name: M.M. 127 concernente la richiesta di un credito di CHF 600’000.-  per l’introduzione di un sistema di record management e di archiviazione elettronica

text: \n1 \n \n\nM.M. 127 concernente la richiesta di un credito di CHF 600’000.-  per l’introduzione di un \n\nsistema di record management e di archiviazione elettronica. \n\n \n\nLocarno, 4 settembre 2020 \n\n \n\nAl Consiglio Comunale \n\nLocarno \n\n \n\n \n\nGentile signora Presidente, gentili signore, egregi signori Consiglieri Comunali, \n\nVi sottoponiamo la richiesta di un credito per l’introduzione di un sistema di record management e di \n\narchiviazione elettronica nell’amministrazione comunale. \n\n \n\nSommario \n\nPremessa ............................................................................................................................................................ 1 \n\nRiassunto ........................................................................................................................................................... 2 \n\nL’orizzonte concettuale del progetto: gli standard ............................................................................................ 4 \n\nVisione d’insieme e approccio modulare .......................................................................................................... 4 \n\nIl record management ........................................................................................................................................ 5 \n\nL’archiviazione digitale a lungo termine ........................................................................................................... 7 \n\nIl complesso del progetto ................................................................................................................................... 9 \n\nLe misure preparatorie e organizzative ............................................................................................................. 9 \n\nIl personale straordinario ................................................................................................................................. 11 \n\nEvitare la costruzione di nuovi depositi d’archivio ......................................................................................... 12 \n\nL’investimento ................................................................................................................................................. 13 \n\nLe aree dell’investimento ................................................................................................................................ 14 \n\nConclusioni ...................................................................................................................................................... 15 \n\n \n\n \n\nPremessa \n\nIl passaggio dalla gestione cartacea alla gestione elettronica nell’amministrazione comunale di \n\nLocarno è ormai in atto da tre decenni e ha subito una accelerazione negli anni recenti. \n\nNel 1980 fu acquistato il primo calcolatore elettronico in sostituzione della “macchina contabile”, a \n\nsupporto della gestione finanziaria e per creare la banca dati del Controllo Abitanti. L’accesso al \n\ncalcolatore era riservato ad alcuni terminali. In aggiunta ai terminali, a partire dagli anni 1990, gli \n\n\n\n2 \n \n\nuffici comunali furono dotati di personal computer con sistema operativo DOS (interfaccia testuale) \n\nsostituendo le macchine da scrivere e ampliando i compiti svolti elettronicamente. Ogni postazione \n\nera un’isola. Dal 1998 fu potenziato il Centro informatico comunale, ciò che ha portato ad un \n\nammodernamento delle infrastrutture e alla costruzione della rete informatica comunale, che ha \n\ncambiato le modalità di comunicazione (rete informatica comunale, pc con interfaccia grafica \n\ncollegati tra loro, dischi condivisi, e-mail, web). Nel 2020, vent’anni più tardi, la quasi totalità dei \n\ndocumenti amministrativi è creata in formato digitale e una parte considerevolissima delle \n\ncomunicazioni con i cittadini e con le autorità pubbliche avvengono in forma elettronica. Tuttavia, \n\nsempre ancora ci si orienta alla preminenza del supporto cartaceo o perlomeno ad una gestione \n\npromiscua e ridondante di duplici dossier cartacei/elettronici, spesse volte incongruenti. L’archivio \n\nstorico del Comune di Locarno è esclusivamente cartaceo. In un campo come quello dell’informatica \n\ne della gestione delle documentazioni, in cui l’evoluzione tecnologica è molto veloce, ciò non riflette \n\npiù le esigenze di un’amministrazione al passo con i tempi. È opportuno affrontare in modo mirato il \n\ncambiamento epocale e non lasciarsi trascinare dagli sviluppi, comunque inarrestabili, confidando \n\nche pur nell’inerzia si eviteranno, in qualche modo fortunoso, problemi nell’ambito documentale-\n\namministrativo e danni al patrimonio storico della Città. \n\n \n\nRiassunto \n\nIl presente messaggio municipale propone di dare avvio a un progetto al contempo di natura \n\norganizzativa e informatica. Sono previsti: \n\n L’elaborazione di una visione d’insieme e coordinata della gestione documentaria per l’intera \n\namministrazione comunale. \n\n L’aggiornamento delle basi legali (ordinanze municipali sulla gestione e archiviazione dei \n\ndocumenti). \n\n L’adeguamento delle modalità di lavoro nell’ottica della preminenza dei documenti digitali. \n\n L’adattamento dei processi amministrativi e la loro documentazione mediante work flow. \n\n La definizione di un sistema di ordinamento (classificazione) unitario per l’intera \n\namministrazione. \n\n La creazione e/o l’aggiornamento di modelli standard per i documenti e i dossier. \n\n L’acquisto di software e hardware per il record management e l’archiviazione elettronica.  \n\n La migrazione dei dati dall’ambiente attuale all’ambiente informatico rinnovato. \n\nE, non da ultimo: \n\n L’informazione, il coinvolgimento e l’istruzione dei dipendenti amministrativi sul progetto \n\nnel suo insieme, sulle procedure e sull’uso dei nuovi mezzi informatici. \n\nIl progetto si orienta agli standard e-CH per l’e-goverment (www.ech.ch). Inoltre si ispira \n\nconcretamente a esperienze analoghe portate a termine con successo in diverse amministrazioni di \n\ncittà svizzere, così come nell’amministrazione federale (progetti GEVER, sigla svizzera per \n\n“elektronische Geschäftverwaltung”). È previsto l’acquisto di software e hardware specifici \n\naggiornati, in particolare Acta Nova per il record management e scopeOAIS per l’archiviazione di \n\ndocumentazione ibrida (al contempo cartacea e digitale).  \n\n  \n\n\n\n3 \n \n\nGli obiettivi sono: \n\n Il passaggio alla preminenza del documento elettronico sul documento cartaceo. \n\n Gestire senza fratture l’intero ciclo di vita delle documentazioni, dalla loro costituzione \n\n(ricezione / redazione) fino al momento del loro scarto o archiviazione. \n\n Gestire la documentazione secondo gli standard internazionali, ovvero le regole del record \n\nmanagement (ISO 15489). \n\n Garantire l’archiviazione tradizionale e l’archiviazione digitale a lungo termine (storica) \n\nsecondo gli standard del Consiglio internazionale degli archivi e, in ambito digitale, del \n\nmodello OAIS (ISO 14721). \n\n \n\nFigura 1 Il ciclo di vita degli affari: processi, dossier e documenti \n\n(trad. e adattamento da Ech-1064) \n\n \n\nCiò migliorerà nell’amministrazione comunale l’organizzazione, la tracciabilità, la ricerca, il \n\nreperimento e la messa a disposizione dei documenti, razionalizzando le procedure. Verrà ridotto il \n\nrischio di irreperibilità o di incertezza sullo stato dei documenti (versione definitiva o bozza? originale \n\no copia?). Verrà migliorata la collaborazione grazie all’accesso da più punti, secondo diritti \n\npredefiniti, ad uno stesso documento e fascicolo condiviso.  \n\nDal punto di vista logistico, la preminenza della gestione elettronica permetterà di ridurre le superfici \n\namministrative utilizzate per i documenti cartacei. La disponibilità di incarti digitali completi \n\npotrebbe in futuro facilitare soluzioni di home office. Anche l’accumulo di documenti sui server potrà \n\nessere rallentato, evitando il proliferare di copie multiple e programmando automatismi per lo scarto \n\ndi documenti obsoleti inutili. \n\nIl progetto pone l’accento sul record management, cioè sulla gestione della documentazione attiva. \n\nCol passare del tempo una parte dei documenti assume interesse culturale e storico. L’archivio storico \n\nè una parte essenziale del patrimonio culturale della Città. La sua salvaguardia nel contesto digitale è \n\nuna sfida. In un prossimo futuro l’archivio dovrà essere in grado di ricevere i documenti in formato \n\nelettronico, conservarli a lungo termine e metterli a disposizione degli utenti (sala di lettura digitale). \n\nLa digitalizzazione favorirà la ricerca storico-culturale e ridurrà la necessità di spazi di deposito fisici \n\nper l’archiviazione.   \n\nSul piano temporale la fase principale del progetto “record management” durerà circa due anni, \n\nseguirà poi un periodo di adattamenti e correttivi e il passaggio all’archiviazione digitale. Terminata \n\n\n\n4 \n \n\nla fase di introduzione, la gestione della documentazione amministrativa secondo le norme del record \n\nmanagement e l’archiviazione digitale faranno parte dei compiti ordinari. Per la realizzazione del \n\nprogetto abbiamo preventivato un costo di 600’000 CHF che comprende hardware, software, \n\nimplementazione dei sistemi, la formazione e il personale straordinario.  \n\nL’orizzonte concettuale del progetto: gli standard \n\nLe soluzioni proposte sono state sperimentate e sono in uso, con funzionamento che soddisfa i \n\nrequisiti posti, in diverse amministrazioni pubbliche svizzere di grandi dimensioni, ma anche di \n\ndimensione paragonabile a quella della città di Locarno. Possiamo perciò attingere a esperienze \n\nconcrete fatte da altre amministrazioni pubbliche svizzere. \n\nIl progetto intende seguire gli standard internazionali e svizzeri di riferimento. Nell’ambito della \n\npolitica di digitalizzazione svizzera è nata l’associazione eCH (www.ech.ch) di cui sono membri la \n\nConfederazione, tutti i Cantoni, diversi Comuni, circa 120 aziende, nonché diverse università, \n\nassociazioni e privati. I risultati sono disponibili al pubblico. Gli standard adottati da eCH hanno lo \n\nstatuto di raccomandazioni. Il governo federale ha adottato gli standard eCH che riguardano \n\nl'amministrazione federale. Con la Convenzione quadro sulla cooperazione nell'ambito del Governo \n\nelettronico in Svizzera 2016-2019, la Confederazione, i Cantoni e i Comuni si sono impegnati a \n\ndichiarare gli standard dell'associazione eCH di regola vincolanti.  \n\nL’obiettivo di eCH è elaborare standard per la gestione digitale tenendo conto dei diversi aspetti della \n\nquestione, dunque anche l’organizzazione dei progetti, la loro modellizzazione, i requisiti dei dati e \n\nmetadati, la struttura logica delle interfacce tra diversi software, ecc. Infatti, perché reinventare tutto \n\nnuovamente? Le norme semplificano la vita, facilitano la cooperazione, le soluzioni tecniche, \n\nriducono i costi, consentono l'interoperabilità e creano trasparenza. Ciò è essenziale per un progetto \n\nche si inserisce nel quadro dell’e-government. Affinché un processo funzioni in modo coerente al di \n\nlà dei confini amministrativi di singoli uffici è necessario un adeguato livello di standardizzazione. Il \n\ndiscorso vale nell’ambito della nostra amministrazione, ma ha anche una valenza strategica nell’ottica \n\ndi una collaborazione estesa, tipica dell’amministrazione digitale in uno Stato federale come la \n\nSvizzera. Limite di eCH è l’assenza di documenti in italiano, ma le competenze linguistiche della \n\nnostra amministrazione sono sufficienti per circumnavigare questo scoglio senza rinunciare ai \n\nvantaggi di linee guida pronte all’uso. \n\n \n\nVisione d’insieme e approccio modulare \n\nElaborare una visione d’insieme e coordinata della gestione documentaria per l’intera \n\namministrazione comunale significa disegnare un quadro completo dei compiti svolti \n\ndall’amministrazione e degli strumenti informatici utilizzati per l’esecuzione degli stessi. Questa \n\nanalisi avrà effetti positivi nell’ottica di un migliore coordinamento tra i diversi applicativi settoriali \n\nin uso nell’amministrazione.  \n\nLe soluzioni informatiche che proponiamo svolgono in modo ottimale un compito specifico e \n\npredeterminato. Il sistema di record management serve per la gestione dei dossier. Esplica tutte le sue \n\npotenzialità nella gestione di fascicoli di affari complessi che richiedono la collaborazione di diversi \n\nservizi dell’amministrazione, per esempio la costruzione di un edificio pubblico. Tutti i documenti \n\nrelativi ai diversi aspetti (politici, finanziari, progettuali, esecutivi, pianificatori) possono confluire in \n\nuno stesso dossier elettronico, eventualmente strutturato in sotto fascicoli. Il dossier, completo e \n\naggiornato, è accessibile (secondo regole prestabilite) ai funzionari autorizzati, senza creare doppioni \n\ndei documenti distribuiti nei vari uffici, come avviene attualmente.  \n\nhttp://www.ech.ch/\n\n\n5 \n \n\nLa corrispondenza, scritta in digitale, scansionata, giunta via posta o e-mail è salvata nel fascicolo \n\nelettronico in modo semplice ed efficace. Funzioni aggiuntive (work flow, calendario con \n\nscadenziario, attribuzione di compiti, ecc.) permettono di monitorare l’avanzamento della pratica. \n\nPotenti funzioni di ricerca aiuteranno a ritrovare i fascicoli e i documenti. L’utilizzo di un sistema di \n\nordinamento (classificazione) comune a tutta l’amministrazione aiuta a ordinare in modo coerente e \n\ntrovare fascicoli relativi a uno stesso affare o ad affari simili trattati dai diversi uffici amministrativi. \n\nPossono essere stabilite regole e automatismi per la chiusura dei fascicoli, la valutazione del loro \n\ninteresse amministrativo e del loro valore archivistico avviando alla scadenza le procedure di scarto \n\no di versamento all’archivio storico.  \n\nIl programma di record management non è invece in grado, per esempio, di fare somme e sottrazioni \n\ne non è adatto a gestire schede come la banca dati del controllo abitanti. Di conseguenza, per la \n\ngestione di determinati compiti speciali, si continuerà a far capo ad applicativi settoriali. Una parte \n\ndegli applicativi settoriali sono riuniti nell’interfaccia di GECOTI, altri sono stati sviluppati a livello \n\ncantonale per omogenizzare le procedure in tutti i comuni (per esempio: gestione degli allievi nel \n\nscuole, domande di costruzione), altri ancora sono specifici a determinati settori (per esempio \n\nMuseum Plus per la catalogazione delle opere d’arte). Il progetto di introduzione di un sistema di \n\nrecord management e di archiviazione digitale non intende sostituire gli applicativi settoriali con una \n\nsorta di “coltellino svizzero” per tutti gli usi, senza essere davvero “professionale” per molti di essi. \n\nLa complessità del progetto impone di procedere per gradi. Nel corso del progetto si farà tuttavia \n\nun’analisi delle possibili sinergie. Dal profilo organizzativo si mira a una gestione univoca dei dati, \n\nin modo da evitare l’immissione ripetuta, ridondante e dispendiosa degli stessi dati in più sistemi \n\ndistinti. Il sistema sarà modulare di modo che i singoli elementi possano essere ampliati in modo \n\nprogressivo nel tempo e interconnessi, grazie a standard comuni.  \n\nCiò non esclude in futuro l’abbandono di determinate applicazioni settoriali i cui compiti possono \n\nessere svolti con qualità equivalente dal sistema di record management. In altri casi sarà possibile \n\ndare vita a sinergie programmando interfacce tra i diversi sistemi. Inoltre si presenteranno certamente \n\nnuove esigenze, come per esempio la realizzazione di uno sportello virtuale. \n\nQuesti saranno però passi successivi, non contemplati nel presente messaggio, salvo dal profilo di \n\nuna prima analisi. \n\nL’analisi è importante per determinare una strategia futura: software e hardware evolvono in tempi \n\nrapidi ed è importante dotarsi di una pianificazione per l’aggiornamento dei mezzi informatici \n\ndisponibili, così da evitare crisi di obsolescenza tecnica in ambito amministrativo e archivistico. \n\nCome si è visto per esempio alla fine del XX secolo col “millenium bug” (Y2K bug), l’obsolescenza \n\npuò imporre interventi d’urgenza onerosi nell’ambito della gestione corrente. Ma anche \n\nl’archiviazione digitale non sopporta interruzioni di continuità nella gestione e le fratture \n\ntecnologiche. I dati registrati con formati o su supporti obsoleti, non convertiti e migrati \n\ntempestivamente, sono a forte rischio di distruzione perché irricuperabili sia dal profilo dell’impegno \n\ntecnico, sia, soprattutto, dal punto di vista economico (elevatissimi costi di ripristino e di migrazione, \n\nparagonabili al restauro di opere in formato analogico – pergamene, opere d’arte, ecc.).  \n\nIl record management \n\nDurante il quotidiano lavoro amministrativo vengono prodotte molte informazioni sotto forma di \n\ndocumenti e dati. Da trent’ anni sempre più dati vengono creati, elaborati e salvati in formato \n\nelettronico.  \n\n\n\n6 \n \n\nLa percentuale dei lavori amministrativi svolti in formato digitale supera ormai da due decenni i \n\ncompiti documentati esclusivamente su supporto cartaceo, anche se in casi particolari continua ad \n\navere importanza la documentazione cartacea per motivi giuridici o di praticità. \n\nL’amministrazione della Città di Locarno non sfugge a questa tendenza e negli ultimi anni si osserva \n\nuna accelerazione, senza però che ci sia una strategia generale che coinvolge tutti i dicasteri e tutti \n\nsettori amministrativi. Esistono modalità diverse di gestione delle documentazioni. Di conseguenza \n\nl’affidabilità e la reperibilità dei documenti elettronici non è sempre garantita. Parallelamente, gli \n\narchivi amministrativi cartacei sono considerati uno strumento di lavoro antiquato e perciò vengono \n\ncurati meno. Nell’amministrazione di Locarno, come in molte altre amministrazioni pubbliche, si \n\nsono formati archivi amministrativi correnti con ordinamenti spontanei, non coordinati, in parte \n\nridondanti e spesso incompleti. Di regola gli archivi amministrativi sono ibridi: in parte cartacei e in \n\nparte digitali. Documenti di uno stesso affare sono distribuiti su diversi dischi di rete, nelle mailbox, \n\nnei fascicoli cartacei (dossier sospesi, raccoglitori, schedari, ecc.) e in qualche caso ulteriormente \n\nregistrati in banche dati o altre applicazioni settoriali. Spesso i documenti esistono in numerose copie \n\ne in diverse versioni, senza che sia chiaro quale è il documento di riferimento (versione definitiva e \n\noriginale). \n\nCiò ha conseguenze negative. Ricordiamone alcune: \n\n Elevati tempi di ricerca. Un documento su uno specifico affare deve essere cercato in \n\nmolteplici armadi e/o spazi digitali diversi. Perciò l’impegno richiesto aumenta in modo \n\nsignificativo. \n\n \n\n Rischio di reputazione. Un documento può in certe situazione non essere reperito in una forma \n\ngiuridicamente valida, in un formato leggibile, o non può essere messo a disposizione entro \n\nun termine utile. Ciò può comportare difficoltà nel rispetto della Legge sull’informazione e \n\nsulla trasparenza dello Stato (LIT). \n\n \n\n Nel caso di affari complessi, trattati da diverse unità amministrative, non c’è un unico \n\nfascicolo di riferimento, bensì fascicoli parziali distribuiti. Quando è necessario decidere è \n\nperciò uso incaricare l’amministrazione di “costituire il dossier”, mentre per buona pratica il \n\nfascicolo dovrebbe essere preesistente, costituito durante la gestione dell’affare. I dossier \n\ncostituiti “ad hoc” non garantiscono un’informazione persistente per comprendere le premesse \n\ndelle decisioni prese.  \n\n \n\n Spreco di spazio di memoria digitale. Documenti relativi ad affari chiusi non vengono \n\ncancellati e occupano spazio di memoria prezioso. Mancano al riguardo direttive e strumenti \n\ndi gestione. Ciò gonfia le risorse per i back up. Inoltre le ricerche sono rallentate dalla massa \n\ndei documenti da indicizzare. \n\n \n\n Mancanza di conformità. La gestione elettronica dei documenti dell’amministrazione della \n\nCittà di Locarno non rispetta sempre le esigenze poste dalle norme e dalle buone pratiche \n\ndescritte negli standard nazionali e internazionali. In particolare non è garantito in tutti gli \n\nambiti che i documenti sono autentici, affidabili, originali, integri e conservati in modo \n\nutilizzabile secondo ISO 15489. \n\n \n\n\n\n7 \n \n\nQueste problematiche possono essere risolte con un sistema di record management. Allo scopo è stato \n\nscelto il software Acta Nova della ditta Rubicon. Dopo aver potuto visionare le soluzioni scelte da \n\nalcuni comuni svizzeri è stata chiesta una ricerca di mercato a Docuteam, ditta di consulenza svizzera \n\nesperta di archiviazione e record management, con l’obiettivo di individuare un fornitore di un \n\nprodotto utilizzato con successo nelle amministrazioni comunali e cantonali svizzere e in grado di \n\nfornire una soluzione in italiano. Sulla base dello studio di Docuteam ci si è orientati verso Acta Nova, \n\nche è stato presentato al gruppo di lavoro presso l’amministrazione comunale di Aarau e \n\ndettagliatamente descritto dalla Rubicon stessa in un incontro a Locarno l’8 gennaio 2020.  \n\nLa Rubicon è stata fondata nel 2001, ha sede a Vienna ed ha una società affiliata con sede a Berna. I \n\nsuoi prodotti sono diffusi in Austria, Germania e Svizzera. Acta Nova è stato introdotto \n\nnell’amministrazione federale svizzera nel 2018 per unificare i propri progetti GEVER (record \n\nmanagement) e dal 2020 è l’applicativo di riferimento. È utilizzato anche da alcune città svizzere. \n\nTutte le interfacce sono tradotte in italiano ed è disponibile, sempre in italiano, un’ampia \n\ndocumentazione e manualistica per la formazione degli utenti, che potrà essere ripresa ed adattata alla \n\nsituazione di Locarno. Il prodotto permette la gestione degli incarti digitali, con un sistema di \n\nordinamento e diversi diritti d’accesso, il controllo delle procedure con scadenziario, diverse modalità \n\ndi ricerca, accessibilità in ufficio, ma anche tramite tablet o smartphone. È impostato con un \n\n“Bundesstandard”, cioè con una configurazione di base chiesta dalla Confederazione, che riflette la \n\ncultura amministrativa svizzera. Può produrre automaticamente pacchetti digitali per l’archiviazione \n\nsecondo i relativi standard (in particolare eCH-0160).  \n\n \n\nL’archiviazione digitale a lungo termine \n\nCome già affermato, l’archiviazione a lungo termine (archivio storico) per i documenti “nativi \n\ndigitali” è a rischio. I problemi riscontrati nella gestione delle documentazioni dell’amministrazione \n\ncorrente hanno conseguenze negative sull’archiviazione. L’archiviazione dei documenti nativi \n\ndigitali con gli strumenti attualmente a disposizione è impossibile, se non con un impegno e costi \n\nsproporzionati. In pratica, in ambito digitale, non può essere svolto quanto previsto dalla Legge \n\nsull’archiviazione e sugli archivi pubblici (LArch), cioè garantire la conservazione dei documenti per \n\nverificare l’azione dell’ente pubblico dal profilo giuridico ed economico e, successivamente, per \n\nl’interesse storico e culturale delle generazioni future.  \n\nAttualmente l’Archivio storico della Città di Locarno riceve e conserva unicamente versamenti \n\ncartacei. L’archiviazione cartacea non è aggiornata, sia per la mancanza di spazio di deposito in \n\narchivio, sia per il lavoro che comporta per gli uffici preparare i versamenti. Se i servizi amministrativi \n\npotessero fare versamenti digitali automatizzati (così detti “Ingest”), questa problematica potrebbe \n\nvenire in larga misura risolta. \n\nDobbiamo chiarire cosa è l’archiviazione digitale a lungo termine. In passato, sottovalutando la \n\nproblematica, si è pensato che i back up fossero un “archivio digitale”. Si tratta di un’imprecisione \n\nche nasce da uno slittamento semantico. In ambito informatico è usuale definire “archivio” i file \n\nsalvati oppure i back up. In ambito storico-archivistico (campo professionale degli specialisti \n\ndell’informazione e documentazione – archivi, biblioteche, musei) i criteri di definizione di un \n\n“archivio” sono diversi. Da questo punto di vista, file salvati o back up non sono un “archivio”. I back \n\nup sono misure di sicurezza per poter ricuperare i dati operativi in caso di incidente. Sono utili quando \n\nsono attuali e completi. Per loro natura possono venire ciclicamente sovrascritti. Un archivio storico \n\ndigitale è invece costituito da una selezione minima, ma significativa, di documenti d’interesse \n\nculturale in grado di testimoniare fatti storici rilevanti. L’archivio deve poter essere conservato a  \n\n\n\n8 \n \n\n \n\nlungo termine (decenni, secoli) in modo da lasciare immodificata e accessibile (leggibile) \n\nl’informazione, applicando attivamente misure organizzative e tecniche per contrastare \n\nl’obsolescenza dei mezzi informatici. \n\nL’archivio storico è una parte essenziale del patrimonio culturale della Città. La sua salvaguardia nel \n\ncontesto digitale è una sfida importante e riguarda due aspetti. \n\n1. Dal profilo tecnico e gestionale, in un prossimo futuro, l’archivio storico dovrà essere in grado \n\ndi ricevere i versamenti dei documenti creati in formato elettronico, cioè “nativi digitali”, \n\ngestendo i cosiddetti “Ingest” (versamenti digitali), e poi avere gli strumenti per conservarli e \n\nper metterli a disposizione degli utenti (sala di lettura digitale). Ciò può essere fatto applicando \n\nle buone pratiche descritte dal modello di “sistema informativo aperto per l’archiviazione” \n\n(ISO 14721 - Open Archival Information System - OAIS). \n\n \n\n2. Valorizzare l’archivio storico significa adeguarsi alle modalità di ricerca storica e di \n\nconsultazione dei propri utenti. Guide d’archivio a stampa, schedari e inventari dattiloscritti \n\nnon sono più sufficienti. Si deve poter mettere a disposizione dei ricercatori inventari e \n\ndocumenti in formato elettronico. Gli inventari, al pari dei cataloghi delle biblioteche, \n\ndovrebbero essere accessibili tramite “portali archivistici” (per esempio: \n\nhttps://www.archives-online.org/). In questo modo l’archivio può confermare la sua \n\nvocazione di strumento amministrativo e di istituzione culturale attrattiva per gli studiosi e in \n\ngrado di offrire ai cittadini le informazioni a cui hanno diritto. Queste informazioni hanno \n\ninteresse culturale, ma possono avere anche valenza sociale, politica ed economica rilevante. \n\n \n\nPer l’archiviazione si è scelto il software scopeOAIS della ditta Scope solution AG fondata nel 2000 \n\na Basilea. La ditta è presente principalmente in Svizzera, Germania e Austria. I suoi sistemi sono \n\ninstallati tra l’altro in 9 archivi nazionali e, in Svizzera, presso l’Archivio federale e in 16 archivi \n\ncantonali e 13 archivi comunali. Il prodotto copre l’intera gamma dei processi archivistici, comprese \n\nle realtà “ibride” in cui convivono archivi tradizionali (pergamenacei e cartacei) con gli archivi \n\ndigitali. Presenta sia moduli per la gestione, denominati scopeArchiv (cataloghi, magazzino, prestito \n\nall’utenza, ricezione dei versamenti e delle nuove acquisizioni, ecc.), sia una soluzione tecnica per la \n\nconservazione a lungo termine dei file digitali. I due elementi sono uniti in un unico coerente sistema \n\ndenominato scopeOAIS. Fin dal 2015 è stata avviata una collaborazione con l’archivista di Locarno \n\nper la traduzione in italiano, che ora si riflette in importanti sconti qualora la Città dovesse scegliere \n\nquesta soluzione e fungere da progetto pilota di lingua italiana. È disponibile una versione base in \n\nitaliano (la traduzione sarà completata nei prossimi mesi). Il sistema supporta gli standard per la \n\ndescrizione archivistica del Consiglio internazionale degli archivi (ICA) e quelli relativi \n\nall’archiviazione a lungo termine (OAIS ISO 14721, “pacchetti” archivistici eCH-0160). \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n\n\n9 \n \n\n \n\nIl complesso del progetto \n\n \n\n \n\nFigura 2 Schema sintetico del progetto \n\n \n\nLe misure preparatorie e organizzative \n\nLo schema descrittivo illustra come l’adeguamento dei mezzi informatici è un elemento che si innesta \n\nsu di un progetto più ampio e complessivo. L’introduzione di una gestione documentale secondo il \n\nmodello del record management e l’archiviazione digitale richiederà diverse misure: \n\n1. Misure normative \n\nApprovazione di una ordinanza municipale sulla gestione delle documentazioni e di un’ordinanza \n\nsull’archiviazione. Sarà inoltre necessario individuare i documenti che per diritto superiore o per altre \n\nconsiderazioni opportune devono forzatamente essere conservati in originale cartaceo. Il diritto \n\nsvizzero al riguardo è in evoluzione ed è prevedibile che in anni futuri il numero di queste eccezioni \n\nsi ridurrà progressivamente. \n\n \n\n\n\n10 \n \n\n2. Sistema di ordinamento \n\nPer favorire il reperimento e la gestione dei documenti si vuole introdurre un sistema di ordinamento \n\n(classificazione) unitario e coerente per l’intera amministrazione. Il sistema di ordinamento non serve \n\nunicamente per la strutturazione tematica dei documenti, bensì anche per determinare l’unità \n\namministrativa responsabile, i diritti d’accesso, il valore archivistico e i termini di conservazione \n\n(scadenze per lo scarto o l’archiviazione). \n\n3. Documentazione delle procedure (work flow) \n\nPer poter guidare, automatizzare e verificare il corretto e tempestivo svolgimento dei lavori \n\namministrativi e l’allestimento della rispettiva documentazione è necessario progettare e documentare \n\nesplicitamente le procedure applicate. In generale nella nostra amministrazione le procedure sono \n\nnote, ma non sistematicamente documentate. Nell’ambito del presente progetto si intende rilevare e \n\ndocumentare tutte le principali procedure amministrative. Il programma di record management \n\npermetterà poi di definire la successione dei singoli passi (work flow) e di automatizzare, sostenere e \n\ncontrollarne l’esecuzione. \n\n4. Analisi delle connessioni e sinergie con gli applicativi settoriali \n\nAnalisi degli applicativi settoriali in uso nell’ottica di valutare il loro ulteriore utilizzo, sostituzione o \n\nintegrazione nel sistema di record management. Definizione degli ambiti esclusi dal record \n\nmanagement. Definizione dell’opportunità di programmare interfacce con il record management e \n\ncon il sistema di archiviazione digitale. In questo ambito si ricorrerà a consulenze esterne di modo da \n\npotersi confrontare anche con altre realtà paragonabili (soluzioni sviluppate in altri comuni ticinesi e \n\nsvizzeri). \n\n5. Definizione dei ruoli e dei diritti d’accesso \n\nLa gestione della documentazione in forma elettronica favorisce il lavoro collaborativo su uno stesso \n\ndocumento registrando le modifiche, le successive approvazioni e l’autorizzazione finale (gestione \n\ndelle versioni). I vari collaboratori, anche in uffici diversi, se ne hanno il diritto, possono accedere ad \n\nuno stesso fascicolo elettronico centrale e unico evitando la proliferazione di copie molteplici e la \n\ndispersione degli atti presso le numerose unità amministrative coinvolte. Ciò richiede la definizione \n\ndi un dettagliato schema dei ruoli e dei diritti d’accesso, poi implementato nel sistema di record \n\nmanagement. Ciò è essenziale anche per poter ossequiare alla Legge sulla protezione dei dati \n\npersonali (LPDP). \n\n6. Modelli di documenti e di fascicoli \n\nL’uso di modelli per le tipologie di documenti ricorrenti faciliterà e renderà più veloce il lavoro, \n\nriducendo al contempo le possibilità di errore. I dati di base registrati nel sistema (indirizzi, \n\ndenominazioni, titoli, ecc.) potranno essere richiamati da liste di scelta, garantendo uniformità d’uso \n\ne una redazione più veloce dei documenti. I modelli di fascicoli digitali faciliteranno l’organizzazione \n\ndelle documentazioni garantendo la necessaria uniformità e il controllo della loro completezza. \n\n7. Archiviazione \n\nIn questo ambito sono previsti tre passi: 1. Dotarsi dei mezzi per gestire i cataloghi dell’archivio \n\n(tradizionale cartaceo e digitale) e facilitare la ricerca delle informazioni nei fondi; 2. Creare \n\nl’infrastruttura informatica per conservare l’archivio digitale; 3. Adattare le procedure di \n\narchiviazione al nuovo contesto digitale. \n\n\n\n11 \n \n\n8. Istruzione e informazione \n\nIstruire tutti i dipendenti sarà lo sforzo maggiore chiesto all’amministrazione. Inoltre si dovrà porre \n\nparticolare attenzione ad informare e coinvolgere tutti gli interessati in modo da favorire la \n\ncomprensione e l’accettazione del progetto: la comunicazione è un elemento chiave del change \n\nmanagent. \n\nIl funzionamento dei nuovi strumenti di lavoro richiederà di istruire tutti i dipendenti. Si dovranno \n\napprontare documentazioni didattiche, manuali, schede riassuntive, presentazioni interattive. Durante \n\nil periodo di istruzione generale sarà necessario poter disporre di un’aula adeguatamente attrezzata. \n\nL’introduzione del record management e dell’archiviazione digitale richiederà l’adattamento del \n\nmodo di lavorare. I dipendenti dovranno imparare non solo ad utilizzare i nuovi mezzi informatici, \n\nma a seguire procedure amministrative adattate. Accettare novità e abbandonare abitudini radicate. È \n\nstata prevista un’istruzione per gradi, con diversi livelli di approfondimento: esperti di sistema (Ciclo, \n\narchivio, record manager); “super user” (utenti esperti distribuiti nei dicasteri), utenti con funzioni di \n\nresponsabilità (direttori, capi sezione, capi ufficio), altri utenti operativi.  \n\n9. Migrazione dei dati \n\nPer poter utilizzare il nuovo sistema sarà necessario migrare i dati attuali dalle cartelle di rete ai \n\ndossier informatici del sistema di record management. In un secondo tempo verrà fatta una \n\nvalutazione archivistica dei dati non più attuali, per verificare se hanno interesse storico e culturale e \n\ndecidere se archiviarli in formato elettronico, cartaceo oppure scartarli (cancellazione definitiva).  \n\n \n\nIl personale straordinario \n\nLe misure organizzative descritte e il sostegno all’amministrazione durante la fase di progetto della \n\ndurata di circa 24 mesi richiedono la costituzione di un gruppo di lavoro con personale straordinario. \n\nNon è possibile far ricadere l’intero impegno sugli attuali dipendenti dei diversi servizi comunali, che \n\nin ogni caso dovranno investire tempo ed energie per seguire l’istruzione e per introdurre nella loro \n\nquotidianità nuove procedure e modalità di lavoro. \n\nIl personale straordinario aiuterà a superare la fase del cambiamento. Avrà il compito di preparare le \n\nmisure preparatorie, progettare il piano di formazione degli utenti, svolgere i corsi d’istruzione, \n\nconsigliare e collaborare nell’introduzione dei nuovi software, eseguendo le personalizzazioni \n\nnecessarie in ogni ufficio. Dovrà inoltre collaborare alla migrazione dei dati che, a causa dell’attuale \n\neterogeneità di ordinamenti settoriali, nella fase iniziale di migrazione del sistema non potrà sempre \n\nsvolgersi in forma automatizzata. \n\nNella pianificazione del progetto è prevista un’unità lavorativa al 100% per la durata del progetto (24 \n\nmesi). Tuttavia, a seconda delle diverse competenze necessarie (analisi, configurazioni, istruzione \n\ndegli utenti), è aperta l’opzione di assumere più persone a tempo parziale per periodi più brevi. \n\nAbbiamo inoltre previsto di farci accompagnare da un consulente esterno per sostenerci nella \n\npianificazione delle diverse fasi del progetto e nell’analisi delle future interfacce con gli applicativi \n\nsettoriali. \n\nAl termine della fase di progetto il record management e l’archiviazione elettronica entreranno a far \n\nparte delle attività amministrative ricorrenti. Si dovranno definire i compiti in questo ambito (gestione \n\ninformatica, aggiornamento delle parametrizzazioni, sostegno e istruzione degli utenti) affidandoli in \n\nparte a ruoli già esistenti in organico (per esempio all’archivio, al CicLo o presso altre unità \n\n\n\n12 \n \n\namministrative), accompagnati da una nuova posizione (presumibilmente 50% di unità lavorativa) \n\ndedicata al record management. Quest’ultimo punto sarà oggetto di analisi successive. Le \n\nrazionalizzazioni che scaturiranno dal progetto potranno d’altro canto contribuire a ridurre il \n\npersonale in altri settori o suggerire l’aggiornamento delle mansioni. \n\nEvitare la costruzione di nuovi depositi d’archivio \n\nRiallacciandoci al ciclo di vita dei documenti (Figura 1) definiamo archivio corrente la \n\ndocumentazione attuale a portata di mano negli uffici (documentazione attiva), l’archivio di deposito \n\nè formato dai documenti non più d’uso quotidiano, ma che devono essere conservati per motivi \n\namministrativi, legali o finanziari (documentazione passiva); l’archivio storico è formato dalla \n\nselezione dei documenti che dopo la chiusura definitiva della pratica conservano un interesse \n\ninformativo e culturale degno di essere tramandato alle generazioni future, cioè che hanno valore \n\narchivistico, come stabilito dalla Legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici (LArch) all’art 3, \n\n§3: “Hanno valore archivistico i documenti che rivestono un’importanza giuridica, politica, \n\namministrativa, economica, sociale e culturale oppure che hanno un grande potenziale informativo”.  \n\nL’archivio storico inaugurato nel 1998 negli stabili di Piazzetta de’ Capitani 2 è stato pianificato, \n\ncom’è consueto per questo tipo di costruzioni, stimando le necessità di circa 30 anni. All’epoca si era \n\nprevisto di dotarsi nel corso degli anni di un secondo deposito per l’archivio di deposito oppure di \n\nprocedere alla microfilmatura di determinati atti. Le riflessioni e i progetti in tal senso sono stati \n\nprogressivamente abbandonati nei decenni seguenti, sia per i costi di costruzione che avrebbero \n\ncomportato, sia perché confrontati a uno sviluppo tecnologico che lasciava intuire che la tecnologia \n\ndel microfilm non sarebbe stata, nel caso specifico della nostra amministrazione, la scelta ottimale \n\nvisti i costanti progressi in ambito digitale. \n\nA seguito delle scelte sopra indicate, gli spazi di deposito a disposizione dell’Archivio in Piazzetta \n\nde’ Capitani, dove è conservato l’archivio storico e parte dell’archivio di deposito, sono diventati \n\ninsufficienti. Di conseguenza in un primo tempo si è rinunciato all’originaria politica di accoglienza \n\ndi archivi privati di elevato interesse culturale per Locarno, con cui si mirava ad arricchire il \n\npatrimonio storico documentale della città, concentrandoci esclusivamente sul compito prioritario di \n\nconservare gli atti delle autorità e dell’amministrazione del comune. Successivamente diversi uffici \n\ncomunali hanno creato propri separati depositi. Negli scorsi anni è stato allestito un deposito \n\nd’archivio provvisorio nelle Scuole per l’infanzia di Solduno, ma si tratta di una soluzione non \n\nottimale. \n\nIl problema degli spazi destinati agli archivi è una preoccupazione diffusa, comune alle città e ai \n\ncantoni. La tecnologia attuale permette di affrontare la questione mediante la digitalizzazione. Per \n\nesempio, la strategia dell’Archivio federale 2016-2020 (datata 29.10.2015) indica come obiettivo per \n\nil 2022 (grazie ai progetti GEVER dell’amministrazione federale) la fine di versamenti cartacei \n\nall’archivio. Il presente progetto segue un’impostazione analoga, con una tempistica adattata a \n\nLocarno. Introducendo la prevalenza della gestione digitale degli atti dell’amministrazione comunale \n\n(premessa sine qua non per loro archiviazione storica in formato digitale) eviteremo di dover costruire \n\nnuovi depositi per l’archivio storico e col tempo si ridurranno gli spazi ora utilizzati per gli archivi di \n\ndeposito: non solo quello centrale, ma anche quelli decentrali di alcuni servizi comunali. \n\nL’investimento per il programma di archiviazione