name: Studie zur Neuausrichtung des ICT-Betriebs Wohlen

text: \n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 1│24 \n\nStudie zur Neuausrichtung des ICT-Be-\ntriebs und weiteren Digitalisierungsinitiati-\nven der Gemeindeverwaltung Wohlen \n\n \n\nVertrauliches Dokument \nDer Inhalt dieses Dokuments ist vertraulich und darf nicht Dritten weitergegeben werden. \n\nErstellt von:  \nProjektteam bestehend aus Pascal Wag-\nner, Leiter Informatik, Fabio Kleiner und \nGérald Strub, externe Unterstützung von \nPublis Public Info Service AG \n\n \n\nam: 20. Dezember 2024 Version: 0.9 \n\n  \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 2│24 \n\nInhaltsverzeichnis \n1 Ziele und Rahmenbedingungen..................................................................................... 3 \n\n1.1 Strategische Ziele ................................................................................................... 3 \n1.2 Grundsätze ............................................................................................................. 4 \n1.3 Moderne, zweckmässige und sichere ICT ............................................................... 4 \n\n1.3.1 Nutzung der Digitalisierungs-Potenziale intern und nach aussen ..................... 4 \n1.3.2 Gezieltes externes Sourcing ............................................................................. 4 \n1.3.3 Befähigung der Mitabreitenden im Umgang mit ICT ......................................... 4 \n1.3.4 Zentrale strategische Steuerung der ICT .......................................................... 4 \n\n2 Situationsanalyse Gemeindeverwaltung ........................................................................ 5 \n2.1 Ausgangslage ......................................................................................................... 5 \n2.2 Aktuelle Vorhaben und Projekte .............................................................................. 5 \n\n2.2.1 MS Exchange Online Migration ........................................................................ 5 \n2.2.2 Cyber Security Assessments Lösung ............................................................... 5 \n2.2.3 Einführung Infostar NG ..................................................................................... 6 \n2.2.4 Axians-Infoma Newsystem; Modern Client ....................................................... 6 \nWWSoft Archiv ............................................................................................................... 6 \n2.2.5 eXpert V11.3 Einführung (BEA) ........................................................................ 6 \n\n2.3 Interne und externe Zuständigkeiten ....................................................................... 6 \n2.4 Kosten im aktuellen ICT-Umfeld .............................................................................. 7 \n\n3 Umfeldanalyse .............................................................................................................. 7 \n3.1 Externe Einflussfaktoren ......................................................................................... 7 \n3.2 Interne Einflussfaktoren ........................................................................................... 8 \n3.3 Technologische Veränderungen und Trends ........................................................... 8 \n\n4 Analyse der möglichen Umsetzungsvarianten mit Empfehlung ..................................... 9 \n4.1 SWOT-Analyse Inhouse Betrieb .............................................................................. 9 \n4.2 SWOT-Analyse Cloud Betrieb ................................................................................10 \n4.3 Kostenvergleich aktueller Inhouse Betrieb und mögliches Outsourcing im Cloud-\nModell 11 \n4.4 Empfehlung ............................................................................................................12 \n\n5 Handlungsbedarf ......................................................................................................... 13 \n5.1 Informatik ...............................................................................................................13 \n5.2 Anforderungen aus den Fachabteilungen ...............................................................14 \n\n6 Umsetzungsvorschlag ................................................................................................. 16 \n6.1 Vorgehensmodell ...................................................................................................16 \n6.2 ICT-Infrastruktur Outsourcing .................................................................................17 \n\n6.2.1 Technologie-Management ...............................................................................17 \n6.2.2 1st Level Support, Identitäten und Rollen ........................................................18 \n6.2.3 Informationssicherheit .....................................................................................18 \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 3│24 \n\n6.2.4 Portfolio & Projektmanagement .......................................................................18 \n6.2.5 Business Analyse ............................................................................................18 \n6.2.6 Weitere Themen ..............................................................................................18 \n\n6.3 Erneuerung der Arbeitsplatzinfrastruktur ................................................................18 \n6.4 Digitalisierungsinitiativen ........................................................................................19 \n\n6.4.1 DMS Re-Evaluation (GEVER) .........................................................................19 \n6.4.2 Digitalisierung von physischen Dossiers .........................................................19 \n6.4.3 Digitales Langzeitarchiv ..................................................................................19 \n6.4.4 Einführung Kreditoren-Workflow (nach Abschluss der Einführung von Axians \nInfoma) 20 \n6.4.5 Zusatzmodul «Familienbetreuung» von Infoma Newsystem ............................20 \n6.4.6 Rechnungen elektronisch versenden und empfangen (eBill) ...........................20 \n6.4.7 Digitalisierung des Baubewilligungsprozesses (eBau) .....................................20 \n6.4.8 Fit4Digital ........................................................................................................20 \n6.4.9 Reporting Lösung ............................................................................................21 \n6.4.10 3D-Plattform Ortsplan ......................................................................................21 \n6.4.11 MS Office 365 & MS Teams ............................................................................21 \n6.4.12 Erneuerung Telefonieanlage (VoiP) ................................................................21 \n6.4.13 Internetauftritt: Re-Design & Optimierung ........................................................21 \n6.4.14 Bibliothek ........................................................................................................22 \n6.4.15 Sitzungszimmer Modernisierung .....................................................................22 \n6.4.16 Schaffung einer befristeten Stelle für die Projektkoordination ..........................22 \n\n6.5 Roadmap ...............................................................................................................22 \n7 Empfehlung weiteres Vorgehen................................................................................... 23 \n \n\n1 Ziele und Rahmenbedingungen \nMit der vorliegenden Studie sollen die Möglichkeiten für die im Jahr 2025 anstehende Beschaf-\nfung des neuen ICT-Betriebs der Gemeindeverwaltung Wohlen aufgezeigt werden. Zudem \nwird zusammen mit den Verwaltungsmitarbeitenden der generelle Handlungsbedarf der ICT \nevaluiert und mittels passender Digitalisierungsinitiativen konkretisiert.  \nDie Studie wird so aufgebaut sein, dass ein Teil der erarbeiteten Inhalte für die anstehende \nöffentliche Beschaffung wieder verwendet werden können. \n\n1.1 Strategische Ziele \nDer Gemeinderat Wohlen beschreibt in seiner ICT-Strategie 2024 – 2027 vom 3. Juli 2023 die \nstrategischen Ziele wie folgt:  \nSicherstellung professioneller ICT-Leistungen: Durch die steigende Komplexität und rasanten \ntechnologischen Entwicklungen wird es zunehmend schwierig, die erforderlichen Kompeten-\nzen für die ICT-Systeme intern sicherstellen zu können. Um professionelle ICT-Leistungen \nlängerfristig gewährleisten zu können, sollen Aufgaben, welche keine besondere Verwaltungs-\nkenntnisse erfordern, konsequent einem externen Partner übertragen werden. Die interne In-\nformatik-abteilung kann mit den damit gewonnenen Ressourcen sich mehr auf die Benutzer-\nunterstützung, Beratung der Fachabteilungen und die Mitwirkung bei der Umsetzung von ICT-\n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 4│24 \n\nProjekten fokussieren. Dies schafft einen Mehrwert für die Verwaltung und ermöglicht die Stär-\nkung der internen Fähigkeiten. \nFortführung der Digitalisierungsbestrebungen: Das Angebot an elektronischen Dienstleistun-\ngen (e-Services) für Bevölkerung und Unternehmen soll weiter ausgebaut werden. Mit der \nfortführenden Teilnahme am Projekt «Fit4Digital» kann die Prozessintegration mit dem Soft-\nware-Hersteller weiter genutzt und ausgebaut werden. Durch den effizienten Einsatz von ICT-\nMitteln sollen auch verwaltungsinterne Abläufe und Zusammenarbeiten mit anderen Stellen \nvereinfacht werden mit dem Ziel, die damit möglichen Effizienzpotenziale auszuschöpfen. \n\n1.2 Grundsätze \nZur Unterstützung und Erreichung der strategischen Ziele wurden fünf Grundsätze zur Ausge-\nstaltung und Weiterentwicklung der ICT formuliert.  \n\n1.3 Moderne, zweckmässige und sichere ICT \nDie künftige ICT soll eine mit einer standardisierten und möglichst homogenen Architektur um-\ngesetzt werden. Dabei soll ein branchenspezifischer Einsatz von standardisierten und auch in \nanderen Gemeinden verbreiteten Software gefördert werden. Ausserdem sollen moderne Ar-\nbeitsformen wie Home-Office und Mobilität entsprechend den Bedürfnissen der jeweiligen \nFunktion/Rollen der Mitarbeitenden ermöglicht werden. \nDie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sämtlicher ICT-Systeme, Applikationen und \nDaten müssen nach anerkannten Standards und durch angemessene Schutzmassnahmen \nsichergestellt werden.  \n\n1.3.1 Nutzung der Digitalisierungs-Potenziale intern und nach aussen \nElektronische Kommunikationskanäle zwischen Verwaltung und Bevölkerung/Unternehmen \nsollen gefördert werden. Dabei wird, wenn immer möglich auf medienbruchfreie End-to-End-\nProzesse gesetzt. E-Services sollen über das "Smart Service Portal" im Rahmen des Innova-\ntionsprogrammes "Fit4Digital" bereitgestellt und optimiert werden. Neue Abläufe werden digital \ngedacht und wenn nötig analoge Alternativen bereitgestellt. Auf Inputs von Software-Herstel-\nlern soll bereichsübergreifend eingegangen werden. \n\n1.3.2 Gezieltes externes Sourcing \nSourcing-Entscheidungen für ICT-Leistungen basieren auf strategischen und wirtschaftlichen \nKriterien. Leistungen, die spezialisiertes Technologie-Know-how erfordern und keine beson-\nderen Verwaltungskenntnisse benötigen, wie beispielsweise der Betrieb der ICT-Infrastruktur, \nsollen konsequent ausgelagert werden. Die Führung der Sourcing-Partner bleibt bei der inter-\nnen IT-Abteilung, deren Kompetenzen damit weiter ausgebaut werden. Die ICT-Architektur \nwird so gestaltet, dass die Nutzung von (Public) Cloud-Diensten mit den nötigen Sicherheits-\nmassnahmen unterstützt wird. \n\n1.3.3 Befähigung der Mitabreitenden im Umgang mit ICT \nDie Mitabreitenden werden bei der Erweiterung ihrer ICT-Kompetenzen gefördert. Verände-\nrungen werden vorausschauend angestossen und mit gezielten Weiterbildungsmassnahmen \nunterstützt. Sensibilisierungskampagnen sollen die Mitarbeitenden auf die Bedrohungen und \nRisiken aufmerksam. Einheitliche bereichsübergreifende Richtlinien und Nutzungskonzepte \nsollen den Mitabreitenden als Orientierungshilfe im Umgang mit den ICT-Mitteln zur Verfügung \nstehen. \n\n1.3.4 Zentrale strategische Steuerung der ICT \nDie Weiterentwicklung der ICT erfolgt auf Basis einer zentralen und strategischen Planung. \nDie Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen werden in regelmässigen Abständen erhoben und \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 5│24 \n\nmit dem ICT-Leistungsportfolio abgeglichen. Projekte mit ICT-Bezug folgen einheitlichen me-\nthodischen Vorgaben, die klare Strukturen und Kriterien für Steuerung und Kontrolle vorsehen. \n\n2 Situationsanalyse Gemeindeverwaltung \n\n2.1 Ausgangslage \nDie Gemeindeverwaltung Wohlen betreibt aktuell eine Inhouse-Serverlösung, welche auf drei \nStandorte verteilt ist. Eine Übersicht zur Technologie und aktuellen ICT-Infrastruktur der Ge-\nmeindeverwaltung Wohlen ist im Anhang 1 zu finden. Dieses Dokument kann und soll für die \nbevorstehende Ausschreibung als Anhang verwendet werden und zeigt im Detail auf, welche \nServer-, Netzwerk- sowie Hardwarekomponenten in Betrieb sind. \nDie interne Informatikabteilung versucht die Gemeinde-Informatik weitestgehend selbst zu be-\ntreiben. Unterstützung vom externen Partner Bechtle Schweiz AG kommt für den 2nd Level \nSupport, der Projektumsetzung sowie der Betriebsunterstützung zum Einsatz. \nDie Informatikabteilung fördert den Einbezug der Verwaltungsmitarbeitenden in die künftige \nEntwicklung und in die aktuellen IT-Projekten mittels einem Public Innovators Ansatz: Verwal-\ntungsmitarbeitende sollen dabei aktiv mitbestimmen und ihre Ideen, Meinungen und Bedenken \neinbringen können. Dieser Einbezug fördert die Zusammenarbeit und das innovative, abtei-\nlungsübergreifende Denken enorm. Die Informatikabteilung selbst beschrieb im Rahmen des \nPI-Kickoff-Meetings folgende Auslöser für den Aufbau der erwähnten internen Zusammenar-\nbeit:  \n Fehlende Schnittstelle zwischen Verwaltung und Informatik (Bottom-up fehlt) \n Wenig interdisziplinäre Zusammenarbeit bei grösseren Projekten \n Geringe Arbeitsplatz-Mobilität \n Teilweise veraltete Applikationslandschaft \n IT hat wenige Kenntnisse zu den Arbeitsabläufen \n IT-Ausrichtung auf Infrastrukturbetrieb \n\nEinige dieser Auslöser wurden auch im Analysebericht der Bechtle Schweiz AG vom \n3. Mai 2022 bereits als Handlungsbedarf definiert. \n\n2.2 Aktuelle Vorhaben und Projekte \nZwischen der Veröffentlichung der ICT-Strategie im Juli 2023 und der Erstellung dieser Studie \nwurden durch die Gemeindeverwaltung Wohlen bereits einige konkrete IT-Projekte budgetiert, \ngestartet oder bereits realisiert. \n\n2.2.1 MS Exchange Online Migration \nMit der Auslagerung des Exchange Mailservers werden die E-Mail und Kalenderdienstange-\nbote von der bestehenden Infrastruktur neu in die Microsoft Cloud überführt. Dies ermöglicht \ndie Nutzung von Office365, reduziert die laufenden IT-Kosten sowie eine generelle Reduktion \nder E-Mail-Server Wartung. Die Umsetzung ist aktuell für das Q1 2025 geplant. Die Projekte-\nkosten belaufen sich auf ca. CHF 45'000.-. \n\n2.2.2 Cyber Security Assessments Lösung \nDamit soll die Sicherheitslage der Gemeindeverwaltung Wohlen umfassend analysiert und be-\nwertet werden. Ziel dabei ist es, Schwachstellen, Bedrohungen und potenzielle Risiken für die \nICT-Infrastruktur, Netzwerke und Daten zu identifizieren und mit gezielten Massnahmen zu \nverbessern. Erkenntnisse daraus können für eine allfällige Beschaffung des ICT-Betriebs hilf-\nreich sein. Die Umsetzung im aktuellen Jahr erfolgte im November 2024. Die jährlichen Pro-\njektkosten belaufen sich auf ca. CHF 5'000.-. \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 6│24 \n\n2.2.3 Einführung Infostar NG \nIm November 2024 wurde die neue Version von Infostar eingeführt. Die Einführung ist von \nBundesseite mit keinen zusätzlichen Kosten oder zusätzlichen Lizenzgebühren verbunden \nund konnte erfolgreich implementiert werden. \n\n2.2.4 Axians-Infoma Newsystem; Modern Client \nAxians bietet für die öffentliche Verwaltung eine Gesamtlösung im Bereich der Branchensoft-\nware. Eine Spezialität dabei ist das webbasierte Arbeiten sowie die vollständige Kompatibilität \nmit der Microsoft 365 Produktpalette. Die Einwohnerdienste wurden bereits auf das neue Sys-\ntem umgestellt. Der Bereich der Finanzverwaltung wird voraussichtlich per Anfangs 2026 \nebenfalls umgestellt.  \n\nWWSoft Archiv \nBei der Migration von WWSoft auf Infoma-Newsystem werden nicht alle Daten migriert, müs-\nsen jedoch auch danach noch einsehbar sein. Axians kann die Daten in ihrer Cloud archivieren \nund diese weiterhin zur Einsicht über einen Webdienst zur Verfügung stellen. Dies ist im Zu-\nsammenhang mit der Umstellung der Finanzverwaltung relevant und soll zeitgleich realisiert \nwerden. \n\n2.2.5 eXpert V11.3 Einführung (BEA) \neXpert ist die eingesetzte Software des Betreibungsamtes. Mit der Version V11.3 wurde die \nBasis Applikation weiter verbessert, neue Funktionen im Bereich der Dokumentenerstellung \nund Versand umgesetzt sowie das Zusammenspiel mit eSchKG weiter ausgebaut. Die Einfüh-\nrung des Updates ist für das Jahr 2025 geplant. Die Projektkosten belaufen sich auf \nCHF 13'000.-. \n\n2.3 Interne und externe Zuständigkeiten \nDie interne IT-Abteilung übernimmt zum aktuellen Zeitpunkt eine Vielzahl an Aufgaben im Be-\nreich des Supports, des Betriebs und des Managements und belegt 3.0 FTEs. Gemäss Stra-\ntegie des Gemeinderats Wohlen sollen diese Aufgaben, welche keine besonderen Verwal-\ntungskenntnisse benötigen, künftig gezielt an einen externen Sourcing-Partner übergeben \nwerden. So kann sich die interne IT-Abteilung vermehrt auf die Projektarbeiten und weniger \nauf die Routine-Support- und Wartungsarbeiten konzentrieren. Der Supportvertrag mit dem \naktuellen IT-Partner Bechtle beinhaltet folgende Leistungen:  \n Koordination der Wartungsarbeiten und Anlaufstelle für Betriebsthemen. Regelmäs-\n\nsige Abgleich- und Betriebsmeetings finden mit den Verantwortlichen der Gemeinde \nWohlen statt \n\n Durchführen der geplanten Wartungsarbeiten in Absprache mit der Gemeinde Wohlen \n Unterstützung in Bereich der Weiterentwicklung und Optimierung der IT-Infrastruktur \n Entgegennahme und Bearbeitung der Supporttickets, welche von der Gemeinde Woh-\n\nlen nicht gelöst werden konnten \n Verantwortung über die Software- und Hardware-Verträge \n\nDie Aufgaben der internen IT-Abteilung der Gemeinde Wohlen sehen heute wie folgt aus:  \n First Level Support \n Client Management, Unterhalt von Hardware und Software \n Benutzermanagement für sämtliche Mitarbeitenden \n Monitoring der IT-Systeme (PRTG) \n Backup-Kontrolle und Datenwiederherstellung \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 7│24 \n\n Rechtskonforme Mail-Archivierung auf unveränderbares Medium \n Telefonie \n Druckerinfrastruktur \n\nDie interne IT-Abteilung ist derzeit stark in operative IT-Tätigkeiten wie Hardwarewartung, Dru-\ncker- und Telefonieinfrastruktur eingebunden, was der Strategie des Outsourcings von spezi-\nalisiertem Technologie-Know-how widerspricht. Zudem fehlt ein klarer Fokus auf strategische \nAufgaben wie die Steuerung von Sourcing-Partnern und die Weiterentwicklung der IT-Archi-\ntektur. \n\n2.4 Kosten im aktuellen ICT-Umfeld \nNachfolgend werden die durchschnittlichen Kosten für das gesamte ICT-Umfeld der Gemeinde \nWohlen der letzten vier Jahre (2020 – 2023) dargestellt. Der Mittelwert der Anzahl Arbeits-\nplätze liegt bei 136, welcher als Basiswert für die Berechnungen verwendet wurde.  \n\nBezeichnung Gesamtkosten 2020 - 2023 Jährliche wiederkehrende \nKosten pro AP (Ø 136)  \n\nPersonalaufwand CHF 1’735’019.91 CHF 3'189.37 \nVerwaltungsaufwand CHF 59’964.62 CHF 110.23 \nNeuanschaffung Hardware CHF 537’819.61 CHF 988.64 \nNeuanschaffung Software CHF 272’171.80 CHF 500.32 \nTelefon- und Kommunikations-\ngebühren \n\nCHF 361’053.40 CHF 663.70 \n\nDienstleistungen Dritter CHF 467’319.90 CHF 859.04 \nVersicherungsaufwand CHF 11’084.25 CHF 20.38 \nUnterhalt Soft- und Hardware CHF 1’354’580.70 CHF 2'490.04 \nAbschreibungsaufwand Soft-\nware \n\nCHF 98’399.00 CHF 180.88 \n\nTotal  CHF 4'897'413.19 CHF 9'002.60 \nTabelle 1: Kostenzusammenstellung im aktuellen ICT-Umfeld \n\n3 Umfeldanalyse \nDie Kernfrage der Umfeldanalyse lautet: «Worauf müssen wir alles achten?». Es geht darum, \nalle wichtigen Faktoren zu sammeln, die auf die ICT wirken und die deshalb berücksichtigt \nwerden müssen.  \nZur Ableitung der richtigen Schlüsse werden die massgebenden Einflussfaktoren in der Ver-\nwaltung (nicht nur in der Gemeinde Wohlen) aufgezeigt, welche es generell zu berücksichtigen \ngilt. \n\n3.1 Externe Einflussfaktoren \n\nProjektbeschreibung Auswirkungen \n\neUmzug \nEntlastung der Einwohnerdienste; Keine redundante Dateneingabe, Er-\nhöhung der Datenqualität durch Ausschalten von Fehlerquellen. Auch \ninterkantonale Umzüge können medienbruchfrei und effizient verarbei-\ntet werden. \n\nNutzungsgebühr ca. CHF \n0.20 pro EW und Jahr. \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 8│24 \n\nFit4Digital \nFit4Digital ist das digitale Innovationsprogramm der Aargauer Gemein-\nden, um das Umsetzen von kommunalen Services im Smart Service \nPortal zu realisieren. Mittels der Gemeinschaft der Public Innovators \nkönnen sich Verwaltungsmitarbeitende in unterschiedlichen fachlichen \nInnovationsgruppen engagieren und die künftigen Services mitgestal-\nten. \n\nCHF 2.50 pro Jahr und \nEinwohnende bis Mitte \n2025, anschliessend Kos-\nten für Wartung und Sup-\nport. \n\nSmart Service Portal Aargau \nZentrales Service Portal, über welches Einwohnende des Kantons Aar-\ngau Dienstleistungen der kommunalen und kantonalen Verwaltung be-\nziehen können. \nUm fallabschliessende Prozesse anbieten zu können und so die Ver-\nwaltung zu entlasten, müssen Schnittstellen aus den eingesetzten Fach-\nlösungen in die Prozessplattform von Fit4Digital zur Verfügung gestellt \nwerden können. \n\nIn den Kosten von Fit4Di-\ngital enthalten. \n\nTabelle 2: Externe Einflussfaktoren \n\n3.2 Interne Einflussfaktoren \n\nProjektbeschreibung Auswirkungen \n\nModerne Informatikmittel für einen attraktiven Arbeitsplatz \nDurch Flexibilität und Mobilität können moderne Informatikmittel die At-\ntraktivität des Arbeitsplatzes steigern. Ergonomische und benutzer-\nfreundliche Technologien verbessern die Gesundheit und Zufriedenheit \nder Mitarbeitenden. Fortschrittliche Kommunikations- und Kollaborati-\nonstools fördern die Effizienz und Zusammenarbeit innerhalb der Ver-\nwaltung.  \n\nICT-Betrieb & -Infrastruk-\ntur \n\nAnpassung der internen IT-Zuständigkeit \nArbeiten in Zusammenhang mit der ICT, welche keine Verwaltungs-\nkenntnisse benötigen, sollen neu nicht mehr intern sondern durch den \nexternen Sourcing-Partner ausgeführt werden. So können sich die inter-\nnen verantwortlichen vermehrt auf die Umsetzung der Digitalisierungs-\nInitiativen konzentrieren.  \n\nInterne ICT-Organisation \nund Zuständigkeit \n\nTabelle 3: Interne Einflussfaktoren \n\n3.3 Technologische Veränderungen und Trends \n\nProjektbeschreibung Auswirkungen \n\nCloud-basiertes Arbeiten \nCloud-Computing, IT-Infrastrukturen über ein Rechnernetz zur Verfü-\ngung stellen, ohne dass diese auf dem lokalen Arbeitsplatz installiert \nsein müssen. \n\nEnge Zusammenarbeit mit \neinem externen ICT-Part-\nner, welcher für die Infra-\nstruktur, Plattformen und \nSoftware verantwortlich \nist. \n\nMobiles / ortsunabhängiges Arbeiten \nEs sind vor allem Arbeiten, welche ohne das direkte Zusammenspiel mit \nanderen Mitarbeitenden oder Kunden erledigt werden können. Ortsun-\nabhängiges / mobiles Arbeiten kann z.B. wegen Pandemien oder die \nAnbindung von externen Stellen wie Werkdienst, Musikschule und Ab-\nwarte, etc. umgesetzt werden. \n\nAnpassung der Arbeits-\nplatzinfrastruktur sowie \ndes ICT-Betriebs. \n\nUnified Communication - VoIP und Zuständigkeit \nModernisierung Verwaltung (Unified Communication und VoIP-Fähig-\nkeit). Integration unterschiedlicher Kommunikationsmedien in einer ein-\nheitlichen Anwendungsumgebung. \n\nKommunikation von jedem \nMedium (Tablet, Compu-\nter, VoIP-Telefon) über \ndas Internet. \n\nTabelle 4: Technologische Veränderungen und Trends \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 9│24 \n\n4 Analyse der möglichen Umsetzungsvarianten mit Empfeh-\nlung \n\nWie in der ICT-Strategie festgehalten, strebt die Gemeindeverwaltung Wohlen unter anderem \neine Sourcing-Evaluation des ICT-Betriebs und die Nutzung von Cloud-Diensten an. Dieses \nVorhaben stützt sich auf das definierte Ziel, ICT-Leistungen die spezialisiertes Technologie-\nKnow-how erfordern und keine besonderen Verwaltungskenntnisse benötigen, konsequent \nausgelagert werden sollen. Oftmals wird ein Sourcing damit verbunden, dass sämtliche \nDienste in einem Cloud-Umfeld betrieben werden, was nicht korrekt ist. Ein Sourcing des ICT-\nBetriebs ist durchaus auch in einer Inhouse Lösung (so wie es die Gemeindeverwaltung Woh-\nlen heute hat) möglich. Im nachfolgenden Kapitel werden die beiden Betriebslösungen im De-\ntail beschrieben und verglichen, wobei bei beiden Lösungen von einer Sourcing-Variante aus-\ngegangen wird. \n\n4.1 SWOT-Analyse Inhouse Betrieb \nBei einem Inhouse Betrieb werden die Rechenzentren (Server) in den Lokalitäten der Ge-\nmeinde Wohlen betrieben. Die Zuständigkeit dieser Rechenzentren für die Sicherstellung der \nVerfügbarkeiten, die Sicherheit, den Betrieb, den Support, die Wartung, etc. liegt beim exter-\nnen Anbieter.  \n\nAusprägung Stärken Schwächen \n• Inhouse Betrieb \n\nmit Outsourcing \n• Daten bleiben physisch in der Inf-\n\nrastrukturen der Verwaltung \n• Direkte Einflussnahme auf Be-\n\ntrieb, Wartung und Sicherheits-\nkonfiguration \n\n \n\n• Hohe Investitions- und Betriebs-\nkosten \n\n• Abhängig von lokalem Fachper-\nsonal des Anbieters, was eben-\nfalls mit erhöhten Kosten in Ver-\nbindung gebracht werden kann \n\n• Anpassung bzw. Skalierbarkeit \nist umständlich bei der Verände-\nrung oder Schwankung der An-\nforderungen \n\n• Infrastruktur muss aufgrund der \nstetigen Entwicklung ständig er-\nneuert werden \n\n• Spezifische Anforderungen und \nAnpassungen an die IT-Sys-\nteme müssen vor Ort umgesetzt \nwerden \n\nChancen Risiken / Gefahren \n• Flexibler Umgang mit Datenhoheit \n\nund Datenschutz \n• Katastrophenanfälligkeit bei feh-\n\nlenden Redundanzen \n• Verlust von Schlüsselpersonen \n\n(externer Partner) kann zu Wis-\nsenslücken führen \n\n• Bedarf an ständiger Überwa-\nchung und Aktualisierung der ei-\ngenen Sicherheitssystemen \n\n• Kleine Arbeiten an der Serverin-\nfrastruktur werden weiterhin auf-\ngrund des Aufwandes intern er-\nfolgen \n\nAbbildung 1: SWOT-Analyse Inhouse-Betrieb \n\nZusammengefasst kann festgehalten werden, dass der Inhouse-Betrieb vor allem im Bereich \nder Datenhoheit einige Stärken und Chancen mitbringt. Ein Grossteil der aufgeführten Eigen-\nschaften sind jedoch mit Schwächen und Risiken/Gefahren verbunden. Durch die in der Stra-\ntegie geforderte Übernahme der Arbeiten durch den externen Anbieter, welche keine Verwal-\n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 10│24 \n\ntungskenntnisse erfordern, fällt die gesamte Zuständigkeit des Inhouse-Betriebs in den Be-\nreich des externen Anbieters. Dies hat zur Folge, dass die Arbeiten bei Fehlern, Anpassungen, \nusw. vielmals vor Ort in der Gemeinde Wohlen durch den externen Anbieter gemacht werden \nmüssen, was einen enormen externen Aufwand generieren kann. Ausserdem läuft man Ge-\nfahr, dass kleine Arbeiten weiterhin durch die internen IT-Verantwortlichen gemacht werden, \num den Aufwand des externen Partners möglichst gering halten zu können. Dies widerspricht \nder definierten Strategie des Gemeinderats. \nWeiter sind die Anschaffungskosten im Vergleich zum Cloud-Betrieb enorm hoch und müssen \nbei einer Veränderung der Anforderungen allenfalls mehrmals bzw. regelmässig getätigt wer-\nden. \n\n4.2 SWOT-Analyse Cloud Betrieb \nBei einem Cloud Betrieb werden die Daten und Anwendungen in den Rechenzentren eines \nexternen Anbieters gespeichert und betrieben. Der Anbieter stellt dabei die Infrastruktur, die \nSicherheitsmechanismen, den Support und vieles mehr. Damit fallen die physischen Server in \nden Räumlichkeiten der Gemeindeverwaltung Wohlen meist vollständig weg.  \n\nAusprägung Stärken Schwächen \n• Cloud-Betrieb mit \n\nOutsourcing \n• Stetige Aktualität der Technologie \n\nohne eigene Investitionskosten \n• Hohe Datensicherheit durch Re-\n\ndundanz und professionelle Eska-\nlationspläne (mit dem richtigen \nAnbieter) \n\n• Einfache Skalierbarkeit von Res-\nsourcen und Funktionen \n\n• Zugriff über das Internet und hete-\nrogene Plattformen wie Mobiltele-\nfon, Laptops, Workstations, etc. \n\n• Effiziente, ressourcenbasierte \nPreisgestaltung \n\n• Abhängigkeit von Drittanbietern \nim Bereich Betrieb und Weiter-\nentwicklung \n\n• Eingeschränkte Kontrolle über \ndas System und die Daten \n\nChancen Risiken / Gefahren \n• Wegfall von regelmässigen Hard-\n\nware-Investitionen \n• Zugriff auf fortgeschrittene und \n\ndurchdachte Sicherheitslösungen \n\n• Abhängigkeit von breiter Inter-\nnetkapazität \n\n• Anpassung bestimmter Pro-\ndukte oder Services durch den \nAnbieter \n\nAbbildung 2: SWOT-Analyse Cloud-Betrieb \n\nZusammengefasst bringt der Cloud-Betrieb im Bereich der Skalierbarkeit, Technologie und \nSicherheit einiges an Stärken und Chancen mit. Durch die vollständige Auslagerung der Ser-\nverinfrastrukturen in ein Rechenzentrum des externen Anbieters können intern keine techni-\nschen Arbeiten mehr gemacht werden und damit das geforderte Outsourcing in der Strategie \noptimal erfüllt werden. Dadurch, dass die Serverinfrastrukturen durch den externen Anbieter \nbetrieben werden, fallen für die Gemeinde Wohlen keinerlei Investitionskosten für jene Infra-\nstrukturen an. Die im Cloud-Betrieb eingesetzten ressourcenbasierten Preismodelle ermögli-\nchen eine effiziente und bedarfsorientierte Kostenstruktur. Durch die einfache Skalierbarkeit \nkann zudem flexibel auf die sich rasch verändernden Anforderungen der Gemeinde Wohlen \neingegangen werden.  \nVor einem allfälligen Wechseln in einen Cloud-Betrieb muss sichergestellt werden, dass die \nvorhandene interne Internetkapazität für solch einen Betrieb ausreichend ist. Eine der wenigen \nSchwächen des Cloud-Betriebs ist die Abhängigkeit des externen Partners. Dies ist jedoch \nnicht zu verhindern, sofern die definierte Strategie des Outsourcings umgesetzt werden soll. \nDurch eine vorgängig geregelte Koordination mit dem externen Anbieter kann diese Heraus-\nforderung jedoch problemlos gestemmt werden. \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 11│24 \n\n4.3 Kostenvergleich aktueller Inhouse Betrieb und mögliches Outsourcing \nim Cloud-Modell \n\nNachfolgend werden die Kosten eines möglichen künftigen Cloud-Outsourcing-Modells mit \nden aktuellen Inhouse-Kosten verglichen. Dabei wurden für den Vergleich ausschliesslich die \nKosten berücksichtigt, welche künftig durch den Outsourcing-Partner übernommen würden. \nDiese umfassen unter anderem den Betrieb, die Infrastruktur, die Hardware, die M365-Lizen-\nzierung (Tenant und Benutzer) sowie den Support. Andere Kostenbereiche, wie beispielsweise \ndie Softwarelizenzierungen -und Unterhalt oder die Telefon- und Kommunikationsgebühren, \nwelche auch bei einem Outsourcing weiterhin direkt von der Organisation getragen werden, \nwurden bewusst nicht in die Berechnung einbezogen, da sie in beiden Szenarien unverändert \nbleiben. Ziel dieses Ansatzes ist es, die tatsächlich vergleichbaren Kosten beider Modelle ge-\ngenüberstellen zu können. \nEs wird explizit festgehalten, dass für den Cloud-Betrieb die Kosten nur sehr schwer einschätz-\nbar sind und die nachfolgenden Angaben nicht verbindlich sind. Die dargestellten Zahlen ba-\nsieren auf Vergleichszahlen aus einer ähnlichen öffentlichen Beschaffung, welche durch die \nPublis Public Info Service AG begleitet wurde. Es ist jedoch zu beachten, dass die Detailan-\nforderungen im Rahmen der geplanten Beschaffung der Gemeinde Wohlen noch präzise de-\nfiniert werden müssen. In diesem Zusammenhang kann es zu Abweichungen in Form von \nMehr- oder Minderkosten kommen. Die Angaben erfolgen daher ohne Gewähr und dienen \nlediglich als erste Orientierung. \nNachfolgend der detaillierte Beschaffungsgegenstand der Referenz-Ausschreibung:  \n Projektrealisierungskosten (von Inhouse in Cloud-Betrieb) \n Mietkosten Arbeitsplatzinfrastruktur (136 Fatclients mit i7 Prozessor, 272 24-Zoll Mo-\n\nnitore, 136 Dockingstationen, 136 Mäuse und Tastaturen) \n Betrieb der Arbeitsplätze inkl. Wartung, Support und Web Access Service \n 365-Tenant und Mitarbeitenden-Lizenzierungen \n Betrieb der Infrastruktur (private clouds) \n\nDem gegenübergestellt wurden folgende Kosten (Ø-Kosten der letzten 4 Jahre) aus dem ak-\ntuellen Inhouse-Betrieb berücksichtigt:  \n Hardwarebeschaffungen (Thin Clients, Monitore, Serverbestandteile, etc.) \n Unterhalt der Hardware \n Microsoft-Lizenzierungen für den Serverbetrieb \n Interne Lohnaufwände für den Support, Serverinfrastruktur, Betrieb, Hardware, Koor-\n\ndination mit den Softwareanbietern, usw.  \n Für die Erledigung der aufgeführten Arbeiten wurde mit einem Aufwand von 65% \n\nder aktuellen Lohnkosten gerechnet \n  \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 12│24 \n\n \nBezeichnung Aktueller Inhouse-Betrieb Referenzprojekt Outsourcing \n\nInvestitions-\nkosten \n\nWiederkehrende \nKosten (4. Jahre) \n\nInvestitions-\nkosten \n\nWiederkehrende \nKosten (4 Jahre) \n\nProjektrealisierung   CHF 230'000.-  \nHardwareanschaf-\nfung und Unterhalt \n\nCHF 538'000.- CHF 178'000.-  CHF 692'000.- \n\nM365 Lizenzierungen  CHF 184'000.-  CHF 184'000.- \nInterne Lohnauf-\nwände für Support, \nInfrastruktur, Hard-\nware, etc. \n\n CHF 932’000.-   \n\nBetrieb Infrastruktur    CHF 312'000.- \nKosten während 4 \nJahren \n\nCHF 538'000.- CHF 1’294'000.- CHF 230'000.- CHF 1'188'000.- \n\nGesamtkosten wäh-\nrend 4 Jahren \n\nCHF 1'832'000.- CHF 1'418'000.- \n\nØ-Kosten pro Ar-\nbeitsplatz pro Jahr \n\nCHF 3'367.65 CHF 2'606.60 \n\nTabelle 5: Kostenvergleich (Schätzung) Inhouse- & Cloud-Betrieb \n\nDie interne Lohnaufwände welche heute unter anderem für Support, Infrastruktur und Hard-\nware eingesetzt werden, bleiben bei einem Outsourcing-Betrieb weiterhin bestehen, sollen \njedoch in die Umsetzung der Digitalisierungsinitiativen investiert werden (Ressourcenum-\nschichtung). \n\n4.4 Empfehlung \nBasierend auf der durchgeführten Analyse, der definierten Strategie der Gemeinde Wohlen, \nwelche eine konsequente Auslagerung von ICT-Leistungen die ohne spezifisches Verwal-\ntungs-Know-how erledigt werden können fordert, sowie den gesammelten Erfahrungen aus \nanderen Projekten und Gemeinden der Verfasser, wird der Wechsel in einen Cloud-Betrieb \nempfohlen. Die definierte Strategie der Gemeinde Wohlen ist dabei im Aargauer Verwaltungs-\numfeld nicht aussergewöhnlich. Immer mehr Gemeinden verfolgen eine Cloud-Strategie zu-\nsammen mit einem externen Partner, um dabei unter anderem von einem grossen externen \nKnow-how zu profitieren und den technologischen Anforderungen stets gerecht zu werden.  \nDie bereits auf- und ausgeführten Vorteile wie Kosteneffizienz, Skalierbarkeit sowie die stetige \nAktualität von Technologie und Sicherheit bieten eine hervorragende Basis für einen effizien-\nten Betrieb, welche vollständig in der Zuständigkeit des externen Partners liegt. Dabei verän-\ndert sich die interne Zuständigkeit der Abteilung Informatik vermehrt in Richtung Steuerung \ndes Informatikbetriebs sowie interne Realisierung von Digitalisierungs-Projekten gemeinsam \nmit den betroffenen Verwaltungsmitarbeitenden, was eine Chance für die stetige, innovative \nWeiterentwicklung der Gemeinde Wohlen bietet, und der Strategie des Gemeinderates ent-\nspricht. \nDamit eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem künftigen Anbieter sichergestellt werden \nkann (Detaildefinition Zuständigkeit, Zusammenarbeit, Anforderungen, usw.) ist es zwingend, \ndass vor der Durchführung der Beschaffung diese Inhalte in einem separaten Konzept erar-\nbeitet werden. So kann evaluiert werden, welche bestehenden Infrastrukturen für den künfti-\ngen Cloud-Betrieb weiterhin verwendet werden können und welche mit der Umstellung ersetzt \nwerden müssten (bspw. Netzwerkinfrastrukturen). \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 13│24 \n\n5 Handlungsbedarf \nWie bereits beschrieben will der Gemeinderat Wohlen künftig eine generelle Outsourcing-Stra-\ntegie verfolgen, was eine vollständige Neubeschaffung des ICT-Betriebs bedeutet. Dies hat \ngemäss den beschaffungsrechtlichen Bestimmungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung \nzu erfolgen. Im Rahmen der Innovationsarbeiten wurden gemeinsam mit den Verwaltungsmit-\narbeitenden und dem Leiter IT weitere Handlungsfelder analysiert und konkrete Massnahmen \nabgeleitet. Wo immer möglich soll die Umsetzung im Rahmen der Betriebs-Beschaffung mit-\neinfliessen. So kann für die Zukunft sichergestellt werden, dass für möglichst viele ICT-The-\nmen derselbe externe Ansprechpartner zuständig ist (Schaffung eines Single Point of \nContacts). Jene Optimierungen, welche nicht direkt mit der Beschaffung des Betriebs realisiert \nwerden können, sollen zu einem späteren Zeitpunkt als separates Projekt umgesetzt werden. \n\n5.1 Informatik \n\nTitel Problemstellung Lösungsidee Umsetzung \n\nTerminal Ser-\nver HPE \nMoonshot \n\nDie Inbetriebnahme erfolgte im Jahr \n2021 und müsste somit bis 2026 erneu-\nert werden, da der Wartungs- und Sup-\nportvertrag am 13.01.2026 endet. \n\nDer Lieferant hat das Produkt gekün-\ndigt und liefert nur noch Ersatzhard-\nware. Systemerweiterungen sind nicht \nmöglich. \n\nAnschaffungswert: \nCHF 186’358.00 \n\nWechsel in einen \nCloud-Betrieb \n\nOutsourcing des \nICT-Betriebs in \neine Cloud-Umge-\nbung mittels öf-\nfentlicher Be-\nschaffung (2025) \n\nBack-up Sys-\nteme \n\nDie Inbetriebnahme erfolgte im Jahr \n2021. \n\nBeim Backupserver ist der RAID-Con-\ntroller veraltet und wird nicht mehr un-\nterstützt. Die einzige Lösung ist den \nServer komplett zu ersetzen. \n\nAnschaffungswert: \nCHF 80’600.00 \n\nWechsel in einen \nCloud-Betrieb \n\n \n\nOutsourcing des \nICT-Betriebs in \neine Cloud-Umge-\nbung mittels öf-\nfentlicher Be-\nschaffung (2025) \n\nCSW02 Core \nSwitch \n\nDie Core Switches wurden im Jahr \n2020 beschafft. In der Regel müssen \ndiese nach spätestens 8 Jahren ersetzt \nwerden. \n\nAnschaffungswert: \nCHF 85’043.00 \n\nBeschaffung von \nneuen Core \nSwitch (nur falls \ndies der neue An-\nbieter empfiehlt) \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n \n\nMultifunktions-\ndrucker \n\nDie Druckerflotte läuft am 01.10.2026 \naus und die Miete kann nicht mehr ver-\nlängert werden. \n\nBeschaffung von \nneuen Multifunkti-\nonsdrucker \n\nEine Ausschrei-\nbung ist erforder-\nlich und soll im Q3 \n2025 gestartet \nwerden \n\nWLAN-Control-\nler \n\nDie Inbetriebnahme erfolgte im Jahr \n2016. \n\nNeuanschaffung \nbei Bedarf \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n\nThin-Clients Windows 11 Komptabilität nicht vorhan-\nden; End of life am 14.10.2025 \n\nBeschaffung von \nneuen Geräten \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 14│24 \n\nTitel Problemstellung Lösungsidee Umsetzung \n\n(Thin-Clients und \nNotebooks) \n \n\nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n \n\nPC-Serverraum \nRZ01/RZ02 \nsind nicht \nWindows 11 \ntauglich \n\nWindows 11 Komptabilität nicht vorhan-\nden; End of life am 14.10.2025 \n\nWechsel in einen \nWindows 11 kom-\npatiblen Cloud-\nBetrieb \n\nOutsourcing des \nICT-Betriebs in \neine Cloud-Umge-\nbung mittels öf-\nfentlicher Be-\nschaffung (2025) \n\nHP EliteBook \n850 G3 (19 \nStück) \n\nWindows 11 Komptabilität nicht vorhan-\nden; End of life am 14.10.2025 \n\nBeschaffung von \nneuen Geräten \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n\nBildschirme Beschaffung 2019 und vorher Beschaffung von \nneuen Geräten \n\n \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n\nExchange Ser-\nver 2019 \n\nSoftware End of life am 14.10.2025 Microsoft \nExchange Online  \n\nBudget 2025 \n\nEdgeLine 11 – \nCitrix Worker \n\nWindows Server 2019 End of life am \n09.01.2029 \n\nSicherheitsup-\ndates nach \n09.01.2029 via \nBusiness Pre-\nmium Lizenz ge-\nwährleistet \n\nAls Element in der \nBeschaffung des \nICT-Betriebs auf-\nnehmen (2025) \n \n\nTelefonanlage Mitel MiVoice 400 End of life per März \n2030 \n\nErneuerung der \nTelefonieanlage \n\nVerpflichtungskre-\ndit für Digitalisie-\nrungs-initiativen \n\nTabelle 6: Handlungsbedarf Informatik \n\nEs ist zu erkennen, dass im Bereich der Informatik ein besonders dringender Handlungsbe-\ndarf besteht. Ein Grossteil der aktuell betriebenen Infrastruktur erreicht 2026 das Ende ihres \nLebenszyklus und muss in einem grösseren Umfang ersetzt werden. Elemente wie beispiels-\nweise die Core-Switches, WLAN-Controller sowie auch Notebooks und Bildschirme sollen \ndabei als Gegenstände in der öffentlichen Beschaffung des ICT-Betriebs miteinfliessen. \n\n5.2 Anforderungen aus den Fachabteilungen \n\nAnforderungsbeschreibung Fachabteilung \n\nKollaboration mit internen und externen Stellen \nZum Begriff der «Collaboration» bestehen unterschiedliche Vorstellung über den \nFunktionsumfang und Anwendungsfälle:  \n\n• Austausch von Dokumenten, Nachrichten  \n• Sprach-/Videoanrufe  \n• Video-Conferencing, Screen-Sharing, Whiteboard  \n• Kalender, Pendenzenliste, Statusmeldungen  \n• Mit MS Teams und Zooms besteht heute bereits für eine Teil der Mitar-\n\nbeitende die Möglichkeit, Video-Anruf, Chat und Video-Conferencing zu \ninitiieren.   \n\nDie Zusammenarbeit abteilungsübergreifend und mit Externen wurde von vielen \nStellen als konkretes Bedürfnis aufgeführt.  \n\nAlle \n\nMobiles Arbeiten Alle \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 15│24 \n\nAnforderungsbeschreibung Fachabteilung \n\nEin Mobilitätsbedürfnis, flexibel von unterwegs auf zentrale Applikationen und \nDaten zugreifen zu können wurde aus den Bereichen «Planung, Bau & Um-\nwelt», «Gesellschaft, Soziales & Bildung» sowie «Sicherheit» angemeldet. Die-\nses kann mit dem heutigen Modell der Leih-Notebooks nicht zufriedenstellend \nabgedeckt werden. Aufgrund der beschränkten Büroräumlichkeiten soll zukünftig \nHome-Office vermehrt ermöglicht werden. Dazu müssen die technischen sowie \norganisatorisch Voraussetzungen geschaffen werden. \nWeiterentwicklung des Dienstleistungsangebots \nAktuell gibt es auf der Gemeindewebseite einen Online-Schalter mit unterschied-\nlichen Dienstleistungen. Auch hat die Gemeinde Wohlen die Möglichkeit, ihre \nDienstleistungen im kantonalen Smart Service Portal anzubieten. Künftig sollen \nstandardisierte Dienstleistungen (Fit4Digital) über das Smart Service Portal be-\nzogen werden. Gemeindeindividuelle Dienstleistungen (bspw. aus Planung, Bau \nund Umwelt) sollen über die Gemeindewebseite bezogen werden können. \n\nAlle \n\nDigitalisierung von Akten und Dossiers \nIn den Fachabteilungen gibt es eine Vielzahl an physischen Dossiers, welche \nnicht digital zur Verfügung stehen. Um den Arbeitsalltag zu erleichtern, sollen wo \nimmer sinnvoll die physischen Dossiers digitalisiert werden.  \n\nAlle \n \n \n\nDigitale Prozesse (Workflows) \nBestehende Prozesse sollen zukünftig weitestgehend digital abgewickelt werden \nkönnen. Auch die Dossier-Übergabe abteilungsintern sowie abteilungsübergrei-\nfend muss zukünftig elektronisch über Workflows erfolgen, die eine hohen Auto-\nmatisierungsgrad aufweisen. \n\nAlle \n \n\nBefähigung der Mitarbeitenden \nMitarbeiter wollen bei der Erweiterung ihrer ICT-Kompetenzen gefördert werden. \nGezielte Weiterbildungsmassnahmen sollen künftige Digitalisierungsvorhaben \nunterstützen und vorantreiben.  \n\nAlle \n \n\nDatenvisualisierung und Reporting \nAuswertungen und Statistiken sollen aus verschiedenen Datenquellen zentral den \nAbteilungen zur Verfügung stehen.  \n\nAlle (GL/AL) \n\nElektronische Rechnungsverarbeitung (Kreditoren/Debitoren) \nEin- und ausgehende Rechnungen sollen zukünftig elektronisch verarbeitet und \nzugestellt werden. \n\nAlle \n\nKommunikation \nDie interne und externe Kommunikation soll mit einem passenden Instrument op-\ntimiert werden.  \n\nAlle \n\nInfrastruktur \nDie vier Sitzungszimmer der Gemeindeverwaltung sollen im Bereich der Infra-\nstruktur modernisiert werden, sodass Sitzungen mit Laptops ermöglicht werden \nund auch externe Personen unkompliziert auf die Infrastrukturen zugreifen kön-\nnen.  \n\nAlle \n\nWeiterentwicklung der Gemeindewebseite \nDas Design der aktuellen Webseite ist bereits in die Jahre gekommen und sollte \nmodernisiert werden. Auch müssen die Zuständigkeiten definiert werden (zentrale \nvs. abteilungsspezifische Redaktion von Inhalten zur Beschleunigung von Publi-\nkationen). \n\nAlle \n\nDigitale Kommunikation mit den Einwohnenden \nMit der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr Einwohnende elekt-\nronisch per E-Mail erreichbar. Die Briefpost soll auf ein Minimum reduziert und \nden damit verbundenen Aufwand einem Outsourcing zugeführt werden. \n\nAlle \n\nArchivierung \nDigitale Daten und Dokumente aus dem DMS und diversen Fachapplikationen \nmüssen archiviert werden. \n\nAlle \n \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 16│24 \n\nAnforderungsbeschreibung Fachabteilung \n\n3D-Plattform Ortsplan \nIm Rahmen der anstehenden Gesamtrevision Nutzungsplanung soll eine inter-\naktive 3D-Plattform eingerichtet werden. Es soll ein digitaler 3D-Zwilling des ak-\ntuellen Ortsplans erstellt werden. Die Software soll die Ortsplanung bei den In-\nformationen, Darstellungen und Simulationen für die Raum- und Immobilienent-\nwicklung der Gemeinde unterstützen. Die Software soll mittelfristig auch für neue \nArealentwicklungen und Bauprojekte eingesetzt werden. \n\nPlanung, Bau \nund Umwelt \n \n\nNachfolgelösung für die Geschäftskontrolle Access (Einwohnerrat) \nFür die Access-Datenbank (Geschäftskontrolle Einwohnerrat) muss eine Nach-\nfolgelösung gesucht werden. Die Kanzlei ist zwingend darauf angewiesen, dass \nein Programm für die Geschäftskontrolle zur Verfügung steht. \n\nKanzlei \n\nVertragskontrolle \nIn der Kanzlei werden sämtliche Dienstbarkeitsverträge, Leistungsvereinbarun-\ngen, Abtretungsverträge etc. gesammelt. Aktuell werden die Verträge im DMS in \neinem Ordner abgelegt. Sinnvoll wäre, wenn es ein Programm gibt, in welchem \neine sogenannte Vertragskontrolle stattfinden könnte. Dies würde die Arbeit der \nKanzlei massiv erleichtern. \n\nKanzlei \n\nBereitstellung von Unterlagen für Gemeinderat, Einwohnerrat, Kommissio-\nnen in elektronischer Form \nDie Akten werden den Gemeinderäten jeweils ausgedruckt und in ihren Mappen \nzur Verfügung gestellt. Auch die Aktenauflage der FGPK findet physisch vor Ort \nstatt. Es soll eine Lösung angestrebt werden, mit welcher sämtliche Gemeinde-\nratsakten aus den entsprechenden Abteilungen in digitaler Form eingereicht \nwerden können. Die physische Aktenauflage könnte damit aufgelöst werden. \n\nKanzlei \n\nBibliothek \nDie Bibliothek von heute unterliegt auch dem digitalen Wandel und muss Schritt \nhalten. Die generelle Arbeit sowie der Bezug der Dienstleistungen soll vermehrt \nauf dem digitalen Kanal erfolgen. \n\nBibliothek \n\nTabelle 7: Handlungsbedarf Fachabteilungen \n\n6 Umsetzungsvorschlag \n\n6.1 Vorgehensmodell \nUm die Grundlage für die Gesamtdigitalisierung der Gemeindeverwaltung zu schaffen, wird \nfolgender Ablauf vorgeschlagen: \n\n \nAbbildung 3: Vorgehensmodell Umsetzung \n\nMit der Beschaffung des neuen ICT-Betriebs und der -Infrastruktur im Outsourcing-Modell wird \ndie technische Grundlage geschaffen, um die gemäss den Anforderungen evaluierten Digita-\nlisierungsinitiativen und Prozessoptimierungen ermöglichen zu können. Dadurch wird das aus \nder Strategie hervorgehende Ziel «der Betrieb der ICT-Infrastruktur soll einem konsequenten \nOutsourcing zugeführt werden» vollständig erfüllt. \n\n1.                                         \nBeschaffung ICT-Betrieb \n\nund -Infrastruktur\n2. \n\nDigitalisierungsinitiativen\n3.                          \n\nProzessoptimierungen\n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 17│24 \n\nDie Digitalisierungsinitiativen beinhalten sämtliche Vorhaben, welche aus den Anforderungen \nder Bereiche und Abteilungen hervorgehen. Auch allgemeine Trends aus dem Bereich Smart \nGovernment werden dabei berücksichtigt. \nSobald die technischen Voraussetzungen sowie die Tools vorhanden sind, die zur Digitalisie-\nrung benötigt werden, können die Prozesse weiter optimiert werden. Dabei werden Prozesse \nnach innen und nach aussen nach der Continuous-Improvement-Methodik (kontinuierliche \nVerbesserung) stetig verbessert und den sich ständig ändernden neuen Gegebenheit ange-\npasst. \n\n6.2 ICT-Infrastruktur Outsourcing \nNachfolgendes Betriebsmodell dient als Grundlage für das zukünftige Outsourcing und zeigt \ndie auszulagernden Systeme sowie deren Betrieb. Die technische Umsetzung, gerade im \nBereich der Infrastruktur, obliegt dem zukünftigen Outsourcing-Partner. \n\nAbbildung 4: Mögliches Betriebsmodell \n\nDer technische Betrieb der ICT-Infrastruktur soll dabei in das Rechenzentrum des zukünftigen \nOutsourcing-Partners ausgelagert werden. Die verbleibenden ICT-Infrastrukturkomponenten \n(z.B. Core-Switch, Firewall und Access-Points), welche in den Räumlichkeiten der Gemeinde-\nverwaltung bleiben, werden ebenfalls durch den externen Partner betrieben und bereitgestellt. \nAuch die technische Wartung der Fachapplikationen ist Bestandteil der Auslagerung. \n\nFür die Informatikabteilung der Gemeindeverwaltung bedeutet das angestrebte Outsourcing \neine Veränderung ihrer Kernaufgabe. Bis anhin stand der Betrieb und Support des technischen \nICT-Infrastrukturbetriebs im Vordergrund. Mit dem neuen Modell richtet sich der Fokus auf die \nDigitalisierung der Verwaltungsprozesse, die Umsetzung entsprechenden Digitalisierungsini-\ntiativen und die Steuerung der Informatik sowie der beauftragten Dienstleister. Zudem fallen \nauch folgende teilweise neue Aufgabengebiete in die Zuständigkeit der Informatikabteilung der \nGemeindeverwaltung: \n\n6.2.1 Technologie-Management \nAuswahl, Überwachung und Steuerung von externen Dienstleistern sowie die Sicherstellung, \ndass deren Lösungen und die eingesetzten Technologien mit den strategischen Zielen der \nGemeindeverwaltung übereinstimmen. \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 18│24 \n\n6.2.2 1st Level Support, Identitäten und Rollen \nErste Anlaufstelle für Supportanfragen, welche priorisiert, bearbeitet und an die zuständigen \nexternen Stellen weitergeleitet werden. Die Benutzerverwaltung, welche auch die Zugriffsbe-\nrechtigungen zu sämtlichen Systemen umfasst, gehört auch zu diesem Aufgabengebiet. \n\n6.2.3 Informationssicherheit \nSicherstellen, dass externe Dienstleister die Sicherheitsrichtlinien einhalten, Risiken bewerten \nund Massnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsberechtigungen implementieren. Vertrag-\nlich geregelte Sicherheitsanforderungen wie z.B. SLAs und die Einhaltung von Standards ge-\nhören ebenfalls dazu. Die interne Informationssicherheit muss durch entsprechende Zugriffs-\nrechte nach dem “Principle of Least Privilege” gewährleistet werden. \n\n6.2.4 Portfolio & Projektmanagement \nSteuerung und Abstimmung aller Projekte (intern & extern) im Rahmen der digitalen Transfor-\nmation. Klare Governance, Risikomanagement und Abstimmung zwischen den Fachbereichen \nund IT soll im Vordergrund stehen.  \n\n6.2.5 Business Analyse \n\nBedürfnisse der Verwaltung identifizieren, dokumentieren und in konkrete Anforderungen um-\nsetzen, die durch IT-Systeme oder organisatorische Veränderungen adressiert werden. Dabei \nwerden Verwaltungsprozesse kontinuierlich analysiert und verbessert. \n\n6.2.6 Weitere Themen \nDie technische Umsetzung des Betriebsmodelles in Abbildung 4 gemäss den Anforderungen \nder Gemeinde obliegt dem Outsourcing-Partner. Folgende Punkte werden hervorgehoben und \nerläutert: \n\n Das Thema künstliche Intelligenz wird primär durch die Softwarelieferanten der Ge-\nmeindefachlösungen sowie durch übergeordnete Instanzen wie Bund und Kanton vo-\nrangetrieben. \n\n Es werden Low-Code Plattformen wie zum Beispiel der Fit4Digital Formular-Designer \neingesetzt, um die Datenintegration sowie die Digitalisierung der Prozesse mit gerin-\ngerem Entwicklungsaufwand vorantreiben zu können. \n\n6.3 Erneuerung der Arbeitsplatzinfrastruktur \nDie gemacht Mitarbeiterumfragen haben den Bedarf an Notebooks anstelle von Arbeitsplatz-\nstationen (Thin-Clients) aufgezeigt. Zudem gibt es einzelne Abteilungen mit einem zunehmen-\nden Mobilitätsbedarf, was durch zunehmende externe Sitzungen sowie den Trend “New-Work” \nverursacht wird. Die limitierten Büroräumlichkeiten der Gemeindeverwaltung und die stetig \nwachsende Anzahl an Mitarbeiten unterstreichen diesen Bedarf zusätzlich. \n\nFolgende Auflistung soll die Bestandteile der Arbeitsplatzinfrastruktur aufzeigen, welche durch \nden zukünftigen Outsourcing-Partner bereitgestellt werden sollen. Die Detailanforderungen \nwerden im Rahmen der Beschaffung spezifiziert: \n\n Notebooks (Fatclients) \n Bildschirme (grundsätzlich 2 je Arbeitsplatz) \n Kamera \n Dockingstation \n Maus & Tastatur \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 19│24 \n\n6.4 Digitalisierungsinitiativen \nDie Digitalisierungsinitiativen setzen sich aus dem Handlungsbedarf Informatik sowie den de-\nfinierten Anforderungen aus den Fachbereichen zusammen. Die Umsetzung der definierten \nDigitalisierungsinitiativen erfolgt nach der erfolgreichen Einführung des neuen ICT-Betriebs, \nsodass die Komptabilität mit dem künftigen Betrieb sichergestellt werden kann. Für die Priori-\nsierung und die Koordination der evaluierten Digitalisierungsinitiativen soll eine temporäre \nStelle geschaffen werden (vgl. Ziff. 6.4.16).  \nDie Beschaffungsgegenstände, welche in die Ausschreibung des ICT-Betriebs miteinfliessen \nund künftig durch einen Anbieter geliefert/sichergestellt werden (bspw. Arbeitsplatzinfrastruk-\ntur) werden nicht nochmals als eigene Digitalisierungsinitiative aufgeführt.  \n\n6.4.1 DMS Re-Evaluation (GEVER) \nEin Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die es der Gemeinde \nWohlen ermöglicht, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und effizient zu verwal-\nten. \n\nIm Rahmen einer Re-Evaluation müssen folgende Optionen geprüft werden: \n\n Beschaffung einer neuen DMS-Applikation \n\n Optimierung & Upgrade der bestehenden DMS-Lösung \n\nBeide oben genannt Optionen werden den Detailanforderungen gegenübergestellt. Zusätzlich \nsoll eine Kosten/Nutzen Analyse zur Entscheidungsfindung erstellt werden. Folgende Funkti-\nonalitäten sollen dabei zur Verfügung gestellt und/oder optimiert werden: \n\n Pendenzenverwaltung \n\n Geschäftskontrolle \n\n Sitzungsverwaltung (inkl. Externer Zugang) \n\n Vertragskontrolle \n\nAnhand von Workflows sollen die Prozesse innerhalb der Dokumentenablage einen möglichst \nhohen Automatisierungsgrad erreichen. \nBerücksichtigte Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Digitalisie-\nrung von Akten und Dossiers, Nachfolgelösung für die Geschäftskontrolle Access (Einwohner-\nrat), Vertragskontrolle, Bereitstellung von Unterlagen für Gemeinderat, Einwohnerrat, Kommis-\nsionen in elektronischer Form \n\n6.4.2 Digitalisierung von physischen Dossiers \nIn einigen Abteilungen werden heute physische Dossiers geführt. Um die Handhabung im All-\ntag zu vereinfachen und Zeit einzusparen, sollen die Dossiers neu digital geführt werden. Die \nAbteilungen sollen dabei im Vorgehen der Digitalisierung begleitet werden. Es braucht eine \nklare Regelung, wie die physischen Dossiers zu digitalisieren sind und wo diese abgespeichert \nwerden sollen. Dabei müssen die Daten und Dokumente entsprechend gemäss IDAG klassi-\nfiziert werden. \n\nBerücksichtige Anforderungen: Digitalisierung von Akten und Dossiers, Archivierung \n\n6.4.3 Digitales Langzeitarchiv \nFür ein digitales Langzeitarchiv, welches der sicheren und langfristigen Aufbewahrung von \ndigitaler Daten und Dokumenten dient, muss eine robuste Lösung evaluiert werden. Aus aktu-\neller Sicht gibt es zwei Umsetzungsvarianten: \n Archivierungsmodule des neu evaluierten DMS-Systems \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 20│24 \n\n Digitale Langzeitarchiv-Lösung \n\nDie Lösung muss alle gesetzlichen Anforderungen und Standards eines Langzeitarchives er-\nfüllen. \nBerücksichtigte Anforderungen: Digitalisierung von Akten und Dossiers, Archivierung \n\n6.4.4 Einführung Kreditoren-Workflow (nach Abschluss der Einführung von Axians \nInfoma) \n\nRechnungen werden heute physisch innerhalb der Gemeindeverwaltung kontiert und verar-\nbeitet. Mit dem Zusatzmodul von Axians Infoma-Newsystem für den Kreditoren-Workflow kann \ndieser Prozess digitalisiert und damit optimiert werden. \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Digitale \nProzesse (Workflows) \n\n6.4.5 Zusatzmodul «Familienbetreuung» von Infoma Newsystem  \nInfoma-Newsystem erlaubt die einfache Verwaltung und Administration für die externe Betreu-\nung der Kinder erwerbstätiger Eltern, sowie das Abbilden von Erziehungsberechtigten, Kindern \nund Betreuungsorganisationen. Die für die Festlegung der Ansätze notwendigen Tabellen sind \nim System hinterlegt und die Berechnung erfolgt automatisch. \n\nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Digitale \nProzesse (Workflows) \n\n6.4.6 Rechnungen elektronisch versenden und empfangen (eBill) \nDas Modul eInvoice ist die Kommunikationsschnittstelle für den mehrwertsteuerkonformen und \nvollelektronischen Versand von Verkaufsrechnungen mit Infoma newsystem. eInvoice unter-\nstützt ebenso den Empfang von elektronischen Lieferantenrechnungen und ist vollständig in \nInfoma newsystem integriert. Die Prozesse für den Rechnungsversand und den Rechnungs-\nempfang werden so perfekt unterstützt.  \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Digitale \nProzesse (Workflows), Elektronische Rechnungsverarbeitung (Kreditoren/Debitoren), Digitale \nKommunikation mit den Einwohnenden \n\n6.4.7 Digitalisierung des Baubewilligungsprozesses (eBau) \nMit "eBau Aargau" können Baugesuche mit allen notwendigen Unterlagen digital erfasst und \nvon der Bauherrschaft an die zuständige Gemeinde zur Prüfung übermittelt werden. Die wei-\nteren Arbeitsschritte im Baubewilligungsprozess kann die Gemeinde in der E-Government-\nLösung abwickeln. Mittels eCH-Schnittstelle können künftig Gemeinden mit eigener Bauver-\nwaltungslösung angeschlossen werden. Der Kanton bietet für Gemeindemitarbeitenden ent-\nsprechende Schulungen an. \nEine solche Schnittstelle zur lokal betrieben Fachanwendung CMI BauPro soll aufgesetzt wer-\nden. \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Digitalisie-\nrung von Akten und Dossiers, Digitale Prozesse (Workflows), Digitale Kommunikation mit den \nEinwohnenden \n\n6.4.8 Fit4Digital \nUmsetzung des Dienstleistungsangebots, welches im Rahmen von Fit4Digital der Gemeinde \nWohlen zur Verfügung steht. Unter anderem die Prüfung der Umsetzung des Meldeservices, \ndes Reservationstools und die Arbeit mit dem Formular-Designer, mit welchem individuelle \nGemeindedienstleistungen in moderne Services umgewandelt werden können.  \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 21│24 \n\nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Weiterent-\nwicklung des Dienstleistungsangebots, Digitale Prozesse (Workflows), Befähigung der Mitar-\nbeitenden, Elektronische Rechnungsverarbeitung (Kreditoren/Debitoren), Weiterentwicklung \nder Gemeindewebseite, Digitale Kommunikation mit den Einwohnenden \n\n6.4.9 Reporting Lösung \nDaten, Zahlen und Statistiken sollen für Verwaltungsmitarbeiter einfach zugänglich gemacht \nund grafisch in Form eines Cockpits zur Verfügung gestellt werden. Der Aufwand für die Er-\nstellung von Report und Statistiken wird dadurch reduziert und ermöglicht eine schnelle Ent-\nscheidungsfindung anhand eines Führungscockpits. \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Datenvisu-\nalisierung und Reporting \n\n6.4.10 3D-Plattform Ortsplan \nEine 3D-Plattform für Ortspläne ermöglicht die interaktive Visualisierung, Analyse und Planung \nvon räumlichen Entwicklungen, indem sie Daten in einem digitalen, dreidimensionalen Modell \nvereint. Eine entsprechende Software-Lösungen soll für diesen Zweck evaluiert werden. \n\nBerücksichtige Anforderungen: Digitalisierung von Akten und Dossiers, 3D-Plattform Orts-\nplan \n\n6.4.11 MS Office 365 & MS Teams \nDie Produktpalette von Microsoft 365 bietet umfassende Tools für Kommunikation, Zusam-\nmenarbeit, Dokumentenmanagement und Automatisierung, die eine effizientere Arbeitsweise \nund die digitale Transformation unterstützen. Die organisatorischen Voraussetzungen für die \nEinführung von Microsoft 365 und MS Teams sollen im Rahmen eines Projekts ermittelt wer-\nden, um ein passgenaues Konzept zu entwickeln. Dieses Konzept bildet die Grundlage für die \nanschliessende technische Umsetzung. \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Mobiles Ar-\nbeiten, Kommunikation \n\n6.4.12 Erneuerung Telefonieanlage (VoiP) \nVoiP ermöglicht es, die Telefonie vollständig über das Internet laufen zu lassen und ermöglicht \ndamit eine mobile und standortübergreifende Kommunikation. Da diese Lösung nicht alle mög-\nlichen künftigen Outsourcing-Anbieter mitliefern können, soll das Angebot der VoiP-Telefonie \noptional mitofferiert werden können. \nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Mobiles Ar-\nbeiten, Kommunikation \n\n6.4.13 Internetauftritt: Re-Design & Optimierung \nFür die bestehende Gemeindewebseite wird ein Re-Design in Auftrag gegeben und der Inhalt \nzuvor durch die Verwaltung überarbeitet. Folgende Funktionalitäten sollen dabei abgedeckt \nwerden: \n Schadensmeldeservice für Einwohner (allenfalls via Fit4Digital bereits abgedeckt) \n Optimierte Suche mithilfe von Künstlicher Intelligenz \n\nBerücksichtige Anforderungen: Kollaboration mit internen und externen Stellen, Weiterent-\nwicklung des Dienstleistungsangebots, Kommunikation, Weiterentwicklung der Gemeinde-\nwebseite, Digitale Kommunikation mit den Einwohnenden \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 22│24 \n\n6.4.14 Bibliothek \nUm das Dienstleistungsangebot der Bibliothek weiter attraktiv gestalten zu können, sollen \nmehrere Applikationen evaluiert werden, um den Zugang ausserhalb der Öffnungszeiten so-\nwie die Selbstverbuchung von Büchern zu ermöglichen. Auch soll die Bibliothekskarte durch \neine Mobile-App abgelöst werden und das Angebot von E-Medien ausgebaut werden.  \n\nBerücksichtige Anforderungen: Sämtliche Anforderungen der Bibliothek \n\n6.4.15 Sitzungszimmer Modernisierung \nDie Sitzungszimmer sollen modernisiert und standardisiert werden. Folgende Punkte sollen \ndabei insbesondere berücksichtigt werden:  \n Neue Beamer oder Monitore ausgelegt für Präsentationen \n Kabelloses Präsentationssystem \n\nExterne Besucher sollen ohne Software oder sonstige Vorbereitungen problemloses auf ihren \neigenen Geräten präsentieren können. Dieses Projekt kann allenfalls mit der Beschaffung des \nkünftigen Outsourcing-Anbieters erfolgen und wird voraussichtlich optional mitausgeschrie-\nben.  \nBerücksichtige Anforderungen: Infrastruktur \n\n6.4.16 Schaffung einer befristeten Stelle für die Projektkoordination \nWie im Strategiepapier des Gemeinderates bereits erwähnt, ist auch aus unserer Sicht die \nSchaffung einer zeitlich befristeten Koordinations- und Umsetzungsstelle für die Digitalisie-\nrungsinitiativen weiterhin sinnvoll. Der ideale Zeitpunkt für die Schaffung dieser Stelle ist vor \nBeginn der Einführung des neuen Betriebs. Die neue Person kann so das Projekt von Anfang \nan mitbegleiten, was einen Vorteil hinsichtlich der anschliessend anstehenden Digitalisie-\nrungsinitiativen mit sich bringt. Der Personalbedarf der Informatikabteilung muss nach dem \nerfolgreichen Outsourcing sowie der Umsetzung der Digitalisierungsinitiativen neu beurteilt \nund gegebenenfalls angepasst werden. \n\n6.5 Roadmap \nIn der ICT-Strategie 2024 – 2027 vom 3. Juli 2023 zeigte der Gemeinderat die Umsetzung der \ndefinierten Strategie in einzelnen Vorhaben in Form einer Roadmap auf. Stand heute sind \ndabei einige Projekte der Roadmap aus unterschiedlichen Gründen bereits in Verzug. Auch \nergaben sich gemäss den erarbeiteten Inhalte dieser Studie neue Themenfelder, welch in na-\nheliegender Zeit umgesetzt werden sollen. Die nachfolgende Zusammenstellung bildet eine \nneue Roadmap gemäss den Vorhaben der Strategie sowie den heute bestehenden techni-\nschen und fachlichen Anforderungen im gesamten ICT-Bereich ab:  \n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 23│24 \n\n \nAbbildung 5: Roadmap für die Umsetzung 2025 - 2028 \n\nBesonders zu erwähnen möchten wir folgende Initiativen:  \n Die Einführung des Axians Infoma Newsystem «Modern Clients» muss bis spätestens \n\nam 30. Juni 2025 umgesetzt sein. Die Arbeiten haben bereits gestartet. \n Die Umsetzung der Digitalisierungsinitiativen erfolgt bewusst erst nach der erfolgrei-\n\nchen Transition zum Outsourcing Partner. \n Neu wurde die Weiterentwicklung im Rahmen von Fit4Digital in die Roadmap aufge-\n\nnommen, da diese Projekte/Tools (bspw. Einführung Reservationssystem, Meldeser-\nvice, Formular-Designer, usw.) unabhängig vom künftigen Outsourcing-Betrieb ge-\nmacht werden können.  \n\n7 Empfehlung weiteres Vorgehen \nZusammen mit Pascal Wagner konnte die Publis Public Info Service AG in der vorliegenden \nStudie die aktuelle Situation im Bereich der ICT der Gemeinde Wohlen sowie den sich daraus \nergebenden Handlungsbedarf aus technischer sowie fachlicher Sicht der Fachabteilungen ab-\nholen. Die definierten Grundsätze des Gemeinderats im Bereich des ICT-Betriebs mit dem \nkünftigen Bezug von Cloud-Diensten decken sich mit den evaluierten Anforderungen auf fach-\nlicher und technischer Ebene und werden im vorliegenden Vorgehen unterstützt.  \nDie Erhebung der Anforderungen im Bereich Hardware, Software und der Fachabteilungen \nhat gezeigt, dass im Bereich der Digitalisierung in den kommenden Jahren noch erhebliches \nPotenzial ausgeschöpft werden kann. Besonders zu erwähnen ist, dass im Bereich der Infor-\nmatik ein besonders dringender Handlungsbedarf besteht. Ein Grossteil der aktuell betriebe-\nnen Infrastruktur erreicht 2026 das Ende ihres Lebenszyklus und muss in einem grösseren \nUmfang ersetzt werden. Elemente wie beispielsweise die Core-Switches, WLAN-Controller \nsowie auch Notebooks und Bildschirme sollen dabei als Gegenstände in der öffentlichen Be-\n\n\n\n \n\nGemeinde Wohlen 20. Dezember 2024 Seite 24│24 \n\nschaffung des ICT-Betriebs miteinfliessen. Zudem wird hervorgehoben, dass mit der Umset-\nzung der Beschaffung und der darauffolgenden Digitalisierungsinitiativen so rasch als möglich \ngestartet werden soll, sodass die Anforderungen im Bereich Informatik sowie jene der Verwal-\ntungsmitarbeitenden erfüllt werden können.  \nIn einem ersten Schritt soll Anfangs 2025 mit der öffentlichen Ausschreibung eines neuen \nOutsourcing-Partners begonnen werden. Damit soll ein vollständiger Übergang vom heutigen \nInhouse-Betrieb auf eine in der Schweiz betriebene Cloud-Umgebung umgesetzt werden. Die \nMitarbeitenden erhalten dabei auch eine neue Arbeitsplatzinfrastruktur. Mit der Auslagerung \nverlagern sich wie in der Strategie vorgesehen die internen IT-Kompetenzen von den bisheri-\ngen Support- und Wartungsarbeiten vermehrt auf die Koordination des Outsourcing-Partners \nsowie die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten (Digitalisierungsinitiativen) mit den Fach-\nbereichen. Für die Umsetzung der öffentlichen Beschaffung wird das zweistufige (oder auch \nselektive) Beschaffungsverfahren angestrebt. Dieses Verfahren bringt mehrere Vorteile ge-\ngenüber dem offenen Verfahren mit, wie beispielsweise den Fokus auf Qualität statt Quantität \nsowie die Förderung von Wettbewerb unter den in der ersten Stufe qualifizierten Anbietern. \nNachfolgend wird der aktuelle Zeitplan mit den wesentlichsten Meilensteinen aufgezeigt:  \n\nMeilenstein Grobterminplanung \n\nDurchführung des Kickoff-Meetings mit dem Projektteam (Vertre-\ntung Gemeinderat, Christoph Weibel, Pascal Wagner, 1 – 3 ausge-\nwählte Verwaltungsmitarbeitende, externe Unterstützung durch \nPublis) \n\nFebruar 2025  \n\nErstellung der Beschaffungsunterlagen gemäss den im Detail defi-\nnierten Anforderungen \n\nMärz 2025  \n\nDie öffentliche Ausschreibung zur Einreichung der Teilnahmean-\nträge ist publiziert \n\nApril 2025  \n\nDas Projektteam hat eine Wahl anhand der eingereichten Teilnah-\nmeanträge der Anbieter für die Stufe 2 getroffen (mind. 3 Anbieter) \n\nMai 2025  \n\nDie Anbieter konnten ihr Angebot im Rahmen der Anbieterpräsenta-\ntionen vorstellen \n\nJuni 2025 \n\nDer Vergabeantrag konnte dem Gemeinderat zur Beschlussfassung \nunterbreitet werden \n\nAugust 2025  \n\nDie Zuschlagserteilung ist erfolgt September 2025  \nTabelle 8: Wesentliche Meilensteine bei der Durchführung der öffentlichen Beschaffung \n\nNach der Zuschlagserteilung erfolgt die Kreditvergabe im Einwohnerrat, gefolgt von der ei-\ngentlichen Projektrealisierung voraussichtlich ab Januar 2026. Nach der erfolgreichen Transi-\ntion zum neuen Outsourcing-Partner sollen die weiteren Digitalisierungsinitiativen unter der \nLeitung einer befristeten Koordinationsstelle gemeinsam mit den Fachabteilungen realisiert \nwerden.  \nDas Projektteam schlägt dem Gemeinderat vor, die Road Map gem. Ziffer 6.5 mit den definie-\nren Projekten und Digitalisierungsinitiativen in Auftrag zu geben. \n\n\n\t1 Ziele und Rahmenbedingungen\n\t1.1 Strategische Ziele\n\t1.2 Grundsätze\n\t1.3 Moderne, zweckmässige und sichere ICT\n\t1.3.1 Nutzung der Digitalisierungs-Potenziale intern und nach aussen\n\t1.3.2 Gezieltes externes Sourcing\n\t1.3.3 Befähigung der Mitabreitenden im Umgang mit ICT\n\t1.3.4 Zentrale strategische Steuerung der ICT\n\n\n\t2 Situationsanalyse Gemeindeverwaltung\n\t2.1 Ausgangslage\n\t2.2 Aktuelle Vorhaben und Projekte\n\t2.2.1 MS Exchange Online Migration\n\t2.2.2 Cyber Security Assessments Lösung\n\t2.2.3 Einführung Infostar NG\n\t2.2.4 Axians-Infoma Newsystem; Modern Client\n\tWWSoft Archiv\n\t2.2.5 eXpert V11.3 Einführung (BEA)\n\n\t2.3 Interne und externe Zuständigkeiten\n\t2.4 Kosten im aktuellen ICT-Umfeld\n\n\t3 Umfeldanalyse\n\t3.1 Externe Einflussfaktoren\n\t3.2 Interne Einflussfaktoren\n\t3.3 Technologische Veränderungen und Trends\n\n\t4 Analyse der möglichen Umsetzungsvarianten mit Empfehlung\n\t4.1 SWOT-Analyse Inhouse Betrieb\n\t4.2 SWOT-Analyse Cloud Betrieb\n\t4.3 Kostenvergleich aktueller Inhouse Betrieb und mögliches Outsourcing im Cloud-Modell\n\t4.4 Empfehlung\n\n\t5 Handlungsbedarf\n\t5.1 Informatik\n\t5.2 Anforderungen aus den Fachabteilungen\n\n\t6 Umsetzungsvorschlag\n\t6.1 Vorgehensmodell\n\t6.2 ICT-Infrastruktur Outsourcing\n\t6.2.1 Technologie-Management\n\t6.2.2 1st Level Support, Identitäten und Rollen\n\t6.2.3 Informationssicherheit\n\t6.2.4 Portfolio & Projektmanagement\n\t6.2.5 Business Analyse\n\t6.2.6 Weitere Themen\n\n\t6.3 Erneuerung der Arbeitsplatzinfrastruktur\n\t6.4 Digitalisierungsinitiativen\n\t6.4.1 DMS Re-Evaluation (GEVER)\n\t6.4.2 Digitalisierung von physischen Dossiers\n\t6.4.3 Digitales Langzeitarchiv\n\t6.4.4 Einführung Kreditoren-Workflow (nach Abschluss der Einführung von Axians Infoma)\n\t6.4.5 Zusatzmodul «Familienbetreuung» von Infoma Newsystem\n\t6.4.6 Rechnungen elektronisch versenden und empfangen (eBill)\n\t6.4.7 Digitalisierung des Baubewilligungsprozesses (eBau)\n\t6.4.8 Fit4Digital\n\t6.4.9 Reporting Lösung\n\t6.4.10 3D-Plattform Ortsplan\n\t6.4.11 MS Office 365 & MS Teams\n\t6.4.12 Erneuerung Telefonieanlage (VoiP)\n\t6.4.13 Internetauftritt: Re-Design & Optimierung\n\t6.4.14 Bibliothek\n\t6.4.15 Sitzungszimmer Modernisierung\n\t6.4.16 Schaffung einer befristeten Stelle für die Projektkoordination\n\n\t6.5  Roadmap\n\n\t7 Empfehlung weiteres Vorgehen\n\n


