name: PR24.32PR concernant une demande de crédit complémentaire extraordinaire de CHF 200'000.-

text:
Municipalité 21 novembre 2024

PR24.32PR

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PREAVIS AU CONSEIL COMMUNAL D’YVERDON-LES-BAINS

concernant

une demande de crédit complémentaire extraordinaire de CHF 200'000.- au budget 2024
pour un soutien exceptionnel urgent à la Fondation de la Maison d’Ailleurs

Madame la Présidente,
Mesdames les Conseillères, Messieurs les Conseillers,

Conformément à l'article 101 du règlement du Conseil communal du 1er septembre 2016, la
Municipalité sollicite l'octroi d’un complément au budget pour des charges de
fonctionnement imprévisibles et exceptionnelles qu'il n'était pas possible de prévoir lors de
l'établissement du budget de l'année en cours.

1. Contexte

La Maison d’Ailleurs est une institution culturelle yverdonnoise d’importance, au fort
rayonnement régional, national et même international. Elle est gérée par la Fondation du
même nom, dont l’acte constitutif remonte à 2008. Cette fondation est soutenue par une
subvention de la part de la Municipalité depuis ses débuts, et une première convention de
subventionnement avait été signée en 2009 (Annexe 1). Cette dernière prévoit que la
Municipalité inscrive chaque année, dans son budget une aide financière annuelle aux
activités de la fondation.

Lors de l’établissement du budget 2024, un montant de subvention de CHF 610'000.- avait
été porté au budget. Ce montant avait été défini d’entente avec la direction de l’institution
ainsi que son Conseil de fondation, en adéquation avec ses prévisions budgétaires annuelles,
ainsi que son projet d’activités, selon les modalités de la convention de 2009.

Au-delà de ce processus usuel, cette institution fait l’objet d’un suivi particulier de la part de
la Municipalité. Elle traverse en effet depuis plusieurs années une crise dans sa gestion
financière, sa gouvernance ainsi que ses ressources humaines. Cette situation, qui a été
communiquée publiquement lors de la réalisation d’un audit par la société Strategos en 2021-
2022 est suivie de près depuis lors par les services de la Ville. A la fin du travail d’audit, le
conseil de fondation et la Municipalité ont communiqué publiquement ses conclusions le 1er

juin 2022, à l’occasion d’une conférence de presse. Ils se sont engagés publiquement dans
la réalisation de nombreuses recommandations issues de l’audit1. Sur les 30
recommandations ressorties de l’audit, deux étaient du ressort de la Municipalité, soit:

 Clarifier la participation de la Municipalité au sein du Conseil de fondation en
établissant des lettres de missions pour ces différents représentants ;

 Établir une nouvelle convention de subventionnement cette fois-ci pluriannuelle, fixant
les montants mis à disposition mais aussi les objectifs poursuivis ainsi que le suivi
effectué.

1 Avec l’accord du Conseil de fondation, les recommandations de l’auditeur adressées au Conseil de
fondation figurent en Annexe 2.

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Le premier engagement a été réalisé rapidement, et les lettres de missions envoyées à
l’ensemble des membres nommés par la Municipalité durant l’année 2022. Au vu du montant
important de la subvention, la nouvelle convention à établir a en revanche fait l’objet de
longues négociations entre la Municipalité et le Conseil de fondation, puis a encore été
retardée en raison de la nouvelle situation financière découverte en 2023 (voir ci-dessous ch.
2). Une convention a pu être finalisée au courant de cette année pour mettre en œuvre les
objectifs poursuivis ; ces objectifs sont en phase avec la situation particulière que traverse la
fondation actuellement. La nouvelle convention a pu être signée par les parties le 11
novembre 2024 (cf. Annexe 3).

Les autres recommandations de l’audit, toutes sous la responsabilité de la fondation, se
trouvent à différents stades de réalisation. Afin d’en garantir un meilleur suivi et d’en assurer
la mise en œuvre rapide, leur réalisation est intégrée au projet d’activité négocié dans le cadre
de cette nouvelle convention et elle fera l’objet d’un suivi régulier de la part des services de
la Ville.

Il est à noter qu’afin d’accompagner la fondation dans la réalisation des nombreuses
recommandations de l’audit, la Municipalité avait accordé à l’institution une augmentation de
subvention, portant cette dernière à CHF 610'000.- à partir de l’année 2024 (contre 560'000.-
précédemment).

En parallèle, en raison de difficultés financières spécifiques et dans l’attente de la finalisation
de la nouvelle convention prévue, la Municipalité avait dû intervenir en faveur de l’institution
par l’octroi d’un crédit complémentaire de CHF 50'000.-  en septembre 2022 (cf. préavis PR
22.33PR concernant la 2ème série de compléments au budget 2022, accepté par le Conseil
communal le 8 décembre 2022).

Au vu de la nécessité imprévue de ce crédit complémentaire, et dans le cadre des préparatifs
pour la nouvelle convention de subventionnement, la Municipalité et les services de la Ville
avaient questionné la gestion financière de l’institution. A cet effet, un audit financier mandaté
par la Ville et le conseil de fondation a été réalisé dans le courant de l’année 2023 (audit selon
la norme 920 « Examen d’informations financières sur la base de procédures convenues »).

Cet audit avait permis de souligner quelques problèmes de gestion interne et de flux
d’information. Il avait notamment souligné des faiblesses dans les processus de validation.
Depuis la réception des résultats de cet audit, les finances de la fondation font état d’un suivi
rapproché de la part des services de la Ville.

2. Situation actuelle

La situation a pris une nouvelle tournure lors de la prise de fonction de la direction ad intérim,
puis de l’entrée en fonction de la nouvelle direction, à la fin de l’été 2024. Sur la base des
constats effectués par ces directions, le Conseil de fondation a contacté la Municipalité afin
de lui faire part d’une situation financière très précaire.

En effet, une gestion déficiente de l’institution par son ancienne direction au cours des
dernières années (2022-2023 en particulier) a été relevée par la direction ad intérim. Celle-ci,
découvrant jour après jour de nouvelles problématiques au cours de son analyse de la
situation de l’institution, a contacté le Service de la culture. Ce dernier a dès lors travaillé de
manière rapprochée avec le Conseil de fondation, la direction ad intérim ainsi que la future
direction, dès l’annonce de sa nomination, afin de réaliser un diagnostic complet et exhaustif
de l’état de l’institution, ainsi qu’un plan de redressement à long terme. Ce plan a été finalisé
d’entente entre les différentes parties, puis transmis à la Municipalité.

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De manière générale, ce diagnostic fait état d’une situation précaire de l’institution sur de
nombreux aspects :

o Finances :
 Suivi défaillant (exemple : CHF 150'000.- de dépassement du budget

prévisionnel de l’exposition « Révolte » de 2023),)
 Pas de transparence dans l’attribution de mandats (pas de demande

de devis, notamment)
 Pertes financières de la Boutique « Pop invaders ».
 Gestion défaillante d’un projet de rénovation des installations

muséographiques de l’institution pour lequel une subvention de CHF
300'000.- du Fonds d’utilité publique (FUP) a été allouée par l’Etat de
Vaud, mais dont deux tiers du montant ont été absorbés par la
trésorerie générale. Les recherches de fonds ont été insuffisantes, la
fréquentation et les recettes sont en baisse. Les charges fixes sont
nettement trop élevées par rapport aux recettes effectives.

o Numerik Games Festival (NG) :
 Pas de document cadre mentionnant les pourcentages de temps de

travail alloué aux NG
 Importantes heures supplémentaires induites par l’organisation du

festival (jusqu’à 200h selon les postes), dont la reprise, effectuée le
reste de l’année sur les heures de travail allouées au cœur d’activité de
l’institution (c’est-à-dire la promotion, l’entretien et le développement
de l’activité du Musée) le prétérite fortement.

