name: Bericht der Geschäftsprüfungskommission über ihre Tätigkeit im Jahr 2025-2026 R. Jacomet 10.2.2026

text: \nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n1 \n \n\nJahresbericht der Geschäftsprüfungskommission an den Grossen Gemeinderat \n\nüber die Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht im Jahr 2025/2026 \n\n____________________________________________________________________________ \n\nAn:   Stadt Adliswil, Grosser Gemeinderat \nVon:   Geschäftsprüfungskommission Adliswil \nDatum:  4. März 2026 \nInhalt:   Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht \nZeitperiode:  März 2025 bis Februar 2026 \n \nRechtsgrundlage \n____________________________________________________________________________ \nLaut Art. 28quater der Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates Adliswil legt die Geschäftsprü-\nfungskommission jährlich einen Bericht zu Ihrer Tätigkeit im Rahmen der Oberaufsicht vor. \nDieser Bericht wird vom Grossen Gemeinderat zur Kenntnis genommen.  \n \nEinleitung \n____________________________________________________________________________ \nDie Geschäftsprüfungskommission (GPK) hat im Jahr 2025/2026 in unveränderter Besetzung \nzusammengearbeitet: \n \nRenato Jacomet  (Präsident) \nPascal Engel   (Vizepräsident) \nAngela Broggini  (Mitglied) \nSait Acar  (Mitglied) \nHeinz Geissler  (Mitglied) \n \nUnsere Protokollführerin Lisa Gasner wurde dankend per 31.12.2025 verabschiedet. \n \nUnser neuer Protokollführer Dario Eggenberger wurde per 1.1.2026 willkommen geheissen. \n \nDie Gruppe funktioniert weiterhin sehr gut und arbeitet konstruktiv und motiviert. Verschiedene An-\nsichten und Meinungen werden respektiert und ausdiskutiert. \n \nDie Arbeitsaufteilung in der GPK erfolgt folgendermassen: Die zu behandelnden Themen werden \nan Teams von zumeist zwei Personen zugeteilt. Diese nehmen die Prüfung vor und präsentieren \nder Kommission die Ergebnisse. Anschliessend erfolgt im Gremium die Diskussion und führt letzt-\nendlich zum Gesamtergebnis. Wenn nötig wurde der zuständige Stadtrat / Ressortvorsteher mit wei-\nteren Gästen zum Informationsaustausch eingeladen. \n \nAus vergangenen Legislaturen waren einige Geschäfte wieder aufzunehmen und nochmals zu prü-\nfen. Neue Geschäfte wurden uns vom Büro des Grossen Gemeinderates zugewiesen oder von der \nÖffentlichkeit zugetragen, manche ergaben sich als Fortsetzung von bestehenden Geschäften oder \naus dem Risikomanagement der GPK wie z.B. die Prüfung der verschiedenen Ressorts. Aber auch \nin der GPK selbst wurden immer wieder neue Prüfthemen vorgeschlagen und besprochen, ob und \nwie die GPK diese aufnehmen könnte. \n \nDie GPK ist sehr bedacht, dass die Gewaltentrennung sauber eingehalten wird (siehe GPK-Leitfa-\nden). \n \nGenerell werden alle Fragen zu den Geschäften in einer Datei gesammelt und in einer Sitzung zu-\nsammengetragen und formuliert. Diese Fragen gehen vorgängig an unsere Gesprächspartner, so-\ndass sich jeder gut auf die Sitzung vorbereiten kann. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nZiegler Vanessa\nSchreibmaschine\nEingegangen: 10.02.2026\rGGR-Nr. 2022-439\n\nZiegler Vanessa\nRechteck\n\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n2 \n \n\nDie Zusammenarbeit mit dem Stadtrat und der Stadtverwaltung ist grundsätzlich gut. Der Diskurs \nmit den eingeladenen Gästen (Stadträte, Ressortverantwortliche, Ressortleiter oder weiteren Gäs-\nten) verläuft informativ und wohlwollend, was eine wichtige Voraussetzung ist für eine gute Zusam-\nmenarbeit. \n \nDie GPK begrüsst auch konstruktive Kritik. Das Ziel der GPK ist es, mit ihrer Arbeit einen Mehrwert \nfür die Stadt Adliswil zu schaffen. \n \nDie GPK hat sich auch Geschäften/Themen angenommen, in denen Vertrauliches diskutiert wurde. \nDiese vertraulichen Informationen werden in internen Protokollen festgehalten und sind für die Mit-\nglieder des Grossen Gemeinderates/Stadtrates nicht einsehbar. \n \nDie GPK trifft sich regelmässig mit der RPK für einen Austausch. Ziel ist es, festzulegen, wie die \nThemen angegangen werden, wie gearbeitet wird und welche Themen zwingend geprüft werden \nsollten. Dies ist ein wertvoller Austausch für beide Kommissionen. Dieser Austausch wird in einem \ninternen Protokoll festgehalten. \n \nDie GPK hat zwei Prüfungen vorgenommen, die ausschliesslich in internen Protokollen festgehalten \nwurden. Eine betraf das Ressort Bau und Planung, die andere das Ressort Bildung. In beiden Fällen \nwurde die GPK ausführlich, transparent aufgeklärt und sieht keinen Handlungsbedarf. \n \nÜberblick zur Kommissionsarbeit  \n____________________________________________________________________________ \nNachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. \nIm Anschluss finden Sie die ausführlichen Prüfberichte. \n \nThemen \n____________________________________________________________________________ \nEinblick in die Themen und Arbeiten der GPK im Rahmen ihrer Oberaufsichtsfunktion für \ndie Periode 2025/2026: \n \n\n• Fristenkontrolle, Vorstösse von Gemeinderäten im GGR, laufend \n\n• Regelmässiger Austausch mit der Rechnungsprüfungskommission \n\n• Anfragen und Informationen einholen, die zu einer GPK-Prüfung führen könnten \n\n• Bericht GPK Kommunikation in der Stadtverwaltung Adliswil 19. Januar 2026 \n\n• Bericht GPK Abteilung Liegenschaften Vertragsmanagement 16. Juni 2025 \n \n \nStatus der Prüfungen per Februar 2026 \n____________________________________________________________________________ \n \n\nAnzahl Status \n\n3 Geplante Prüfungen \n\n0 Prüfung traktandiert \n\n0 Prüfung in Vorbereitung  \n\n0 Laufende Prüfungen \n\n4 Prüfungen abgeschlossen \n\n4 Berichte abgeschlossen \n\n2 Prüfungsberichte im Anhang \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n3 \n \n\nÜbersicht zu den Prüfungsergebnissen \n____________________________________________________________________________ \nGibt es Fälle, bei denen Handlungsbedarf für die Stadtverwaltung besteht: \nNEIN \n \nGibt es Fälle mit einer gewissen Dringlichkeit: \nNEIN \n \nGibt es Fälle mit Verletzung von Regularien: \nNEIN \n \nGibt es Fälle, bei denen die Stadt Adliswil von "Best Practice" abweicht? \n(JA) Compliance: \n\nDer Nachweis und das Kontrollumfeld zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen fehlen. \n \nIKS und Risk-Management: \nEin einheitlicher Ansatz, welcher sich über die ganze Stadtverwaltung erstreckt, fehlt weiter-\nhin. \n \n\nGibt es Fälle, die sonst der Aufmerksamkeit des Grossen Gemeinderats bedürfen? \nNEIN \n \nGibt es Fälle, die dem Grossen Gemeinderat zur Behandlung vorgelegt werden? \nNEIN \n \nInformationen aus der GPK \n____________________________________________________________________________ \nDie Geschäftsprüfungskommission arbeitet nach dem Leitfaden der GPK Adliswil (s. Anhang) \nund verwendet Risikomanagementansätze als internes Arbeitsinstrument. \n \nRisikobasierte Oberaufsicht der GPK: Aufgaben, Ziele und Instrumente: \n \nDie Behörden und die Verwaltung unterstehen der Oberaufsicht des Parlaments, die von der Ge-\nschäftsprüfungskommission (GPK) als vorberatende Kommission wahrgenommen wird. Die GPK \nüberwacht risikobasiert die Geschäftsführung des Stadtrats, der Stadtverwaltung sowie der Exeku-\ntivkommissionen. Beschlüsse und Massnahmen der Behörden müssen den Kriterien der Recht-\nmässigkeit, Zweckmässigkeit und Wirksamkeit entsprechen. \n \nDie GPK sorgt für die frühzeitige Erkennung von Risiken, die der Stadt Adliswil finanziell oder an-\nderweitig schaden könnten. Sie deckt Mängel auf und identifiziert Optimierungsmöglichkeiten, um \nein gutes Risikobewusstsein und effektives Risikomanagement bei den Beaufsichtigten zu fördern. \nDie Integration von Risikoüberlegungen in den Alltag der Behörden bringt Vorteile wie Effizienzstei-\ngerung, geringere Fehlerquoten und Qualitätsverbesserung, was sowohl für die Bevölkerung als \nauch für die Verwaltung einen Mehrwert schaffen soll. \n \nDie GPK arbeitet systematisch und risikobasiert, mit Fokus auf kritische Bereiche, um unnötigen \nAufwand zu vermeiden. Risikomanagement dient als internes Arbeitsinstrument, um Risiken der \nStadt Adliswil einheitlich zu bewerten und eine solide Grundlage für den Dialog mit der Exekutive \nsowie die Berichterstattung an den Grossen Gemeinderat zu schaffen. Zuständigkeiten werden da-\nbei klar abgegrenzt, insbesondere gegenüber der Rechnungsprüfungskommission (RPK). \n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n4 \n \n\nEin zentrales Werkzeug der GPK ist die Risikomatrix, welche die Wahrscheinlichkeit und den \nSchweregrad von Risiken kombiniert betrachtet. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Sicht und be-\nrücksichtigt auch seltene, aber gravierende Ereignisse. Zusätzlich unterstützt die Risikomatrix die \nPriorisierung von Prüfgebieten sowie die Analyse und Nachbearbeitung vergangener Prüfungen. \nSo können mögliche Restrisiken regelmässig neu beurteilt werden. \n \nAktuelle Pendenzenliste der GPK \n____________________________________________________________________________ \n \n\nPendenz / Beschreibung Termin \n\nFristenkontrolle  permanent \n\nAustausch mit RPK-Präsidium \nbezüglich Risikoeinschätzung \nder Finanzlage der Stadt Adliswil \n\nFebruar 2026 \n(halbjährlich) \n\nInternes Risikomanagement \nund Jahresplanung \n\nAnfang 2026 \n\nLegislaturplan 2022-2026: Ziele \nund Meilensteine des Stadtrates \nin der Amtsperiode \n\nQ1 2026 \n\nPrüfung Deckungsgrad BVK Q2 2026 \n\nStrommangellage und Energie-\nversorgung Stadt Adliswil \n\noffen \n\nIT-Tool zur Dokumentenablage  offen \n\n \nAnmerkung \n____________________________________________________________________________ \nDie Ampelfarben, mit denen die Berichte zur Oberaufsicht gekennzeichnet sind, dienen der GPK zur \nraschen Orientierung über das weitere Vorgehen. Die Farben haben dabei die folgende Bedeutung: \n \n\n• Grün: Ohne besonderen Befund, für die Oberaufsicht kein Handlungsbedarf. \n\n• Gelb: Befunde oder die von der GPK formulierten Empfehlungen ergeben einen Bedarf zur \nFortsetzung oder zur baldigen Wiederaufnahme der Überprüfung. \n\n• Rot: Deutlicher Handlungsbedarf und hohe Dringlichkeit (z. B. bei klaren Regelverletzungen), \nNotwendigkeit der Information des Grossen Gemeinderates und weitere Beobachtung des \nPrüfgegenstandes  \n\n \nAnhang Anlagen \n____________________________________________________________________________ \n\n• Bericht GPK Kommunikation in der Stadtverwaltung Adliswil 19. Januar 2026 \n\n• Bericht GPK Abteilung Liegenschaften Vertragsmanagement 16. Juni 2025 \n\n• Leitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil 4. September 2023 Version 4.0 \n \n\n \nAdliswil,  9. Februar 2026 \n \n\n      \nRenato Jacomet      Pascal Engel \nPräsident       Vize-Präsident \n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n5 \n \n\nOberaufsicht \nKommunikation der Exekutive in der Stadtverwaltung Adliswil \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil  \nDatum: 19. Januar 2026 \n \n \n1. Anlass der Prüfung \n\n \nAn der 13. Sitzung der Geschäftsprüfungskommission (GPK) vom 19. Juni 2023 wurde beschlossen, \ndie Kommunikation der Exekutive der Stadtverwaltung Adliswil eingehend zu überprüfen. Auslöser \ndafür war der GPK-Bericht zu den Cyberrisiken und zur Informationssicherheit der Stadtverwaltung \nAdliswil. Darüber hinaus beabsichtigte die GPK zu klären, ob die Exekutive geschlossen als Ge-\nsamtgremium auftritt und in welcher Frequenz die Bevölkerung informiert wird, insbesondere in Kri-\nsensituationen. Die Mitglieder der GPK sind sich einig, dass eine transparente Kommunikation nach \ninnen wie nach aussen – nicht zuletzt im Hinblick auf potenzielle Reputationsrisiken – von zentraler \nBedeutung ist. \n \n2. Ausgangslage und Vorgehen \n\n \nEinleitend zur Prüfung definierten die beiden Referenten den inhaltlichen Rahmen anhand von sechs \nKernthemen: \n\n- Ziele der Kommunikation \n\n- Kernbotschaften \n\n- Zielgruppen \n\n- Kanäle \n\n- Krisenkommunikation \n\n- Digitale Kommunikation \n\n \nAnschliessend wurde von der GPK ein Fragenkatalog zu den oben erwähnten Kernthemen erstellt. \nDer Fragenkatalog wurde an Herrn Stadtpräsident Farid Zeroual sowie an Frau Nina Susedka, Kom-\nmunikationsbeauftragte der Stadt Adliswil, zugesandt. \n \nAn der 39. Sitzung der GPK vom 8. Dezember 2025 nahmen Herr Stadtpräsident Zeroual sowie \nFrau Susedka als Gäste teil. Der Fragenkatalog sowie weitere mündliche Fragen der GPK wurden \ndiskutiert und beantwortet. \n \n3. Erkenntnisse \n\n \nDie Exekutive der Stadt Adliswil kommuniziert nicht als Gesamtgremium. Jedes Ressort kommuni-\nziert individuell, dies auch aufgrund der gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen. Die Abteilung \nKommunikation wird durch 80 Stellenprozente besetzt. Dazu kommt eine 30-prozentige und befris-\ntete Stelle, die den Aufbau der Social-Media-Kanäle unterstützt. Es gibt einen regen Austausch im \nBezirk. Sämtliche Gemeinden, die an den Gewerbeverein angeschlossen sind, sind mit der Bezirk \nMedien AG in Kontakt. \n \nZiele der Kommunikation \n \nDie Geschäftsprüfungskommission (GPK) erkundigte sich, ob in Adliswil ein Kommunikationskon-\nzept besteht. Dazu wurde ausgeführt, dass bereits 2014 ein entsprechendes Konzept verabschiedet \nund 2024 überarbeitet wurde. Es dient als internes Arbeitsinstrument, wurde der GPK jedoch als \nBeilage zur Verfügung gestellt. Sowohl das ursprüngliche Dokument von 2014 als auch die überar-\nbeitete Fassung von 2024 wurden unter fachlicher Leitung des Stadtpräsidenten erstellt. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n6 \n \n\n \nDer Überarbeitung 2014 ging eine Bevölkerungsumfrage zu den Kommunikationsbedürfnissen vo-\nraus. Diese zeigte einen verstärkten Wunsch nach digitaler Kommunikation als Ergänzung zum \nStadtbrief. Der Altersquotient in Adliswil liegt bei ca. 38 Prozent, d.h. es gibt momentan ca. 4’500 \nHaushalte mit ü-60 Jährigen (die meisten davon Ein- oder Zweipersonenhaushalte). Ausserdem sind \nmittlerweile 6 Prozent der Bevölkerung von Adliswil über 80 Jahre alt. Dieser Anteil hat sich in den \nletzten zwölf Jahren fast verdoppelt. \n \nEntsprechend wurden im Kommunikationskonzept 2024 zusätzliche Social-Media-Kanäle (Insta-\ngram, WhatsApp) aufgenommen. Stadtpräsident Zeroual ergänzte, der Stadtrat habe beschlossen, \ndie Kommunikation auch über digitale Kanäle zu führen, im Bewusstsein, dass ein Teil der Bevölke-\nrung nicht digital affin ist. Die Entwicklung der Medienlandschaft wird laufend beobachtet, damit das \nKonzept bei Bedarf angepasst werden kann. Die neuen digitalen Kanäle stossen in der Bevölkerung \nauf positive Resonanz. \n \nIm Kommunikationskonzept formuliert der Stadtrat unter anderem folgende grundlegenden Ziele: \n\n- Akzeptanz für politische Vorhaben und Identifikation mit der Stadt stärken \n\n- Verlässlichkeit vermitteln und Vertrauen fördern \n\n- Wissen über Aufgaben, Angebote und Projekte vermitteln \n\n- Zur freien Meinungsbildung beitragen und Mitwirkung fördern \n\n- Interne Kommunikation: Einheit in der Vielfalt vermitteln (trotz unterschiedlichsten Aufgaben \n\neine gemeinsame Kultur fördern) \n\n- Weitere Ziele sind im Legislaturplan des Stadtrats und in den Leitbildern der Stadt Adliswil \n\ndefiniert. Im Legislaturplan 2022-2026 ist vorgesehen, die Stadt als attraktive Arbeitgeberin \n\nzu positionieren. \n\n \nGemessen wird die Kommunikation durch folgende Massnahmen: \n \nBefragungen zeigen Wahrnehmung und Wirkung. Die Bevölkerungsumfrage 2024 gab wichtige In-\nformationen, eine Wiederholung könnte Fortschritte zeigen. Auch Mitarbeiterbefragungen zur inter-\nnen Kommunikation und Arbeitgeberattraktivität finden statt. \n \nMonitoring/Analysen zeigen Reichweite und Resonanz. Medienartikel werden erfasst und Websta-\ntistiken können jederzeit erstellt werden. Interaktionen auf Social Media werden gemessen. \n \nDie Information der Öffentlichkeit ist Aufgabe des Gesamtstadtrats sowie der einzelnen Mitglieder \nals Vorstehende ihrer Ressorts. Der Stadtpräsident repräsentiert den Stadtrat nach aussen. Die \nStellvertretungen orientieren sich an der Geschäftsordnung des Stadtrats. Betreffend Reputations-\nrisiko unterstreicht Stadtpräsident Zeroual, dass die operative Führung der Ressorts in der Zustän-\ndigkeit des jeweiligen Stadtratsmitglieds liege. Er als Stadtpräsident und Leiter der Abteilung Präsi-\ndiales sowie auch die Kommunikationsbeauftragte stehen bei Bedarf unterstützend zur Seite. Der \nStadtpräsident hat aber keinerlei Befugnisse, sich in die Kommunikation der anderen Ressorts ein-\nzumischen. \n \nAuf die Frage, wie auf Anfragen der Bevölkerung reagiert wird, macht man die Unterscheidung zwi-\nschen koordinierten Medienanfragen (über Nina Susedka) sowie Anfragen der Bevölkerung. Letz-\ntere werden direkt durch die zuständigen Abteilungen beantwortet. Dort ist das Fachwissen vorhan-\nden und für die Einwohnerinnen und Einwohner sollen kurze und klare Wege gelten. Deshalb sind \ndie Kontakte zu allen Abteilungen und Personen direkt auf der städtischen Website zu finden. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n7 \n \n\nDie grössten Herausforderungen in der täglichen Arbeit bestehen darin, dass die Stadt eine Vielzahl \nan Leistungen erbringt, zahlreiche Projekte umsetzt und viele kleinere und grössere Anlässe veran-\nstaltet. Die Aufgabe der Kommunikation ist es, diese Angebote der Bevölkerung bekannt zu machen. \nHier gilt es, die richtige Auswahl zu treffen, damit die Bevölkerung einen Mehrwert hat. \n \nBetreffend Datenschutz und Cybersicherheit wird ausgeführt, dass sich der Datenschutz nach den \nVorgaben des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG) richtet. Für die Mitarbei-\ntenden der Stadtverwaltung gelten Nutzungsrichtlinien zum Umgang mit Daten. Die Verantwortung \nund Umsetzung tragen die jeweiligen Vorgesetzten. Gleiches gilt für die Richtlinien zur Datenablage, \ninsbesondere hinsichtlich der Datenklassifikation (öffentlich, vertraulich) sowie der Datenhaltung im \nengeren Sinne (Archivierung oder Vernichtung). Auch in diesem Bereich obliegt die operative Ver-\nantwortung den jeweiligen Ressortleitern. \n \nKernbotschaften \n \nDie Kernbotschaften sind immer abhängig vom Thema und von der Zielgruppe. So unterscheiden \nsich die Kommunikationsinhalte des Ressorts Bildung aufgrund der Aufgabenstellung deutlich von \nden Informationen der Abteilung Altersfragen im Ressort Soziales. \n \nDie Inhalte der Kommunikation sind immer abhängig vom jeweiligen Thema, der Zielgruppe und \nvom gewählten Kommunikationskanal. \n \nFolgende 10 Grundsätze werden in der Kommunikation berücksichtigt: \n\n1. Wir kommunizieren sachlich. \n\n2. Wir kommunizieren umfassend. \n\n3. Wir kommunizieren aktiv. \n\n4. Wir kommunizieren aktuell und transparent. \n\n5. Wir kommunizieren zielgruppen- und mediengerecht. \n\n6. Wir kommunizieren intern vor extern. \n\n7. Wir kommunizieren diskriminierungsfrei. \n\n8. Wir kommunizieren situationsgerecht. \n\n9. Unser Auftritt ist einheitlich. \n\n10. Wir kommunizieren abgestimmt. \n\n \nZur Legislaturplanung werden drei Dokumente publiziert: \n\n- Legislaturplan (Zum Anfang der Legislatur) \n\n- Legislaturzwischenbericht (nach ca. 2 Jahren Amtszeit) \n\n- Schlussbericht zur Legislatur (zum Ende der Legislatur)    \n\n \nZielgruppen \n \nDas Kommunikationskonzept nennt folgende Zielgruppen der städtischen Kommunikation, zusätz-\nlich gibt es jeweils Untergruppen: \n\n- Bevölkerung \n\n- Politik \n\n- Mitarbeitende \n\n- Politische Parteien und Interessenorganisationen \n\n- Wirtschaft und Gewerbe \n\n- Vereine \n\n- Kirchen \n\n- Medien \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n8 \n \n\nKanäle \n \nDie Bevölkerung soll sowohl auf analogen wie auch auf digitalen Wegen informiert werden. In der \nRegel wird in der Amtssprache Deutsch kommuniziert, punktuell und nach Bedarf werden Informa-\ntionen auch in weiteren Sprachen angeboten (z.B. Neuzuzügerbroschüre  auf Englisch). \n \nDie