name: 20.007_com: ARCHIVAGE DES DOSSIERS DE SOINS

text: \n1 \n\nARCHIVAGE DES DOSSIERS DE SOINS 20.007 \nRapport du Conseil d'État au Grand Conseil \n(Du 12 février 2020) \n\n \n \nPROPOSITIONS DE LA COMMISSION PARLEMENTAIRE \n\nProjet de loi portant modification de la loi de santé (LS) et de \nla loi sur l’archivage (LArch) (Archivage des dossiers de soins) \n \n \n \nLa commission parlementaire Santé, \n\ncomposée de Mmes et MM. Florence Nater, présidente, Jean-Frédéric de Montmollin, vice-\nprésident, David Moratel (en remplacement de Hassan Assumani), Karim Djebaili, Josiane \nJemmely, Tristan Robert, Sandra Menoud (en remplacement de Philippe Haeberli), Didier \nBoillat, Yves Strub, Sébastien Marti, Julien Spacio, Brigitte Neuhaus, et Christiane Barbey,  \nfait les propositions suivantes au Grand Conseil : \n\nCommentaire de la commission \n\nLe projet de loi portant modification de la loi de santé (LS) (révision cantonale et fédérale \nde 2019) et de la loi sur l’archivage des dossiers de soins (LArch) (loi de 1995 révisée en \n2011) transcende le premier aspect technique d’adaptation de la loi cantonale aux \nactuelles exigences légales puisqu’il sollicite l’expertise de nombreux spécialistes couvrant \nle large éventail des sujets à considérer. Outre les institutions concernées par le projet de \nloi, soit les établissements autonomes de droit public du domaine de la santé (RHNe, CNP, \nNOMAD, hôpitaux, cliniques et établissements médico-sociaux au bénéfice d’un mandat \nde prestations de l’Etat pour une tâche cantonale déléguée de droit public, ainsi que l’office \ndes archives de l’Etat – OAEN), la consultation s’est étendue à l’Institut de droit de la santé \nde l’Université de Neuchâtel (IDS), au préposé de la protection des données et à la \ntransparence, au médecin-directeur du département de psychiatrie du CHUV ainsi qu’à de \nnombreux spécialistes du monde juridique, médical et archivistique. \nRéunie le 25 juin 2020, la commission a pu comprendre les enjeux et discuter du projet \nlibrement, en remerciant ses auteurs pour leur expertise, cela permettant d’accepter \nunanimement la teneur de la nouvelle loi, en sachant que la collaboration entre tous les \nservices de l’État s’avère bonne. \n\nObjectif \nL’objectif répond à l’attente de la commission, soit la rationalisation et l’efficience de la \nconservation des dossiers médicaux/de soins par la constitution d’une centrale d’archives \nde confiance (OAEN) selon des principes et des critères fondamentaux et encadrés \nd’archivage, de protection de données et du secret médical. L’OAEN n’assure \nprésentement que l’élimination des dossiers caduques ; de nouvelles dispositions sont \ndonc requises afin d’assurer une conservation définitive des dossiers confiés, après \nl’intégration partielle ou totale d’échantillons représentatifs par méthode statistique. \nLa documentation médicale concernant les données et les savoirs en fonction de la \nchronologie, les connaissances épidémiologiques, la responsabilité professionnelle selon \nl’évolution sociétale et la pratique reconnue, ainsi que les changements de modèles admis \navec les mutations des pratiques médicales et juridiques, sont d’intérêt public et alimentent \nla recherche fondamentale. La compréhension historique, culturelle évolutive des rapports \nhumains, des critères éthiques et de l’établissement des lois rend indispensable le dossier \n\n\n\n2 \n\nindividuel originel, cela afin de nuancer, contextualiser et mettre en perspective les \njugements portés en ce jour. Les dossiers psychiatriques, toujours sensibles, illustrent la \nmutation des diagnostics, des étiologies reconnues et des normes thérapeutiques posant \nle défi de l’analyse impartiale.  \nSe constitue ainsi une mémoire collective, une source pour l’histoire sociale, sanitaire, \ninstitutionnelle, politique, économique et éthique, garantissant une traçabilité des activités \npubliques, la justification des droits des personnes physiques et morales et la sauvegarde \ndu patrimoine dans le respect de la sphère privée et du code pénal. L’échantillonnage \nstatistique et l’étude historique, scientifique et juridique d’une pratique médicale de manière \ngénérale excluent toute étude individuelle illégale. L’harmonisation du traitement des \ndonnées de tous les établissements autonomes de droit public du domaine de la santé est \nassurée à l’égal des autres domaines publics de la politique, des administrations et des \ninstitutions.  \n\nCadre légal \nLe cadre légal exige actuellement la constitution d’un dossier personnel de soins par les \nsoignants et protégé par le secret médical. La clarification de la législation permettra \nd’autoriser et de régler l’archivage définitif, tout en comblant un vide juridique, en \ndéfinissant les modalités de consultation des dossiers. L’OAEN représentera l’autorité de \nsurveillance cantonale compétente, assurant le processus continu d’archivage sur base \nstatistique, de la création du dossier à partir des documents originaux et authentiques pour \nconstituer un dossier pérenne et définitif, ou optant pour la destruction des données non \nretenues. Sans exceptions, les institutions ont l’obligation d’informer l’OAEN de tous les \ndossiers arrivés à échéance, n’ayant plus d’utilité, et de les « proposer » à cet office. \nÀ la question de la commission concernant la nature des dossiers, il est précisé que tout \néchantillon sérologique ou tissulaire ne relève pas de l’OAEN, mais d’autres institutions, \ncar soulevant des problèmes juridiques, dont la reconnaissance éventuelle de la personne. \nLe dossier est un document authentique, de toute provenance, écrit ou informatisé, devant \nêtre examiné sur son support original ou selon la méthode électronique initiale, dont les \nextraits retenus sont placés sur une plateforme électronique de référence. L’OAEN \nbénéficie d’un crédit afin de mettre en place les outils nécessaires à la pérennisation des \narchives numériques ; cet office coordonne ses travaux avec ses homologues des autres \ncantons grâce au Centre suisse de coordination pour l'archivage à long terme de \ndocuments électroniques (CECO) dont il est membre. \nAprès étude comparative, l’excellente méthode zurichoise a obtenu la faveur des experts \npour le canton de Neuchâtel. \n\nSecret médical et anonymisation \nLe secret médical et l’anonymisation des données archivées ont logiquement retenu \nl’attention des commissaires. Il y a une tension aigüe permanente entre la transparence, \nla protection et l’archivage des données, souvent confrontée à des impératifs \ncontradictoires. Le fait de garantir la documentation valide des activités publiques et la libre \ninformation du citoyen, afin de restituer les réalités humaines, se heurte à la protection des \ndonnées et de la sphère privée.  \nL’archivage est proposé au corps médical, ainsi délié du secret professionnel selon l’article \n321 CP : il doit posséder un intérêt public et proportionné. Un dossier de soins appartient \nau patient dûment informé et doit suivre ses pérégrinations ; toute étude usant de \nl’archivage des dossiers ne publiera que des résultats anonymes. \n\nArchivage \nLe processus d’archivage concerne tous les dossiers au terme de la durée d’utilité après \ndix ans (vingt ans avec la loi nouvelle : art. 64 LS) de maintien dans l’institution de soins. \nLe dossier original sera ensuite remis au patient ou détruit selon sa volonté ; le cas \néchéant, il ne pourra être archivé qu’avec l’aval du patient, tout accord ou toute opposition \n\n\n\n3 \n\ndevant être consigné. Si le patient retire son dossier pendant la durée d’utilité, l’institution \nlui demande alors une décharge de ses droits à l’égard de ladite institution pour la libérer \nde sa responsabilité juridique (art. 80a LS). \nLes dossiers accordés à l’OAEN à l’échéance de leur utilité sont évalués, sélectionnés par \néchantillonnage représentatif pour une conservation définitive avec la destruction du \nsolde : \n\nDOSSIER OUVERT      DOSSIER CLOS (conservation minimale de 20 ans)      OAEN : 10% conservé. \n\nDroit du patient : \nDOSSIER OUVERT      DOSSIER CLOS \n(RETRAIT du dossier en tout temps avec une décharge juridique pour l’institution, mais avant l’échéance d’utilité) \n \n\nDOSSIER OUVERT   OU   DOSSIER CLOS \n   déclaration de REFUS d’archivage d’emblée \n   ACCES permanent en tout temps avant et après l’échéance d’utilité y compris à l’OAEN. \n   TRACE permanente de la décision du patient en tout lieu. \n\nL’information médicale et l’explication des droits du patient se doivent d’être précises et \ncomplètes lors de l’hospitalisation et lors d’une demande ultérieure de consultation de \ndossier par l’archiviste, tout en rappelant la procédure d’opposition.   \nAfin d’éviter une partialité potentielle et une soustraction de données, le canton de \nNeuchâtel interdit aux institutions de soin un archivage permanent. \nL’archivage proportionné d’échantillons, jugé efficient administrativement et médicalement \nsur une base statistique, sans connotation particulière et transparent sur le fond, se dépose \nen un lieu neutre hors institution pour un accès équilibré et équitable. Toute divulgation est \nrestreinte, codifiée et contrôlée. L’archiviste compétent fait un choix aléatoire selon les \ndonnées recherchées et assure une sélection par constitution d’échantillons et de nœuds \nd’informations représentatifs, voire de classements spécifiques potentiellement destinés \nau long terme (registre des tumeurs, art. 4a LS LArch). \n\nConditions d’accès \nLa protection des données implique l’établissement des conditions d’accès que la \ncommission juge pertinentes, bien que la perfection ne soit pas de ce monde. Les archives \nde l’État, des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire, du secteur paraétatique et des \nautorités de surveillance sont centralisées. Les délais de protection varient selon la qualité \ndes documents : les dossiers accessibles au public sont immédiatement divulgués dès leur \ncréation ; les dossiers non accessibles au public sans données personnelles sont munis \nd’un délai de 30 ans ; les dossiers nominatifs et à données personnelles sensibles sont \nmunis d’un délai de 85 ans.  \nLe dossier de soins jouit d’une protection illimitée dont le secret ne s’éteint jamais. Si \nl’intérêt prépondérant public ou privé ne s’y oppose, la consultation documentaire est \naccordée par le médecin cantonal, avec préavis de l’archiviste cantonal. Le médecin \ncantonal peut consulter la commission cantonale d’éthique et de recherche, la troisième \nautorité sollicitée pour les questions générales. L’avis de la Commission scientifique de \nréférence, à Lausanne, est à disposition pour des questions spécifiques de cet ordre. Ainsi, \ntout moteur de recherche passe par ce filtre. \nL’excellente tenue de dossiers du CNP favorise la référenciation des recherches \nd’archives, bien que le travail soit considérable et dépendant des questions émises et des \nmots-clés.  \nEn 2019, la large consultation des milieux intéressés et du Conseil de santé (RNJT, RHNe, \nCNP, associations faîtières d’EMS, SMNH SA, Clinique Volta SA, SNM, NOMAD, \nFondation ADMED, association de défense des intérêts des patients, IDS, autres services \nde l’État) a permis de soutenir la volonté du Conseil d’État de vouloir régler et clarifier le \ncadre de l’archivage des dossiers médicaux/de soins. Les commentaires et les \nmodifications proposées par ces instances font sens pour la commission : suppression de \n\n\n\n4 \n\nla mention de la propriété des dossiers administratifs et de soins par les institutions ; \nsimplification et clarification de l’échéance de la durée d’utilité pour garantir les intérêts et \nles droits des patients, dont le droit permanent d’information par les institutions, le droit \nd’opposition à l’archivage ainsi que le contrôle du dossier, quel qu’en soit le parcours ; \ndéliement du secret de fonction des employés institutionnels lors de l’archivage ; cadre \nrestreint et renforcé des consultations d’archives, avec limitation aux recherches, \nanonymisation en l’absence d’accord contraire avec le patient, double, voire triple contrôle \nmobilisant le préavis de l’archiviste cantonal et l’avis du médecin cantonal, ainsi que le \nrecours, au besoin, à la commission d’éthique de recherche compétente. \n\nEntrée en matière (art. 171 OGC) \n\nÀ l’unanimité des membres présents, la commission propose au Grand Conseil d'entrer en \nmatière sur ce projet de loi. \n\nVote final \n\nÀ l’unanimité des membres présents, la commission propose au Grand Conseil d'accepter \nce projet de loi tel qu'il est présenté par le Conseil d'État. \n\nPréavis sur le traitement du projet (art. 272ss OGC) \n\nSans opposition, la commission propose au bureau du Grand Conseil que le projet soit \ntraité par le Grand Conseil en débat libre. \n \nNeuchâtel, le 3 juillet 2020 \n Au nom de la commission Santé : \n La présidente, Le rapporteur, \n F. NATER Y. STRUB \n  \n\n\n\n5 \n\nAnnexe \nGLOSSAIRE \n\nType de \ndossiers Définition Réf. légale Conservation par \n\nle maître du fichier Archivage 