 Baisse des prestations de la Maison d’Ailleurs pour pouvoir réaliser le
festival Numerik Games (qualité et nombre des expositions, etc.).

o Gouvernance et organisation :
 Suivi défaillant de la réalisation des engagements pris par le Conseil de

fondation lors de la démarche d’audit.

o Infrastructures :
 Equipement vieillissant et inadapté
 Manque d’entretien du matériel
 Bureaux inadaptés et coûteux

o Ressources humaines :
 Inadéquation entre les besoins du Musée et les compétences des

membres du personnel (recrutés à la fois pour la Maison d’Ailleurs et
Numerik Games)

 Management peu adapté
 Pas de suivi des projets
 Pas de clarté dans les objectifs fixés (culture de l’oralité)

o Activités :
 Manque de renouvellement des activités de médiation
 Pas d’investissements dans l’accessibilité des activités
 Musée qui se confond de plus en plus avec un lieu de divertissement
 Manque de renouvellement des thématiques explorées.

En complément de ce diagnostic commun, la Ville fait l’analyse suivante de la situation :

 La Maison d’Ailleurs vit au-dessus de ses moyens. Ses charges fixes sont trop élevées
par rapport à ses recettes actuelles.

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 Selon l’audit, la Maison d’Ailleurs a parfois utilisé des subventions destinées à de
nouveaux projets pour régler ses factures courantes. Cette pratique est difficilement
traçable comptablement, ce d'autant qu’une utilisation des liquidités était opérée
conjointement entre les deux institutions Maison d’Ailleurs et Numerik Games tout au
long de l'année, selon les nécessités. En pratiquant ainsi, il  était possible de boucler
une année à l'équilibre, alors que le déficit était reporté sur l'année suivante. Le
processus s’est finalement interrompu en raison de recherches de fonds insuffisantes
pour de nouveaux projets. Ainsi, le fort endettement s'est révélé brutalement au
moment du départ de l’ancienne direction.

 Les ressources humaines sont insuffisantes tant au niveau des équivalents plein
temps que de compétences spécifiques. Elles ne permettent pas de relever
sereinement le défi de la gestion et du développement du Musée.

Suite à ce diagnostic, l’institution a élaboré en collaboration avec la Ville un plan de
redressement, en trois phases s’étendant de l’automne 2024 à l’année 2027 :

o Phase 1 (2024-2025) :
Cette phase comprend la réalisation de mesures d’assainissement et de restructuration
permettant d’absorber l’ensemble des dettes financières existantes.

o Phase 2 (2025-2026) :
La phase 2 prévoit, à l’issue des mesures d’assainissement drastiques actuellement en cours,
de trouver le rythme de fonctionnement « plancher » du Musée.

o Phase 3 (2026-2027 et suivantes) :
La troisième phase, résolument tournée vers l’avenir, est celle du redéploiement et du
développement des activités du Musée, ainsi que du rayonnement retrouvé pour l’institution.

3. Présentation détaillée du plan de redressement financier

Sur le plan financier spécifiquement, la nouvelle direction a rapidement, et d’entente avec la
Ville, entrepris la réalisation de mesures d’assainissement et de restructuration visant à
réduire les charges fixes dans le cadre de la première phase du plan de redressement
stratégique. L’ensemble des mesures d’assainissement urgentes sont centrées autour des
éléments suivants :

 Restructuration RH (diminution de taux d’activités du personnel fixe, pas d’engagement
de postes jugés « non essentiels » à l’activité courante actuelle, limitation des
engagements auxiliaires au strict nécessaire) ;

 Abandon des actuels locaux administratifs, jugés trop coûteux, dès la fin du bail
(décembre 2026). Dans l’intervalle, une reprise de bail par une autre structure est
prévue, afin de diminuer encore les coûts. Néanmoins, au vue de l’incertitude liée à
cette éventuelle reprise, il est nécessaire de pouvoir prévoir les montants de l’ensemble
des loyers dans les prévisions budgétaires ;

 Abandon de la boutique « Pop invaders » (fin de bail en avril 2025), non rentable ;

 Abandon de l’ensemble des achats de collections et ouvrages ;

 Diminution des jours d’ouverture du Musée, selon analyse en cours des jours les plus
rentables et du rapport coût/bénéfice des différents jours d’ouvertures ;

 Abandon des frais de représentation de la direction, diminution au strict minimum pour
le reste de l’équipe.

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L’ensemble de ces mesures prévisionnelles de redressement sont incluses dans le projet
d’activité stratégique de la fondation. Elles permettent ainsi de prévoir des budgets
prévisionnels retrouvant l’équilibre dans les prochaines années, dès l’année 2025. Ces
nouveaux budgets ont fait l’objet d’une analyse détaillée de la part de la Ville et apparaissent
raisonnablement réalistes.

4. Projet

Néanmoins, la situation critique de l’institution actuelle, les temporalités longues nécessaires
pour la réalisation de certaines mesures d’assainissement (abandon de la boutique « Pop
invaders », abandon du bail des locaux administratifs actuels, notamment) ainsi que la
nécessité d’éponger les dettes accumulées sous la précédente direction faisaient apparaître
dans le plan de trésorerie de l’institution un manque de liquidités de près de CHF 200'000.-
pour la fin de l’année 2024.

Afin de pallier cette situation, l’institution a demandé auprès d’une institution bancaire
l’ouverture d’une ligne de crédit, qui a été accordée à hauteur de CHF 150'000.-. Cet emprunt
devra toutefois être remboursé dans les prochains mois, mettant ainsi en péril les budgets
prévisionnels de l’institution, ainsi que l’ensemble de son plan de redressement. Au vu de
l’importance des montants déjà engagés par la Ville depuis sa fondation ainsi que de
l’importance de cette institution pour le rayonnement de la ville et son attrait touristique, la
Municipalité estime qu’il est nécessaire de renforcer son soutien, afin de ne pas courir le
risque d’une disparition de l’institution pour cause de surendettement. C’est pourquoi, afin
que l’institution puisse rembourser cette ligne de crédit, éponger l’ensemble des dettes
accumulées et repartir sur des bases saines pour l’année 2025, la Municipalité ne voit pas
d’autre solution raisonnable que celle de lui accorder un nouveau soutien exceptionnel à
fonds perdus. Elle demande dès lors au Conseil communal un crédit complémentaire
extraordinaire de CHF 200'000.-.

Avec ce soutien extraordinaire, la situation de l’institution devrait être sous contrôle. Celle-ci
pourra réaliser son plan de redressement ainsi que de redéploiement de ses activités. Ce
soutien permettra ainsi de renforcer la position de cette institution d’importance pour l’image
de la Ville.

Il est cependant à noter que la problématique liée à la gestion du projet de rénovation des
installations muséographiques de l’institution, pour lequel une subvention de CHF 300'000.-
du Fonds d’utilité publique (FUP) avait été allouée par l’Etat de Vaud n’est, à ce jour, pas
encore réglée. Un délai a été accordé par le Canton pour la réalisation des installations et des
discussions avec le Canton à ce propos sont encore en cours.

Tableau

5. Crédit complémentaire extraordinaire

Sur cette base, la Municipalité demande un crédit complémentaire extraordinaire de CHF
200’000.- sur le compte 31101.3634.04 Fondation de la Maison d’Ailleurs. La Municipalité
effectuera un 1er versement urgent de CHF 50'000.- à fin novembre 2024, en vue du paiement
des charges salariales.

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Budget 2024 Crédit compl.

A. CHARGES

7. URBANISME, RH, CULTURE ET DURABILITE

31101.3634.04 Fondation de la Maison d'Ailleurs 610'000

Demande de soutien extraordinaire de la
Maison d’Ailleurs

(décision municipale du 25.09.2024) 200'000

TOTAL DES CHARGES 200'000



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7/7

Vu ce qui précède, nous avons l’honneur de vous proposer, Madame la Présidente,
Mesdames les Conseillères, Messieurs les Conseillers, de prendre la décision suivante :

LE CONSEIL COMMUNAL D’YVERDON-LES-BAINS

sur proposition de la Municipalité,

entendu le rapport de sa Commission des finances et

considérant que cet objet a été régulièrement porté à l’ordre du jour,

décide :

Article 1 :  Un complément au budget 2024 représentant une augmentation de charges
de CHF 200'000.- est accordé à la Municipalité.

