parent_type: affair

name: Bericht der Geschäftsprüfungskommission über ihre Tätigkeiten in den Jahren 2022-2023.pdf

text: \nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \nJahresbericht der Geschäftsprüfungskommission an den Grossen Gemeinderat \n\nüber die Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht im Jahr 2022/2023 \n\n____________________________________________________________________________ \n\nAn:   Stadt Adliswil, Grosser Gemeinderat \n\nVon:   Geschäftsprüfungskommission Adliswil \n\nDatum:  28. Februar 2023 \n\nInhalt:   Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht \n\nZeitperiode:  März 2022 bis Februar 2023 \n\n \n\n \n\nRechtsgrundlage \n\n____________________________________________________________________________ \n\nLaut Art. 28quater der Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates legt die Geschäftsprüfungs-\n\nkommission jährlich einen Bericht zu Ihrer Tätigkeit im Rahmen der Oberaufsicht vor.  \n\n \n\nEinleitung \n\n____________________________________________________________________________ \n\nAm 4. Mai 2022 wurden für die neue Legislatur 2022-2026 die Mitglieder vom Grossen Gemein-\n\nderat in die neue Geschäftsprüfungskommission gewählt und haben Ihre Arbeit an der ersten \n\nSitzung am 16. Mai 2022 aufgenommen. \n\n \n\nIm Mai 2022 hat sich die GPK neu konstituiert. Zu den Kommissionsmitgliedern gehören Renato \n\nJacomet (bisher, neu Präsident), Pascal Engel (bisher), Christoph Gubser (neu), Kannathasan \n\nMuthuthamby (neu) und Angela Broggini (neu). \n\nIm Oktober 2022 traten Christoph Gubser und Kannathasan Muthuthamby zurück. Sie wurden \n\nim November 2022 durch Sait Acar und im Dezember 2022 durch Heinz Geissler ersetzt. \n\nDie Gruppe hat von Anfang an sehr gut harmoniert, die Diskussionen sind lebhaft, alle Mitglieder \n\nbringen sich zu den verschiedenen Themen in den Sitzungen ein und es wird sachlich und kon-\n\nstruktiv diskutiert. Die neuen Mitglieder wurden informiert, und mit dem GPK Leitfaden konnten \n\nsie sich gut einarbeiten. Einige Geschäfte waren noch abzuschliessen aus der vergangenen Le-\n\ngislatur, bei denen wir aber auf die wertvolle Arbeit der vorherigen Mitglieder zurückgreifen \n\nkonnten. Neue Geschäfte wurden uns vom Stadtrat oder von der Öffentlichkeit zugetragen, \n\nmanche ergaben sich als Fortsetzung von bestehenden Geschäften (Prüfung der verschiedenen \n\nRessorts). Aber auch in der GPK selbst wurden immer wieder neue Prüfthemen aufgebracht und \n\nbesprochen, ob und wie die GPK diese aufnehmen könnte.  \n\nDie GPK ist sehr bedacht, dass die Gewaltentrennung sauber eingehalten wird (siehe GPK Leit-\n\nfaden). \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nZiegler Vanessa\nSchreibmaschine\nEingegangen: 15.03.2023\rGGR-Nr. 2022-439\n\nZiegler Vanessa\nRechteck\n\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n2 \n \n\nGenerell werden alle Fragen zu den Geschäften in einer Datei gesammelt und in einer Sitzung \n\nzusammengetragen und formuliert. Diese Fragen gehen vorgängig an unsere Gesprächs-\n\npartner, sodass sich jeder gut auf die Sitzung vorbereiten kann.  \n\nDer Diskurs mit den eingeladenen Gästen (Stadträte, Ressortverantwortliche) verläuft informativ \n\nund wohlwollend, was eine wichtige Voraussetzung ist für eine gute Zusammenarbeit.  \n\nDie GPK hat sich auch Geschäften/Themen angenommen, in denen vertrauliche Daten disku-\n\ntiert wurden. Dafür wurden bereits in zwei Angelegenheiten interne Protokolle geschrieben. Er-\n\nwähnenswert ist auch unsere exzellente Protokollführerin Lisa Gasner, welche sehr genau, zu-\n\nverlässig und zeitnah unsere Protokolle erstellt und unsere zum Teil etwas sprunghaften Ge-\n\nspräche und gesprochenen Ausdrucksweisen in eine treffende schriftliche Form zusammen-\n\nfasst.  \n\n \n\nÜberblick zur Kommissionsarbeit  \n\n____________________________________________________________________________ \n\nNachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. \n\nIm Anschluss finden Sie die ausführlichen Prüfberichte. \n\n \n\nThemen \n\n____________________________________________________________________________ \n\nEinblick in die Themen und Arbeiten der GPK im Rahmen ihrer Oberaufsichtsfunktion für die Pe-\n\nriode 2022/2023 finden sie in den folgenden GPK Berichten. \n\n \n\n• Fristenkontrolle, Vorstösse von Gemeinderäten im GGR, laufend \n\n• Zwischenbericht, Pensionskasse der Stadt Adliswil \n\n• Zwischenbericht, Versicherungsverträge \n\n• Zwischenbericht, Cyberrisiken und Informationsicherheit \n\n• Zwischenbericht, Vertragsmanagement \n\n• Zwischenbericht, Ärger über Steueramt Adliswil: Falschberechnung Grundstück-\n\ngewinnsteuer \n\n \n\n• Bericht GPK-Jahresbericht 2022/2023 Februar 2023 \n\n• Bericht GPK, Auftragsvergabe für Schülertransporte 3.10.2022 \n\n• Bericht GPK, Risikomanagement im Ressort Bau und Planung 20.8.2022 \n\n•  Bericht GPK, Abschlussbericht des Stadtrates zur Legislatur 2018-2022 11.7.2022 \n\n• Bericht GPK, Zwischenbericht zur Cyber Security 11.7.2022 \n\n• Bericht GPK, Risikomanagement im Ressort Soziales 10.6.2022 \n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n3 \n \n\nStatus der Prüfungen per März 2023 \n\n____________________________________________________________________________ \n\n \n\nAnzahl Status \n\n3 Geplante Prüfungen \n\n1 Prüfung traktandiert \n\n0 Prüfung in Vorbereitung  \n\n0 Bestandesaufnahmen abgeschlossen \n\n4 Laufende Prüfungen \n\n6 Prüfungen abgeschlossen \n\n6 Berichte abgeschlossen \n\n5 Prüfungsberichte im Anhang \n\n \n\nÜbersicht zu den Prüfungsergebnissen \n\n____________________________________________________________________________ \n\nGibt es Fälle, bei denen Handlungsbedarf für die Stadtverwaltung besteht: \n\nJA  Versicherungsverträge Ausschreibung, in Bearbeitung \n\nGibt es Fälle mit einer gewissen Dringlichkeit: \n\nJA  Versicherungsverträge Ausschreibung, in Bearbeitung \n\nGibt es Fälle mit Verletzung von Regularien: \n\nNEIN  Versicherungsverträge – Submissionsverordnung, mit Wegfall Broker erledigt \n\nGibt es Fälle, bei denen die Stadt Adliswil von "Best Practice" abweicht? \n\n(JA)  z.B. Whistleblower Lösung in Winterthur \n\nGibt es Fälle, die sonst der Aufmerksamkeit des Grossen Gemeinderats bedürfen? \n\n(JA)  z.B. Strommangellage als operationelles Risiko, wurde (noch) nicht traktandiert; \n\n  Cyberrisiken und Informationssicherheit, erst Zwischenbericht verfügbar \n\nGibt es Fälle, die dem Grossen Gemeinderats zur Behandlung vorgelegt werden? \n\nNEIN   \n\n \n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n4 \n \n\nInformationen aus der GPK zu den laufenden Themen \n\nPensionskasse der Stadt Adliswil \n\nDie PK Adliswil hat sich per 1.1.2023 der BVK-Personalvorsorge (nachfolgend «BVK») ange-\n\nschlossen. Die BVK ist eine der grössten öffentlichen Pensionskassen der Schweiz und verwal-\n\ntet die zweite Säule für die Angestellten des Kantons Zürich sowie für die meisten Gemeinden \n\ndes Kantons.  \n\nEntwicklungen im vergangenen Jahr 2022 beinhalten insbesondere: \n\n▪ Stadtratsbeschluss Nr. 2022-250 vom 6. September 2022 bezüglich Anschlusses der Pensi-\n\nonskasse der Stadt Adliswil an die BVK-Personalvorsorge des Kantons Zürich («BVK») nach \n\nZustimmung der Versicherten im Juli 2022.  \n\n▪ Beidseitige Unterzeichnung des Anschlussvertrags am 17. November 2022 und Überwei-\n\nsung der Guthaben.  \n\nDer GPK-Bericht vom 20.12.2021 nahm Bezug auf den Bericht zur Organisationsanalyse der \n\nBDO vom 30. November 2020 und die darin gemachten Feststellungen resp. Kritikpunkte.  \n\nDiese Kritikpunkte haben sich insofern erübrigt, als es sich bei der gewählten Lösung nicht um \n\neinen Zusammenschluss mit einer anderen Pensionskasse oder um organisatorische Änderun-\n\ngen innerhalb der bestehenden Form handelte, sondern um einen Anschluss, und die GPK da-\n\nvon ausging, dass die BVK den Anforderungen ihrer Anspruchsgruppen genügen und das orga-\n\nnisatorische Risiko für die Versicherten und die Stadt Adliswil deutlich reduziert werden konnte.  \n\nGeschäftsberichte der BVK sind öffentlich einsehbar, wie auch interne Reglemente der BVK1. \n\nSo gibt z.B. der Geschäftsbericht 2021 detailliert Auskunft darüber wie auf der Grundlage einer \n\nALM-Studie im Jahr 2020 die Anlagestrategie an das Marktumfeld angepasst wurde. Art. 25 \n\nund 28 des Organisationsreglement 2023 beschreiben die Ausgestaltung des Risikomanage-\n\nments etc.  \n\nDie BVK verfügt über einen externen Investment Controller (PPCmetrics), sowie eine Reihe \n\nweitere externe Dienstleister und Experten auf ihren jeweiligen Fachgebieten wie z.B. Libera für \n\nversicherungstechnische Fragestellungen, Ernst & Young als Revisionsstelle etc. BVK ist Mit-\n\nglied des Schweizerischen Pensionskassenverbandes (ASIP) und der ASIP-Charta unterstellt, \n\nwelche für alle Mitglieder einen verbindlichen Verhaltenskodex darstellt.2 \n\nAuf Seiten der Organisation und der «Pension Fund Governance» äussert die GPK keine Be-\n\ndenken. Aber das Anlagerisiko bleibt selbstverständlich weiterhin bestehen.  \n\nPer Ende 2022 betrug der Deckungsgrad der BVK 97.6% nachdem für 2022 eine negativen \n\nAnlagerendite von -11.2% realisiert wurde. Schlechte Anlagerenditen schmälern die Aussicht \n\nauf eine attraktive Verzinsung der Sparguthaben für die Versicherten. Als Arbeitgeberin trägt \n\n \n1 https://bvk.ch/de/services/reglemente. \n2 https://bvk.ch/de/ueber-bvk/unsere-organisation. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttps://bvk.ch/de/services/reglemente\nhttps://bvk.ch/de/ueber-bvk/unsere-organisation\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n5 \n \n\ndie Stadt Adliswil ein Restrisiko: Im Falle einer Unterdeckung kann die Vorsorgeeinrichtung \n\nvon Arbeitgeber und Arbeitnehmern Beiträge zur Behebung einer Unterdeckung erheben, ge-\n\nmäss Art. 65d BVG «Massnahmen bei Unterdeckung».  \n\nDie Problematik der Altersstruktur der Versicherten ist mit diesem Anschluss nicht beseitigt. \n\nDie BVK verfügt zwar über eine relativ hohe Anzahl Aktivversicherten 90'990 gegenüber 39'305 \n\nRentnern – ein Verhältnis von 2.3:1, gemäss Geschäftsbericht 20213. Das Vorsorgekapital der \n\nAktivversicherten ist jedoch mit 18.5 Milliarden nur wenig grösser als jenes der Rentner mit 17.8 \n\nMilliarden (Verhältnis 1.069). Umverteilungseffekte zwischen den Generationen lassen sich ab-\n\nschätzen anhand der Differenz zwischen Anlagerendite und Verzinsung der Sparguthaben (un-\n\nter Berücksichtigung von Änderungen im Deckungsgrad). \n\nPositiv zu erwähnen sind Effizienzgewinne für die Stadtverwaltung, welche sich dadurch er-\n\ngeben, dass jetzt alle Arbeitnehmer bei der BVK versichert sind, während es vorher eine Auftei-\n\nlung auf zwei Vorsorgeeinrichtungen gab. Es konnte eine personelle Entflechtung der PK Ad-\n\nliswil von der Stadtverwaltung erzielt und Kapazitäten beim Ressortleiter Finanzen freigesetzt \n\nsowie auch das Klumpenrisiko bei eigenen Immobilien beseitigt werden.  \n\nDie GPK begrüsst den Stadtratsbeschluss und die Form der Umsetzung und teilt die Ansicht des \n\nStadtrats, dass eine gute Lösung für alle Beteiligten gefunden werden konnte.  \n\nDie GPK schliesst ihre Prüfung hiermit ab resp. beschränkt sich vorläufig darauf, den Deckungs-\n\ngrad der BVK periodisch zu überprüfen. \n\n____________________________________________________________________________ \n\n \n\nVersicherungsverträge Info Stadrat \n\nInformation zum Thema, Ausschreibung des Versicherungsbrokers und Versicherungs-\n\nverträge: \n\nAus dem GPK-Prüf-Bericht vom 20.12.2021 ging hervor, dass die GPK dieses Thema in einem \n\nJahr wieder aufnimmt und wenn nötig, auch wieder aktiv wird.  \n\nGerne informiert die GPK im Jahresbericht den GGR über den Verlauf der geplanten Ausschrei-\n\nbung des Versicherungsbrokers und der Beschaffung der Versicherungsverträge. \n\nAuf erneutes Anfragen von der GPK zu diesem Thema an den Stadtrat, wurde die GPK wie folgt \n\ninformiert. \n\nDer Stadtrat plant die Leistungen des Versicherungsbrokers ab Ende 2023 wieder selbst auszu-\n\nführen. Rocco Rotonda wird durch den Wegfall der Geschäftsführung der Pensionskasse freie \n\nRessourcen haben und entsprechende Aufgaben übernehmen können. Der Stadtrat hat den ak-\n\ntuellen Broker UVB Lanz darüber informiert, dass sein Mandat Ende 2023 auslaufen wird. Der \n\n \n3 https://bvk.ch/de/fakten-und-zahlen. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttps://bvk.ch/de/fakten-und-zahlen\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n6 \n \n\nStadtrat war mit der Arbeit des Brokers immer sehr zufrieden und wird bis Ende 2023 darauf zu-\n\nrückgreifen können, da einige Versicherungsverträge noch vor Jahresende auslaufen und Be-\n\nschaffungsrechts-konform neu zu vergeben sind.  \n\nDa kein Versicherungsbroker mehr beauftragt wird, ist der Stadtrat der Ansicht, dass diese \n\nDienstleistung nicht mehr ausgeschrieben werden muss. Die GPK geht davon aus, dass die \n\nVersicherungsverträge von der Verwaltung ordnungsgemäss ausgeschrieben werden. \n\n \n\nInformation zum Thema, Vertragswesen der Stadtverwaltung Adliswil: \n\nNeu hat die GPK eine weitere Prüfung des gesamten Vertragswesen der Stadtverwaltung auf-\n\ngenommen. Hier werden Organisation, Vorgehensweise, IT CMI Tool, Abläufe und Verantwort-\n\nlichkeiten geprüft. Hierzu wird nach Abschluss der Prüfung ein GPK-Prüfbericht verfasst. \n\n____________________________________________________________________________ \n\n \n\nCyberrisiken und Informationssicherheit \n\nWie im Zwischenbericht vom 11. Juli 2022 zum Thema Cyber Security erwähnt, hat sich die GPK \n\nmit Fragen zu Themen wie Informatik, Ransomware, Phishing Mails und Cyber Angriffe an den \n\nStadtpräsidenten Farid Zeroual gewandt. Mit ihm wurde diskutiert, wie die Mitarbeitenden der \n\nStadt damit umgehen und wie die Gefahren wahrgenommen und minimiert werden können (siehe \n\nZwischenbericht vom 11.Juli 2022 im Anhang). \n\nDie Frage der Zuständigkeit für die Cyber Sicherheit und die Haftung bei schädlichen Ereignissen \n\nblieb offen, weshalb sich die GPK weiterhin mit diesem und dazugehörigen Themen befasst hat. \n\nUnter dem Titel «Cyberrisiken und Informationssicherheit» hat sich die GPK weiterhin intensiv mit \n\nder Thematik auseinandergesetzt und einen weiteren Fragenkatalog an Stadtpräsidenten Farid \n\nZeroual geschickt. Dabei handelt es sich vermehrt um Fragen zur Schnittstelle und Verantwort-\n\nlichkeiten zwischen Externem Anbieter (OBT) und Stadtverwaltung, sowie zum Umgang mit heik-\n\nlen Daten innerhalb der Stadtverwaltung, Weisungen, Ausbildungen, Schulungen von Mitarbeitern \n\nund Zugriffsberechtigungen auf Softwares und Daten von aussen (für Mitarbeiter). Die Antworten \n\nsind bereits bei der GPK eingegangen und werden an den kommenden Sitzungen diskutiert wer-\n\nden. \n\n____________________________________________________________________________ \n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n7 \n \n\nIKS Finanzen: Fehlerhinweis \n\nDie GPK ist einem Hinweis auf einen Vorfall im IKS Finanzen nachgegangen, welcher zu Anpas-\n\nsungen im Ablauf geführt hat. Für die Stadt Adliswil bestand zu keinem Zeitpunkt ein rechtliches \n\nRisiko noch hatte die Angelegenheit finanzielle Konsequenzen. Durch den Vorfall konnten jedoch \n\ndie internen Abläufe und Prozesse verbessert werden. \n\n____________________________________________________________________________ \n\n \n\nAnmerkung \n\n____________________________________________________________________________ \n\nDie Ampelfarben, mit denen die Berichte zur Oberaufsicht gekennzeichnet sind, dienen der GPK \n\nzur raschen Orientierung über das weitere Vorgehen. Die Farben haben dabei die folgende \n\nBedeutung: \n\n• Grün: Ohne besonderen Befund, für die Oberaufsicht kein Handlungsbedarf. \n\n• Gelb: Befunde oder die von der GPK formulierten Empfehlungen ergeben einen Bedarf zu \n\nForsetzung oder zur baldigen Wiederaufnahme der Überprüfung. \n\n• Rot: Deutlicher Handlungsbedarf (etwa bei Verletzung von Regularien), Notwendigkeit der \n\nInformation des GGR. \n\n \n\nAnhang Anlagen \n\n____________________________________________________________________________ \n\n• Bericht GPK, Auftragsvergabe für die Schülertransporte 3.10.2022 \n\n• Bericht GPK, Risikomanagement im Ressort Bau und Planung 20.8.2022 \n\n• Bericht GPK, Der Abschlussbericht des Stadtrates zur Legislatur 2018 – 2022 11.7.2022  \n\n• Bericht GPK, Zwischenbericht zur Cyber Security 11.7.2022 \n\n• Bericht GPK, Risikomanagement im Ressort Soziales 10.6.2022 \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n8 \n \n\nAdliswil, 15. März 2023 \n\n      \n\nRenato Jacomet      Pascal Engel \n\nPräsident       Vize-Präsident \n\n \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n9 \n \n\n \n\nGeschäftsprüfung \nAuftragsvergabe für die Schülertransporte \n \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil \nDatum: 13. September 2022 \n \n\n1. Anlass der Prüfung \n \nDie Schulpflege hat an ihrer Sitzung vom 19. Mai 2022 beschlossen den Auftrag für die \nSchülertransporte für eine Periode von vier Jahren mit Option auf Verlängerung an einen neuen \nLeistungserbringer zu vergeben (Beschluss 29/22). Grundlage dieses Entscheides waren die \ngesetzlichen Vorgaben des öffentlichen Beschaffungsrechts sowie ein entsprechend durchgeführtes \nöffentliches Submissionsverfahren.  \n \nAn der Sitzung des Grossen Gemeinderates vom 1. Juni 2022 lud Stadtrat und Schulpräsident Dr. \nMarkus Bürgi, in seiner Replik auf eine persönliche Erklärung von Gemeinderat Erwin Lauper, die \nGeschäftsprüfungskommission ein, das Vergabeverfahren zu prüfen. Die \nGeschäftsprüfungskommission hat an ihrer Sitzung vom 20. Juni beschlossen eine Prüfung \ndurchzuführen. \n \n\n2. Vorgehen \n \nDie GPK hat sich an ihrer Sitzung vom 11. Juli 2022 durch Stadtrat Markus Bürgi und Ressortleiter \nBildung Joshua Renshaw detailliert über das Submissionsverfahren informieren und Fragen \nbeantworten lassen. Zudem konnten die Mitglieder der GPK diverse Dokumente sichten. Die \nInformationen unterliegen grossmehrheitlich dem Amtsgeheimnis. \n \nIm Nachgang zur Befragung diskutierte die GPK die erhaltenen Informationen und wartete für eine \nSchlussbesprechung die Entwicklung einer zu diesem Zeitpunkt hängigen Beschwerde am Zürcher \nVerwaltungsgericht zur Vergabe ab. Nachdem die Beschwerde vorbehaltlos zurückgezogen wurde, \nhat die GPK das Thema an ihrer Sitzung vom 22. August 2022 abschliessend besprochen.  \n \n\n3. Erkenntnisse \n \nRechtliches \n \nDie Schulpflege folgte beim Vergabeprozess dem „Gesetz über den Beitritt zur revidierten \nInterkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vom 15. März 2001“ (SR \n720.1 vom 15. September 2003). Die Vergabe wurde als „offenes Verfahren“ durchgeführt. \n \n\ni) Die Vergabe von Dienstleistungen im Auftrag von Gemeinden sind ab einem Auftragswert \nCHF 250‘000 dem Gesetz unterstellt. Ab einer Summe von CHF 350‘000 mit zusätzlichen \nAnforderungen. Das Auftragsvolumen über die Vertragsdauer für die Schülertransporte \nliegt über diese Summen.  \n\nii) Mit der Leitung des Vergabeverfahrens wurde ein spezialisierten Drittunternehmen \nbeauftragt. Eine Gewährleistung der Gleichbehandlung der Anbieter und einer \nunparteiischen Vergabe ist aus Sicht der GPK damit erfüllt. \n\niii) Alle betragsbezogenen gesetzlichen Anforderungen wurden erfüllt. \n \nInhaltliches \n \nDas Auftragsverfahren wurde über das „Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen \nin der Schweiz“ (www.simap.ch, Projekt-ID 234324, Meldungsnummer 1247913) am 1. März 2022 \npubliziert. \n \n\ni) Der Auftrag wurde in zwei Lose unterteilt. In ein Los „Klassenfahrten“ und ein Los \n„Einzeltransporte“. \n\nii) Die Frist für den Eingang von Angeboten lief bis 12. April 2022, 12 Uhr. Die \nOffertenöffnung erfolgte am 13.04.2022 und war nicht öffentlich. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n10 \n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \nBefragung GPK \n \nAm 1. Juni 2022 erfolgte die Befragung von Stadtrat Markus Bürgi und Ressortleiter Joshua Renshaw \ndurch die Mitglieder der GPK. Die Antworten werden aufgrund des Amtsgeheimnisses nicht detailliert \nrapportiert. \n \n\ni) Die Fragen der GPK wurden vollständig und zur Zufriedenheit der GPK beantwortet. Es \nmussten keine Antworten nachgereicht oder ermahnt werden. \n\nii) Die GPK informierte sich insbesondere über folgende Punkte: \na. Anzahl Offertensteller \nb. Losinformationen \nc. Eingesetzte Infrastrukturen und Konzepte (Fahrzeuge, Kommunikation) \nd. Gewichtung der Auftragskriterien \ne. Ablauf der Angebotsöffnungen und weiterer Prozessschritte \n\niii) Die vorgelegten Unterlagen waren umfangreich und vollständig. Die GPK konnte eine \nPrüfung vornehmen und sich eine Meinung bilden. \n\n \n \n\n1. Empfehlungen \n \nDie GPK erachtet das gewählte Verfahren als zweckdienlich und vollständig korrekt. Das gewählte \nVorgehen, inkl. Los-Bildung und Terminsetzungen, erscheint der GPK als ausreichend. Die Auskünfte \ndurch den Stadtrat und den Ressortleiter während der Befragung durch die GPK waren verständlich \nund informativ. \nDie GPK empfiehlt dem Stadtrat bei Auftragsvergaben weiterhin die gesetzlichen \nRahmenbedingungen im Vorfeld zu prüfen. \n \n\n2. Weiteres Vorgehen \n \nMit Vorlage dieses Berichts schliesst die GPK die Prüfung ab und dankt dem Stadtrat und dem \nRessortleitung Bildung für die Kooperation und Zusammenarbeit. \n\n \n \n \n \n \n \nChristoph Gubser \nMitglied GPK Adliswil      \n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n11 \n \n\n \n\n \n \nOberaufsicht \nRisikomanagement im Ressort Bau und Planung \n \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil  \nDatum: 20.8.2022 \n \n1. Anlass der Prüfung \n \nDie GPK überprüfte das Risikomanagement aller Ressorts. \n \n \n2. Vorgehen \n \nEs wurde ein Fragenkatalog an alle Ressorts mit Bitte um Beantwortung versendet. Auf der Basis der \nerhaltenen Antworten wurde Ressortvorsteher Felix Keller und Ressortleiter Thomas Vonrufs in der \nSitzung der GPK am 16. November 2020 mündlich befragt. \n \n \n3. Erkenntnisse \n \nDie Überprüfung der GPK fokussierte sich auf die Bereiche Bewilligungsverfahren, Geschäftskontrolle, \nInkasso und die Klärung von Verantwortlichkeiten. Einleitend sei festgehalten, dass die Bezeichnung \n«Bau & Planung» so zu verstehen ist, dass sich die Bezeichnung Bau auf die Bauprüfung bezieht und \nnicht auf die Ausführung von Bauvorhaben. Der Stadtrat stellt dazu klar, dass bei Bauten der Stadt die \nVerantwortung für die Ausführung bei jenen Resorts liegen, die den Auftrag dazu erteilen (z.B. \nBildung, Sicherheit, etc.). Es wurde bemerkt, dass die anderen Resorts von Bau&Planung als normale \nBauherren betrachtet werden und diese lediglich in baurechtlichen Fragen unterstützt werden. Die \nGeschäftskontrolle erfolgt durch ein internes Instrument auf Excel Basis und wird laufend nachgeführt \nund dient ebenfalls zur Risikosteuerung. Dabei wird das Risiko bei Bauprojekten nach Art des \nProjektes von Fall zu Fall geprüft. Externe Risikoanalysen werden keine verwendet. Aufgrund der \nengmaschigen rechtlichen Vorgaben zu den verschiedenen Sachbereichen (wie z.B. Baugebühren, \nBaukontrolle, Bauabnahmen, Fristen etc.) wurde auf die Erstellung einer separaten Risikomatrix \nverzichtet. Als Hauptrisiken wurden Baugebühren, Bauabnahme und Baugesuche definiert. Die \nBaugebühren werden in zwei Tranchen, bei der Erteilung des Baugesuchs und bei der Baufreigabe, \ngestellt. Die Rechnungsstellung läuft dabei über das Ressort Finanzen. Zur Qualitätssicherung der \nBauabnahmen, bei denen die Sicherheit der Bauten im Fokus stehen, besucht der verantwortliche \nBaukontrolleur regelmässig Weiterbildungen. Das Risiko von falschen Auskünften bei Baugesuchen \nwird aufgrund der hohen Regulationsdichte vom Ressort als klein eingestuft. Die Projekte werden in \nProjektdossiers mit sämtlichen Beilagen (Pläne, Formulare usw.) geführt. Digitale Unterlagen werden \nin einem Registraturplan abgespeichert. Die Ressortvertreter weisen darauf hin, dass in Kürze ein \nPortal für E-Baugesuche online gehe, mit welchem Gesuche online erfasst und eingereicht werden \nkönnen. Durch die Einführung des neuen E-Portals, welches rein elektronische Gesuche ermöglicht, \nentsteht nun eine neue Schnittstelle, welche es zu integrieren gilt. \n \n \n \n4. Empfehlung \n \nDie Regulationsdichte im Bereich Bau und Planung ist sehr hoch und die finanziellen Risiken im \nVergleich zu anderen Ressorts tief. Daher stehen vor allem operationelle Risiken im Vordergrund. Die \nÜberwachung der Projekte und Geschäfte durch die elektronische Geschäftskontrolle auf Excel Basis \nhat bisher ihren Zweck ausreichend erfüllt.  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n12 \n \n\n \n\n \n\n1. Weitere Vorgehen \n \nDas Risikomanagement des Ressorts Bau und Planung offenbarte keine Lücken oder Versäumnisse. \nDie GPK geht davon aus, dass die neue elektronische Schnittstelle zuverlässig in den bestehenden \nProzess integriert werden kann. Eine erneute Überprüfung im Rahmen der Oberaufsicht ist aus Sicht \nder GPK in absehbarer Zeit nicht erforderlich.   \n  \n \n \n \n \ngez.  \nGabriel Mäder, Referent     \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n13 \n \n\n \n\nDer Abschlussbericht des Stadtrates zur Legislatur 2018 – 2022   GGR-Nr. 2022-250 \n \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil  \nDatum: 11. Juli 2022 \n \n \n1. Rechtsgrundlage \nIm März 2022 hat der Stadtrat Adliswil seinen Abschlussbericht zur Legislatur 2018 – 2022 vorgelegt. \nGemäss Art. 28ter, Abs. 1 prüft die Geschäftsprüfungskommission (GPK) die Geschäftsführung des \nStadtrates und gemäss Art. 28ter, Abs. 2a GschO GGR die Legislaturziele des Stadtrates. Daraus \nfolgt, dass die GPK auch den Abschlussbericht des Stadtrates zu prüfen hat. \n \n \n2. Erkenntnisse \n \n2.1. Allgemeine Erkenntnisse \n \nDie GPK befindet die Ausgestaltung des Abschlussberichtes zur Legislatur 2018-2022 strukturell und \ninhaltlich als gut. Die besonderen Projekte sind sehr gut bebildert und die wesentlichen Eckpunkte \nkompakt dargelegt. Die Darstellung auf einer Zeitachse ist sehr hilfreich. Informationen des Stadtrates \nzur zeitlichen und finanziellen Zielerreichungen fehlen, was zu einer vollständigen Beurteilung des \n"Leistungsausweises" notwendig ist (fehlende Messbarkeit der Ziele). Die GPK empfiehlt daher dem \nStadtrat zukünftige Berichterstattung entsprechend zu ergänzen. \n \n \n2.2. Erkenntnisse zu den Abschlussberichtender Ressorts \n\n \n2.2.1. A Stadtentwicklung \n \nA1 Attraktiven Lebensraum schaffen \nStand für Zentrum OST und SÜD wurden allgemein beschrieben und einige Termine genannt. Es \nwurde jedoch nicht auf bestehende Projektrisiken hingewiesen, bei abgeschlossenen Projekten fehlen \nAusführungen zu Krediteinhaltung. \n \nA1.1. Zentrumsentwiklung \n \nA1.1.1. Stadthausareal: Veräussserung und bauliche Entwicklung \nDie GPK merkt an, dass die aktuelle Lage ausreichend beschrieben ist und empfiehlt, das Thema für \ndie neue Legislatur weiterhin als Ziel unter dem aktuellen Namen "Zentrum OST" zu führen. \nDie GPK ist auf die neuen Ziele 2023 gespannt. \n \nA1.1.2. Zentrum Süd: Erneuerung \nDie GPK stellt fest, dass die Ausführungen zum Zentrum SÜD einen allgemeinen Informationsstand \nvermitteln ohne jedoch weitere Informationsquellen zu den konkreten "Projekte in Planung" zu \nnennen. \n \nA1.1.3. Stadthauserweiterung: Neubau bis Frühjahr 2021 \nDie GPK hält fest, dass dieses Vorhaben umgesetzt ist. Informationen zu zeitlicher und finanzieller \nZieleinhaltung wären wünschenswert. \n \nA1.2.1 Gebietsentwicklung Sood: Transformation in ein städtisches Subzentrum \nDie GPK begrüsst den Hinweis auf die enge Verknüpfung zwischen den Gebietsentwicklungen "Sood" \nund "Lätten" sowie dem Abstimmungshinweis. Beim Letzteren wäre es aus Sicht der GPK \nwünschenswert, wenn das Risiko bei einer Ablehnung (Blockade der Umsetzung) Erwähnung  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n14 \n \n\n \n\ngefunden hätte. Die GPK empfiehlt dem Stadtrat die Vorhaben "Sood" und "Lätten" kombiniert \nweiterzuverfolgen und in den Zielsetzungen zu berücksichtigen, aufgrund des aktuellen Standes als \n"langfristige Raumplanung". Die GPK ist auf die neuen Ziele 2023 gespannt. \n \nA1.3. Gebietsentwicklung Dietlimoos-Moos: Entwicklung der Baufelder B2 und C, Definition \neiner Umsetzungsstrategie \nDie GPK ist auch hier auf die neuen Ziele 2023 gespannt, insbesondere über die Entwicklung der \nBaufelder B2 und C. Generell stellt sich die Frage, ob es bei abstimmungsabhängigen Projekten eine \nAusarbeitung eines konkreten Plans B bedarf (Stadthaus, Sood/Lätten, Baufeld B). \n \nA2 Langfristige Raumplanung \nDie GPK stellt fest, dass die formell-regulatorischen Vorhaben umgesetzt wurden. Konkrete \nEntwicklungsschritte der Gebiete konnten nicht realisiert werden. \n \nA2.1. Immobilienleitbild: Erstellung und Verabschiedung Attraktive Rahmenbedingungen für \naltersgerechtes Wohnen \nDie GPK nimmt den Stand zur Kenntnis. \n \nA2.2. Gebietsentwicklung Lätten: mittelfristige Entwicklung zu einem neuen Stadtquartier \n\nDas Volk hat entschieden und es ergeben sich neue Planungen daraus. Die GPK ist auch hier auf die \nneuen Ziele 2023 gespannt. Die Zielsetzungen "Lätten" und "Sood" sollten wegen Verflechtung \nkombiniert in der Legislatur 2022-2026 verfolgt werden. \n \nA2.3. Gebietsentwicklung Sunnau: Studienauftrag für die Quartierentwicklung als Grundlage für \nPlanverfahren und Gestaltungsplan \nDie GPK nimmt den Stand der Arbeiten zur Kenntnis und erhofft sich im nächsten Legislaturplan \nweitere Konkretisierungen der Zielsetzung der Sunnau. Offen bleibt, welche Studienergebnisse sich \nergeben haben.  \n \nA2.4. Revision Bau- und Zonenordnung: Gesamtrevision \nDie GPK nimmt den Legislaturstand zur Kenntnis. \n \nA3.1. Umgestaltung Sihltalstrasse: urbane Neugestaltung \nDie GPK nimmt den Bericht zur Kenntnis, wünscht sich aber konkretere Etappierungen der Vorhaben \nAdliswil/Kanton für die nächste Legislatur diesbezüglich in Verbindung zur "Gebietsentwicklung \nSood" zu erfahren. \n \nA3.2. Unterführung Soodstrasse: Erstellung einer Gleisunterführung \nsiehe oben - beide Vorhaben werden mit dem Kanton abgestimmt. Die Unterführung sollte im \nRahmen der Gebietsentwicklung Sood (Sood + Sihlstrasse) inkludiert sein. \n \nA3.3. Sanierung Tüfisteg: Erneuerung des Steges und der Beleuchtung \nDie GPK nimmt die Berichterstattung zur Kenntnis, hält aber fest, dass es sich bei den formulierten \nZielsetzungen um nicht messbare Werte handelt und als Ziele daher wenig geeignet erscheinen. Die \nGPK empfiehlt für die nächsten Zielsetzungen im Gesellschaftsbereich messbare Ziele zu formulieren \noder bei qualitativen Zielen, die Akzeptanz und Wahrnehmung in der Bevölkerung zu prüfen. \n \n2.2.2. B Gesellschaft \n \nSiehe A3.3. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n15 \n \n\n \n\nB1.1. Lebendiges Quartierleben: Unterstützung beim Aufbau von Quartiervereinen, Projekt \nPEPPiQ, Ausbau der Freiwilligenarbeit u. Nachbarschaftshilfe \nEs wurde eine Stelle geschaffen, durch die die Vernetzung der Quartiere unterstützt werden soll. \nInformationen zu den Studienergebnissen fehlen im Bericht. \n \n \nB1.3. Rahmenbedingungen für die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen: Einführung von \nBetreuungsgut-scheinen für die Vorschule; Koordination der Massnahmen zur Förderung der \nfrühkindlichen Entwicklung; Erfassung des Bedarfs an Anpassungen für ein Konzept der \nJugendarbeit; neuer Standort für PEPPerMIND \nDie GPK ist auch hier auf die neuen Ziele 2023 gespannt. Angesichts der steigenden Nachfrage an \nPsychologischer/Psychiatrischer Betreuung Jugendlicher fragt sich die GPK, ob/wie Schulsozialarbeit \nund offene Jugendarbeit zusammenarbeiten und ob in dieser Hinsicht noch investiert werden müsste. \n \nB2 Regionale und kommunale Strukturen \nDie GPK stellt fest, dass solche Strukturen - soweit realisiert - gut zu funktionieren scheinen. \n \n2.2.3. C Bildung \n \nC1.2 Neue Prozesse und Strukturen:  \nFestigung neuer Strukturen, Überarbeitung u. Optimierung der Dokumente und Prozesse \nGenerell interessiert sich die GPK dafür, was man aus der Pandemie-Zeit gelernt hat. Was ist wichtig \nfür das Kerngeschäft/die Beschulung von Kindern? Welche Bereiche, die während der Pandemie \nwegfielen, waren die Kritischsten? Entsprechende Informationen im Abschlussbericht wären aus Sicht \nder GPK angebracht. \n \nC2.3 Krisenkommunikation: Krisenkommunikation etablieren, Informationsfluss in Krisen \ngewährleisten \nDas Notfallkonzept steht; die GPK geht davon aus, dass nun praktische Übungen durchgeführt \nwerden. \n \n2.2.4. D Infrastruktur \n \nD1 Fit für die digitale Gesellschaft \nDie GPK freut sich über die sehr gute Auszeichnung der Beurteilung für den Adliswil Webauftritt. \n \nDie GPK begrüsst die Erstellung einer digitalen Roadmap zur Identifizierung von Synergiepotentialen. \nWichtig für die GPK erscheint, dass diese Roadmap auch Bezug nimmt auf Cybersicherheitsthemen, \nsodass die zunehmende Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen als sicher wahrgenommen \nwerden. \n \nD1.1. Online-Abwicklung von Schaltergängen:  \nDie GPK ist erfreut über die Erweiterung der Palette der Online-Dienste, z.B. eBaugesuch sowie \neBewilligungen. Auch die guten Zahlungsmöglichkeiten mit Twint wurden umgesetzt und realisiert. \n \nD1.2. Umfassende Informationen über die Website:  \nHauptkommunikationskanal der Stadt Adliswil, systematische Rechtssammlung, Anzeige der \nInteressenbindungen der Behördenmitglieder, Zugang für unterschiedliche Gerätetypen.  \nDie GPK regt an, das Informationsangebot auch auf English bereitzustellen. \n \n1. Fazit \n \nDie GPK stellt fest, dass die Einschätzungen des Stadtrates Mitte der Legislatur mehrheitlich korrekt  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n16 \n \n\n \n\n \n\nwaren in Bezug zur Realisierung bis Ende Legislatur. Die GPK empfiehlt bei Zielsetzungen stärker auf \nSteuerbarkeit durch die Stadtverwaltung und Messbarkeit der Resultate zu achten. Auch sollten \nRisikoeinschätzungen und Informationen zur terminlichen und finanziellen Zielerreichung ausgebaut \nwerden, um Einschätzungen besser vornehmen zu können.  \nDie GPK dankt dem Stadtrat für die ausführliche, bunte Abschlussbericht-Broschüre zur Legislatur \n2018 – 2022 und nimmt den Bericht zur Kenntnis.  \n \n \nBericht der Geschäftsprüfungskommission \n \n \nDer GPK Präsident \nRenato Jacomet  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n17 \n \n\n \n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 10, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \nOberaufsicht \n \nZwischenbericht zur Cyber Security 11. Juli 2022 \n \nAusgangslage \n \nIm Januar 2022 hatte die GPK dem Stadtrat einige Fragen zur Cyber Security gestellt. Es ging dabei \nvor allem um die Massnahmen der Informatik, Ransomware, Phishing Mails und andere Cyber \nAngriffe zu erkennen und die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung für die Gefahren zu sensibilisieren. \nMit seiner Antwort sendete der Stadtrat eine fünfseitige Stellungnahme des Informatik-Dienstleisters \nder Stadt OBT. In ihrer Stellungnahme machte OBT deutlich, dass die Verantwortung und die Risiken \nletzten Endes bei der Stadt liegen. \n \nBefragung des Stadtpräsidenten \n \nIn der 42. Sitzung der GPK am 11.04 2022 wurde Stadtpräsident Farid Zeroual, in dessen Ressort die \nInformatik zugeordnet ist, zur Cyber Security befragt. \n \nFarid Zeroual erläuterte auf entsprechende Fragen, dass die Informatik über das Intranet die \nMitarbeitenden der Stadt über Gefahren informiere und sie auch regelmäßig sensibilisiere und auf den \nkorrekten Umgang mit Passwörtern aufmerksam mache1. \n \nDie Mitarbeitenden der Stadt haben keinen direkten Zugriff auf die Server, sondern sie kommunizieren \nüber Citrix. Auf diese Weise wird verhindert, dass Malware über verseuchte Computer auf die Server \ngelangt. \n \nDie Zuständigkeit für die Informatik liegt städtischerseits beim Stadtschreiber. Er ist auch die \nKontaktperson für OBT. Die Auslagerung der gesamten Informatik an einen externen Dienstleister war \nnach Ansicht des Stadtpräsidenten ein wichtiger Schritt, mit dem neben mehr Qualität auch eine \nhöhere Sicherheit für die Informatiksystem der Stadt erreicht worden sei. \n \nIm Gegensatz zur OBT vertrat der Stadtpräsident die Auffassung, dass OBT für die Verfügbarkeit und \nden sicheren Betrieb der Informatiksysteme zuständig sei. Bei ordnungsgemässem und \nvertragskonformem Betrieb sollte es kein Restrisiko für die Stadt geben, da die Wiederherstellung der \nDaten nach einem Schadenereignis (Brand, Wasser, HW/SW Defekt, etc.) in der Verantwortung der \nOBT liegt. Auf Nachfrage ergänzte er, dass bei einer Erpressung mittels Ransomware seiner \nAuffassung nach die OBT den Schaden tragen müsse. Dies unter dem Vorbehalt, dass die \nMitarbeitenden der Stadt Adliswil die IT Systeme ordnungsgemäss und unter Einhaltung der \nentsprechenden Weisung benutzen. Die Frage nach einer Versicherung der Stadt gegen Cyber \nAngriffe konnte Farid Zeroual nicht beantworten. Da die wesentlichen Risiken für den Betrieb der \nSysteme und die Verfügbarkeit der Daten von der OBT AG bzw. deren Versicherungen getragen \nwerden, drängte sich für die Stadt bis anhin keine Versicherung gegen Cyber-Risiken auf. \n \nWeiteres Vorgehen \n \nDie GPK erwartet die Information des Stadtpräsidenten, ob die Stadt gegen Cyber Angriffe versichert \nist. Weiterhin sollte die Problematik der Information und Sensibilisierung der Mitarbeitenden vertieft \nwerden. Einerseits werden die städtischen Mitarbeitenden in den Schulen nicht per Intranet erreicht, \nandererseits sind in jüngerer Zeit Mitarbeitende auf Phishing Mails hereingefallen. Schliesslich könnte \ndie GPK noch der Frage nachgehen, inwieweit die Sicherheitsmassnahmen der OBT als Schutz \ngeeignet sind und sie die Zugriffe auf die städtischen Systeme nicht über die Massen erschweren \n(bspw. für die Mitarbeitenden in der Schule, Mitglieder des GGR). \n \ngez. Wolfgang Liedtke, Referent \n  \n\n \n1 Farid Zeroual war der Ansicht, dass auch die städtischen Mitarbeitenden in den Schulen Zugriff auf das Intranet \nhaben. Eine Nachfrage beim Personalverein ergab allerdings, dass nach wie vor diese Mitarbeitenden keinen \nZugriff auf das Intranet haben und demzufolge die Sicherheitshinweise sie nicht erreichen. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n18 \n \n\n \n\nOberaufsicht \nRisikomanagement im Ressort Soziales \n \n \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil  \nDatum: 10.6.2022 \n \n \n1. Anlass der Prüfung \nDie GPK überprüfte das Risikomanagement aller Ressorts. \n \n2. Vorgehen \nEs wurde ein Fragenkatalog an alle Ressorts mit Bitte um Beantwortung versendet. Auf der Basis der \nerhaltenen Antworten wurde Ressortvorsteher Renato Günthardt und Ressortleiterin Doris Kölsch in \nder Sitzung der GPK am 14. März 2022 mündlich befragt. \n \n3. Erkenntnisse \nInternes Kontrollsystem (IKS)  \nZwei Kontrolllisten zu Prozessen im Bereich der gesetzlichen Hilfe:  \n\n1. Staatsbeiträge (Zusatzleistungen, Sozialhilfe): Abteilungsleitung unterschreibt, dass Beträge \ngeltend gemacht wurden. Automatisierte Kontrollen im Auftrag der Sozialkommission oder des \nKantons werden in der Verwaltungs-Software Axioma aufgesetzt.  \n\n2. Prüfungshandlungen («Monitoring»): Prozessbeschrieb, was kontrolliert wird, von wem und \nwie die Kontrollen aussehen, mit welcher Periodizität. Status und Resultate werden \nfestgehalten. Eine Situation wird immer von zwei Personen beurteilt.  \n\n \nEs gibt Leidfäden zur Vorgehensweise in der Sozialberatung, sowie eine Reihe weiterer Dokumente, \nwelche allerdings nicht als IKS-relevant betrachtet werden: Ziele der Sozialkommission, \nQuartalsberichte, Anträge, Konzepte, Sitzungsprotokolle etc. \n \nIT-Infrastruktur \nDie IT-Landschaft setzt sich aus einer Reihe von verschiedenen Systemen zusammen:  \n\n• ZLPro der Stadt Zürich kommt zum Einsatz bei Zusatzleistungen \n\n• Tutoris.Net gilt als Standardlösung für die Sozialhilfe und enthält alle fallrelevanten \nInformationen zu «Klienten» (Stammdaten, Adressen, Finanzdaten, Falldokumentation etc.) \n\n• Axioma kommt als Geschäftsverwaltungssoftware zum Einsatz, IKS Dokumente werden \nchronologisch in Axioma abgelegt und können leicht nachverfolgt werden.  \n\n• Separate Software für Betreuungsgutscheine und für das Kinderhaus \n \nFinanzielle Risiken wie z.B. Betrugsrisiko:  \nUnrechtmässige Sozialhilfebezüge kommen selten vor, fliegen bei Kontrollen auch relativ schnell auf. \nIm Verdachtsfall wird Hinweisen nachgegangen. In diesem Zusammenhang ist auch die Arbeit der \nSozial-Detektive zu erwähnen. Der Ressortvorsteher war stets um eine rechtliche Grundlage bemüht. \nEine umstrittene Gesetzesänderung im Kantonsrat drohte die Überwachung systematisch zu \nerschweren. Die Stadt Adliswil sicherte sich allerdings die Entscheidungsbefugnis, in welchen Fällen \nsie einen Sozialdetektiv beauftragen konnte.  \n \nNichtfinanzielle Risikotypen, Legislatur Ziele und Reputation:  \nIm Rahmen der Geschäftskontrolle von Projekten bzw. Legislatur- oder Strategiezielen werden Fristen \nund Stand der Umsetzung erfasst. Dabei wird die Einhaltung von Fristen bei Themen kontrolliert, die \nsich z.B. auf die Weiterentwicklung von Bereichen beziehen, und deren Umsetzung sich auch auf die \nReputation auswirken kann. \n \nSchlüsselpersonen und Geschäftsrisiken \nDie Abhängigkeit von Schlüsselpersonen wird gezielt reduziert. Es wird geschaut, dass es keine \nBereiche gibt, in welchem nur eine Person Bescheid weiss. Dasselbe gilt auch für die Führung des \nRessorts, speziell im Hinblick auf die neue Legislatur-Periode (Rücktritt Ressortvorsteher und \nPensionierung der Ressortleiterin).  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n19 \n \n\n \n \n\nIndikatoren und Benchmarking: \nDas Ressort Soziales hält Entwicklungen im Umfeld und der Geschäftstätigkeit mit Indikatoren fest. \nZur Anzahl Fallzahlen, offener Rechtsfälle, erfolgreicher Einsprachen etc. wird alle zwei Jahre ein \nVergleich mit anderen Gemeinden gezogen („Benchmarking“).  \n \nPersonen- und Datenschutz:  \nDie Sozialkommission wurde schon immer angehalten, Papiere mit vertraulichen Informationen nicht \nherumliegen lassen. Heute zirkulieren z.B. Anträge der Sozialkommission aus Datenschutzgründen \nnicht mehr in Papierform, sondern werden nur noch digital abgelegt. Mitarbeiterschulungen \nsensibilisieren die Belegschaft und mahnen sie zur Vorsicht z.B. beim Weiterleiten von Email-Ketten.  \n \nKommunikationskanäle und Öffentlichkeitsprinzip  \nInformationen zu Projekten im Ressort Soziales finden sich in der Jahresrechnung und in einzelnen \nStadtratsbeschlüssen. Über den Stand der Umsetzung von Legislatur Zielen wird teilweise im \nStadtbrief berichtet.  \nViele Entscheide der Sozialkommission fallen unter Daten- oder Persönlichkeitsschutz und können \ndeshalb nicht publiziert werden. Allgemein erfahren wir über die Arbeit der Sozialkommission \nallerdings eher wenig. \nZum Prüfungszeitpunkt fand sich als letzter Eintrag auf der Webseite eine Vernehmlassung aus dem \nJahr 2019. Publikationen von Geschäfts- und Kompetenzordnungen und Beschlüssen waren nicht zu \nfinden. Nach dieser Befragung wurde die „Kompetenzordnung zur Ausrichtung wirtschaftlicher \nHilfe“ erlassen (per 1. April) und aufs Netz gelegt.  \n \n1. Empfehlung \nNach Eigenaussage der Ressortleiterin gibt es kein strukturiertes Risikomanagement für das Ressort \nals Gesamtes. Wesentliche Risikofaktoren wurden aber identifiziert, finanzielle wie nicht finanzielle \nRisiken sind auf dem Radar. Nach einer ersten Einschätzung der GPK herrscht ein gutes \nRisikobewusstsein. Es werden auch geeignete Strategien zur Risikominderung angewendet. \nAbhängigkeiten von Schlüsselpersonen werden gezielt reduziert. Der Einhaltung von Personen- und \nDatenschutz wird ein hoher Stellenwert zugemessen. Das Benchmarking mit anderen Gemeinden \nermöglicht es negative Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.  \nDie GPK hat etwas Kritik geübt an der Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzip, welche von \nRessortvorsteher und -Leiterin wohlwollend aufgenommen wurde. Die Sozialkommission dürfte gerne \nmehr über ihre Arbeit berichten. Die Webseite könnte noch vermehrt als Kommunikationsinstrument \ngenutzt werden.  \n \nWeitere Vorgehen \nDas Risikomanagement des Ressorts Soziales offenbarte keine Lücken oder Versäumnisse. Das \nBenchmarking könnte interessante Aspekte zur Vertiefung bieten. Eine erneute Überprüfung im \nRahmen der Oberaufsicht ist aus Sicht der GPK allerdings nicht dringend.  \n \n \n \n \n \n \ngez.  \nPascal Engel, Referent       \n\n      \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\n\n


name: Änderungen Ziele und Indikatoren Budget 2024

format: application/pdf

text: \n21.04.2023  \nCMI 2022-380 \n\n1 \n \n\n \n \nBudget 2024; Änderungen der Produkte, Ziele, Leistungen und Indikatoren \n \n \n\n \n \nProduktgruppe C Einwohnerkontakte \n \n\nProdukt C2 Zivilstandswesen: \n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nKennzahlen Anzahl Einwohnerinnen und Einwohner in Adliswil und \nLangnau a.A. \n\nAnzahl Einwohnerinnen und Einwohner im \nZivilstandskreis Sihltal-Albis \n\n Anzahl Todesfälle in Adliswil und Langnau a.A. Anzahl Todesfälle im Zivilstandskreis Sihltal-\nAlbis \n\nLeistungs-\nziele \n\nJahreszahlen von Adliswil und Langnau a.A. Jahreszahlen errechnet für Adliswil, Langnau \na.A. und den Gemeinden des Bezirkes \nAffoltern \n\n \n\nKommentar \n\n \n\nDie Stadt Adliswil und die Gemeinde Langnau am Albis bilden zusammen mit den Gemeinden des Bezirks Affoltern den neuen \n\nZivilstandskreis Sihltal-Albis. Die Vereinbarung zwischen der Sitzgemeinde Adliswil und den Anschlussgemeinden tritt am 1. Juli 2023 in \n\nKraft. Die Leistungsziele wurden aus den bisher unabhängig voneinander erfassten Daten im Sihltal und im Bezirk Affoltern errechnet. \n\n \n\n \n \n\n \nProduktgruppe D Finanzen \n \n\nProdukt D1 Dienstleistungen für Dritte \n\n \n\n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nLeistungs-\nziele \n\nZustandserhebung und Massnahmen Gebäude: \nInstandhaltung 1) \n\nWegfall \n\n Zustandserhebung und Massnahmen Gebäude: \nInstandsetzung 2) \n\nWegfall \n\n Aktualisierung der Liegenschaftsstrategie alle vier Jahre Wegfall \n\n \nKommentar \n \nWerden wegen des Verkaufes der Pensionskassenliegenschaften nicht mehr umgesetzt. \n\n \n\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n\n\n\n21.04.2023  \nCMI 2022-380 \n\n2 \n \n\n \n \nProduktgruppe K Sport, Sportanlagen \n \nProdukt K1 Hallen- und Freibad: \n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nIndikatoren \n/ Gegenstand \n\nZ2: Anzahl Eintritte Jugendliche und Familien in den \nMonaten Juni-August \n\nÄnderung: Anzahl Einzeleintritte Jugendliche \nund Erwachsene in den Monaten Juni-August \n\nIndikatoren Z2: Anzahl Vermietungen Material in den Monaten Juni-\nAugust \n\nWegfall \n\n \n \nKommentar \n \nDie bisher ausgewiesene Anzahl Jugendliche und Familien ist mit den aktuellen Ticket-Strukturen nicht oder nur mit unverhältnismässigem \nAufwand auswertbar. Es wird deswegen neu die Anzahl Einzeleintritte Jugendliche und Erwachsene in den Monaten Juni-August \nausgewiesen. Bisher wurde die Anzahl Vermietungen von Kleinmaterial im Freibad ausgewiesen. Während der Covid-19-Pandemie wurde \ndie Vermietung eingestellt. Daraus entstand die Erkenntnis, dass die Vermietung von Kleinmaterial auch unter grossem Aufwand zum Teil \nunhygienisch bleibt. Es wird zwar neu die Vermietung von Liegestühlen geplant, die Vermietung von Kleinmaterial wird aber eingestellt \nbleiben. \n\n \n\n \n \n \nProduktgruppe L Soziale Sicherung \n \nProdukt L1 AHV-/IV-Zusatzleistungen: \n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nKennzahlen Anzahl Bezügerinnen ZL zur AHV am Total der \nPersonen im AHV-Alter (Prozent Stichtag 31.12.) \n\nAnteil Bezügerinnen ZL an AHV am Total der \nPersonen im AHV-Alter (Prozent Stichtag \n31.12.)  \n\nAnzahl Bezügerinnen ZL zur AHV am Total der \nEinwohnerInnen (Prozent Stichtag 31.12.) \n\nAnteil Bezügerinnen ZL an AHV am Total der \nEinwohnerInnen (Prozent Stichtag 31.12.) \n\nGegenstand neu: Anteil aller Vermittlungen (in Prozent) \n\n   \n\n \nKommentar \n \nFormelle Anpassung, da Kennzahl in Prozent ausgewiesen wird. \n \n \n \nProdukt L3 Persönliche und wirtschaftliche Hilfe: \n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nLeistungs-\nziele \n\nneu: Beratung/Vermittlung von \nBildungsmassnahmen (Anzahl) \n\nIndikatoren neu: Z1: Abgeschlossene Bildungsmassnahmen \n\nGegenstand neu: Anteil aller Vermittlungen (in Prozent) \n\n   \n\n \nKommentar \n \nIn der wirtschaftlichen Sozialhilfe soll eine schnelle, aber auch eine nachhaltige Ablösung das Ziel sein. Der Fokus auf die Verbesserung der \nBildungssituation der Sozialhilfebeziehenden soll verstärkt werden. Aus diesem Grund wird die Anzahl Beratungen zu und Vermittlungen \nvon Bildungsmassnahmen als neuer Indikator aufgenommen.  \n\n \n \n\n\n\n21.04.2023  \nCMI 2022-380 \n\n3 \n \n\n \n \nProdukt L4 Pflegefinanzierung: \n \n Budget 2023  Budget 2023 \n\nLeistungs- \nziele \n\nAnzahl Vermittlungen von passendenden Pflegeplätze \n(in Prozent) \n \n\nAnteil Vermittlungen von passenden \nPflegeplätzen (in Prozent) \n\n \nKommentar \n \nFormelle Anpassung, da Kennzahl in Prozent ausgewiesen wird. \n \n\n \n \n \nProduktgruppe M Soziale Dienstleistungen und Beratung \n \nProdukt M3 Jugend und Gemeinwesen: \n \n Budget 2023  Budget 2024 \n\nLeistungs- \nziele \n\nneu: Öffnungszeiten Jugendtreff Langnau \n(Std/Woche) \n\n \nKommentar \n \nPer 1. Juli 2023 wurde die Jugendarbeit Adliswil und Langnau am Albis zusammengeschlossen. Um die Leistungen in den Jugendtreffs \nbeider Standorte messen zu können, werden zusätzlich zu den Öffnungszeiten PEPPerMIND (Adliswil) die Öffnungszeiten des Jugendtreffs \nLangnau am Albis ausgewiesen. Durch den Zusammenschluss kann davon ausgegangen werden, dass Im Jahr 2024 grundsätzlich mehr \nProjekte und Beratungen stattfinden können. \n\n \n\n\n