Rapport

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Rapport de la sous-commission des comptes 2022

Dicastère de l'économie, des finances, de l'action sociale

et des services internes (DEFASI)

Composition de la sous-commission

Membres : Monsieur Andrea Moretti PS, rapporteur

Madame Françoise Jeandroz  POP

Monsieur Jean-Pierre Brechbühler  UDC

La sous-commission du DEFASI s'est réunie le lundi 27 mars 2023 en

présence des personnes suivantes :

 M. Jean-Daniel Jeanneret, conseiller communal

 M. Mikaël Déal, chef de secteur du SIEN

 M. Vincent Schneider, responsable des Affaires juridiques

 Mme Sarah Honsberger, cheffe du Service à la population

 Mme Sylvène Aeschlimann, cheffe du Service des finances

 Mme Anouk Steiner, cheffe du Service communal de l'action sociale

 Mme Rachel Montandon, adjointe administrative à la cheffe du Service

communal de l'action sociale

 Mme Carine Raaflaub, chargée de procédures et formations au Service

communal de l'action sociale

 Mme Laetitia Mauerhofer, cheffe d'office au Service communal de l'action

sociale

 M. Alessandro Arcieri, chef du Service de l'économie

 Mme Virginie Rais (procès-verbal)

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Introduction

Il est en préambule relevé que dans la version actuelle du budget et en regard

du déficit budgété de plus de CHF 14,2 millions, il résulte un déficit de plus

CHF 6,7 millions avec un prélèvement à la réserve de politique conjoncturelle

de CHF 1,9 million.

Jean-Daniel Jeanneret excuse Sarah Steinweg Clark, chancelière a.i. qui

participe ce même-jour à la sous-commission financière du DUBREC en

qualité d'administratrice de ce dicastère.

100 / Conseil général

En lien avec la remarque, il est constaté des dépenses plus importantes dans

le compte 31300000 – Prestations de services de tiers dues à l'externalisation

et au rattrapage sur plusieurs mois de la rédaction des procès-verbaux du

Conseil Général. Cette personne qui donne entière satisfaction continuera

cette activité en 2023.

110 / Conseil communal

Ce centre n'amène pas de commentaire particulier.

121 / Chancellerie

Le budget du poste susmentionné a été dans l'ensemble bien respecté.

Il résulte une légère augmentation pour la rubrique 30 – charges de personnel

résultant de l'intérim sur 5 mois pour le poste de Chancelière ainsi qu'au

placement en CDD sur 6 mois d'une collaboratrice administratrice (en partie

compensé par les indemnités reçues au 49).

La nouvelle chancelière débutera son activité le 1er avril 2023. La situation

n'est pas encore stabilisée; une collaboratrice vient de donner sa démission

pour fin mai 2023.

122 / Service de l'économie

En introduction il est tout d'abord rappelé que le budget 2022 avait été

élaboré avant que le Service entre véritablement en action. Des ajustements

doivent être considérés comme faisant partie normal du processus

expérimental engagé.

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Le responsable du développement économique informe la sous-commission

que le Service de l'économie a rencontré, dans un contexte économique et

sanitaire encore instable, plus de cent septante entreprises dans le but de

non seulement présenter le nouveau service ainsi que ses enjeux mais

également de porter une oreille attentive à leurs besoins pour pouvoir ensuite

les accompagner dans leur développement.

Un commissaire constate que le montant global des salaires pour le Service

(salaire du personnel et prestations services de tiers) représente une très

grande somme. Il est relevé que le montant budgété avant la mise en œuvre

du service, est compensé par une diminution du secrétariat de direction du

DEFASI (au centre 110).

Concernant le montant des prestations de tiers, ce montant correspond en

grande partie aux prestations de la deuxième personne du Service de

l’économie. Le commissaire propose que le contrat soit modifié; cette

prestation devant être rémunérée selon les services fournis et non de

manière mensuelle linéaire.

Les commissaires sont informés que le Service de l'économie a lancé une

trentaine de projet. Le mot d'ordre est "il faut investir pour récolter".

Il est relevé que le compte frais de réception a été largement sous-estimé.

Ce compte comprend en plus des frais liés aux nombreuses rencontres

d'entreprises, les frais liés à l'organisation d'événements. Une partie est

compensé par le sponsoring trouvé (compte 43090010).

123 / Service informatique communal

En préambule le chef de secteur du SIEN explique aux commissaires que

suite au départ en retraite de l'ancien chef de Service informatique communal

(SIC) en 2015, l'informatique a été externalisée au SIEN qui met à disposition

des ressources informatiques sous forme de mandats de prestations à la

Ville, raison pour laquelle il n'y a pas de charges de personnel.

