name: 19.003_CE: REGROUPEMENT ET OPTIMISATION DE L'ADMINISTRATION

text: \n1 \n\nREGROUPEMENT ET OPTIMISATION  \nDE L’ADMINISTRATION  19.003 \n \n \n\n \n\n \nRapport du Conseil d'État au Grand Conseil \nà l'appui  \nd’un projet de décret portant octroi d’un crédit \nd’investissement de 31 millions de francs pour le \nfinancement des travaux d’aménagement et du mobilier, \ndans le cadre du projet de regroupement et d’optimisation \ndu logement de l’administration cantonale \n \n \n(Du 18 février 2019) \n \n\n \n\n \n \n \n \nMonsieur le président, Mesdames, Messieurs, \n \n \n \n \nRÉSUMÉ \n\n \n \nL’État de Neuchâtel est actuellement majoritairement locataire des surfaces dédiées à son \nadministration. Disséminées sur de multiples sites, principalement en villes de Neuchâtel \net La Chaux-de-Fonds, ces entités administratives sont de surcroît souvent implantées \ndans des bâtiments inadaptés, essentiellement des logements reconvertis, n’offrant qu’une \naccessibilité limitée et peu de flexibilité d’aménagement, alors même que les besoins des \nservices évoluent constamment. Le contexte péjore les entités à l’interne, restreint le \npotentiel de synergies entre elles, et n’est pas optimal pour les collaborateurs-trices dans \nleur environnement de travail, de même que pour les citoyen-ne-s du canton devant se \nrendre physiquement dans ces locaux. Il se caractérise aussi par une multiplication de \nsurfaces non productive (cages d’escaliers, couloirs, etc.). \n \nCes constats sont à l’origine du projet de regroupement et d’optimisation de l’administration \ncantonale, avec pour objectifs de regrouper les entités administratives au sein de pôles \nthématiques, d’optimiser la consommation de surfaces en offrant davantage de souplesse \net d’économicité, d’améliorer l’accueil du public ainsi que l’environnement et les conditions \nde travail des collaborateurs-trices. Ceci en maintenant la présence de l’administration \ndans les 4 régions du canton. \n \nCe projet, par essence transversale, touchant tant l’environnement que le fonctionnement \ndes entités concernées et leurs collaborateurs-trices, est porté par plusieurs services \ncentraux (service des bâtiments - SBAT, service des ressources humaines - SRHE, office \nde l’organisation - OORG, service informatique de l’entité neuchâteloise - SIEN). Il offre \naussi l’occasion de repenser l’accueil des usagers et les méthodes de travail des services \net s’inscrit dès lors en parfaite cohérence avec les objectifs du programme de réformes de \nl’État et du programme de législature. \n \n\n\n\n2 \n\nLes améliorations proposées sont le reflet de l’évolution des besoins de la société en \ngénéral, s’agissant à la fois des citoyen-ne-s et des collaborateurs-trices, à qui \nl’administration se doit d’offrir des prestations, respectivement des conditions de travail \noptimales. De plus, le Conseil d’État peut s’appuyer sur les expériences positives de \nchangements opérées dans quelques services pilotes de l’administration et par d’autres \nadministrations cantonales, régies fédérales ou entreprises privées, pour définir les \ngrandes lignes du projet. \n \n \n \n1. INTRODUCTION \n \n \n1.1. Historique et contexte général \n \nDans le cadre de la commission cantonale du logement de l’administration, le SBAT a initié \ndès 2013 une réflexion relative au logement des services de l’administration sur les \ndifférents sites cantonaux. Cette analyse a porté sur la répartition des services dans les 4 \nrégions du canton et sur la proportion de surfaces en location. Elle a mis en évidence une \nlocalisation très fragmentée sur l'ensemble du canton. Les entités de l'administration sont \nainsi dispersées sur de nombreux sites et situées dans des bâtiments souvent peu adaptés \nà la fonction publique, et majoritairement dans des locaux loués. Un potentiel \nd’amélioration important s’est donc dégagé, mettant en évidence l’opportunité d’offrir aux \ncitoyen-ne-s du canton ainsi qu’aux collaborateurs-trices, de meilleures conditions \nd’accueil, respectivement un nouvel environnement de travail.  \n \nAprès avoir pris connaissance de ces constats, le Conseil d’État a validé le démarrage \nd’une seconde phase du projet visant à étudier les différentes possibilités qu'offre le \nmarché immobilier, tout en préservant une certaine répartition des activités de l’État entre \nles 4 régions du canton. Cette étude a permis de mettre en évidence deux sites, celui de \nTivoli à Serrières et celui du quartier de la Fiaz, à La Chaux-de-Fonds. \n \nSur la base d’un inventaire des besoins en locaux des services et offices de \nl’administration, le SBAT a ensuite procédé à un premier exercice d’implantation sur ces \nsites. \n \nCes travaux ont permis au Conseil d’État de valider un certain nombre de principes \ngénéraux articulés autour de trois orientations directrices : regrouper, économiser et \naméliorer. Ils lui ont également permis de confirmer la variante financière de prédilection \npour les locaux considérés, à savoir la location de surfaces brutes, plus avantageuse \nqu’une location de locaux finis, sans exclure une acquisition en pleine propriété à terme, \nlorsque la situation financière de l’État aura été consolidée1. \n \nLes chapitres qui suivent présentent ces réflexions plus en détail et étayent les propositions \nqui en découlent. Celles-ci constituent le premier des trois axes d’une stratégie plus large, \ndéjà évoquée devant le Grand Conseil et ses commissions, et qui prévoit que l’État, au \ncours des prochaines années, investira pour :  \n \n– regrouper, rationnaliser et moderniser les locaux utilisés par l’administration (axe 1, \n\nobjet du présent rapport) ; \n \n– accroître progressivement la part de locaux détenus en pleine propriété (axe 2, \n\nclairement découplé du premier, mais ménagé par les propositions contenues dans le \nprésent rapport) ; \n\n                                                \n1 Voir chapitre 7 pour une explication plus complète au sujet de ces variantes. \n\n\n\n3 \n\n \n– assainir le parc de bâtiments propriétés de l’État (axe 3, objet d’un prochain rapport). \n \n \n \n2. CONSTATS \n \n \n2.1. Situation générale actuelle \n \nL’administration cantonale occupe des surfaces essentiellement localisées dans les deux \nvilles principales du canton, mais disséminées en une multitude de lieux différents (cf. \nannexes 1 et 2). Cette forte satellisation est très pénalisante en termes d’accueil et de \nservice au public mais également en termes d’efficience, de capacité d’évolution et de \ntransversalité entre les services de l’État. La situation est encore péjorée par des locaux \nsouvent inadaptés à un usage administratif, notamment des logements reconvertis, qui \nplus est, gourmands en surface de par leur configuration domestique. L’accessibilité pour \nles personnes à mobilité réduite est aussi malheureusement encore très souvent \nproblématique \n \nAinsi, en Ville de Neuchâtel, un poste de travail consomme en moyenne 34 m2 de surface \nlocative sans offrir de confort particulier, alors qu’il n’utilise que à 22 m2 par poste de travail \ndans d’autres cantons comme Vaud et Genève. \n \nLes surfaces occupées par l’administration cantonale neuchâteloise représentent \nactuellement près de 45'000 m2, dont 22'000 m2 sont loués et donc potentiellement \nregroupables (cf. annexe 3). Ainsi, ce regroupement concernerait environ 750 \ncollaborateurs-trices. \n \nEn termes d’organisation, la satellisation des services et des collaborateurs-trices \nn’encourage pas les échanges interservices et informels, et a un impact négatif sur le \ndéveloppement de synergies, qu’il s’agisse de partager des surfaces ou de favoriser la \ncollaboration entre services sur d’autres aspects. En bref, la satellisation d’une grande \nadministration nuit au développement d’une culture d’entreprise commune. Cet éclatement \nest aussi peu efficace lorsque les besoins des services évoluent : des surfaces restent \ninoccupées lorsque la taille d’un service se réduit et la croissance d’un service se traduit \nsouvent par de coûteux déménagements. De plus, dans ces conditions il est difficile de \nmettre en place des processus communs à tous les services. Par exemple, les modalités \nde réservation des salles peuvent différer d’un bâtiment à l’autre en fonction de ses \nattributs. Un concept de mobilité ne pourra s’appliquer de la même manière à un service \nexcentré par rapport à un service fortement urbanisé. Le partage de réceptions, par \nexemple, est aussi rendu plus difficile. \n \nDu point de vue informatique, l’ensemble des bâtiments occupés par des services de \nl’administration cantonale sont connectés au nœud cantonal neuchâtelois (NCN) en lien \navec un réseau local fixe ou sans fil. Les places de travail sont informatisées et équipées \nd’un système de téléphonie. Les opérations de maintenance s’effectuent principalement \nen télégestion et par des interventions de techniciens sur les sites disséminés sur \nl’ensemble du territoire. \n \nConcernant l’accueil des citoyen-ne-s, les services de l’administration ne sont actuellement \npas équipés de bornes interactives (ex. pour accéder au Guichet unique). L’installation et \nla maintenance de ces dispositifs ne sont pas financièrement et techniquement \nenvisageables, de par la multitude d’emplacements concernés. \n \n\n\n\n4 \n\nGrâce au regroupement des services sur un nombre limité de sites, le concept d’accueil \npourra être globalement revu, incluant la mise en place de dispositifs interactifs à \ndisposition des citoyen-ne-s. \n \n \n2.2. Surfaces louées et potentiel de regroupement \n \nEntités de l’administration cantonale potentiellement à regrouper  \n \nPour les besoins de l’administration cantonale en général, sur une centaine d’adresses en \ntotalité, qu’il soit propriétaire ou locataire, l’État de Neuchâtel occupe à ce jour, environ \n45'000 m2. Les locaux sont répartis entre les Montagnes pour 26%, le Littoral pour 66% et \nles Vallées pour 8%. (cf. annexes 4 et 5). \n \nLes entités potentiellement à regrouper sont en priorité celles qui occupent des surfaces \nde bureaux louées à des tiers propriétaires pour les besoins de l’administration cantonale. \nLes surfaces louées pour les besoins de l’enseignement (CEFNA, CMNE, CPMB, etc.), \npour la police, pour les autorités judiciaires ainsi que pour le service informatique de l’entité \nneuchâteloise (SIEN), même si elles font l’objet de réflexions similaires, ne font pas partie \ndu périmètre de ce projet. \n \nAprès recensement, le service des bâtiments a dénombré une cinquantaine d’adresses ou \nbaux à loyer différents dans lesquelles sont logées 25 entités (services et offices). Cela \nreprésente plus de 22'000 m2de surfaces louées pour un montant annuel de loyers \n(charges comprises) de 4'882’287 francs (cf. annexe 13). \n \nLes surfaces pour les dépôts, garages et places de parc ne sont pas comptabilisées dans \nle présent calcul ; elles représentent 90 unités (intérieures et extérieures) de stationnement \nde véhicules automobiles et environ 3'000 m2de surfaces de stockage et archives qui sont \négalement à regrouper sur les futurs sites. \n \n \n \n3. OBJECTIFS \n \n \nLes objectifs du projet sont les suivants : \n \na) Regrouper \n \n– créer des pôles de compétences indépendants de la structure des départements, de \n\nfaçon à favoriser la transversalité du travail de l’administration ; \n \n– valoriser les pôles de gare en lien avec mobilité 2030 ; \n \n– maintenir une présence de l’État dans toutes les régions ; \n \n– assurer la présence de services dits structurants dans les deux pôles urbains ; \n \n– assurer la présence de chaque département dans les régions des Montagnes et du \n\nLittoral ; \n \n– localiser les services en cohérence avec les accords de positionnement stratégique \n\nrécemment signés avec les régions du canton. \n \n \n \n\n\n\n5 \n\nb) Économiser \n \n– diminuer les charges et les loyers ; \n– diminuer les charges d’exploitation ; \n– réduire la consommation énergétique ;  \n– réduire, à terme, les coûts d’aménagement, de déménagement et de mobilier ; \n– investir dans les aménagements pour réduire les frais de location ; \n– permettre, à terme, d’investir dans les murs pour supprimer les frais de location (options \n\nd’achat dans les contrats de location signés). \n \nc) Améliorer \n \n– développer des synergies entre les entités de l’administration cantonale (collaborations, \n\nmais aussi éventuellement partage de fonctions) ; \n \n– optimiser l’espace de travail du collaborateur ou de la collaboratrice ; \n \n– valoriser les possibilités de télétravail ;  \n \n– mettre en commun des locaux et des fonctions (par ex. salles de réunion, lieux de \n\npause, solutions de mobilité) ; \n \n– améliorer l’accès et l’accueil du public et des collaborateurs-trices. \n \n \n \n4. OUTILS \n \n \n4.1 Principes d’organisation et d’aménagement des locaux \n \nUne série de principes d’organisation et d’aménagement des locaux administratifs servent \nde base de référence pour : \n \n– les futurs projets de bâtiments administratifs, ainsi que les surfaces administratives \n\ncontenues dans des bâtiments ayant d’autres affectations ; \n \n– les transformations, rénovations ou aménagement de bâtiments administratifs ; \n \n– les nouvelles attributions, le contrôle et la mise en conformité des attributions \n\nexistantes ; \n \n– la gestion des surfaces administratives louées et la location de nouvelles surfaces. \n \nCes principes permettront de :  \n \n– décrire les différents types de surfaces (internes au service, communes à plusieurs \n\nservices, infrastructure de base), à savoir les espaces de travail, de réunion, ou encore \nles lieux de pause ; \n\n \n– définir les critères d’attribution et d’aménagement des espaces de travail ; \n \n– établir un standard de dimensionnement des surfaces et des ratios de comparaison \n\npermettant de juger de l’efficacité d’un plan d’aménagement. \n \nÀ futur, ces principes qui seront validés par le Conseil d’État seront consignés dans un \ndocument destiné à appuyer le travail des chef-fe-s de projets du SBAT, des services \n\n\n\n6 \n\nconcernés, des bureaux d’architecture ou autres mandataires, et des fournisseurs de \nmobilier de bureau. L’élaboration dudit document a débuté en 2016 au sein du SBAT et se \npoursuit en partenariat avec les services transversaux : OORG, SRHE et SIEN.  \n \nCette volonté d’instaurer des principes d’organisation et d’aménagement reflète une \npratique bien établie dans plusieurs cantons, notamment Genève, Vaud et Berne, et \ngrandes entreprises (CFF, la Poste) qui se sont dotés de tels documents. L’établissement \net l’application de ses propres principes permettront au canton de Neuchâtel de concrétiser \nla volonté de modernisation des locaux accueillant son administration. \n \nBien que les bâtiments affectés à des activités particulières (postes de police, autorités \njudiciaires, écoles, etc.) ne fassent pas l’objet du présent rapport, leurs surfaces \nadministratives (réceptions, bureaux, etc.) seront à l’avenir aménagées selon les principes \nprécédemment décrits. \n \n \n4.1.1 Accessibilité et accueil du public \n \nLes pôles administratifs constitués lors des regroupements devront être localisés sur des \nsites stratégiques offrant des liaisons adéquates en termes de transports en commun et \nindividuel, permettant un accès aisé pour chaque citoyen-ne et une bonne gestion des flux \nde personnes. Seront ainsi privilégiés des sites proches des gares qui, pour autant, ne sont \npas localisés au centre-ville, lequel a pour vocation d’accueillir en priorité des activités à \ncaractère commercial ou ayant un fort besoin de visibilité. \n \nLe projet vise l’amélioration des conditions d’accueil du public et des conditions de travail \ndes collaborateurs-trices. Au regard de la loi fédérale sur l’élimination des inégalités \nfrappant les personnes handicapées (loi sur l’égalité pour les handicapés, LHand), ainsi \nque du Règlement d’exécution de la loi sur les constructions (RELConstr.), l’architecture \ndes bâtiments dans lesquels seront regroupés les différents services devra également offrir \nune accessibilité exemplaire aux personnes handicapées physiques ou sensorielles. \n \nAvec ce projet de regroupement, l’accueil des citoyen-ne-s pourra être modernisé afin qu’il \nréponde aux demandes actuelles. Les prestations et les processus devront être repensés \net numérisés afin d’intégrer à terme le Guichet unique et/ ou des bornes interactives, qui \nviendront compléter les réceptions classiques. En digitalisant partiellement la relation État \n– citoyen-ne-s les coûts de déplacements ainsi que les contraintes liées seront minimisés. \nDes guichets physiques perdureront, mais le périmètre et les rôles seront adaptés. \n \n \n4.1.2. Aménagement des locaux \n \nL’aménagement des surfaces administratives est extrêmement dépendant du type de \nbâtiment qui les accueille. La situation actuelle montre qu’un grand nombre de services \nsont localisés dans des bâtiments inappropriés et très disparates, souvent à vocation de \nlogements, ce qui s’avère pénalisant. \n \nEn opérant aujourd’hui un choix stratégique visant à doter l’administration de nouvelles \nsurfaces louées dans des bâtiments conçus pour offrir une flexibilité maximale dans \nl’aménagement des locaux, le projet de regroupement et d’optimisation du logement de \nl’administration offre l’opportunité de moderniser l’environnement de travail des \ncollaborateurs-trices et d’améliorer les conditions d’accueil du public. \n \nIl convient également de relever que la mise en place d’un nouvel environnement de travail \noffre souvent l’opportunité d’évaluer l’organisation et la structure des entités et, au besoin, \nd’introduire de nouvelles méthodes de travail. \n \n\n\n\n7 \n\nFinalement, les aménagements seront conformes aux recommandations du SECO \nrelatives à la protection de la santé des collaborateurs-trices. Quant au mobilier, il \npermettra le respect des exigences particulières relatives aux postes de travail (ergonomie \nnotamment) figurant dans le commentaire de l’ordonnance 3 relative à la Loi sur le travail. \n \nEnvironnement de travail \n \nLe concept du nouvel environnement de travail suivra les principes d’organisation et \nd’aménagement des locaux évoqués plus haut, avec les objectifs suivants : \n \n– aménager des locaux flexibles, économiques, efficaces, modernes et adaptés aux \n\nbesoins avec des espaces clairs, lumineux et bien organisés ; \n \n– encourager la collaboration, la créativité et les échanges par la création d’espaces de \n\ntravail ouverts et de lieux de rencontres adéquats ; \n \n– favoriser la bonne santé des utilisateurs par la qualité de l’environnement de travail \n\n(éclairage, acoustique, mobilier) ; \n \n– mettre en place des aménagements adaptés à l’accueil et au travail des personnes à \n\nmobilité réduite. \n \nL’environnement de travail, bien que répondant à des principes standards, s’adaptera aux \nspécificités et besoins particuliers de chaque entité. En effet, pour chacune d’elles, un \nprojet d’aménagement spécifique sera établi, au regard du fonctionnement et des besoins \nde l’entité concernée, laquelle collaborera à l’élaboration du projet et, finalement, le \nvalidera  \n \nUne ligne directrice commune en matière de mobilier et d’aménagement, définie avec le \nsoutien d’un mandataire externe spécialisé, guidera le SBAT dans l’élaboration des projets \nde chaque entité. Un large panel de type d’espaces de travail pourra être proposé aux \nentités comme autant de modules pouvant composer leur environnement de travail. Les \npostes de travail pourront prendre la forme de bureaux individuels ou partagés cloisonnés, \nou de bureaux partagés ouverts. En complément aux postes de travail, des espaces \nspécifiques seront possibles, chacun conçu de manière à répondre à un besoin ou une \nactivité particulière du collaborateur ou de la collaboratrice : lieux de réunion ouverts, semi \nouverts ou fermés ; lieux de retrait individuels permettant l’isolement et la concentration. \nL’idée générale est présentée en annexe 6. \n \nLa possibilité d’instaurer un partage des postes de travail sera examinée au cas par cas, \nselon la fréquence des déplacements et le taux d’occupation ou de travail à distance des \ncollaborateurs-trices concerné-e-s. \n \nMutualisation et espaces communs \n \nChaque entité disposera, à l’interne, d’espaces de réunion, ouverts, semi-ouverts ou \nfermés, pouvant accueillir jusqu’à 4-6 personnes. En revanche, les salles de réunion de \ntaille moyenne et grande ainsi que les lieux de pause seront des espaces mutualisés, mis \nà disposition de l’ensemble des services ou entités de l’administration cantonale. Un \nsystème informatisé adéquat et moderne de réservation permettra la gestion optimale de \nl’occupation des salles. Au travers d’un logiciel spécifique, les collaborateurs-trices \npourront ainsi en vérifier la disponibilité en ligne et les réserver directement. Ainsi, le \nnombre de salles de réunion et leur taux d’occupation seront optimisés. \n \nPour les salles de réunion plus vastes, dont une utilisation par un nombre de \ncollaborateurs-trices restreint ne serait pas efficiente, il est envisagé de passer par un \nlogiciel de gestion des salles semblable à celui mis en place au Château. \n\n\n\n8 \n\n \nUne signalétique sur écran informera de l’état d’occupation de chaque salle de réunion. \n \nLocaux d’archives \n \nLes archives des services se subdivisent en trois catégories distinctes : \n \nPremièrement, les archives vivantes, qui sont localisées directement dans les services à \nproximité des espaces de travail.  \n \nDeuxièmement, les archives semi-mortes qui correspondent aux documents devant rester \nà disposition des services durant une durée déterminée. Ce type d’archives sera regroupé \ndans les pôles. \n \nEnfin, les archives mortes seront quant à elles triées et versées aux Archives de l’État \nconformément à la loi sur l’archivage (LArch) et selon les directives et processus de l’Office \ndes Archives de l’État. \n \nCulture  \n \nLe projet est également l’occasion d’une réflexion sur la mise en valeur du fonds culturel \nexistant par l’exposition régulière et renouvelée d’œuvres d’arts dans l’ensemble des \nespaces de l’administration cantonale et en particulier dans les secteurs dédiés au public. \n \n \n4.2. Ratios de comparaison \n \nTrois ratios de comparaison permettent de vérifier la viabilité et l’efficacité d’un projet \nd’aménagement. Il s’agit d’examiner le rapport entre le nombre de collaborateurs-trices, le \nnombre de postes de travail et les surfaces leur étant allouées (cf. annexe 8). \n \nUne valeur cible est définie pour chaque ratio, sur la base des ratios établis par d’autres \ncantons, la Confédération, des entreprises privées telles que La Poste ou les CFF, ainsi \nque différents projets conduits par le SBAT au sein de l’administration cantonale. \n \n \n4.3. Tableaux des besoins \n \nLes tableaux des besoins inventorient les surfaces qu’occupe actuellement chaque service \nde l’administration. Ils permettent d’évaluer leurs besoins actuels et futurs. \n \nStructurés de manière à respecter les principes d’organisation et d’aménagement, ils \npermettront d’établir les programmes des locaux et de détailler les surfaces nécessaires. \nLa récolte de ces informations viendra alimenter une base de données qui sera mise à jour \nsystématiquement lors de chaque évolution des services. Un exemple de tableau des \nbesoins est présenté en annexe 8. \n \n \n4.4. Impacts globaux \n \n4.4.1. Ressources humaines \n \nLa réorganisation envisagée, outre ses aspects organisationnels, techniques ou \néconomiques, aura un impact certain non négligeable sur les conditions de travail et \nd’équilibre entre vie privée et professionnelle des titulaires concernés par ces \nregroupements. \n \n\n\n\n9 \n\nSi le projet améliorera objectivement le cadre de travail en mettant à disposition des locaux \nplus agréables et plus fonctionnels, un mobilier et des outils de travail modernisés et une \norganisation spatiale conforme aux tendances et philosophies actuelles en matière de \ncollaboration et d’ergonomie permettant une évolution des méthodes de travail et un \nmeilleur échange entre les équipes, il est néanmoins nécessaire de prendre en \nconsidération les habitudes et autres modes de fonctionnement actuels des services \nconcernés. \n \nÀ titre d’exemple, la remise en question de la « propriété » d’une place de travail dédiée, \nde la proximité d’écoles ou du domicile, de la répartition de l’horaire sur la semaine pour \nles temps partiels, des habitudes actuelles en terme de mobilité et de stationnement, ainsi \nque d’autres éléments faisant partie presque intimement des conditions de travail de \nbeaucoup de collaborateurs-trices, ne sera pas forcément aisée. \n \nAinsi, de façon à favoriser le meilleur accueil des changements projetés et à minimiser les \nréactions et les perturbations dans la marche des services, le Conseil d’État entend \nsoigneusement préparer les services et les titulaires à ces changements, en les associant \nautant que faire se peut et en mettant en évidence les avantages de ces regroupements \net la proximité entre services qui en découlera. \n \nEn anticipant les changements prévus, les services pourront aussi mieux faire face à \nd’éventuels départs de collaborateurs-trices pour qui les modifications du cadre de travail \ns’avéreraient inconcevables en raison de leur situation personnelle. \n \n \n4.4.2. Organisation \n \nDu point de vue organisationnel, les avantages du projet de regroupement dépassent \nlargement les inconvénients. En réunissant différents services sur un nombre limité de \nsites, les aspects de collaboration, d’échanges et les synergies se développeront \nnaturellement. Ces effets seront encore multipliés s’il est possible de regrouper des entités \nqui travaillent sur des thématiques proches. En évitant la satellisation des services, la \nnotion de processus transversaux et communs au plus grand nombre devient réalité, par \nexemple pour la réservation et le partage des salles de réunion, les concepts de mobilité \nou le télétravail. Cela s’applique également aux tâches transversales (ex. réceptions, \nconciergeries, etc.). In fine, une culture d’entreprise se développera et dépassera les \nfrontières des services, qui aujourd’hui structurent le fonctionnement de l’administration. \nCela encouragera le transfert de connaissances ainsi qu’une communication directe et \nhumaine. \n \nLes obstacles principaux sont de nature humaine. En effet, bien que certains services aient \ndéjà investi des bureaux ouverts et flexibles, un grand nombre de services est encore \nstructuré par une multitude de bureaux individuels, avec pour chaque service son propre \naccueil, sa propre salle de réunion, etc. Les changements organisationnels visés \nreprésentent ainsi de grands défis pour les collaborateurs-trices et pourront être source de \ndémotivation et/ou de stress. Pour cette raison, il est impératif qu’un accompagnement à \nla hauteur des ambitions du projet soit mis en place pour appuyer les services en amont \nde la transition. \n \n \n4.4.3. Informatique \n \nDu point de vue du SIEN, ce regroupement est une opportunité pour améliorer le service \nde proximité aux utilisateurs-trices. L’objectif sera d’apporter des solutions collaboratives \net des équipements modernes répondant aux nouveaux modes de travail et d’organisation, \net allant de pair avec le nouveau concept d’environnement de travail (postes de travail fixe \nou mobile, téléphones, oreillettes et micros, systèmes d’impression, projection sur écran, \n\n\n\n10 \n\nsolution de réservation, etc.). Ces changements iront de pair avec la mise en place \nprogressive d’une administration numérique « sans papier », qui contribuera aussi à \nl’atteinte de l’objectif écologique et qui tirera pleinement profit du potentiel du Guichet \nunique. À ce sujet, il convient de relever que l’accompagnement des usagers vers une \nutilisation plus systématique de ce guichet virtuel sera aussi facilité par le regroupement \ndes services sur un nombre restreint de lieux, sur lesquels une assistance à l’usage de ces \noutils pourra au besoin être plus facilement organisée.  \n \nLes déménagements demanderont une planification en amont et un suivi particulier \npermettant aux entités de poursuivre leurs activités sans interruption majeure. \n \nConcernant la sécurité physique des bâtiments, la gestion des accès et de la surveillance, \ndifférents systèmes sont actuellement en service. Les regroupements proposés \npermettront d’optimiser cette gestion et les systèmes associés afin de mieux sécuriser les \nlieux. \n \nEnfin, pour ce qui est de l’infrastructure réseau, les regroupements faciliteront l’exploitation \ndes infrastructures et simplifieront la topographie du réseau, par la diminution du nombre \nde localisations. \n \n \n4.5. Projet pilote : le SEMP à La Chaux-de-Fonds \n \n \n4.5.1. Contexte \n \nEn 2017, le service de l’emploi (SEMP) a instauré de nouveaux processus d’organisation \net adopté une nouvelle stratégie de fonctionnement. Afin de concrétiser ces changements, \nil était nécessaire de procéder à une réorganisation spatiale des locaux du service sis rue \ndu Parc 117-119 à La Chaux-de-Fonds, ainsi qu’au regroupement d’une partie de son \nactivité sur ce seul et même site. L’aménagement des locaux a alors été repensé et \noptimisé, afin de pouvoir y intégrer l’Office juridique du SEMP, qui occupait jusque-là des \nlocaux en location sis Avenue Léopold-Robert 90, pour une surface d’environ 180 m2.  \n \nPar la suite, au début de l’année 2018, une opération similaire a été menée dans les locaux \ndu SEMP sis rue Edouard-Dubois 20 à Neuchâtel. \n \n \n4.5.2 Projet \n \nCe projet fait office de pilote pour le regroupement et l’optimisation de l’administration \ncantonale, de par l’opportunité donnée d’y mettre en œuvre les nouveaux principes \nd’aménagement imaginés pour le futur de l’administration cantonale. \n \nLa réorganisation spatiale a été élaborée en adéquation avec la réorganisation du service \net la mise en place de processus liés à la nouvelle stratégie de fonctionnement. \n \nSi auparavant les usagers-ères étaient reçus dans les bureaux individuels des conseillers-\nères, le projet a vu la création d’une série d’espaces de consultation dédiés, permettant de \nréunir les postes de travail des collaborateurs-trices du service dans un espace partagé. \nCe dernier offrant alors une large variété d’aménagements au choix de l’utilisateur selon \nson activité et ses besoins du moment (lieux de réunion, de concentration, d’échanges \ninformels, etc.) \n \nUn extrait des plans des locaux avant et après transformation est présentée en annexe 9, \nafin d’illustrer le changement de concept d’aménagement. \n \n\n\n\n11 \n\n \n4.5.3 Bilan \n \nRéorganisation spatiale \n \nPour ce qui est du fonctionnement du service, la synergie et les interactions entre les \ncollaborateurs ont été renforcées par le regroupement sur un seul site. Les nouveaux \naménagements, rationnels et modernes, ont contribué positivement à l’instauration des \nnouveaux processus d’organisation et à la nouvelle stratégie de fonctionnement. \n \nToutefois, certaines adaptations devront être mises en œuvre afin de notamment diminuer \nla densité de postes de travail, par endroit trop élevée et plus ambitieuse que ce que \nprévoient les ratios envisagés pour le projet global. \n \nCoûts \n \nSur le plan financier, le coût total du projet s’élève à 1,6 million de francs. La participation \nde la Confédération s’est montée à 900'000 francs, ramenant les coûts pour l’État de \nNeuchâtel à 700'000 francs. Une économie de loyer a pu être réalisée grâce à l’intégration \nde l’office juridique du SEMP, qui jusque-là occupait d’autres locaux à La Chaux-de-Fonds, \npour un coût de location annuel de 33'000 francs. \n \nLes enseignements tirés de ce projet pilote nourriront naturellement le projet de plus \ngrande ampleur qui fait l’objet du présent rapport. \n \n \n \n5. PROJETS \n \n \nLes analyses réalisées par le SBAT ont conduit le Conseil d’État à orienter les \nregroupements sur deux pôles administratifs à Neuchâtel et à La Chaux-de-Fonds. À \nNeuchâtel, le quartier de Tivoli, sur l’ancien site industriel des Chocolats Suchard est en \nplein développement (cf. annexe 10). Quant à La Chaux-de-Fonds, la localisation \nactuellement privilégiée est à proximité de la Gare de la Fiaz, en principe sur le site de \nl’ancienne Scierie des Éplatures (cf. annexe 11) et celle du projet en construction de la rue \nde la Serre 37-43. Ces sites bénéficient ou bénéficieront d’ici à l’aboutissement des projets, \nd’excellentes liaisons en transports publics et transport individuel. \n \n \n5.1. Neuchâtel : Pôle de Tivoli \n \nLe quartier de Tivoli (Serrières) accueille actuellement une dizaine de services de \nl’administration cantonale dans quatre bâtiments distincts, dont trois sont propriétés de \nl’État. Promis à un fort développement dans les années à venir, Tivoli verra s’accroître \nl’offre en surfaces administratives grâce à la construction par des investisseurs privés de \ndeux projets d’envergure : Tivoli Nord et Tivoli Sud. La location d’une partie de ces \nnouvelles surfaces permettra à l’État de renforcer sa présence dans le quartier et de former \nun pôle administratif majeur à proximité du centre-ville de Neuchâtel. \n \nLe site jouit d’une bonne desserte en transports publics (en train grâce à la gare CFF de \nSerrières, en bus et en tram, grâce aux lignes 102 et 215 de TransN, à proximité \nimmédiate). L’accès au