name: StR-Beschluss 307-2023 vom 21.11.23 - IT-Strategieentwicklung Massnahmen 2023 -  Kredit und Arbeitsvergabe Submission für IT-Sourcing

text: \nSTADTKLOTEN\n\nPROTOKOLL STADTRAT KLOTEN\n\n21. November 2023 Beschluss 307-2023\n9.5.1.1 Projekte\nIDG-Status: öffentlich\n\nIT-Strategieentwicklung; Massnahmen 2023; Kredit und Arbeitsvergabe Submission für IT-Sourcing\n\nAusgangslage\nAnlässlich der Sitzung vom 7. November 2023 hat sich der Stadtrat mit der IT-Strategieentwicklung und der\nzugehörigen Massnahmenplanung unter Berücksichtigung der Zielsetzungen der Digitalstrategie 2022 beraten.\nDas Hauptthema der Beratung waren die Handlungsoptionen bezüglich der strategischen lT-Infrastruktur- und\nPlattformentwicklung als Träger der künftigen Applikationslandschaft.\n\nDie bestehende Serverinfrastruktur wird in den nächsten Monaten am Ende ihres Lebenszyklus angelangt sein.\nIn der Folge wurden auf der Grundlage einer externen IT-Situationsanalyse vier Handlungsoptionen diskutiert,\nwelche mögliche Betriebs- und Sourcingmodelle der künftigen IT-Systemplattformen der Stadt Kloten\nbeschreiben und deren Auswirkungen auf die Umsetzung der Digitalstrategie beurteilen.\n\nMit Beschluss 298-2023 hat der Stadtrat entschieden, die Hand lungsoption 3, “Sourcing lT Services“ weiter zu\nverfolgen und die damit verbundenen Finanzierungsmöglichkeiten im Detail zu prüfen.\n\nMit der Handlungsoption “Sourcing lT Services“ werden umfangreiche lT-Services nicht mehr wie bisher intern\nerbracht, sondern an dafür spezialisierte externe Unternehmungen ausgelagert. Mit dieser Auslagewng steigt\ndie Gesamtqualität und die Verfügbarkeit der lT-Services substanziell an, das Security- und Netzwerk-\nmanagement wird entlang der steigenden Bedrohungen deutlich professionalisiert und die sich abzeichnenden\nErsatzbeschaffungen für die bestehenden Server- und Netzinfrastrukturen entfallen. Im resultierenden\nOutsourcing-Betriebsmodell wird die Informatik der Stadt Kloten künftig primär eine effiziente, geschäftsnahe\nund digitalisierte Prozess- und Applikationsintegration sicherstellen, was den Zielen der Digitalstrategie\nentspricht.\n\nVorgehen für die Anbieterauswahl\nDie Handlungsoption “Sourcing lT Services“ und die damit zusammenhängende Finanzplanung bedingen eine\nAnbieterauswahl im Submissionsverfahren. Mit der Submission wird der Leistungsumfang des künftigen IT\nOutsourcing präzise festgehalten und mit einem verbindlichen Preismodell spezifiziert. Darauf aufbauend\nkönnen Anbieterentscheide gefällt und die definitive Finanzplanung ausgearbeitet werden.\n\nDie Anbieterauswahl soll sich in vier Module gliedern, wobei die Module 1-3 das eigentliche\nSubmissionsvorhaben beschreiben:\n\nLaufnummer 8856 Protokoll Stadtrat Kloten Seite 1 von 5\nSignatur 2023.Kloten.294\n\n\n\n> Definieren der Eignungs- und >\n\nZuschlagskriterien und deren\nGewichtung\n\n> Erstellung und Publikation (auf >\n\nsimap.ch) der Unterlagen für\ndie Präqualifikation\n\n> Koordination der\nPräqualifikation und Fragen\nbeantworten\n\n> Bewertung und Auswertung\nder Anträge zur Teilnahme\n\n> Selektion der geeignetsten\nAnbieter\n\n> Dokumentation und\nKommunikation der\nErgebnisse (Anbieter,\nsimap.ch)\n\nDefinieren der Eignungs- und\nZuschlagskriterien und deren\nGewichtung\n\nErstellung Ausschreibungs\nunterlagen für Qualifikation\n(Pflichtenheft,Bedingungen,\nAnforderungen, Kostenblatt,\nVertrag)\n\n> Einladen der Anbieter bzw.