Palette der Kanäle umfasst heute: \n \n\n- Website, inkl. Abo-Dienst für Neuigkeiten und Amtspublikationen \n\n- Medienmitteilungen oder Mediengespräche \n\n- Stadtbrief in alle Haushalte (6x jährlich) \n\n- Social Media: Facebook, Instagram, WhatsApp (als News-App), LinkedIn \n\n- Thematische Broschüren und Flyer \n\n- Thematische Plakate \n\n- Informationsanlässe (physisch) \n\n \nKrisenkommunikation \n \nBei Grossereignissen liegt die Zuständigkeit bei der Kantonspolizei Zürich, womit die Kommunikati-\nonshoheit auf kantonaler Ebene angesiedelt ist. Die Gemeinde übernimmt dabei eine unterstützende \nRolle. \n \nFür Schulen bestehen entsprechende Notfallpläne. Zudem ist die Kommunikation als zentraler Be-\nstandteil in der Gemeindeführungsorganisation für ausserordentliche Lagen berücksichtigt. \nAbschliessend wird hervorgehoben, dass Kommunikation kein Selbstzweck ist, sondern dazu dient, \ndie Ressorts sowie den Stadtrat als Ganzes bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. \n \nDigitale Kommunikation \n \nDie digitale Kommunikation der Stadt orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen der Nutzerin-\nnen und Nutzer. Die Nutzung der Webseite wird regelmässig statistisch ausgewertet, um häufig \naufgerufene Inhalte und Dienste zu identifizieren und die Zugänglichkeit weiter zu optimieren. Dieser \nnutzerzentrierte Ansatz trägt wesentlich zur positiven externen Bewertung der Webseite bei. Die \nSuche erfolgt heute überwiegend über Google oder direkt über die städtische Webseite; ein früher \neingesetzter Chatbot wurde mangels Mehrwertes wieder abgeschafft. Bei der Einführung im Jahr \n2017 musste dieser Assistent noch manuell trainiert werden und war nur rudimentär vergleichbar \nmit den Fähigkeiten heutiger KI-Systeme.   \n \nFür die interne digitale Kommunikation steht seit 2021 ein Intranet zur Verfügung. Es dient zur Tei-\nlung von Wissen und Informationen unter den Mitarbeitenden. Beispiele dafür sind Personalmutati-\nonen, Informatikmitteilungen, Unterhalts- und Wartungsarbeiten oder Anlässe und Weiterbildungen. \nIm externen Kontakt bestehen neben allgemeinen E-Mail-Adressen auch ressortspezifische Kon-\ntaktstellen. Anfragen aus der Bevölkerung werden systematisch erfasst, geprüft und an die zustän-\ndigen Stellen weitergeleitet. Das Online-Kontaktformular wird insbesondere für administrative Anlie-\ngen, wie die Bestellung von Bescheinigungen, genutzt. \n \nDie Kommunikation berücksichtigt unterschiedliche Zielgruppen wie Jugend, Familien oder ältere \nMenschen. Je nach Thema werden gezielt geeignete Kanäle eingesetzt. Während digitale Kanäle \nfür viele Bevölkerungsgruppen zentral sind, wird bei älteren Zielgruppen – insbesondere bei Perso-\nnen über 80 Jahren – weiterhin auch auf analoge Kommunikationsmittel wie Flyer oder den Stadt-\nbrief gesetzt. Aufgrund finanzieller und wirkungsbezogener Überlegungen erfolgt dabei jeweils eine \nsorgfältige Abwägung der eingesetzten Mittel. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n9 \n \n\nInsgesamt verfolgt die Stadt das Ziel, Informationen und Veranstaltungen so aufzubereiten und zu \nverbreiten, dass sie die jeweiligen Zielgruppen wirksam erreichen. Dabei ergänzen sich digitale und \nanaloge Kommunikationsformen. \n \n4. Empfehlung \n\n \nDie GPK erachtet die erhaltenen Informationen als sehr wertvoll und würde eine schematische Dar-\nstellung der dargestellten Organisationsstruktur begrüssen. Darüber hinaus soll den Mitarbeitenden \nder Stadtverwaltung jährlich eine Information zu den Themen Compliance und Kommunikation zu-\ngänglich gemacht und/oder im Intranet publiziert werden. Die GPK empfiehlt regelmässige Ausbil-\ndungen für interne und externe Mitarbeiter zu diesen Themen durchzuführen. Auch diese Ausbildun-\ngen sollten dokumentiert und mit der Unterschrift von internen und externen Mitarbeitenden verse-\nhen sein, damit eine Kontrolle entsteht, dass alle Angestellten ausgebildet und instruiert wurden. \n \nDie Stadt Adliswil erfüllt die Anforderungen des Öffentlichkeitsprinzips. Die SRB-Nummerierung des \nStadtrates kann als irreführend empfunden werden, da nicht publizierte Beschlüsse auf der Website \nder Stadt Adliswil übersprungen werden. Weiter wird hierzu auf der Website der Stadt Adliswil kein \nHinweis angebracht, dass diese Entscheide zwar gefallen sind, aber nicht publiziert werden. Nur wer \ndie Nummerierung der Beschlüsse kennt, kann dies erkennen. \n \n\n \nHinweis: Das Geschäft Nr. 2 (Beschlussnummer: 2025-331) wird hier nicht publiziert. Auf dieses \nVorgehen des Stadtrats kann kein entsprechender Hinweis gefunden werden. \n \nZwar darf der Stadtrat gestützt auf § 23 Abs. 1 des Gesetzes über die Information und den Daten-\nschutz (IDG) die Bekanntgabe von Informationen ganz oder teilweise verweigern oder aufschie-\nben, wenn eine rechtliche Bestimmung oder ein überwiegendes öffentliches oder privates Inte-\nresse entgegensteht. Trotzdem erachtet die GPK es als angebracht, in solchen Fällen einen Hin-\nweis oder eine Kennzeichnung dieser nicht publizierten Stadtratsbeschlüsse auf der Website zu \npublizieren. Obwohl die Möglichkeit im Gesetz explizit vorgesehen ist, scheint es punkto Transpa-\nrenz wünschenswert der Empfehlung der GPK zu folgen. \n \n \n \n \n \n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n10 \n \n\n5. Weiteres Vorgehen \n\n \nDie GPK erachtet in nächster Zeit keine weiteren Prüfungen als nötig. \n \n\n \n\n    \n\nReferentin    Referent \n\nAngela Broggini   Heinz Geissler  \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n11 \n \n\nOberaufsicht \nVertragsmanagement in der Stadtverwaltung Adliswil: Prüfung der Abteilung Lie-\ngenschaften \nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil  \n16. Juni 2025 \n \n\n1. Anlass der Prüfung \n \n\nAm 16.10.2019 konnte die GPK mit einem Bericht über die Prüfung der Liegenschaften Verwaltung \n\nder Stadt Adliswil mit internen und externen Betreibern informieren. \n\nAus diesem Bericht ging hervor, dass die GPK erneut zur gegebenen Zeit die Liegenschaften \n\nüberprüfen werde. \n\n \n\nAm 16.11.2023 informierte die GPK ausführlich über die Prüfung des Vertragsmanagements in der \n\nStadtverwaltung Adliswil.  \n\nIn Ergänzung zur allgemeinen Prüfung des Vertragsmanagements in der Stadt Adliswil wurde in \n\ndiesem Geschäft das Vertragsmanagement in der Abteilung Liegenschaften nur kurz behandelt.  \n\n2. Ausgangslage und Vorgehen \n\n \nIn der Abteilung Liegenschaften werden Dokumente und Verträge in separaten Systemen (CAM-\nPOS/Stratus) eingepflegt und bewirtschaftet. Aus diesem Grund hat sich die GPK ein weiteres Mal \nmit diesem Thema zum aktuellen Stand informiert.  \nDer Abteilung Liegenschaften wurde ein Fragenkatalog zum Thema Verwalten und Vertragsma-\nnagement zugestellt. Diese Fragen wurden, im Auftrag von Stadträtin Karin Fein, von Sonja Schiff-\nner, Leiterin Liegenschaften sowie von Stadtrat Mario Senn und Stadträtin Carmen Fässler schrift-\nlich beantwortet. An der GPK-Sitzung vom 12.5.2025 besuchte uns Sonja Schiffner, um uns vor \nOrt das System CAMPOS vorzustellen und basierend auf dem Fragenkatalog noch weitere Unklar-\nheiten und offene Fragen zu klären. \n\n3. Erkenntnisse \n\n \n\nDie Abteilung Liegenschaften ist ein interner Dienstleister, welcher ressortübergreifend tätig ist und \nsich in drei Aufgabenbereiche gliedert: Portfolio-, Projekt- und Facilitymanagement, jeweils mit ih-\nren spezifischen Aufgabenbereichen. \n\nDie Stadt Adliswil übernimmt die Bewirtschaftung der Liegenschaften grundsätzlich selbst.  \n\nFachspezifische Aufgabenbereiche des Property Management (Bewirtschaftung), die spezielles \nFachwissen und den Einsatz spezialisierter Programme erfordern, sowie juristische Abklärungen \nund Bauführungen werden extern vergeben. \n \nDie Eigentümerin nimmt ihre Verantwortung für die Bewirtschaftung ernst und stellt die Qualität der  \nausgelagerten Dienstleistungen wie folgt sicher: \n\n• Klare vertragliche Regelungen: Im Rahmen der Ausschreibung und des Dienstleistungs-\n\nvertrags wurden klare Anforderungen an Leistungen, Standards und Verantwortlichkeiten \n\ndefiniert. \n\n• Regelmässiger Austausch und Kontrolle: Die Abteilung Liegenschaften steht in engem, \n\nregelmässigem Austausch. Es finden periodische Besprechungen sowie anlassbezogene \n\nKontrollen statt. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n12 \n \n\n• Überprüfung von Einzelfällen: Bei spezifischen Vorkommnissen (z.B. Beschwerden, Un-\n\nstimmigkeiten, Fragen zu Abrechnungen) werden die Leistungen gezielt überprüft und bei \n\nBedarf Massnahmen eingeleitet. Die grössten Herausforderungen im Vertragsmanagement \n\nhängen stark von der Art des jeweiligen Vertrags ab.  \n\n• Dienstleistungsverträge: Herausforderung ist oft die genaue Definition der Leistungser-\n\nbringung sowie die Überwachung der Qualität. \n\n• Werkverträge: Hier stehen die Abnahme des Werks, Gewährleistungsfragen und Haf-\n\ntungsrisiken im Vordergrund. \n\n• Baurechtsverträge: Diese sind komplex und langfristig. Typische Herausforderungen sind \n\ndie korrekte Regelung von Rechten und Pflichten über Jahrzehnte, die Werterhaltung und \n\ndie Anpassung an veränderte Verhältnisse. \n\n• Wartungsverträge: Die Schwierigkeit liegt oft darin, Leistungspflichten konkret und über-\n\nprüfbar zu formulieren, insbesondere bei langfristigen Vertragsbeziehungen. \n\n• Mietverträge: Herausforderungen sind die klare Regelung von Unterhaltspflichten, Kündi-\n\ngungsbestimmungen und Mietanpassungen während der Vertragsdauer. \n\nDer Integrationsprozess der Schulgebäude in die Abteilung Liegenschaften ist vollständig abge-\nschlossen. Die entsprechenden Gebäudedaten und Prozesse sind vollständig in das CAFM-Sys-\ntem integriert. Die Plattform wird permanent aktualisiert und stetig weiterentwickelt, um neue Anfor-\nderungen und Optimierungen zeitnah umzusetzen. \nDie ehemaligen Liegenschaften der Pensionskasse wurden von der Baugenossenschaft Freiblick \nübernommen.  \n \nIT-Tool CAMPOS: \nDie Verwaltungssoftware Campos wurde der GPK vorgestellt. Campos dient als Datenpool, als \nPlattform und Sammelstelle aller wichtigen Daten, welche die Immobilien der Stadt Adliswil betref-\nfen. Alle 240 Mietobjekte (inkl. Parkplätze) der Stadt sind im Programm erfasst und werden dort \ninkl. Grundriss, Mietflächen und Mieterdaten abgebildet. Im Campos werden weitere betriebsrele-\nvante Informationen erfasst, darunter die Inventarverwaltung von Möbeln, Hauswarts- und Maschi-\nneninventar sowie die Schliessanlagen. Zudem können direkt aus dem Tool die für den Betrieb er-\nforderlichen Fluchtwegs Pläne generiert werden. \nEbenfalls erfasst sind Baurechtsverträge, Einrichtungen (Möbel), technische Geräte.  \nDie Software Campos vernetzt alle Personen, die mit den Immobilien arbeiten, darunter auch die \nörtlichen Verwaltung Felder Immobilientreuhand AG. Diese kümmert sich hauptsächlich um das \nInkasso und die Mietverträge, die Bewirtschaftung des Tools übernimmt die Stadt Adliswil. Die zu-\ngreifenden Personen haben je nach Funktion nur beschränktes Bearbeitungsrecht oder aus Daten-\nschutzgründen ausschliesslich Leserecht. Die Erfassung aller Daten ist mit viel Aufwand verbun-\nden, genauso wie ihre Aktualisierung. Es handelt sich dementsprechend um einen laufenden Pro-\nzess. \nAdliswil hält mit diesem IT-Tool eine Vorreiterrolle. Es existieren in den umliegenden Gemeinden \nkeine vergleichbaren Software-Lösungen. \n\nDer Bewirtschaftungsvertrag ist auf 5 Jahre befristet, mit Option auf Verlängerung. Normalerweise \nerfolgt alle 5 Jahre eine Neuausschreibung. Wartungsverträge sind ebenfalls im Campos hinter-\nlegt, was schnelle Preisvergleiche und Kontrollen der verrechneten erbrachten Leistungen ermög-\nlicht. Baurechtsverträge, Werkverträge oder Totalunternehmerverträge sind hinsichtlich Gewähr-\nleistungsfrist und Sicherheitsaspekten sehr komplex. Wartungsverträge hingegen sind unproble-\nmatisch. Bei Mietverträgen liegen die Herausforderungen in Mietanpassungen während der Ver-\ntragsdauer. Deshalb wurde die Bewirtschaftung ab 1. Januar 2025 einer externen Firma, der Fel-\nder Immobilientreuhand AG, übertragen, welche auch juristisch kompetent aufgestellt ist.  \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n13 \n \n\nGebäudeversicherungen sind zentral im Ressort Finanzen geregelt und werden dann zur Verrech-\nnung der entsprechenden Abteilung zugeteilt. Bei jedem Abschluss eines Projekts gibt es eine \nNeueinschätzung und auf dieser Grundlage wird eine neue Police erstellt. Zusätzlich zur obligatori-\nschen Versicherung gegen Naturgewalten besteht noch eine globale Haftpflichtversicherung für \nNaturgewalten-Ereignisse. \n\nAufbau Abteilung Liegenschaften und Software STRATUS: \nUnter der Leitung von Sonja Schiffner gibt es eine verantwortliche Person für das Facility-Manage-\nment, eine Person im Asset-Management, eine Verantwortliche für Schliessanlagen, Möbelbewirt-\nschaftung und Empfang sowie drei Projektleiter. Mittels der Software «Stratus» erfolgt in regelmäs-\nsigen Abständen auch die Bewertung des Alterungsprozesses der Gebäude. Stratus ist ein strate-\ngisches Tool zur Bewertung der Liegenschaften. Aufgrund verschiedener Kriterien werden Liegen-\nschaften mit einem Ampelsystem, wenn nötig, in den Fokus gerückt. Auf dieser Grundlage ent-\nscheidet der Stadtrat