va messo a confronto con l’alternativa della spesa \n\nper la costruzione di nuovi depositi d’archivio tradizionali cartacei. \n\n \n\n\n\n13 \n \n\nL’investimento \n\n  CHF CHF \n\n1) Acta Nova Sistema, software e licenze 4 anni1) 55’584  \n\n Servizi e prestazioni per il progetto 63’000  \n\n Formazione2) 15’000  \n\n Totale  133’584 \n\n    \n\n2) Scope OAIS Sistema, soft- & hardware, licenze 4 \n\nanni \n\n52’000  \n\n Servizi e prestazioni per il progetto 30’000  \n\n Costi di manutenzione ed esercizio 4 \n\nanni \n\n16’000  \n\n Totale3)  98’000 \n\n    \n\n3) Aggiornamento soft & \n\nhardware   \n\nOCR, software e scanner 40’000  \n\n Database Microsoft SQL 10’000  \n\n Computer portatili per la formazione 10’000  \n\n Server per l’archiviazione \n\nridondante4) \n\n10’000  \n\n Totale  70’000 \n\n4) Consulenze esterne   30’000 \n\n5) IVA posizioni 1,2,3,4 Iva 7.7%   25'532 \n\n6) Personale 1 unità lavorativa 100% per 24 mesi \n\n(lordo) \n\n 200’000 \n\n7) Imprevisti e \n\narrotondamenti \n\n  42’884 \n\n8) TOTALE Compresi Iva e imprevisti  600’000 \n\n \n\nOsservazioni: \n\n1) L’Offerta di Rubicon AG-20-3084 presenta due varianti: 1. Affitto e 2. Acquisto delle licenze. \n\nSi è optato per la variante 1, affitto delle licenze per 4 anni. La variante dell’affitto è più \n\nvantaggiosa rispetto all’acquisto. La durata di 4 anni porta ad uno sconto del 10% su questa \n\nposizione. \n\n \n\n2) L’Offerta di Rubicon AG-20-3084 presenta diverse possibilità per la formazione degli utenti. \n\nUn’opzione è affidare la formazione di tutti gli utenti direttamente a Rubicon, ciò che \n\ncomporta per 10 giorni di corsi una spesa di 25'000.- CHF. Abbiamo scelto l’opzione di \n\nformare nostri addestratori con un corso di un giorno al costo di 2'500.- CHF e di affidare la \n\nformazione di tutti gli altri utenti a questi addestratori, cioè al personale straordinario previsto \n\nalla posizione 5 del preventivo. Con questa opzione 25'000.- CHF equivalgono a circa 3 mesi \n\ndi lavoro dei docenti/addestratori che verranno messi a disposizione dell’amministrazione. \n\n \n\n3) Scope solutions AG, 28 aprile 2020, offre alla Città di Locarno un ingente sconto, a \n\ncondizione che venga proseguita la collaborazione nell’ambito del progetto pilota della \n\ntraduzione e promozione di scopeOAIS in lingua italiana. \n\n \n\n\n\n14 \n \n\n4) L’archivio digitale necessita di un sistema con un elevato grado di sicurezza. In prospettiva è \n\nauspicabile una collaborazione con altri enti (Cantone, Comuni o centri di calcolo privati) in \n\nmodo da garantire la necessaria ridondanza, in luoghi geografici distinti e con molteplici vie \n\ndi approvvigionamento energetiche indipendenti, con server conformi allo standard \n\ninternazionale TIER-3.  È stato preventivato il costo di un server ridondante. La soluzione di \n\ndettaglio verrà elaborata nel corso del progetto.  \n\n \n\nLe aree dell’investimento \n\nIl grafico (Figura 3) illustra la suddivisione in percentuale per categorie dell’investimento. Ciò \n\npermette di mettere a fuoco, con una buona approssimazione, gli ambiti del progetto, che è al \n\ncontempo di natura organizzativa e informatica. (Nel grafico non si è tenuto conto dell’IVA e degli \n\nimprevisti). \n\nLe cifre mettono in luce che non si intende unicamente acquistare mezzi informatici aggiornati, ma \n\nche si è previsto l’impegno richiesto dal profilo progettuale, organizzativo, d’informazione e \n\nistruzione per poter utilizzare in modo ottimale i nuovi strumenti. L’adeguamento delle procedure \n\namministrative, il change management, cioè la gestione del cambiamento per passare dall’assetto \n\ncorrente improntato sulla preminenza del documento cartaceo a quello futuro (preminenza del \n\ndocumento elettronico) è certamente un elemento chiave del progetto. Investendo in un progetto \n\ninnovativo mirato all’ottimizzazione della futura gestione della nostra amministrazione si getteranno \n\nal contempo le basi per la conservazione e la valorizzazione dei documenti della storia cittadina \n\ndell’ultimo quarto di secolo, contribuendo in modo significativo alla preservazione del patrimonio \n\nculturale di Locarno.  \n\n \n\nFigura 3 Aree d'investimento \n\n\n\n15 \n \n\n \n\nA grandi linee l’investimento per l’archivio storico e amministrativo (tradizionale e digitale) \n\nrappresenta circa il 25% (compresa una quota del personale straordinario, 5%) dell’investimento, \n\nmentre il 75% servirà per l’introduzione del record management (compresa una quota del personale \n\nstraordinario, 33%). Il 6% è destinato allo studio dell’integrazione armoniosa tra l’ambito del record \n\nmanagement, quello degli applicativi settoriali e l’archiviazione. Sommando quest’ultima cifra con il \n\n38% riservato al personale straordinario (totale 44%) si evidenzia la componente organizzativa insita \n\nnel progetto. \n\n \n\nConclusioni \n\n \n\nIl presente Messaggio municipale è stato discusso e approvato dal Municipio in data \n\n1. settembre 2020.  \n\nSulla base delle considerazioni sopra esposte, invitiamo il Consiglio comunale a risolvere:  \n\n  \n\n1. è stanziato un credito di complessivi CHF 600’000.-  per l’introduzione di un sistema di record \n\nmanagement e di archiviazione tradizionale e digitale;  \n\n \n\n2. il credito sarà iscritto al capitolo 581.30 riorganizzazione lavoro;  \n\n \n\n3. a norma dell’art. 13 cpv. 3 LOC il credito decade se non utilizzato entro il termine di due anni \n\ndalla crescita in giudicato definitiva delle presenti risoluzioni.  \n\n   \n\nCon la massima stima., \n\n \n\nPer il Municipio \n\nIl Sindaco:     Il Segretario: \n\n \n\ning. Alain Scherrer    avv. Marco Gerosa \n\n \n\n \n\n \n\nQuesto messaggio municipale è trasmesso per esame e preavviso alla Commissione della \n\ngestione. \n\n\n