Beantwortung Stadtrat

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text: \n \n\n \n\n1 / 3 \n\n16.06.2025 / Präsidium (PS) \n\nAUSZUG AUS DEM PROTOKOLL DES STADTRATES \n \n\nBeschluss-Nr.: 167 Geschäft-Nr.:  \n\n \n\nInterpellation Darryl Fiechter (Die Mitte Stadt Olten) betr. Aktuelle Bestandesaufnahme \n\nüber HR-Prozesse in der Stadt Olten \n\nBeantwortung \n\n \n\n \n\nZu Handen der Parlamentssitzung vom 26./27. März 2025 wurde von Darryl Fiechter eine Inter-\n\npellation mit folgendem Wortlaut eingereicht: \n\n«Bezüglich der Personalprozesse in der Stadt Olten bitte ich folgende Fragen zu beantworten: \n\n \n\n1. Wo werden die Dossiers der Mitarbeitenden gelagert? \n2. Wer hat Zugriff auf die Dossiers der Mitarbeitenden? \n3. Wie wird dieser Zugriff geregelt und dokumentiert? \n4. Welche Personen oder welcher Personenkreis hat Zugang zu den Daten, wenn der Mit-\n\narbeitende ausgetreten ist? \n5. Wer führt aktuell die Lohnbuchhaltung und in welchem Pensum? \n6. Über welche Kanäle fliessen die Informationen zur Lohnbuchhaltung? \n7. Wer ist Ansprechperson, wenn eine neutrale Stelle seitens Mitarbeitende gewünscht \n\nwird? Trägt die Stadt zusätzliche Kosten? Wenn ja, wie hoch sind diese? \n8. Wie viele Stellenprozente werden aktuell für HR-Prozesse gesamthaft bei der Stadt Olten \n\naufgewendet? \n9. Wo fallen diese Kosten an und in welcher Lohnkasse befinden sich diese Personen? \n10. Welche Kosten hat die Stadt Olten in den Jahren 2022 – 2024. aufgeteilt pro besetzte \n\nStelle für die Neubesetzung von Stellen durch externe Berater aufwenden müssen? \n11. Wie sieht der Rekrutierungsprozess in den verschiedenen Direktionen aus?» \n\n \n\nBegründung \n\n«In der Vergangenheit wurde des Öfteren bemängelt, dass die Abwicklung von Personalpro-\n\nzesse ineffizient und in die verschiedenen Direktionen verteilt sind. Es gibt keine zentrale Anlauf-\n\nstelle für Personalfragen. Entsprechend sind die Prozesse dezentral geregelt und werden nicht \n\nstandardisiert gehandhabt. \n\nEin Arbeitgeber wie die Stadt Olten beschäftigt über 100 Mitarbeitenden, ohne eigenes Perso-\n\nnalbüro. Das entspricht nicht mehr dem heutigen Standard. Die aktuelle Praxis führt in Olten zu \n\neinem Mehraufwand sowohl zeitlich als auch finanziell. So hat die Stadt Olten vermehrt auf ex-\n\nterne, teure, Personalberater gesetzt, um Schlüsselpositionen zu besetzen. Zusätzlich setzt sich \n\nein eigenes Personalbüro auch als übergeordnete Stelle mit Konfliktragen auseinander und hat \n\nein fundiertes rechtliches Fachwissen. Das HR steht bei Streitigkeiten und komplexen Fragen \n\nschnell und unkompliziert zur Verfügung. Die Konsultation von externem Beater könnte minimiert \n\nwerden.» \n\n\n\n \n\n \n\n2 / 3 \n\nStadtpräsident Thomas Marbet beantwortet die Interpellation im Namen des Stadtrates \n\nwie folgt: \n\nVorab gilt es festzuhalten, dass die Einwohnergemeinde Olten sehr wohl einen Personaldienst \n\naufweist, der als zentrale Anlaufstelle für Personalfragen