\nPublikation auf simap.ch\n\n> Beantwortung von Fragen\n\n> Analyse und Bewertung der\nOfferten\n\n> Festlegen Short-List für\nAnbieterpräsentationen (3)\nAnbieterpräsentationen\n\nErstellen Entscheidungs\ngrundlagen\n\n> Bekanntmachung des\nZuschlags\n\n> Bei Bedarf Letter of Intent, um\nparallel die Umsetzung zu\nstarten\n\n> Projektorganisation und\nProjektplan mit dem Partner\ndefinieren, Arbeitspakete\nfestlegen\n\n> Verträge finalisieren\n(Rahmenvertrag, Service\nVertrag, Projekt Vertrag)\n\n> Unterstützung durch Juristen\nbei Bedarf\n\n> Verträge unterschriftsbereit\nvorbereiten\n\nModul 4 (Contracting) folgt im Anschluss an die Submission und ist nicht Teil des hier beschriebenen Projektes,\nweil die damit verbundenen Leistungsinhalte und Aufwände erst auf der Gwndlage des favorisierten Angebots\nbekannt sind.\n\nDie Submission wird in mehrere Lose aufgeteilt. Diese richten sich nach den Strukturmerkmalen der\nbestehenden lT-Infrastrukturen, welche in der lT-Analyse ausführlich beschrieben wurden:\n\nLos 1:\nLos 2:\nLos 3:\nLos 4:\n\nGemeindeverwaltung Schute Securlty\nOoaan,eolo JobBostet Cornrntnd\n\nTeam,uum\nBenkingal\n\nAbacas 15W Leh,e,Ottiot Putupontal lWSSchuien\nFinanzen/HR Heule OwnClued veweitung Cluboesh schuizeagnit Persontidaien Lehrerdaten\n\nBVK Wo,diine KIP HauteCo,npacs MailScholen\nrast/nw., Arbeitgeber Frist, Portal Pinwohne,twn. MitarbeIter Re. Euchange\n\nHaufe OMPoiice AmIcus\nBund/KaotOj\n\nL\n\n-\n\nSchluefweg pflegezeum ‘.-w\n. -. -\n\nkassessystern uhtensysteme - - HtNitateunuy. :\n\nPoP - BB5A ‘jBliCN\nPerSoeaiplan. Pltege5lttstut. Materiatbewitt\n\nDigital Workplace\n\n___________ ____________ ___________ ___________\n\n‘1\n\n____________ ____________ ____________ ____________\n\n1 1 1 SmortPhnne j TeamSVOlce ‚•_\n\nClient Client [ Cilett SW- Cl software SW-uzenz MS365 I hing\nEngineerlng 1 Mnnasrment Beschattung Ct magst Verteilung Management Lizenz-Mn5 ).‚\n\n5 KudPolnt\nSecurity\n\nSAG\n\nNetwork\nSekurity\n\nRemnte\n\nZettltiftate\n\nDatacenter und Basisservices\nNetzwerk und Security\nDigital Workplace (optional)\nTelefonie bzw. Microsoft M365\n\nDie Lose 1 und 2 sind zwingende Bestandteile des Vorhabens (und einer späteren Umsetzung) und müssen\ndurch die Anbieter berücksichtigt werden. Die Lose 3 und 4 können zusätzlich optional angeboten werden. Die\nUmsetzung der Lose 3 und 4 sind — im Unterschied zu den Losen 1 und 2 - für die Stadt Kloten nicht zeitkritisch\nund können auch erst nach der Umsetzung der Lose 1 und 2 einer allfälligen Realisierung zugeführt werden.\n\nProtokoll Stadtrat Kloten Seite 2 von 5\n\nModul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4\nAnalyse und Konzept Präqualifikation RFP und Anbieterauswahl Contracting\n\n> Initialisierung und Aufsetzen\nProjektorganisation\n\n> Ist-Analyse (Applikations\nlandschaft, Verträge, etc.)\n\n> Erarbeitung Soll-Zustand\n(Architektur, Belriebsmodell,\nTechriologien, etc.)\nFestlegen des Scopes\n\n> Definieren der geforderten SLA\nund Vertragseckwerte\nErarbeitung Grobkonzept als\nEntscheidungsgrundlage\n\n.1\n\nei\n\nei\n5,\n\nDatacenter / Basisservices\n\nSignunineMP Opeoprolect\n\nSorner/VM Datenbanken\n\n1 MeSebast Otto\n\nstorage a::t, 1\n\nNetzwerke / DMZ\n\nSMAX\n\nprintA\nPnintseMce\n\nrot. Fileshere\n\nBackup\n\nSysiog\n\nMS36SMOI1\n\nZuiriltssystem\n\nCiscoWebftx\n\nAN /WLAN\n\n1 WAS\n\nAb\n\nSees borsuppur Nininoetüghu,\n\nVF.,\n\nFirewall\n\nt.tnnitoring 1\nAiHt,nter “\n\n[ tnt,anet 1\n1 ctargeeutsl 1\n\nTeamsVoice (optional)\n\nLaufnummer 8856\nSignatur 2023.Kloten.294\n\n\n\nDas Grobkonzept der Submission (Modul 1) und die Zuschlagskriterien der Präqualifikation (Modul 2) werden\nAuskunft darüber geben, ob die Breite des Gesamtangebots der Anbieter ein Kriterium für Zulassung zur\ndetaillierten Angebotseinreichung (Modul 3) sein wird.