anschliessend über allfällige Renovations- und Sanierungsprojekte. \n\nAllgemeines: \nSeit 2021 gibt es ein Immobilienleitbild, welches zusammen mit der Energiestrategie und den \nNetto-Null-Zielen in die Beurteilung mit einfliesst. Das Ressort Werkbetriebe hat eine interne Ener-\ngiebeauftragte, zudem wird punktuell auf Ressourcen von Externen zurückgegriffen. Was die Hei-\nzung, Lüftung, Klima, Sanitär anbelangt ist man abhängig von Externen, da es sich um hochkom-\nplexe technische Anlagen handelt. Dies führt auch anfangs zu Mängellisten. Im Allgemeinen dau-\nert es bei Neubauten ca. 2-3 Jahre, bis alles einwandfrei funktioniert. \n\nBeim letzten Leitbild ist es zu Verschiebungen in den Zuständigkeiten gekommen. Die Betreuung \nund Verwaltung des Hallenbades und der Sportanlage Tüfi erfolgt seither durch das Ressort Si-\ncherheit, Gesundheit, Sport. Bei baulichen Problemen steht die Abteilung Liegenschaften aber na-\ntürlich unterstützend zur Seite und ist zuständig für das Projektmanagement der Hochbauprojekte.  \n\nDie grössten Herausforderungen bei der Entwicklung Liegenschaften stellen die Schulliegenschaf-\nten dar. Die Schülerprognosen werden in Rücksprache mit der Schule ungefähr alle 3 Jahre ange-\npasst. Hinsichtlich Räumlichkeiten mangelt es vor allem an Betreuungsstätten. Die Abteilung Lie-\ngenschaften steht in engem Austausch mit dem Ressort Bildung. \n \nDie Liegenschaften im Ressort Sicherheit, Gesundheit, Sport und die Liegenschaften im \nRessort Werkbetriebe nehmen ihre Eigentümerrolle selbst wahr: \nDie Daten sind in der Software der Abteilung Liegenschaften aufgenommen und unterliegen so ei-\nnem identischen Monitoring. \nDies sind z. B. Hallen- und Freibad, Sportanlage Tüfi, technische Hilfsbauten (Reservoire), Infra-\nstrukturbauten oder landwirtschaftliche Einrichtungen (Scheunen, Remisen). \nDie täglichen Arbeiten, technische Wartungen, Hauswartungen und kleineren Beschaffungen etc. \nwerden vor Ort von den eigenen Mitarbeitern erledigt. Für grössere Arbeiten bestehen Verträge mit \nexternen Firmen. Für Projekte stehen die Projektmanager der Abteilung Liegenschaften zur Verfü-\ngung und für die Umgebungsarbeiten stehen auch die Dienste der Abteilung Werkbetriebe bereit. \nTennisanlage: \nDie Hauswartung wird im Rahmen einer sog. Vereinshauswartung durch den Tennisclub Adlis-\nwil (TCA) vorgenommen. Punktuell wird sie für Arbeiten im Aussenbereich durch die Abteilung \nWerkdienste unterstützt. Da der TCA auf eigene Rechnung im Winter die sich im Vereinsbesitz be-\nfindende Traglufthalle auf der städtischen Anlage aufstellen und Plätze auf eigene Rechnung ver-\ngeben darf, besteht hier ein Mietvertrag mit dem TCA. \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n14 \n \n\n4. Empfehlung \n\n \n\nDie GPK empfiehlt Verträge weiterhin regelmässig zu prüfen und fristgerecht auszuschreiben. Aus-\nserdem empfiehlt sie jährliche interne Kontrollen / Audits und auch regelmässige Verbesserungs-\nvorschläge aufzunehmen und umzusetzen.  \n\n5. Weitere Vorgehen \n\n \n\nDie GPK ist der Ansicht, dass die Abteilung Liegenschaften der Stadt Adliswil professionell aufge-\nstellt ist und ausserdem die Schulliegenschaften gut integriert sind. \nDie GPK ist der Ansicht, dass eine weitere Prüfung in der nächsten Zeit nicht notwendig ist. \n\n \n\n \n\n   \n\nReferentin   Referent \n\nAngela Broggini   Renato Jacomet   \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n15 \n \n\n \n\nLeitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil \n\n \n \n \n \n\nInhaltsverzeichnis \n\nMit Bemerkungen GAZ, CW, vom 30. August 2023  \n\nLeitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil ......................................................................... 15 \n\n1. Zweck .................................................................................................................................... 17 \n\n2. Aufgaben und Befugnisse der GPK ....................................................................................... 17 \n\n2.1. Gesetzliche Grundlagen ............................................................................................. 17 \n\n2.2. Prüfung der Geschäftsführung als Kernaufgabe der GPK ........................................... 17 \n\n2.3. Gemeindeordnung Adliswil ......................................................................................... 17 \n\n2.4. Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates (Stand 01.05.2018): ........................ 18 \n\n3. Sitzungen .............................................................................................................................. 19 \n\n3.1. Sitzungsprotokolle ...................................................................................................... 19 \n\n3.2. Sonderfall: Ein dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll ......................................... 19 \n\n4. Geschäfte der GPK................................................................................................................ 19 \n\n4.1. Zugewiesene Geschäfte ............................................................................................. 19 \n\n4.2. Aufgaben im Rahmen der Oberaufsicht ...................................................................... 19 \n\n5. Ablauf einer Prüfung .............................................................................................................. 20 \n\n5.1. Berichte ...................................................................................................................... 20 \n\n5.2. Gliederung eines Berichtes ......................................................................................... 20 \n\n5.3. Bedeutung der Ampelfarben ....................................................................................... 20 \n\n5.4. Versand des Berichts .................................................................................................. 21 \n\n5.5. Jährlicher Bericht der GPK ......................................................................................... 