réseau routier et notamment à l’autoroute A5 est également aisé. \nCes connexions font du site de Tivoli un environnement propice à l’installation d’un pôle \nadministratif majeur. \n \n\n\n\n12 \n\nLe projet de Tivoli Nord, mené par un investisseur privé, propose plus de 10'000 m2de \nnouvelles surfaces administratives à la location. En janvier 2018, le Conseil d’État a validé, \nsur le principe, l’hypothèse de la location de 9'000 m2sur le site de Tivoli à Serrières. Un \ntotal de 6'000 m2seront situés dans le projet de Tivoli Nord. Ces nouvelles surfaces \nadministratives sont à ajouter à celles déjà louées dans le quartier. Le début des travaux \nest prévu pour le premier semestre 2019, pour une durée minimale de trois ans. La livraison \ndes premières surfaces administratives peut être envisagée pour 2021-2022. \n \nLe projet Tivoli Sud prévoit quant à lui la réalisation de logements, de surfaces \ncommerciales et de surfaces administratives. Sur la totalité des 9'000 m2loués à futur sur \nle site de Tivoli à Serrières, 3'000 pourront être loués dans le projet de Tivoli Sud. \n \nPar ailleurs, le bâtiment de Tivoli 22, entière propriété de l’État depuis le rachat du dernier \nniveau à Prévoyance en novembre 2018, recèle un important potentiel d’extension vers \nl’est. A terme, et dans le cadre de l’assainissement de son patrimoine immobilier, l’État \nenvisage de réaliser cette extension afin d’augmenter la surface administrative en pleine \npropriété. \n \nEnfin, les bâtiments existants de Tivoli 5 et Tivoli 1 sont propriétés de l’État et accueillent \n4 entités pour près d’une centaine de collaborateurs-trices. \n \nLocations – relations contractuelles \n \nL’État de Neuchâtel, par le biais du SBAT, est en contact étroit depuis plusieurs mois avec \nle maître d’ouvrage et futur bailleur du projet de Tivoli Nord. Les chef-fe-s de projet du \nSBAT ont participé avec ce dernier à l’évolution du projet immobilier en exposant les \nbesoins généraux et spécifiques de l’administration cantonale. Ceux-ci sont intégrés aux \nplans d’étages qui font l’objet de plusieurs baux à loyer à contracter. Le Conseil d’État a \npris des engagements dans l’objectif de la signature des baux, eux-mêmes conditionnés à \nl’octroi par le Grand Conseil du crédit qui fait l’objet du présent rapport. Les loyers liés à ce \nprojet feront chaque année partie du budget global des loyers nécessaires au \nfonctionnement de l’État, voté par le Grand Conseil. \n \nLes engagements contractuels prévoient des options d’achat dès la dixième année, de \nsorte que le deuxième axe de la politique du logement de l’administration, qui consistera à \naccroître la part en pleine propriété, est pleinement suivi, sans être lié formellement à ce \nprojet. \n \nPour ce qui concerne Tivoli Sud, le SBAT est également en contact avec les promoteurs \nafin de suivre l’évolution du projet, ce dernier pouvant également offrir des surfaces \nintéressantes pour l’administration cantonale. \n \n \n5.2. La Chaux-de-Fonds : Pôle de la Gare de La Fiaz \n \nLa Ville de La Chaux-de-Fonds a acquis en 2014 le site de l’ancienne scierie des Éplatures \ndans le quartier de La Fiaz. La réalisation, validée par les autorités cantonales et \ncommunales, de la gare de La Fiaz à proximité immédiate du site et la desserte en bus \nexistante confèrent au futur quartier de La Fiaz des atouts majeurs en termes \nd’accessibilité et de mobilité. Afin de planifier le développement de cette friche industrielle, \nun mandat d’études parallèles a été organisé par la Ville en 2014 afin de déterminer un \nscénario d’urbanisation cohérent et de qualité. Le projet urbanistique prévoit la réalisation \nd’un quartier à vocation mixte de 40'000 m2de surface de plancher (logements, commerce \nde proximité, administratif et petit artisanat) dont un secteur d’un potentiel de près de \n10'000 m2de surfaces de plancher prévu pour la réalisation d’un bâtiment administratif. \n \n\n\n\n13 \n\nUne réflexion plus large sur la revalorisation de l’ensemble du quartier aux alentours de la \nGare de La Fiaz est en cours. Celle-ci tient compte du complexe des Anciens Abattoirs de \nla Ville et du site des entrepôts Coop. Le potentiel de développement très important de \nl’ensemble du quartier renforce encore le rôle central de la Gare de La Fiaz. \n \nLocation – relation contractuelle \n \nL’État est intéressé à occuper 4'000 m2 de surfaces dans un bâtiment administratif. Celui-\nci sera réalisé par un maître d’ouvrage tiers qui est encore à définir. Dans un second temps, \ncomme pour Tivoli Nord, l’État de Neuchâtel participera à l’évolution du projet pour définir \nles besoins de l’administration cantonale et contractera un ou plusieurs baux à loyer. \n \nPour ce dossier également, les engagements contractuels prévoiraient une option d’achat, \npar la constitution d’un droit d’emption, dès la dixième année d’occupation. \n \n \n5.3. Autre site : Rue de la Serre 37-43 \n \nEn complément au pôle de la Fiaz, et dans le but de regrouper une entité sur un seul et \nmême site, une antenne pourrait être formée par la combinaison du bâtiment sis rue du \nDocteur Coullery 5, propriété de l’État, avec un bâtiment actuellement en construction à la \nrue de la Serre 37-43, qui offre des surfaces administratives à la location. Ce nouvel \nimmeuble, construit par un investisseur privé, rassemblera bureaux, commerces et \nlogements. Il pourrait être relié en façade au bâtiment de l’État, occupé actuellement par \nun service de l’administration cantonale (SCCO) et dont une partie des collaborateurs-\ntrices sont actuellement localisés dans des locaux loués sur un autre site. Dans le but de \nregrouper cette entité sur un seul et même site, et en maintenant l’occupation par un \nservice de l’État d’un bâtiment lui appartenant, il s’agit ainsi d’une belle opportunité de louer \nde nouvelles surfaces administratives au sein du nouveau bâtiment, en garantissant la \nconnexion avec l’existant par un passage en façade. \n \nPour ce dossier également, l’État de Neuchâtel, par le biais du SBAT, est en contact étroit \ndepuis plusieurs mois avec le maître d’ouvrage et futur bailleur du projet. Le deuxième \nétage complet, d’une surface de plus de 2'000 m2, fera l’objet d’une location. L’entrée en \njouissance est prévue en avril 2021, après la réalisation des travaux d’aménagement \nintérieur. A l’instar des engagements pour les autres projets, le bail qui a été signé durant \nle premier trimestre 2019 est conditionné à l’octroi par le Grand Conseil du décret qui fait \nl’objet du présent rapport. \n \n \n \n6. PLANIFICATION \n \n \n6.1. Gouvernance et organisation du projet \n \nComme pour tout projet chapeauté par le SBAT, une gouvernance de projet a été mise en \nplace. Elle est essentielle au bon déroulement du projet.  \n \nAu niveau stratégique, le comité de pilotage (COPIL) est le Conseil d’État. Il détient le \npouvoir décisionnel et validera les scénarios de regroupement des services. \n \nEn outre, la conférence des secrétariats généraux de département agit comme organe \nconsultatif, en amont du COPIL. \n \nEn complément, le COPIL CLA, présidé et vice-présidé par deux conseillers d’État, est en \ncharge des validations préalables. Le service des bâtiments (SBAT), les services des \n\n\n\n14 \n\nressources humaines (SRHE), de l’informatique (SIEN), l’office d’organisation (OORG) y \nsont représentés. Le COPIL CLA a pour tâche le contrôle et le suivi du développement du \nprojet dans le respect du cadre donné par le rapport et par le Conseil d’État.  \n \nAu niveau opérationnel, la commission de planification (CP) coordonne les intervenants et \nles travaux à chaque phase du projet et soumet au COPIL CLA les éléments stratégiques. \nS’agissant du projet du logement de l’administration, cette commission est présidée par le \ndomaine immobilier du SBAT. \n \nLes séances utilisateurs pour les travaux d’aménagement intérieur sont placées sous la \ndirection du ou de la chef-fe de projet SBAT et ont pour but la définition des besoins de \nl’entité concernée, l’identification de synergies, l’élaboration d’un cahier des charges puis \nle développement du projet d’aménagement jusqu’à l’organisation des déménagements.  \n \n \n6.2. Calendrier général et étapes du projet \n \nLe projet est caractérisé par les nombreuses contraintes liées à la présence simultanée de \nplusieurs calendriers. En premier lieu, les calendriers des projets de construction portés \npar des investisseurs privés à Tivoli, La Fiaz et la rue de la Serre 37-43, projets qui sont \nconditionnés à la validation du présent rapport. À Tivoli et la rue de la Serre pour permettre \nla conclusion de baux et autour du Pôle de Gare de La Fiaz pour développer le projet en \ntant que futur utilisateur principal.  \n \nEnsuite, celle propre à l’avancement du projet qui recouvre la récolte des besoins en \nsurface auprès des services, leur analyse, l’élaboration de scénarios et leur validation, \nl’élaboration, la finalisation et la validation des principes d’aménagement puis, enfin, le \ndéveloppement et la mise en œuvre des projets d’aménagement pour chaque entité. \n \nEn parallèle et finalement, la planification des déménagements s’opère en lien avec la \ngestion des baux existants et de leurs échéances. \n \nCalendrier du projet \n \na) Récolte des besoins auprès des services \n\nLe SBAT rencontrera les services potentiellement concernés par le regroupement afin \nde recenser leurs besoins en surface (à court, moyen et long termes) et les informations \nnécessaires à la compréhension de leur fonctionnement. Ces données seront ensuite \nanalysées et retranscrites selon les critères et ratios des principes d’aménagement afin \nd’optimiser les programmes des locaux. \n\n \nb) Scénarii de regroupement et de relocalisation \n\nSur base de la retranscription des données récoltées auprès des services, plusieurs \nscénarii de regroupement et relocalisation des services dans les différents pôles seront \nensuite soumis au Conseil d’État, en charge de leur validation. Ces propositions \nviseront à satisfaire les objectifs et principes énoncés au point 3. \n \n\nc) Développement de concepts architecturaux d’aménagement avec mandataires \nexternes \nIl sera fait appel à des mandataires spécialisés dans l’agencement de surfaces \nadministratives pour l’élaboration de concepts généraux d’aménagement, d’éclairage \net de matérialisation. \n\n \nd) Développement des projets d’implantation et d’aménagement des services et \n\nvalidation par service et Commission de Planification \nEn se basant sur les informations récoltées, un projet d’implantation et d’aménagement \npropre à chaque entité sera établi par le SBAT, en collaboration avec l’entité concernée \n\n\n\n15 \n\net sera soumis à la validation de la commission de planification. Chaque projet est \négalement l’occasion pour l’entité bénéficiaire de se questionner sur son \nfonctionnement, sur l’intégration des nouvelles technologies dans ses processus et sur \nles synergies possibles avec les autres entités présentes sur le même site, avec l’appui \nde l’OORG et du SRHE. \n\n \ne) Réalisation des travaux \n\nLa réalisation des travaux d’aménagement sera menée par le SBAT. \n \n\nf) Préparation des opérations