\n\nPlanungsschritte der Anbieterauswahl\nFür die Submission soll ein selektives Verfahren angewendet werden. In diesem Verfahren erfolgt nach dem\ngroben Lösungsdesign (Modul 1 und 2) eine Vorauswahl der Anbieter (Modul 2), d.h. es werden nur ausgewählte\nAnbieter für ein detailliertes Offering berücksichtigt. Der Vorteil dieser Variante liegt im deutlich geringeren\nAufwand für die detaillierte Angebotsbewertung, da dafür nur ca. fünf Anbieter berücksichtigt werden müssen\n(Modul 3). Dem gegenüber gehen wir davon aus, dass im offenen Verfahren ca. 30 Angebote (inkl.\nAnbieterpräsentation) ausgewertet werden müssten. Der Nachteil des selektiven Verfahrens liegt aufgrund der\nzwingenden Fristen in der längeren Projektabwicklungszeit.\n\nModuL 1\n\nModul 2\n\nModule 3\n\n__\n\n0\n\n1. Kreditfreigabe für Submission 6. Freigabe Offertphase durch Stadtrat\nStart Evaluationsprojekt Versand Ausschrei bungsunterlagen für\n\n2. Lösungskonzept und Kriterien liegen vor Angebotsabgabe\n3. Freigabe Ausschreibung durch Stadtrat 7. Angebote der Anbieter Liegen vor\n\nPublikation Präqualifikation auf simap 8. Vorschlag Auswahl des Anbieters\n4. Eingang der Anträge zur Teilnahme Anbieterauswahl durch Stadtrat\n5. Selektion der geeigneten Anbieter 9. Rahmenvertag ist unterzeichnet\n\nDie aufgeführten Fristen der Module 2 und 3 richten sich nach Art. 47 INOB.\n\nDie längere Projektabwicklungszeit wird bei der Erstellung des RFPs (Request for Proposal,\nEvaluationsunterlagen) sinnvoll genutzt, da die lT-Analyse aufgezeigt hat, dass die lT die bestehenden\nInfrastrukturen (insbesondere im Bereich Netzwerk und Security) nicht vollständig überblickt. Dies ist aber für\ndie Ausarbeitung des RFP‘s zwingend notwendig, damit keine der benötigten Leistungsbestandteile im Rahmen\nder Ausschreibungsunterlagen unberücksichtigt bleiben.\n\nGemäss der aufgeführten Planung müsste der Stadtrat an seiner Sitzung vom 23. Januar 2024 die Kriterien für\ndie Anbieter-Vorselektion (Meilenstein 3), an der Sitzung vom 19. März 2024 die Anbieter-Vorselektion und die\nAbnahme des Request for Proposal (Meilenstein 5 und 6) sowie an der Sitzung vom 18. Juni 2024 die\nAnbieterauswahl (Meilenstein 8) traktandieren.\n\nProtokoll Stadtrat Kloten Seite 3 von 5\n\nJuni 24 Aug 24\n\nLaufnummer 8856\nSignatur 2023.Kloten.294\n\n\n\nProjektabwicklung mit externer Fachexpertise\nDas Submissionsprojekt wird durch die lT der Stadt Kloten geführt. Das Vorhaben baut auf den Ergebnissen\ndes Projekt “lT-Analyse und Massnahmenplanung 2023“ (GL-Beschluss 47-2023) auf, welches durch die Firma\nMetagon AG (Zürich) begleitet wurde.\n\nDas Submissionsprojekt soll, aufbauend auf den Erkenntnissen der lT-Analyse, mit der Firma Metagon AG\n(Zürich) abgewickelt werden. Metagon AG verfügt diesbezüglich über ausgeprägte Markt-, Technologie-,\nVorgehens- und Anbieterkenntnisse, ist unabhängig (Metagon erbringt keine IT-Sourcingleistungen und vertreibt\nkeine Hard- und Softwarelösungen) und ist bereits durch das Vorprojekt mit der bestehenden lT-Infrastruktur\nund dem IT-Organisations- und Betriebsmodell der Stadt Kloten bestens vertraut.\n\nDer Auftrag an Metagon AG wird freihändig vergeben, weil sich andernfalls der aufgeführte Terminrahmen um\nmindestens neun Monate verschieben würde. Der Grund dafür liegt in der Komplexität der bestehenden\nInfrastrukturen und der damit verbundenen Einarbeitungszeit eines alternativen Anbieters. Darüber hinaus\nwürden für diese Einarbeitung Zusatzkosten in unbestimmter Höhe entstehen. Durch die Terminverschiebung\num mindestens neun Monate müssten zahlreiche bestehende IT-Infrastrukturbestandteile aufgrund ihres “end\nof life“ bis Q1.2025 ersetzt werden, Es würde sich dabei um lT-Komponenten handeln, die später im IT\nOutsourcing nicht mehr benötigt würden, d.h. ihr Einsatzzweck wäre nur sehr kurz und damit unverhältnismässig\nteuer.