name: StR-Beschluss 73-2025 vom 4.3.2025 mit Unterschrift; Abacus Module, Kredit

text: \nSTADTKLOTEN\n\nPROTOKOLL STADTRAT KLOTEN\n\n04, Mäz 2025' Beschluss 73-2025\n\n9,5.1.1 Projekte\n\nI DG-Status: öffentlich\n\nAbacus Module 2025; Kreditfreigabe Umsetzungen\n\nAusgangslage\n\nDie Stadt Kloten verfolgt mit der Umsetzung der Digitalstrategie die Zielsetzungen, den internen und externen\n\nAnspruchsgruppen vermehrt digitale Dienstleistungen zu erbringen und parallel dazu die Prozesseffizienz\n\ndeutlich zu erhöhen. Diese Ziele werden auf applikatorischer Ebene u.a. mit dem schrittweisen Abbau von\n\nSchnittstellen und der daraus resultierenden geringeren Komplexität der gesamten Applikationslandkafte\n\nerreicht.\n\nEin wesentlicher Baustein innerhalb der Applikationslandkarte sind die Lösungen des Schweizer Anbieters\n\nAbacus AG (Wittenbach), Die Stadt Kloten administriert mit diesem Lösungspaket aktuell die Finanz- und\n\nPersonaladministration unter Berücksichtigung zahlreicher Schnittstellen (2,8. lnnosolv City und Printcom). Mit\n\nden lmplementierungspartnern OBT AG (St. Gallen) und Axcept AG (Kemptthal) verfügt die Stadt Kloten zudem\n\nüber ein etabliertes, redundantes und dem Stellenwert der Lösung entsprechendes Partnemetzwerk.\n\nDie Gesamtlösung soll mittelfristig durch folgende Leistungsbestandteile ergänzt werden:\n\nHR: 0n- und Offboardinq / Workflows\n\nZahlreiche HR-Teilprozesse im Bereich EinJAustrittsadministration werden manuell mit Checklisten in Word\n\noder Excel geführt. Diese Verarbeitungen sind fehlenanfällig, stellen eine hohe zeitliche Belastung für die\n\nPersonaladministration dar und erschweren die Nachvollziehbarkeit. Ende 2023 wurde das Mitarbeiterportal\n\nmyAbacus implementiert, wodurch der Personalkörper mittels Weblösung von zahlreiche Dienstleistungen, wie\n\nz.B. Zugriff auf Gehaltsabrechnungen oderAdressmutationen, profitieren kann. MyAbacus-und damitder"Self-\n\nService-Ansatz" - ist der Grundstein für die künftige lmplementierung von effizienzsteigemden Lösungen, wie\n\nz.B. die HR-Workflow-Prozesse und einer sicheren Kommunikation mit der HR-Abteilung. Auf myAbacus\n\naufbauend sollen 2025 die sogenannten OnJOffboardingprozesse digitalisiert und nahtlos der Gesamtlösung\n\nzugeführt werden,\n\nHR und G+A: Dashboards\n\nAktuellwird ein grosserAufwand betrieben, um alle relevanten Zahlen der Mitarbeitenden zusammen zu stellen,\n\nwas zu hohen Personalauflrendungen führt. Ziel des Dashboards ist es, für Führungspersonen alle wichtigen\n\nlnformationen automatisch auf einen Blick verfügbar zu machen. lnformationen des künftigen Dashboards sind\n\nzum Beispiel FTE (Stellenplan), Alterspyramide, Genderverteilung, Teil- und Vollzeitarbeitsquoten sowie\n\nFluktuationsraten.\n\nLaufnummer. 13568\n\nSignatur . 2Q24.Klolen.467 9\n\nProtokoll Stadtrat Kloten Seite 1 von 5\n\n\n\nSicherheit Erweiterunq Kassensystem:\n\nZuneitist die Einwohnerkontrolle und das Zivilstandsamt mit einem Kassensystem ausgestattet, welche direkt\n\nan das Abacus-system angebunden ist. lm Bereich Sicherheit werden die Kassenabrechnungen manuell mit\n\nExcel administriert, Damit auch in dieser Abteilung ohne Medienbruch automatisiert Abrechnungen erstellt\n\nwerden können, soll im Bereich Sicherheit das Kassensystem von Abacus angebunden werden.