Article 2 :  La situation financière de la Commune est dès lors arrêtée comme suit :

Excédent de charges prévu au budget 2024, comprenant la
1ère série de crédit complémentaire de CHF 672'900

9'670’605

Charge supplémentaire extraordinaire 200'000
Excédent de charges selon budget et crédits
complémentaires

9'870’605

AU NOM DE LA MUNICIPALITE

Le syndic : Le secrétaire :

P. Dessemontet F. Zürcher

Déléguée de la Municipalité : Madame Carmen Tanner, vice-syndique, en charge du
dicastère de l’urbanisme, des ressources humaines, de la
culture et de la durabilité

Annexes :

(1) Convention de 1999
(2) Recommandations de l’auditeur adressées au Conseil de fondation
(3) Convention de 2025

lac
Zone de texte
PR24.32.PR_Annexe1

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Zone de texte

PR24.32.PR_Annexe1 P{,é% &[U‘OL&{A
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CONVENTION (. illaran ec
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entre

L1

LA COMMUNE D'YVERDON-LES-BAIN
et -

LA FONDATION DE LA MAISON D'AILLEURS

Exposé préliminaire

La FONDATION DE LA MAISON D'AILLEURS a été créée par acte du 24 aollt
1998 et a pour buts de promouvoir l'art et la culture dans les domaines de la
science-fiction, des voyages extraordinaires et de I'utopie. L'acte de fondation
prévoit que la Commune d'Yverdon-les-Bains met a disposition de la fondation
les locaux nécessaires & l'entreposage et au développement des collections et
leur consultation par les chercheurs et accorde a la fondation une subvention
annuelle.

Convention

Locaux - Prét a usage

Article 1.- La Commune d'Yverdon-les-Bains préte a la fondation le batiment
sis a la Place Pestalozzi n° 14,

Ce prét a usage au sens des art. 305 et suivants du code des
obligations comporte, pour les parties, les mémes droits et obligations que
ceux du contrat de bail, régi par le code des obligations et précisé dans les
regles et usages locatifs du canton de Vaud, pour ce qui est de l'usage du
batiment et son entretien. Il ne sera donc pas pergu de loyer. Les charges
(électricité, eau chaude, chauffage) incombant normalement au locataire dans
le contrat de bail, seront a la charge de la Commune d'Yverdon-les-Bains.

Subvention annuelle

Article 2.- La Municipalité d'Yverdon-les-Bains inscrira chaque année une aide
financiére a la Fondation de la Maison d'Ailleurs dans son projet de budget
annuel, soumis a 'approbation du Conseil communal.

Le montant de l'aide sera payé par acomptes trimestriels.

GRF/IM/20.04.99

Convention entre la Commune d'Yverdon-les-Bains et la Fondation de la Maison d'Ailleurs page 2 /3

A la cloture de chaque exercice, le Conseil de fondation remettra 3
la Municipalité dYverdon-les-Bains le bilan et le compte d'exploitation de
I'année, pour justifier la bonne utilisation de ['aide communale.

Au 30 juin de chaque année, le Conseil de fondation remettra 3 Ia
Municipalité son projet de budget pour l'année suivante, pour permettre 3
celle-ci de déterminer le montant de I'aide & proposer au Conseil communal
dans son propre projet de budget. :

Le Conseil de fondation gérera la Fondation de la Maison d'Ailleurs
selon les principes d'une saine économie, tout en offrant une promotion
stimulante de la Maison d'Ailleurs dans les domaines d'activités prévus par
I'acte constitutif de la Fondation.

Le Conseil de fondation recherchera des aides privées par des
actions directes aupres de la population, des entreprises et d'autres organismes
de soutien aux activités culturelles.

Collections - prét

Article 3.- Les collections de la Maison d'Ailleurs, issues de la donation de
Pierre Versins de 1976 et augmentées par la suite, restent la propriété de la
Commune d"Yverdon-les-Bains.

Elles sont remises en prét par la Commune d'Yverdon-les-Bains & la
Fondation de la Maison d'Ailleurs, qui doit :

o les préserver et les classer.

» rassembler de nouvelles pieces pour ces collections,

o mettre ces collections a disposition des chercheurs et guider ces dernlers
dans leurs travaux.

La Maison d'Ailleurs aura la charge de lentretien et de Ila
restauration des collections. Elle ne sera redevable d'aucune contribution
financiere envers la Commune d'Yverdon-les-Bains pour les recettes qu'elle
pourrait réaliser en mettant temporairement les collections a disposition de tiers
(exposition itinérante par exemple).

Sous réserve des doublons (éditions identiques du méme ouvrage)
la Fondation de la Maison d'Ailleurs ne pourra en aucun cas se défaire des
collections qui lui sont prétées. Il lui sera en revanche loisible de céder les
doublons inventoriés, pour autant qu'ils ne soient pas utiles a la Bibliothéque
circulante, étant précisé que les revenus provenant de telles cessions seront
acquis a la Fondation de la Maison d'Ailleurs et seront affectés &
l'enrichissements, a I'entretien et & la restauration des collections. Ces cessions
ne peuvent pas étre déléguées au Directeur de la Maison d'Ailleurs et relévent
de la seule compétence du Conseil de fondation.

GRF/IM/20.04.99

Convention entre la Commune d'Yverdon-les-Bains et la Fondation de la Maison d'Ailleurs page 3 / 3

Bibliothéque circulante - dépdt

Article 4.- Les ouvrages de la Maison d'Ailleurs destinés au prét seront
déposés a la Bibliothéque publique, qui se chargera de gérer leur prét au
public.

Le catalogue des ouvrages déposés a la Bibliotheque publigue sera
établi par cette derniére et un exemplaire en sera déposé a la Maison d'Ailleurs,
ou il pourra étre consulté par les visiteurs.

Le prét au public des ouvrages déposés par la Maison d'Ailieurs sera
assuré par la Bibliothéque publique, aux mémes conditions que le prét de ses
propres ouvrages. Les locations encaissées seront acquises a la Bibliothéque
publique, qui assurera a ses frais I'entretien et la réparation des ouvrages. Pour
le surplus, le dépdt des ouvrages de la Maison d'Ailleurs a la Bibliothéque

publique sera gratuit de part et d'autre. o
La liste des ouvrages de la Maison d'Ailleurs déposés a la

Bibliothéque publique sera établie d'entente entre le Directeur de la Maison
d'Ailleurs et le Directeur de la Bibliothéque publique. En cas de désaccord, le
Conseil de fondation tranchera.

Durée et dénonciation de la convention

Article 5.- La présente convention est conclue jusqu'au 31 décembre 1999,

Elle sera ensuite tacitement reconduite d'année en année, sauf
dénonciation par l'une ou l'autre des parties notifiée a l'autre un an a l'avance
pour le prochain terme.

Yverdon-les-Bains, le 6 mai 1999

AU NOM DE LA MUNICIPALITE POUR LE CONSEIL DE FC)NDATION
\ Le Syndic: .. LeSecrétaire : Le Président : Le Vice-Président :

7~

Mermod F. Rouiller

nset

GRF/IM/20.04.99

30

 Récapitulatif des recommandations et remarques des entités

concernées

7.1 Recommandations à l’audité

Recommandation 1

Revoir les statuts, les compléter et les adapter aux besoins actuels de la Fondation, afin de

permettre une clarification dans la représentation et la participation, et d’améliorer le

fonctionnement du Conseil (ajouter les organes et leurs compétences). Au sein des organes,

ajouter l’équipe opérationnelle.