\n\nKreditrechtliche Überlegungen\n\nDer Betrag für die Fachexpertise der Metagon AG ist im Budget 2023 enthalten. Der Kredit ist im Rahmen einer\neinmaligen Ausgabe innerhalb des Budgets zu bewilligen und liegt damit in der Kompetenz der GL. Da jedoch\ndie Genehmigung der Submissionsunterlagen gemäss Art. 23 und Anhang A2-2 Vregl und die\nFolgeentscheidungen (Zuschläge) der Submission sowieso beim Stadtrat liegen, soll auch der Auftrag für die\nDurchführung der Submission vom Stadtrat entschieden werden.\n\nModul Aufwand Kosten\nin Tagen\n\nAnalyse und Konzept 11 23550\n\nqualifikation/Anbieterauswahl für Detailoffering 12 25‘690\n\nRequest for Proposal, Anbieterauswahl 23 1 49200\n\nTotal inkl. MwSt 98‘440\n\nReservel5% — 14760\n\nTotal 11 3‘200\n\nDie Reserve von 15%, welche nicht im Angebot der Metagon AG enthalten ist, begründet sich in den\nErkenntnissen der lT-Analyse hinsichtlich der exakten technischen Spezifikationen der bestehenden\nInfrastrukturen und den damit verbundenen Aufwandsrisiken für deren Erhebung. Die Reserve ermöglicht z.B.\nden Einsatz spezifischer Security- und Netzwerkspeziallisten für den Fall, dass komplexe technische\nSachverhalte im Rahmen der RFP-Leistungsbeschreibungen — insbesondere auch im Themenkomplex\n“Migration“ - verifiziert werden müssten.\n\nDer Kredit wird im Hinblick auf die Erstreckung über zwei Rechnungsjahre als Verpflichtungskredit geführt. Der\nAbschluss des Projektes wird auf 31. Juli 2024 erwartet, die Kreditabrechnung ist ab diesem Datum in der\nKontrolle der Verpflichtungskredite zu überwachen.\n\nLaufnummer 8856 Protokoll Stadtrat Kloten Seite 4 von 5\nSignatur 2023.Kloten.294\n\n\n\nBeschluss\n\n1. Der Stadtrat bewilligt die Submission “IT-Sourcing“.\n\n2. Für die Durchführung der Submission wird im Sinne von Art. 29 lit. c der GO ein Kredit in der Höhe von Fr.\n11 3‘200 zu Lasten des Kostenträgers 020.5060.035 “lT RZ, Host- und Backupsysteme Erneuerung“ im\nRechnungsjahr 2023 bewilligt.\n\n3. Auf die Führung eines Verpflichtungskredites wird verzichtet.\n\n4. Der Auftrag wird an die Firma Metagon AG, Züch vergeben.\n\n5. Als Projektleiter wird Harald Lutz, Leiter Informatik, bestimmt.\n\nMitteilung an:\n• Geschäftsleitung Stadt Kloten\n• Leiter Finanz- und Rechnungswesen\n• Leiter Informatik\n• Metagon AG (Züch), mit separatem Schreiben\n\nFür Rückfragen ist zuständig: Ruedi Ulli, Bereichsleiter Finanzen + Logistik, 044 815 12 42\n\nLOTEN\n\nRene Huber\nPräsident\n\nProtokoll Stadtrat Kloten\n\nVersandt: 22. Nov.\n\nSeite 5 von 5\n\ndder\nVerwaltungsdirektor\n\nLaufnummer 8856\nSignatur 2023.Kloten.294\n\n\n


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text: \nSTADT KLOTE N\n\nPROTOKOLL GEMEINDERAT KLOTEN\n\n4.7.2017 Beschluss Nr. 72-2017 Postulat; Sven Heinzelmann (SVP); Erhöhung Vereinsbeiträge im Bereich\nBreitensport und Kultur\nStellungnahme zur Antwort des Stadtrates und Abstimmung über Abschreibung oder Ergänzungsbericht\n0.5.4 Parlamentasche Vorstösse\n\n3\nPostulat; Sven Heinzelmann (SVP); Erhöhung Vereinsbeiträge im Bereich Breitensport und Kultur\nStellungnahme zur Antwort des Stadtrates und Abstimmung über Abschreibung oder\nErgänzungsbericht\n\nMit Datum vom 1.10.2016 haben Sven Heinzelmann, SVP, das Postulat ‚Erhöhung Vereinsbeiträge im\nBereich Breitensport und Kultu eingereicht. Dieses wurde am 1.11.2016 begründet und an den Stadtrat\nüberwiesen:\n\nErhöhung Vereinsbeiträge im Bereich Breitensport und Kultur\n\nWir fordern den Stadtrat auf die nachfolgenden Punkte zu prüfen und allfällige Massnahmen zu\ntreffen:\n\n• Die Vereinsbeiträge für Vereine im Bereich Sport und Kultur, welche einen grossen Anteil an\nKindern und Jugendlichen haben, zu erhöhen.