\n\nKommunikation: Erneueruno verschlüsselte eMail-Kommunikation:\n\nDie Stadt Kloten versendet für etwa 100 Mitarbeitende die Lohnabrechnungen via lncaMail, eine "eMail-\n\nähnliche" Sicherheitslösung der Post. Die so bedienten Perconen sind nicht im Stellenplan enthalten und haben\n\ndeshalb keinen Zugang zur Lösung myAbacus. Betroffene Mitarbeitende sind zum Beispiel kommunale\n\nLehrpersonen und Schulleitende, Dolmetscher/innen, Familienbesucher/innen, Musiklehrpersonen,\n\nBehördenmitglieder (nicht nur Schule) und Feuenrvehrangehörige.\n\nDie Post wird vollständig auf die neue Lösung "ePost" umstellen und lncaMail ausser Betrieb setzen. ePost wird\n\njedoch von Abacus ab Ende Mär22025 nicht mehr unterstützt, Aus diesem Grund muss lncaMail mit der Lösung\n\nvon PrivatSphere abgelöst werden, deren Anbindung an Abacus nahtlos efolgen kann.\n\nBenutzerverwaltunq : U mstellunq auf Policies:\n\nZur Vereinfachung des sogenannten Rollenkonzeptes muss die Benutzervenrraltung auf sog. Policies umgestellt\n\nwerden. Policies vereinfachen die BenuEervenualtung und können mit Kostenstellen ergänzt werden, was in\n\nFolgeprozessen (2.B. Kreditorenworkflow und Budget) genuEt werden kann. Aktuellwurden die Berechtigungen\n\nin Abacus nach unterschiedlichen Kriterien vergeben, was pro Zielgruppe zu unterschiedlichen Berechtigungen\n\ngeführt hat, Mit der Umstellung auf Policies werden alle Berechtigungen zielgruppenkonform überarbeitet und\n\neinheitlich vergeben,\n\nH R: Einführuno Workfl owmanaqement Personalmutationen :\n\nEs sollen Workflows und Personalmutationsprozesse vereinheitlicht und in Abacus bzw. MyAbacus integriert\n\nwerden. Die Verwendung von Excelvorlagen für Mutationsprozesse soll abgeschafft werden. Ein grosser Nutzen\n\nist die Vereinheitlichung und die Effizienzsteigerung der davon betroffenen Prozesse. Medienbrüche werden\n\neliminiert und die Daten können durchgehend für die weiteren Arbeitsprozesse digital weiterverarbeitet werden.\n\nlm Grundsatz können mit der sog. "Abacus Business-Process-Engine" nahezu alle Prozesse für die Stadt Kloten\n\ni ndividuell defi niert und applikatorisch abgebildet werden,\n\nSch n ittstel le i n zentrale Berechtiq u nqsven /altu nq (Active Di rectorv) :\n\nNeue Mitarbeitende werden manuell in Excel erfasst und der zentralen Benutzerverwaltung (Active Directory)\n\nzugeführt. Dieser Prozess soll künftig mit einer entsprechenden Schnittstelle automatisiert werden. Damit wird\n\nder Datenabgleich effizienter und sichergestellt, dass beide Systemumgebungen korrekt aufeinander\n\nabgestimmt sind. Auf Grundlage dieser Systematik kann folgend der Anmeldeprozess in der Abacus-\n\nSystemumgebung vereinfacht werden (sog. SingleSignon),\n\nHR: Bewerbermanaoement:\n\nDas Abacus Bewerbermanagement ist eine umfassende Lösung, welche die HR-Abteilung bei der\n\nPersonalrekrutierung unterstüEt. Auf der