Interpellation

parent_type: affair

format: application/pdf

text: \nEingegangen 06.11.2019\nGGR-Nr. 2019-143\n\n\n\n\n


Antwort Stadtrat (SRB 2020-153)

text: \nEingegangen 03.07.2020\nGGR-Nr. 2020-172\n\n\n\n\n\n\n\n\n


name: Bericht der Geschäftsprüfungskommission über ihre Tätigkeiten in den Jahren 2023-2024 (GGR-Nr. 2022-439))

text: \nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n1 \n \n\nJahresbericht der Geschäftsprüfungskommission an den Grossen Gemeinderat \n\nüber die Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht im Jahr 2023/2024 \n\n____________________________________________________________________________ \n\nAn:   Stadt Adliswil, Grosser Gemeinderat \n\nVon:   Geschäftsprüfungskommission Adliswil \n\nDatum:  12. Februar 2024 \n\nInhalt:   Tätigkeiten im Rahmen der Oberaufsicht \n\nZeitperiode:  März 2023 bis Februar 2024 \n\n \n\n \n\nRechtsgrundlage \n\n____________________________________________________________________________ \n\nLaut Art. 28quater der Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates legt die Geschäftsprüfungs-\n\nkommission jährlich einen Bericht zu Ihrer Tätigkeit im Rahmen der Oberaufsicht vor.  \n\n \n\nEinleitung \n\n____________________________________________________________________________ \n\nDie GPK hat 2023/2024 in unveränderter Besetzung zusammengearbeitet. \n\nRenato Jacomet (Präsident) \n\nPascal Engel (Vizepräsident) \n\nAngela Broggini \n\nSait Acar \n\nHeinz Geissler \n\nDie Gruppe funktioniert ausgezeichnet und arbeitet konstruktiv und motiviert. Verschiedene An-\n\nsichten und Meinungen werden respektiert und ausdiskutiert. \n\nDie Arbeitsaufteilung in der GPK erfolgt folgendermassen: Die zu behandelnden Themen werden \n\nan Teams von zumeist zwei Personen zugeteilt. Diese nehmen die Prüfung vor und präsentierten \n\nder Kommission die Ergebnisse. Anschliessend erfolgt im Gremium die Diskussion und führt letzt-\n\nendlich zum Gesamtergebnis.  \n\nAus der vergangenen Legislatur waren noch einige Geschäfte abzuschliessen, bei denen wir aber \n\nauf die wertvolle Arbeit der vorherigen Mitglieder zurückgreifen konnten. Neue Geschäfte wurden \n\nuns vom Stadtrat oder von der Öffentlichkeit zugetragen, manche ergaben sich als Fortsetzung \n\nvon bestehenden Geschäften, wie z.B. die Prüfung der verschiedenen Ressorts. Aber auch in der \n\nGPK selbst wurden immer wieder neue Prüfthemen vorgeschlagen und besprochen, ob und wie \n\ndie GPK diese aufnehmen könnte.  \n\nDie GPK ist sehr bedacht, dass die Gewaltentrennung sauber eingehalten wird (siehe GPK-Leitfa-\n\nden). \n\nDie GPK bedankt sich für die gute Zusammenarbeit mit dem Stadtrat und der Stadtverwaltung und \n\nwürde es begrüssen, wenn diese in Zukunft noch effizienter gestaltet werden könnte. \n\nBei Unklarheiten wünscht sich die GPK einen raschen, offenen und beidseitig proaktiven Aus-\n\ntausch mit dem Stadtrat, GGR Kommissionen und GGR Mitgliedern. \n\nDie GPK begrüsst auch konstruktive Kritik. Das Ziel der GPK ist es, mit ihrer Arbeit einen Mehrwert \n\nfür die Stadt Adliswil zu schaffen. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nZiegler Vanessa\nSchreibmaschine\nEingegangen: 13.02.2024\rGGR-Nr. 2022-439\n\nZiegler Vanessa\nRechteck\n\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n2 \n \n\nGenerell werden alle Fragen zu den Geschäften in einer Datei gesammelt und in einer Sitzung zu-\n\nsammengetragen und formuliert. Diese Fragen gehen vorgängig an unsere Gesprächspartner, so-\n\ndass sich jeder gut auf die Sitzung vorbereiten kann.  \n\nDer Diskurs mit den eingeladenen Gästen (Stadträte, Ressortverantwortliche) verläuft informativ \n\nund wohlwollend, was eine wichtige Voraussetzung ist für eine gute Zusammenarbeit.  \n\nDie GPK hat sich auch Geschäften/Themen angenommen, in denen vertrauliche Daten diskutiert \n\nwurden. Dafür wurden bereits in diversen Angelegenheiten interne Protokolle geschrieben. \n\nSpeziell zu erwähnen  ist auch unsere ausgezeichnete Protokollführerin Lisa Gasner. Sie behält \n\njederzeit den Ueberblick, was bei den lebhaften und zuweilen sprunghaft ändernden Gesprächs-\n\nverläufen nicht immer einfach ist. Die erstellten Protokolle liefert sie zuverlässig innert kürzester \n\nZeit klar, verständlich, genau und lückenlos.  \n\n \n\nÜberblick zur Kommissionsarbeit  \n\n____________________________________________________________________________ \n\nNachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. \n\nIm Anschluss finden Sie die ausführlichen Prüfberichte. \n\n \n\nThemen \n\n____________________________________________________________________________ \n\nEinblick in die Themen und Arbeiten der GPK im Rahmen ihrer Oberaufsichtsfunktion für die Peri-\n\node 2023/2024 finden sie in den folgenden GPK Berichten. \n\n \n\n• Fristenkontrolle, Vorstösse von Gemeinderäten im GGR, laufend \n\n• Die GPK prüft und berät den Legislaturplan 2022 – 2026 und beantragt dem \n\nGrossen Gemeinderat, diesen zur Kenntnis zu nehmen.  \n\n• Überarbeiteter Leitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil 04.09.2023 \n\n• Bericht Cyber Risk & Informationssicherheit 26.6.23   \n\n• Bericht Vertragsmanagement in der Stadtverwaltung Adliswil 16.11.2023 \n \n\nStatus der Prüfungen per Februar 2024 \n\n____________________________________________________________________________ \n\n \n\nAnzahl Status \n\n2 Geplante Prüfungen \n\n4 Prüfung traktandiert \n\n1 Prüfung in Vorbereitung  \n\n1 Laufende Prüfungen \n\n3 Prüfungen abgeschlossen \n\n2 Berichte abgeschlossen \n\n2 Prüfungsberichte im Anhang \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n3 \n \n\nÜbersicht zu den Prüfungsergebnissen \n\n____________________________________________________________________________ \n\nGibt es Fälle, bei denen Handlungsbedarf für die Stadtverwaltung besteht: \n\nNEIN \n\nGibt es Fälle mit einer gewissen Dringlichkeit: \n\nNEIN \n\nGibt es Fälle mit Verletzung von Regularien: \n\nNEIN \n\nGibt es Fälle, bei denen die Stadt Adliswil von "Best Practice" abweicht? \n\n(JA)  z.B. Whistleblower Lösung; \n\nCompliance: Nachweis und Kontrollumfeld zur Einhaltung der gesetzlichen  \n\nBestimmungen; \n\nein einheitliches IKS, welches sich über die ganze Stadtverwaltung erstreckt, fehlt \n\nzurzeit. \n\nGibt es Fälle, die sonst der Aufmerksamkeit des Grossen Gemeinderats bedürfen? \n\nNEIN \n\nGibt es Fälle, die dem Grossen Gemeinderats zur Behandlung vorgelegt werden? \n\nNEIN \n\n \n\nInformationen aus der GPK \n\n____________________________________________________________________________ \n\nGPK Leitfaden: \n\nDie GPK hat den GPK Adliswil Leitfaden überarbeitet und mit dem Kantonalen Gemeindeamt ab-\n\ngestimmt. So zum Beispiel die Frage der Stellvertretung in den GGR Kommissionen. \n\nErgebnis: Eine Stellvertretung ist gemäss Art. 13 GschO GGR in der GPK nicht möglich. Auskunft \n\nvom Gemeindeamt Zürich vom 30.8.2023: «Parlamentarier, die wegen Mutterschaftsurlaubs, Un-\n\nfalls oder Krankheit ausfallen, können derzeit nicht durch Stellvertreter vorübergehend ersetzt wer-\n\nden. Hierfür müsste eine genügende Rechtsgrundlage im kantonalen Recht geschaffen werden, \n\ndie die Änderung der Kantonsverfassung und des Gemeindegesetzes bedingen würde. Zurzeit ist \n\neine solche Vorlage in der Vernehmlassung».  \n\n \n\nRiskmanagement als internes Arbeitsinstrument der GPK: \n\nDie Behörden und die Verwaltung unterliegen der Oberaufsicht des Parlaments. Die Ge-\nschäftsprüfungskommission nimmt in dessen Auftrag und als vorberatende Kommission diese Auf-\nsichtsfunktion wahr. Die Geschäftsführung des Stadtrates, der Stadtverwaltung, sowie die Arbeit \nder Exekutivkommissionen unterliegen der risikobasierten Oberaufsicht der Geschäftsprüfungs-\nkommission. Stadtratsbeschlüsse und Massnahmen der Behörden haben den Kriterien der \nRechtmässigkeit, Zweckmässigkeit und Wirksamkeit zu entsprechen. \n\nMit ihrer Kontroll- und Überwachungstätigkeit setzt sich die GPK dafür ein, dass Risiken erkannt \nwerden, welche die Stadt Adliswil in finanzieller oder nichtfinanzieller Hinsicht schädigen könn-\nten. Es geht u.a. darum, Mängel zu erkennen und aufzuzeigen, wo Optimierungs- und Klä-\nrungsbedarf besteht.  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n4 \n \n\nDie GPK zielt vor allem darauf ab, dass die Beaufsichtigten selbst ein gutes Risikobewusst-\nsein haben und ein effektives Risikomanagement betreiben. Der Einbezug von Risiko-Überle-\ngungen in der Geschäftsführung und im Alltagsbetrieb der Behörden bringt eine Reihe von Vortei-\nlen, wie z.B. Effizienzsteigerungen, tiefere Fehlerquoten, Qualitätssteigerung der erbrachten \nDienstleistungen etc., was letztlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten führt - der Bevölkerung \nwie auch der Angestellten der öffentlichen Verwaltung und deren Vorgesetzten.  \n\nIn ihrer Überwachungstätigkeit verfolgt die GPK einen systematischen, risikobasierten An-\nsatz. Der GPK ist es wichtig, unnötigen Aufwand für die GPK und die Beaufsichtigten zu vermei-\nden und den Prüfaufwand auf kritische Bereiche zu fokussieren.  \n\nRisikomanagement-Ansätze werden von der GPK als internes Arbeitsinstrument eingesetzt. Ziel \nund Zweck ist es, einen einheitlichen Rahmen zu schaffen für die Beurteilung und die Über-\nwachung von Risiken, welchen die Stadt Adliswil ausgesetzt ist. Damit ergibt sich auch eine \nobjektive und solide Grundlage für den Dialog mit der Exekutive und für die Berichterstattung \nan den Grossen Gemeinderat. Damit einher geht das Festhalten und die Klärung von Zuständig-\nkeiten, wie auch die Abgrenzung gegenüber der Arbeit anderer Kommissionen, insbesondere der \nRechnungsprüfungskommission (RPK).  \n\nDie GPK verwendet z.B. eine Risikomatrix, um die Risiken der Stadt Adliswil transparent zu \nmachen und regelmässig zu bewerten. In einer solchen Risikomatrix wird die Wahrscheinlichkeit \neines Schadens mit dem Schweregrad dieses Schadens kombiniert betrachtet. Dies verhindert \neine einseitige Sichtweise auf das unmittelbare Tagesgeschehen. Kurzfristig wenig wahrscheinli-\nche Ereignisse mit potentiell schwerwiegenden Auswirkungen erhalten in dieser Betrachtungs-\nweise ebenfalls ein gewisses Gewicht. Nebst der Risikoidentifizierung wird eine Risikomatrix \nauch eingesetzt, um Prüfgebiete zu bestimmen und zu priorisieren. Auch in der Überarbeitung \nund Nacharbeit vergangener Prüfungen spielt die Risikomatrix eine wichtige Rolle: Die GPK un-\ntersucht Prüfungsergebnisse auf mögliche Restrisiken hin und nimmt aufgrund aktueller Informati-\nonen eine regelmässige Neubeurteilung vor.  \n \n\nLegislaturplan 2022 – 2026: \n\nDie GPK hat über die Formulierung der Legislaturziele 2022-2026 beraten und diskutiert. Sie hat \n\nfestgestellt, dass einige Ziele konkret und greifbar, andere hingegen eher schwammig formuliert \n\nsind. Wie bereits am Ende der letzten Legislatur vorgeschlagen, hat die GPK den Stadtrat daher \n\ngebeten, künftig in der Formulierung der Leitsätze darauf zu achten, dass die zeitliche und finanzi-\n\nelle Zielerreichung sowie Risikoeinschätzungen zu den laufenden Projekten greifbar formuliert \n\nsind. Diese Informationen wären für eine vollständige Beurteilung sehr hilfreich. Die GPK hat dem \n\nGrossen Gemeinderat einen Antrag zur Kenntnisnahme gestellt.  \n\n \n\nAktuelle Pendenzenliste: \n\nPendenz / Beschreibung Termin Verantwortlich \n\nFristenkontrolle  permanent \nR. Jacomet /  \nA. Broggini \n\nInternes Risikomanagement halbjährlich alle \n\nAustausch mit RPK-Präsidium \nbezüglich Risikoeinschätzung \nder Finanzlage der Stadt Adliswil \n\nQ1 2024 alle \n\nOffene Rechtsfälle in den ver-\nschiedenen Ressorts \n\n2024 P. Engel / S. Acar \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n5 \n \n\nCompliance & Umgang mit Inte-\nressenskonflikten: Regeln zu Be-\nzügen von Stadträten aus Ver-\nwaltungsratsmandaten \n\n2024 H. Geissler / P. Engel \n\nKommunikation der Exekutive in \nder Stadt-Verwaltung Adliswil \n\n2024 \nH. Geissler /  \nA. Broggini \n\nPrüfung der Liegenschaftsver-\nträge \n\n2024 \nR. Jacomet /  \nA. Broggini \n\nLegislaturplan 2022-2026: Ziele \nund Meilensteine des Stadtrates \nin der Amtsperiode \n\nEnde 2024 alle \n\nPrüfung der Arbeit der Sozial-\nkommission \n\noffen alle \n\nStrommangellage offen alle \n\n \n\nAnmerkung \n\n____________________________________________________________________________ \n\nDie Ampelfarben, mit denen die Berichte zur Oberaufsicht gekennzeichnet sind, dienen der GPK zur \n\nraschen Orientierung über das weitere Vorgehen. Die Farben haben dabei die folgende Bedeutung: \n\n• Grün: Ohne besonderen Befund, für die Oberaufsicht kein Handlungsbedarf. \n\n• Gelb: Befunde oder die von der GPK formulierten Empfehlungen ergeben einen Bedarf zu \n\nForsetzung oder zur baldigen Wiederaufnahme der Überprüfung. \n\n• Rot: Deutlicher Handlungsbedarf und hohe Dringlichkeit (z. B. bei klaren Regelverletzungen), \n\nNotwendigkeit der Information des Grossen Gemeinderates und weitere Beobachtung des \n\nPrüfgegenstandes  \n\n \n\nAnhang Anlagen \n\n____________________________________________________________________________ \n\n• Bericht Cyber Risk & Informationssicherheit 26.6.23 \n\n• Bericht Vertragsmanagement in der Stadtverwaltung Adliswil 16.11.2023 \n\n• Überarbeiteter Leitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil 04.09.2023 \n\n \n\n \n\nAdliswil, 12. Februar 2024 \n\n      \n\nRenato Jacomet      Pascal Engel \n\nPräsident       Vize-Präsident \n\n \n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n6 \n \n\nOberaufsicht \n\nCyber Risk & Informationssicherheit \n\nBericht der Geschäftsprüfungskommission Adliswil \n\nDatum: 26.6.23 \n\n \n\n1) Anlass der Prüfung \n\nDie GPK hat das Thema im 2021 auf die Prüfliste gesetzt. Wie im GPK-Jahresbericht 2021 er-\nwähnt, hatten sich die Angriffe auf Schweizer Rechenzentren und Rechnernetze im Zeitraum von \n2016 – 2021 mehr als verdoppelt (Quelle: NCSC).  \n\nIm GPK-Jahresbericht von 2022/23 veröffentlichte die GPK ihren Zwischenbericht vom 11. Juli \n2022. Darin enthaltene Empfehlungen umfassten Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiten-\nden, Aufarbeitung eines Vorfalls im Zusammenhang mit Phishing E-Mails, die Klärung der Frage, \nob sich die Stadt Adliswil gegen Cyber Angriffe versichern sollte, sowie die Prüfung der Sicher-\nheitsvorkehrungen und Notfallpläne des Informatik-Dienstleisters OBT.  \n\nZudem entschied sich die GPK im vergangenen Jahr, das Prüfungsfeld um die Thematik der Infor-\nmationssicherheit zu erweitern.  \n\n \n\n2) Vorgehen \n\nEs wurde ein Fragenkatalog an das Ressort Präsidiales versendet. Auf Grundlage der Antworten \nund eine Reihe von weiterführenden Dokumenten der Firma OBT wurden Ressortvorsteher Farid \nZeroual und Stadtschreiber Thomas Winkelmann an der GPK-Sitzung vom 22. Mai 2023 mündlich \nbefragt.  \n\n \n\n3) Erkenntnisse \n\nMitarbeitende der Stadtverwaltung bestätigen am ersten Arbeitstag mit ihrer Unterschrift, die Wei-\nsungen betreffend Informationssicherheit gelesen und verstanden zu haben. Erst danach erhalten \nsie Zugriff auf das System. Darauf folgt eine Einführung in die Handhabung der Geräte, u.a. be-\nzüglich Passworteingabe und -anforderungen, und zum Umgang mit Sachdaten – je nach Abtei-\nlung. Der Zugriff erfolgt über eine Zwei-Faktor-Identifizierung und ausschliesslich via Citrix. Dies \nbedeutet, dass keine Daten auf lokalen Geräten gespeichert werden. Somit verringert sich das Ri-\nsiko eines Datenklaus z.B. mittels eines USB-Sticks und auch die Gefahr, dass Viren über ein pri-\nvates Gerät in die Systeme der Stadt Adliswil eingeschleust werden.  \n\nVorfälle werden jeweils in den Sitzungen mit der OBT besprochen. Die Firma OBT verfügt mit In-\nfoGuard über einen auf Cybersecurity spezialisierten Partner. Ein gelungener Angriff auf die \nSysteme der Stadt war auf menschliches Versagen zurückzuführen. In der Folge wurde in \nallen Bereichen die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt. InfoGuard verfolgt ein Drei-Pha-\nsen-Modell: 1) Awareness, d.h. das Risikobewusstsein zu fördern. 2) Verhaltensprüfung mit fikti-\nven Phishing-Emails. 3) Schulung und Besprechung der Ergebnisse und Analyse möglicher Fehl-\nverhalten.  \n\nIn Sachen Versicherungen konnte sich die GPK vergewissern, dass die Haftpflicht bei der OBT \nliegt, und dass der Stadt Adliswil eine Kopie der Haftpflichtversicherung der OBT vorliegt. Die Stadt \nAdliswil verzichtet darauf das Restrisiko zu versichern, da einerseits die Prämien dafür recht hoch \nsind und andererseits eine solche Versicherung nur den finanziellen Schaden abdecken würde, \nwährend das Reputationsrisiko weit höher eingeschätzt wird.  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n7 \n \n\nDie OBT verpflichtet sich vertraglich, sämtliche Vorgaben der Schweizerischen Informatikkonfe-\nrenz (SIK) einzuhalten und fortlaufend in die Sicherheit ihrer Rechenzentren zu investieren. Die \nOBT ist ISO-zertifiziert und «georedundant», indem sie ein Rechenzentrum in Zürich und eines im \nKanton Aargau unterhält. Ein direkter Zugang zu den Rechenzentren ist für Endkunden nicht vor-\ngesehen. Verschiedene Kontrollmechanismen sind jedoch vertraglich geregelt.  \n\nIm Falle eines erfolgreichen Angriffs, welcher ein Datenverlust zur Folge hat, wird das System auf \nden Stand vom Vortag zurückgesetzt. Das sog. «Recovery Time Objective» liegt bei maximal ei-\nnem Tag. Ein wichtiger Hinweis: Steuerdaten und die Daten des Zivilstandamtes fallen nicht in \nden Zuständigkeitsbereich der OBT, sondern werden auf Servern des Bundes verwaltet. Nur \nwenige autorisierte Mitarbeitende erhalten Zugriff auf diese Systeme des Bundes.  \n\nFür die betriebliche Sicherheit sowie die Kontrolle der Vertragserfüllung ist das Ressort Präsidiales \n(Stadtpräsident Farid Zeroual) und Stadtschreiber Thomas Winkelmann zuständig.  \n\nDer Notfallplan nennt vier Ansprechpersonen auf Seiten OBT und der Stadt Adliswil. Die OBT \nübernimmt die Führung in technischer Hinsicht und die Stadtverwaltung kümmert sich um die Kom-\nmunikation. Während Bürozeiten kann sofort reagiert werden, in der Nacht innerhalb von 15-20 Mi-\nnuten. Die OBT verfügt auch über Notstromaggregate für die beiden unabhängigen Rechenzen-\ntren. Ob im Falle eines Stromausfalles der Betrieb aufrechterhalten werden kann, hängt aber auch \nvon Dritten ab, wie z.B. der Swisscom.  \n\nDie Stadtverwaltung ist überzeugt, dass mit der Auslagerung an die Firma OBT die richtige Ent-\nscheidung getroffen wurde und kann auf eine zwanzigjährige erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu-\nrückblicken.  \n\nWeitergehende Fragen zu Schnittstellen und Firewalls zur Gebäudetechnik / Haustechnik / Zutritts-\nsystem / Sicherheitsanlagen (Intrusions- und Brandmeldeanlagen) konnten im Rahmen dieser Prü-\nfung nicht abschliessend geklärt werden.  \n\n \n\n4) Empfehlungen \n\nDie GPK empfiehlt der Stadtverwaltung weitere Sicherheitsmassnahmen zu prüfen, insbesondere \nbezüglich Schnittstellen und Firewalls zur Gebäudetechnik / Haustechnik / Zutrittssystem / Sicher-\nheitsanlagen (Intrusions- und Brandmeldeanlagen). Diese Schnittstellen müssen geschützt und re-\ngelmässig überprüft werden, um die Sicherheit zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, das Pflichten-\nheft regelmässig zu aktualisieren und laufend Verbesserungsvorschläge zu prüfen und umzuset-\nzen. Zudem sollten auch externe Mitarbeitende und Behördenmitglieder sensibilisiert werden. \n\nNebst internen Kontrollen erscheint es auch sinnvoll, sich einem externen IT-Audit zu unterziehen.  \n\n \n\n5) Weiteres Vorgehen \n\nEs bestehen keine offensichtlichen Lücken und Versäumnisse. Die GPK geht davon aus, dass die \nStadt Adliswil und die Firma OBT – mit ihrer Partnerfirma InfoGuard den ständigen Entwicklungen \nauf diesem Gebiet gebührend Rechnung tragen und die Problematik der Schnittstellen zur Gebäu-\ndetechnik mitberücksichtigen. Eine erneute Überprüfung im Rahmen der Oberaufsicht ist aus Sicht \nder GPK nicht dringend.  \n\ngez. Referenten Sait Acar & Pascal Engel  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n8 \n \n\nOberaufsicht \n\nVertragsmanagement in der Stadtverwaltung Adliswil \n\nBericht der Geschäftsprüfungskommission des GGR Adliswil  \n\nDatum: 16.11.2023 \n\n \n \n1. Anlass der Prüfung \n \nPrüfung im Rahmen der Oberaufsicht: \nDie GPK hatte in den letzten Jahren das Thema Verträge zB: Versicherungsverträge oder bei Liegenschaf-\nten die Wartungsverträge angeschaut. In diesen Berichten ist ersichtlich, dass besonders bei Verträgen die \nBewirtschaftung, die Pflege, die Verwaltung und Ablage sehr wichtig ist.  \nDie GPK hat daher die Verträge der Stadtverwaltung auf die Prüfliste gesetzt.  \n \n2. Ausgangslage und Vorgehen \n \nIn der Stadt-Verwaltung werden diverse Verträge abgeschlossen und verarbeitet. \nZu diesem Thema hat die GPK einen Fragenkatalog an das Ressort Einwohnerkontakte zugestellt. \n\nIn einem weiteren Schritt hat sich die GPK in der Verwaltung vor Ort über die Bewirtschaftung, die Pflege, \ndie Verwaltung und Ablage sowie das Vertragsmanagement informiert. Die Bereitstellung der Vertragsdaten-\nbank (CMI) zur Verwaltung von Verträgen liegt in der Zuständigkeit der Abteilung Zentrale Dienste im Ress-\nort Einwohnerkontakte. \n \nDie Geschäftsprüfungskommission (GPK) des Grossen Gemeinderates Adliswil hat den Stadtpräsidenten \nper E-Mail vom 29. August 2023 ersucht, im Rahmen einer Orientierung und einer Visite in der Stadtverwal-\ntung Einblick in das Vertragsmanagement zu gewähren. Die Referenten der GPK haben sich am 27. Sep-\ntember 2023 mit dem Stadtpräsidenten und Ressortvorsteher Einwohnerkontakte Farid Zeroual und Dominik \nHess, Ressortleiter Einwohnerkontakte, getroffen. \nInsbesondere folgende Aspekte wurden hierbei berücksichtigt. Das Organisationshandbuch mit Abläufen \nund Verantwortlichkeiten. Kontrollen der Verantwortlichen. Bewirtschaftung der Verträge von der Erstellung \nbis hin zur Archivierung der Verträge. Abläufe und Prozesse. CMI-Informationen. \nIm Rahmen des Statusberichtes vom 3. November 2023 hat die Stadtverwaltung aufgezeigt wie die genann-\nten Aspekte im Hinblick auf die in der Stadtverwaltung gelebte Praxis umgesetzt wird. \n\n \n3. Erkenntnisse \n \nMit den ausführlichen Informationen, der Sichtung der IT-Systeme und aus dem Statusbericht Vertragsver-\nwaltung für GPK (zum Teil zitiert) mit den Prozesserläuterungen hat die GPK folgenden Eindruck bekom-\nmen:  \n \nDer GPK wurde das Organisationshandbuch GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung in der Applikation \nCMI vorgestellt und erklärt. Im anschliessenden Link finden Sie weitere Informationen.   \nVgl. https://www.bk.admin.ch/bk/de/home/dokumentation/gever-bund.html \nDas Organisationshandbuch ist für Mitarbeitende der Stadtverwaltung verbindlich für den Umgang mit Doku-\nmenten Verträge und Fachapplikationen. Es sind Ziele, Zweck und Kontrollen auch für Führungsverantwortli-\nche + Sachbearbeiter definiert. Das Organisationsprinzip, Instrumente, Regeln und Kontrollen sind definiert. \nDie Prozesse mit Scanning, was muss und wo abgelegt werden beschrieben. Die Aufbewahrungsfristen sind \ndefiniert. Die IT Software CMI versendet automatisch generierte Erinnerungs-E-Mails an die verantwortlichen \nPersonen.   \nDie Aufbereitung, die Segmentierung und Kontrollen werden von der Abteilung Zentrale Dienste überwacht \nund durchgesetzt. \nIm Organisationshandbuch wird in den Quellenangaben auf die kantonalen und auch bundesweiten GEVER-\nStandards verwiesen, d.h. ist das Organisationshandbuch auf den übergeordneten Bestimmungen. In die-\nsem Sinne verwendet die Stadtverwaltung die übergeordneten Standards in ihrer täglichen Arbeit. Ausgebil-\ndet hinsichtlich Geschäftsverwaltung und Organisationshandbuch werden die Mitarbeitenden im Rahmen \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttps://www.bk.admin.ch/bk/de/home/dokumentation/gever-bund.html\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n9 \n \n\nvon Schulungen (i.d.R. für Neueintretende, aber die monatlich angebotenen Schulungen stehen auch lang-\njährigen Mitarbeitenden als «Refresher»-Kurs offen). Hier ist der Kanton direkt involviert, denn der Schu-\nlungsteil zum Organisationshandbuch-/GEVER wird von Daniel Demin, Stadtarchivar, aber beim (kantona-\nlen) Staatsarchiv angestellt, vermittelt. Ferner wurde das Handbuch unter seiner Federführung erstellt. In \ndiesem Sinne findet eine übergeordnete Qualitätssicherung in Zusammenarbeit mit dem Kanton statt. \nStadtarchivar: \nDer Stadtarchivar arbeitet mit 48% Pensum für die Stadt Adliswil. Er unterhält und pflegt die Dokumentenab-\nlage im Stadtarchiv. Er kontrolliert und koordiniert die Vernichtung von Unterlagen. \n \nRechtliche Grundlagen: \nDie Stadt Adliswil hat ihren Behördenerlass über die Geschäftsordnung des Stadtrats (GSO SR) in einer \nTeilrevision um Art. 46a erweitert und damit die Grundsätze der Informationsverwaltung