\n\n• Bei der Vergabe dieser Vereinsbeiträge sei der Anteil der Kinder und Jugendliche aus Kloten\nhöher zu gewichten als bisher.\n\nBegründung:\n\nGemäss strategischen Leitlinien der Stadt Kloten verfolgt der Stadtrat u.a. folgende Ziele:\n\n- Durch Breitensport das Wohlbefinden und die Integration der Bevölkerung zu verbessern\n- Das kulturelle Leben in der Stadt und in den Quartieren zu erhalten\n\nKloten hat ein vielseitiges Angebot im Bereich Sport und Kultur. In erster Linie decken die\nehrenamtlich geführten Ortsvereine dies ab und erbringen so einen extrem wertvotten Beitrag für\ndie oben erwähnten Ziele, insbesondere im Bereich der Integration, der Stadt. Die Stadt Kloten\nunterstützt dies durch eine moderne, breite Infrastruktur. Weiter werden Vereinsbeiträge entrichtet.\n\nDiese Vereinsbeiträge bewegen sich seit rund 20 Jahren im gleichen Rahmen. Die Vereine sind\nsich ihrer Aufgaben für das Gemeinwohl bewusst und bieten einer grossen Anzahl von Kindern und\nJugendlichen die Möglichkeit sich in der Freizeit sinnvoll zu betätigen. Nahezu alle Vereine sind in\nden letzten Jahren, zum Teil markant, gewachsen.\n\nLaufnummer 5671 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 1 von 5\nSignatur\n\n\n\nIn der Vergangenheit wurde und wird eine wichtige Institution aus dem Bereich Spitzensport\nwiederholt durch die Stadt in verschiedener Form (u.a. Mietzinsreduktionen, Vergünstigung von\nSaisonkarten) subventioniert.\n\nEs ist auch darum an der Zeit, dass die Vereinsbeitrge an alle Vereine augenscheinlich erhöht\nwerden und den 1995 ausgearbeiteten Vereinsschlüssel, den heutigen Gegebenheiten sowie der\nTeuerung angepasst wird.\n\nLaufnummer 5671 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 2 von 5\nSignatur\n\n\n\nDer Stadtrat hat mit seinem Beschluss 91-2017 vom 9.5.2017 das Postulat wie folgt beantwortet.\n\nFormelles\nDas Postulat wurde an der Gemeinderatssitzung vom 1. November 2016 an den Stadtrat zur Beantwortung\nüberwiesen. Der Termin zur Vorlage einer Antwort im Stadtrat wurde auf den 9. Mai 2017 festgelegt. Die\nBeantwortung durch den Stadtrat erfolgt somit fristgerecht.\n\nErwägungen\nDer Stadtrat hat in der Vergangenheit die Beiträge an die Vereine für eine Periode von drei Jahren festgelegt.\nLetztmals wurden die Beiträge im September 2013 für die Jahre 2013, 2014 und 2015 festgesetzt. Grundlage\nfür den Beschluss des Stadtrates waren die am 7. Februar 2006 verabschiedeten Richtlinien. In den\nRichtlinien wurde definiert:\n• welche Beiträge unter die Richtlinie fallen\n• dass die Beiträge im Sinne eines längerfristigen Engagements als „jährlich wiederkehrend“ bewilligt\n\nwerden\n• wie die Beiträge der Verwaltungsrechnung belastet werden\n• dass einmalige Beiträge eine besondere Situation des Gesuchstellers voraussetzen\n• und dass die wiederkehrenden Beiträge in der Regel koordiniert nach jeweils 3 Jahren neu bewilligt\n\nwerden. Die nächste Sitzung zur Koordination wurde auf den August 2016 terminiert.\nBei der Festsetzung der Beiträge an die Vereine wurden diverse Grundlagen in die Überlegungen einbezogen.\nSo wurde ein standardisierter Fragebogen eingefordert und die genehmigten Jahresrechnungen mussten\neingereicht werden. Daneben behielt sich der Stadtrat aber vor, nach freiem Ermessen weitere Faktoren wie z.\nB. die Nach haltigkeit der Vereinsführung oder sportliche Erfolge in die Festlegung der Unterstützungsbeiträge\neinfilessen zu lassen.