS \n \n \n\n2.1 Processus de saisie et de contrôle des budgets mensuels  \n \nDès le 1er août 2020, les tâches de saisie des budgets ainsi que les autres virements aux \nbénéficiaires sont entièrement gérés par les AS. Les paiements aux fournisseurs tiers \n(gérances, caisses maladies etc.), sur la base d’une facturation, sont gérés quant à eux \npar le secteur de la comptabilité. Des formations ont été données dans le courant des \nmois de juillet et août par la cheffe de service à l’ensemble des collaborateurs \nconcernés. \n \nDans le cadre de l’harmonisation des processus de gestion des dossiers d’aide sociale \net dans le but du renforcement du système de contrôle interne, un processus du \ncontrôle des budgets mensuels a été établi dès le 1er août 2020.  \n \nCe processus a fait l’objet d’un document écrit, sous forme de marche à suivre, et a \nété mis à disposition des AS. En résumé, il s’agit pour les AS de contrôler les listes de \nbudgets détaillés qui ont été générés mais qui n’ont pas encore été versés.  \n \nLes contrôles, tels qu’ils sont décrits, consistent à :  \n \n- passer en revue un premier listing (FOU3E), supprimer les saisies obsolètes, corriger \n\nles écritures erronées qui seront à payer dans le futur ;  \n- passer en revue un deuxième listing (FOU1E5) et procéder aux corrections \n\nnécessaires via les masques ad-hoc (FOU17 pour la saisie des paiements \npériodiques et FOU30 pour la saisie des paiements individuels).  \n\n \nNous avons effectué un test de cheminement du processus, avec la cheffe du service, \nle 24 septembre à la veille de la libération des budgets. Nous avons parcouru les étapes \ncitées dans le document écris. La cheffe du service a extrait les listings des budgets \nsaisis (FOU3E et FOU1E) d’un AS choisi par hasard. \n \n\nConstatations :  \n \n\nLors de cette vérification, nous avons constaté que l’AS concerné n’avait pas effectué \ncorrectement les contrôles.  \n \na. Le premier listing (FOU3E) contenait de multiples saisies non pertinentes (les paiements \n\n« flottants »). Il s’agit des lignes de saisie avec un code de blocage, sans impact financier, \nqui n’ont pas été supprimées dans le système. Dès lors, elles polluent la liste, et si elles sont \nnombreuses, ne permettent pas un contrôle efficace des budgets détaillés. \n \n\nb. Sur le deuxième listing (FOU1E), nous avons constaté l’existence d’une ligne de saisie du \nloyer à payer à la gérance (comptabilisée par ordre permanent) alors que l’AS avait \négalement saisi le paiement du loyer dans le budget à verser directement au bénéficiaire. \n\n \nLa cheffe du service a procédé, de suite, à la suppression du paiement du loyer dans le \nbudget du bénéficiaire. \n\n \n \n\n                                                      \n5 Seules les saisies dans FOU1E contiennent le code ad-hoc permettant la libération du paiement. \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   19 \n\n \nRecommandation :  \n\n \nÀ notre sens, le détail des contrôles à effectuer n’est pas assez précis dans le processus décrit. \nNotamment, pour l’étape N° 1, il conviendrait de préciser qu’il s’agit de contrôler les paiements \n« flottants », non pertinents et de les supprimer ligne par ligne dans le FOU30 et ensuite \nsupprimer l’ordre permanent si existant dans FOU17. Pour l’étape N°2, au vu des nombreuses \nerreurs constatées de paiements à double qui existent encore à ce jour, il conviendrait de \npréciser de contrôler les rubriques et les montants, dossier par dossier. Un contrôle spécifique \net important est celui de s’assurer si pour une ligne de loyer à payer à la gérance/propriétaire \nil n’existe pas une ligne de loyer saisie dans le budget à verser au bénéficiaire. Nous \nrecommandons de compléter le processus écrit en détaillant les contrôles à effectuer.   \n\n \nDemandes :  \n \na. Nous demandons que tous les AS respectent le processus mis en place de contrôle des \n\nbudgets mensuels avant paiement. \n \n\nb. Nous demandons la mise en place d’un contrôle dit des « quatre yeux ».  \nLe cas échéant un contrôle des listings corrigés pourrait être effectué (par \nexemple impression des listings et remise à la cheffe de l’office).  \n \n \n\n2.2  Processus de libération des paiements \n \n\nDès le mois d’août 2020, chaque AS sort la liste des budgets préparés mais pas encore \npayés. Il le signe et le transmet au secteur de la comptabilité pour la libération des \npaiements du mois. Pour les paiements individuels, effectués une fois par semaine, il \ns’agit du même procédé. \n \nPlusieurs contrôles détaillés sont effectués par la comptabilité, notamment : \n \n\n- Code 100 qui signifie le versement sur un compte bancaire/CCP (code 020 concerne \nle paiement par la caisse) ;  \n\n- Les montants négatifs, si existants sont à signaler à l’AS ;  \n- Les montants > CHF 5'000.- : signature obligatoire d’un membre de la direction ;  \n- Si le nom d’un bénéficiaire apparaît plusieurs fois ;  \n- Si le numéro doc est égal à « divers », il s’agit du paiement à une personne dans l’UA \n\nmais qui n’est pas responsable du dossier. On vérifie dans SACSO GL, que cette \npersonne est bel et bien dans l’unité d’assistance. \n\nFinalement, on édite la fiche FOU3E de tous les paiements du jour concernant l’AS et \non vérifie le total de cette liste avec le total de celle reçue de l’AS. Si les totaux sont \négaux, cela passe en paiement. \n \n\nConstatations :  \n \na. Au vu de ce qui précède, nous estimons que la demande du rapport 2019 relative à la \n\nmise en place d’un planning pour le paiement des budgets a bel et bien été suivie.  \n \n\nb. Quant à la demande du rapport 2019 relative à la mise en place d’un contrôle sous forme \nde révision des listes de paiements, celle-ci a été partiellement suivie à travers le contrôle \ndes saisies effectué par l’AS même. Cependant, au vu des erreurs constatées lors du \ncontrôle du processus mais aussi lors du contrôle détaillé des dossiers, nous estimons que \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   20 \n\nles démarches entreprises ne sont pas encore entièrement satisfaisantes. Nous renvoyons \nle lecteur à la recommandation et aux remarques, ci-avant, sous le point 2.1.   \n\n2.3 Processus de gestion de paiement des loyers \n \nLes loyers sont versés, soit directement au bénéficiaire lors de l’établissement du budget \nmensuel par l’AS, soit à la gérance/au propriétaire par le biais des ordres permanents \nvia la comptabilité. Le mode de paiement via les ordres permanents (et non plus par \ndes bulletins de versement individuels) a été établi au courant du deuxième semestre \n2019, suite à notre contrôle sur site.  Une assistante comptable, est chargée de la \ncomptabilisation et du paiement des loyers. \n \nLe processus du paiement des loyers aux gérances/propriétaires a été amélioré depuis \nle 1er août 2020. Un formulaire a été créé pour les cas de « premier \nversement/modification/arrêt » des loyers. L’AS remplit ledit formulaire, y joint le \njustificatif (bail à loyer, avenant, lettre de résiliation etc.) et le transmet à l’assistante \ncomptable.  \n \nLes justificatifs sont archivés en format papier dans un classeur. Il en existe 7 et il y a un \nonglet par AS. La part des loyers hors normes est gérée et retenue par l’AS.  \n\n \n \nConstatations :  \n \na. Au vu de ce qui précède, nous estimons que la demande du rapport 2019 relative à la \n\nmise en place d’un processus standard de transmission des BVR du loyer à la comptabilité \na été bel et bien suivie.  \n\n \nb. Lors de ce contrôle, nous avons constaté qu’il n’existe aucune vérification permettant de \n\ns’assurer que l’AS ne paie pas, de son côté, le loyer dans le budget d’aide sociale au \nbénéficiaire. \n\n \nc. Il n’existe pas une liste informatique des loyers gérés par ordres permanents. \n\n \nd. Il n’existe aucun contrôle sur les retenues qui concernent la part hors normes des loyers \n\ndans les budgets d’aide sociale.  \n \n\n \nConstatations lors des contrôles de détail :  \n \na. Au vu du volume des erreurs de paiement des loyers à double que nous avions constatées \n\nlors du dernier contrôle en 2019, nous avons effectué un contrôle détaillé de tous les loyers \nversés par le SSR pour la période de janvier à juin 2020 (période de 6 mois). Ce travail a été \neffectué avant notre arrivée pour le contrôle sur site. Dans l’ensemble, nous avons constaté \ndes loyers payés à double pour 37 dossiers et pour un montant total de CHF 48'616.55. Il \ns’agit essentiellement des paiements à la fois à la gérance et au bénéficiaire. \n\n \nb. Nous avons également effectué un contrôle détaillé de tous les loyers versés par le SSR \n\npour la période de juillet à septembre 2020 (période de trois mois). Ce travail a été effectué \nen septembre. Dans l’ensemble, nous avons constaté des loyers payés à double pour 17 \ndossiers et pour un montant total de CHF 20'359.70. Il s’agit essentiellement des paiements \nà la fois à la gérance et au bénéficiaire. \n\n \nc. Sur la période de janvier à septembre 2020, une dizaine de loyers sont versés à double à \n\nla gérance. Par conséquent, nous constatons que le processus de paiements des loyers \npar ordre permanent en soit ne pallierait pas au risque des doubles paiements de loyer. \n\n \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   21 \n\nLa liste des erreurs de loyers que nous avons établie est adressée en format Excel (annexe \nIV) à la direction du SSR. \n\n \n \n \n\nDemandes :  \n \na. Afin de limiter les risques de double paiement des loyers, nous demandons dans les \n\nmeilleurs délais et avant la mise en place d’un processus efficace et confirmé, le contrôle \nmensuel des paiements des loyers. Nous suggérons que cette vérification soit faite dans les \n5 premiers jours du mois en s’assurant que le loyer n’est payé qu’une seule fois, soit à la \ngérance/propriétaire ou directement au bénéficiaire. \n \n\nb. Nous demandons la mise en place d’un processus de suivi des loyers, par exemple via une \nliste informatique des ordres permanents.  \n\n \nc. Nous demandons la mise en place d’un système de contrôle des déductions de la part \n\nhors normes des loyers. \n \n \n\n2.4 Processus de gestion des dossiers d’aide sociale \n \nRapidement dès sa nomination à la tête du SSR de La Chaux-de-Fonds, la cheffe du \nservice a procédé à la formation des AS et la mise en place des processus de gestion \nharmonisés des dossiers d’aide sociale.  \n \nLors de nos divers entretiens avec les AS et pendant le contrôle détaillé des dossiers, \nnous avons constaté l’uniformité de la tenue des journaux en format informatique, \ncontenant les informations principales dans chaque dossier mais aussi des formulaires \nExcel de suivi des dettes.  \n \n \n\nConstatations :  \n \n\na. Au vu de ce qui précède, nous estimons que nos demandes du rapport 2019 relatives à \nl’utilisation obligatoire de la fiche « Infos principales » intégré dans le journal, à la mise en \nplace d’une fiche de suivi des dettes harmonisée, à la mise en place de formations \nponctuelles ou continues pour les AS concernant le contrôle des frais à payer et à la \nconsultation des écritures comptables ont bel et bien été suivies.  \n\n \nb. Suite à nos contrôles, nous constatons une nette amélioration dans la gestion des dossiers \n\npar les AS. Néanmoins nous relevons des manquements qui nous empêchent d’atteindre \nun seuil tolérable d’erreurs d’où le maintien de certaines de nos observations du précédent \nrapport. \n\n \nToutefois, nous rendons attentif le lecteur au fait que des efforts considérables ont été faits \nautant de la part de la direction que par les AS malgré la crise sanitaire qui n’a pas facilité \nle suivi et la mise en place des formations.  \n\n \nDemandes :  \n \na. Nous demandons d’éviter strictement le remboursement des frais sans pièce justificative \n\noriginale et pertinente.  \n \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   22 \n\nPar pièce justificative pertinente, on entend un document portant au minimum la date et \nle montant de la dépense effective, ainsi que le nom/titre du fournisseur et l’objet de la \ndépense (service/matériel). \n \n\nb. Nous demandons la mise à jour des documents manquants dans les dossiers (Conventions \nde divorce/séparation, les formulaires de renseignements obligatoires etc.). \n\n \nc. Nous demandons que le paiement des frais à rembourser (non pris en charge par l’aide \n\nsociale) soit strictement exceptionnel.  \n \n\nPour des situations particulières où le bénéficiaire n’est pas apte à gérer ses factures, le \npaiement de telles factures devrait faire l'objet d'une déduction directe sur le budget \nmensuel, à moins que le montant de la facture soit important et que cela mette en \ndifficulté le bénéficiaire. \n\n \nRecommandation :  \n \nLes décomptes OPA font l’objet de paiement sans contrôle au niveau du détail ou des pièces \njustificatives étant donné que le dossier est géré par un curateur. Or, les erreurs de la part des \ncurateurs sont constatées de temps à autres dans les dossiers du SSR de la Chaux-de-Fonds \n(exemple : dossier C89-01371), mais aussi dans d’autres SSR. Nous recommandons d'effectuer \ndes contrôles sur les décomptes OPA.  \n \n\n \n\n2.5 Processus de gestion des frais médicaux ; \n \nLa gestion des frais médicaux concerne la gestion du paiement des « factures \nmaladies » et des primes ainsi que la comptabilisation des encaissements relatifs aux \nremboursements des assurances. Une collaboratrice administrative, chapeaute la \ngestion des frais médicaux. Deux autres collaboratrices sont affectées à ce secteur \n(2.35 EPT). Le processus de la gestion des frais médicaux a été modifié et amélioré en \njuin 2020. Il existe deux documents écrits des contrôles à effectuer par le secteur de la \ncomptabilité et par les AS : « Vérification et traitement des factures médicales des \nbénéficiaires dont la caisse maladie est sous gestion du SCAS… » et « Vérification et \ntraitement des décomptes de prestations et factures de primes LAMal ». \n \nIl existe deux situations :  \n \na. Le bénéficiaire gère lui-même les décomptes de primes et frais médicaux.   \n\n \nDès lors, le SSR ne paie aucune facture médicale pour le bénéficiaire. Les frais \nmédicaux, pris en charge par l’aide sociale, sont remboursés au bénéficiaire, par \nle secteur de la comptabilité, sur la base des décomptes de prestations de la caisse \nmaladie. \n \n\nb. Le SSR gère la caisse maladie et les décomptes de frais médicaux pour le \nbénéficiaire.  \n\n \nLe bénéficiaire signe une procuration pour la gestion des frais médicaux. Ainsi, le \nsecteur de la comptabilité paie les factures maladies qui lui parviennent par les AS \n(factures visées par l’AS). Les remboursements de la caisse maladie se font \ndirectement sur le compte CCP du SSR. Le décompte des prestations parvient \ndirectement à ce dernier. \n \nLes frais non reconnus doivent être retenus au bénéficiaire. Dès lors, le secteur de la \ncomptabilité indique les informations ad-hoc sur une feuille jaune établie dans ce \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   23 \n\nbut. La feuille jaune est à remettre à l’AS. L’AS a la responsabilité d’imputer et de \nretenir le montant dans la rubrique 109. Aucun contrôle n’est effectué à ce stade \npour savoir si l’AS a bien fait la retenue dans SACSO. \n\n \nDemande :  \n\n \nNous n’avons pas effectué de contrôle pour déterminer l’ampleur du risque relatif au \nmanquement des retenues des frais non reconnus sur les budgets. Cependant, lors de notre \nentretien avec une AS, nous avons constaté qu’elle n’avait pas appliqué la retenue pour \ncertains frais médicaux sur le budget du mois passé alors qu’elle avait bien reçu la feuille jaune \ndans les temps. Nous demandons la mise en place d’un contrôle, partiel ou complet, des \nretenues effectuées. Par exemple, un contrôle périodique à effectuer, partiel ou complet, par \nles collaboratrices du secteur frais médicaux, sur la base des copies des feuilles jaunes qu’elles \nont à disposition. \n\n \n \n\nRecommandation :  \n \n\nDans le processus « Vérification et traitement des factures médicales des bénéficiaires dont la \ncaisse maladie est sous gestion du SCAS… », le dernier contrôle consiste à la vérification des \ndécomptes de prestations reçues des Caisses maladies relatif aux remboursements effectués \nsuite à l’envoi des factures médicales. Ce contrôle est mis en suspend à ce jour en raison du \nmanque de temps. La collaboratrice administrative chargée de la gestion des frais médicaux \nnous a expliqué que le pourcentage d’erreurs des caisses se situe à moins de 5%. Nous \nrecommandons tout de même la reprise de ce contrôle dans les meilleurs délais et dans la \nmesure du possible. \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\n  \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   24 \n\n3. OBSERVATIONS RELATIVES AUX DOSSIERS CONTRÔLÉS \n \n\n3.1 Contrôle des écritures dans les dossiers clôturés ;  \n \nEn amont à notre contrôle sur site, nous avons effectué une analyse détaillée sur \nl’ensemble des écritures de janvier à juin 2020 dans les dossiers clôturés afin d’évaluer \nle risque financier relatif aux versements indus aux personnes qui ne sont plus \nbénéficiaires de l’aide matérielle.  \n \nNous constatons qu’il y a 116 dossiers clôturés avant 2020 qui comportent encore des \nécritures sur la période analysée. Il s’agit essentiellement des encaissements des \nmontants reçus de la part des anciens bénéficiaires (remboursement de dettes) et/ou \ndes prestataires diverses (par exemple des rentes rétroactives ou des remboursements \ndes caisses maladie). Cependant 14 dossiers contiennent des écritures avec des \nmontants positifs. Selon notre analyse, il s’agit surtout des erreurs d’imputation \ncomptable attribuées à un mauvais dossier et qui n’ont aucun impact financier.  \n \nIl est à noter que depuis février 2020, tous les dossiers clôturés comportent des ** devant \nle nom du bénéficiaire. Ceci permet de rendre attentif les collaborateurs lors de la saisie \nqu’il s’agit d’un dossier clôturé. \n\n \nConstatations :  \n \na. Sur l’ensemble des dossiers contrôlés, un seul dossier contient de l’aide indue. Ceci provient \n\nd’une erreur de calcul du montant à rétrocéder au bénéficiaire sur les rentes rétroactives \net non pas d’un versement erroné. \n \n\nb. Au vu de ce qui précède, nous avons l’assurance qu’il n’y a pas eu de versement indu aux \npersonnes qui ne bénéficient plus de l’aide sociale. \n \n\nc. Ci-dessous, nous présentons les dossiers pour lesquels des corrections sont nécessaires. \n \n\n \n\nNo. Dossier\nEtat du \ndossier\n(code)\n\nDate \nbouclement\n\nTotal \ndépenses\nannée \ncourante Commentaires ODAS-contrôle\n\nImpact financier\n\nC89-01646 7 31.01.2016 29.5\n\nSelon fichier d'extraction du 02 juillet 2020 du SIEN, une écriture \nde CHF 29.50 a été comptabilisée le 09.06.2020 dans ce \ndossier. Il s'agit d'une erreur d'imputation, à vérifier le bon dossier \net extourner. 0.00\n\nC89-08428 7 31.07.2019 400\n\nLa dette d'aide sociale de 07.2018 à 31.07.2019 + les frais \npayés après le bouclement du dossier est de CHF 19'536.90. \nCependant, le Rétroactif de la CCNC 07.2018-07.2019 pour un \nmontant de CHF 2'860.00 a été restitué dans sa totalité au \nbénéficiaire => non respect de la subsidiarité ! 2'860.00\n\nC89-08508 7 30.06.2013 110.05\n\nUne facture médicale a été comptabilisée le 09.06.2020 dans ce \ndossier, Il s'agit d'une erreur d'imputation, à vérifier le bon dossier \net extourner. 0.00\n\nC89-10740 7 31.08.2014 86.4\n\nUne facture médicale a été comptabilisée le 18.06.2020 dans ce \ndossier, Il s'agit d'une erreur d'imputation, à vérifier le bon dossier \net extourner. 0.00\n\nC89-12303 7 28.02.2015 258.45\n\nUne facture RC ménage a été comptabilisée le 10.06.2020 dans \nce dossier.  Il s'agit d'une erreur d'imputation, à vérifier le bon \ndossier et extourner. 0.00\n\nC89-14509 7 31.08.2017 549.5\n\nLes frais d'achat de l'ordinateur de Zak ont été comptabilisés le \n29.06.2020 dans ce dossier en lieu et place du dossier des \nparents C89-08933. Il s'agit d'une erreur d'imputation. Montant à \nextourner dans le bon dossier. 0.00\n\nC89-16556 7 30.06.2019 751.6\n\nUn dossier d'aide sociale est ouvert depuis 07.2019 au Locle or \nles frais médicaux sont payés encore en 2020 pour cette \nbénéficiaire par la CDF. \nPas d'impacte financier au niveau du pot commune. \nCependant, il faudrait en informer le secteur FM et transmettre la \ngestion de la caisse maladie au SSR des Montagnes \nNeuchâteloises. 0.00\n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   25 \n\n \n \n\n3.2 Contrôle détaillé des dossiers sur la base de l’échantillon aléatoire ;  \n \nUn fichier Excel contenant la liste des dossiers contrôlés et des observations est joint au \nprésent rapport (annexe III). Le tableau ci-dessous résume les problématiques \nrencontrées lors de notre contrôle. La présentation des résultats tient compte de la \nfréquence des erreurs ainsi que de l’importance des montants de l’aide indue. \n \nComme mentionné précédemment, nous constatons une nette amélioration dans la \ngestion des dossiers par les AS. Néanmoins nous observons toujours des manquements \nau niveau du respect des directives et des contrôles de la situation d’indigence qui \nnous empêchent d’atteindre un seuil tolérable d’erreurs, d’où le maintien des \ndemandes du précédent rapport (le point D. concerne une nouvelle demande). \n \nNous rendons attentif le lecteur au fait que la direction du SSR a traité en priorité le \nchangement des processus ainsi que la formation des AS. Pour pallier aux lacunes du \nsuivi des directives, des formations sont toujours en cours lors des colloques journaliers. \n \n\nContexte Observations  \nA. Fortune / assurance vie \n \nLes contrôles de la situation de l’indigence ne \nsont pas encore établis. Nous maintenons nos \ndemandes du rapport 2019 \n \n\nDemande : Nous demandons la mise en \nplace du contrôle de la dernière \ntaxation via BACEDOS.  \nLe processus d’accès à la dernière \ntaxation via BACEDOS a été transmis au \nSSR en pièce jointe au rapport 2019 sous \nl’annexe V. \n \nDemande : Nous demandons la mise en \nplace de contrôles aléatoires des \nextraits des comptes bancaires/CCP de \ntous les membres de la famille. \n \n \n\nB. L’aide aux bénéficiaires sans titre de \nséjour valable \n\n \n      Exemple dossier C89-06571 \n\nDemande : Nous demandons le respect \nde la directive ODAS N° 5/2011 relative \nà l’aide attribuée aux bénéficiaires sans \ntitre de séjour valable. \n\nC. Les personnes proches de l’âge de la \nretraite \n\n \nNous constatons que certains dossiers d’aide \nsociale peuvent être clôturés si les démarches \nd’obtention des rentes AI et PC sont faites \ndans les temps.  \n \nNous avons également constaté deux \nsituations où la personne touche des rentes \nsuffisantes, voir même supérieures au budget \nd’aide matérielle, cependant, son dossier \ncourt toujours engendrant une dette en \nfaveur du bénéficiaire.  \nExemple dossier C89-06925 \n \n \n\n \n \n \nDemande : Nous demandons la mise en \nplace d’un contrôle pour examiner la \npossibilité de fermeture des dossiers des \npersonnes proches de l’âge de la \nretraite qui pourrait bénéficier de rentes \nAVS et PC. \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   26 \n\nD. Activité indépendante  \n \nSelon la directive ODAS N°4/2015 ; « Est \nconsidéré comme "indépendant" toute \npersonne exerçant une activité à son nom et \nà son compte, qui assume le risque \néconomique de l’entrepreneur et ne dépend \npas de l’organisation d’une entreprise. […] \nLes personnes qui occupent dans une \nentreprise (Sàrl, SA ou société coopérative) \nune "position assimilable à celle d'un \nemployeur" au sens de la Loi sur l'assurance-\nchômage (art. 31 al. 3 let. c LACI) doivent être \nconsidérées comme indépendantes, du point \nde vue de l'aide sociale. Ladite directive fixe \nles conditions et la durée de l’aide matérielle \npour ces situations. \n \nNous avons constaté que l’aide matérielle est \noctroyée à une personne active en tête de \ndeux sociétés coopératives. Les conditions de \nla directive ODAS N°4/2015 n’ont pas été \nrespectées (Dossier C89-00287). \n \nCette situation a été signalée et est en cours \nd’analyse par le SSR au moment de la \nrédaction du rapport. \n \n\n \n \nLors des entretiens avec l’AS concerné \nainsi qu’avec la direction actuelle du \nSSR, nous avons constaté qu’il s’agit \nd’une pratique non conforme du SSR de \nlongue date et qui perdure.  \n \nDemande : Nous demandons l’analyse \net la régularisation des situations des \nbénéficiaires avec une activité \nindépendante ou assimilable à celle \nd’un employeur dans les meilleurs \ndélais, dans le respect de la directive \nODAS N° 4/2015.    \n\nE. Les retenues pour le remboursement des \ndettes (prestations circonstancielles \nremboursables et/ou aide indue) sont \ninférieures au seuil de 15%. \n \n \n\nDemande : Nous demandons le respect \nde la directive ODAS N° 5/2017 \n(anciennement N°5/2015) relative aux \nremboursements. \n\nF. La majoration de 5% d’intérêt sur le \nmontant de préjudice suite à une faute \ngrave du bénéficiaire n’est pas \nappliquée. \n \n \n\nDemande : Nous demandons le respect \ndes articles 44 LASoc et 27 RELASoc ainsi \nque la directive ODAS N° 5/2017 \n(anciennement N°5/2015) relative aux \nremboursements. \n\nG. Dépassement des frais de l’assurance RC \net ménage par rapport aux seuils \ndéterminés dans la directive.  \n \n\n         \n\nDemande : Nous demandons le respect \nde la directive ODAS N° 6/2017 \n(anciennement N°2/2002) relative aux \nassurances ménage et responsabilité \ncivile privée. \n\nH. Les 10% de frais dentaires non retenus sur \nle forfait d’aide sociale. \n \n \n\nDemande : Nous demandons le respect \ndu changement de pratique \ncommuniqué le 12 septembre 2017 par \nODAS à l’ensemble des SSR relatif à la \nprise en charge de 10% des frais \ndentaires par le bénéficiaire. \n\n \n \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   27 \n\n \n\n4. OBSERVATIONS RELATIVES AU NON-RESPECT DU PLAN \nCOMPTABLE  \n\n \nLes budgets mensuels ainsi que la plupart des prestations circonstancielles sont imputés \npar les AS dans SACSO. Le non-respect du plan comptable rend complexe la lecture \ndes dépenses d’aide matérielle dans les dossiers. \n \nNos contrôles détaillés des dossiers ont permis de constater une nette amélioration du \nrespect du plan comptable et une harmonisation des saisies dans les rubriques ad-hoc. \nNéanmoins nous relevons qu’il existe toujours des incohérences qui nous empêchent \nd’atteindre un seuil tolérable d’erreurs dans les écritures comptables d’où le maintien \nde notre recommandation du précédent rapport. \n \nÀ l’approche du changement de logiciel de gestion des dossiers d’aide sociale, nous \nrenonçons à formuler une demande stricte du respect du plan comptable.  \n \n\nRecommandation :  \n \nPour la période restante jusqu’à l’arrivée du nouveau logiciel dans le courant 2021, nous \nrecommandons de respecter les bases comptables dans la mesure du possible pour une \nquestion de transparence et de clarté des dossiers. \n \nCi-dessous nous présentons quelques exemples des règles comptables à respecter.  \n \na. Les différences de loyer doivent être comptabilisées sous la rubrique 201 « loyer » puisqu’il \n\nne s’agit pas du remboursement de dettes. \n \nb. Rubrique 517 et sa contrepartie 817 :  \n\n \nLes prestations circonstancielles à caractère particulier ou urgent, qui ne sont pas à \nconsidérer comme des dépenses d'aide matérielle et qui doivent être remboursées, sont à \ncomptabiliser sous la rubrique 517 « Prestations circonstancielles remboursables ». \n\n \nEn contrepartie, les retenues sur le forfait pour le remboursement de ces prestations \ncirconstancielles remboursables doivent être comptabilisées sous la rubrique 817. \n\n \nc. Rubrique 109 « Autres dépenses » :  \n\n \nAutres dépenses, qui sont normalement comprises dans le forfait (par exemple facture de \nl’électricité), payées directement par le SSR, sont à comptabiliser sous la rubrique 109 \n« Autres dépenses ». Elles doivent faire l’objet de retenue, pour le même montant, \ndirectement dans cette même rubrique 109.  \n \nSi le montant de la facture est trop élevé par rapport au forfait, la retenue peut se faire en \nplusieurs fois, mais toujours dans la même rubrique. Ceci indépendamment des 15% de \nretenue pour le remboursement d’autres dettes dans les rubriques 812 et 817. \n\n \nd. Rubrique 812 « remboursement personnel » :  \n\n \nCette rubrique est utilisée pour la comptabilisation des remboursements de dette (et non \npas les prestations circonstancielles). Par exemple, un remboursement pour l’aide indue, \nou le remboursement suite à un héritage. \n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n \n\nSSR CdF-2020 / MS  28 \n\n5. SUIVI DES OBSERVATIONS DU PRÉCÉDENT RAPPORT \n \n \n\n \n \n\n  \n\n1 Lacunes dans l’harmonisation des processus de gestion\ndes dossiers.\n\nNous recommandons l’engament en CDD d’une personne externe avec des connaissances\ndans la mise en place des processus et d’éventuelles connaissances dans la gestion\nadministrative du secteur social de notre canton, ceci dans le but de pallier aux lacunes dans\nla gestion des dossiers.\n\nActions entreprises et en cours ; état satisfaisant \nMme CR, issue du CCFI, a été engagée dès le 1er juillet 2020 en CDI, à \n60%, en tant que "Chargée de procédures et formations"\nMme A. Steiner, la nouvelle cheffe du service (précédemment cheffe du \nSSR du LO) a entamé l'harmonisation des processus dès son arrivée \nanticipée en janvier 2020 à 30% et officiellement dès juin 2020 à 100%. \nElle a notamment organisé des formations pour les nouveaux et anciens \nAS en juillet et août 2020. \nMme Laetitia Mauerhofer, issue du SSR du Littoral Ouest, a rejoint le SSR \nde la Chaux-de-Fonds en début septembre 2020 en CDI, à 100%, en tant \nque "cheffe d'office". Ses principaux rôles sont l’accompagnement des \nAS, le contrôle de l’application des nouvelles procédures, la formation des \nAS et le traitement des questions relatives à la gestion des dossiers lors \nd’entretiens journaliers.\n\n2\n\nRattrapage des retards dans la comptabilité SACSO et\ncertaines tâches administratives, notamment la gestion du\ncontentieux. Au vu de nos observations, la nécessité du\nrattrapage des retards dans les meilleurs délais est une\névidence. Cependant, s’agissant d’une situation de crise,\ncet objectif nous semble peu réalisable avec l’effectif actuel.\n\nConsidérant les pertes financières dues au manquement de certains contrôles, au manque de\nsuivi des contentieux, et à l’approche du délai de migration vers KISS, nous estimons\njudicieux et nous recommandons l’engament en CDD d’une personne dans le secteur\nadministratif-comptabilité pour renforcer l’équipe temporairement. \n\nAction entreprise mais mise en veilleuse au profit d'autres mesures ; état \nnon satisfaisant \nUne personne a été engagée en CDD en début 2020, d'abord à 60% et \nensuite à 90% depuis août afin de mettre en place un processus efficace \net informatisé de la gestion du CX. Cependant, cette personne a été \nmutée sur une autre tâche ; le calcul du dommage relatif aux paiements à \ndouble des loyers.\n\n3\n\nProcessus de la comptabilisation des recettes :\nLors de notre contrôle, nous avons constaté un retard de\nplus d'un mois dans la comptabilisation de certains\nbordereaux de Postfinance relatifs aux encaissements.  \nEn effet, lorsqu’il y a des éléments inconnus pour la\ncomptabilisation d’un encaissement (par ex. le nom du\nbénéficiaire concerné) l’ensemble du bordereau reste en\nattente jusqu’à la clarification du point manquant. \n\nNous demandons la comptabilisation de l’ensemble du bordereau et l’utilisation du compte \nd’attente pour les encaissements avec les éléments manquants. Ceci exige notamment un \nsuivi rigoureux du compte d’attente.\n\nActions entreprises et en cours ; état satisfaisant \nRetard rattrapé grâce aux modifications du processus de \ncomptabilisation. La comptabilisation des recettes est à jour selon nos \nconstats au moment du contrôle sur site.\n\nCommentaires de l'ODAS-contrôle concernant les \nprocessus/contrôles mis en place depuis le dernier rapportDemande / RecommandationN° Observations\n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n \n\nSSR CdF-2020 / MS  29 \n\n \n\n4\n\nProcessus comptabilisation et paiement des loyers : \n1.  Des loyers payés pour les dossiers clôturés, car il n’y\na pas de contrôle pour vérifier si le dossier est toujours\nactif.\n\n2.  Des loyers payés à double.\n\n3. Il n’y a pas de processus harmonisé dans la gestion\ndes loyers au sein des AS. Notamment, la\ncomptabilisation de la part hors normes des loyers se fait\ndes façons différentes. Ce qui augmente le risque d’erreur\net rend complexe la tâche du contrôle.\n\n1.   