text: \nGemäss Beschluss des Ratsbüros \n\nwird diese Vorlage an die Sachkommission \n\nPublikumsdienste, Behörden und Finanzen \n\n(SPBF) überwiesen. \n\n \n \n\n \nwww.riehen.ch \n\n \nReg. Nr. 14.1.1.6 Axioma: 2280                                                Nr. 18-22.038.01 \n\n \n\n \n\nZusätzlicher Raumbedarf für die Gemeindeverwaltung \n\n \n\nKurzfassung: \n\nDurch die steigenden Schülerzahlen und weitere Entwicklungen im Schulbereich wächst der \n\nRaumbedarf für die Gemeindeschulen. Im Zusammenhang mit den vom Kanton erworbenen \n\nSchulliegenschaften wurden durch die Gemeinde neue Aufgaben übernommen. Eine Struktur-\n\nanalyse für die Abteilung Bildung und Familie mit anschliessender Organisationsentwicklung \n\nkam zum Ergebnis, dass der Abteilungshead nicht weiter dezentral geführt, sondern ins Gemein-\n\ndehaus in die Gemeindeverwaltung integriert werden soll. Diese Umstände sowie verschiedene \n\naktuell unbefriedigende Arbeitsplatzsituationen innerhalb des Gemeindehauses haben den Ge-\n\nmeinderat dazu veranlasst, die Thematik des Raumbedarfs für die Gemeindeverwaltung zu ana-\n\nlysieren und einen Lösungsvorschlag mit der Auslagerung der Abteilung Gesundheit und Sozia-\n\nles zu entwickeln. \n\nDer Gemeinderat beantragt dem Einwohnerrat mangels geeigneter Flächen im eigenen Immo-\n\nbilienbestand die Zustimmung für den Abschluss eines Mietvertrags für ein Stockwerk in der \n\nZentrumsbebauung Niederholz, den die Abteilung Gesundheit und Soziales beziehen soll. Der \n\nGemeinderat sieht hierzu derzeit keine sinnvolle Alternative und gleichzeitig zahlreiche Vorteile. \n\nDie Begründungen sind im vorliegenden Bericht detailliert beschrieben.  \n\nDer PRIMA-Systematik entsprechend werden die internen oder externen Mietkosten, sofern sie \n\nnicht als Strukturkosten gelten, «verursachergerecht» einer Produktgruppe resp. einem Produkt \n\nzugeordnet. Der Gemeinderat hat der Verwaltung zur Anpassung des bisherigen Systems der \n\ninternen Mieten im Gemeindehaus, nach welchem der beschriebene Grundsatz in den letzten \n\nJahren nur bedingt umgesetzt wurde, separat einen entsprechenden Auftrag zur Umsetzung er-\n\nteilt. Im Abschnitt zur Finanzierung werden in dieser Vorlage die finanziellen Auswirkungen die-\n\nses Auftrags sowie die Folgen beim Abschluss des beantragten Mietvertrags beschrieben.  \n\n \n\n \n\nPolitikbereich: Ressourcen \n\n  \n\nAuskünfte erteilen: Hansjörg Wilde, Gemeindepräsident,   Tel. 061 646 82 40 \n\nJens van der Meer, Verwaltungsleiter, Tel. 061 646 82 45 \n\n \n\nJuni 2019 \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 2 I. Ausgangslage \n\n \n\n1. Organisationsentwicklung Abteilung Bildung und Familie \n \n\nFür die Abteilung Bildung und Familie wurde im Auftrag des Gemeinderats in der zweiten Jah-\n\nreshälfte 2018 eine Strukturanalyse durchgeführt. Im Januar 2019 hat der Gemeinderat schliess-\n\nlich eine durch ihn favorisierte neue Abteilungsstruktur zur Umsetzung freigegeben. Diese wird \n\nnun seit Anfang Jahr im Rahmen eines Organisationsentwicklungsprojekts bis zum Start des \n\nneuen Schuljahrs im August 2019 konkretisiert und umgesetzt. Auf der politischen Ebene wurde \n\ndie zuständige Sachkommission laufend über den Stand der Organisationsentwicklung orientiert \n\nund auch die GPK wurde mehrfach über den Stand der Arbeiten informiert.  \n\nSchon früh zeichnete sich ab, dass ein räumlicher Zusammenzug des Abteilungsheads mit den \n\nMitarbeitenden der drei Bereiche Verwaltung Gemeindeschulen, Entwicklung Gemeindeschulen \n\nund Familie und frühe Kindheit eine Voraussetzung für die erfolgreiche Organisationsentwicklung \n\nund für eine effektive Arbeit in der Abteilung darstellt. Bisher sind diese Mitarbeitenden auf das \n\nGemeindehaus und auf die Liegenschaft Erlensträsschen 10 verteilt. Unter Berücksichtigung der \n\nEntwicklungen der letzten Jahre ist es für die erfolgreiche Einführung und Konsolidierung der \n\nneuen Abteilungsstruktur aus Sicht des Gemeinderats notwendig, dass der Abteilungshead an \n\neinem Ort zusammengeführt wird, damit durch räumliche Nähe der direkte Zugriff auf sämtliche \n\ndirekt benötigten Ressourcen innerhalb der Abteilung ermöglicht wird. Im Gesamten geht es \n\nhierbei um 13 Arbeitsplätze. Diese Arbeitsplätze müssen aus Sicht des Gemeinderats im