Mener une réflexion sur le modèle actuel notamment sur le mode de nomination des membres

et leurs compétences au sein de la Fondation. Mener une réflexion sur la composition de ses

membres, sur la définition de critères de compétences utiles à la bonne gouvernance de

l’organisation et sur une durée de participation limitée dans le temps.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 3

Considérer le Directeur comme un invité, présent sur demande en fonction des points de l’ordre

du jour à traiter.

lac
Zone de texte
PR24.32.PR_Annexe2

31

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 4

  Mettre en place des ordres du jour clarifiant les décisions attendues avec une préparation des
documents nécessaires à la prise de décision, ainsi que des PV décisionnels avec un suivi des

décisions. Définir un format de séance encourageant le dialogue et la participation de chaque

membre.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 5

Revoir et valider le règlement d’organisation. Définir des règles de fonctionnement pour le

Bureau. Élargir le Bureau existant au-delà du Président et Vice-Président. Assurer une

transparence des actions du Bureau avec des notes écrites, améliorant le suivi de la part du

Conseil. Bien séparer les rôles entre le Bureau et le travail exécutif du Directeur et de l’équipe.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 6

Développer et valider les règlements nécessaires au fonctionnement de la Fondation et les

mettre à disposition des membres sur une plateforme commune. Assurer que les versions sont

à jour.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 7

Mettre en en place une supervision du Directeur à l’aide d’entretiens annuels et d’objectifs écrits.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 9

32

Développer des valeurs, une vision et des objectifs stratégiques à 5 ans (durée de la période

administrative du Conseil). Mieux inclure les membres de l’équipe opérationnelle dans le

développement de ces documents, afin de donner du sens à leurs activités et leur permettre

d’être des parties prenantes de l’organisation. Traduire les valeurs définies dans toutes les

actions (politique RH, projets). Développer des objectifs stratégiques indépendants du budget et

des subventions. Traduire ces objectifs stratégiques dans un plan d’action (projets et budget).

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 10

Mettre en place une revue stratégique annuelle des documents-clés : analyse des risques et

opportunités, avancement des objectifs stratégiques, adéquation de la structure avec les

missions, traitement des problèmes.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 11

Développer des contrats de mandat types de la Maison d’Ailleurs et signer systématiquement

un contrat avec les mandataires.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 12

Mettre en place des outils de gestion par projet (y.c. responsabilités, budget et planification) et

clarifier les processus de décision en interne. Impliquer très en amont les responsables de projets

en vue d’une décision/réalisation.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 13

Considérer Numerik Games comme un projet de la Maison d’Ailleurs et ne plus présenter le

Directeur sous une « double casquette », mais seulement en tant que Directeur de la Maison

d’Ailleurs. Clarifier si le rôle au sein du Comité de NG est celui de « représentant du Conseil de

la Maison d’Ailleurs ». Clarifier les droits de signature de NG et ne pas y inclure le représentant

de la Maison d’Ailleurs.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

33

Recommandation 14

Développer une gestion par projet. Définir un outil de gestion de projet transversal permettant de

voir tous les projets de la Fondation et de les suivre (tableau de bord). Déléguer et

renforcer la responsabilité de gestion de projet aux responsables de projets (middle

management) depuis l’idée du projet (y compris création du budget). S’assurer que des

demandes identiques soient faites à tous les responsables.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 15

Redéfinir les besoins et les objectifs des rencontres d’équipe. Assurer un PV décisionnel

permettant également aux personnes absentes d’être informées.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 16

Mettre en place un bilan après chaque fin de projet avec l’ensemble de l’équipe concernée. Faire

un PV et assurer un suivi des décisions et actions à mettre en œuvre.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 17

Créer un budget par projet. Bien définir les lignes budgétaires. Prévoir un budget annuel pour le

fonctionnement. Travailler avec les responsables de projets pour créer le budget, puis rendre son

suivi le plus transversal et transparent possible.

Améliorer le rapport de gestion pour permettre de se faire plus facilement une opinion fondée, en

ayant une annexe plus détaillée des produits (billetterie, Numerik Games) et des charges.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 18

Clarifier les responsabilités RH et en informer par écrit les employés.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 19

34

Développer un règlement du personnel. Le faire signer par les employés et le joindre aux contrats

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 20

Systématiser la présence du Président ou d’un membre du Conseil lors des engagements (ou

d’un.e responsable RH). Informer systématiquement le Conseil des engagements.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 21

Développer une check-list des points à préparer avant l’arrivée d’un nouvel employé (ordinateur

et outils prêts à l’emploi). Assurer un accueil et une information sur le fonctionnement de

l’institution et de ses tâches.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 22

Clarifier les heures supplémentaires dans un règlement du personnel et instaurer une
annualisation
du temps de travail avec une règle sur la réduction et la compensation des écarts (plus adapté

au travail d’un Musée avec des périodes intenses et d’autres plus calmes). Assurer que tout le

monde suive les mêmes règles.

Mettre en place un logiciel professionnel de suivi des heures incluant les auxiliaires.

Afin d’assurer une plus grande responsabilisation et motivation des responsables de projets,

réfléchir à un droit de signature seul, à deux avec le Directeur et entre le Directeur et le

Président/Conseil. Définir les seuils financiers.

 Définir le statut de « personnel dirigeant », de « cadre dirigeant » et qui est inclus dans «

la Direction ». Adapter le règlement de remboursement des frais pour le personnel dirigeant.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 23

Assurer une mise en œuvre des décisions, des informations et faire des demandes claires et par

écrit identiques pour tous.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

35

Justification en cas de refus :

Recommandation 24

Définir une échelle salariale assurant des salaires équitables et des écarts salariaux acceptables.

Définir une règle pour les formations dans un règlement du personnel. Réévaluer les conditions

générales de travail. Rénover le parc informatique et mettre en œuvre une sécurité informatique

et une protection des données, notamment des employés. Trier et désengorger les lieux de

travail.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 25

Revoir les contrats d’auxiliaire. Adapter le contrat du Directeur et clarifier que la prestation d'un

taux d'activité supérieur est rétribuée par le versement d'un salaire plus élevé. Ou définir une

fonction dirigeante élevée pour laquelle les dispositions de la Loi sur le travail sur la durée du

temps de travail, les temps de repos et l’enregistrement du temps de travail ne sont pas

applicables.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 26

Définir un contrat de travail et des conditions de travail adéquates.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 27

Planifier tous les entretiens annuellement. Former les employés à mener des évaluations en

utilisant le même document pour toute l’organisation. Mettre à disposition une copie de l’entretien à

l’employé.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 28

Nommer un point de contact externe à la Fondation comme médiateur et une procédure en cas de
conflits au travail.

Assurer que les employés soient informés correctement de leurs droits et devoirs

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

36

Justification en cas de refus :

Recommandation 29

Définir une check-list des actions à réaliser et délais lors d’un départ.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 30

Créer une direction bicéphale, avec d’une part un co-directeur artistique, chargé des expositions

et des relations externes, et de l’autre un.e co-directeur.trice chargé.e de la gestion interne et des

RH.

Position du Conseil de Fondation : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

7.2 Recommandations à la Municipalité et au Service de la Culture d’Yverdon-les-Bains

Recommandation 2

Clarifier la participation de la Municipalité et les objectifs que la Commune souhaite atteindre

au moyen de la participation ou à travers la désignation de membres.

Clarifier la différence de fonction et attentes entre le rôle de représentation au sein du Conseil et

celui de contrôle des subventions mené par le Service de la Culture.

Adapter la participation à celle menée auprès d’autres personnes morales subventionnées

(Lettre de mission) et en tenant compte de l'existence d'une fondation à laquelle la gestion de la

Maison d'Ailleurs a été confiée.
Position de la Municipalité : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

Recommandation 8

Établir une Convention de subventionnement dès l’année 2022, et mettre en place les outils de

suivi.

