text: \n \n\n \n \n\n  \n\nPflichtenheft \n\nGEVER SaaS Stadt Olten \n\nSubmission im Offenen Verfahren \n \nStadtverwaltung Olten \nDornacherstrasse 1 \n4600 Olten \n\n05.01.2023 \n\n\n\n \n\n \n\n 2/33 \n\nInhaltsverzeichnis \n\n1. Einleitung ................................................................................................................................. 5 \n\n1.1. Zweck des Dokuments.................................................................................................. 5 \n\n2. Ausgangslage und Beschreibung des Ausschreibungsgegenstandes ..................................... 5 \n\n2.1. Ausgangslage ............................................................................................................... 5 \n\n2.2. Zielsetzungen ............................................................................................................... 5 \n\n2.2.1. System- und Produktziele............................................................................... 5 \n\n2.2.2. Projektvorgehensziele .................................................................................... 7 \n\n2.3. Begriffsdefinition GEVER .............................................................................................. 7 \n\n2.4. Kontext ......................................................................................................................... 8 \n\n2.4.1. Übersicht ........................................................................................................ 8 \n\n2.4.2. Rechtsgrundlagen .......................................................................................... 9 \n\n2.4.3. Standards ....................................................................................................... 9 \n\n2.4.4. Systemumgebung und Anwendungen IST ................................................... 10 \n\n2.4.5. Migration ...................................................................................................... 10 \n\n2.5. Gegenstand der Ausschreibung .................................................................................. 10 \n\n2.6. Mengengerüst ............................................................................................................. 11 \n\n2.7. Meilensteine ............................................................................................................... 11 \n\n2.8. Übersicht der Leistungen ............................................................................................ 11 \n\n2.9. Grundleistungen ......................................................................................................... 12 \n\n2.9.1. GL1 Projekt: Bereitstellung und Einführung der GEVER SaaS Lösung ........ 12 \n\n2.9.2. GL2 Nutzung GEVER (SaaS) ....................................................................... 15 \n\n2.10. Optionen ..................................................................................................................... 15 \n\n2.10.1. OP1a Ausbau 1 ............................................................................................ 15 \n\n2.10.2. OP1b Nutzung GEVER (SaaS) Ausbau 1 .................................................... 16 \n\n2.10.3. OP2a Ausbau 2 ............................................................................................ 16 \n\n2.10.4. OP2b Nutzung GEVER (SaaS) Ausbau 2 .................................................... 16 \n\n2.10.5. OP3 Verlängerung Nutzung GEVER (SaaS) um 7 Jahre ............................. 16 \n\n2.10.6. OP4 Grundleistungsnahe Mehrleistungen .................................................... 16 \n\n2.10.7. OP5 Ausserbetriebnahme ............................................................................ 17 \n\n2.11. Bezugsregelung optionale Leistungen ........................................................................ 17 \n\n2.12. Regelung zu Bereitstellung der beschafften GEVER-Lösung (Nutzung) ..................... 17 \n\n3. Zwingende Anforderungen: Teilnahmebedingungen, Eignungskriterien................................. 18 \n\n3.1. Zwingende Anforderungen .......................................................................................... 18 \n\n3.2. Erfüllung der zwingenden Anforderungen ................................................................... 18 \n\n4. Zuschlagskriterien ................................................................................................................. 18 \n\n4.1. Übersicht .................................................................................................................... 18 \n\n\n\n \n\n \n\n 3/33 \n\n4.2. ZK1 Preis .................................................................................................................... 19 \n\n4.3. ZK2 Erfüllung Kann-Anforderungen ............................................................................ 19 \n\n4.4. ZK3 Angebotsbeschreibung ........................................................................................ 19 \n\n4.5. ZK4 Referenzen.......................................................................................................... 22 \n\n4.6. ZK5 Anbieterinnenpräsentation ................................................................................... 24 \n\n5. Evaluation .............................................................................................................................. 26 \n\n5.1. Evaluationsphasen ..................................................................................................... 26 \n\n6. Strukturvorgaben und Inhalt des Angebots ............................................................................ 26 \n\n6.1. Allgemeines ................................................................................................................ 26 \n\n6.2. Gliederung des Angebots ........................................................................................... 27 \n\n7. Administratives ...................................................................................................................... 27 \n\n7.1. Leistungsbezügerin ..................................................................................................... 27 \n\n7.1.1. Offizieller Name und Adresse der Leistungsbezügerin ................................. 27 \n\n7.1.2. Angebote sind an folgende Adresse zu schicken ......................................... 27 \n\n7.1.3. Gewünschter Termin für schriftliche Fragen ................................................. 28 \n\n7.1.4. Frist für die Einreichung des Angebotes ....................................................... 28 \n\n7.1.5. Art der Leistungsbezügerin........................................................................... 28 \n\n7.1.6. Verfahrensart ............................................................................................... 28 \n\n7.1.7. Auftragsart ................................................................................................... 28 \n\n7.1.8. Gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag ................................. 28 \n\n7.2. Beschaffungsobjekt .................................................................................................... 29 \n\n7.2.1. Art des Dienstleistungsauftrages .................................................................. 29 \n\n7.2.2. Ort der Dienstleistungserbringung ................................................................ 29 \n\n7.2.3. Laufzeit des Vertrags ................................................................................... 29 \n\n7.2.4. Aufteilung in Lose ......................................................................................... 29 \n\n7.2.5. Werden Varianten zugelassen?.................................................................... 29 \n\n7.2.6. Werden Teilangebote zugelassen? .............................................................. 29 \n\n7.2.7. Ausführungstermin ....................................................................................... 29 \n\n7.3. Bedingungen .............................................................................................................. 29 \n\n7.3.1. Kautionen/Sicherheiten ................................................................................ 29 \n\n7.3.2. Zahlungsbedingungen .................................................................................. 29 \n\n7.3.3. Einzubeziehende Kosten .............................................................................. 