zur Verfügung steht. Dieser ist zwar \n\nbescheiden dotiert, aber sehr effizient. Mit dem Rechtskonsulenten als Leiter des Rechts- und \n\nPersonaldienst können auch sämtliche rechtliche Belange qualifiziert behandelt und beantwortet \n\nwerden. Als Stabsstelle, welche direkt dem Stadtrat rapportiert und bei der Direktion Präsidium \n\nangehängt ist, ist auch die notwendige Unabhängigkeit gewährleistet. \n\n \n\nGerne beantworte ich die eingangs gestellten Fragen wie folgt: \n\n1. Wo werden die Dossiers der Mitarbeitenden gelagert? \n\nDie Personaldossiers werden einerseits digital auf einem speziell gesicherten Laufwerk \n\ngespeichert, andererseits aber auch physisch im Büro des Personaldienstes, zu dem nur \n\nzwei Personen Zutritt haben. \n\n \n\n2. Wer hat Zugriff auf die Dossiers der Mitarbeitenden? \n\nZugriff auf alle Dossiers der Verwaltungsangestellten haben die Mitarbeitenden des Per-\n\nsonaldienstes. Die Direktionsleitenden haben zudem Zugriff (nur Leserecht) auf die digi-\n\ntalen Dossiers ihrer Mitarbeitenden. \n\n \n\n3. Wie wird dieser Zugriff geregelt und dokumentiert? \n\nDer elektronische Zugriff ist mittels Berechtigungsstruktur abgesichert. Bezüglich Zugriffs \n\nwird ein Logfile geführt.  \n\n \n\n4. Welche Personen oder welcher Personenkreis hat Zugang zu den Daten, wenn der Mit-\narbeitende ausgetreten ist? \n\nNach Austritt eines Mitarbeitenden, werden alle nicht mehr benötigten Daten unwiderruf-\n\nlich gelöscht. Daten, welche aufgrund von Verjährungsfristen noch fünf bis 10 Jahre auf-\n\nbewahrt werden müssen, werden in einem speziellen Ordner abgelegt, auf den nur noch \n\nder Personaldienst bzw. die Lohnbuchhaltung Zugriff haben. \n\n \n\n5. Wer führt aktuell die Lohnbuchhaltung und in welchem Pensum? \n\nDie Lohnbuchhaltungen werden von der Direktion Finanzen und Dienste geführt: Für die \n\nEinwohnergemeinde Olten inkl. Sozialregion ist ein Pensum von 40 Stellenprozente ein-\n\ngestellt. Für den Zweckverband Abwasserregion Olten, Stadttheater Olten, Region Olten \n\nTourismus sowie das Lehrpersonal stehen 50 Stelleprozente zur Verfügung. \n\n \n\n6. Über welche Kanäle fliessen die Informationen zur Lohnbuchhaltung? \n\nDer Informationsfluss ist abhängig vom Geschäft. In der Regel erfolgen lohnrelevante \n\nÄnderungen über den Personaldienst. Bei Geschäften, denen ein Stadtratsbeschluss vo-\n\nrausgeht, wie bspw. eine Anpassung der Lohnklasse, Auszahlung von Plusstunden etc. \n\nwird die Lohnbuchhaltung direkt über den Verteiler von der Stadtkanzlei informiert. Ge-\n\nprüfte Stundenlohnmeldungen / Kommissionen etc. erfolgen durch die Direktionen. \n\n \n\n7. Wer ist Ansprechperson, wenn eine neutrale Stelle seitens Mitarbeitende gewünscht \nwird? Trägt die Stadt zusätzliche Kosten? Wenn ja, wie hoch sind diese? \n\n\n\n \n\n \n\n3 / 3 \n\nAuf der einen Seite bestehen intern Vertrauenspersonen, welche insbesondere bei sexu-\n\neller Belästigung am Arbeitsplatz und Mobbing beigezogen werden können. Auf der an-\n\nderen