Grundlage des Portals myAbacus können Stellenausschreibungen\n\nintegrativ erstellt werden und die Bearbeitung von der HR-Abteilung und Vorgesetzten kollaborativ begleitet\n\nwerden. Personaldossiers können mitderAbteilungsleitung sicherausgetauschtwerden und die Kommunikation\n\nzwischen den Beteiligten erfolgt schnell und vertraulich innerhalb von Abacus. Das HR kann weitere Teilnehmer\n\nin den Rekrutierungsprozess einbinden und hat dabei immer den Überblick über den aktuellen Stand einer\n\nBewerbung und aller laufenden Rekrutierungsprozesse. Mit dem Bewerbermanagement wird der gesamte\n\nRekrutierungsprozess dig ital abgewickelt.\n\nLaufnummer' '13568 Protokoll Stadtrat Kloien Seite 2 von 5\n\nSignatur' 2024,K|0ten.4679\n\n\n\nFinanzen. Budqetierunq :\n\nDie Wartung und der Support der bisher eingesetzten Lösungen für die Budgetierung (Cockpit und lnvesto) ist\n\nin absehbarer Zeit nicht mehr gewährleistet (Pensionierung ohne alternative Personaloptionen) und erreichen\n\ndamit den Status "End of life", Die entsprechenden Verarbeitungen sollen deshalb in Abacus integriert werden.\n\nDies betrift die Budgetierung, die Finanzplanung und die Abweichungsanalyse, zu denen Abacus umfassende\n\nLösungsmodule im Portfolio hat und eine effiziente, transparente und integrative Finanzvenraltung sicherstellen,\n\nHR: Personalqespräch:\n\nDie Stadt Kloten führt mit lhren Mitarbeitenden i.d,R, das Jahresendgespräch, das Probezeitgespräch, je nach\n\nFall Absenzengespräche und das Gesundheitsgespräch. Kompass, die aktuell eingesetzte Lösung für die\n\nUnterstützung der Personalgespräche, ist relativ komplex und die Usability ist nicht mehr zeitgemäss. Die\n\nAkzeptanz der Lösung bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden ist deshalb eher gering, was sich negativ auf die\n\nmit den Personalgesprächen verfolgten ZielseEungen auswirkt. Kompass soll deshalb durch ein einfacheres,\n\nintegriertes und selbsterklärendes Abacus-Modul abgelöst werden. Alle viergenannten Gesprächstypen können\n\nmitAbacus "digitalisiert" werden. Die an den Gesprächen beteiligten Personen wickeln die Gespräche auf Basis\n\nder in myAbacus hinterlegen lnformationen ab. Für die obenstehenden Gesprächstypen werden jeweils\n\nseparate Vorlagen erstellt, welche unterschiedliche Zugriffsreche und Gesprächsabläufe beinhalten können.\n\nHR: Zeiterfassunq. Prozess- und Datenzentralisieruno :\n\nDie Stadt Kloten hat vier vercchiedene Zeiterfassungssysteme im Einsatz. Das Ziel ist es, die Anzahl der\n\nSysteme zu reduzieren und mit der Abacus Zeiterfassung abzulösen. Daraus resultieren effizientere Prozesse,\n\neine zentrale HR-Datenbasis und geringere Lizenzkosten.