de déménagement  \nL’organisation des déménagements est effectuée par le SBAT. Le service concerné \nest responsable du tri, de l’archivage, de l’empaquetage de son matériel ainsi que de \nsa remise en place dans les nouveaux locaux. \n\n \n \n6.3. Accompagnement du changement pour les collaborateurs  \n \nLe projet aura un impact majeur pour les collaborateurs-trices, de par les changements \ninduits (relocalisation des services, restructuration des espaces de travail, nouvelle \norganisation, évolution des méthodes de travail, etc.). Dès lors, un accompagnement actif \net fort dans la voie du changement sera mis en place. Le recours à des ressources \nexternes, spécialisées dans l’accompagnement au changement, est indispensable pour \nporter le projet auprès des collaborateurs-trices, et ce en amont de la phase de \nplanification, durant la réalisation et après les déménagements, pour un suivi permettant \nde procéder aux éventuels ajustements nécessaires. Bien que le cahier des charges de \nces ressources doive impérativement intégrer les besoins de l’équipe projet, les besoins \nde l’administration devront être considérés de manière prioritaire. Idéalement, les services \npourront demander un soutien spécifique et personnalisé, qu’il soit réalisé par l’équipe \nprojet ou par une équipe externe. \n \nPour les questions de mobilité interne et les inquiétudes des collaborateurs-trices, la \nresponsabilité sera par contre, portée uniquement par le SRHE. \n \nL’élaboration d’une vision commune, du Conseil d’État jusqu’aux collaborateurs-trices, \nsera un facteur de réussite primordial du projet. \n \nCommunication : mesures à prendre et objectifs  \n \nLa communication devra faire l’objet d’une attention particulière, l’objectif étant de fédérer \nl’ensemble du personnel concerné de l’administration cantonale autour de ce projet. \n \nÀ ce titre, il est notamment prévu de :  \n \n– former une cellule dédiée à la communication ; \n– mettre en place une page intranet dédiée ; \n– informer sur les tenants et aboutissants du projet de manière dynamique et \n\ntransparente ; \n– convaincre de l’intérêt du projet ; \n– impliquer le personnel via des ateliers, des échanges, des boîtes à idées ; \n– inscrire le projet dans une dynamique positive ; \n– aider à l’appropriation : rassurer les collaborateurs-trices ; \n– communiquer sur les décisions prises par la direction ; \n– présenter des références en la matière ; \n– informer sur l’évolution du projet et ses premières réalisations. \n \n \n  \n\n\n\n16 \n\n7. CONSÉQUENCES FINANCIÈRES ET EN MATIÈRE DE PERSONNEL \n \n \nLes incidences financières sont présentées sous la forme de trois annexes (annexes 18, \n19 et 29) et détaillées ci-après. \n \n \n7.1 Coûts de location de locaux et économies de loyer \n \nCoûts de location selon le type d’aménagement des locaux  \n \nEn préambule, il convient de rappeler que les économies attendues du présent projet sont, \navant tout, le fait des économies de surfaces, de la souplesse d’organisation et d’évolution, \net des synergies rendues possibles. Le coût de location à la surface n’est en effet, dans la \nsituation actuelle, pas considéré en soi comme défavorable. Cela étant, une réflexion sur \nles modalités de mise à disposition des locaux s’est néanmoins imposée, y compris sous \nl’angle économique. \n \nLe coût moyen de location des surfaces actuellement louées par l’État de Neuchâtel à des \ntiers propriétaires est de 220 francs par m2, charges comprises. Jusqu’il y a peu, une \nmajorité de baux contractés par l’État a pour objet des locaux dits « finis » à savoir que les \ncloisons, les revêtements de murs et de sols, les faux-plafonds, les distributions \nélectriques, les éventuels équipements de cuisine, etc. sont financés par le biais du loyer. \n \nD’autres au contraire, moins coûteux en termes de loyer, sont mis à disposition « bruts » à \nsavoir que la réalisation de l’aménagement intérieur et son financement ont été supportés \npar l’État au début du bail à loyer. Cette variante d’aménagement est celle préconisée par \nle Conseil d’État dans ce rapport, principalement pour deux motifs.  \n \nPremièrement, le coût du loyer moins élevé tout au long de la durée du bail : les \npromoteurs-constructeurs des futurs sites proposent des prix au m2 - selon le marché local, \nle type de construction et le degré d’équipement - variant entre 195 et 215 francs par m2et \npar an (charges comprises). Les montants cités ici sont encore en cours de négociation \npar le service des bâtiments avant la conclusion des baux à loyer définitifs. Le coût du loyer \npour des locaux « finis » est plus élevé : la fourchette se situe entre 240 et 260 francs \ntoujours charges comprises. Dans cette dernière variante le degré et la qualité \nd’équipement peut faire varier le coût de location de façon relativement importante.  \n \nLa diminution du coût du loyer est sensible, mais ce sont principalement les surfaces \néconomisées et les synergies rendues possibles qui seront à la source des économies. \n \nDeuxièmement, la réalisation des travaux d’aménagements sous la direction du service \ndes bâtiments de l’État : le type d’aménagement ainsi que le choix des matériaux et des \néquipements sont dans cette variante au gré du locataire puisque le bailleur livre des \nlocaux « bruts ». \n \nLes aménagements à réaliser par l’État sont estimés à 800 francs par m2. Cela représente \nun coût total de 12 millions d’investissement (sans les coûts de l’acquisition du mobilier, \ndes installations informatiques ni des déménagements). En fonction d’un loyer plus \navantageux de 45 francs (en moyenne) par m2et par an, l’économie annuelle de cette \nvariante de locaux « bruts » pour une occupation de 15'000 m2est de 675'000 francs par \nan. \n \nCette variante d’aménagement n’est pas plus coûteuse et elle laisse la liberté au locataire \nde réaliser et de faire évoluer l’aménagement à sa guise. D’autre part en ne devenant pas \nimmédiatement propriétaire, l’État évite d’accroître de façon importante son endettement, \n\n\n\n17 \n\nce qui est important vu les échéances qui sont les siennes en matière de mobilité, de \nprévoyance et hospitalière. \n \nÉconomies de loyer  \n \nComme mentionné ci-devant, l’optimisation des locaux permet de diminuer de façon \nimportante les surfaces louées dans les futurs pôles administratifs. \n \nLes 22'000 m2 d’occupation actuelle évoluent à la baisse pour atteindre 15'000 m2à futur. \nCette importante diminution de surfaces permet logiquement une économie de loyer. De \nplus, le prix moyen actuel du loyer au m2par an de 220 francs évolue également à la baisse \npour atteindre 205 francs pour les nouveaux locaux « bruts » à louer (cf. annexe 12). \n \nCes deux éléments additionnés permettent à terme une économie annuelle de paiement \nde loyer de plus de 1'800'000 francs (cf. annexe 13).  Les économies financières nettes, \nen tenant compte des amortissements et coûts d’entretien des aménagements, sont \nestimées à 820’000 francs (cf. annexe 20).  \n \nL’investissement dans les travaux d’aménagement est préféré aux dépenses de charges \nrégulières, dont l’évolution est souvent liée à celle du coût de la vie, ce qui n’est pas le cas \ndes amortissements qui demeurent stables, puis disparaissent. Des économies en frais \nd’entretien et en charges d’exploitation, ainsi qu’en énergie sont également attendues vu \nque les surfaces louées seront réduites (cf. annexe 13). \n \nÉvolution théorique des loyers \n \nSelon le planning, tel que connu à ce jour, des travaux de construction des projets de Tivoli, \nde La Fiaz et de la rue de la Serre 37-43, un calendrier théorique et simplifié des \ndéménagements a été établi pour déterminer les différentes échéances de fin des baux à \nloyer qui seront résiliés par l’État de Neuchâtel. \n \nLa fin des travaux pour des premières étapes du projet de Tivoli Nord à Neuchâtel est fixée \ncourant 2022 ; les déménagements des services de l’État sont prévus également en 2022.  \n \nPour le site de La Fiaz à La Chaux-de-Fonds, la fin des travaux est agendée courant 2024. \nLes déménagements des entités de l’État sont prévus en 2024 également. \n \nQuant au projet de la rue de la Serre 37-43, les travaux de construction sont en cours. Les \ntravaux d’aménagement pourront débuter en 2020 et l’entrée en jouissance des locaux \npourra se réaliser au printemps 2021. \n \nLes contrats des baux à loyer en vigueur seront résiliés en fonction de leur échéance \nrespective, la plus proche du moment des déménagements des services et offices sur \nchaque site. \n \nLes baux à loyer ayant des préavis et des échéances très différents, il ne sera pas possible \nde tous les faire coïncider avec les dates de déménagement. Un certain nombre de baux \nà loyer existants se « chevaucheront » donc avec les nouveaux baux à établir.  \n \nL’économie nette de loyer débute déjà en 2023 ; et représente près de 188'000 francs, puis \nplus de 0,8 million d’économies dès 2024 pour atteindre plus de 1,8 million dès 2026. Cette \néconomie nette tient compte des loyers payés « à double » durant les premières années.2 \n \n\n                                                \n2 Cf. annexes 14 et 15 : évolution théorique des loyers \n\n\n\n18 \n\nÀ relever que la décision attendue du Grand Conseil permettra également d’anticiper ces \néchéances de baux de façon à minimiser le paiement de loyers inutiles, au besoin en \nrenégociant les échéances de bail au plus près de celles prévues pour la prise des \nnouveaux locaux. \n \nSurfaces de réserve \n \nLes besoins en surfaces optimisées sont estimés à 15'000 m2 (cf. paragraphe précédent). \nPour les éventuels regroupements futurs ou les besoins futurs d’extension des entités de \nl’administration cantonale, un complément de surfaces de 1000 à 2000 m2sera loué comme \nréserve. Ces surfaces seront sous-louées à des tiers jusqu’au moment où l’État de \nNeuchâtel en aura le besoin.  \n \nL’éventuelle location de locaux temporaires et les coûts de déménagement inhérents \npourront être évités dans la plupart des cas par une bonne coordination entre les \ncalendriers des projets et les échéances de baux existants et par une relation dynamique \net proactive avec les bailleurs concernés. \n \n \n7.2 Mobilier \n \nL’optimisation des aménagements des surfaces de l’administration cantonale va de pair \navec l’achat de mobilier neuf, moderne et efficace, permettant de répondre aux besoins et \ncontraintes actuelles (ergonomie, gain de place, etc.). Le confort et la qualité de \nl’environnement de travail des collaborateurs-trices seront significativement améliorés. Ce \nnouvel équipement accompagnera aussi la transition vers une administration de plus en \nplus numérique. \n \nLes frais d’acquisition sont estimés à 700 francs par m2 et représentent une part importante \ndes coûts du projet, pour un total d’environ 10,5 millions de francs. \n \nLa valorisation du mobilier existant par sa revente sera envisagée. \n \n \n7.3 Déménagements \n \nLes frais de déménagements sont estimés à 30'000 francs par service, soit environ 460'000 \nfrancs pour l’ensemble du projet. \n \nLes frais de remise en état des locaux sont estimés à 45 francs par m2, soit environ 950’000 \nfrancs pour l’ensemble du projet. \n \n \n7.4 Équipement informatique \n \nL’équipement informatique suit l’évolution des besoins des services et ce, \nindépendamment du projet présenté ici. Ainsi, les coûts de l’adaptation de l’environnement \nde travail et plus spécifiquement du poste de travail type ne peuvent être entièrement \nimputés au projet mais doivent être considérés comme liés au processus naturel de \nrenouvellement de l’équipement informatique. Les adaptations, qui correspondent pour \nune part significative aux standards d’ores et déjà appliqués, peuvent être listées comme \nsuit : \n \nEnvironnement de travail : \n– remplacement partiel ou total des équipements actuels par des périphériques adaptés \n\nà l’environnement de travail ouverts et à une organisation de travail de plus en plus \nflexibles et « nomade » (portable, écrans, oreillette personnelle, téléphonie) ; \n\n\n\n19 \n\n \n– un environnement d’impression et de numérisation sécurisé garantissant la \n\nconfidentialité ; \n \n– équipements multimédia pour les lieux de rencontre et les salles de réunion. \n \nRéseau local d’établissement ;  \n– mise en place d’un local technique d’introduction sur chaque site principal ; \n \n– installation d’une armoire de répartition reliée en fibre optique de chaque étage sur le \n\nlocal technique d’introduction. Équipement dans l’armoire de répartition de \nconcentrateurs ; \n\n \n– installation dans les bureaux d’un câblage universel ; \n \n– installation d’antennes Wifi. \n \nSécurité physique des bâtiments : \n– mise en place d’un système de gestion des accès (projet à étudier, décentralisation, \n\nconcept de badge unique à étudier) ; \n \n– besoin en domotique et en système de logistique. \n \n \n7.5 Conséquences financières en matière de personnel \n \nLe projet requiert les compétences transverses du SBAT, de l’OORG, du SRHE et du SIEN. \nDe plus, les entités concernées devront participer activement à l’élaboration et à la \nréalisation de leur projet propre ce qui nécessitera également un engagement important \nde leur part.  \n \n \nRessources internes \n \nCes conséquences en matière de personnel sont estimées comme suit, pour la durée du \nprojet : \n \n– SBAT       1.4 EPT \n\nChef-fe de sous-projet bâtiment :    0.6 EPT \n Technicien, chef de projet CLA :    0.8 EPT \n  \n– SRHE       1.1 EPT \n Chef-fe de sous-projet SRHE/OORG :   0.5 EPT \n Charge globale moyenne estimée :   0.6 EPT \n\n \n La charge globale moyenne estimée à 0.6 EPT couvrira les actions d’accompagnement \n\nou de gestion extraordinaire nécessitées par les effets indirects des déménagements et \nregroupements (modifications du taux d’activité des collaborateurs-trices, inscriptions à \nla mobilité professionnelle interne, etc.). \n\n \n– SIEN       0.4 EPT \n\nSuivi de projet :       0.2 EPT \nInstallateurs :      0.2 EPT \n\n \n– OORG       1.3 EPT \n\nChef-fe de projet – coordination générale :   0.8 EPT \n Communication :      0.3 EPT \n\n\n\n20 \n\n Implication du chef d’office :    0.2 EPT \n \n Le ou la chef-fe de sous-projet SRHE/OORG est mentionnée sous la rubrique du SRHE. \n \n– Entités concernées \n\nEstimation, par projet :     0.2 EPT \n \n\n \n \n8. INCIDENCES SUR LES COMMUNES \n \n \nCe projet n’a pas d’impact sur les communes. \n \n \n \n9. INCIDENCES SUR LE OU LA CITOYEN-NE \n \n \nL’amélioration de l’accueil du public est un objectif essentiel du projet.  \n \nComme exposé au point 4.1.1, l’accès pour les citoyen-ne-s aux différents pôles \nadministratifs sera facilité par leur localisation stratégique, offrant des liaisons adéquates \nen termes de transports en commun et individuel. L’accessibilité aux personnes à mobilité \nréduite sera elle aussi améliorée et étendue à tous les services, grâce à une conception \noptimale des nouveaux bâtiments administratifs. Enfin, le ou la citoyen-ne bénéficiera \nd’une prise en charge plus efficiente par les services dont les synergies et interactions \nseront accrues. \n \nLe projet s’accompagne d’une stratégie de développement du Guichet Unique et d’une \nnouvelle stratégie relative à la notion d’accueil physique, qui permettront de minimiser les \néventuels inconvénients liés aux changements de lieux des services. \n \nGuichet unique \n \nLe Guichet unique, créé en 2004, est une plateforme internet créant un lien sécurisé entre \nles citoyen-ne-s, les entreprises et les administrations publiques neuchâteloises. Il \naccueille, renseigne et permet d’effectuer en ligne de multiples démarches administratives, \ndont l’offre tend à s’élargir. En effet, dans le cadre de sa modernisation, le canton de \nNeuchâtel mène des réflexions et des projets quant à une administration encore plus \nnumérisée (cf. schéma directeur informatique 2016-2020, programme des réformes de \nl’État, etc.). De ce fait, à moyen terme, les déplacements des citoyen-ne-s vers les guichets \n« physiques » continueront de diminuer, justifiant le regroupement progressif de ceux-ci. \n \nDans le cadre du regroupement de l’administration, il est ainsi prévu de penser aux besoins \ndes usager-ère-s afin de garantir un accueil efficient et harmonisé entre les différents pôles. \nPar exemple, des bornes pour accéder au Guichet unique pourront être installées dans les \ndeux pôles. À la manière des CFF, du personnel pourrait ainsi accompagner les usager-\nère-s lors de leurs premiers accès sur la plateforme numérique, ce qui est évidemment \nbeaucoup plus difficilement envisageable sur une multitude de lieux éclatés. \n \nAccueil physique \n \nLes réflexions autour de la notion d’accueil « physique », en complément au Guichet \nunique, doivent être poursuivies. Les futurs sites de l’administration permettront un accès \nfacilité aux services et aux prestations de l’administration publique. D’une part grâce à la \nnumérisation des prestations et processus, accessibles via des bornes interactives. D’autre \n\n\n\n21 \n\npart, le projet devra déterminer s’il faut rationnaliser le nombre de guichets physiques, par \nexemple en développant les guichets généralistes. Cette conception, qui comporte aussi \ndes inconvénients, mérite néanmoins d’être encore approfondie. \n \n \n \n10. REDRESSEMENT DES FINANCES DE L’ÉTAT \n \n \nÉconomies induites sur le budget de fonctionnement \n \nL’économie annuelle des loyers, estimée à plus de 1,8 millions de francs, dès 2026 \nconstitue la diminution principale des coûts directs liés au projet de regroupement et \nd’optimisation du logement de l’administration (cf. annexe 14). Les économies financières \nnettes, en tenant compte des amortissements et coûts d’entretien des aménagements, \nsont estimées à 820’000 francs (cf. annexe 19). D’autres économies complémentaires \ndoivent de plus être prises en compte, comme celles des charges d’exploitation, coûts de \ndéplacements, et des importantes synergies futures. En tenant compte des montants \nfinanciers cités plus haut, le montant global des économies est estimé à près de 2,9 millions \nde francs (cf. annexe 20). \n \nD’autres économies importantes seront réalisées par le regroupement sur trois sites \nmodernes et par la location de surfaces dans des bâtiments répondants aux normes \nénergétiques actuelles.  \n \nRéduction des travaux d’aménagement en cours de bail \n \nCes cinq derniers exercices financiers, de 2013 à 2018, un budget annuel de \nfonctionnement de 1 à 1,8 million de francs a été consacré aux travaux d’aménagement \nintérieur des locaux de l’administration cantonale3. \n \nEn fonction de la location future de locaux efficients, facilement modulables et \ntransformables, les coûts de modification d’aménagement en cours de bail, selon les \nbesoins évolutifs des services et offices de l’administration cantonale seront grandement \ndiminués. Jusqu’ici chaque déménagement externe ou interne à une surface louée \nimplique régulièrement d’importants travaux (cloisons, faux plafonds, portes, revêtements \nde sols, installations électriques, etc.). Les grandes surfaces constituées de plateaux et \naménagées de mobilier modulaire et de cloisons légères éviteront de supporter \nd’importants coûts en cas de changement de besoin. \n \nAinsi, les économies prévisibles sur les travaux d’aménagement sont estimées, selon les \nannées, dans une fourchette de 0,8 à 1,3 millions de francs. \n \nDiminution du nombre de déménagements et des besoins en mobilier neuf \n \nLes déménagements relatifs aux changements de besoins exprimés dans le paragraphe \nprécédent seront également réduits, puisqu’ils se feront à l’interne des bâtiments loués. \nJusqu’ici, les déménagements sont majoritairement réalisés dans des bâtiments à l’accès \ndifficile, aux cages d’escaliers exigües et dispersés sur l’ensemble du canton. \n \nL’investissement en mobilier neuf pour le projet objet du présent rapport permettra, \npendant plusieurs années, de ne pas devoir remplacer annuellement le mobilier existant \ndans les services comme cela peut être le cas actuellement. \n \n\n                                                \n3 rubrique 3144000 \n\n\n\n22 \n\nAinsi, les économies prévisibles sur le coût des déménagements sont de 200'000 francs, \net pour l’achat de mobilier neuf, de 400'000 francs. \n \n\n \n \nDiminution des coûts des charges d’exploitation  \n \nLe coût moyen actuel au m2 par an pour les services de conciergerie mandatés à des \nentreprises privées varie de 20 à 25 francs. Il s’agit du nettoyage des locaux loués, et de \nla récolte des déchets courants. Les coûts des locaux communs étant comptés quant à \neux dans les frais accessoires/ charges locatives facturés par le bailleur en sus du loyer. \n \nDans les futurs locaux loués à Tivoli, à La Fiaz et à la rue de la Serre 37-43, le coût moyen \nau m2par an devrait diminuer d’environ 10% pour atteindre une fourchette variant entre 18 \net 22 francs par m2. \n \nLe coût sera ainsi diminué par le fait que les entreprises mandatées interviendront de \nmanière facilitée sur un seul site, dans des locaux regroupés sur des surfaces restreintes, \nfaciles d’entretien et ne demandant pas de travaux spécifiques. \n \nPour ce qui concerne la consommation d’énergie, elle aussi ira en diminuant car les \nsurfaces louées dans les bâtiments neufs seront réduites et répondront aux normes \nénergétiques actuelles. Le coût moyen actuel payé par l’État pour les frais de chauffage, \nde production d’eau chaude sanitaire et électricité est à 19 francs par m2 par an. Il \ndiminuerait de 13% pour atteindre environ 16 francs par m2 \n \nDiminution marginale des coûts de déplacements du personnel  \n \nLe regroupement des services en pôles, dans une certaine mesure à thématiques \ncommunes, permettra de réduire les déplacements pour des réunions intra-administration \net ainsi les coûts liés à la mobilité des collaborateurs-trices. De plus, en repensant le \nconcept de mobilité autour de ces pôles, des économies d’échelle seront très \nprobablement réalisables, par exemple via le partage de véhicules. \n \nConcernant les services métiers, qui effectuent souvent leurs déplacements hors de \nl’administration, auprès de clients/administrés, l’impact devrait être négligeable. \n \nPar ailleurs, comme le siège du gouvernement cantonal, ainsi que les secrétariats \ngénéraux, restent situés au