Il est alors ajouté que seules les indemnités de téléphonie figurent dans le

poste " 30 - charges du personnel". Les indemnités téléphoniques sont

perçues par toutes les personnes pouvant être alarmées et qui doivent être

atteignables (personnel de la voirie et du SISMN, chef·e·s de service,

astreinte).  La baisse de ce centre est expliquée par le changement tarifaire

des abonnements CMN et la révision des forfaits.

Il est ensuite relevé une augmentation dans le compte "31020200 - frais

d'impression, photocopies". Celle-ci se justifie notamment par le fait que

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Canon, ayant rencontré des problèmes de facturation en 2021, a facturé

environ CHF 25'000 de prestations en retard sur 2022. La sous-commission

est sensibilisée sur le fait que sur 6 millions de copies annuelles, 4 millions

sont faites par les écoles.

L'augmentation de 5% du parc informatique a pour conséquence une hausse

similaire des coûts associés à son entretien.

Les amortissements mentionnés dans le poste "33 – Amortissement

patrimoine administratif" sont liés au schéma directeur. Il est demandé par un

commissaire si le nombre d'années sur lequel pourra être réparti ce schéma

directeur est connu. La sous-commission est alors informée du fait que

l'ampleur du schéma directeur a été prolongée d'une année, soit jusqu'à fin

2023. Il est ensuite prévu d'en établir un nouveau pour la période 2024-2028,

permettant ainsi de non seulement disposer de quelque chose de structuré

aligné avec le schéma directeur de la Ville à celui du Canton qui sera établi

pour la période 2024-2029.

124 / Affaires juridiques

En introduction il est indiqué que la collaboration avec des avocats externes

reste nécessaire dans certains dossiers particuliers pour seconder le titulaire

en cas de surcharge, ou de domaine juridique très spécialisé, ou encore en

cas de récusation.

Il est constaté une augmentation des honoraires d'avocats externes pour

CHF 58'141.-, ce qui excède de CHF 18'141.- le budget. Alors que le même

budget avait pu être respecté dans les comptes 2021 (effectif CHF

34'766'65), en 2022 sont survenus des cas de récusation, obligeant à

mandater des avocats externes dans trois dossiers RH complexes. De

même, la clôture d'un gros et ancien procès civil a occasionné des honoraires

externes non planifiés.

Le second poste de dépenses, bien moins élevé mais important, consiste

dans la tenue à jour de la bibliothèque juridique. Le budget de 3'000.- est

respecté et en principe suffisant (mais certains ouvrages sont coûteux, ce qui

implique des choix).

Enfin il est relevé que le service fonctionne sans secrétariat propre. Pour les

quelques cas où un appui a été nécessaire, des remerciements sont

adressés au personnel administratif de la chancellerie.

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130 / Contrôle des habitants

En introduction, il est relevé que ce Service est en pleine mutation; le Contrôle

des habitants est devenu au 1er janvier 2023 le Service à la population. À

terme, ce dernier devrait regrouper d'autres prestations complémentaires

utiles à la population. Une communication publique à ce sujet sera faite ce

printemps.

La préposée au Contrôle des habitants, désormais cheffe du Service à la

population relève que l'année 2022 fut compliquée à gérer suite au départ

avant les vacances d'été d'une personne engagée à 100% ainsi qu'à des

absences maladies prolongées ou ponctuelles. Grâce à la compréhension du

Conseil communal quant à la situation, il a été décidé l'engagement d'une

personne à 50 % sur 1 an pour le renforcement aux guichets. Cette solution

a permis de ne pas fermer les guichets et de soulager la charge de travail de

l'ensemble de l'équipe en place. De ce fait, il est constaté une légère

augmentation des charges de personnel au centre 31.

Il est relevé ensuite que la collaboration avec le service des migrations

(SMIG) pour les permis de séjour est une source de travail fastidieux et

manuel. L'introduction par la Confédération de la carte biométrique pour les

titres de séjour ou de travail a complétement ralenti le processus entre la

demande du citoyen.ne ou la personne frontalière et la délivrance du titre

physique (jusqu'à environ 6 mois d'attente). Toutefois, le SMIG a consenti à

une facturation avec un délai de paiement à 90 jours. Il n'existe pas d'outils

appropriés pour faire le lien entre la demande, la facturation du SMIG

individuelle, la facturation du SMIG globale, l'encaissement et la délivrance

du permis. Afin de réduire les pertes d'encaissements – puisque les

communes font office de banque - au niveau communal, le Service a adapté

son processus courant de l'été 2022 et convoque désormais le citoyen ou la

personne frontalière dès la réception de la facture individuelle. Cela a pour

conséquence de doubler la fréquentation aux guichets des personnes

concernées par un titre mais a l'avantage de réduire les pertes financières.