Ge-\n\nmeindehaus untergebracht werden, gerade auch wegen der zahlreichen und im Tagesgeschäft \n\nlaufend zu bedienenden Schnittstellen zu vielen Organisationseinheiten innerhalb der Verwal-\n\ntung1. \n\nZusätzliche Alternativen wurden geprüft, durch den Gemeinderat nach einer Kosten-Nutzen-Ab-\n\nwägung zur erforderlichen Investition, die jedoch zu keinem überzeugenden Ergebnis geführt \n\nhätte, Ende Februar 2019 verworfen. In den vorhandenen Räumlichkeiten der Gemeindeverwal-\n\ntung an der Wettsteinstrasse 1 ist es aktuell jedoch nicht möglich, den Abteilungshead mit 13 \n\nArbeitsplätzen unterzubringen, ohne dass ein anderes Element der Gemeindeverwaltung aus-\n\ngelagert würde. Genau dies wurde deshalb geprüft und ist unter Ziff. II als Lösungsansatz be-\n\nschrieben. \n\n \n\n2. Entwicklung Raumbedarf Schulhaus Erlensträsschen \n\n \n\nDurch die steigenden Schülerzahlen steigt der Raumbedarf generell an allen Schulstandorten. \n\nDas Primarschulhaus Erlensträsschen verfügt aktuell über keine nennenswerten Raumreserven \n\nmehr. Der Raumbedarf an diesem Standort erhöht sich insbesondere auch durch Bedarf an wei-\n\nteren Plätzen in der Tagesstruktur (TS) stark. Die Schulbibliothek, die gleichzeitig als Raum für \n\ndie Begabungsförderung dient und das Büro des Hauswarts sind bereits aus dem Schulhaus \n\nausgelagert und in der Liegenschaft Erlensträsschen 10 untergebracht. Für den Sommer 2019 \n\nlagen viele zusätzliche TS-Anmeldungen2 vor. Diese konnten durch eine weitere Erhöhung der \n\n                                       \n1 Die wichtigsten Schnittstellen bestehen zu den Finanzen/Rechnungswesen und v. a. zur Fachstelle Immobilien, zur Fachstelle Hochbau, zu den \nFachbereichen Controlling und Personal und zur Verwaltungsleitung sowie wegen den zahlreichen politischen Geschäften zu Generalsekretär/in inkl. \nZentralsekretariat. \n2 Dabei geht es konkret um eine Steigerung der TS-Anmeldungen von bisher 48 auf neu 56 Kinder im Schuljahr 19/20. In der ursprünglichen Planung \nsind für den Standort 40 Kinder vorgesehen. \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 3 bereits praktizierten Doppelnutzung von Räumen durch Unterricht und TS (bspw. in der Aula) \n\nnoch einmal aufgefangen werden. Damit wurde aber keine längerfristig vertretbare Lösung er-\n\nreicht. Mit einer Umnutzung des Gebäudes Erlensträsschen 10 für diesen Schulstandort liessen \n\nsich die Raumprobleme der Primarschule lösen.  \n\n \n\n3. Neue Aufgaben durch Übernahme der Schulliegenschaften \n\n \n\nMit der Übernahme der Schulliegenschaften per 1. Januar 20173 hat die Gemeinde eine neue \n\nAufgabe übernommen, die bisher vom Kanton ausgeübt wurde. Im Rahmen der FILA2-Verhand-\n\nlungen wurde eine zweijährige Übergangsfrist vereinbart, in welcher der Kanton, insbesondere \n\ndie Fachstelle Raum und Anlagen im Erziehungsdepartement und der Schulimmobilienverant-\n\nwortliche des Hochbauamts im Bau- und Verkehrsdepartement noch Aufgaben für die Schulen \n\nübernahmen. Diese Übergangszeit endete am 1. Januar 2019 und die Gemeinde ist seither allein \n\nzuständig für die strategische Schulraumplanung sowie für Betrieb und Unterhalt der Schulhaus-\n\nliegenschaften. Im Rahmen des FILA2-Verhandlungsergebnisses wurden entsprechende Mittel \n\nin der Höhe von CHF 350'000.00 eingestellt, damit die Gemeinde die sich im Zusammenhang \n\nmit den Schulliegenschaften stellenden neuen Aufgaben zukünftig selber bewältigen und finan-\n\nzieren kann. Konkret umgesetzt wurde dies u. a. mit drei neuen Stellen: In der Fachstelle Hoch-\n\nbau eine neue 80 Prozent-Stelle seit dem 1. März 2019, in der Fachstelle Immobilien eine 80 Pro-\n\nzent-Stelle seit dem 1. Januar 2019 und bei den Nutzern (Abteilung Bildung und Familie) eine \n\n70 bis 90 Prozent-Stelle, die Stelle Fachperson Infrastruktur, die voraussichtlich auf Beginn des \n\nSchuljahrs 2019/20 besetzt werden kann. Für diese drei Stellen werden entsprechende Arbeits-\n\nplätze benötigt. \n\n \n\n4. Arbeitsplatzsituation Abteilung Gesundheit und Soziales (G+S) \n\n \n\nDie Abteilung Gesundheit und Soziales ist mit ihren 23 Mitarbeitenden derzeit auf vier verschie-\n\ndene Standorte im Gemeindehaus und im Nebengebäude sowie auf einen Aussenstandort an \n\nder Kirchstrasse (AIP) verteilt. Das Büro der Abteilungsleiterin befindet sich