\n\nAm 23. August 2016 befasste sich der Stadtrat erneut mit den Beiträgen an die Vereine. In der Verwaltung soll\nabgeklärt werden, wie in Zukunft die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Vereinen besser organisiert\nwerden kann. Dabei geht es unter anderem darum, dass es zukünftig nur noch ein „EinfalIsto‘ von Vereinen\nfür Beitragsgesuche (Vereinsbeitrag, Jubiläum, Sponsoring, Anschaffungen, Defizitgarantieren, Apäro, etc.) in\ndie Stadtverwaltung geben sollte. Dies könnte z.B. mittels eines Internetportals geschehen. Der Hintergrund\ndieser Überlegungen ist der, dass heute teilweise einzelnen Vereinen auf verschiedenen Kanälen Geld\nzugesprochen wird. Zukünftig soll dies kanalisiert werden, damit ein besserer Überblick über die\ngesprochenen Gelder erreicht werden kann. Zudem sollen auch die Kriterien zur Festsetzung der Beiträge an\ndie Vereine überprüft werden. Aus diesen Gründen wurde auf eine Neufestsetzung verzichtet. Die für die\nJahre 201 3-2015 festgelegten Beiträge wurden um zwei Jahre verlängert und gelten auch für die Jahre 2016\nund 2017. Im 2017 solI eine umfassende Überprüfung der Praxis erfolgen, so dass ab 2018 die Beiträge auf\neiner angepassten Grundlage festgelegt werden können. Bis dahin werden neue Gesuche, bzw. Gesuche\nneuer Vereine einzelfallweise geprüft und bearbeitet.\n\nDer im letzten Sommer durch den Stadtrat gefassten Beschluss nimmt somit Teile des Postulates vorweg.\n\nDer an die Vereine ausgeschüttete Betrag läuft in Budget und Rechnung über die Kostenstelle 3239 und wird\naufgeteilt in „freiwillige Beiträge im Bereich Kultur‘ (Kostenstelle 3239.10, budgetierter Betrag 2017 Fr.\n67000), „freiwillige Beiträge im Bereich Sport“ (Kostenstelle 3239.20, budgetierter Betrag 2017 Fr. 123500)\nund „freiwillige Beiträge im Bereich Soziales“ (Kostenstelle 3239.30, budgetierter Betrag 2017 Fr. 45300)\nsowie „freiwillige Beiträge übrige Bereiche“ (Kostenstelle 3239.40, budgetierter Betrag 2017 Fr. 2‘140).\nInsgesamt sollen damit 2017 Beiträge in der Höhe von 237940 ausgeschüttet werden. Vom Postulat betroffen\nsind jedoch nur die ersten beiden Kostenstellen mit insgesamt budgetierten Fr. 190500. Diese Beiträge\nLaufnummer‘ 5671 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 3 von 5\n\nSignatur\n\n\n\nwerden heute nach einem Schlüssel berechnet, welcher eine detaillierte Erfassung der Eckwerte der Vereine\n(Mitgliederzahl, Herkunft der Mitglieder, Jahresrechnung, freiwilliges Engagement der Vereine usw.) erfordert.\nBei der definitiven Festsetzung berücksichtigt der Stadtrat teilweise noch weitere Kterien.\n\nDie Stadt stellt den Vereinen zudem eine moderne, bestens unterhaltene und breite Infrastruktur (Sportplätze,\nTurnhallen, Sport-Stadien, Sitzungszimmer, Musikzimmer etc.) zur Verfügung. Die Kosten dieser Infrastruktur\nwerden nur zu einem kleinen Teil an die Vereine weiterverrechnet. Es erfolgt damit eine indirekte massive\nSubventionierung, die den direkt ausbezahlten Betrag um ein vielfaches übersteigt.\n\nEine Anpassung an die Teuerung wird in Betracht gezogen. Der Landesindex der Konsumentenpreise betrug\n1995 102.6 Punkte (Basis Mai 1993). 2016 betrug der entsprechende Index 113.4 Punkte. Die aufgelaufene\nTeuerung seit 1995 beträgt damit rund 10.5% oder Fr. 20000.