Seite besteht eine Leistungsvereinbarung mit einer externen Beratungsstelle, wel-\n\nche von den Mitarbeitenden direkt angegangen werden kann. Die Kosten der externen \n\nBeratung werden von der Stadt getragen. In den letzten 10 Jahren sind keine diesbezüg-\n\nlichen Ausgaben angefallen. \n\n \n\n8. Wie viele Stellenprozente werden aktuell für HR-Prozesse gesamthaft bei der Stadt Olten \naufgewendet? \n\nFür die Lohnbuchhaltung in der Direktion Finanzen und Dienste werden, wie oben bereits \n\nerwähnt, 90% eingesetzt. \n\nFür die HR-Prozesse im Rechts- und Personaldienst stehen 130% zur Verfügung, 50% \n\nHR-Administration und 80% HR-Beratung. \n\nWeitere 80% sind bei der Direktion Bildung und Sport als Sachbearbeitung für die Unter-\n\nstützung der HR-Administration im Bereich der Lehrerschaft angestellt. \n\nDer Aufwand des Leiters Rechts- und Personaldienstes für HR-Prozesse kann mit ca. 30-\n\n40% beziffert werden. \n\n \n\n9. Wo fallen diese Kosten an und in welcher Lohnkasse befinden sich diese Personen? \n\nDie Löhne in der Lohnbuchhaltung fallen in der Funktion 0211 Stadtbuchhaltung (Lohn-\n\nklasse 16) an. Die Löhne des Personaldienst fallen in der Funktion 0227 Stadtkanzlei \n\n(Lohnklasse 18) an. Die Löhne der Direktion Bildung und Sport sind in der Funktion 2190 \n\n(Lohnklasse 11). Der Leiter Rechts- und Personaldienst ist in LK 32 eingestuft. \n\n \n\n10. Welche Kosten hat die Stadt Olten in den Jahren 2022 – 2024. aufgeteilt pro besetzte \nStelle für die Neubesetzung von Stellen durch externe Berater aufwenden müssen? \n\nDer Beizug von externen Beratern bei der Rekrutierung erfolgt nur in Ausnahmefällen und \n\nnur bei der Wiederbesetzung von Kaderstellen. So wurde im Jahr 2022 CHF 11'000 für \n\ndie Besetzung einer Schulleitung, im Jahr 2024 insgesamt CHF 60’000 für die Besetzung \n\nvon zwei Direktionsleitungspositionen (je CHF 30'000) aufgewendet. Diese Mandate um-\n\nfassen jeweils die Begleitung des gesamten Rekrutierungsprozesses (Ausschreibung, \n\nVorselektion, Vorstellungsgespräche, Einholen der Referenzen und Assessements) mit \n\nden geeigneten Kandidaten bzw. Kandidatinnen und abschliessender Bericht mit Emp-\n\nfehlungen. Im 2023 fielen keine diesbezüglichen Ausgaben an. \n\n \n\n11. Wie sieht der Rekrutierungsprozess in den verschiedenen Direktionen aus? \n\nDer Rekrutierungsprozess ist in Art. 5ff. der Personalverordnung (PVo; SRO 131.1) gere-\n\ngelt. Danach erfolgt die Stellenausschreibung auf Antrag der Direktion durch den Perso-\n\nnaldienst, der in der Regel die gesamte Administration (Eingangsbestätigung, Vorselek-\n\ntion, Einladung zum Erstgespräch) vornimmt. Bei den Vorstellungsgesprächen entschei-\n\nden die Direktionen ob und in welchem Umfang sie die Dienste des Personaldienstes in \n\nAnspruch nehmen wollen. Das Erstellen der Arbeitsverträge erfolgt dann aber in jedem \n\nFall durch den Personaldienst. \n\n \n\nMitteilung an:  \n\nGemeindeparlament \n\nParlamentsakten           Der Stadtschreiber \n\n \n\n\n