Position de la Municipalité : Accepté ☐ Refusé☐

Justification en cas de refus :

lac
Zone de texte

PR24.32.PR_Annexe3

PR24.32.PR_Annexe3

e~
Yverdon-

les-Bains C u lt u re
CH-1400 Yverdon-les-Bains

CONVENTION DE SUBVENTIONNEMENT
pour les années 2025-2027

entre

la Commune de Yverdon-les-Bains (ci-apreés « la Commune »)

représentée par son Syndic, Pierre Dessemontet,
et son Secrétaire municipal, Francois Zircher

et

la Fondation de la Maison d’Ailleurs, dont le siége est a Yverdon-les-Bains (ci-apres « la
Fondation »)

représentée par Gloria Capt, Présidente, et Catherine Hirsch, membre du Conseil de
Fondation

(ci-apres ensemble : « les Parties »)

Case postale, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch é(L(

Tel. : +41 24 423 64 30 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch
\\'\ Mf \

PREAMBULE

Considérant I'ancrage de la Fondation sur le territoire vaudois et en particulier a Yverdon-les-Bains,

considérant les soutiens financiers apportés depuis de nombreuses années par la Commune aux
activités de la Fondation,

considérant I'adéquation des buts de la Fondation avec le Plan directeur de la culture (PDC-30),
notamment en terme de rayonnement de la Ville et de son patrimoine,

considérant que les conditions sont remplies pour poursuivre et développer ces activités,

les Parties s’engagent sur la base de la présente convention a soutenir le fonctionnement et le
développement de la Fondation et en particulier a lui permettre de remplir les objectifs suivants,
regroupés dans differentes catégories :

Activités :
e Réaliser le plan d’action en trois phases tel que développé dans le plan stratégique —
Horizon 2030 (annexe 1)
e Créer, durant la période de la présente convention, un nouveau projet d’activité pérenne
pour le développement de l'institution dés 2028 (vision stratégique et artistique, plan
d’action, etc.)

Finances :
e Mettre en ceuvre le plan d’assainissement des finances de la Fondation, tel que prévu dans
la planification phasee dans I'annexe 1

Gouvernance :

e FEtablir un nouveau modele de gouvernance ;

e Préciser les processus RH

e Renforcer et stabiliser la gestion administrative ;

e Refondre les statuts de la Fondation, incluant une diminution du nombre de
représentant-es de la Municipalité au sein du conseil de fondation

o Mettre en place un comité de liaison entre la Fondation et le Service de la culture de la
Commune, pour assurer le suivi des engagements réciproques (présente convention, plan
d’action phasé (annexe 1) et recommandations consécutives a I'audit) ;

Infrastructures : _
e Poursuivre I'état des lieux complet des infrastructures (batiment et équipements du musée)
en collaboration avec les différents services concernés de la Commune.
e Participer a la mise en ceuvre d’'une stratégie de rénovation et de financement des

infrastructures
Titre | : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 : Objet de la Convention

La présente convention a pour but de régler les relations entre les Parties, de clarifier leurs attentes
et de faciliter la planification a moyen terme des activités de la Fondation, grace a une prévision
financiére triennale.

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch
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-3-

La présente convention entre les Parties confirme que le projet scientifique et culturel de la
Fondation est en adéquation avec la politique culturelie de la Commune mentionnée a l'article 2.

Par la présente convention, la Commune assure a la Fondation son soutien financier, conformement
aux articles 4 a 7. En contrepartie, la Fondation s’engage a réaliser les activités définies dans le
préambule et a l'article 8.

Article 2 : Cadre de la politique culturelle de la Commune

La Commune développe sa politique culturelle au travers de son Plan directeur de la culture (PDC
30), qui prévoit les axes de développement de sa politique pour les années 2020-2030. La Commune
soutient ainsi la professionnalisation des institutions culturelles, encourage la participation de
'ensemble de la population aux activités culturelles et renforce les axes de la diffusion de 'art dans
I'espace public, la mise en valeur de son patrimoine matériel et immatériel et les activités culturelles
nocturnes.

Article 3: Statut juridique et buts de la Fondation

La Fondation est une fondation de droit privé a but non lucratif régie par les articles 80 et suivants
du Code civil suisse. Les statuts de la Fondation sont en annexe du présent document (annexe 3).

Elle a pour but, conformément a l'art. 3 de ses statuts, de promouvoir I'art et la culture dans les
domaines de la science-fiction, des voyages extraordinaires et de l'utopie.

Titre 1l ENGAGEMENTS DE LA COMMUNE

Article 4 : Subvention — aide financiere

La Commune s’engage a verser a la Fondation la subvention communale annuelle allouée sur une
période de trois ans, sous réserve des attributions légales et budgétaires adoptées par le Consell
communal, ainsi que d'événements exceptionnels ou conjoncturels pouvant survenir, selon le
budget trisannuel défini dans 'annexe 2 a la présente Convention.

La Municipalité inscrira une aide financiére annuelle de CHF 628'000.- dans son budget annuel 2025
soumis a l'approbation du Conseil communal. Elle fera de méme a hauteur de CHF 628'000.- pour
20286, et de CHF 680'000.- pour 2027.

2025 2026 2027 Total
Subvention CHF 628'000.- CHF 628°000.- CHF 680’000 CHF 1'936°000
annuelle
Article 5: Subvention complémentaire

La Commune peut, de maniere discrétionnaire, soutenir la Fondation en allouant des aides
financiéres complémentaires a I'occasion de demandes liées a des événements exceptionnels.

Article 6 : | Locaux — Prét a usage

La Commune céde gratuitement a la Fondation 'usage de 'immeuble sis Place Pestalozzi 14, des
locaux situés au 1er étage ainsi que de la salle de recherche et de la salle d’exposition Jules Verne
du 2éme étage de 'immeuble sis Place Pestalozzi 13 et des locaux de stockage a la Rue de
Lausanne 10.

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

(T :
Ao A

Les Parties disposent des mémes droits et obligations prévus par les dispositions du Code des
obligations relatives au contrat de bail, a I'exception du versement du loyer ainsi que du paiement
des charges usuelles (électricité, eau chaude et chauffage) qui sont laissées a la charge de la
Commune. La Fondation s’engage également a respecter les consignes demandées par la
Commune, notamment 'obligation de garder les accés libres et l'interdiction de stocker du matériel
dans les espaces communs et dans la cage d’escaliers.

En I'etat, les locaux alloués aux collections doivent permettre le stockage de celles-ci, bien que ne
garantissant pas actuellement 'ensemble des normes de conservation et de préservation muséales.
Une réflexion globale au niveau communal est en cours pour la création de nouveaux locaux
adéquats pour les archives communales et muséales, incluant les collections de la Fondation. Dans
Fintervalle, toute mise en ceuvre de mesures spécifiques devra faire I'objet d’'un accord entre les
Parties.

Article 7 Collections - Prét
Pour mener a bien sa mission culturelle, la Fondation gére les collections, gu’elies lui aient été

transférées, léguées ou confiées ainsi que celles qu’elle a acquises, en garantissant, selon ses
statuts: )

La gestion et I'extension des collections;

La conservation et la préservation des collections;
L'inventaire des piéces constituant les collections;

La diffusion de celles-ci aupres du public le plus large,
La facilitation de la recherche scientifique a leur sujet.

La Fondation tient a jour un inventaire des collections. Les mesures de conservation préventive et
de restauration des collections sont a la charge de la Fondation. Toutes les recettes liées aux
collections, notamment celles liées a la reproduction d’images, sont affectées au Musée de la
. Fondation. La Fondation peut en tout temps autoriser des préts et des dépbts de collections, internes
ou externes, avec d'autres parties.

La Commune prend a sa charge les charges d’assurances choses pour les collections.