29 \n\n7.3.4. Bietergemeinschaften ................................................................................... 30 \n\n7.3.5. Subunternehmer .......................................................................................... 30 \n\n7.3.6. Mehrfachbewerbung von Subunternehmer ................................................... 30 \n\n7.3.7. Vergütung für die Offerte / Präsentation ....................................................... 30 \n\n7.3.8. Sprachen für Angebote ................................................................................ 30 \n\n7.3.9. Gültigkeit des Angebots ............................................................................... 30 \n\n7.3.10. Sprache der Ausschreibungsunterlagen ....................................................... 30 \n\n7.3.11. Verfahrenssprache ....................................................................................... 30 \n\n7.4. Andere Informationen ................................................................................................. 30 \n\n\n\n \n\n \n\n 4/33 \n\n7.4.1. Voraussetzung für nicht dem WTO-Abkommen angehörige Länder ............. 30 \n\n7.4.2. Prüfung und Bereinigung der Angebote........................................................ 30 \n\n7.4.3. Geheimhaltung ............................................................................................. 31 \n\n7.4.4. Genehmigungsvorbehalt .............................................................................. 31 \n\nA. Anhang .................................................................................................................................. 32 \n\nA.1. Abkürzungen und Begriffe .......................................................................................... 32 \n\nA.2. Beilagen...................................................................................................................... 33 \n \n\n\n\n \n\n \n\n 5/33 \n\n1. Einleitung \n\n1.1. Zweck des Dokuments \n\nDas vorliegende Dokument „Ber_StadtOlten_Gever_Ausschreibung_Pflichtenheft_V1.0“ be-\nschreibt die Ziele, die Dokumentenstruktur und die administrativen Rahmenbedingungen der Aus-\nschreibung „GEVER Stadt Olten“. Die Ausschreibungsbedingungen regeln das Vorgehen und die \nForm der Angebotseinreichung und dienen zusammen mit dem Submissionsgesetz (SubG) und \nder Submissionsverordnung (SubV) des Kantons Solothurn und der Anwendungshilfe für eine \nnachhaltige Beschaffungspraxis in der Stadt Olten vom 20. Dezember 2021 [21] als Grundlage für \ndiese Ausschreibung. \n\nDas vorliegende Dokument beschreibt den Ausschreibungsgegenstand, die Anforderungen an die \nanzubietende Geschäftsverwaltungs-Software, an die Projektabwicklung sowie an Support und \nWartung, die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung und Bewertung, sowie die Anweisungen \nzum Ausfüllen der vorgegebenen Datei [2] Excel_Angebotseingabe. \n\n2. Ausgangslage und Beschreibung des \nAusschreibungsgegenstandes \n\n2.1. Ausgangslage \n\nDie Stadt Olten führt mit ihren rund 225 Mitarbeitenden Verwaltungsdienstleistungen in fünf Direkti-\nonen (Bau, Bildung und Sport, Finanzen und Dienste, Präsidium und Soziales) aus. \n\nWeitere allgemeine Informationen können über folgenden Link beschafft werden: http://www.ol-\nten.ch \n \n\nZurzeit arbeitet die Stadtverwaltung Olten mit verschiedenen Datenablagen und Informationssyste-\n\nmen. Es bestehen eine neu ausgearbeitete IT-Strategie [20] und bestehende Vorgaben zum Re-\n\ncordsmanagement.  \n\nDie Stadt Olten hat zum Ziel schrittweise eine verwaltungsweite elektronische Geschäftsverwal-\ntungslösung (GEVER) als Software as a Service Lösung (GEVER SaaS) einzuführen. Durch die \nsystematische Informationsverwaltung soll eine nachvollziehbare und transparente Geschäftstätig-\nkeit sichergestellt und dadurch Rechtssicherheit gewährleisten werden. Die vier zentralen Anforde-\nrungen an die Aktenführung (Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit der Unter-\nlagen) sollen durch ein benutzerfreundliches System unterstützt werden. \n \n\n2.2. Zielsetzungen \n\nGemäss den Zielsetzungen und IT-Strategie-Vorgaben der Stadtverwaltung Olten, wird eine Soft-\nware as a Service (SaaS) Lösung beschafft. \n\n2.2.1. System- und Produktziele \n\nMit der neuen GEVER Lösung sollen u. a. die folgenden System- und Produktziele auf der Abbil-\ndung 1 verfolgt werden: \n\nhttp://www.olten.ch/\nhttp://www.olten.ch/\n\n\n \n\n \n\n 6/33 \n\n \n\n \n\nAbbildung 1: System- und Produktziele \n\n  \n\n\n\n \n\n \n\n 7/33 \n\n2.2.2. Projektvorgehensziele \n\nDie Abbildung 2 hält die Ziele bezüglich des Vorgehens für die Einführung der GEVER SaaS Lö-\nsung fest. Diese sind für die erfolgreiche und strukturierte Einführung von zentraler Bedeutung. \n\n \n\nAbbildung 2: Projektvorgehensziele \n\n2.3. Begriffsdefinition GEVER \n\nGEVER ist die Abkürzung für elektronische Geschäftsverwaltung und umfasst die Ablaufsteuerung \n(Prozesse), die Aktenführung und die Geschäftskontrolle gemäss Abbildung 3. \n\n \n\nAbbildung 3: GEVER Definition \n\nDas GEVER System bildet den Lebenszyklus von Unterlagen gesamtheitlich ab. Wie in Abbildung \n\n4 ersichtlich, durchlaufen die Unterlagen drei Phasen der Aufbewahrung: Bearbeitungsphase (Ab-\n\nlage), Aufbewahrungsphase (Zwischenarchiv) und Archivierungsphase (Langzeitarchiv). \n\n\n\n \n\n \n\n 8/33 \n\n \n\nAbbildung 4: Lebenszyklus von Unterlagen \n\nIn Abbildung 5 sind zudem die Eingangskanäle für geschäftsrelevante Unterlagen abgebildet. \n\nTätigkeiten der Geschäftsverwaltung wie Entwurf, Abfertigung und Versand sowie Visum werden \n\ndurch aktuelle GEVER SaaS Lösungen funktional unterstützt. \n\n \n\nAbbildung 5: Prozess Geschäftsverwaltung \n\n2.4. Kontext \n\n2.4.1. Übersicht \n\nDie folgende Abbildung zeigt den Systemkontext mit relevanten Aspekten in Bezug auf die neue \nGEVER SaaS Lösung. Es sind die drei Kategorien Projekte/Vorhaben, Strategien/Vorgaben und \nApplikationen/Module/Ablagen dargestellt. Neben den Rechtsgrundlagen sind auch die Vorgaben \naus den Strategien und dem bestehenden Recordsmanagement zu berücksichtigen. Die aktuellen \nund geplanten Projekte/Vorhaben sind regelmässig mit dem GEVER SaaS Projekt abzustimmen. \nZu den Applikationen/Modulen/Ablagen ist die Integration sicherzustellen. \n\n\n\n \n\n \n\n 9/33 \n\n \n\n \n\nAbbildung 6: Kontext GEVER \n\n2.4.2. Rechtsgrundlagen \n\nDie Stadt Olten stützt sich auf fünf rechtliche Grundlagen im Bereich Öffentlichkeitsprinzip, Daten-\nschutz und Archivierung. Diese betreffend auch die Nutzung von Geschäftsverwaltungssystemen \nund sind in der Folge zusammenfassend erläutert: \n\nInformations- und Datenschutzgesetz vom 21.02.2001; InfoDG, BGS 114.4 \nInformations- und Datenschutzverordnung vom 10.12.2001; InfoDV, BGS 114.2 \nGemeindegesetz vom 16.02.1992; GG, BGS 131.1, insbesondere Abschnitt 3.1.1 und \n3.1.3§ 31 (Öffentlichkeitsprinzip), § 41 (Archiv) \nRichtlinie betreffend Öffentlichkeitsprinzip und Datenschutz vom 11.02.2002; SRO 13 \nReglement über Records Management und Archivierung vom 10.12.2012; SRO 116 \nGemäss https://www.bpuk.ch/bpuk/konkordate/ivoeb/ivoeb-2019 ist Solothurn im IVöB \n2019 beigetreten, das bedeutet die Beschwerdefrist beträgt 20 Tage \n\n2.4.3. Standards \n\nDie konsequente Nutzung von Standards wird eingefordert. Insbesondere sind die folgenden Stan-\ndards relevant:  \n\n• eCH-0002 RecordsManagement \n\n• eCH-0026 Records Management Policy \n\n• eCH-0038 Framework Records Management \n\n• eCH-0039 E-Government-Schnittstelle für Dossiers und Dokumente \n\n• eCH-0147 Nachrichtengruppe GEVER \n\n• eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle \n\n• eCH-0175 Modell des elektronischen Ablieferungsprozesses für Dossiers \n\n• ISO/IEC 14764 – Software Engineering - Software Life Cycle Processes - \nMaintenance \n\n \nInformationen für eCH-Standards: https://www.ech.ch/de/uebersicht-nach-ech-nummer \n\nhttps://www.bpuk.ch/bpuk/konkordate/ivoeb/ivoeb-2019\n\n\n \n\n \n\n 10/33 \n\n2.4.4. Systemumgebung und Anwendungen IST \n\nUntenstehend ist die aktuelle Systemumgebung der EWG Olten beschrieben. Die Anbieterin soll \nim Kapitel 8.2 ihres Angebots erläutern, wie die Integration der SaaS Lösung in die Systemumge-\nbung sichergestellt wird.  \n\n \nHost Umgebung \n4 Host, 96 VMs \nVMware ESXi, 7.0.3, VMware vSphere 7.03 \nVeeam Backup & Replication Enterprise, Version 11 \n\nCitrix Umgebung \nCitrix VDA (Virtual Delivery Agent) \nCitrix 1912 LTSR \nMicrosoft Windows Server 2012 R2 Standard \n(ab 01.10.2023, Microsoft Windows Server 2019 Standard) \nMicrosoft Edge, Version 103.x \nGoogle Chrome, Version 102.x \nIvanti Workspace Control, Version 10.7.10.0 \nMicrosoft Office Professional Plus 2016 (zukünftig Microsoft 365 E3) \n\nClient lokal: \nWindows 10 x64 \nMicrosoft Edge, Version 103.x \nCitrix Workspace 1912 \n\nEs ist aktuell keine IAM Lösung im Einsatz. Das aktuelle Zugriffs- und Benutzermanagement der \nEWG Olten auf on premise Lösungen ausgerichtet. Die Zugriffsrechte sind über AD (Active Direc-\ntory mit Konten und Berechtigungsgruppen gelöst. (Der IST-Prozess beim Eintritt eines Mitarbei-\ntenden ist in der Beilage [19] beispielhaft abgebildet.) \n\nExtranet: Aktuell ist in der EWG Olten das Extranet des Anbieters i-web, kombiniert mit einem Sit-\nzungsapp für die Darstellung auf i-pads in Einsatz (https://www.i-web.ch/de/produkte/behoerden-\nmanagement/extranet/). Die EWG Olten nutzt diese Lösung derzeit für die Stadtratssitzungen \n(Exekutive) mit derzeit 10 Usern (v.a. Exekutivmitgliedern). Das Extranet ist seit 8.2017 in Betrieb \nund weist zurzeit gegen 3000 Dokumente (Stadtratsgeschäfte) auf.  \n\n2.4.5. Migration \n\nAktuell geht die EWG Olten davon aus, dass für die Grundleistungen keine substanzielle Migration \nvon Dokumenten vom bestehenden Fileshare erfolgen. Zur Ablösung der bestehenden Extranet-\nLösung sollen die dort vorhandenen Dokumente und Metadaten in die GEVER SaaS Lösung mig-\nriert werden. Im Hinblick auf den Ausbau der GEVER SaaS Lösung auf die gesamte Verwaltung \nsoll im Rahmen der Option 1a ein Migrationskonzept erstellt werden, das die Migration der notwen-\ndigen Dokumente und Daten aus den bestehenden Ablagen (insbesondere Fileshare) in die GE-\nVER SaaS Lösung umfasst. \n\n2.5. Gegenstand der Ausschreibung \n\nDiese Ausschreibung umfasst die Beschaffung einer geeigneten Geschäftsverwaltungs-Software \ninkl. allen damit verbundenen Dienstleistungen der Anbieterin, um die geforderte Lösung vollum-\nfänglich zu realisieren und zu betreiben. Die Geschäftsverwaltungs-Software wird als eine Soft-\nware as a Service (SaaS) Lösung beschafft. \n\nhttps://www.i-web.ch/de/produkte/behoerdenmanagement/extranet/\nhttps://www.i-web.ch/de/produkte/behoerdenmanagement/extranet/\n\n\n \n\n \n\n 11/33 \n\nSämtliche für die Ausführung der Grundleistungen (Kapitel 2.9) notwendigen Dienstleistungen sind \nTeil des Auftrags. \n\nDie Anbieterin hat auch sämtliche als Optionen (Kapitel 2.10) bezeichneten Anforderungen zu offe-\nrieren. Welche Optionen in die Preisberechnung und Nutzenbewertung einbezogen werden, ist in \nKapitel 4 ersichtlich. Die EWG Olten behält sich vor, auch nur eine Auswahl der Optionen oder \nauch gar keine zu bestellen. \n\n2.6. Mengengerüst \n\nDas gewählte Vorgehen sieht vor, die Anzahl der Anwender/innen der GEVER SaaS Lösung für \n\ndie Grundleistungen tief zu halten. Erst in einem Ausbau soll GEVER SaaS Lösung auf die Ge-\n\nsamtverwaltung ausgedehnt werden. Die Anbieterin hat eine jährliche Pauschale pro Anwender/in \n\nfür die Nutzung der GEVER SaaS Lösung zu offerieren. Die kalkulatorische Anzahl User beträgt:  \n\n• Grundleistung (GL1b): 25 Anwender/innen \n\n• Ausbau 1 (OP1b): 200 Anwender/innen (100 Anwender/innen Verwaltung, 100 An-\n\nwender/innen Kommissionen und Parlament) \n\n• Ausbau 2 (OP2b): 300 Anwender/innen (200 Anwender/innen Verwaltung, 100 An-\n\nwender/innen Kommissionen und Parlament) \n\n2.7. Meilensteine \n\nDer grobe Zeitplan für die Umsetzung der Grundleistungen richtet sich nach den Vorgaben der \nEWG Olten.  \n\n• Die Anbieterin nimmt die Arbeiten nach dem geplanten Vertragsabschluss umgehend auf.  \n\n• Die Inbetriebnahme der Grundleistungen soll bis 30.09.2024 abgeschlossen sein. \n\n• Das Projekt (Grundleistungen) soll spätestens bis 31.12.2024 abgeschlossen sein. \n\n2.8. Übersicht der Leistungen \n\nDie nachfolgende Tabelle 1 zeigt in zusammengefasster Form, welche Leistungen mit der Anbiete-\nrin vereinbart werden. Die Leistungen werden in den folgenden Kapiteln genauer beschrieben. \n \n\n\n\n \n\n \n\n 12/33 \n\nID Leistungsgegen-\nstand \n\nUmfang Geplanter \nLeistungs- \nzeitraum1 \n\nArt der Ab-\ngeltung \n\nGewich-\ntung2 \n\nGrundleistungen (GL)  \n\nGL1 Projekt: Bereitstellung \nund Einführung der \nGEVER (SaaS) \n\nUmfang und Aufwendun-\ngen sind durch die Anbie-\nterin als Festpreis anzu-\nbieten. \n\n2023 - 2024 Festpreis 100 % \n\nGL2 Nutzung GEVER \n(SaaS) für 5 Jahre \n\n• Anwender*innen: 25  \n\n• Module G1 \n\n• Erbringung, Support \nWartung und Weiter-\nentwicklung der GE-\nVER SaaS Lösung \n\n2024 - 2028 Jahrespau-\nschale pro \nAnwender \n\n100 % \n\nOptionen (OP)  \n\nOP1a Weiterentwicklung \nAusbau 1 \n\nUmfang und Aufwendun-\ngen sind durch die Anbie-\nterin als Festpreis anzu-\nbieten. \n\n2024 - 2028 Festpreis 50 % \n\nOP1b Nutzung  \nUmfang 1 für 5 Jahre \n\n• Anwender/innen: 200 \n\n• Module G1 und \nOP1a \n\n• die Erbringung und \nden Support sowie \ndie Wartung und \nWeiterentwicklung \nder GEVER SaaS \nLösung \n\nab Produktivsetzung \nOP1a  \nfür 5 Jahre \n\nJahrespau-\nschale pro \nAnwender \n\n50% \n\nOP 2a Weiterentwicklung  \nAusbau 2 \n\nStundenpool: 3200 h 2025-2029 CHF / Stunde 30 % \n\nOP2b Nutzung  \nZusatzumfang 2 \n\n• Anwenderinnen: 300 \n\n• Module G1 und \nOP1a und OP2b" \n\nab Produktivsetzung \nOP2a  \nfür 5 Jahre \n\nJahrespau-\nschale pro \nAnwender \n\n30% \n\nOP 3 Verlängerung Nutzung \nSaaS Lösung um 7 \nJahre \n\nBerechnet aus Jahres-\npauschale pro Anwender \n(aus OP2b) \n\n• Anwender/innen: 300 \n\n2028-2034 Jahrespau-\nschale pro \nAnwender \n\n30% \n\nOP4 Grundleistungsnahe \nMehrleistungen \n\nBerechnetes Budget:  \n(20% \nGL1+OP1a+OP2a+OP2b\n+OP4) \n\n2028-2034 Berechnetes \nBudget \n\n30% \n\nOP 5 Ausserbetriebnahme Stundenpool: 1600 h 2023-2034 CHF / Stunde 30% \n\nTabelle 1: Übersicht Ausschreibungsgegenstand \n\n2.9. Grundleistungen \n\nDie nachfolgenden Unterkapitel bieten eine Übersicht über die verschiedenen Grundleistungen. \nDie zu erbringenden Leistungen werden in den folgenden Kapiteln genauer beschrieben. \n\n2.9.1. GL1 Projekt: Bereitstellung und Einführung der GEVER SaaS Lösung \n\nDie Grundleistung GL1 wird bei einem Zuschlag und Vertragsunterzeichnung fix abgerufen. Sie hat \nzum Zweck, die beschaffte GEVER SaaS Lösung an die Gegebenheiten der EWG Olten anzupas-\nsen, die Schnittstellen zu realisieren und die angepasste Lösung bereitzustellen und einzuführen. \nGL1 umfasst die Einführung der GEVER SaaS Lösung für ca. 25 Anwender/innen mit folgendem \nUmfang:  \n\n \n1\n Vorbehältlich Terminverschiebungen seitens Bedarfsstelle \n\n2\n Gewichtung für die Preisbewertung (Zuschlagskriterium 1) \n\n\n\n \n\n \n\n 13/33 \n\n• Prozesse Stadtratsgeschäft (F004.01 bis F004.03) in der Stadtkanzlei (gemäss Beilage \n[14]) \n\n• Dokument- und Recordsmanagement \n\n• Sitzungs- und Protokollverwaltung für den Stadtrat \n\n• Ablösung bestehendes Extranet für den Stadtrat \n\n• Integration Vorlagenmanagement-Tool (eigenes oder Drittprodukt) \n\n• Umsetzung Vorgaben zur Datenklassifizierung \n\n• Migration Dokumente aus der bestehenden Extranet-Lösung (Dokumente und Metadaten). \n \n\n2.9.1.1. Detailkonzept  \n\nDie Anbieterin konzipiert die GEVER SaaS Lösung gemäss den konkreten Anforderungen der \n\nEWG Olten. Die Detailkonzeption umfasst die folgenden Bereiche: \n\n \n\n• Aufnahme der Anforderungen  \n\n• Fachliche Konzeption \n\n• Technische Konzeption / Schnittstellenspezifikation \n \n\n2.9.1.2. Customizing / Realisierung \n\nDie Anbieterin passt die GEVER SaaS Lösung an die konkreten Anforderungen der EWG Olten \nan. Das Customizing umfasst u.a. die folgenden Bereiche:  \n\n \n\n• Einstellen von Stammdaten, spezifischen Einstellungen (Sprache, Währung) \n\n• Abbildung der betrieblichen Organisations-, Funktions- und Datenstrukturen (z.B. Rollen \nund Berechtigungen definieren, Benutzer anlegen und Rollen zuweisen etc.) \n\n• Abbilden des Registraturplans \n\n• Abbilden der Vorgaben zur Datenklassifizierung \n\n• Abbildung der betrieblichen Prozesse und Einrichten der Workflows \n\n• Integration des Vorlagemanagement-Tools \n\n• Erstellen der relevanten Vorlagen für Prozesse Stadtratsgeschäft (F004.01 bis F004.03) \n\n• Einrichtung von Schnittstellen \n \n\n2.9.1.3. Projektmanagement und -dokumentation \n\nDas Projekt wird mittels einer anerkannten Projektmanagementmethode geführt.  \nDie Anbieterin muss für die interne Projektabwicklung eine/n erfahrene/n Projektleiter/in, der/die \nschon mehrere in Art und Umfang vergleichbare Projekte geleitet hat. \nDie Projektleitung der Anbieterin informiert die Projektleitung der EWG Olten regelmässig (mindes-\ntens alle 2 Wochen) über den Projektfortschritt mittels Statusreport.  \nDie Anbieterin bestimmt einen Ansprechpartner auf Steuerungsebene.  \n\nDie Gesamtprojektleitung liegt bei der EWG Olten. Sie verlangt eine enge Zusammenarbeit \nmit der Anbieterin. Bei Bedarf findet die Zusammenarbeit physisch vor Ort statt. \n\n \nDie Erarbeitung der Detailzeitplanung für die Realisierung, Implementation, Migration und Inbe-\ntriebnahme liegt in der Verantwortung der Anbieterin und erfolgt in Zusammenarbeit mit der EWG \nOlten. Die Anbieterin macht einen Vorschlag für eine sinnvolle schrittweise, lernendes Vorgehen \ninnerhalb der Grundleistungen (gemäss Kapitel 4.4)  \nFolgende Dokumente in der Tabelle 2 müssen mit massgebender Mitwirkung der Anbieterin oder \nin deren Verantwortung erstellt werden: \n\nVerantwortlich: Die Erarbeitung der Ergebnisse unter Einhaltung der gesetzten Termine und Kos-\nten. \nMitwirkung: Review; Sicherstellung, dass Dokument mit Vorstellungen der EWG Olten resp. der \nAnbieterin übereinstimmt. \n\n\n\n \n\n \n\n 14/33 \n\n \nDokument Beschreibungen / Bemerkung Verantwortlich (V) \n\nMitwirkung (M) \n\nAuftrag-\nnehme-\n\nrin \n\nEWG  \nOlten  \n\nDetailkonzept Dokumentation der Anforderungen  \nFachliche Konzeption \nTechnische Konzeption \nSchnittstellenspezifikation \nMigrationsvorgehen \n\nV M \n\nEinführungskonzept Das Einführungskonzept beschreibt die Massnahmen \nund Organisation für die Einführung. Dazu gehören \nauch die Analyse und Planung der Massnahmen zur \nUnterstützung des Übergangs von der alten zur \nneuen Lösung. Im Einführungskonzept werden eben-\nfalls das Vorgehen für die Abnahme sowie die Ab-\nnahmekriterien geregelt. \n\nV M \n\nAnwendungshand-\nbuch / GEVER Leitfa-\nden  \n\nDas Anwendungshandbuch enthält alle Informatio-\nnen, die der Anwender der GEVER-Lösung braucht, \num es ordnungsgemäss zu bedienen und im Fall von \nProblemen richtig reagieren zu können (Supportpro-\nzess). \nDas Handbuch beschreibt zudem die Konfigurations-\nmöglichkeiten, die durch den Fachanwendungsadmi-\nnistrator selbst vorgenommen werden können. \n\nV M \n\nIntegrationskonzept  Das Integrationskonzept beschreibt, wie das IT-Sys-\ntem im Umfeld integriert wird.  \n\nV M \n\nTabelle 2: In GL1 enthaltene Projektdokumentationen \n\nAlle Dokumente sind in deutscher Sprache zu liefern. Alle in der Verantwortung der Anbieterin lie-\ngenden Dokumente werden mittels Review durch die EWG Olten abgenommen. Die Dokumente \nmüssen in elektronisch bearbeitbarer Form zu Verfügung stehen. Die Anbieterin erhält auf die Do-\nkumentation das uneingeschränkte Nutzungsrecht. Die Anbieterin hat die Aufwände für die Erstel-\nlung resp. Mitwirkung im Festpreis für die GL1 einzuberechnen.  \n \n\n2.9.1.4. Testing \n\nDie Anbieterin stellt die notwendigen Testszenarien zu Verfügung. Sie stellt Ressourcen für das \nTesting sicher und unterstützt die EWG Olten beim Testen der SaaS Lösung und deren Integration \n(inkl. Schnittstellen). Sobald das Customizing der Software abgeschlossen ist und die Anwendung \nbereit ist, wird der Anbieterin eine Testumgebung zur Verfügung gestellt. \n \n\n2.9.1.5. Migration \n\nDie Migration resp. Daten / Dokumentenübernahme gemäss Ziff. 2.4.5 ist Bestandteil des Projekts \nund ist durch die Anbieterin unter Mithilfe der EWG Olten zu erbringen. \n \n\n2.9.1.6. Inbetriebnahme und Schulung \n\nEs soll eine eintägige Schulung für Superuser in deutscher Sprache durchgeführt werden, welche \nneben den Hauptfunktionalitäten der zukünftigen Lösung zentral das Thema «Customizing und \nKonfiguration» behandelt. Weiter soll eine halbtägige Schulung für die Endanwender/innen durch-\ngeführt werden, wo die Hauptfunktionalitäten und Anwendungen vorgestellt werden. Die Anbieterin \nhat die Schulung durchzuführen und in ihrem Angebot zu berücksichtigen. Die Schulung findet in \nden Räumlichkeiten der EWG Olten statt.  \n\n\n\n \n\n \n\n 15/33 \n\nFür die Einführung stellt die Anbieterin eine definierte Ansprechperson und zeitnahen Support zur \nVerfügung. Die Anbieterin zeigt im Angebot auf, welche Massnahmen und Aufgaben aus ihrer \nSicht durchzuführen sind, um eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten (gemäss 4.4 Ka-\npitel 7).  \n\n2.9.2. GL2 Nutzung GEVER (SaaS) \n\nDie EWG Olten sucht mit der Anbieterin eine langfristige, verlässliche und leistungsfähige Partne-\nrin für die Erbringung und den Support sowie die Wartung und Weiterentwicklung der GEVER \nSaaS Lösung. Die GL2 beinhaltet die Bereitstellung der beschafften GEVER-Lösung als Software \nas a Service während 5 Jahren.  \n \n\n• Anwender/innen: 25 \n\n• Umfang: gemäss GL1 \n \nEs besteht keine Bezugspflicht für die GL2. Die GL1 muss durch die EWG Olten abgenommen \nsein, damit ein Übergang zur GL2 und die Unterzeichnung des Einzelvertrages möglich ist.  \n\n2.10. Optionen \n\nDie nachfolgenden Unterkapitel bieten eine Übersicht über die verschiedenen Optionen. Die zu er-\nbringenden, optionalen Leistungen werden in den folgenden Kapiteln genauer beschrieben. Die \nOptionen müssen durch die Anbieterin offeriert werden. \n\n2.10.1. OP1a Ausbau 1  \n\nDie EWG Olten möchte in der Lage sein, die GEVER SaaS Lösung über die Jahre für kundenspe-\nzifische Bedürfnisse weiterentwickeln zu lassen.  \n \nDas Angebot für OP1 soll folgendes enthalten: \n\n• den Rollout des Gesamtprozess Stadtratsgeschäft auf alle relevanten Direktionen  \n\n• die anforderungsgerechte Weiterentwicklung (Prozessunterstützung, Funktionalität, In-\ntegration) \n\n• Sitzungs- und Protokollverwaltung für Kommissionen \n\n• Integration mit Kollaborationslösung \n\n• Integration Stammdaten \n\n• Dokumentenablage (Handbücher, Richtlinien, etc.) \n\n• Migrationskonzept: Im Hinblick auf den Ausbau der GEVER SaaS Lösung auf die \nGesamte Verwaltung soll ein Migrationskonzept erstellt werden, das die Migration \nder notwendigen Dokumente und Daten aus den bestehenden Ablagen (insbeson-\ndere Fileshare) in die GEVER SaaS Lösung umfasst. \n\n \n\n2.10.1.1. Detailkonzept  \n\n• Gemäss 2.9.1.1 \n\n• Migrationskonzept \n \n\n2.10.1.2. Customizing / Realisierung \n\n• Gemäss 2.9.1.2 \n \n\n2.10.1.3. Projektmanagement und -dokumentation \n\n• Gemäss 2.9.1.3 \n \n\n\n\n \n\n \n\n 16/33 \n\n2.10.1.4. Testing \n\n• Gemäss 2.9.1.4 \n \n\n2.10.1.5. Inbetriebnahme und Schulung \n\n• Gemäss 2.10.1.5 \n\n2.10.2. OP1b Nutzung GEVER (SaaS) Ausbau 1 \n\nDie OP1b beinhaltet die Erbringung und den Support sowie die Wartung und Weiterentwicklung \nder GEVER SaaS Lösung als Software as a Service während 5 Jahren.  \n \n\n• Anwender/innen: 200 \n\n• Umfang: alle Module der GL1 und OP1a \n \n\nEs besteht keine Bezugspflicht für die OP1b. Die OP1a muss durch die EWG Olten abgenommen \nsein, damit ein Übergang zur OP1b und die Unterzeichnung des Einzelvertrages möglich ist.  \n\n2.10.3. OP2a Ausbau 2  \n\nDie EWG Olten möchte in der Lage sein, die GEVER SaaS Lösung schrittweise anforderungsge-\nreicht bezüglich Prozessunterstützung, Funktionalität und Integration auszubauen.  \nDie Anbieterin gibt im Preiseingabeblatt (Beilage [5]) den Stundensatz für die Weiterentwicklung \nan. Die Anbieterin wählt einen durchschnittlichen Stundensatz, unabhängig von der Rolle der aus-\nzuführenden Person. \n \n\n2.10.4. OP2b Nutzung GEVER (SaaS) Ausbau 2 \n\nDie OP2b beinhaltet die Erbringung und den Support sowie die Wartung und Weiterentwicklung \nder GEVER SaaS Lösung als Software as a Service während 5 Jahren. \n\n Anwender/innen: 300 \n\n•  Umfang: alle Module der GL1 und OP1a und zusätzlich: \n \n\n Modul zur Abbildung Prozess S001 Informationsbearbeitung (Digitaler Posteingang)  \n Modul Vertragsmanagement \n Modul zur Abbildung der elektronischen Archivierung \n Modul Datenaustauschplattform  \n Modul zur Publikation von GEVER Inhalten auf Website \n\n \n\n2.10.5. OP3 Verlängerung Nutzung GEVER (SaaS) um 7 Jahre \n\nDie OP3 beinhaltet die Erbringung und den Support sowie die Wartung und Weiterentwicklung der \nGEVER SaaS Lösung als Software as a Service während 7 Jahren.  \n \n\n• Anwender/innen: 300 \n\n• Umfang: Module G1 und OP1a und OP2b. \n \n\nEs besteht keine Bezugspflicht für die OP3.  \n\n \n\n2.10.6. OP4 Grundleistungsnahe Mehrleistungen \n\nFür grundleistungsnahe Mehrleistungen sieht die EWG Olten einen Kostenblock vor, um die  \n\n\n\n \n\n \n\n 17/33 \n\nbeschaffte GEVER (SaaS) Lösung durch zusätzliche Lösungskomponenten (inkl. Hard- und Soft-\nware) zu erweitern. Dieser Kostenblock beträgt 50 % des Preises für die Grundleistungen (GL1 \nund GL2). Der Preis resp. das Budget für OP2 wird basierend auf den angegebenen Preisen für \nGL1 und GL2 im Preisblatt (Beilage [5]) automatisch berechnet und ausgefüllt. \n\n2.10.7. OP5 Ausserbetriebnahme \n\nFür eine allfällige Ausserbetriebnahme der Lösung und die Migration der Daten in ein neues Sys-\ntem sieht die EWG Olten einen Stundenpool von insgesamt 2'500 Stunden vor. Die Anbieterin ver-\npflichtet sich, die EWG Olten bei der Ausserbetriebnahme nach bestem Wissen und Gewissen zu \nunterstützen. Es gilt der der gleiche durchschnittliche Stundensatz wie für OP1. Der Stundensatz \nfür OP4 wird basierend auf dem angegebenen Stundensatz für OP1 im Preisblatt (Beilage [5]) au-\ntomatisch übernommen. \n\n2.11. Bezugsregelung optionale Leistungen \n\nDie EWG Olten kann die Optionen ganz, teilweise oder gar nicht beziehen. Es besteht von Seiten \nEWG Olten keine Pflicht zum Bezug der Optionen und von Seiten Anbieterin kein Recht zur Leis-\ntungserbringung. \n \nDer Bezug der Optionen ist im Gever SaaS Vertragsentwurf (Beilage [9]) geregelt. \n\n2.12. Regelung zu Bereitstellung der beschafften GEVER-Lösung (Nutzung) \n\nGL2, OP1b, OP2b und OP3 beinhalten die Bereitstellung der beschafften GEVER-Lösung als Soft-\nware as a Service mit einer Jahrespauschale pro Anwenderin während der Mindestvertragsdauer. \n\n \nDie Mindestvertragsdauer für GL2, OP1b und OP2b beträgt 5 Jahre. \n \nDie Mindestvertragsdauer für OP3 beträgt 7 Jahre. \n \nDie Anbieterin verpflichtet sich während der Mindestvertragsdauer zur Leistungserbringung ge-\nmäss SLA Service Level Agreement GEVER SaaS (Beilage [11]). \n \nDie Anbieterin offeriert in Anwendung von Ziffer 10.1 AGB SIK 2020 für die Vertragsleistungen \neine Vergütung zu einem Festpreis (Jahrespauschale pro Anwenderin). Sämtliche Spesen, Abga-\nben und weitere Kosten (inkl. MwSt.) sind gemäss Ziffer 10.3 AGB SIK 2020 in der vereinbarten \nVergütung inbegriffen. \n \nDie Abrechnung der Leistungen (Rechnungsstellung durch die Auftragsnehmerin) erfolgt quartals-\nweise.  \n \nDie Anzahl Anwenderinnen und Anwender werden pro Quartal festgestellt (+/-).  \n \nDer Preis der Jahrespauschale pro Anwender ist während der Mindestvertragsdauer fest.  \n \nDanach sind jährliche Anpassung um den Anstieg des LIK gemäss Ziffer 10ff AGB SIK 2020 mög-\nlich. Relevant für die LIK-Basis ist das Datum der produktiven Inbetriebnahme. \n \nNach Ablauf der Mindestvertragsdauer ist die Kündigung gemäss Ziffer 31 AGB SIK 2020 geregelt. \n \nDie Kündigung hat schriftlich per Post und eingeschrieben zu erfolgen. \n \nLIK: Landesindex der Konsumentinnen \n\n\n\n \n\n \n\n 18/33 \n\n3. Zwingende Anforderungen: Teilnahmebedingungen, \nEignungskriterien \n\n3.1. Zwingende Anforderungen \n\nAlle wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Unternehmen, die die nachfolgenden Teilnahme-\nbedingungen, Eignungskriterien und die technischen Spezifikationen erfüllen, sind aufgerufen, ein \nAngebot in CHF zu unterbreiten. \n\n3.2. Erfüllung der zwingenden Anforderungen \n\nDie in den Beilagen [3] Eignungskriterien und [4] technische Spezifikation aufgeführten zwingen-\nden Anforderungen müssen vollständig und ohne Einschränkung oder Modifikation mit der Unter-\nbreitung des Angebotes erfüllt und nachgewiesen werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot \neingegangen.  \nDie Eignungskriterien werden anhand der Selbstdeklaration der Anbieterin überprüft. Die EWG Ol-\n\nten behält sich ausdrücklich vor, die Angaben gestützt auf Nachweise, welche von den entspre-\nchenden Behörden einverlangt werden können, zu verifizieren. \n \nDie in Beilagen [3] und [4] aufgeführten Muss-Anforderungen müssen vollständig, detailliert und \nklar verständlich formuliert und beantwortet sein.  \nFehlende Angaben haben zur Folge, dass das Angebot nicht berücksichtigt wird. \nWo verlangt, sind die entsprechenden Dokumente und Nachweise beizulegen. Allfällige Referen-\nzierungen auf weiterführende Unterlagen sind erlaubt, müssen jedoch exakt auf die relevanten \nTextabschnitte/-stellen der Unterlagen verweisen. Ist eine Anforderung in Einzelpunkte unterglie-\ndert, muss auf all diese Einzelpunkte detailliert eingegangen werden.  \n\nDie EWG Olten behält sich vor, die von Seiten der Anbieterin im Angebot aufgeführten Dokumen-\ntationen und/oder referenzierten Informationen inhaltlich zu verifizieren und bei Bedarf von der An-\nbieterin dazu zusätzliche Informationen einzufordern. Sind die Antworten nicht nachvollziehbar \noder unverständlich, die geforderten Angaben oder Unterlagen nicht vorhanden oder mangelhaft, \nso kann dies zu einer tieferen Bewertung der Antwort der Anbieterin führen. \n \n\n4. Zuschlagskriterien \n\n4.1. Übersicht \n\nDer Zuschlag erfolgt auf das – unter Berücksichtigung der Anwendungshilfe für eine nachhaltige \nBeschaffungspraxis in der Stadt Olten – wirtschaftlich günstigste Angebot. Die Wirtschaftlichkeit \nwird bestimmt durch die folgenden, gewichteten Kriterien:  \n\nKriterien Kriterien-Gewicht Max. Punkte \n\nZK1: Preis 35% 3’500 \n\nZK2: Erfüllung Kann-Anforderungen 20% 2’000 \n\nZK3: Angebotsbeschreibung 20% 2’000 \n\nZK4: Referenzen 15% 1’500 \n\nZK5: Anbieterinnenpräsentation 10% 1’000 \n\n\n\n \n\n \n\n 19/33 \n\nTabelle 3: Zuschlagskriterien \n\nFehlende Angaben im Angebot, welche zur Beurteilung des Zuschlags notwendig sind werden mit \nnull Punkten bewertet.  \n\n4.2. ZK1 Preis \n\nBewertet wird pro Angebot der massgebliche Gesamtpreis für die Punktevergabe. Dieser wird wie \nfolgt berechnet: \n\nMassgeblicher Gesamtpreis für Bewertung = \nGewichtete Gesamtkosten des ausgeschriebenen Beschaffungsvolumens  \n(Grundleistungen + gewichtete Optionen) \n \n\nAlle Werte, die in der Brandbreite von 50 % liegen, erhalten Punkte (lineare Interpolation zwi-\nschen 100 % und 150 %). Alle Werte, die den tiefsten Wert um mehr als 50 % überschreiten, er-\nhalten 0 Punkte. Alle Angebote, welche gemäss Formel ein Resultat unter 0 ergeben, werden mit 0 \nPunkten bewertet (keine Minuspunkte). \n\nFormel zur Berechnung des Preises: \n\nM = Maximale Punktezahl \nP = Preis des zu bewertenden Angebots \nPmin = Preis des tiefsten zulässigen Angebots \nPmax = Preis, bei welchem die Preiskurve den Nullpunkt schneidet (Pmin * 150 %) \n\n \n\nVergabewert für die Beschaffung wird berechnet aus dem ungewichteten Total aus den Projektleis-\ntungen für die Grundleistung und die Optionen (GL1, OP1a, OP2a), der Nutzung für 5 Jahre aus \ndem Ausbau 2 (OP2b) und den Optionen zur Verlängerung der Nutzung um 7 Jahre (OP3), der be-\nrechneten Option für Grundleistungsnahe Nebenleistungen (OP4) und der Option für die Ausser-\nbetriebsnahme (OP5).  \n\n4.3. ZK2 Erfüllung Kann-Anforderungen \n\nIn der Excel-Mappe Anforderungen (Beilage [6]) ist die Erfüllung der Kann-Anforderungen durch \ndie Anbieterin zu deklarieren. Die Erfüllung der Kann Kriterien werden mit «erfüllt» (3 Punkte), \n«teilweise erfüllt» (1 Punkt) oder «nicht erfüllt» (0 Punkte) bewertet. 2000 Punkte sind maximal er-\nreichbar. Die Punkte werden linear verteilt.  \nFormel zur Berechnung der Erfüllung der Kann-Anforderungen:  \n\nPunkte = (gewichtete Anzahl erfüllte Kann-Anforderungen / gewichtete Gesamtzahl Kann-Anforde-\nrungen) * 2000 \n\n4.4. ZK3 Angebotsbeschreibung \n\nDie Offerte muss die nachfolgenden Kapitel gemäss Tabelle 4 umfassen. Jedes Kapitel bzw. \nThema muss separat behandelt werden. Die Reihenfolge bzw. die Nummerierung ist zu \n\nTotal der zu erreichenden Punkte 100% 10’000 \n\n(Pmax – P) \n\nPunkte = M x \n\n(Pmax – Pmin \n\n\n\n \n\n \n\n 20/33 \n\nübernehmen (auch für die elektronischen Verzeichnisse, wo möglich und sinnvoll). Die Anbieterin \nkann in der Offerte Querverweise einbringen, welche auf Detailbeschreibungen und Zusatzinfor-\nmationen hinweisen. Weitere Unterlagen und Informationen können im Anhang beigefügt werden.  \n \nDie EWG Olten vergibt je nach Grad der Erwartungsabdeckung die Note3 0, 1, 3 oder 5. Diese No-\nten werden in entsprechende Punktwerte umgerechnet. \n\n \n3\n Skala für Benotung: 0 = schlecht, 1 = genügend, 3 = gut, 5 = sehr gut, übertrifft die Erwartungen \n\n\n\n \n\n \n\n 21/33 \n\nKapitel Inhalt Max Punkt-\nzahl \n\n1 Kurzportrait der Anbieterin (max. 2 A4-Seiten Beschrieb und/oder Bilder, nicht bewer-\ntet) \n\nDie Anbieterin stellt ihr Unternehmen und allfällige Subunternehmen kurz vor (Unterneh-\nmensstruktur, Produkt- und Leistungsportfolio, Geschäftsfelder, Kunden etc.). \n\n0 \n\n2 Management Summary (max. 1 A4-Seite Beschrieb und/oder Bilder, nicht bewertet) \n\n• Die Anbieterin fasst ihren Lösungsvorschlag prägnant zusammen. \n\n• Wie löst die Lösung die Bedürfnisse der EWG Olten? \n\n• Wie stellt die Anbieterin sicher, dass die Anforderungen erfüllt werden?  \n\n0 \n\n3 Aufbau des Standardprodukts (max. 4 A4-Seiten Beschrieb und/oder Bilder) \n\n• Die Anbieterin beschreibt den technologischen Aufbau, die Leistungsmerkmale, \ndie Funktionsweise sowie die IT-Architektur des Standardprodukts (schemati-\nsche Darstellung des Gesamtaufbaus der zukünftigen Lösung inkl. Schnittstel-\nlen).  \n\n• Die zukünftige Lösung kann durch die Anbieterin in Subkomponenten (Module) \nunterteilt werden. Diese Unterteilung muss offengelegt werden. Insbesondere \nmuss aufgezeigt werden, bei welchen Komponenten es sich um Standardkom-\nponenten handelt und ob für einzelne Funktionalitäten Weiterentwicklungen am \nStandardprodukt vorgenommen werden müssen. Eingesetzte Drittprodukte und \nderen Einbindung in die Lösung müssen ebenfalls aufgezeigt werden. Dabei sind \nspeziell lizenzpflichtige oder aus dem Open Source-Bereich stammende Kompo-\nnenten auszuweisen. \n\n• Wie erfolgen Integrationen mit Umsysteme und Fachanwendungen?  \n\n100 \n\n4 Produktlebenszyklus des Standardproduktes (max. 2 A4-Seiten Beschrieb und/oder \nBilder) \n\n• Wie wurde das Produkt in den letzten 5 Jahren weiterentwickelt? Um welche \nFunktionen wurde das Standardprodukt erweitert?  \n\n• Wie viel Prozent der Einnahmen wurden in den letzten 5 Jahren durchschnittlich \nin die Weiterentwicklung des Produkts investiert?  \n\n• Um welche Funktionen wird das Standardprodukt in den nächsten 3 Jahren vo-\nraussichtlich erweitert?  \n\n• Beschreibung des Change- und Releasemanagements \n\n200 \n\n5 Projektorganisation, Vorgehens- und Terminplan (max. 2 A4-Seiten Beschrieb \nund/oder Bilder) \n\n• Die Anbieterin beschreibt die Projektorganisation (inkl. Namen)  \n\n• Die Anbieterin beschreibt den groben Vorgehens- und Terminplan.  \n\n• Wie sieht die Projektorganisation aus, welche Personen werden in welchen Rol-\nlen eingesetzt?  \n\n• Welches sind die einzelnen Vorgehensschritte und deren Ergebnisse und zu \nwelchem Zeitpunkt sollen diese erfolgen?  \n\n• Welche Leistungen müssen durch die EWG Olten erbracht werden?  \n\n• Was sind die Risiken aus Sicht der Anbieterin und welche Massnahmen zur Risi-\nkominderung sollten hierfür ergriffen werden? \n\n100 \n\n6 Einführungsvorgehen und Einführungsorganisation (max. 2 A4-Seiten Beschrieb \nund/oder Bilder) \n\n• Die Anbieterin beschreibt das Einführungsvorgehen und die Einführungsorgani-\nsation.  \n\n• Wie werden die Mitarbeitenden der EWG Olten geschult?  \n\n• Wie laufen die Inbetriebnahme und Migration der bisherigen Daten ab? \n\n \n\n100 \n\n7 Betriebs- und Support (max. 2 A4-Seiten Beschrieb und/oder Bilder) \n\n• Die Anbieterin beschreibt ihre Betriebs- und Supportorganisation.  \n\n• Welches sind die häufigsten Supportfälle?  \n\n• Wie stellt die Anbieterin sicher, dass der Betrieb möglichst ohne Unterbrüche \nund einwandfrei funktioniert? \n\n• Beschreibung der angebotenen Datenstandorte.  \n\n• Beschreibung der getroffenen Schutzvorkehrungen. \n \n\n300 \n\n\n\n \n\n \n\n 22/33 \n\n8 Detaillierte Lösungsbeschreibung (pro Unterkapitel max. 2 A4-Seiten Beschrieb \nund/oder Bilder) Folgende Aspekte werden bewertet: \n\n• 8.1 Vorlagenmanagement \no Beschreibung des Vorlage-Management-Werkzeugs \no Beschreibung der Integration in die GEVER Lösung \no Beschreiben Lebenszyklus einer Vorlage (Erstellung bis Löschung) mit \n\nErläuterung, wie und durch wen die Vorlagen erstellt und bearbeitet wer-\nden können. \n\n• 8.2 Sichere Zugangsarchitektur  \no Beschreibung der Integration in die Systemumgebung, Beschreibung der \n\nKomponenten für eine sichere Architektur und Zugriffs- und Benutzerma-\nnagement. Nennung der Rahmenbedingungen, die seitens EWG Olten \nsichergestellt sein müssen. Insbesondere Zugang / Benutzerverwaltung / \nAD / SSO.  \n\no Nachweis, dass ein mit M365 kompatibles SSO unterstützt wird \no Benennung mind. 1 Kundenreferenz, wo die Integration realisiert wurde. \n\n• 8.3 Integration O2016 / O365  \no Beschreiben des Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis \n\nzur Archivierung und benennen der Integrationspunkte zwischen Office \n2016 und GEVER  \n\no Beschreiben des Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis \nzur Archivierung und benennen der Integrationspunkte zwischen M365 \nund GEVER  \n\n• 8.4 Integration e-Signatur  \no Beschreibung der Integration einer e-Signaturlösung in die GEVER Lö-\n\nsung  \n\n• 8.5 Anwendungsfälle / Usability  \no Beschreiben der folgenden gängigen Use Cases und Erläuterung wie die \n\neinfache Handhabung dabei sichergestellt ist.  \n▪ Anmeldung (mit 2. Faktor) \n▪ Ablage eines Dokuments  \n▪ Eröffnung eines Dokuments \n▪ Überführung eines Dokuments mit Anhängen in ein neues Dos-\n\nsier \n▪ Anwendungsfall Stadtratsgeschäft aus Sicht Verwaltung (Ge-\n\nschäftsanmeldung, Sitzungsorganisation, Beschluss) und Mög-\nlichkeiten der Workflowsteuerung \n\n▪ Anwendungsfall Stadtratsgeschäft aus Sicht Stadtratsmitglied \n(Sitzungsvorbereitung, Sitzungsdurchführung, Sitzungsnachbe-\nreitung) \n\n▪ Anwendungsfall Mitbericht  \n\n• 8.6 Archivierung  \no Beschreibung der Bereitstellung der Dokumente für die Archivierung.  \n\n▪ Konvertierung und Überführung der Dokumente in ein taugliches \nArchivierungsformat mit der Berücksichtigung Primär- und Meta-\ndaten \n\n1200 \n\n9 Erläuterungen (Verweise und Detailbeschreibungen aus ZK02 (nicht bewertet) \n\n• Bei Bedarf können hier detaillierte Ausführungen ZK1 bis ZK4 dokumentiert werden. Es \nmuss ein klarer Bezug zu den ZK hergestellt werden.   \n\n0 \n\nTotal  Punkte  2000 \n\nTabelle 4: Angebotsstruktur \n\n4.5. ZK4 Referenzen \n\nDie Anbieterin muss in ihrem Angebot 3 Kundenreferenzen aus vergleichbaren Projekten beilegen. \nDiese müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:  \n \n\n• Die Inbetriebnahmen dürfen nicht länger als vier Jahre zurückliegen (Datum Inbetriebnahme \nliegt zwischen 01.10.2018 und 01.10.2022) \n\n• Mindestens zwei Projekte müssen in der Schweiz realisiert worden sein \n\n• Mindestens zwei Projekte müssen als SaaS realisiert worden sein  \n\n\n\n \n\n \n\n 23/33 \n\n• Der Umfang des Auftrags (Projekt und Betrieb) muss mindestens CHF 200'000 betragen \n\n• Die Lösung ist weiter im produktiven Einsatz als GEVER-Lösung \n\n \nEine Referenz gilt als vergleichbar, wenn in den Referenzprojekten \n\n• die Anbieterin einen wesentlichen Beitrag bei deren Realisierung geleistet hat  \n\n• das eingesetzte Geschäftsverwaltungssystem eine vergleichbare Lösung / vergleichbare Mo-\ndule beinhaltet \n\n• eine vergleichbare Nutzerzahl, wie im vorliegenden Projekt vorliegt (> 50 Nutzer) \n\n• Das Projekt eine vergleichbare Implementierungsdauer aufweist (> 12 Monate) \n\n \nDie EWG Olten bewertet die Angaben zu den Referenzprojekten und vergibt je nach Grad der Er-\nwartungsabdeckung die Note4 0, 1, 3 oder 5. Diese Noten werden in entsprechende Punktwerte \numgerechnet. Die EWG Olten behält sich vor, die Kontaktpersonen der Referenzen zu kontaktie-\nren und die Referenz zu verifizieren.   \n \nOhne Einwilligung darf die Anbieterin die Kontaktperson nicht als Referenz angeben. Die Anbiete-\nrin muss die Referenzen vollständig und wahrheitsgetreu ausfüllen. Die genannte Kontaktperson \nmuss erreichbar sein (bei Ferienabwesenheiten sind entsprechende Stellvertreter zu nennen). Es \nist die Vorlage der Beilage [7] zu verwenden. \n  \n\n \n4\n Skala für Benotung: 0 = schlecht, 1 = genügend, 3 = gut, 5 = sehr gut, übertrifft die Erwartungen \n\n\n\n \n\n \n\n 24/33 \n\n \n\n4.6. ZK5 Anbieterinnenpräsentation \n\nAnbieterinnenpräsentationen werden nur mit den denjenigen Anbieterinnen durchgeführt, welche \ndie Eignungskriterien sowie die technischen Spezifikationen erfüllen und nach der Bewertung der \nZuschlagskriterien ZK 1, ZK 2, ZK 3 und ZK 4 rechnerisch eine Chance auf den Zuschlag haben. \nDie EWG Olten behält sich vor, die drei bestplatzierten Anbieterinnen zur Anbieterinnenpräsenta-\ntion einzuladen, welche die höchste Punktezahl erreichen. Sollte sich mit einer 4. Anbieterin die \nerteilte Punktezahl nicht signifikant von den drei bestplatzierten Anbieterinnen unterscheiden, dann \nkann die EWG Olten auch die vier bestplatzierten Anbieterinnen zur Anbieterinnenpräsentation \neinladen. \nDie Einladung entsprechender Anbieterinnen zur Präsentation erfolgt schriftlich. Die nicht eingela-\ndenen Anbieterinnen erhalten keinen Zwischenentscheid, ihnen wird die Zuschlagsverfügung samt \nBegründung nach Abschluss der Evaluation zugestellt.  \nDie Anbieterinnenpräsentationen werden voraussichtlich vom 25. April 2023 bis 26. April 2023 \nvor Ort in Olten stattfinden. Sie dauern maximal 90 Minuten. Die offerierten Schlüsselpersonen \nmüssen an der Präsentation anwesend sein und einen bedeutenden Teil der Präsentation bestrei-\nten.  \n \nDer Ablauf der Anbieterinnenpräsentation gliedert sich in nachfolgende Traktanden, wobei sich die \nEWG Olten vorbehält, allfällige Anpassungen vorzunehmen, welche im Rahmen der Einladung zur \nPräsentation der Anbieterin schriftlich mitgeteilt werden: \n \n\nThema Dauer \n(Minuten) \n\nPräsentation der Anbieterin \n Vorstellung der Firma und allfälliger Subunternehmer  \n Vorstellung der anwesenden Vertreter/innen \n\n5 \n\nZusammenfassung des Angebots 5 \n\nPräsentation Projektvorgehen / Projektorganisation / Team 10 \n\nPräsentation Produkt / Lösung 10 \n\nPause 5 \n\nLive Lösungsdemonstration der folgenden Anwendungsfällen \n▪ Anmeldung (mit 2. Faktor) \n▪ Ablage eines Dokuments  \n▪ Eröffnung eines Dokuments \n▪ Überführung eines Dokuments mit Anhängen in ein neues \n\nDossier \n▪ Anwendungsfall Stadtratsgeschäft aus Sicht Verwaltung \n\n(Geschäftsanmeldung, Sitzungsorganisation, Beschluss) \nund Möglichkeiten der Workflowsteuerung \n\n▪ Anwendungsfall Stadtratsgeschäft aus Sicht Stadtratsmit-\nglied (Sitzungsvorbereitung, Sitzungsdurchführung, Sit-\nzungsnachbereitung) \n\n▪ Anwendungsfall Mitbericht  \n▪ Anwendungsfall mit hohem Nutzenpotential (nach Wahl der \n\nAnbieterin) \n\n40 \n\nFragen  15 \n\nTabelle 5: Ablauf Anbieterinnenpräsentationen \n\nDie Anbieterinnenpräsentationen werden gemäss den folgenden Punkten (Total 1'000 Punkte) be-\nwertet. Folgende Aspekte werden bewertet: \n\nQualität der Präsentation  \nTeam / Kompetenz  \nBewertung der Lösungsdemonstration Anwendungsfälle:  \nEinfache und zielführende Umsetzung  \n\n\n\n \n\n \n\n 25/33 \n\nModerne Benutzeroberfläche  \nIntuitive und einfache Navigation  \nQualität und Ausführlichkeit der Fragenbeantwortung \n\n \nDie EWG Olten vergibt je nach Grad der Erwartungsabdeckung die Note5 0, 1, 3 oder 5. Diese No-\nten werden in entsprechende Punktwerte umgerechnet. \n \nDie EWG Olten behält sich das Recht vor, die Zuschlagskriterien ZK 1 ZK4 aufgrund der gewonne-\nnen Erkenntnisse der Anbieterinnenpräsentationen neu zu beurteilen.  \n  \n\n \n5\n Skala für Benotung: 0 = schlecht, 1 = genügend, 3 = gut, 5 = sehr gut, übertrifft die Erwartungen \n\n\n\n \n\n \n\n 26/33 \n\n5. Evaluation \n\n5.1. Evaluationsphasen \n\nFolgende Schritte erfolgen bis zum Zuschlagsentscheid: \n\nMeilenstein Termin \n\nPublikation simap.ch Montag, 9. Januar 2023 \n\nEinsendeschluss für Fragen Mittwoch, 1. Februar 2023 \n\nBeantwortung der Fragen  Freitag, 17. Februar 2023 \n\nFrist für die Einreichung des Angebotes  Dienstag, 14. März 2023 \n\nDefinitive Einladung zur Angebotsprä-\nsentation  \n\nFreitag, 7. April 2023 \n\nAngebotspräsentationen Dienstag, 25. April 2023 \n\nMittwoch, 26. April 2023 \n\nAllfällige Angebotsbereinigung Freitag, 5. Mai 2023 \n\nZuschlag Freitag, 12. Mai 2023 \n\nBeschwerdefrist 20 Tage ab individueller Zustellung des Vergabe-\nentscheides \n\nVertragsabschluss Nach Ablauf der Beschwerdefrist \n\nTabelle 6: Evaluationsphasen \n\n6. Strukturvorgaben und Inhalt des Angebots \n\n6.1. Allgemeines \n\nIm Interesse einer fairen und schnellen Evaluation hat sich die Anbieterin zwingend an folgenden \nAufbau ihres Angebotes zu halten. \n\n\n\n \n\n \n\n 27/33 \n\n6.2. Gliederung des Angebots \n\nGriff Inhalt Referen-\nzierte  \nBeilagen \n\n1.  Selbstdeklaration [1] \n\n2.  Deckblatt [2] \n\n3.  Eignungskriterien [3] \n\n4.  Technische Spezifikation [4] \n\n5.  Preiseingabeblatt [5] \n\n6.  Anforderungskatalog (Erfüllung Kann-Anforderungen) [6] \n\n7.  Angebotsbeschreibung (vgl. Kapitelstruktur) Kapitel 4.4 \n\n8.  Firmenreferenzen [7] \n\n9.  Qualifikation Mitarbeitende [8] \n\n10.  Nachweise \n\n• Lebenslauf/Diplome \n\n• Schriftliche Akzeptanz SLA Gever SaaS \n\n• Schriftliche Akzeptanz AGB Auslagerung Informatikleistungen \n\n• Selbstdeklarationsblatt \n\n• Qualitätszertifikat \n\n• Deutsch C1 Diplom (falls Deutsch nicht Muttersprache ist) \n\n• Betreibungsregisterausweis der letzten 3 Jahre \n\n• Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate) \n  \n\n[3] \n\n11.  ISO Zertifizierungen (optional) [6] \n\n12.  Preisblätter zur Aufschlüsselung der Pauschalen nach Modulen, Leistungen. [5] \n\n13.  Preisblätter zur Aufschlüsselung der Festpreise nach Phasen. [5] \n\nTabelle 7: Gliederung des Angebots \n\n7. Administratives \n\n7.1. Leistungsbezügerin \n\n7.1.1. Offizieller Name und Adresse der Leistungsbezügerin \n\n \n\nStadtverwaltung Olten \nHerr Markus Dietler \nDornacherstrasse 1 \n4601 Olten \n\nE-Mail markus.dietler@olten.ch \n \n\n7.1.2. Angebote sind an folgende Adresse zu schicken \n\nStadtverwaltung Olten \nHerr Markus Dietler \n\nVermerk: Ausschreibung GEVER \nDornacherstrasse 1 \n4601 Olten \n\nEmail: GEVER@Olten.ch \n\nBetreff: Ausschreibung GEVER \n\nmailto:GEVER@Olten.ch\n\n\n \n\n \n\n 28/33 \n\n7.1.3. Gewünschter Termin für schriftliche Fragen \n\n01.02.2023 \n\nBemerkungen:  \nFalls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese anonymisiert ins Fra-\ngeforum auf www.simap.ch stellen. \nZu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden.  \nDie Anbieterinnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert \nsind. \n\n7.1.4. Frist für die Einreichung des Angebotes  \n\n14.04.2023 \n\nFormvorschriften: \nDas vollständige Angebot (vgl. Vorgaben im Kapitel 6) ist bis spätestens 14.03.2023 in zweifacher \nAusführung (einmal in Papierform und einmal in elektronischer Form per E-Mail) an die unter Kapi-\ntel 7.1.2 aufgeführte Adresse zuzustellen. \n\nBitte beachten Sie, dass einerseits die gesamte Offerte im E-Mail enthalten sein muss und ande-\nrerseits die Dokumente im E-Mail mit der Papierversion identisch sein müssen. \n\nBei Einreichung auf dem Postweg: \nMassgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der \nSendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Post-\nstelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur \nliegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe bei der Anbieterin. \n\nBei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der \nSchweiz im Ausland:  \nAusländische Anbieterinnen können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabe-\ntermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer \ndiplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind \ndabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am \nAbgabetermin per E-Mail an die unter Kapitel 7.1.2 aufgeführte Adresse zu senden. \n\nDie Anbieterin hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung si-\ncherzustellen. \nZu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den An-\nbieterinnen zurückgesandt. \n \n\n7.1.5. Art der Leistungsbezügerin \n\nStadtverwaltung Olten, Kanton Solothurn \n \n\n7.1.6. Verfahrensart \n\nOffenes Verfahren \n\n7.1.7. Auftragsart \n\nDienstleistungsauftrag  \n\n7.1.8. Gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag \n\nJa \n\nhttp://www.simap.ch/\nhttp://www.simap.ch/\n\n\n \n\n \n\n 29/33 \n\n7.2. Beschaffungsobjekt \n\n7.2.1. Art des Dienstleistungsauftrages \n\nLizenz (SaaS) \n\n7.2.2. Ort der Dienstleistungserbringung \n\nProjekt: Olten / Fernzugriff \nBetrieb: SaaS \n \n\n7.2.3. Laufzeit des Vertrags \n\n02.06.2023 – 31.12.2028 für den Grundauftrag \n01.01.2029 – 31.12.2034 für die optionale Verlängerung \n \n\n7.2.4. Aufteilung in Lose \n\nNein \n\n7.2.5. Werden Varianten zugelassen? \n\nNein.  \n\n7.2.6. Werden Teilangebote zugelassen? \n\nNein \n\n7.2.7. Ausführungstermin \n\nBeginn: Juni 2023, Ende: Dezember 2028 \n\n7.3. Bedingungen \n\n7.3.1. Kautionen/Sicherheiten \n\nKeine \n\n7.3.2. Zahlungsbedingungen \n\n30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung \nmittels E-Rechnung vorausgesetzt. \n\nInformationen der Bundesverwaltung zur E-Rechnung finden Sie auf folgender Webseite: \nhttp://www.e-rechnung.admin.ch/index.php  \n \n\n7.3.3. Einzubeziehende Kosten \n\nAlle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF) und exkl. MwSt. auszuweisen. Der Preis exkl. \nMwSt. beinhaltet insbesondere Versicherung, Spesen, Sozialabgaben, Transport und Zoll etc. \n \n\nhttp://www.e-rechnung.admin.ch/index.php\n\n\n \n\n \n\n 30/33 \n\n7.3.4. Bietergemeinschaften \n\nNicht zugelassen. \n \n\n7.3.5. Subunternehmer \n\nZugelassen. Zieht die Anbieterin zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt sie die \nGesamtverantwortung. Sie führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rol-\nlen auf. \n \n\n7.3.6. Mehrfachbewerbung von Subunternehmer \n\nMehrfachbewerbungen von Subunternehmern sind zugelassen. \n \n\n7.3.7. Vergütung für die Offerte / Präsentation \n\nEs wird keine Vergütung geleistet. \n \n\n7.3.8. Sprachen für Angebote \n\nDeutsch \n \n\n7.3.9. Gültigkeit des Angebots \n\n180 Tage ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote. \n \n\n7.3.10. Sprache der Ausschreibungsunterlagen \n\nAusschreibungsunterlagen sind in deutscher Sprache erhältlich. \n \n\n7.3.11. Verfahrenssprache  \n\nDas vorliegende Beschaffungsverfahren wird in deutscher Sprache geführt. Dies bedeutet, dass \nalle Äusserungen seitens der EWG Olten mindestens in dieser Sprache erfolgen.  \n \n\n7.4. Andere Informationen \n\n7.4.1. Voraussetzung für nicht dem WTO-Abkommen angehörige Länder \n\nKeine \n\n7.4.2. Prüfung und Bereinigung der Angebote \n\nDie Prüfung der Angebote erfolgt gemäss Art. 38 BöB. Eine Bereinigung der Angebote erfolgt aus-\nschliesslich unter den Voraussetzungen und nach Massgabe von Art. 39 BöB sowie auf explizite \nAufforderung der EWG Olten hin. \n\n\n\n \n\n \n\n 31/33 \n\n7.4.3. Geheimhaltung \n\nDie Parteien behandeln alle Tatsachen und Informationen vertraulich, die weder offenkundig noch \nallgemein zugänglich sind. Im Zweifelsfall sind Tatsachen und Informationen vertraulich zu behan-\ndeln. Die Parteien verpflichten sich, alle wirtschaftlich zumutbaren sowie technisch und organisato-\nrisch möglichen Vorkehrungen zu treffen, damit vertrauliche Tatsachen und Informationen gegen \nden Zugang und die Kenntnisnahme durch Unbefugte wirksam geschützt sind.  \n\nKeine Verletzung der Geheimhaltungspflicht liegt vor bei der Weitergabe vertraulicher Informatio-\nnen durch die EWG Olten innerhalb des eigenen Unternehmens oder an beigezogene Dritte. Für \ndie Anbieterin gilt dies, soweit die Weitergabe für die Vertragserfüllung erforderlich ist oder Bestim-\nmungen des Vertrages konzernintern weitergegeben werden.  \n\nOhne schriftliche Einwilligung der EWG Olten darf die Anbieterin mit der Tatsache, dass eine Zu-\nsammenarbeit mit der EWG Olten besteht oder bestand, nicht werben und die EWG Olten auch \nnicht als Referenz angeben. \n\nDie Parteien überbinden die Geheimhaltungspflicht auf ihre Mitarbeitenden, Subunternehmer, Unterlieferan-\nten sowie weitere beigezogene Dritte. \n\n \n \n\n7.4.4. Genehmigungsvorbehalt \n\nDie Vergabe erfolgt unter Vorbehalt der Genehmigung des entsprechenden Kredits durch die zu-\nständigen Organe der EWG Olten. \n  \n\n\n\n \n\n \n\n 32/33 \n\nA. Anhang \n\nA.1. Abkürzungen und Begriffe \n\nAbkürzung Beschreibung \n\nCloud / Cloud \nComputing \n\nCloud Computing bezeichnet das dynamisch an den Bedarf angepasste Anbieten, Nutzen und \nAbrechnen von IT-Dienstleistungen über ein Netz. Angebot und Nutzung dieser Dienstleistungen \nerfolgen dabei ausschliesslich über definierte technische Schnittstellen und Protokolle. Die im \nRahmen von Cloud Computing angebotenen Dienstleistungen umfassen das komplette Spektrum \nder Informationstechnik und beinhalten Infrastrukturen (Rechenleistung, Speicherplatz), Plattfor-\nmen und Software. \n\nCloud-Modelle In einer Private Cloud wird die Cloud-Infrastruktur nur für eine Institution betrieben. Sie kann von \nder Institution selbst oder einem Dritten organisiert und geführt werden und kann dabei im Re-\nchenzentrum der eigenen Institution oder einer fremden Institution stehen. \n\nVon einer Public Cloud wird gesprochen, wenn die Services von der Allgemeinheit oder einer \ngrossen Gruppe, wie beispielsweise einer ganzen Industriebranche, genutzt werden können und \ndie Services von einer Anbieterin zur Verfügung gestellt werden. \n\nIn einer Community Cloud wird die Infrastruktur von mehreren Institutionen geteilt, die ähnliche \nInteressen haben. Eine solche Cloud kann von einer dieser Institutionen oder einem Dritten betrie-\nben werden. \n\nWerden mehrere Cloud-Infrastrukturen, die für sich selbst eigenständig sind, über standardisierte \nSchnittstellen gemeinsam genutzt, wird dies Hybrid Cloud genannt. \n\nGEVER Der Begriff Geschäftsverwaltung (GEVER) bezeichnet in der Verwaltung ein organisatorisches \nund technisches Verfahren, das Aktenführung, Ablaufsteuerung (Prozesse) und Geschäftskon-\ntrolle (Fristen, Termine) zusammenführt. Es bezweckt die integrierte, medienbruchfreie Abwick-\nlung des Geschäftsverkehrs. Dabei bezieht sich die Bezeichnung GEVER immer auf elektronische \nGeschäftsverwaltungssysteme. \n\nGovernance Governance besteht aus Führung, Organisationsstrukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass \njede Handlung die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt. Governance liegt in der Verant-\nwortung der strategischen Führung und des Managements und ist ein wesentlicher Bestandteil \nder Unternehmensführung. \n\nLIK LIK: Landesindex der Konsumentinnen \n\nOn-premises / \nOn-prem \n\nOn-premises oder On-prem (in den eigenen Räumlichkeiten, vor Ort oder lokal) bezeichnet ein \nNutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme (Software). \n\nRM Recordsmanagement / Records Management \n\nGemäss Weisung des Stadtrates über das Records Management vom 10.12.2012: Der Begriff \nRecords Management (Aktenführung) bezeichnet die als Führungsaufgabe wahrzunehmende, ef-\nfiziente und systematische  Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbe-\nwahrung, Nutzung und Aussonderung von analogen und digitalen Geschäftsunterlagen, ein-\nschliesslich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen  und Informationen \nüber Geschäftsabläufe und  Transaktionen in Form von Dossiers (Akten). Betroffen ist der ge-\nsamte Lebenszyklus der Unterlagen von deren Entstehung bis zur Archivierung (Langzeitarchivie-\nrung) oder Löschung. \n\nRMS Records-Management-System (RMS) \n\nGemäss Weisung des Stadtrates über das Records Management vom 10.12.2012:  \n\nDer Begriff Records-Management-System (RMS) bezeichnet in der Stadtverwaltung Olten ein or-\nganisatorisches und technisches System, das Aktenführung, Ablaufsteuerung (Prozesse) und Ge-\nschäftskontrolle (Fristen, Termine) zusammenführt. Es bezweckt die integrierte, medienbruchfreie \nAbwicklung des Geschäftsverkehrs. Aktuell ist das Konzept Zwischenlösung vom 15.11.2012 in \nKraft. \n\nSaaS Software-as-a-Service  \n\nSLA Service Level Agreement \n\nsimap Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der  \n\nSchweiz (simap.ch) \n\nTabelle 8: Abkürzungen und Begriffe \n\nhttps://de.wikipedia.org/wiki/Server_(Software)\nhttps://de.wikipedia.org/wiki/Computerprogramm\n\n\n \n\n \n\n 33/33 \n\nA.2. Beilagen \n\nBeschreibung Von der Anbieterin \nauszufüllen \n\nZur Information \n\n[1] Selbstdeklaration (Formular Stadt Olten) x  \n\n[2] Excel_Angebotseingabe_Deckblatt x  \n\n[3] Excel_Angebotseingabe_Eignungskriterien EK x  \n\n[4] Excel_Angebotseingabe_Technische Spezifikatio-\nnen TK \n\nx  \n\n[5] Excel_Angebotseingabe_Preiseingabe ZK 1 x  \n\n[6] Excel_Angebotseingabe_Anforderungen ZK 2 x  \n\n[7] Excel_Angebotseingabe_Referenzen ZK 4 x  \n\n[8] Excel_Angebotseingabe_Qualifikation_Mitarbei-\ntende \n\nx  \n\n[9] Gever SaaS Vertragsentwurf  x \n\n[10] AGB Auslagerung von Informatikleistungen  x \n\n[11] SLA GEVER SaaS  x \n\n[12] AGB SIK 2020  x \n\n[13] Vorgaben Records Management / Projekt Daten-\nklassifizierung \n\n x \n\n[14] Darstellung Prozesse Stadtratsgeschäft  x \n\n[15] Weisungen des Stadtrates über das Records Ma-\nnagement \n\n x \n\n[16] Weisung des Stadtarchivs betreffend der Aktenfüh-\nrung und die elektronische Geschäftsverwaltung \n(GEVER) der kantonalen Behörden und Dienststel-\nlen \n\n x \n\n[17] Regeln für Dossierbildung und Dokumentenablage  x \n\n[18] Projekt Records Management – Ordnungssystem \nZwischenlösung \n\n x \n\n[19] Berechtigungsgruppen Olten: Direktion Präsidium  x \n\n[20] IT-Strategie – Neuausrichtung Informatikstrategie \nder Stadt Olten \n\n x \n\n[21] Anwendungshilfe für eine nachhaltige Beschaf-\nfungspraxis in der Stadt Olten \n\n x \n\n[22] Backup Konzept  x \n\nTabelle 9: Übersicht referenzierte Beilagen \n\n\n


Beilage 3

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