isoliert im 1. OG des \n\nHauptgebäudes, während ihre Teams im 2. OG, im Nebengebäude und das AIP an der Kirch-\n\nstrasse in einer Wohnliegenschaft untergebracht sind. Selbst für eine erfahrene und engagierte \n\nFührungsperson ist diese Situation schwierig. Es müssen viele Ressourcen dazu verwendet wer-\n\nden, die verschiedenen Standorte regelmässig zu besuchen, um Präsenz zu zeigen und Einfluss \n\nzu nehmen. Gegenseitiges Verständnis und Vertrauen im Gesamtteam kann auf diese Weise \n\njedoch nicht aufgebaut werden, was sich auch in der Zusammenarbeit der einzelnen Fachstellen \n\näussert. Entsprechend befinden auch die Kadermitarbeitenden die aktuelle Raumsituation als \n\nunbefriedigend. Zudem ist es in der heutigen Situation mangels Arbeitsplätzen bei Vollbestand \n\nnicht mehr möglich, weiterhin Lernende auszubilden oder Praktika anzubieten.  \n\nDurch eine Auslagerung der Abteilung, wie nachfolgend in Ziff. II dieser Vorlage beschrieben, \n\nkönnte diese Problematik deutlich und nachhaltig gelöst werden. \n\n \n\n  \n\n                                       \n3 Vgl. ER-Vorlage und Berichte unter diesem Link. \n\nhttps://www.riehen.ch/gemeinde-riehen/politik/einwohnerrat/geschaefte/14-18080-neukalibrierung-des-innerkantonalen-finanz\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 4 5. Weiterer Handlungsbedarf im Gemeindehaus \n\n \n\nDie heutige Anordnung der einzelnen Organisationseinheiten im Gemeindehaus darf als «ge-\n\nwachsene Struktur» bzw. «situativ angepasst» gelesen werden. Teilweise übermässige Verdich-\n\ntungen und die Zerstückelung von Organisationseinheiten in verschiedenen Gebäudeteilen füh-\n\nren zu Handlungsbedarf. Die Reserven von Büroarbeitsplätzen sind seit der letzten Optimierung \n\nvon 2015 ausgeschöpft. \n\nBeispiele für solche ungünstigen Arbeitsplatzsituationen sind: \n\n Publikums- und Behördendienste: Mit der Auflösung der Infothek am alten Standort per \n\n1. Januar 2019 und der Integration von Aufgaben und Mitarbeitenden in die Einwohner-\n\ndienste wurde die Arbeitsplatzsituation der Einwohnerdienste verdichtet. Die tägliche Zu-\n\nsammenarbeit funktioniert, die Praxis zeigt aber auch, dass ein zusätzlicher Backoffice-\n\nArbeitsplatz zweckdienlich wäre.  \n\nDie Hausdienste haben durch die Wandelung des Berufsbilds immer mehr auch compu-\n\ntergestützte Arbeiten zu erledigen und benötigen entsprechende Büroarbeitsplätze. Das \n\nBüro der Hausdienste, das eigentlich als Zweierbüro konzipiert ist, wird durch die aktuelle \n\nDreierbelegung übernutzt. Ausserdem ist die Leitung der Abteilung im 1. OG auf einer \n\nanderen Ebene angesiedelt als der Rest der Abteilung.  \n\n Die Abteilung Finanzen ist heute zweigeteilt, indem der Teil mit den Finanzen im Verwal-\n\ntungsgebäude im Erdgeschoss platziert ist, der Bereich Projekte und Informatik im Ne-\n\nbengebäude (ehemals Schulzahnklinik), d. h. dort im ersten, zweiten und dritten Stock. \n\nGerade in dieser Organisationseinheit besteht grosser Handlungsbedarf, wo z. B. in ei-\n\nnem Zweierbüro vier Arbeitsplätze untergebracht sind.   \n\nAusserdem sind die von der IT im ersten, zweiten und dritten Stock genutzten Räumlich-\n\nkeiten grundsätzlich unzweckmässig, weil diese Gebäudeteile als Wohnungen konzipiert \n\nund ausgestattet sind, mit vollausgebauten Badezimmern und Küchen. \n\n Die Abteilung Bau, Mobilität und Umwelt ist ebenfalls auf zwei verschiedene Gebäude-\n\nteile verteilt. Der Fachbereich Hochbau befindet sich im Nebengebäude im 1. Stock in \n\neiner mittlerweile verdichteten Arbeitsplatzsituation infolge Eintritt eines zusätzlichen \n\nBauleiters. Der Rest der Abteilung BMU befindet sich in einem anderen Gebäudeteil des \n\nGemeindehauses im 2. und 3. Stock. Die Büros des Abteilungsleiters und seines Stell-\n\nvertreters liegen nicht im selben Gebäudeteil, was den täglichen Austausch und die Zu-\n\nsammenarbeit auf Mitarbeitenden- und Führungsebene erschwert. \n\nDie mit dieser Einwohnerratsvorlage zu lösende Raumthematik ist unabhängig von der Grund-\n\nsatzfrage, wie die Zukunft des Gemeindehauses aussehen soll. Der vor rund 60 Jahren erstellte \n\nGebäudekomplex ist von der Substanz her bekanntlich in die Jahre gekommen und weist aus \n\nheutiger Sicht energetisch und bauphysikalisch erhebliche Mängel auf. Die durch das Gebäude \n\nvorgegebenen Strukturen erschweren zudem Veränderungen an der Substanz, womit veränder-\n\nten Bedürfnissen an Arbeitsplatzsituationen, aber auch an Sanitäranlagen und Gemeinschafts-\n\nflächen, oder auch bezüglich heute üblicher Standards zur Barrierefreiheit, zur Sicherheit, zum \n\nBrandschutz sowie zur Sanitär- und Elektrotechnik inklusive IT-Infrastruktur Rechnung getragen \n\nwerden könnte. Hierzu sei auf die entsprechenden Einwohnerratsvorlagen4 verwiesen: \n\n \n\n                                       \n4 Vgl. Einwohnerratsvorlage 10-14.128.01 vom März 2012 zum Investitionskredit «Energetische Sanierung des Gemeindehauses» und Einwohner-\nratsvorlage Nr. 14-18.010.01 vom September 2014 «Investitionskredit für eine bedarfsgerechte Sanierung des Gemeindehauses […]» \n\nhttps://www.riehen.ch/gemeinde-riehen/politik/einwohnerrat/geschaefte/10-14128-energetische-sanierung-des-gemeindehauses\nhttps://www.riehen.ch/gemeinde-riehen/politik/einwohnerrat/geschaefte/14-18010-1-investitionskredit-fuer-eine\nhttps://www.riehen.ch/gemeinde-riehen/politik/einwohnerrat/geschaefte/14-18010-1-investitionskredit-fuer-eine\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 5 6. Fazit \n\n \n\nBestimmte Bereiche der Gemeinde unterliegen wie aufgezeigt einem durch äussere Faktoren \n\nbestimmten Wachstum. Ausserdem hat die Gemeinde in den letzten Jahren von Gesetzes we-\n\ngen oder auch durch entsprechende Beschlüsse der Politik zusätzliche Aufgaben übernommen \n\nund hierfür zusätzliches Personal einstellen müssen. Dadurch ist der Druck auf Büroräumlich-\n\nkeiten für die Gemeindeverwaltung in den letzten Jahren stetig gestiegen.  \n\nWas vor rund 60 Jahren ursprünglich einmal als «grosszügige» Lösung für die Gemeindeverwal-\n\ntung mit ausreichend Reserven konzipiert und erstellt worden ist, hat heute seine Grenzen er-\n\nreicht. Mit den bestehenden Räumlichkeiten kann der aktuelle Platzbedarf nicht mehr sicherge-\n\nstellt werden. Der Grundsatzentscheid über eine Erneuerung oder über einen Ersatz des \n\nGemeindehauses steht noch aus. Weil aber aufgrund der oben beschriebenen Situationen jetzt \n\nRaum für die Gemeindeverwaltung benötigt wird, kommt für den Gemeinderat nur eine externe \n\n(Übergangs-)Lösung durch die Miete von externen Geschäftsräumlichkeiten in Frage, weshalb \n\nder Gemeinderat Folgendes vorschlägt: \n\n \n  \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 6 II. Lösung \n\n1. Auslagerung der Abteilung Gesundheit und Soziales (G+S) \n\n \n\nAuf der Grundlage des Beschlusses des Einwohnerrats vom 26. November 2016 hat die Ge-\n\nmeinde mit der St. Clara-Stiftung einen partnerschaftlichen Baurechtsvertrag für die Erstellung \n\neines Zentrumsgebäudes mit gemäss Nutzungskonzept vorgesehener Sport-, Freizeit- und Ge-\n\nsundheitsnutzung abgeschlossen. In diesem neu erstellten Zentrumsgebäude im Niederholz im \n\ndritten Obergeschoss, welches über den freien Immobilienmarkt noch keiner Nutzung zugeführt \n\nwerden konnte, besteht die Möglichkeit einer Einmietung. Hier stehen ca. 640 m2 zur freien Bü-\n\nroeinteilung inklusive Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen zur Verfügung (Bei-\n\nlage 1: Plan). Die reinen Büroflächen umfassen 383 m2, Gemeinschaftsflächen wie Gang, Trep-\n\npenhaus, WC, Putzraum, Teeküche/Pausenraum und Lager umfassen total 257 m2. Der \n\nPlanentwurf zeigt auf, wie der nötige Bedarf an Büroarbeitsplätzen für alle Mitarbeitenden der \n\nAbteilung G+S gedeckt werden soll. Durch die Auslagerung der Abteilung G+S in die Zentrums-\n\nüberbauung werden im Gemeindehaus verschiedene Gebäudeteile frei, wodurch der benötigte \n\nHandlungsspielraum überhaupt erst entstehen kann. \n\nVon den 23 Mitarbeitenden der Abteilung G+S benötigen 14 Personen aufgrund ihrer Beratungs-\n\ntätigkeit in der Sozialhilfe und in den Fachbereichen Ergänzungsleistungen sowie Alter und \n\nPflege eigene Büros mit eigenen Besprechungsmöglichkeiten. Die Gründe dafür liegen darin, \n\ndass diese Mitarbeitenden täglich einen Grossteil ihrer Arbeitszeit für persönliche Beratungsge-\n\nspräche mit Klientinnen und Klienten aufwenden und daneben zahlreiche Telefonate mit Klien-\n\ntinnen und Klienten und Fachstellen führen, alles unter erhöhten Persönlichkeits- und Daten-\n\nschutzanforderungen, was in geteilten Büros und gemeinschaftlich