1) \n\nDossier \nmédical   \n\nTerme générique qui fait référence au \ndossier devant être tenu par le \nprofessionnel du domaine de la santé. \nIl permet le suivi médical du patient. Il \npeut être tenu sous forme de dossier \npapier ou informatique. \n\nArt. 26, 64 LS Les éléments du \ndossier doivent être \nconservés aussi \nlongtemps qu'ils \nprésentent un \nintérêt pour la santé \ndu-de la patient-e, \nmais au moins 10 \nans, 20 avec le \nnouveau droit \n\nNon soumis \nà la LArch \n\nDossier de \nsoins \n\nLe dossier de soins est tenu par \nl’institution qui prodigue des soins à \nses résidents, ou plus largement aux \nbénéficiaires de leur prestation. Il \npermet le suivi de la personne par \nplusieurs intervenants travaillant dans \nl’institution, notamment la médication. Il \npeut être tenu sous forme papier ou \nsous forme informatique.  \n\nArt. 80 al. 1bis \net 2 LS \n\nLes éléments du \ndossier doivent être \nconservés aussi \nlongtemps qu'ils \nprésentent un \nintérêt pour la santé \ndu-de la patient-e, \nmais au moins 10 \nans, 20 avec le \nnouveau droit \n\nSoumis à la \nLArch si \nentre dans le \nchamp \nd’application \nde l’article 4 \n\nDossier \nadministratif  \n\nLe dossier administratif est tenu par \nl’institution, il ne contient pas de \ndonnées médicales. Il peut être \nconstitué sous forme papier ou sous \nforme informatique. \n\nArt. 80 al. 1 \nLS \n\nConservation en \nfonction de la durée \nd’utilité \nadministrative et \nlégale définie par \nl’institution \n\nSoumis à la \nLArch si \nentre dans le \nchamp \nd’application \nde l’article 4 \n\nDossier de \nsanté \n\nOn parle de dossier de santé au sens \nde la Loi de santé, lorsqu’il est fait \nréférence au dossier de santé scolaire, \nappelé également dossier de santé de \nl’élève. Il est tenu par les \nprofessionnels de la santé chargé du \nsuivi des élèves dans le cadre scolaire. \nIl peut être constitué sous forme papier \nou sous forme informatique. \n\nArt. 46a LS Minimum 10 ans  Soumis à la \nLArch \n\nDossier \nélectronique \ndu patient \n\nLorsqu’on parle de dossier électronique \ndu patient (DEP), il est fait référence au \nsystème mis en place dans le cadre de \nla loi fédérale sur le dossier \nélectronique du patient (LDEP). Le \nDEP est un dossier virtuel permettant \nde consulter en ligne des données \nenregistrées de manière décentralisée \nqui sont pertinentes pour le traitement \nd’un patient. Celui-ci est géré par les \nprofessionnels de la santé, en accord \navec les patients. Les contenus sont \naccessibles tout au long du traitement, \nindépendamment du lieu et du temps. \nLes patients ont le droit de le consulter \net de gérer les droits d’accès. \n\nLoi sur le \ndossier \nélectronique \ndu patient, \nvoir la page \nde la \nConfédération \n2) \n \n\nConservation de \nl’historique par la \ncommunauté de \nréférence pendant \n10 ans \n(art. 10 LDEP et 21 \nODEP) 3) \n\nNon soumis \nà la LArch \n\n1) Archivage : processus continu allant de la création d’un dossier à sa destruction ou à sa conservation définitive. Si un dossier est \nsoumis à la LArch, il sera « proposé » aux Archives de l’État à l’échéance de sa durée de conservation dans l’institution de soins ; \nen fonction de l’évaluation des archivistes, le dossier sera soit détruit (env. 90% des cas), soit versé aux Archives de l’État pour \nconservation définitive (env. 10% des cas). Si un dossier n’est pas soumis à la LArch, c’est au professionnel de santé ou à \nl’institution de soins de gérer complétement le cycle d’archivage (y compris l’élimination ou une éventuelle conservation définitive), \nsans que les Archives de l’État interviennent d’aucune façon. \n\n2) https://www.bag.admin.ch/bag/fr/home/gesetze-und-bewilligungen/gesetzgebung/gesetzgebung-mensch-\ngesundheit/gesetzgebung-elektronisches-patientendossier.html (consulté le 25.6.2020) \n\n3) https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20163256/index.html#a21 (consulté le 25.6.2020) \n\nhttps://www.bag.admin.ch/bag/fr/home/gesetze-und-bewilligungen/gesetzgebung/gesetzgebung-mensch-gesundheit/gesetzgebung-elektronisches-patientendossier.html\nhttps://www.bag.admin.ch/bag/fr/home/gesetze-und-bewilligungen/gesetzgebung/gesetzgebung-mensch-gesundheit/gesetzgebung-elektronisches-patientendossier.html\nhttps://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/20163256/index.html#a21\n\n