Titre 11 : ENGAGEMENTS DE LA FONDATION

Article 8 : Activité

La Fondation s’engage a reéaliser les objectifs du préambule de la présente convention et ses
activités, durant la période prévue par la présente convention, conformément a I'annexe 1 (Plan
stratégique — Horizon 2030), laquelle fait partie intégrante de la présente convention.

Article 9 : Médiation et participation culturelle

En ce qui concerne la médiation culturelle, la Fondation se donne pour objectifs de :

- Proposer des approches de visites ou d'activités en lien direct avec le plan d’études romand
(PER), afin d’étre au plus proche des besoins des enseignants de tous les degrés scolaires
et de différentes disciplines.

- Offrir un programme d’activités de vacances a destmatlon des adolescents-es, afin de
renforcer la cohésion sociale et favoriser 'acces a la culture pour les jeunes, un public
souvent « oublie » des évenements publics des institutions culturelles, s'adressant
généralement soit a des enfants/familles, soit a des adultes.

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

-5.

Mettre en place des activités ou des ouvertures spéciales pour les familles ou institutions
sociales avec des enfants de 0 a 4 ans, afin de favoriser I'éveil culturel des tout petits et
I'égalité des chances et permettre aux parents de tous les milieux de se sentir inclus dans la
sphére culturelle. :

Proposer des supports de visite et des visites guidées adaptés aux publics avec un handicap.

Ouvrir le musée gratuitement lors de certains événements afin de permettre un accés a la
culture a toutes et tous.

Collaborer avec des associations et institutions culturelles, sociales et scolaires pour co-
construire des mesures adaptées a la réalité du terrain et aux besoins spécifiques des
différents publics.

Participer a la formation des futurs professionnels-les de la médiation culturelle en accueillant
des stagiaires, notamment dans le cadre du programme de spécialisation de Master en
pédagogie et médiation culturelle proposé par I'Université de Lausanne et la Haute Ecole
Pédagogique du canton de Vaud.

]

1

Article 10: Responsabilités administratives et financiéres

La Fondation est responsable de sa gestion, conformément a ses statuts (annexe 3). La Fondation
s'engage a faire des recherches de fonds auprés d’autres organismes de subventionnement, de
mécenes et de sponsors. La Fondation s’engage a étre la bénéficiaire directe de la subvention. Elle
ne procédera a aucune forme de redistribution de la subvention a des organismes tiers sans I'accord
écrit de la Commune. .

Article 11 : Plan financier triennal

La Fondation fournit un plan financier triennal pour 'ensemble de ses activités (annexe 2). Ce
document doit faire ressortir avec clarté l'intégralité des sources de financement espérées, qu’elles
soient publiques ou privées, ainsi que la totalité des dépenses prévisibles par type d’activités. Le
plan financier triennal fait partie intégrante de la présente convention.

Article 12 : Promotion des activités
Les activités de la Fondation font I'objet d’'une promotion globale, effectuée sous sa responsabilité.

La Fondation s’engage a faire mention du soutien de la Commune en tant que partenaire sur ses
supports de communication, sur son site internet et lors d’événements publics (conférences de
presse, premiéres, rencontres, formations, etc.). Le logo de la Commune doit figurer sur tout support
promotionnel produit par la Fondation si les logos d'autres partenaires sont présents.

De plus, afin de s’assurer que les informations impactant I'image de la Ville soient connues en
amont, la Fondation s’engage également a informer la Commune de toute campagne de
communication d’importance stratégique (inaugurations, annonces de saisons, changements
majeurs de fonctionnement, etc.) avant leur diffusion publique.

Article 13 : Gestion du personnel et rémunération des artistes

Dans la mesure des moyens financiers de la Fondation, des contrats de droit privé seront établis
avec les collaborateurs-trices a durée indéterminée (collaborateurs-trices permanents-es) ou
déterminée (collaborateurs-trices temporaires). Parmi les collaborateurs-trices temporaires, au
moins les artistes domiciliés en Suisse seront affiliés a une caisse AVS, ou a une institution de
prévoyance professionnelle, et ce dés le premier jour travaillé et dés le premier franc gagné. Quant
aux artistes domiciliés a I'étranger, ils seront affiliés a une caisse AVS, voire a une institution de

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-6-

prévoyance professionnelle, pour autant qu’ils remplissent les conditions d'assujettissement
prévues par la loi.

La Fondation s’engage a respecter le principe d’égalité entre femmes et hommes au niveau des
conditions salariales et de travail, et pratique une politique salariale qui prend en compte les
compétences professionnelles des intervenants-es.

Elle appligue notamment les conditions de conventions collectives de travail applicables, les
prescriptions du Code des obligations et s’acquitte du paiement des assurances et prestations
sociales.

La Fondation protége et respecte I'intégrité physique et morale des personnes qu’elle emploie ou
gu’elle accueille, autant dans les rapports que le-la responsable artistique, administratif ou technique
entretient avec toute personne employée que dans les rapports que les employé-es entretiennent
avec elles et eux. La Fondation prend €galement toutes les mesures possibles pour assurer cette
protection et prévenir tout risque psychosocial et tout conflit. Dans ce cadre, elle offre a 'ensemble
de son personnel une solution de médiation externe, ou, a minima, une personne de confiance a
I'interne pour permettre de gérer tout éventuel conflit.

La Fondation respecte les minimas par branche en matiére de rémunération des artistes.
Article 14: Egalité des chances

La Fondation s’engage pour I'expression, la représentation et I'inclusion des personnes issues de la
diversité dans le cadre de sa programmation et de ses equipes. Une attention particuliere est
accordée a la recherche d’'un équilibre entre femmes et hommes.

Article 15: Promotion de pratiques durables

La Fondation s’engage, de maniere volontaire, dans un processus d’'organisation garanti
responsable et durable. A cette fin, elle dispose comme soutien dans cette démarche de la
plateforme Internet « KITManif » (www.kitmanif.ch) mise a disposition gratuitement par le Canton.

Dans le cadre de sa programmation, la Fondation sera attentive aux colts environnementaux
engendrés par les déplacements induits. A cet égard, elle favorisera les déplacements en transports
terrestres, ferroviaires lorsque cela est techniquement possible. Elle veillera a limiter les
déplacements lointains qui nécessiteraient des transports par voie aérienne ; ceux-ci seront dans la
mesure du possible accompagnés par le financement d’'un programme de compensation carbone.
Si les déplacements artistiques ne sont pas a sa charge, la Fondation veillera a sensibiliser les
artistes et invités a la question.

Article 16 : Archives

Afin d’assurer une conservation de ses documents ayant une valeur archivistique, la Fondation
s’engage a respecter les obligations imposées par la loi cantonale du 14 juin 2011 (LArch ; BLV
432.11), en particulier a :

adopter et appliquer un plan de classement pour les archives administratives, a savoir 'ensemble
des documents utiles a la gestion courante des affaires ;

- ne pas détruire les archives administratives susceptibles d'avoir une valeur archivistique durable;

- constituer les archives historiques, a savoir I'ensemble des documents qui sont conservés en
raison de leur valeur archivistique ;

- conserver les archives, physiques et électroniques, dans un lieu garantissant leur protection.

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Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

Article 17 : Gouvernance

Le Conseil de Fondation veillera a assurer le renouvellement de ses membres qu’il a la compétence
de nommer en intégrant de nouvelles personnes afin de garantir une mixité générationnelle, un
équilibre entre les femmes et les hommes, et la participation de personnes motivées, aux
compeétences utiles a la bonne gouvernance de la Fondation.

La Fondation s’engage a informer la Commune en cas de changements de la présidence de la
Fondation.

Titre IV : COMPTABILITE ET EVALUATION

Article 18 : Comptabilité

La Fondation est tenue de présenter une comptabilité par exercice, qui sera transmise a la
Commune. La Fondation s’engage a faire réviser annuellement ses comptes par un organe de
révision agree.

La Commune peut procéder ensuite a son propre contrble. Le résultat admis est celui déterminé par
ce contrble.