21 \n\n \n \n \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n16 \n \n\nVersion Datum der Abnahme (GPK) \n\n1.0 19.10.2020 \n\n1.9 Mit Bemerkungen GAZ vom 11.11.2020 \n2.0 22.11.2020 \n\n3.0 08.02.2021 mit Bemerkungen des GAZ vom 29.01.2021 \n\n3.1 17.03.2021 (mit Anpassungen gem. GAZ) \n\n4.0 04.09.2023 (mit Anpassungen gem. GAZ) \n\n \n \n \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n17 \n \n\n1. Zweck \nDies ist ein Arbeits-Dokument und Leitfaden für alle (Neu-)Mitglieder der Geschäftsprüfungskom-\nmission (GPK) Adliswil. Der Leitfaden wird bei Bedarf ergänzt und angepasst. \n\n2. Aufgaben und Befugnisse der GPK \n\n2.1. Gesetzliche Grundlagen \n\nDas neue kantonale Gemeindegesetz ist am 1. Januar 2018 in Kraft getreten. Es regelt in § 61 die \nAufgaben einer GPK. Sämtliche Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie auf der \nWebsite www.zh.ch/gaz. \n \nDas Gemeindeamt des Kanton Zürich ist diesbezüglich zuständig und kann auch angefragt wer-\nden: www.zh.ch/gaz  \n\n2.2. Prüfung der Geschäftsführung als Kernaufgabe der GPK1\n\nDie Kernaufgabe der GPK besteht in der politischen Kontrolle über die Geschäftsführung der Ge-\nmeinde (§ 61 Abs. 1 des Gemeindegesetzes vom 20. April 2015; GG). Die GPK prüft die Ge-\nschäftsführung des Stadtrats, der Schulpflege sowie der Bau- und Sozialkommission. \n\nIhre politische Kontrolle umfasst auch ausgegliederte Einheiten, wie z.B. Anstalten oder Aktienge-\nsellschaften, die kommunale Aufgaben erfüllen (§ 30 Abs. 2 GG). Die Kontrolle der GPK greift nur \nindirekt, weil die ausgegliederten Einheiten von der Stadt zu beaufsichtigen sind (§ 64 Abs. 1 GG). \nDie Aufsicht nimmt in der Regel der Stadtrat wahr. So kann die GPK dem Stadtrat keine Vorgaben \nmachen, wie er die Eignerstrategie formulieren oder die Aufsicht für die ausgegliederten Einheiten \nwahrnehmen soll. Die GPK prüft jedoch, wie der Stadtrat diese Aufsicht wahrnimmt. Zudem prüft \ndie GPK die Geschäftsberichte der dem Parlament vorzulegenden Geschäfte (§ 61 Abs. 2 GG). \n\nDie Kontrolltätigkeit der GPK ist eine Aufsichtstätigkeit und steht im Dienst des Parlaments. Sie ist \nbegründet in der Oberaufsicht des Parlaments über die Behörden und die Verwaltung (§ 30 Abs. 2 \nGG). Der Aufsichtstätigkeit der GPK sind Grenzen gesetzt durch das Prinzip der Gewaltentren-\nnung.1 Denn die Aufgabe von Stadtrat und weiteren Behörden und der für sie handelnden Verwal-\ntung besteht in der Geschäftsführung. Diese Geschäftsführung hat die GPK im Sinne der politi-\nschen Kontrolle zu beaufsichtigen, aber sie darf sich nicht darin einmischen. Diese Rechtslage \nwurde nicht mit dem Gemeindegesetz vom 20. April 2015 begründet, sondern galt schon vorher. \n\nIm Unterschied zur RPK (welche z.B. die Rechnungsabschlüsse auf ihre Korrektheit hin prüft), be-\nschäftigt sich die GPK hauptsächlich mit dem Kontrollumfeld, innerhalb dessen der Stadtrat seine \nGeschäfte führt.  \n\n2.3. Gemeindeordnung Adliswil \n\nDie Gemeindeordnung (GO; Stand 01.01.2018) formuliert die Befugnisse der GPK wie folgt: \n \n\nArt. 26: Unübertragbare und unentziehbare Aufgaben der Geschäftsprüfungskommis-\nsion  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission prüft den Geschäftsbericht sowie die Geschäftsführung \ndes Stadtrates. Sie erstattet dazu Bericht und Antrag. \n2 Im Übrigen richten sich die Zuständigkeiten der Geschäftsprüfungskommission nach der \nGeschäftsordnung. \n\n \n\n \n1\n Zur Gewaltentrennung vgl. https://www.ch.ch/de/politisches-system/funktionsweise-und-organisation/gewaltenteilung/. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttp://www.zh.ch/gaz.\nhttp://www.zh.ch/gaz\nhttps://www.ch.ch/de/politisches-system/funktionsweise-und-organisation/gewaltenteilung/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n18 \n \n\nArt. 26b Besondere Befugnisse  \n1 Der Stadtrat hat der Geschäftsprüfungskommission und der Rechnungsprüfungskommis-\nsion alle für die Überprüfung der Geschäftsführung bzw. des Finanzhaushalts wesentlichen \nAkten herauszugeben. \n2 Soweit es zur Wahrung schutzwürdiger privater Interessen, zum Schutz der Persönlichkeit \noder aus Rücksicht auf ein hängiges justizförmiges Verfahren unerlässlich ist, kann der \nStadtrat an Stelle der Herausgabe von Amtsakten einen besonderen Bericht erstatten.  \n3 Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission können aus-\nnahmsweise und unter Wahrung der in Absatz 2 genannten besonderen schutzwürdigen In-\nteressen im Einvernehmen und mit vorgängiger Ankündigung in der Verwaltung Besichtigun-\ngen vornehmen sowie jede Person in der Verwaltung anhören und befragen. \n4 Das Amtsgeheimnis zum Schutz überwiegender öffentlicher Interessen kann gegenüber \nder Geschäftsprüfungskommission und der Rechnungsprüfungskommission nicht geltend \ngemacht werden. \n\n \nhttps://www.adliswil.ch/gesetzessammlung/sammlung/848626 \n \n\n2.4. Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates (Stand 01.05.2018): \n\nArt. 28bis Zusammensetzung und Wahl  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission besteht aus fünf Mitgliedern.  \n2 Der Rat wählt diese zu Beginn der Amtsdauer sowie die Präsidentin oder den Präsidenten.  \n3 Im Übrigen konstituiert sich die Kommission selber.  \n \nArt. 28ter Zuständigkeiten  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission prüft die Geschäftsführung des Stadtrats und der Stadt-\nverwaltung.  \n2 Ferner ist sie zuständig für:  \n\na. die Prüfung der Legislaturziele des Stadtrats,  \nb. die Behandlung der ihr zugewiesenen Aufsichtseingaben,  \nc. die Prüfung der Einhaltung der Fristen für parlamentarische Vorstösse und Prüfung von  \n    entsprechenden Fristerstreckungsgesuchen des Stadtrats,  \nd. die Prüfung weiterer Geschäfte, sofern das Büro dies beschliesst.  \n\nArt. 28quater Berichterstattung im Rahmen der Oberaufsicht \nDie Geschäftsprüfungskommission erstattet dem Rat einmal jährlich schriftlich Bericht über \nihre Tätigkeit im Rahmen der Oberaufsicht. Dieser Bericht wird vom Rat zur Kenntnis ge-\nnommen. \n\nDie Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderats (GschO GGR) legt fest, dass die GPK weitere \nGeschäfte prüft, sofern das Büro dies beschliesst. Soweit es sich um Vorlagen handelt, über die \ndas Gemeindeparlament oder allenfalls im Nachgang dazu das Stimmvolk an der Urne be-\nschliesst, werden sie von der GPK umfassend auf Rechtmässigkeit und Zweckmässigkeit geprüft. \nIm Gemeindegesetz sind Prüfaufgaben, Prüfumfang und Prüfinhalte geregelt. So prüft die GPK re-\ngelmässig die Geschäftsführung des Stadtrates und der Verwaltung.2\n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttps://www.adliswil.ch/gesetzessammlung/sammlung/848626\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n19 \n \n\n3. Sitzungen  \nGPK-Sitzungen werden nach Bedarf einberufen. In den vergangenen Jahren hat sich ein Umfang \nvon ca. 10 Sitzungen pro Jahr als zweckmässig erwiesen. \nEine Stellvertretung ist gemäss Art. 13 GschO GGR nicht möglich.2 \n\n3.1. Sitzungsprotokolle \n\nDie Protokolle werden von der Protokollführerin/dem Protokollführer (PF) verfasst. Der Entwurf geht \nnach der Sitzung innert weniger Tage (Anzahl Tage nicht festgelegt) an die Präsidentin/den Präsi-\ndenten der GPK. Diese/r reicht das Protokoll an die GPK-Mitglieder zur Durchsicht und Genehmi-\ngung weiter.  \n \nGehen innert 5 Tagen keine Einwände der Kommissionsmitglieder ein, gilt das Protokoll als abge-\nnommen. Werden Einwände/Korrekturen vorgebracht, kann das Protokoll mit Einverständnis aller \nMitglieder trotzdem per Mail abgenommen werden. War ein Mitglied des Stadtrates an der Sitzung \nanwesend, wird diesem ein Auszug aus dem Protokoll zur Abnahme zugestellt. \n \nIst sich die Kommission nicht einig, wird das Protokoll an der nächsten Sitzung diskutiert und abge-\nnommen. \n \nAnschliessend wird das Protokoll sowohl in digitaler Form (doc und pdf) als auch ein handschriftlich \nvom Präsidenten/der Präsidentin sowie der/dem PF unterzeichnetes Exemplar dem Ratssekretariat \nausgehändigt. Das Ratssekretariat schickt das Protokoll per E-Mail an die Mitglieder des Grossen \nGemeinderates sowie des Stadtrates. \n\n3.2. Sonderfall: Ein dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll \n\nEin dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll wird nicht an den GGR und den Stadtrat weiterge-\ngeben, sondern das unterzeichnete Original wird vom Ratssekretariat in einem nur für berechtigte \nPersonen zugänglichen Ordner archiviert. \n\n4. Geschäfte der GPK \n\n4.1. Zugewiesene Geschäfte und zugetragene Themen \n\nDer GPK können Geschäfte vom Ratsbüro zugewiesen werden (beispielsweise die Prüfung der \nLegislaturziele des Stadtrates). Ausserdem können Beanstandungen Dritter Anlass zu einer Prü-\nfung durch die GPK sein. Vorschläge für Prüfthemen können der GPK schriftlich und mit Absender \nversehen eingesendet werden.  \n\n4.2. Aufgaben im Rahmen der Oberaufsicht  \n\nDie GPK hat bei ihrer Konstituierung einen Katalog von Themen aus den Bereichen \n \n\n• Kontrolle der Geschäftsführung der Exekutive und der Stadtverwaltung \n• Risikomanagement (inkl. Reputationsrisiken) \n• Vertragsmanagement \n• Compliance \n\n \nfür die Oberaufsicht aufgestellt, der laufend aktualisiert wird.  \n\n \n2\n Auskunft vom Gemeindeamt Zürich vom 30.8.2023: «Parlamentarier, die wegen Mutterschaftsurlaubs, Unfalls oder Krankheit ausfal-\n\nlen, können derzeit nicht durch Stellvertreter vorübergehend ersetzt werden. Hierfür müsste eine genügende Rechtsgrundlage im \nkantonalen Recht geschaffen werden, die die Änderung der Kantonsverfassung und des Gemeindegesetzes bedingen würde. Zurzeit \nist eine solche Vorlage in der Vernehmlassung». \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n20 \n \n\nDarüber hinaus beobachtet die GPK die Arbeit der städtischen Verwaltung. Zu diesem Zweck in-\nformiert sie sich regelmässig über die Arbeit der Verwaltung, beispielsweise indem sie Fragen an \nden zuständigen Ressortvorsteher / die zuständige Ressortvorsteherin stellt. Die GPK verfolgt ei-\nnen risikobasierten Ansatz und verwendet ein internes Arbeitsinstrument («Risikomanagement als \nArbeitsinstrument für die GPK») zur Festlegung der Prüfthemen und Prioritäten. \nTreten Zweifel am Funktionieren der Verwaltung oder hinsichtlich der Gesetzmässigkeit oder \nRechtmässigkeit von Vorgängen in der Verwaltung oder in der Exekutive auf, berät die Kommis-\nsion über das Vorgehen. \n\n5. Ablauf einer Prüfung \nDie Kommission berät und bestimmt über zu prüfende Themen. Sie bestimmt 1 bis 2 Mitglieder der \nKommission, welche sich der Prüfung eines Themas annehmen. Die in der Kommission zusam-\nmengetragenen Fragen werden an den zuständigen Stadtrat geschickt. \nDie Antworten des Stadtrates werden von den zuständigen Mitgliedern der Gesamtkommission \nvorgetragen und an einer Sitzung diskutiert. Dann wird über das weitere Vorgehen entschieden \nund allenfalls externe Auskunft beim Gemeindeamt eingeholt. Es liegt am Stadtrat, die GPK von \nder Rechtmässigkeit des eigenen Handelns zu überzeugen. \n\n5.1. Berichte \n\nDie für eine Prüfung zuständigen GPK-Mitglieder verfassen gemeinsam den Bericht über das ge-\nprüfte Thema. Der Bericht wird den übrigen Kommissionsmitgliedern vor einer Sitzung zugänglich \ngemacht, um an der Sitzung diskutiert werden zu können. Der Aufbau eines Berichts ist in einem \nseparaten Dokument festgelegt. \nZiel des Berichts ist eine Information an den Grossen Gemeinderates über die Arbeit im Rahmen \nder Oberaufsicht sowie eine Orientierung darüber, welche Dringlichkeit das Prüfthema auf der zu-\nkünftigen Agenda der GPK hat. Diese Priorisierung wird mittels eines Ampelsystems am Ende des \nBerichts visualisiert. \n\n5.2. Gliederung eines Berichtes \n\nFolgende Gliederung ist empfohlen:  \n1) Anlass der Prüfung \n\n2) Vorgehen \n3) Erkenntnisse \n4) Empfehlung(en) \n5) Weiteres Vorgehen \n\n5.3. Bedeutung der Ampelfarben \n\nDie Ampelfarben werden zur Priorisierung innerhalb der Agenda der GPK eingesetzt. Die Bedeu-\ntung der Farben wurde wie folgt festgelegt: \n \n\n• Grün: Ohne besonderen Befund, für die Oberaufsicht kein Handlungsbedarf. \n• Gelb: Befunde oder die von der GPK formulierten Empfehlungen ergeben Bedarf zu Fortset-\n\nzung oder baldiger Wiederaufnahme der Überprüfung. \n• Rot: Deutlicher Handlungsbedarf und hohe Dringlichkeit (z. B. bei klaren Regelverletzun-\n\ngen3), Notwendigkeit der Information des Grossen Gemeinderates und weitere Beobachtung \ndes Prüfgegenstandes \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n21 \n \n\n5.4. Versand des Berichts \n\nDer Bericht kann dem zuständigen Stadtrat vertraulich zur inhaltlichen Überprüfung der gemachten \nPrüfungsaussagen (bezgl. Erkenntnisse) zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass \ndie zeitnahe Zustellung dem Stadtrat erlaubt, auf Empfehlungen zu reagieren, bevor die Berichte im \njährlichen Turnus veröffentlicht werden. \nDer Bericht wird nach der Genehmigung der GPK Mitglieder dem Ratsbüro für Versand und Ab-\nnahme übergeben.  \n\n5.5. Jährlicher Bericht der GPK \n\nIm Januar informiert die GPK in einem Jahresbericht den Gemeinderat über die geleistete Arbeit, \ndas heisst über die Themen, welche die Kommission während der vergangenen zwölf Monate ge-\nprüft bzw. behandelt hat. \n \n \n\n \n1 Dieser Abschnitt wurde weitgehend vom Gemeindeamt Zürich formuliert (Schr. Gemeindeamt Zürich an die \nGPK Adliswil v. 11.11.2020) \n2 Hinsichtlich Prüfumfang und Prüfinhalt gelten die Ausführungen von Christina Walser, Rechnungs- und Ge-\nschäftsprüfungskommissionen, § 61 b Aufgaben, insb. Kap. 2 und 3, in: Kommentar zum Zürcher Gemeinde-\ngesetz und zu den politischen Rechten in den Gemeinden, S. 357ff. \n3 Zitat aus dem Kommentar GG: «Die Geschäftsprüfungskommission … nimmt … eine umfassende Prüfung \nder Rechtmässigkeit und Zweckmässigkeit vor.» (ebd, S. 362) \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n