\n\nLieoenschaften, lmmobilienbewirtschaftunq :\n\nAbalmmo ist eine Applikation von Abacus für die lmmobilienbewirtschaftung der Mietliegenschaften und\n\nStockwerkeigentümergemeinschaften. Der sog. lmmobilienstamm ist das Hezstück der Lösung und bietet eine\n\nvollständige Transparenz, von den Liegenschaftsobjekten bis ihn zu den zugehörigen Verträgen. Mit der Lösung\n\nwerden zahlreiche Prozesse, wie z.B. Sollstellungen, Mietzinsanpassungen oder HKNK-Abrechnungen effizient\n\nadministriert. Durch die Ablösung von Rimo durch Abalmmo werden Schnittstellen abgebaut, doppelte\n\nDatenbewirtschaftungen eliminiert und die Pflege der Stammdaten durch die Nutzung von Synergien innerhalb\n\nder gesamten Abacus-lnstallation möglich,\n\nErwägungen\n\nDie in der Ausgangslage erwähnten Entwicklungen legen den Grundstein für eine künftig effizientere und\n\nmoderne Personal- und Finanzvenualtung, die sowohlden Zielen der Digitalstrategie, dem Datenschutz und den\n\noperativen Bedürfnissen entsprechen. Mit der enrveiterten lmplementierung von Abacus-Modulen können die\n\nnächsten Schritte in der digitalen Transformation des Personalwesens und der Finanzadministration realisie(\n\nwerden. Die redundanten, oft papierbasierten Ablagen, welche teilweise zu Vezögerungen, Fehlern oder\n\nMissverständnissen in der Kommunikation führen, werden eliminiert. Die Arbeitsfortschritte pro Prozess sind\n\ntagesaktuell und für alle betroffenen Anspruchsgruppen ersichtlich, stellen die lückenlose Nachvollziehbarkeit\n\nsicher und führen zu dauerhaften Zeitersparnissen. Die ergänzten HR-Prozesse werden von den Mitarbeitenden\n\nals professionell und effizient wahrgenommen, was sich positiv auf die Mitarbeitererfahrung und auf eine rasche\n\nEinarbeitung von neuen Mitarbeitenden auswirkt.\n\nDie Überführung der Budgetierung in die Abacus-Systemlandschaft im Kontext der bereits vorhandenen\n\nKreditorenbewirtschaftung wirkt sich positiv auf die verschiedenen Anspruchsgruppen aus, da alles in einem\n\nSystem verarbeitet wird, was die Übersicht und Usability vereinfacht. Es müssen keine Excelfiles separat gefühtt\n\noder komplexe Datenmigrationen aus Vorsystemen ausgeführt werden.\n\nLaufnummer' 13568 Protokoll Stadirat Kloten Seite 3 von 5\n\nSignatur' 2024.K|oten.4679\n\n\n\nKreditrechtliche Uberlegun gen\n\nDie Aufwendungen für Prozessdigitalisierung unter Berücksichtigung der Abacus-Gesamtlösung gliedern sich\n\nwie folgt (alle Beträge inkl. MwSt):\n\nDatum Unmittelbar für Umsetzunq voroesehen : ca. Betraq\n\n2025 HR: OnJOffboardinq, Workfl ows Fr.43'739\n\nHR und G+A: Dashboards Fr.'15'566\n\nSicherheit Erweiterung Kassensystem Fr. 5'968\n\nKommunikation: Erneuerunq eMail-Verschlüsselunq (PrivatSphere) Fr. 1'935\n\nBenutzervenraltunq : Umstellunq auf Policies Fr. 5'200\n\nHR: Einführung Workflowmanagement für Personalmutationen Fr. 20'000\n\nBerechtiqunqsverwaltung: Schnittstelle "Active Directory" Fr. 10'000\n\nTotal 2025 Fr.102'408\n\nab2026 HR: Bewerbermanaqement Fr.42'800\n\nFinanzen: Budoetierunq, Ablösunq Cockpit und lnvesto Fr. 55'000\n\nHR: Personaloesoräch, Ablösunq Kompass Fr. 38'466\n\nHR: Zeiterfassunq, Prozess- und Datenzentralisierunq Fr. 85'876\n\nLiegenschaften: lmmobilienbewirtschaftung Fr. 70'000\n\nTotal Prognose 2026ff Fr.292'142\n\nGesamtaufwand (gerundet) Fr.395'000\n\nBudqet Kostenträqer 020.5060.043 Fr.395'000\n\nDer Aufwandrahmen von Fr. 395'000 des Kostenträgers 020.5060.043 "Abacus, Ennreiterung Finanzen & HR"\n\nwird mit den unmittelbar geplanten sowie mittelfristig vorgesehenen Vorhaben nicht überschritten. Der Betrag\n\nist im Budget 2025 enthalten. Der Kredit ist im Rahmen einer einmaligen Ausgabe innerhalb des Budgets 2025\n\nzu bewilligen und liegt damit in der Kompetenz des Stadtrates.