Il est dès lors souhaité que le SMIG facture directement les prestations aux

citoyens et que le Service communal devienne une interface de services et

d'aide au SMIG mais plus une banque.

Un commissaire s'interroge quant à l'augmentation du poste "36 Charge de

transfert". Il lui est répondu que cette différence tient tout simplement au fait

que le nombre d'émission est en hausse (en corrélation avec les postes

42100120 (Émolument – Document d'identité) et 421100110 (Permis de

séjour étranger)). Globalement les rentrées correspondent au budget pour

les cartes d'identité voire même supérieures au budget pour les permis de

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séjour. Cette différence budget/comptes se base sur un calcul des 4 années

précédentes (durée de validité de permis), il n'y a aucune prévision du SMIG

qui est faite afin d'être au plus proche de la réalité.

Pour terminer, il est relevé que les clients paient de moins en moins en cash

mais plutôt par carte de débit et Twint. Ces modes de paiements

occasionnent des frais supplémentaires.

301 / SCAS - Office d'aide sociale

La sous-commission est tout d'abord informée du fait que les comptes relatifs

au SCAS ont été présentés à la Commission de l'action sociale lors de sa

séance du 21 mars 2023 et que ceux-ci n'ont pas appelé de remarques

particulières.

En guise d'introduction, il est relevé qu'en 2019 un premier audit réalisé par

ODAS contrôle avait débouché sur la mise en exergue d'un nombre important

de problèmes et de lacunes dans la gestion des dossiers d'aide sociale. Des

mesures de compensations financières ont dû être faites auprès de la

Facture sociale. En automne 2020, un second audit a été réalisé et le résultat

faisait état d'un léger mieux. Afin de vérifier que les recommandations

formulées par ODAS contrôle en 2019 et en 2020 aient bien été suivies, un

troisième audit a été réalisé en automne 2022. Il ressort des conclusions du

rapport qui en découle que "les dossiers examinés sont très bien tenus et

qu'aucune anomalie significative a été rencontrée. L'excellente tenue des

journaux d'entretien est à souligner. Les réponses des AS à nos questions

étaient également claires et précises". De plus, le rapport ne comporte ni

remarques ni recommandations ce qui est extrêmement rare.

Avant de passer à l'analyse des comptes, la cheffe du Service communal de

l'action sociale présente un état de situation du service. Il est alors expliqué

que la situation évolue de manière positive, tant au niveau de l'organisation

et des processus, que des ressources humaines. Malgré un turn-over encore

important en 2022 et des difficultés de recrutement dans le secteur aide

sociale lié à la pénurie d'AS sur le marché de l'emploi, on commence à

ressentir une stabilisation des équipes (plus aucune démission AS depuis 4

mois). Il est aussi relevé que l'organisation interne du Service a été revue

(réforme sur la manière de travailler). Le chantier de transformation des

locaux du rez-de-chaussée qui permet désormais un meilleur accueil est

terminé. Actuellement, toute l'équipe est à pied d'œuvre pour entrer dans la

réforme du "suivi différencié harmonisé" (projet cantonal) et qui va permettre

dès 2024 aux assistants sociaux et aux assistantes sociales de se recentrer

sur leur cœur métier.

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Pour l'analyse des comptes, il est constaté une légère augmentation des

charges de personnel qui est due aux remplacements nécessaires suite à

des absences maladie, accident et de grossesses; celle-ci est cependant

compensée par les indemnités et remboursements de l'assurance perte de

gain. Afin de pallier aux conséquences de l'important turnover dans le secteur

de l'aide sociale, (report des dossiers sur les collègues), un EPT flottant a été

engagé. Il est relevé que le métier d'assistant·e social·e a passablement

changé. La charge de travail est toujours très importante (97 dossiers par

EPT) et le travail administratif l'emporte sur le travail social qui devrait être

fait.

La légère baisse constatée dans le personnel en formation est en lien avec

le fait qu'il manque un/e formatrice pour engager le nombre de stagiaires

prévu.e.s au budget et non pas à une volonté d'économie.

Il est relevé une augmentation des biens, services, autres charges

exploitation :

Pour le compte 31300300 compte frais de port – affranchissements, cette

augmentation est due à l'envoi de décisions lors de toute ouverture et

fermeture de dossiers d'aide sociale, ainsi qu'à l'augmentation du nombre de

courriers recommandés. Pour le compte - 31300800 – Alarmes - surveillance,

il s'agit de frais liés à la sécurité et dont le budget avait été prévu au

31300000.