\n\nMöglicher neuer Verteitschtüssel\nEin neuer Verteilschlüssel kann folgendermassen skizziert werden:\n\nDer Stadtrat legt die gesamthaft auszuschüttenden Beiträge für die Bereiche Kultur und Sport je separat fest,\nz.B. ebenfalls für jeweils drei Jahre. Nach Ablauf dieser drei Jahre kann der Beitrag neu festgelegt werden,\neventuell unter Berücksichtigung der in der Zwischenzeit aufgelaufenen Teuerung. Die Verteilung auf die\neinzelnen Vereine erfolgt anschliessend getrennt nach objektiven Kriterien. Dabei können jeweils\nMusskriterien sowie Verteilkterien separat festgelegt werden. Musskriterien könnten beispielsweise sein:\nVereinszweck (Statuten), Vereinssitz in Kloten, Verein besteht seit mindestens einem Jahr, Mindestzahl an\nAktivmitglieder, Vorschriften aus Labels (z.B. „Respekt“, „Rauchfrei“) müssen eingehalten werden. Die\nErfüllung der Musskriterien ist eine Voraussetzung dafür, dass der betreffende Verein überhaupt durch die\nStadt unterstützt wird. Bei den Verteilkriterien können verschiedene Faktoren gewichtet werden, z.B. können\nKinder und Jugendliche höher gewichtet werden als Erwachsene, Klotener Mitglieder höher als auswärtige,\nüberregionale Vereine höher als regionale etc. Es ist eine Auswahl und Gewichtung anzustreben, welche\ndiejenigen Vereine begünstigt, welche einen wesentlichen Beitrag an die Zielerreichung wie in der\nAusgangslage aufgeführt und allenfalls weiterer zu definierenden Zielen (z.B. gemeinnützige Arbeit)\nunterstützen. Die Vereine stellen eigenverantwortlich und termingerecht ihre vollständigen Gesuche über den\nzu definierenden „Eingangskanat‘.\n\nDurch dieses Vorgehen entstehen für die Bereiche Sport und Bereich Kultur jeweils eine Tabelle, mit der für\njeden Verein, welcher die Musskriterien erfüllt, eine Anzahl Punkte berechnet werden kann. Die gesamthaft\ndurch den Stadtrat festgelegten Beträge werden anschliessend nach diesen Punkten auf die Vereine verteilt.\nDas Vorgehen hat den grossen Vorteil, dass die Beiträge nach objektiven Kriterien und mit relativ\nbescheidenem Aufwand festgelegt werden könnten. Da die Vereinslandschaft nicht auf den Kopf gestellt\nwerden soll, sind zusätzliche Kriterien denkbar, beispielsweise dass sich der Beitrag der Stadt pro Periode\nnicht um mehr als 10% verändern soll. Der Stadtrat kann dabei indirekte Leistungen (nicht verrechnete\nInfrastrukturkosten etc.) in die Gesamtsicht einbeziehen und allenfalls als Korrekturfaktor verwenden.\n\nEs soll ein verbindliches Reglement über die Beitragssätze, die Muss- und Verteilkriterien und die\nPunkteskalen erstellt werden. Ziel des Stadtrates ist es, dass die Vereinsbeiträge bereits 2018 nach dem\nneuen Schlüssel ausbezahlt werden können, wobei mindestens die aufgelaufene Teuerung in der Höhe von\nFr. 20000 aufgerechnet werden soll. Die Erarbeitung des neuen Verteilmechanismus erfolgt 2017. Vereine mit\nLeistungsvereinbarungen werden weiterhin separat behandelt. Die berechneten Beträge sollen im Budget\n2018 eingestellt werden.\n\nLaufnummer 5671 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 4 von 5\n\nSignatur•\n\n\n\nStadtrats-Beschluss:\n1. Der Vorstand Ressourcen & Gesundheit wird beauftragt, die Verteilung von Fördergeldern im Sinne der\n\nErwägungen ab 2018 zu beantragen.\n2. Dem Gemeinderat wird die Abschreibung des Postulates Sven Heinzelmann beantragt.\n\nAbstimmung zum Antrag auf Abschreibung:\n\nEinstimmigkeit\n\nBeschluss:\n\n1. Der Gemeinderat schreibt das Postulat von Sven Heinzelmann, SVP, „Erhöhung Vereinsbeiträge im\nBereich Breitensport und Kultur‘, ab.\n\nMitteilungen an:\n• Postulant Sven Heinzelmann\n• Stadtpräsident\n• Ressortvorsteher Gesundheit ÷ Ressourcen\n• Ressortvorsteherin Bevölkerung\n• Verwaltungsdirektor\n• Bereichsleiter Freizeit + Sport\n• Bereichsleiter Finanzen + Logistik\n\nFür getreuen Auszug:\n\nRebekka Sch\nRatssekretärin\n\nLaufnummer 5671 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 5 von 5\nSignatur•\n\n\n