genutzten Besprechungs-\n\nräumen nicht umsetzbar ist. Die Flächen der vorgesehenen Einzelbüros in der Zentrumsbebau-\n\nung Niederholz entsprechen dabei den Flächen der jetzigen Einzelbüros der Sozialhilfe im Ge-\n\nmeindehaus mit 21 - 25 m2. Die Arbeitsplätze der Administration sowie diejenigen von Mitarbei-\n\ntenden mit tiefen Pensen sollen hingegen in Mehrpersonenbüros zusammengelegt werden. Der \n\nGrundriss der Zentrumsüberbauung Riehen Süd bietet die Möglichkeit, alle Mitarbeitenden ent-\n\nsprechend unterzubringen, inkl. grossem Sitzungszimmer und Kombizone als Pausenraum. Zu-\n\ndem wird es wieder möglich sein, einen Ausbildungsplatz für Lernende anzubieten.  \n\nDurch eine Auslagerung der Abteilung G+S ergeben sich folgende Chancen: \n\n Zusammenführung der Abteilung (23 Personen) von vier verschiedenen Standorten auf ein \n\ngemeinsames Stockwerk, was einerseits eine professionelle und effiziente Führung ermög-\n\nlicht und andererseits die teilweise schwierige Zusammenarbeit zwischen den einzelnen \n\nFachbereichen vereinfacht und verbessert.  \n\n Sämtliche Dienstleistungen der Abteilung G+S werden an einem Ort aus einer Hand ange-\n\nboten (Kompetenzzentrum). \n\n Eine Zentraladministration mit Empfang für die gesamte Abteilung G+S optimiert Abläufe, \n\nkanalisiert Ressourcen und sorgt ebenfalls für eine Professionalisierung mit Aussenwirkung. \n\n Die räumliche Nähe zu den externen Sozialdiensten im Rauracherzentrum ermöglicht einen \n\nregelmässigen Austausch und somit eine bessere Kontrolle der Auftragserfüllung gemäss \n\nden Vorgaben der Leistungsvereinbarungen sowie eine Angleichung der Haltungen gegen-\n\nüber den Klientinnen und Klienten. \n\n Optimierung des Sicherheitsstandards der Arbeitsplätze. \n\nhttps://www.riehen.ch/gemeinde-riehen/politik/einwohnerrat/geschaefte/14-18103-abschluss-eines-baurechtsvertrags-mit-der\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 7  Barrierefreier Zugang. \n\n Optimale Anbindung der Abteilung G+S durch die S-Bahn und Buslinien, sowohl für Kund-\n\nschaft/Bevölkerung als auch für den Betrieb. \n\n Mittelfristige Lösung des Platzproblems, welche für die nächste Zeit (mind. 10 Jahre) ausrei-\n\nchend Handlungsfreiheit im Gemeindehaus schafft und umgekehrt aber auch genug Spiel-\n\nraum offenlässt für alle möglichen zukünftigen Lösungen bezüglich Gemeindehaus. \n\n Die durch das AIP derzeit genutzte Wohnliegenschaft an der Kirchstrasse, die sich nicht wirk-\n\nlich als Geschäftsräumlichkeit eignet, kann wieder wie ursprünglich extern vermietet werden \n\nals Renditeobjekt im Finanzvermögen. \n\n Mit der Ansiedlung einer ganzen Abteilung der Gemeindeverwaltung, die weit mehr Dienst-\n\nleistungen anbietet als nur die Sozialhilfe, wird zudem ein starkes politisches Signal gegen-\n\nüber Riehen Süd als zweites Zentrum der Gemeinde gesetzt. \n\n \n\n2. Integration der Abteilung Bildung und Familie ins Gemeindehaus \n\n \n\nDurch einen Umzug der Mitarbeitenden der Abteilung Gesundheit und Soziales aus dem zweiten \n\nStock des Gemeindehauses in die Zentrumsüberbauung würden diese Räume frei für die Abtei-\n\nlung Bildung und Familie. Die für die Abteilung angestrebte und unter Ziff. 4. beschriebene Raum-\n\nsituation liesse sich hier umsetzen. Die benötigten 13 Arbeitsplätze liessen sich dort als Einheit \n\nunterbringen. Der Abteilungs-Head bekäme durch die räumliche Nähe den direkten Zugriff auf \n\nsämtliche direkt benötigten Ressourcen innerhalb der Abteilung. Die Arbeit in zahlreichen im \n\nTagesgeschäft laufend zu bedienenden Schnittstellen zu vielen weiteren Organisationseinheiten \n\ninnerhalb der Verwaltung würde dadurch ebenfalls ermöglicht. Der Zugang zum Trakt im 2. Stock \n\nist kleinkinder- und behindertengerecht ausgestaltet (Lift) und mit einer bereits vorhandenen \n\nEmpfangsinfrastruktur optimal vorbereitet. Die Abteilung könnte überdies Synergien nutzen, in-\n\ndem sie auf die zentrale Infrastruktur des Gemeindehauses zurückgreift und auf gewisse Räume \n\nverzichtet, die sie an einem dezentralen Standort brauchen würde (z. B. Postbüro, Materiallager, \n\nArchiv, Wartezone, Pausenraum etc.). \n\n \n\n3. Dadurch ermöglichte zukünftige Nutzung Liegenschaft Erlensträsschen 10 durch \n\nSchule und Tagesstrukturen \n\n \n\nDurch einen Umzug der Mitarbeitenden der