En outre, la Commune est en droit de procéder a un audit financier de la Fondation par une entité
tierce. En principe, un audit de ce type aura lieu tous les trois ans, mais il peut intervenir en tout
temps si la Commune I'estime nécessaire. La Commune assume I'entier des frais liés a ces audits.

Article 19 : Rapport d’activités et comptes

Chaque année, au plus tard le 30 juin, la Fondation fournit a la Commune le rapport d’activités
détaillé de I'année précédente.

Chaque année, au plus tard le 30 juin, la Fondation fournit a la Commune le bilan et les comptes de
pertes et profits du dernier exercice comptable, ainsi que des annexes explicatives.

Le budget de I'exercice suivant ainsi que le plan financier actualisé est remis au 31 décembre a la
Commune. ’

Article 20 : Excédent et déficit

La Fondation est responsable de ses résultats financiers. Elle conserve en principe ses excédents

de produits et supporte les excédents de charges. Au terme de la durée de la présente Convention,

la Fondation s’engage a présenter un résultat financier équilibré pour les activités subventionnées.

Les excédents de produits réalisés sont reportés dans un compte de réserve distinct figurant dans

les fonds propres de la Fondation. Toutefois, le report des excédents de produits doit étre plafonné

comme suit :

o L’attribution annuelle au compte de réserve ne peut pas dépasser 5% de la subvention regue au
cours de la méme année ;

¢ Le total du compte de réserve figurant dans les fonds propres de la Fondation ne peut pas
excéder 10% de la subvention recue pour I'année précédente.

Ce sont les subventions selon l'article 4 qui font foi.

Pour tout report de produits dépassant les limites susmentionnées, la Commune se réserve le droit

de demander la restitution des excédents de produit au prorata de sa contribution. De plus, les

réserves, ne faisant pas 'objet d’'un plan d'utilisation a court terme, pourraient venir en déduction

des subventions en faveur de la Fondation.”

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Allleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

A g

Article 21 : Evaluation

Les Parties se rencontrent une fois par année, apres réception par la Commune du rapport
d’activités et des comptes de I'année précédente, pour procéder a un bilan sur les activites
conduites. Le rapport annuel, les comptes annuels et le rapport de I'organe de révision serviront de
base a I'évaluation annuelle de la convention.

Au début de la derniére année de validité de la convention, les Parties procédent a une évaluation
conjointe des deux exercices précédents sur la base des objectifs de la présente convention. Dans
I'nypothése ou la Commune déciderait d’accorder une nouvelle subvention, les résultats de cette
évaluation serviront de base de discussion.

Titre V. DISPOSITIONS FINALES

Article 22 : Fchange d’informations

La Fondation s’engage a informer, au préalable, la Commune de toute signature de convention ou
de mandat donnant délégation a un organisme tiers pour toute ou partie de la responsabilité
financiére ou organisationnelle découlant de la présente convention.

Chaque partie s’engage a signaler a I'autre partie, dans les plus brefs délais, toute modification ou
information concernant I'application de la présente Convention. Toutes les informations seront
communiquées par écrit aux signataires de la présente Convention, a charge pour eux de les faire
suivre aux services communaux compétents.

Article 23 : Cessation d’activités et dissolution

En cas d'interruption provisoire des activités de la Fondation, les dispositions de la présente
convention sont immédiatement suspendues, y compris le versement des subventions. La Fondation
s'engage a rembourser immédiatement a la Commune, au prorata de ses engagements, les
subventions regues d’avance pour la période concernée par l'interruption.

En cas de dissolution de la Fondation ou d’interruption définitive de ses activités, la convention cesse
immédiatement de déployer ses effets. La Fondation s’engage, dans le cadre de sa liquidation, a
rembourser a la Commune les contributions non utilisées ou dont 'utilisation ne peut étre justifiee.

Article 24 : Modifications de la Convention

Les Parties peuvent en tout temps durant la période de validité de la présente Convention convenir
d’'un commun accord de modifications a y apporter. Toute modification doit faire I'objet d’'un avenant
écrit, signé par les personnes habilitées a représenter chacune des Parties.

En particulier, dans I'hypothése ol le Conseil communal décidait la suppression ou la réduction des
subventions couvertes par la présente convention, cette derniere devra étre modifiée par les Parties,
afin d’adapter les engagements de la Fondation au montant des subventions, respectivement devra
étre résiliée par la Commune (voir article 25 ci-dessous relatif a la résiliation).

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Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

Article 25 : Résiliation de la Convention

La Commune peut, a tout moment, se départir de la présente convention et demander la
rétrocession, de tout ou partie, des montants ou les réduire notamment :

- Si la Fondation n'utilise pas la subvention de maniére conforme a I'affectation prévue,

- Si la Fondation n'accomplit pas les taches subventionnées ou ne les accomplit que
partiellement,

- Si les conditions ou charges auxquelles les subventions sont subordonnées ne sont pas
respectées

- Si les subventions ont été accordées indliment, que ce soit sur la base de déclarations
inexactes ou incomplétes ou en violation du droit.

Toute résiliation doit s’effectuer par écrit avec indication des motifs.
Article 26: Durée de la Convention et renouvellement

- La présente convention couvre la période 2025 & 2027. Elle est conclue pour une durée de trois ans,
soit jusqu’au 31 décembre 2027.

Les Parties examineront I'opportunité de la conclusion d’une nouvelle convention de
subventionnement six mois avant 'échéance de la présente convention. Afin de permettre a la
Commune de se déterminer, la Fondation fournira le 31 mars 2027, au plus tard, un plan financier
pour la prochaine période de trois ans (2028-2030).

Si, au 31 décembre 2027, la négociation quant au renouvellement de la Convention n'a pas encore
eu lieu ou qu’aucun accord n'a été trouvé et que les Parties ne se trouvent pas dans I'une des
situations définies a l'article 25 de la présente convention, les termes de la présente convention
continueront de lier les Parties pour une durée d’'une année maximum, période pendant laquelle les
Parties prendront une décision finale sur le renouvellement de la convention.

Article 27 : For et droit applicable
Les Parties s’efforceront de régler a 'amiable et au plus vite les différends qui peuvent surgir dans

I'application et I'interprétation de la présente convention. A défaut d’accord, les litiges sont soumis
aux tribunaux ordinaires compétents. Le for est a Yverdon-les-Bains. Le droit suisse est applicable.

Fait a Yverdon-les-Bains, le ..4./_./{0/‘4%"5& chy , €n deux exemplaires originaux.

Pour la Commune d’'Yverdon-les-Bains:

Pierre Dgssémontet

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

-10-

Pour la Fondation de la Maison d’Ailleurs:

, rine Hirsch
(_~Présidente de la FFondatio Membre du Conseil de Fondation

—

Annexes faisant parties intégrantes de la présente Convention :

1. Plan stratégique — Horizon 2030
2. Budget triennal
3. Statuts de la fondation de la Maison d’Ailleurs

Place de la Gare 4, CH-1400 Yverdon-les-Bains Site internet : www.yverdon-les-bains.ch
Convention_ Maison d’Ailleurs _2025-2027 Courriel : culture@yverdon-les-bains.ch

format: application/pdf

parent_type: agenda

category_harmonized: preavis


name: PO23.05PO Postulat EMCHEVALLEY AlimentationDurableAccessible

text:
Pour une alimentation locale, écologique et sociale accessible à tous·x·tes

En Suisse, les trois quarts du marché des produits biologiques sont partagés entre les deux géants
de la distribution Coop et Migros1 alors qu’ils ont tous deux récemment été épinglés pour leurs
marges considérables, allant jusqu’à 57% et 46% respectivement2, réalisées sur le dos des
consommateur·rices et des producteur·rices. C’est une véritable insulte pour les producteur·rices
tout comme pour les consommateur·rices. C’est d’autant plus révoltant en cette période
d’inflation, de perte de pouvoir d’achat et face à la difficulté du métier de paysan·nes.