text: \nSTADTKLOTEN\n\nPROTOKOLL GEMEINDERAT KLOTEN\n\n8.3.2016 Beschluss Nr. 39-2016 Postulat / GRPK: Schaffung einer gesamtheitlichen Vermarktungsstelle;\nKlärung aller Schnittstellen, Schaffung von Einsparpotential (3695)\nBeschluss über die Überweisung an den Stadtrat\nB3.3 Gemeinderat!! B3.3.4 Parlamentarische Vorstösse generell sas\n\nPostulat, GRPK: Schaffung einer gesamtheitlichen Vermarktungsstelle, Klärung aller Schnittstellen,\nSchaffung von Einsparpotential (3695)\nBeschluss über die Überweisung an den Stadtrat\n\nDie Geschäfts- und Rechnungsprüfungskommission GRPK hat folgendes Postulat eingereicht:\n\nPostulat\nSchaffung einer gesamtheitlichen Vermarktungsstelle;\nKlärung aller Schnittstellen, Schaffung von Einsparpotentialen\n\nGeschätzte Ratsleitung\nGeschätzte Kolleginnen und Kollegen\n\nDie GRPK hat sich intensiv mit dem Voranschlag 2016 auseinandergesetzt. In diesem\nZusammenhang fielen einerseits hohe Unterhaltskosten an Gebäuden, andererseits\nPersonal- und Betriebskosten für Liegenschaften auf, welche durch Dritte genutzt werden\noder zumindest genützt werden könnten. Ebenso fiel uns auf, dass einnahmeseitig die\nKosten nicht bzw. nur teilweise gedeckt werden.\n\nIntensive Diskussionen zeigten, dass uns nicht klar ist, wie all diese „Einnahmenpotentiale“\nauch gesamtheitlich vermarktet werden.\n\nIn der Vergangenheit wurden hinsichtlich der Betreuung von Freizeitangeboten, von\nSportanlagen und in Zukunft vom Stadtplatz, für verschiedenste Funktionsüberlegungen\nStellen innerhalb der Verwaltung geschaffen.\n\nWir stellen deshalb folgende Fragen:\n\n• Bestehen Bestandesaufnahmen und Auswertungen über alle in den letzten Jahren\ngeschaffenen Stellen und Organisationen (Aufgaben, genutzte personelle und\ninfrastrukturelle Ressourcen, Kosten, Einnahmen, “Output“ allgemein,\nWirtschaftlichkeit, Schnittstellen zu anderen Organisationen, Gemeinsamkeiten,\nSynergien) im Zusammenhang zu bestehenden Standortmarketingmassnahmen?\n\n• Besteht heute ein einheitliches Marketingkonzept über die ganze Stadt?\n• Falls nein, ist ein solches in Planung, bei welchem auch die in diesem Bereich\n\ngeschaffenen Stellen (und Schnittstellen) und deren Wirtschaftlichkeit\nzusammengefasst sind?\n\nLaufnummer 3695 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 1 von 2\n\nSignatur•\n\n\n\n• Kann dieses Marketingkonzept kostenneutral innerhalb der Gemeinde durch\nErarbeitung einer Leistungsvereinbarung (bei welcher die Kosten- und die\nEinnahmenstruktur, aber auch mögliche externe Partner sowie aktives\nCrowdfunding, Sponsoring und weitere Einnahmequellen zusammengefasst sind)\nerreicht werden?\n\nDie Beantwortung soll uns aufzeigen, was im gesamten Standortmarketing gemacht wird\nund welche Betriebseinrichtungen und —objekte noch besser vermarktet werden können.\nSie soll darlegen, ob eine zentrale Vermarktung, welche alle Objekte zusammenfasst,\nkostenneutraler erreicht werden kann. (Beispiele, Aufzählung nicht abschliessend:\nKunsteisbahn, 8. Stock Stadthaus (Räume und offener Balkon), Schwimmbad, Stadtplatz,\nWaldhüsli, Sportstätten, Dorfnest, Tower, Ortsmuseum) Die Auskünfte sollen dazu\noffenlegen, ob durch Synergieeffekte Kosten gespart und die Vermarktung intern und\nextern durch zentrale Koordination und gemeinsamem Back-Office optimiert werden\nkönnen. Bei dieser Beantwortung dürfen auch weitere Organisationen in Kloten (z.B.\nKirchen, Hotels etc.) in die Überlegungen miteinbezogen werden.\n\nBesten Dank für die Beantwortung der Fragen.\n\nAbstimmung zur Überweisung an den Stadtrat:\nDie Überweisung des Vorstosses wird grossmehrheitlich angenommen.\n\nBeschluss:\n\n1. Der Gemeinderat überweist das Postulat zur Prüfung und Berichterstattung in der Frist von 6 Monaten an\nden Stadtrat.\n\n(.etu:\n\nRebekka\nRatssekretäri\n\nLaufnummer 3695 Protokoll Gemeinderat Kloten Seite 2 von 2\n\nSignatur‘\n\n\n