Abteilung Bildung und Familie aus der Liegenschaft \n\nErlensträsschen 10 ins Gemeindehaus könnte diese Liegenschaft der Primarschule Erlensträss-\n\nchen als zusätzlicher Raum zur Verfügung gestellt werden. Schulbibliothek, Begabungsförde-\n\nrung und Hauswartbüro könnten im Gebäude bleiben. Daneben würde weiterer Raum für Ver-\n\nwaltung und Förderung und für die TS oder andere schulische Nutzungen zur Verfügung stehen. \n\nDadurch wiederum würde Raum im Schulhaus frei: Die Aula müsste nicht mehr doppelt genutzt \n\nwerden und der für die zweite Integrationsklasse ab Sommer 2020 benötigte zusätzliche Raum \n\nwäre vorhanden. Damit werden die Voraussetzungen für weitere zukünftige räumliche Entwick-\n\nlungen des Standorts Erlensträsschen geschaffen, ohne dass grundlegend in die vorhandene \n\nBausubstanz eingegriffen werden müsste. \n\n  \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 8 4. Weitere Umstellungen innerhalb des Gemeindehauses  \n\n \n\nEin Auszug der Abteilung Gesundheit und Soziales und der Einzug der Abteilung Bildung und \n\nFamilie bietet für die Verwaltung die benötigte Möglichkeit einer Neuordnung im Gemeindehaus. \n\nDie an verschiedenen Orten verteilten Abteilungen könnten mittelfristig wieder an einem Ort oder \n\nin einem Gebäudeteil zusammengeführt werden.  \n\n Durch interne Rochaden könnte die ganze Abteilung BMU im Nebengebäude platziert \n\nwerden. Sie fände in diesem Gebäudeteil ausreichend Platz. Das Foyer im Nebenge-\n\nbäude würde sich für öffentliche Planauflagen etc. deutlich besser eignen als die bishe-\n\nrige Lösung im 2. Stock mitten im Gemeindehaus, gerade auch angesichts des per 1. \n\nJanuar 2019 umgesetzten Sicherheitsdispositivs, wonach kein freier Kundenverkehr \n\nohne Begleitung im Gemeindehaus mehr erfolgen soll. \n\n Der Bereich Projekte und Informatik könnte in den bisher durch BMU genutzten Räum-\n\nlichkeiten untergebracht werden, womit einerseits die Nähe zur restlichen Abteilung Fi-\n\nnanzen hergestellt würde und gleichzeitig auch unbefriedigende Bürosituationen mit teil-\n\nweisen Übernutzungen bereinigt werden könnten. Ausserdem wäre die Informatik neu \n\nmit einem Lift erschlossen, was gerade auch wegen den zahlreichen Materialtransporten \n\nVorteile schafft.  \n\n Zusätzlich entstünden einzelne Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsplatzsituation \n\nin der Abteilung Publikums- und Behördendienste im Bereich Kundenzentrum, indem ein \n\nechter Backoffice-Arbeitsplatz eingerichtet werden könnte. Das Büro des Leiters der Ein-\n\nwohnerdienste könnte neben dem Büro des Abteilungsleiters platziert werden, was auch \n\nim Hinblick auf die bevorstehende Nachfolgeregelung zum bald in Rente gehenden Stel-\n\nleninhaber sinnvoll wäre. \n\nZusätzlich können einzelne Besprechungszimmer an geeigneteren Orten und darüber hinaus \n\nArbeitsplätze für Lernende oder Praktikantinnen und Praktikanten, aber auch regelmässig benö-\n\ntigte Raumreserven für vorübergehend für die Gemeinde im Einsatz stehende Externe5 geschaf-\n\nfen werden. \n\n \n\n5. Flächenbilanz \n\n \n\nBisher für Arbeitsplätze genutzte Büroflächen Abteilungen B&F und G&S  \n\n(exkl. Gemeinschaftsflächen wie Gang, Treppenhaus, WC, Sitzungszimmer, Teeküche/Pausen-\n\nraum, Putzraum, Lager, etc.) \n\n \n\nErlensträsschen 10 LGS 1. + 2. OG   150.2 m2 \n\nGemeindehaus  B&F 1. OG Fam. & Int. + Musik 53 m2 \n\nGemeindehaus  B&F 1. OG Controlling  16 m2 \n\nGemeindehaus  B&F  1. OG Personal (1/2 Büro) 12 m2 \n\n   Total durch B&F genutzte Flächen  231.2 m2 \n\n \n\n \n\n \n\n                                       \n5 Zu denken wäre dabei bspw. an die Revisionsstelle, Audits durch den Datenschutzbaufragten oder andere Bundes- oder kantonale Stellen oder \nauch durch beauftragte Beratungsunternehmen, IT- und andere Dienstleister im Rahmen von Aufträgen oder Projekten etc.  \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 9 Gemeindehaus  G&S 2. OG Sozialhilfe  196 m2 \n\nGemeindehaus  G&S 1. OG AL   22 m2 \n\nGemeindehaus   G&S  Nebengebäude (EL, FS Alter) 111 m2 \n\nKirchstrasse  G&S AIP    50.7 m2 \n\nTotal durch G&S genutzte Flächen  379.7. m2 \n\n \n\nZukünftig genutzte Büroflächen der Abteilungen B&F und G&S  \n\n(exkl. Gemeinschaftsflächen wie Gang, Treppenhaus, WC, Sitzungszimmer, Teeküche/Pausen-\n\nraum, Putzraum, Lager, etc.) \n\n \n\nGemeindehaus  B&F 2. OG    209 m2 \n\n(Im Vergleich: Gegenüber heute würden durch die Abteilung B&F 22.2 m2 weniger Büroflächen \n\nbeansprucht, aber konzentriert an einem Standort auf einer Etage.) \n\n \n\n \n\nZentrumsbebauung G&S 3. OG    383 m2 \n\n(Im Vergleich: Gegenüber heute würden durch die Abteilung G&S 3.3 m2 mehr, was den bishe-\n\nrigen Büroflächen entspricht, beansprucht, aber konzentriert an einem Standort auf einer Etage.) \n\n \n\n6. Umsetzung durch Abschluss eines Mietvertrags: Kosten \n\n  \n\nDie Gemeinde hat die Möglichkeit, sich im Zentrumsgebäude im Niederholz im dritten Oberge-\n\nschoss einzumieten. Die Auslagerung einer Verwaltungseinheit ins Zentrumsgebäude Nieder-\n\nholz ist bezüglich Lage, Grösse und Verfügbarkeit eine geeignete Variante, um die bestehenden \n\nPlatzprobleme im Gemeindehaus zu beheben, auch wenn damit entsprechende Kosten verbun-\n\nden sind. Das Zentrum Niederholz steht auf einer Baurechtsparzelle der Gemeinde Riehen. Ge-\n\ngenwärtig steht das 3. Obergeschoss noch frei. Mit der St. Clara-Stiftung (Baurechtsnehmerin) \n\nkonnte eine auf 6 Monate (April 2019 – September 2019) befristete Reservationsvereinbarung \n\nmit Verlängerungsoption abgeschlossen werden, um sicherzustellen, dass die Fläche bis zum \n\nEntscheid des Einwohnerrats freigehalten wird. Die Reservationskosten in der Höhe von \n\nCHF 8'000.00 im Monat werden an die erste Jahresmiete angerechnet, wenn ein rechtsgültiger \n\nMietvertrag abgeschlossen werden kann. \n\nDer für die Abteilung Gesundheit und Soziales benötigte infrastrukturelle Ausbau wurde für ihre \n\nBedürfnisse mit dem Fachbereich Hochbau zusammen erarbeitet und würde durch die St. Clara-\n\nStiftung umgesetzt werden. In der Mietzinsberechnung sind die Kosten für den Ausbau entspre-\n\nchend berücksichtigt, was vom Fachbereich Hochbau plausibilisiert und als realistisch einge-\n\nschätzt wurde. Im Mietvertrag ist eine Mietvertragsdauer über zehn Jahre mit einer echten Ver-\n\nlängerungsoption für 5 Jahre vorgesehen. Bei Mietende besteht für die Mieterschaft keine \n\nRückbaupflicht. \n\n \n\nDer Bezugstermin der Räumlichkeiten und der Zahlungsbeginn der Mietkosten wären auf den \n\n1. April 2020 vorgesehen.  \n\n \n\nDie Eckdaten des Mietvertrags setzen sich wie folgt zusammen: \n\n \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 10 \nObjekt \n\nStock-\nwerk \n\nca. m2 ca. Preis pro m2 \nNettomiete \n\npro Jahr \nNettomiete \npro Monat \n\nGewerbefläche (ausgebaut) \nToilettenanlagen \nLagerfläche \nEinstellplatz (für AIP-Fzg.) \n \n\n3. OG \n3. OG \n3. OG \n\nUG \n \n\n606 \n44 \n5 \n\nNr. 40 \n \n\n350.00* \n200.00 \n90.00 \n\n188.00 \n\n212'100.00 \n    8'800.00 \n\n450.00 \n1'920.00 \n\n \n\n17'675.00 \n733.35 \n37.50 \n\n160.00 \n \n\nTotal Nettomietzins \n\nHeiz-/Warmwasser- /Betriebs- und Nebenkosten-Akonto (CHF 45.00 / rn2 / p.a.) \n\n223'270.00 \n\n29'250.00 \n\n18'605.85 \n\n2'437.50 \n\nTotal Bruttomietzins 252'520.00 21'043.35 \n\nMwSt. für Mietzins und allfällige Nebenkosten gemäss aktuell gültigem Steuersatz 7,7 % 19'444.20 1'620.35 \n\nTotal Bruttomietzins inkl. MwSt. 271'968.00 22'664.00 \n\n  \n\n*Anmerkung: Zum Vergleich: Der über die interne Miete verrechnete Durchschnittspreis pro m2 \n\nim Gemeindehaus beträgt aktuell CHF 337.30. \n\n \n\n7. Einmalige Sachkosten \n\n \n\nNeben den wiederkehrenden Kosten in Form der Miete kommen folgende einmalige Sachkosten \n\nhinzu: \n\n- Für die Arbeitsplätze und Sitzungszimmer ist 70 % des bestehenden Büromobiliars wie \n\nTische, Unterstellkorpus, Sideboards und Stühle bereits vorhanden und wird an den \n\nneuen Standort gezügelt. 30 % des Büromobiliars wird punktuell ergänzt. Zusätzlich wer-\n\nden die allgemeine Infrastruktur wie Garderoben, Mobiliar grosses Sitzungszimmer, \n\nWarte- und Kombizone, Pausenraum sowie Stehleuchten neu angeschafft. Für die ge-\n\nsamte Ausstattung werden CHF 115'000.00 veranschlagt.  \n\n- Für die Anbindung an das Datennetzwerk Basel-Stadt (DANEBS) fallen Kosten in Höhe \n\nvon rund CHF 5'000.00 an. Die Erschliessung mit WLAN schlägt mit rund CHF 2'500.00 \n\nzu Buche. Für die Einrichtung des Sitzungszimmers gemäss dem im Gemeindehaus \n\nheute üblichen Standard sind rund CHF 10'000.00 zu veranschlagen. Für die Installation \n\ndes Zeiterfassungsterminals muss mit zusätzlichen Kosten in Höhe von CHF 4'000.00 \n\ngerechnet werden. \n\n- Der Umzug würde durch einen externen Anbieter erfolgen und beinhaltet das Bereitstel-\n\nlen von Verpackungsmaterial, den Transport von Gegenständen ab diversen Büros des \n\nGemeindehauses bis Zentrumsgebäude, 3. Obergeschoss, sowie das Verteilen und Auf-\n\nstellen in den Büros nach Planvorgabe. Für diese Leistungen werden rund \n\nCHF 25'000.00 veranschlagt. \n\n \n\nInsgesamt müsste mit zusätzlichen einmaligen Sachkosten in der Höhe von total \n\nCHF 161'500.00 gerechnet werden. Nicht enthalten sind die für die Umsetzung dieses Vorha-\n\nbens entstehenden Personalkosten aufgrund der Annahme, dass dieses mit dem bestehenden \n\nPersonal im Rahmen der vorhandenen Pensen und Budgets bewältigt resp. ein Mehraufwand \n\nauch wieder kompensiert werden kann, zumal der Ausbau des neuen Standorts durch die Ver-\n\nmieterin erfolgen soll. \n\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 11 8. Finanzierung \n\n \nDie Mietkosten in der Höhe von CHF 271'968.00 p. a. und die einmaligen Kosten in der Höhe \nvon CHF 161'500.00 werden beim neu zu erstellenden Globalkredit der Produktgruppe Gesund-\nheit und Soziales 2020 bis 2023 berücksichtigt. \n \nSeparat hat der Gemeinderat im Juni 2019 der Verwaltung den Auftrag erteilt, das System der \n\ninternen Mieten im Gemeindehaus, welche bisher nur teilweise verursachergerecht verrechnet \n\nwurden, vorzeitig und unabhängig von möglichen späteren Anpassungen im Rahmen der Sys-\n\ntemüberprüfung PRIMA und Umsetzung der Rechnungslegungsvorschriften von HRM2 anzu-\n\npassen, um die Transparenz zu erhöhen. Betragsmässig wird sich dadurch die interne Miete des \n\nGemeindehauses, die wie bei allen Gemeindeliegenschaften 4 % des Gebäudeversicherungs-\n\nwerts beträgt, zwar nicht verändern. Die Anpassung wird aber dazu führen, dass durch Um-\n\nschichtungen die einzelnen Globalkredite der Produktgruppen entlastet resp. entsprechend be-\n\nlastet werden und auch Auswirkungen auf die Strukturkosten hat, was aber soweit keinen Effekt \n\nauf den Gemeindehaushalt als Ganzes haben wird und deshalb an dieser Stelle nicht weiter zu \n\nerläutern ist. In den nächsten Berichterstattungen werden die einzelnen Auswirkungen in den \n\nProduktgruppen jeweils ausgewiesen und beschrieben werden. Gleichwohl sei der Hinweis ge-\n\nmacht, dass die Abteilung Gesundheit und Soziales, wenn sie das Gemeindehaus wie hier be-\n\nantragt verlassen und die externen Räumlichkeiten beziehen kann, dann von der internen Miete \n\ndes Gemeindehauses entsprechend entlastet werden wird.  \n\n \n\n \nAntrag des Gemeinderats \n\nDer Gemeinderat beantragt dem Einwohnerrat, ihn im Sinne von § 21 Abs. 3 Buchst. i) Gemein-\n\ndeordnung zu ermächtigen, mit der St. Clara-Stiftung einen Mietvertrag für das 3. OG in der \n\nZentrumsbebauung Niederholz über 10 Jahre, mit einer echten Verlängerungsoption für 5 Jahre, \n\nmit einer Jahresmiete in der Höhe von CHF 271'968.00 abzuschliessen. \n\n \n\n \n\nRiehen, 25. Juni 2019 \n\n \n\n \n\nGemeinderat Riehen  \n\nDer Präsident: Der Generalsekretär: \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\ni. V.  \n\n \n\n \n\nHansjörg Wilde Urs Denzler \n\n \n\n \n\nBeilage 1: Plan 3. OG Zentrumsbebauung Niederholz \n\nhttps://www.gesetzessammlung.bs.ch/app/de/texts_of_law/RiE%20111.100\nhttps://www.gesetzessammlung.bs.ch/app/de/texts_of_law/RiE%20111.100\n\n\n \n\n \n\n \n\n \n \n\nSeite 12 Beschluss des Einwohnerrats betreffend Zusätzlicher Raumbedarf für die Gemein-\n\ndeverwaltung \n\n \n\n \n\n„Der Einwohnerrat ermächtigt den Gemeinderat, mit der St. Clara-Stiftung einen Mietvertrag für \n\ndas 3. OG in der Zentrumsbebauung Niederholz über 10 Jahre, mit einer echten Verlänge-\n\nrungsoption für 5 Jahre, mit einer Jahresmiete in der Höhe von CHF 271'968.00 abzuschliessen. \n\n \n\nDieser Beschluss wird publiziert; er unterliegt dem Referendum" \n\n \n\n \n\nRiehen, Datum \n\n \n\n \n\nIm Namen des Einwohnerrats \n\n  \n\nDie Präsidentin Das Ratssekretariat: \n\n  \n\nClaudia Schultheiss Lia Meister \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n(Ablauf Referendumsfrist) \n\n \n\n\n\n\n\t18-22.038.01_ER-VL_ Zusätzlicher_Raumbedarf_GV_\n\tER Vorlage Zusätzlicher Raumbedarf Beilage 1 Zentrumsüberbau\n\n