En sus du nouveau contrôle par listing, nous demandons la mise en place d’un\nprocessus harmonisé du suivi des loyers par les AS. \n\n2.1. Nous demandons la mise en place d’un processus standard de transmission des BVR\ndu loyer à la comptabilité.\n\n2.2. Nous demandons, au minimum jusqu’à la mise en place des contrôles efficaces dans\nle processus de la gestion des loyers, la mise en place d’un contrôle complet ou partiel des\nversements à double de tous les loyers du mois y compris les loyers versés aux\nbénéficiaires via le budget.\n\n3. Nous demandons la mise en place d’un système de contrôle des déductions de la part\nhors normes des loyers.\n\nActions entreprises et en cours ; état pas entièrement satisfaisant\n\n1. & 2. Un nouveau processus de la gestion du paiement des loyers a \nété mis en place. Les loyers payés aux gérances et propriétaires sont \ngérés actuellement par des ordres pérmanents en lieu et place des \npaiements individuels. Un formulaire adhoc a été établi pour \najouter/modifier/supprimer un ordre permanent.\n\nCependant, il y a toujours au moment du contrôle, des erreurs de \npaiement à double essentiellement lorsque l'AS paie, par erreur, le loyer \nau bénéficiaire dans son budget d'aide sociale en plus du loyer qui est \nversé à la gérance/propriétaire par le secteur comptabilité.\n\nÁ notre sens, il manque un contrôle de matching entre la liste des \nloyers à payer par OP et la liste des loyers à payer sur les budgets.\n\n3. Á ce jour, il n'existe aucun contrôle particulier sur les déductions de \nla part hors normes des loyers. \n\n5\n\nProcessus libération des paiements : \n1.  Les paiements se font régulièrement tout au long du\nmois pour les budgets et les factures.\n\n2. Il n’existe pas de contrôle des listes de paiement avant\nla libération. \n\n1.    Nous demandons la mise en place d’un planning pour le paiement des budgets avec\nmaximum 3 dates dans le mois. \n\n2.  Nous demandons la mise en place d'un contrôle sous forme de révision (complète ou\npartielle ou voire même aléatoire) des listes de paiements.\n\nActions entreprises et en cours ; état pas entièrement satisfaisant\n1. Un processus harmonisé des paiements des budgets mensuels a été \nmis en place dès août 2020. \nS'agissant d'un nouveau processus avec de nouvelles tâches de saisies, \nil y a encore des erreurs significatives dans les paiements. Nous avons \ntout de même constaté une tendance en baisse c.à.d. moins d'erreur \npour les budgets des mois de septembre et octobre  en comparraison \navec ceux du mois d'août.\n\n2. Il n'existe pas de contrôle des quatre-yeux ni aucun autre contrôle \naléatoire par une deuxième personne autre que l'AS.\n\n6\n\nProcessus de gestion des dossiers d’aide sociale : \nA. Manque d’harmonisation des fiches de renseignements.\n\nB. Pièces justificatives manquantes.\n\nC. Des documents administratifs manquants.\n\nD. Trop de dépenses en prestations circonstancielles\nremboursables = création de dettes de plus en plus\nélevées.\n\nE. Absence de contrôle des décomptes OPA.\n\nF. Des versements à double dans le budget mensuel.\n\nA.1. Nous demandons l’utilisation obligatoire de la fiche « Infos principales » qui résume la\nsituation de l’unité d’assistance en termes de situation familiale, financière, études, ménage\netc. \n\nA.2. Nous demandons la mise en place d’une fiche de suivi des dettes harmonisée qui\ndétaille les dettes et les remboursements / retenues. \n\nB. Nous demandons d’éviter strictement le remboursement des frais sans pièce justificative\noriginale et pertinente. \n\nC. Nous demandons la mise à jour des documents manquants dans les dossiers.\n\nD. Nous demandons que le paiement des frais à rembourser (non pris en charge par l’aide\nsociale) soient strictement exceptionnel.\n\nE. Nous recommandons d'effectuer des contrôles sur les décomptes OPA.\n\nF. Nous recommandons la mise en place de formations ponctuelles ou continues pour les\nAS relatives au contrôle des frais à payer et à la consultation des écritures comptables. \n\nActions entreprises et en cours ; état pas entièrement satisfaisant \n\nA.1.  Les informations principales relatives à la situation du bénéficiaire \nont été intégrées dans le nouveau modèle du tenue de journal. \n\nA.2.  Fiche de suivi des dettes harmonisée a été mise en place.\n\nB.  Nous constatons toujours des remboursements de frais sans pièce \njustificative originale et pertinente. \n\nC. Il y a toujours des manquements au niveau des documents \nadministratifs dans les dossiers mais dans une proportion moins \nimportante que lors du précédent contrôle.\n\nD. Nous avons constaté une baisse dans le paiement des frais à \nrembourser: Cependant, il reste une marge de progression.\n\nE. Les décomptes OPA ne sont pas contrôlés. \nNous avons constaté des erreurs de franchise sur le revenu dans un \ndossier et ceci depuis l'ouverture du dossier en 2018 à ce jour.\n\nF. Des formations ont eu lieu en juillet et août 2020. Sur le budget d'août \nà octobre 2020, nous constatons encore des erreurs. Le seuil d'erreur \ntolérable n'est pas encore atteint. Les démarches entreprises nous \nsemblent plutôt satisfaisantes.\n\nCommentaires de l'ODAS-contrôle concernant les \nprocessus/contrôles mis en place depuis le dernier rapportDemande / RecommandationN° Observations\n\n\n\n ANNEXE I – DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS \n\nSSR CdF-2020 / MS   30 \n\n \n \n\n \n \n  \n\n7\n\nObservations relatives aux dossiers contrôlés : \nG. Fortune / assurance vie.\n\nH. L’aide aux bénéficiaires sans titre de séjour valable.\n\nI. Les personnes proches de l’âge de la retraite.