Pour le compte 31320300 – Conseillers externes - il s'agit du mandat de team

coaching pour la mise en place de la polyvalence dans les secteurs

administratifs et à la mise en place d'un collège de direction.

Pour terminer les frais judiciaires et/ou de poursuites ont également été en

augmentation.

Il est aussi fait mention d'un léger dépassement dans les frais informatiques,

relatif à la borne de tiketing installée dans le hall d'entrée et qui permet une

meilleure gestion des flux.

321 / SCAS – Participation aux institutions sociales

Les budgets étant dicté par le canton, il est principalement relevé ici que les

chiffres sont difficilement prévisibles. La facture sociale est de 3,4 millions

inférieure à celle budgétée par l'Etat.

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Pour terminer, la sous-commission est informée que la provision pour

dédommagement de la facture sociale liée aux provisions effectuées pour les

doubles loyers et autres a été dissoute. La page est désormais tournée.

600 / Service des finances

L'année passée a été fortement impactée par le projet Abacus. La migration

au 1er janvier 2023 s'est bien passée. Un travail très important en

collaboration avec le SIEN a été fait en 2022. Des améliorations restent

toutefois à effectuer.

Il est relevé un léger dépassement pour les frais de personnel. Ceci

s'explique notamment par l'engagement d'une personne en CDD pour

épauler le Service dans le contrôle des données et la reprise manuelle de

certains éléments dans le cadre du projet Abacus. Les heures

supplémentaires ont été payées. Il est précisé que le dépassement des frais

de personnel est compensé par la rubrique 49 – imputations internes –

remboursements d'assurances. Il est alors expliqué à un commissaire que

toutes les indemnités d'assurances (remboursements effectifs) se trouvent

au centre 620 (SRH). Ces montants sont par la suite imputés dans les

services par le biais des imputations internes.

Il est ensuite relevé un élément important quant au compte 31990140 – Écart

statistique. Ce montant, que le Conseil communal a porté au budget 2022

représente une estimation de l'écart entre le budget et les comptes pour

l'ensemble des services de la rubrique 31 biens services et marchandises.

Les dépenses 2022 de cette rubrique sont inférieures au budget 2022 pour

environ CHF 1.6 million.

Au niveau de la réévaluation sur créances (ducroire), il est précisé qu'il est

très difficile de budgéter un montant, raison pour laquelle le chiffre est à 0

dans les budgets.

La sous-commission est ensuite informée qu'en 2022, les emprunts

structurés Depfa ont été remboursés pour CHF 50 millions (indemnité de

sortie de CHF 2.7 millions provisionnée aux comptes 2021). Au vu des

conditions du marché, ces emprunts ont été remplacés par des emprunts à

court terme. Le taux d'intérêts moyen pour la totalité des emprunts s'élève à

2.2% (sans Depfa).

Il est constaté une légère augmentation pour le compte 34110000 – Pertes

réalisés sur les terrains PF. La cheffe du Service des finances explique qu'il

s'agit d'une provision qui a dû être augmentée pour les risques liés à des

travaux de dépollution (il ne s'agit pas d'une perte sur un terrain).

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Il est demandé par un commissaire d'obtenir une liste par catégorie (sport,

culture, autres) des rentrées en lien avec le compte 40320000 - Taxe billets

de spectacles qui touchent toutes manifestations avec entrées payantes

(mais qui ne concerne pas les musées).

610 / Contributions

Il est précisé que les dépenses et recettes de ce centre ont été enregistrées

à partir des derniers tableaux de bord reçus de l'Etat, conformément au plan

comptable qui est imposé aux communes. Il est relevé que les impacts de la

pandémie ont été surestimés lors de l'établissement du budget 2022.

Globalement, l'excédent de recettes de ce centre est supérieur de

CHF 6.2 millions par rapport au budget.

Il est ensuite relevé que par rapport aux comptes 2021, l'impôt des personnes

physiques augmente de CHF 3.9 millions. Cette hausse est notamment liée

à un transfert d'une partie de l'impôt à la source suite à un changement de

base légale impliquant qu'une partie des personnes qui étaient imposées à

la source sont dorénavant imposées en taxation ordinaire.

Pour terminer la cheffe du Service des finances explique que seul le 67% du

montant de l'impôt des personnes morales est attribué directement aux

communes. Le 33% restant est attribué à un pot commun qui est ensuite

réparti entre les communes en fonction du nombre d'emploi. Il est constaté

une hausse de l'impôt perçu directement par la Ville ainsi que du montant

reçu du fonds intercommunal.

Le rapporteur de la sous-commission

Andrea Moretti

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