\n\nDie Umsetzung des Gesamtvorhabens führt zu zahlreichen Anderungen bei den wiederkehrenden Lizenz-\n\nkosten. Durch die Ablösung von bestehenden Lösungskomponenten, die Neulizenzierung von Abacus-Modulen\n\nsowie sich ändernden NuEezahlen einzelner Module resultieren gesamthaft keine Mehrkosten (Stand\n\nVorabklärungen Januar 2025). lnsbesondere die Umsetzungen der HR-Leistungseinheiten Bewerber-\n\nmanagement und Personalgespräche führen zu jährlichen Minderkosten von über Fr, 30'000. Die genauen\n\nBeträge können jedoch erst auf der Grundlage der finalen Angebotsstellung durch den jeweiligen Abacus-\n\nPartner ausgewiesen werden. Neue Ausgaben setzen nach GemeindegeseE $104 sowohl einen Budgetkredit\n\nals auch einen Verpflichtungskredit voraus. Damit also dem Prinzip der doppelten Ausgabenbewilligung genügt\n\nwerden kann, müssen die wiederkehrenden Ausgaben einerseits für die Folgejahre budgetiert werden,\n\nausserdem müssen sie in einem Verpflichtungskredit genehmigt werden. Diese Verpflichtungskredite werden\n\ndem Stadtrat zur Genehmigung vorgelegt, sobald sie detailliert berechnet und offeriert wurden. Dabei ist im\n\nDetail auszuweisen, welche wiederkehrenden Kosten wegfallen und welche neuen Kosten (jeweils\n\naufgeschlüsselt nach Kostenart) neu anfallen.\n\nLaufnummer. 13568\n\nSignatur . 2024.K|0ten.4679\n\nProtokoll Stadtrat Kloten Seite 4 von 5\n\n\n\nBeschluss:\n\n1. Der Stadtrat genehmigt den weiteren Ausbau der ERP-Lösung Abacus als strategische Plattform im\n\nRahmen der Digitalstrategie,\n\n2. Für den Ausbau der Abacus-Lösung wird im Sinne von G0 Art. 29 Abs. 2 lit. c ein Kredit in der Höhe\n\nvon Fr. 395'000 zu Lasten des Kostenträgers 020.5060.043 "Abacus, Enueiterungen Finanzen & HR"\n\nim Rechnungsjahr 2025 innerhalb des Budgets bewilligt.\n\n3, Der Kredit wird als Verpflichtungskredit geführt. Durch die Abteilung lnformatik ist eine Abrechnung zu\n\nerctellen.\n\n4. Das Team lT Business Services wird beauftragt, den Ausbau der Abacus-Lösung in Absprache mit den\n\nFachabtei I un gen d u rchzufü h ren.\n\n5. Der Auftrag für die lmplementierung der Module wird an die Firma 0BT AG und Axept AG vergeben.\n\n6. Der lT Leiter wird beauftragt die neuen wiederkehrenden Kosten in den Budget 2026 bzw. 2027\n\neinzustellen und die entsprechenden Verpflichtungskredite dafür einzuholen.\n\nMitteilung an:\n\n. Geschäftsleitung der Stadt Kloten\n\n. Harald LuE, Leiter lnformatik\n\n. Fredi Streule, Leiter Finanzen\n\n. Susanne Hizel, Leiterin Personaldienst\n\n. Jasmin Maran, lT Business Services\n\nFür Rückfragen ist zuständig: Ruedi Ulli, Bereichsleiter Finanzen + Logistik, Telefon 044 815 13 17\n\n4,ir,\nTlromas Peter\n\nVenrvaltungsdirektor\nRenä Huber\nPräsident\n\nLaufnummer' 13568\n\nSignatur' 2024.Kloten.4679\n\nVersandt: -5. März 2025\n\nProtokoll Stadtrat Kloten Seite 5 von 5\n\n\n