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text: \n \n\nGemeinderat \n \n\n \n \n\n Seite 1 von 5 \n\n \n\n  \n\nEinwohnerrat \n\n5610 Wohlen AG \n\n \n\nGemeinde Wohlen, Gemeinderat, Kapellstrasse 1, 5610 Wohlen \n\nTelefon 056 619 92 05, gemeinderat@wohlen.ch, www.wohlen.ch \n\n18. Juli 2016 \n\nBericht und Antrag 13105 \n\nGenehmigung des Kaufvertrages «IBW-Schüür» \n\nSehr geehrter Herr Präsident \n\nSehr geehrte Damen und Herren \n\n \n\n1. AUSGANGSLAGE \n\nUnter Vorbehalt des obligatorischen oder fakultativen Referendums beschliesst der Einwohnerrat gemäss \n\n§ 31 Abs. 2 lit. q) der Gemeindeordnung vom 19. September 2005 über Erwerb, Veräusserung und \n\nTausch von überbaubaren und wirtschaftlich nutzbaren Grundstücken und die Einräumung von Baurech-\n\nten sowie die Kompetenzerteilung an den Gemeinderat, solche Geschäfte zu tätigen. \n\n \n\n2. IBW-AREAL / ENTWICKLUNG \n\nDie «IBW-Schüür» auf Parzelle Nr. 2403 ist Bestandteil des IBW-Areals, befindet sich in der Zone Stein-\n\ngasse und unterliegt nicht dem Ortsbildschutz. \n\nDas ca. 3‘000 m2 grosse IBW-Areal erstreckt sich zwischen Steingasse, Kirchenrain und Zentralstrasse. \n\nEs liegt in der Zone Steingasse; der grösste Teil des Areals befindet sich im Eigentum der Einwohnerge-\n\nmeinde, die übrigen Grundstücke sind im Eigentum der Ortsbürgergemeinde oder von privaten Eigentü-\n\nmern. \n\nIn der Zone Steingasse wird bezweckt, das traditionelle Quartierbild zu erhalten. Neu- und Umbauten \n\nmüssen sich in das bestehende Quartierbild einfügen. Ersatzbauten erhalten Privilegien, wenn der Altbau \n\ndas Quartierbild prägt. \n\nMit einer behutsamen Sanierung der «IBW-Schüür» d.h. Erhalt der Grundsubstanz, verbunden mit einem \n\nzeitgemässen Umbau, kann der Zonenzweck vorbildlich eingehalten und umgesetzt werden. \n\nmailto:gemeinderat@wohlen.ch\n\n\n Seite 2 von 5 \n\nBild: Grundbuchauszug mit Eigentumsverhältnissen \n\n \n\nGemäss dem vom Gemeinderat beschlossenen Masterplan Ortszentrum (12.09.2009) wurden damals für \n\ndas Teilgebiet IBW-Areal folgende Festlegungen/Anforderungen gestellt: \n\n \n\n Nutzung Schlössli, Geissmannhaus und IBW-Schüür klären \n\n Ausbildung der öffentlichen Freiräume als Hof mit attraktiven Verbindungen \n\nzu Steingasse und Zentralstrasse \n\n Parkplätze überprüfen und bewirtschaften \n\n Städtebaulichen Akzent als Abschluss der Zentralstrasse setzen \n\n \n\n \n\nDie Situation rund um das brachliegende IBW-Areal hat sich dank dem Einsatz von privaten Investoren \n\nverbessert. Mit der Wohnüberbauung Pensimo AG, Zürich, an der Steingasse 12 und 14 sowie dem \n\nWohn- und Geschäftshaus der Fomoko Immobilien AG, Wohlen, an der Bremgarterstrasse 3 wurde das \n\nQuartierbild aufgewertet. \n\nDie «IBW-Schüür» steht direkt an deren Parzellengrenze. Somit liegt es auch im Interesse der Nachbarn, \n\ndass diese Liegenschaft saniert und zeitgemäss umgebaut wird. Ebenso hätte dies auch einen positiven \n\nEffekt auf die bevorstehende Sanierung des «Schlössli» sowie auf den Freiraum im Bereich Sternensaal \n\n(Parzellen Nr. 2409 und 2410 der Ortsbürgergemeinde). \n\nDie Mieteinnahmen der Liegenschaft decken den Aufwand für einen ordentlichen Unterhalt nicht und in \n\nder Finanzplanung der Gemeinde sind keine Mittel für die Sanierung der «IBW-Schüür» eingestellt. Somit \n\nwürde die Liegenschaft in den kommenden Jahren weiterhin zerfallen. \n\n  \n\n\n\n Seite 3 von 5 \n\nBisher wurde vom Gemeinderat für die Entwicklung des IBW-Areals der Ansatz mit Gestaltungsplan  \n\nverfolgt. Auf Grund der guten und bereits vorhandenen Planungsinstrumente (Masterplan, Freiraumplan) \n\nund den Abklärungen (Regelung von Dienstbarkeiten, Grenzbereinigungen) zur Prüfung einer späteren \n\nÜberbaubarkeit der Parzelle Nr. 2407 (Parkplatz) ist auch ein einfacheres Vorgehen denkbar und sinn-\n\nvoll. \n\nNach erfolgter Grenzbereinigung und Regelung der Dienstbarkeiten ist mit dem Verkauf der «IBW-\n\nSchüür» ein weiterer Schritt zur Entwicklung rund um das IBW-Areal möglich. \n\nDie Entwicklung der übrigen noch nicht überbauten Parzellen der Einwohnergemeinde (Nr. 2407) und der \n\nOrtsbürgergemeinde (Nr. 2409 und 2410) ist weiterhin ohne Einschränkungen möglich.  \n\nDa Einwohner- und Ortsbürgergemeinde im Eigentum der Bauparzellen sind und die Bauregeln in der \n\nZone Steingasse definiert sind, wäre die Entwicklung über einen Gestaltungsplan nicht zweckmässig. \n\nDurch den Verkauf der «IBW-Schüür» können Anforderungen aus dem Masterplan Ortszentrum erfüllt \n\nwerden. Das schrittweise Vorgehen ist ein pragmatischer und zielführender Ansatz zur Entwicklung auf \n\ndem IBW-Areal. \n\n \n\n3. GRUNDSTÜCK / «IBW-SCHÜÜR» \n\nDie Kost Immobilien AG, Wohlen, hat dem Gemeinderat am 6. August 2015 ein Angebot zum Kauf der \n\n«IBW-Schüür» Parzelle Nr. 2403, unterbreitet. Die Investoren erachten es als richtig und wichtig, das \n\nstark renovationsbedürftige Gebäude, welches Teil des Ensembles rund um den IBW-Platz ist, von Grund \n\nauf zu sanieren. Die Liegenschaft soll für Wohnzwecke umgebaut werden. \n\n \n\nBild: IBW-Schüür \n\n  \n\n\n\n Seite 4 von 5 \n\n \n\n \n\nBild: Plan mit neuem Grenzverlauf \n\nIm Rahmen der Verhandlungen hat sich gezeigt, \n\ndass zu Gunsten einer unterirdischen Parkierung \n\n(Tiefgarage) eine Grenzanpassung/Erweiterung \n\num 3 m der ursprünglichen Parzelle erforderlich \n\nund sinnvoll ist. Die Anpassung ist erfolgt. \n\nDer Gemeinderat beantragt dem Einwohnerrat \n\ndie Veräusserung des folgenden, sich im Eigen-\n\ntum der Einwohnergemeinde Wohlen befindli-\n\nchen Grundstücks: \n\nLiegenschaft Wohlen 2403, Plan 40,  \n\nBremgarterstrasse, Wohlen \n\n813 m2, Gebäude, Gartenanlage und Lager-\n\nschopf mit Garage. \n\n \n\nDas Gebäude Nr. 348 «IBW-Schüür» ist kein \n\nkantonales oder kommunales Schutzobjekt. Es \n\nbesteht kein Substanz- oder Volumenschutz. Die \n\n«IBW-Schüür» wird aber als «übrige Baute von \n\nInteresse» bezeichnet. In der Zone Steingasse \n\nwird der Erhalt des bestehenden Quartierbildes \n\nangestrebt. \n\n \n\n4. VERTRAGSINHALT / INFORMATIONEN \n\nIm Detail wird auf die beiliegende Vertragskopie verwiesen. Besonders ist zu erwähnen, dass für eine \n\nspätere Überbauung der Parzelle Nr. 2407 (heutiger Parkplatz) die entsprechenden Dienstbarkeiten ge-\n\nregelt sind und die Übergabe der Liegenschaft mieterfrei erfolgen wird. Die Kündigungen wurden per En-\n\nde Juli 2016 jeweils auf den frühestmöglichen Termin ausgestellt. \n\nDer Kaufvertrag wird im August 2016 unter Vorbehalt der Genehmigung durch den Einwohnerrat unter-\n\nzeichnet. \n\n \n\n5. KAUFPREIS / KÄUFERSCHAFT \n\nDie Berechnung des Marktwertes erfolgte über die Beurteilung des Landwertes und des Marktpotentials. \nDie gewählte Vorgehensweise zur Marktwertschätzung entspricht der Praxis der Gemeinde Wohlen. Die \nVerhandlungen des Gemeinderates mit der Käuferschaft führten zu einem marktgerechten Ergebnis. \n \n \n\nEigentlicher Landwert (Angebot => Fläche neu = 813 m2 (813 m2 x CHF 625.00) CHF 508‘125.00 \n\nAbzug allfälliger Rückbau best. Bausubstanz CHF (-) 50‘000.00 \n\nGutschrift für Anteil Erschliessung Parzelle Nr. 2407 CHF (+) 10‘000.00 \n\nKaufpreis für überbaute Parzelle Nr. 2403: CHF 468‘125.00 \n\n \n \nDie Käuferschaft plant eine behutsame Sanierung der «IBW-Schüür» d.h. Erhalt der Grundsubstanz, ver-\nbunden mit einem zeitgemässen Umbau für Wohnzwecke. \n\n\n\n Seite 5 von 5 \n\n6. SCHLUSSBETRACHTUNG  \n\nMit dem Masterplan Ortszentrum und Freiraumplan hat die Gemeinde Wohlen die Grundlagen zur Ent-\n\nwicklung im Gebiet IBW-Areal geschaffen. Es ist als Glücksfall zu betrachten, dass private Investoren \n\nsich für den Erhalt des Ortsbildes und die Entwicklung rund um den IBW-Platz einsetzen.  \n\nZusammen mit weiteren geplanten Projekten wie Sanierung «Schlössli» (private Bauherrschaft), Sanie-\n\nrung Geissmannhaus (private Bauherrschaft), einfache Neugestaltung der Parzelle Nr. 2407 (heutiger \n\nParkplatz) durch die Einwohnergemeinde und einer möglichen Platzgestaltung zwischen Sternensaal, \n\n«Schlössli» und Steingasse durch die Ortsbürgergemeinde (Parzellen Nr. 2409 und Nr. 2410) bedeutet \n\ndies eine Aufwertung des Ortsbildes und somit eine Förderung der Standortgunst. \n\n \n\n7. ANTRAG \n\nDer Gemeinderat stellt Ihnen folgenden Antrag: \n\nGenehmigung des Kaufvertrages «IBW-Schüür» zum Preis von CHF 468‘125.00, zwischen der \n\nEinwohnergemeinde Wohlen und der KOST Immobilien AG, Wohlen, betreffend Parzelle Nr. 2403 \n\nmit Gebäude, Gartenanlage und Lagerschopf mit Garage \n\n \n\nFreundliche Grüsse \n\n  Paul Huwiler \n\nVizeammann \n\nChristoph Weibel \n\nGemeindeschreiber \n\n \n\n \n\n \n\nBeilage \n\n Kaufvertrag \n\n \n\nVerteiler \n\n Einwohnerrat \n\n Gemeinderat \n\n Medien \n\n Finanzverwaltung \n\n Abteilung Planung, Bau und Umwelt \n\n\n