\n\nJ. Les retenues pour le remboursement des dettes sont\ninférieures au seuil de 15%.\n\nK. La majoration de 5% d’intérêt sur le montant de préjudice\nsuite à une faute grave du bénéficiaire n’est pas appliquée.\n\nL. Dépassement des frais de RC ménage par rapport aux\nseuils déterminés dans la directive. \n\nM. Les 10% de frais dentaires non retenus sur le forfait\nd’aide sociale.\n\nG.1. Nous demandons la mise en place du contrôle de la dernière taxation via BACEDOS. \n\nG.2. Nous demandons la mise en place de contrôles aléatoires des extraits des comptes\nbancaires/CCP de tous les membres de la famille.\n\nH. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 5/2011 relative à l’aide aux\nbénéficiaires sans titre de séjour valable.\n\nI. Nous demandons la mise en place d’un contrôle pour examiner la possibilité de fermeture\ndes dossiers des personnes proches de l’âge de la retraite qui pourrait bénéficier de rentes\nAVS et PC.\n\nJ. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 5/2017 (anciennement N°5/2015)\nrelative aux remboursements.\n\nK. Nous demandons le respect des articles 44 LASoc et 27 RELASoc ainsi que la directive\nODAS N° 5/2017 (anciennement N°5/2015) relative aux remboursements.\n\nL. Nous demandons le respect de la directive ODAS N° 6/2017 (anciennement N°2/2002)\nrelative aux assurances ménage et responsabilité civile privée.\n\nM. Nous demandons le respect du changement de pratique communiqué le 12 septembre\n2017 par l’ODAS à l’ensemble des SSR relatif à la prise en charge de 10% des frais\ndentaires par le bénéficiaire.\n\nActions entreprises et en cours ; état pas entièrement satisfaisant\nLes formations mises en place à ce jour par le SCAS concernent \nessentiellement la mise en œuvre de nouvelles procédures. Des questions \nrelatives à l’application des directives sont généralement traitées lors des \ncolloques journaliers en présence de la cheffe d’office.  Lors de notre \ncontrôle de détails sur les dossiers, nous avons constaté que les erreurs \ndues au non-respect des normes et directives persistent. Bien qu’on \nconstate certaines améliorations, nous maintenons nos observations dans \nle deuxième rapport de contrôle. \n\n8\n\nNon-respect du plan comptable : \n\nÀ l’approche du changement de logiciel de la gestion des\ndossiers d’aide sociale, nous renonçons à formuler une\ndemande stricte du respect du plan comptable. \n\nCependant, nous rendons le SSR attentif au fait que les\nécritures SACSO seront reprises dans le nouveau logiciel.\nLe nouveau plan comptable n’étant pas identique à l’existant\ndans SACSO, une comptabilisation arbitraire des dépenses\nengendrerait d’avantage d’ambiguïté dans la lecture des\ndépenses.\n\nPour la période restante jusqu’à l’arrivée du nouveau logiciel courant 2020, nous\nrecommandons de respecter les bases comptables dans la mesure du possible pour une\nquestion de transparence et de clarté des dossiers.\n\nActions entreprises et en cours ; état pas entièrement satisfaisant\nDe nettes améliorations sont constatées dans les écritures comptables \n2020 sur le plan du respect des rubriques ainsi que sur l'harmonisation \ndes pratiques des AS. Nous relevons toute fois encore une marge de \nprogression.\n\nDemande / Recommandation Commentaires de l'ODAS-contrôle concernant les \nprocessus/contrôles mis en place depuis le dernier rapportN° Observations\n\n\n\n ANNEXE II - TERMINOLOGIE \n \n\nSSR CdF-2020 / MS  31 \n\n ANNEXE II - TERMINOLOGIE \n \n \n \nTERMINOLOGIE \nNos rapports contiennent, le cas échéant, des observations de diverses natures ayant \nun degré d'importance et des implications différenciés : \n\n \n\nRecommandation \nUne recommandation constate une lacune ou une possibilité d'amélioration (en \nprincipe pas d'une importance majeure) de la situation existante. Elle laisse le choix au \nservice concerné de l'appliquer ou non.  \n \n\nDemande \nUne demande constate une lacune ou une possibilité d'amélioration d'une importance \nsignificative et revêt un caractère impératif pour le service concerné.  \n\n \n\n\n\t1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES\n\t1.1 Mission\n\t1.2 Informations générales\n\n\t2. dÉroulement du contrÔle\n\t2.1 Entretien initial\n\t2.2 Entretien final\n\t2.3 Envoi du projet de rapport\n\t2.4 Suivi des observations du contrôle 2019\n\t2.5 Suivi des observations émises dans le présent rapport\n\n\t3. RÉSULTAT du contrÔle\n\t3.1 Conclusion\n\t3.2 Synthèse des observations\n\n\tANNEXE I - DÉTAIL DES CONTRÔLES ET DES OBSERVATIONS\n\t1. oBSERVATIONS RELATIVES aux éléments liés au plan d’action entrepris par la commune\n\t1.1 L’engagement de la task force en tête du service\n\t1.2 Rattrapage des retards dans la comptabilité SACSO, notamment la gestion du contentieux et la comptabilisation des recettes\n\t1.2.1 Processus de gestion du contentieux\n\t1.2.2 Processus de comptabilisation des recettes\n\n\n\t2. oBSERVATIONS RELATIVES AUX PROCESSUS\n\t2.1 Processus de saisie et de contrôle des budgets mensuels\n\t2.2  Processus de libération des paiements\n\t2.3 Processus de gestion de paiement des loyers\n\t2.4 Processus de gestion des dossiers d’aide sociale\n\t2.5 Processus de gestion des frais médicaux ;\n\n\t3. Observations relatives aux dossiers contrôlés\n\t3.1 Contrôle des écritures dans les dossiers clôturés ;\n\t3.2 Contrôle détaillé des dossiers sur la base de l’échantillon aléatoire ;\n\n\t4. Observations relatives au non-respect du plan comptable\n\t5. Suivi des observations du précédent rapport\n\tannexe II - terminologie\n\n