Un modèle de production et de vente alternatif, dont le but est de produire une alimentation
locale tout en assurant un prix juste pour celles et ceux qui la produisent est l’Agriculture
Contractuelle de Proximité (ACP). La Fédération Romande des ACP (FRACP) propose la définition
suivante3 : « L'agriculture contractuelle de proximité peut se définir comme regroupant les
initiatives de paniers contractuels pour une agriculture locale, écologique, sociale, solidaire et à
taille humaine pour assurer la souveraineté alimentaire ». Le but central est d’avoir un minimum
d’intermédiaires entre les consommateur·rices et les producteur·rices, afin de garantir un prix
juste. Les modèles ACP permettent aux consommateur·rices de s’abonner à l’année pour recevoir
un panier de légumes chaque semaine et aux producteur·rices de pouvoir prévoir leur production
et leurs dépenses pour l’année. L’abonnement à un panier de légumes contribue également à une
sensibilisation aux produits de saison variés et parfois inconnus.

Malgré tout le positif des ACP, cette solution n’est pas accessible à tout le monde. En effet, elle
reste souvent réservée à une classe sociale plus ou moins aisée qui peut et choisit de mettre un
budget plus élevé dans une alimentation locale, de saison et produite de manière écologique. Or,
manger sainement et soutenir la production locale ne devrait pas être un luxe. En effet, l’achat
d’un abonnement à l’année à un panier de légumes implique de verser une somme d’argent
conséquente en une fois, ce qui peut représenter un frein pour les personnes à bas revenu.

Dans le plan climat récemment présenté à ce conseil, l’action phare CONSO1 est de « promouvoir
une alimentation de qualité, saine, variée, de saison et locale auprès de la population ». Par
ailleurs, la ville de Prilly a introduit récemment une subvention à une alimentation durable pour
l’achat de paniers de légumes4. Dans le sens du plan climat et à l’image de l’action de la ville de
Prilly, je dépose le postulat suivant :

Le Conseil communal invite la municipalité à étudier la possibilité d’intégrer dans les
subventions au développement durable pour la population, la possibilité de bénéficier d’une
subvention pour l’abonnement à un panier de légumes d’une structure de la région ainsi qu’à
promouvoir cette offre particulièrement auprès des personnes à faible revenu, par exemple aux
personnes bénéficiaires de la carte Caritas.

Ella-Mona Chevalley

Le 20 mars 2023

1 https://www.rts.ch/info/economie/9338523-la-concurrence-autour-des-produits-bio-sintensifie-entre-coop-
et-migros.html
2 https://www.rts.ch/info/economie/13204292-les-grosses-marges-de-coop-et-migros-sur-les-produits-laitiers-
font-reagir.html
3 https://www.fracp.ch/une-acp-c-est-quoi
4 https://www.prilly.ch/vivre-a-prilly/developpement-durable/subventions-developpement-durable.html

https://www.rts.ch/info/economie/9338523-la-concurrence-autour-des-produits-bio-sintensifie-entre-coop-et-migros.html
https://www.rts.ch/info/economie/9338523-la-concurrence-autour-des-produits-bio-sintensifie-entre-coop-et-migros.html
https://www.rts.ch/info/economie/13204292-les-grosses-marges-de-coop-et-migros-sur-les-produits-laitiers-font-reagir.html
https://www.rts.ch/info/economie/13204292-les-grosses-marges-de-coop-et-migros-sur-les-produits-laitiers-font-reagir.html
https://www.fracp.ch/une-acp-c-est-quoi
https://www.prilly.ch/vivre-a-prilly/developpement-durable/subventions-developpement-durable.html

category_harmonized: doc


name: PO22.01PO Postulat SBaletConsorts QuelAvenirPourLaPNV

text:
Quel avenir pour la police régionale du Nord vaudois (PNV) ?

Madame la présidente,

Mesdames les conseillères,

Messieurs les conseillers,

Le 27 septembre 2009 les vaudoises et les vaudois rejetaient, à 54%, l’initiative

d’Artagnan « pour une police unifiée et plus efficace » ouvrant ainsi la voie à une

réforme policière dans le canton de Vaud. L’entrée en vigueur le 1er janvier 2012 de

la loi sur l’organisation policière vaudoise (LOPV) fixait le principe de la police

coordonnée.

Cette loi fixe, entre autres, les conditions permettant à une commune d’avoir sa

propre police. Une des conditions étant d’être en mesure de fournir une prestation

24h/24 et 365 jours/an. Dans notre région, à part Yverdon-les-Bains, aucune

commue n’était en mesure de remplir ce critère. Il leur restait l’option du contrat de

prestation avec la gendarmerie ou celle de s’organiser en police intercommunale.

Dans cette perspective, la Municipalité d’Yverdon-les-Bains a déposé en 2011 le

préavis PR11.37PR concernant, notamment, la création d’une police régionale

Dans son rapport du 23 février 2012, la commission chargée de traiter ce préavis a

recommandé, à l’unanimité, de le refuser. L’argument principal était que la perte de

maîtrise d’Yverdon sur sa police était trop importante sans de réels avantages pour

la ville qui, par ailleurs, n’avait pas besoin de cette structure pour garder sa police.

Lors de la séance du conseil communal du 8 mars 2012, après un long débat, suivi

d’un vote à bulletins secrets, le préavis était accepté par 58 voix contre 32. Un des

arguments, peut-être décisif, était de permettre à Orbe de garder sa police. Le rôle

de la ville centre étant également d’assumer ses responsabilités régionales, il

apparaissait normal de fournir un effort pour permettre à des communes de taille

plus modeste de bénéficier d’une police proximité.

En avril 2021, La municipalité d’Orbe déposait un préavis demandant le retrait de la

PNV pour le 31 décembre 2022. Ce préavis a été accepté par le Conseil communal

d’orbe lors de sa séance du 24 juin 2021 avec une quasi-unanimité (une seule

abstention).

Depuis la création de la police régionale, plusieurs interventions se sont succédées

au Conseil communal d’Yverdon-les-Bains concernant sa structure et ses coûts. Un

élément récurant étant le coût important pour la ville cumulé avec l’impossibilité pour

le Conseil communal de se prononcer directement. A noter que, récemment, une

commission de sécurité a été créée pour permettre une consultation des différents

groupes politiques.

gvb
Zone de texte
PO22.01PO

A vu de ce qui précède, nous déposons le postulat suivant :

La Municipalité d’Yverdon-les-Bains est invitée à étudier les conséquences

financières et structurelles à la suite du retrait de la commune d’Orbe de la

police régionale. Le Conseil communal souhaite être nanti d’un rapport

contenant, notamment, les éléments suivants :

• Impacts financiers sur les différents membres de la police régionale du

Nord vaudois à la suite du retrait d’Orbe ?

• Selon une rapide estimation, Yverdon payera plus de 90% de la facture

totale de la police régionale. Quelles seront les adaptations structurelles

qui tiendront compte de cette nouvelle répartition des coûts ?

• Quels seraient les adaptations structurelles nécessaires pour faire de la

police régionale du Nord vaudois une police communale dépendant

uniquement de la Municipalité d’Yverdon ?

• Le cas échéant, serait-il possible à une police communale yverdonnoise

de fournir des prestations à d’autres communes de la région ?

• Sur les aspects de gouvernance et financier, quelle variante serait la

plus intéressante entre la PNV, une police communale, le passage à une

police cantonale ou à un modèle hybride entre police communale et

cantonale ? A quel niveau seraient les économies réalisées avec la

variante la plus avantageuse par rapport à la situation actuelle ?

• Quels sont les résultats des essais de patrouilles communes police
régionale - police cantonale.

Pour le groupe socialiste : Stéphane Balet

Pour le groupe vert.e.s et solidaires : Younes Seghrouchni