Château, beaucoup de séances se tiendront toujours hors des \nnouveaux locaux. \n\n\n\n23 \n\n \n \n \n11. RÉFORME DE L’ÉTAT \n \n \nCe projet s’inscrit en cohérence avec le programme des réformes de l’État par les éléments \nsuivants, porteurs de bénéfices qui ne sont pas tous financiers :  \n \n– mise en commun de locaux (réceptions, salles de conférence, cafeterias) ; \n \n– stratégie d’accueil des usager-ère-s harmonisée entre les pôles ; \n \n– développement d’un esprit d’entreprise commun et augmentation des synergies entre \n\nles services ; \n \n– gestion centralisée du courrier ; \n \n– regroupement des économats et des archives locales ; \n \n– optimisation de l’attribution des places de parc et de la mobilité professionnelle des \n\ncollaborateurs-trices ; \n \n– amélioration du service de conciergerie ; \n \n– mise en partage des postes de travail. \n \n \n \n12. INTERVENTION PARLEMENTAIRE \n \n \n\n02.144, ad. 02.013 \nPostulat du groupe radical \nPlan directeur de l’organisation spatiale des services de l’État \n \nNous demandons au Conseil d’État d’étudier la mise sur pied d’un plan directeur de \nl’organisation spatiale des services de l’État dans l’optique de la présentation d’un \nrapport que le Grand Conseil serait amené à approuver. \nCette étude devrait comprendre une analyse de l’évolution prévisionnelle des \nmouvements des services de l’administration et de leurs incidences sur les besoins \nen locaux et leur organisation spatiale. \nLe plan directeur sera accompagné d’un plan financier. \nSignataire : R. Comte \n\n \nLe présent rapport répond aux demandes du postulat. Il est donc proposé de classer ce \ndernier avec l’adoption du rapport. \n \n \n \n13. VOTE DU GRAND CONSEIL \n \n \nEn application de l’art. 57, al. 1, de la Constitution neuchâteloise et de l’art. 36, al. 1, lettre \na, de la Loi sur les finances du 24 juin 2014, l’adoption du crédit sollicité, portant sur une \ndépense nouvelle supérieure à 7 millions de francs, est ainsi soumise à la majorité qualifiée \n(3/5ème des membres du Grand Conseil). \n\n\n\n24 \n\n \nLes engagements relatifs aux baux à loyer entreront quant à eux dans le cadre des budgets \nordinaires du compte de résultats et seront compensés par l’abandon des baux actuels. Ils \nn’appellent dès lors pas de décision spécifique du Grand Conseil.  \n \n \n \n14. CONCLUSION \n \n \nLe présent rapport met en lumière le fort potentiel d’amélioration du logement de \nl’administration cantonale avec d’une part, l’amélioration des conditions d’accueil des \ncitoyen-ne-s et la modernisation de l’environnement de travail des collaborateurs-trices, et \nd’autre part l’amélioration des processus de travail des services et du fonctionnement de \nl’administration de manière générale. \n \nLes évolutions proposées se veulent tournées vers l’avenir et positives pour l’ensemble \ndes acteurs-trices concerné-e-s. Ainsi, ceux et celles-ci devront être accompagnés dans la \nvoie du changement de manière adéquate. Leur implication à tous les stades du projet, de \nmême qu’une communication claire et limpide, seront impératifs à sa réussite. Les besoins \nspécifiques de chaque entité seront considérés, afin d’établir pour chacune d’elle un \naménagement sur mesure, sur la base d’un concept d’aménagement répondant à des \nstandards à la fois modernes et économiques.  \n \nLes nouveaux locaux offriront une flexibilité permettant une gestion rationnelle et \néconomique de l’évolution des services et favorisant collaboration et synergies. La \ndéfinition d’un nouvel environnement de travail de qualité, moderne, et rationnel, ira de pair \navec la modernisation déjà initiée des différents équipements informatiques et du mobilier, \net l’avènement de nouveaux processus de travail et d’organisation. \n \nPar la concrétisation du projet de regroupement et d’optimisation du logement de \nl’administration cantonale, cette dernière pourra relever les défis auxquels elle est \nconfrontée dans des conditions optimales correspondant au standard appliqué dans les \ncantons voisins. \n \nEn économisant des surfaces, le projet induit, en plus de la souplesse et de l’efficience, \ndes économies rapides de charges de loyer, d’entretien et d’énergie et favorise \nl’émergence de solutions novatrices dans la relation aux citoyen-ne-s, dans l’organisation \ndu travail et dans la mise en place d’une administration décloisonnée. \n \nAinsi, il est demandé au Grand Conseil de bien vouloir prendre en considération le présent \nrapport et les annexes l’accompagnant, et d’adopter le projet de décret qui lui est soumis. \n \nVeuillez agréer, Monsieur le président, Mesdames et Messieurs, l’assurance de notre \nhaute considération. \n \nNeuchâtel, le 18 février 2019 \n\nAu nom du Conseil d’État : \nLe président, La chancelière, \nL. KURTH S. DESPLAND \n\n  \n\n\n\n25 \n\n \n \n\nDécret portant octroi d’un crédit d’investissement de 31 millions de francs \npour le financement des travaux d’aménagement et du mobilier, dans le cadre \ndu projet de regroupement et d’optimisation du logement de l’administration \ncantonale  \n \n\n \nLe Grand Conseil de la République et Canton de Neuchâtel, \n \n\nvu l’article 57 de la Constitution de la République et Canton de Neuchâtel (Cst.NE), du 24 \nseptembre 2000 ; \n\nvu la loi sur les finances de l’État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014 ; \n\nvu la loi d’organisation du Grand Conseil (OGC), du 30 octobre 2012 ; \n\nsur la proposition du Conseil d'État, du 18 février 2019, \n \ndécrète : \n \n \nArticles premier Un crédit d’investissement de 31 millions de francs est accordé au \nConseil d’État pour financer les travaux d’aménagements et l’acquisition de mobilier, dans \nle cadre du projet de regroupement et d’optimisation du logement de l’administration \ncantonale. \n \nArt. 2   Les dépenses seront portées aux comptes des investissements et de \nfonctionnement du Département des finances et de la santé, sous l’intitulé \n« Regroupement et optimisation du logement de l’administration » \n \nArt. 3   Le crédit sera amorti conformément aux dispositions du règlement général \nd’exécution de la loi sur les finances de l’État et des communes du 20 août 2014. \n \nArt. 4   Le Conseil d’État est autorisé à se procurer, éventuellement par la voie de \nl’emprunt, les moyens nécessaires à l’exécution du présent décret. \n \nArt. 5   1Le présent décret est soumis au référendum facultatif. \n\n2 Le Conseil d’État pourvoit, s’il y a lieu, à sa promulgation et à son exécution. \n \n \nNeuchâtel, le \n \n\nAu nom du Grand Conseil : \n\n \nLe président, La secrétaire générale,  \n\n \n\n\n\n26 \n\n \nSITUATION ACTUELLE DU LOGEMENT DE L’ÉTAT EN VILLE DE NEUCHÂTEL ANNEXE 1 \n \n\n \n\n\n\n27 \n\nSITUATION ACTUELLE DU LOGEMENT DE L’ÉTAT EN VILLE DE LA CHAUX-DE-FONDS ANNEXE 2 \n \n \n\n\n\n28 \n\nARBORESCENCE SURFACES ÉTAT DE NEUCHÂTEL  ANNEXE 3 \n \n\n \n \n\n\n\n29 \n\nSITUATION ACTUELLE DU LOGEMENT DE L’ADMINISTRATION CANTONALE : RÉPARTITION PAR RÉGIONS ANNEXE 4 \n \nCARTE \n \n\n \n\n\n\n30 \n\nBAUX À LOYER POTENTIELLEMENT À REGROUPER \n ANNEXE 5 \n\n \n\n\n\n31 \n\nNOUVEL ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ANNEXE 6 \n \n\n \n\n\n\n32 \n\nNOTIONS DE SURFACES ET RATIOS DE COMPARAISON ANNEXE 7 \n \n \n\n \n \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\n\n\n33 \n\nTABLEAU DES BESOINS, EXEMPLE ANNEXE 8 \n\n \n  \n\n \n\n\n\n34 \n\nSEMP, LA CHAUX-DE-FONDS ANNEXE 9 \n\n \nEXTRAIT DE PLANS – ETAGE 1 \n\n \n  avant transformation \n \n\n \n \n  après transformation \n\n\n\n35 \n\nPÔLE DE TIVOLI, NEUCHÂTEL ANNEXE 10 \n \nSITUATION FUTURE \n \n \n\n \n \n \n\n\n\n36 \n\nPÔLE DE LA GARE DE LA FIAZ, LA CHAUX-DE-FONDS ANNEXE 11 \n \nPLAN D’ENSEMBLE \n \n \n\n \n \n\n\n\n37 \n\nCOMPARAISON DES COÛTS DE LOCATION SELON LE TYPE D’AMÉNAGEMENT DES LOCAUX ANNEXE 12 \n \n \n\n\n\n38 \n\nÉCONOMIES DE LOYER ANNEXE 13 \n \n \n\n\n\n39 \n\nÉVOLUTION THÉORIQUE DES LOYERS – 2019 À 2026 ANNEXE 14 \n \nTABLEAU \n \n\n \n \n\n\n\n40 \n\nÉVOLUTION THÉORIQUE DES LOYERS – 2019 À 2026 ANNEXE 15 \n \nGRAPHIQUE \n \n \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\n\n\n41 \n\nCRÉDIT CADRE À SOLLICITER, TABLEAU GLOBAL ANNEXE 16 \n \n \n\n\n\n42 \n\nCRÉDIT CADRE À SOLLICITER, TABLEAU DE PLANIFICATION ANNEXE 17 \n \n \n\n  \n\n\n\n43 \n\nCRÉDIT CADRE ET CRÉDIT D’OBJET DU COMPTE DE RÉSULTATS ANNEXE 18 \n \n\n \n\n\n\n44 \n\nANNEXE 19 \nINCIDENCES FINANCIÈRES : COMPARAISON DE DEUX EXERCICES  \n2019 ET 2030  \n \n \n\n \n  \n\n\n\n45 \n\nÉCONOMIES : À PARTIR DE L’EXERCICE 2030 ANNEXE 20 \n \n\n \n \n \n \n\n1)\nCharges immobilières récurrentes (loyers, amortissements, \n\nentretien) arrondi, en référence à l'économie de l'annexe 19\n818'000\n\n2) Charges d'exploitation (énergie et conciergerie) 266'000\n\n3) Frais et temps de déplacement des collaborateurs 300'000\n\n4) Synergies (y compris ressources humaines) 1'500'000\n\nEconomies annuelles (2ème partie) 2'884'000\n\nÉconomies du projet annuelles (2ème \n\npartie) dans le compte de résultats                                                         \n\nà partir de l'exercice 2030\n\n\n\n46 \n\nTABLE DES MATIÈRES \n  Pages \n \nRÉSUMÉ ...............................................................................................................  1 \n \n1. INTRODUCTION ........................................................................................  2 \n1.1. Historique et contexte général ....................................................................   2  \n \n2. CONSTATS ...............................................................................................  3 \n2.1. Situation générale actuelle .........................................................................   3  \n2.2. Surfaces louées et potentiel de regroupement ...........................................  4 \n \n3. OBJECTIFS ...............................................................................................  4 \n \n4. OUTILS ......................................................................................................  5 \n4.1. Principes d’organisation et d’aménagement des locaux .............................   5 \n4.2. Ratios de comparaison ...............................................................................  8 \n4.3. Tableaux des besoins ................................................................................  8 \n4.4. Impacts globaux .........................................................................................  8 \n4.5. Projet pilote : le SEMP à La Chaux-de-Fonds ............................................  10 \n \n5. PROJETS ..................................................................................................  11 \n5.1 Neuchâtel : pôle de Tivoli ...........................................................................  11 \n5.2. La Chaux-de-Fonds : pôle de la Gare de la Fiaz ........................................  12 \n5.3. Autre site : Rue de la Serre 37-43 ..............................................................  13 \n \n6. PLANIFICATION .......................................................................................  13 \n6.1 Gouvernance et organisation du projet .......................................................  13 \n6.2. Calendrier général et étapes du projet .......................................................  14 \n6.3. Accompagnement du changement pour les collaborateurs ........................  15 \n \n7. CONSÉQUENCES FINANCIÈRES ET EN MATIÈRE DE PERSONNEL ...  16 \n7.1 Coûts de location de locaux et économies de loyer ....................................  16 \n7.2. Mobilier ......................................................................................................  18 \n7.3. Déménagements ........................................................................................  18 \n7.4. Équipement informatique ...........................................................................  18 \n7.5. Conséquences financières en matière de personnel ..................................  19 \n \n8. INCIDENCES SUR LES COMMUNES .......................................................  20 \n \n9. INCIDENCES SUR LE OU LA CITOYEN-NE ............................................  20 \n \n10. REDRESSEMENT DES FINANCES DE L’ÉTAT .......................................  21 \n \n11. RÉFORME DE L’ÉTAT ..............................................................................  23 \n \n12. INTERVENTION PARLEMENTAIRE .........................................................  23 \n \n13. VOTE DU GRAND CONSEIL ....................................................................  23 \n \n14. CONCLUSION ...........................................................................................  24 \n \n\nDécret portant octroi d’un crédit d’investissement de 31 millions  \nde francs pour le financement des travaux d’aménagement et  \ndu mobilier, dans le cadre du projet de regroupement et  \nd’optimisation du logement de l’administration cantonale ....................  25 \n \n\n\n\n47 \n\n \n \nANNEXES  \nAnnexe 1 : Situation actuelle du logement de l’État en ville de Neuchâtel .............  26 \nAnnexe 2 : Situation actuelle du logement de l’État en ville de La  \n Chaux-de-Fonds ..................................................................................  27 \nAnnexe 3 : Arborescence surfaces État de Neuchâtel ...........................................  28 \nAnnexe 4 : Situation actuelle du logement de l’administration cantonale :  \n répartition par régions, carte ................................................................  29 \nAnnexe 5 : Baux à loyer potentiellement à regrouper ............................................  30 \nAnnexe 6 : Nouvel environnement de travail ..........................................................  31 \nAnnexe 7 : Notions de surfaces et ratios de comparaison .....................................  32 \nAnnexe 8 : Tableau des besoins, exemple ............................................................  33 \nAnnexe 9 : SEMP, La Chaux-de-Fonds : extrait de plans ......................................  34 \nAnnexe 10 : Pôle de Tivoli, Neuchâtel ...................................................................  35 \nAnnexe 11 : Pôle de la Gare de la Fiaz, La Chaux-de-Fonds ................................  36 \nAnnexe 12 : Comparaison coûts de location selon le type d’aménagement des  \n locaux ...............................................................................................  37 \nAnnexe 13 : Économies de loyer ...........................................................................  38 \nAnnexe 14 : Évolution théorique des loyers, tableau .............................................  39 \nAnnexe 15 : Évolution théorique des loyers, graphique .........................................  40 \nAnnexe 16 : Crédit-cadre à solliciter, tableau global ..............................................  41 \nAnnexe 17 : Crédit-cadre à solliciter, tableau de planification ................................  42 \nAnnexe 18 : Crédit-cadre et crédit d’objet du compte de résultats .........................  43 \nAnnexe 19 : Incidences financières : comparaison de deux exercices 2019  \n et 2030 ..............................................................................................  44 \nAnnexe 20 : Économies à partir de 2030 ...............................................................  45 \n\n\n


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name: 17.141: Initiative communale : Interpellation relative à l’initiative populaire « Pour deux hôpitaux sûrs, autonomes et complémentaires »

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text: \nGRAND CONSEIL NEUCHÂTELOIS – INTERPELLATION \n\nÀ compléter par le \nsecrétariat général  \ndu Grand Conseil  \nlors de la réception \ndu document déposé  \n\nDate \n\n14.11.2017 \n\nHeure \n\n \n\nNuméro \n\n17.141 \n\nDépartement(s) \n\nDFS \n\nAnnule et remplace  \n\nAuteur(s) : Commune du Locle \n\nTitre : Initiative communale : Interpellation relative à l’initiative populaire \n« Pour deux hôpitaux sûrs, autonomes et complémentaires » \n\n \n\nContenu :  \n\nLe Conseil général du Locle, \n\nvu la loi sur les communes, du 21 décembre 1964 ; \n\nvu la loi d’organisation du Grand Conseil, du 30 octobre 2012 ; \n\nvu le règlement général de la commune du Locle, du 16 avril 2008 ; \n\nsur proposition de M. Oskar Favre (POP), \n\narrête : \n\n \nArticle premier   Par voie d’initiative communale, sous la forme de l’interpellation, le Conseil général du Locle \ndemande au Grand Conseil d’enjoindre au Conseil d’État d’expliquer comment et quand au travers de ses actes \nil entend mettre en œuvre l’initiative acceptée par le peuple « Pour deux hôpitaux sûrs, autonomes et \ncomplémentaires ». \n\n \nArt. 2.   Le Conseil communal est chargé de transmettre cette initiative au Grand Conseil. \n\n \nLe Locle, le 14 novembre 2017 \n\n Au nom du Conseil général : \n Le président,  Le secrétaire, \n\n O. FAVRE  P. SURDEZ \n \n\nDéveloppement :  \n\nEn effet, depuis que l’initiative a été acceptée en votation populaire, le 12 février 2017, soit il y a plus de neuf \n\nmois maintenant, le Conseil d’État n’a pris encore aucune mesure apte à réellement satisfaire les initiants. \n\nCertes, de belles paroles pour endormir la méfiance de la population comme le fait d’avoir décidé du gel de \n\ntoutes transformations de HNE tant que la mise en œuvre de l’initiative ne serait pas opérationnelle (L. Kurth : \n\narticle du 07.07.2017 dans L’Express / L’Impartial, « Rien ne bougera dans l’organisation actuelle de HNE avant \n\nque les décisions politiques ne soient prises »), pourtant, le démantèlement de l’hôpital des Montagnes se \n\npoursuit inexorablement et des investissements importants continuent d’être apportés sur le seul site du Littoral. \n\nAlors oui, les Conseils généraux des villes des Montagnes se posent de très sérieuses questions. \n\nQuelques éléments importants : \n\n– Quelques jours après la votation, le Conseil d’État promulgue la LHNE, pourtant obsolète par rapport aux \ndernières décisions populaires ! \n\n– Le Conseil d’État refuse la démission de la présidente du Conseil d’administration de HNE, franchement \nhostile à l’initiative mais devant participer à sa mise en œuvre. \n\n– Le Conseil d’État refuse catégoriquement d’adjoindre des tenants de l’initiative au Conseil d’administration de \nHNE, pour la période transitoire. \n\n– Du matériel médical, informatique et de bureau, ainsi que du personnel sont transférés régulièrement du site \nde La Chaux-de-Fonds en direction de l’Hôpital Pourtalès. \n\n– Disparition, dès le 1\ner\n\n janvier 2018, de la consultation d’angiologie du site de La Chaux-de-Fonds, transférée \nsur le site de l’Hôpital Pourtalès. \n\n Création d’un centre du sommeil sur le site de l’Hôpital Pourtalès. \n\n\n\n Création d’un centre de la douleur chronique sur le site de l’Hôpital Pourtalès. \n\n Installation de gabarits pour accueillir « provisoirement » le nouveau PET Scan sur le site de l’Hôpital \nPourtalès, quand la mission est toujours dévolue au site de La Chaux-de-Fonds.  \n\n Alors que les blocs du site de La Chaux-de-Fonds sont sous-occupés, de nombreux cas sont transférés \nquotidiennement sur le site surchargé de l’Hôpital Pourtalès. Ironiquement, le surplus est dévié sur un site \nprivé. \n\n Rénovation des urgences, pour près de 3 millions de francs, sur le site de l’Hôpital Pourtalès.  \n\n Démantèlement du service d’endoscopie (service pourtant fraîchement rénové) du site de La Chaux-de- \nFonds au profit du site de l’Hôpital Pourtalès. \n\nEn contrepartie, le Conseil d’État, tout en prenant son temps, a instauré un groupe de travail afin d’émettre des \npropositions sur la mise en œuvre de l’initiative, groupe de travail où les tenants de l’initiative, contre toute \nlogique, n’étaient pas majoritaires. De même, il nomme le Conseil de l’Hôpital où la représentation des tenants \nde l’initiative n’y est que symbolique auprès de ses membres ! \n\nOn le voit bien, alors qu’il aurait pu rouvrir les blocs opératoires 24h/24 et 7j/7 à l’Hôpital de La Chaux-de-Fonds, \nou y nommer un directeur de site, le Conseil d’État, au mépris de la sécurité sanitaire minimale, a pris une \nquantité de décisions, depuis le 12 février 2017, qui ne sont qu’une suite de brimades pour la population \nneuchâteloise ayant soutenu l’initiative « Pour deux hôpitaux sûrs, autonomes et complémentaires ». \n\nAlors, deux questions : \n\n– À quand les actes qui vont dans le sens voulu et exigé par le peuple lors des trois dernières votations sur le \nsujet hospitalier ?  \n\n– Faudra-t-il une quatrième votation populaire pour que le Conseil d’État se mette enfin au service du peuple ? \n\n \n\nDemande d’urgence : Non  \n\nAuteur ou premier signataire : prénom, nom (obligatoire) :  \n\nOskar Favre, président du Conseil général de la Ville du Locle \n\nAutres signataires (prénom, nom) :  Autres signataires suite (prénom, nom) :  Autres signataires suite (prénom, nom) :  \n\n   \n\n \n\n\n


name: 19.003_CE_Erratum: REGROUPEMENT ET OPTIMISATION DE L’ADMINISTRATION

text: \nDFS \n\n \nERRATUM 19.003 \n \n\n \n\nRapport du Conseil d'Etat au Grand Conseil \n \n19.003 – REGROUPEMENT ET OPTIMISATION DE L’ADMINISTRATION  \n \n \nPage 1, titre \n \n– Rapport du Conseil d’État au Grand Conseil à l’appui d’un projet de décret portant \n\noctroi d’un crédit d’engagement…… \n \n(en lui et place de crédit d’investissement) \n \n\nPage 25, décret, titre \n\n– Décret portant octroi d’un crédit d’engagement de 31 millions de francs pour le \nfinancement des travaux d’aménagement et du mobilier, dans le cadre du projet de \nregroupement et d’optimisation du logement de l’administration cantonale \n\n \n(en lui et place d’un crédit d’investissement) \n \n\nPage 25, décret, article premier \n\n– Un crédit d’engagement de 31 millions de francs est accordé au Conseil d’État pour \nfinancer les travaux d’aménagements et l’acquisition de mobilier, dans le cadre du \nprojet de regroupement et d’optimisation du logement de l’administration cantonale. \n\n \n(en lieu et place un crédit d’investissement) \n \n\nPage 25, décret, art. 2 \n\nLes dépenses seront portées aux comptes des investissements et de résultat du \nDépartement des finances et de la santé, sous l’intitulé « Regroupement et optimisation \ndu logement de l’administration » \n \n(en lui et place de fonctionnement) \n \n\n \n \n \n \n \nNeuchâtel, le 6 mai 2019 \n\n\n