und Archivierung \nverankert. Darin wird insbesondere festgehalten, dass in der Stadtverwaltung das elektronische Dossier als \nMasterdossier bzw. Leitablage gilt und somit die Geschäftsverwaltung in erster Linie elektronisch geführt \nwerden muss. Diese Bestimmung trat am 21. Januar 2020 in Kraft. Die Weisung Informationsverwaltung und \nArchivierung, die am 1. August 2021 in Kraft trat, regelt die praktische und konkrete Umsetzung der in Art. \n46a (GSO SR) festgelegten Grundsätze. Dazu wurde in einem weiteren Schritt das Organisationshandbuch \nGEVER geschaffen. Es erläutert und konkretisiert dabei die Weisung Informationsverwaltung und Archivie-\nrung. Es führt die verbindlichen Vorgehensweisen, Abläufe und Verantwortlichkeiten im Arbeitsalltag mit der \nin der Stadtverwaltung eingesetzten GEVER-Applikation CMI aus. Im Organisationshandbuch GEVER wird \nunter Ziffer 5.8 Vertragsverwaltung festgehalten, dass für Verträge, die die Stadt Adliswil neu abschliesst, \neines elektronischen Vertragsdossier in CMI erstellt werden muss. Der Originalvertrag sollte aus rechtlichen \nGründen in der physischen Ablage aufbewahrt werden.  \nFür die Ablage und Bewirtschaftung von Vertragsdossiers steht allen Abteilungen in der Fachapplikation CMI \neine Vertragsdatenbank zur Verfügung. Sie findet subsidiär Anwendung in Abteilungen, in denen die Ver-\ntragsbewirtschaftung nicht in einer anderen Fachapplikation, welche die Voraussetzungen an eine regelkon-\nforme Dossier Führung ebenfalls erfüllt, erfolgt. \nOrganisation: \nDie Beschaffung, Bewirtschaftung und abschliessende Archivierung der Verträge (entsprechend der Logik \neines Vertragslebenszyklus) liegt in der Verantwortung der einzelnen Ressorts bzw. ihrer Abteilungen. Sie \nsind somit nicht nur für die Inhalte ihrer Verträge verantwortlich, sondern auch für die regelkonforme Führung \nder Vertragsdossiers. Dies im Einklang mit der Geschäftsordnung des Stadtrates. Die Kennzahlen zu der \nVertragsverwaltung in den einzelnen Ressorts wurde uns im Statusbericht Vertragsverwaltung aufgezeigt. \nDie Daten wurden im Rahmen einer im August 2023 von der Abteilung Zentrale Dienste durchgeführten Um-\nfrage erhoben, in welcher die Ressorts bzw. deren Abteilungen Kennzahlen aus ihren Vertragsdatenbanken \nbekanntgaben. \nProzesse: \nSchliesst eine Abteilung einen neuen Vertrag ab, so ist ein entsprechendes elektronisches Vertragsdossier \nzu erstellen. Verträge, die aufgrund von Formvorschriften oder aus Gründen der Rechtssicherheit schriftlich \nabgeschlossen wurden, sollten neben der elektronischen Ablage weiterhin auch physisch aufbewahrt wer-\nden. Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf die Fachapplikation CMI. In der Fachapplikation \nCMI werden Vertragsdossiers als eigenständige Dossiers einer gesonderten Vertragsdatenbank (CMI-Bau-\nstein Vertragsmanagement) zugeführt. Abteilungen, die für Ihre Ablage und Bewirtschaftung von Verträgen \ndie Fachapplikation CMI nutzen, scannen ihre Verträge ein und übermitteln diese per E-Mail an die Abteilung \nZentrale Dienste. Die wichtigsten Vertragsdaten werden dabei von den Abteilungen separat in einer Über-\nsichtsliste festgehalten. Die Abteilung Zentrale Dienste erstellt im Sinne einer unterstützenden Dienstleistung \nfür die Abteilungen ein elektronisches Vertragsdossier, trägt die Vertragsdaten gemäss Übersichtsliste darin \nein, legt die Vertragsdokumente ab und vermerkt im Dossier, unter welcher Registraturplannummer sich der \nOriginalvertrag auf Papier befindet, falls dieser aufbewahrt werden soll. Sodann wird im elektronischen Ver-\ntragsdossier ein Workflow hinterlegt, der in einem bestimmten Zeitintervall automatische Erinnerungsnotifika-\ntionen, sogenannte «Aufgaben zur Vertragsprüfung», per E-Mail an die für die Bewirtschaftung des Vertra-\nges verantwortliche Abteilung bzw. Fachperson sendet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vertragsdos-\nsiers aktiv bewirtschaftet und Vertragsvereinbarungen auch inhaltlich laufend durch die Abteilungen selbst \nüberprüft werden.  \n \n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n10 \n \n\nDer beschriebene Prozess wird in der folgenden Form dargestellt. \n \n \n \n\n \n \n \n \n \nDie Verträge werden im CMI zentral digital abgelegt/verwaltet, zusätzlich werden sie in Papierform im Archiv \nabgelegt. Das CMI wird von den verschiedenen Ressorts bearbeitet. Die GPK konnte die Struktur der Ver-\ntrags-Ablage verstehen und diverse Verträge einsehen. Die Strukturierung war übersichtlich und logisch. Für \nInformationen und Schulungen ist ein sogenannter «Power-User» zuständig.  \nAblage Ausnahmen bilden: \n\n• Verträge zu Liegenschaften: diese werden in der Software «Campos» abgelegt; \n\n• Verträge im Ressorts Soziales: diese werden (vor allem aus Datenschutzgründen) in der Software \n«Tutoris» abgelegt; \n\n• in Campos und Tutoris hatten wir keinen Einblick, da ein Zugriff an unserem Treffen nicht möglich \nwar (Berechtigung); \n\n• nicht einsehbar sind Archivierte Mitarbeiter Anstellungsverträge (HR);  \n\n• die Vertrags-Zahlungen werden über das System ABACUS getätigt. Da heraus werden die Verträge \neinmal mehr geprüft, kontrolliert und, wenn nötig, in Absprache mit dem Verantwortlichen angepasst. \n\n \n \n \n4. Empfehlung \n \nLaufende Optimierung der Prozesse und Umgang mit IT-Instrumenten. \nDie Ausbildung und Überprüfung aus dem Ressort Einwohnerkontakte (Abteilung Zentrale Dienste) sollte \nweiter regelmässig ablaufen.  \nDie GPK empfiehlt jährliche Prüfungen durchzuführen. \nDie GPK empfiehlt regelmässig eine Risikoeinschätzung beim Vertragsmanagement vorzunehmen. \nDie GPK empfiehlt, dass Verträge mit Kollektivunterschrift zu zweien unterzeichnet werden und weist darauf \nhin, dass der Unterschrift auch der Name in Blockschrift hinzugefügt werden sollte, damit ersichtlich ist, wer \nunterschrieben hat.  \n\n \n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n11 \n \n\n5. Weiteres Vorgehen \nEine erneute Prüfung des gesamten Vertragsmanagements ist nicht dringend.  \nDie GPK behält sich vor, Bereiche auf der erwähnten Ausnahmeliste, z.B. die Verträge der Abteilung Liegen-\nschaften, separat zu prüfen. \n \n \n \n \n \n \n \n \n   \nReferentin  Referent  \n \nAngela Broggini  Renato Jacomet \n \n\n \n \n  \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n12 \n \n\n \n\nLeitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil \n\n \n \n \n \n\nInhaltsverzeichnis \n\nMit Bemerkungen GAZ, CW, vom 30. August 2023  \n\nLeitfaden Geschäftsprüfungskommission Adliswil ......................................................................... 12 \n\n1. Zweck .................................................................................................................................... 14 \n\n2. Aufgaben und Befugnisse der GPK ....................................................................................... 14 \n\n2.1. Gesetzliche Grundlagen ............................................................................................. 14 \n\n2.2. Prüfung der Geschäftsführung als Kernaufgabe der GPK ........................................... 14 \n\n2.3. Gemeindeordnung Adliswil ......................................................................................... 14 \n\n2.4. Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates (Stand 01.05.2018): ........................ 15 \n\n3. Sitzungen .............................................................................................................................. 16 \n\n3.1. Sitzungsprotokolle ...................................................................................................... 16 \n\n3.2. Sonderfall: Ein dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll ......................................... 16 \n\n4. Geschäfte der GPK................................................................................................................ 16 \n\n4.1. Zugewiesene Geschäfte ............................................................................................. 16 \n\n4.2. Aufgaben im Rahmen der Oberaufsicht ...................................................................... 16 \n\n5. Ablauf einer Prüfung .............................................................................................................. 17 \n\n5.1. Berichte ...................................................................................................................... 17 \n\n5.2. Gliederung eines Berichtes ......................................................................................... 17 \n\n5.3. Bedeutung der Ampelfarben ....................................................................................... 17 \n\n5.4. Versand des Berichts .................................................................................................. 18 \n\n5.5. Jährlicher Bericht der GPK ......................................................................................... 18 \n\n \n \n \n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n13 \n \n\nVersion Datum der Abnahme (GPK) \n\n1.0 19.10.2020 \n\n1.9 Mit Bemerkungen GAZ vom 11.11.2020 \n2.0 22.11.2020 \n\n3.0 08.02.2021 mit Bemerkungen des GAZ vom 29.01.2021 \n\n3.1 17.03.2021 (mit Anpassungen gem. GAZ) \n\n4.0 04.09.2023 (mit Anpassungen gem. GAZ) \n\n \n \n \n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n14 \n \n\n1. Zweck \nDies ist ein Arbeits-Dokument und Leitfaden für alle (Neu-)Mitglieder der Geschäftsprüfungskom-\nmission (GPK) Adliswil. Der Leitfaden wird bei Bedarf ergänzt und angepasst. \n\n2. Aufgaben und Befugnisse der GPK \n\n2.1. Gesetzliche Grundlagen \n\nDas neue kantonale Gemeindegesetz ist am 1. Januar 2018 in Kraft getreten. Es regelt in § 61 die \nAufgaben einer GPK. Sämtliche Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie auf der \nWebsite www.zh.ch/gaz. \n \nDas Gemeindeamt des Kanton Zürich ist diesbezüglich zuständig und kann auch angefragt wer-\nden: www.zh.ch/gaz  \n\n2.2. Prüfung der Geschäftsführung als Kernaufgabe der GPK1\n\nDie Kernaufgabe der GPK besteht in der politischen Kontrolle über die Geschäftsführung der Ge-\nmeinde (§ 61 Abs. 1 des Gemeindegesetzes vom 20. April 2015; GG). Die GPK prüft die Ge-\nschäftsführung des Stadtrats, der Schulpflege sowie der Bau- und Sozialkommission. \n\nIhre politische Kontrolle umfasst auch ausgegliederte Einheiten, wie z.B. Anstalten oder Aktienge-\nsellschaften, die kommunale Aufgaben erfüllen (§ 30 Abs. 2 GG). Die Kontrolle der GPK greift nur \nindirekt, weil die ausgegliederten Einheiten von der Stadt zu beaufsichtigen sind (§ 64 Abs. 1 GG). \nDie Aufsicht nimmt in der Regel der Stadtrat wahr. So kann die GPK dem Stadtrat keine Vorgaben \nmachen, wie er die Eignerstrategie formulieren oder die Aufsicht für die ausgegliederten Einheiten \nwahrnehmen soll. Die GPK prüft jedoch, wie der Stadtrat diese Aufsicht wahrnimmt. Zudem prüft \ndie GPK die Geschäftsberichte der dem Parlament vorzulegenden Geschäfte (§ 61 Abs. 2 GG). \n\nDie Kontrolltätigkeit der GPK ist eine Aufsichtstätigkeit und steht im Dienst des Parlaments. Sie ist \nbegründet in der Oberaufsicht des Parlaments über die Behörden und die Verwaltung (§ 30 Abs. 2 \nGG). Der Aufsichtstätigkeit der GPK sind Grenzen gesetzt durch das Prinzip der Gewaltentren-\nnung.1 Denn die Aufgabe von Stadtrat und weiteren Behörden und der für sie handelnden Verwal-\ntung besteht in der Geschäftsführung. Diese Geschäftsführung hat die GPK im Sinne der politi-\nschen Kontrolle zu beaufsichtigen, aber sie darf sich nicht darin einmischen. Diese Rechtslage \nwurde nicht mit dem Gemeindegesetz vom 20. April 2015 begründet, sondern galt schon vorher. \n\nIm Unterschied zur RPK (welche z.B. die Rechnungsabschlüsse auf ihre Korrektheit hin prüft), be-\nschäftigt sich die GPK hauptsächlich mit dem Kontrollumfeld, innerhalb dessen der Stadtrat seine \nGeschäfte führt.  \n\n2.3. Gemeindeordnung Adliswil \n\nDie Gemeindeordnung (GO; Stand 01.01.2018) formuliert die Befugnisse der GPK wie folgt: \n \n\nArt. 26: Unübertragbare und unentziehbare Aufgaben der Geschäftsprüfungskommis-\nsion  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission prüft den Geschäftsbericht sowie die Geschäftsführung \ndes Stadtrates. Sie erstattet dazu Bericht und Antrag. \n2 Im Übrigen richten sich die Zuständigkeiten der Geschäftsprüfungskommission nach der \nGeschäftsordnung. \n\n  \n\n \n1\n Zur Gewaltentrennung vgl. https://www.ch.ch/de/politisches-system/funktionsweise-und-organisation/gewaltenteilung/. \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttp://www.zh.ch/gaz.\nhttp://www.zh.ch/gaz\nhttps://www.ch.ch/de/politisches-system/funktionsweise-und-organisation/gewaltenteilung/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n15 \n \n\nArt. 26b Besondere Befugnisse  \n1 Der Stadtrat hat der Geschäftsprüfungskommission und der Rechnungsprüfungskommis-\nsion alle für die Überprüfung der Geschäftsführung bzw. des Finanzhaushalts wesentlichen \nAkten herauszugeben. \n2 Soweit es zur Wahrung schutzwürdiger privater Interessen, zum Schutz der Persönlichkeit \noder aus Rücksicht auf ein hängiges justizförmiges Verfahren unerlässlich ist, kann der \nStadtrat an Stelle der Herausgabe von Amtsakten einen besonderen Bericht erstatten.  \n3 Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission können aus-\nnahmsweise und unter Wahrung der in Absatz 2 genannten besonderen schutzwürdigen In-\nteressen im Einvernehmen und mit vorgängiger Ankündigung in der Verwaltung Besichtigun-\ngen vornehmen sowie jede Person in der Verwaltung anhören und befragen. \n4 Das Amtsgeheimnis zum Schutz überwiegender öffentlicher Interessen kann gegenüber \nder Geschäftsprüfungskommission und der Rechnungsprüfungskommission nicht geltend \ngemacht werden. \n\n \nhttps://www.adliswil.ch/gesetzessammlung/sammlung/848626 \n \n\n2.4. Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderates (Stand 01.05.2018): \n\nArt. 28bis Zusammensetzung und Wahl  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission besteht aus fünf Mitgliedern.  \n2 Der Rat wählt diese zu Beginn der Amtsdauer sowie die Präsidentin oder den Präsidenten.  \n3 Im Übrigen konstituiert sich die Kommission selber.  \n \nArt. 28ter Zuständigkeiten  \n1 Die Geschäftsprüfungskommission prüft die Geschäftsführung des Stadtrats und der Stadt-\nverwaltung.  \n2 Ferner ist sie zuständig für:  \n\na. die Prüfung der Legislaturziele des Stadtrats,  \nb. die Behandlung der ihr zugewiesenen Aufsichtseingaben,  \nc. die Prüfung der Einhaltung der Fristen für parlamentarische Vorstösse und Prüfung von  \n    entsprechenden Fristerstreckungsgesuchen des Stadtrats,  \nd. die Prüfung weiterer Geschäfte, sofern das Büro dies beschliesst.  \n\nArt. 28quater Berichterstattung im Rahmen der Oberaufsicht \nDie Geschäftsprüfungskommission erstattet dem Rat einmal jährlich schriftlich Bericht über \nihre Tätigkeit im Rahmen der Oberaufsicht. Dieser Bericht wird vom Rat zur Kenntnis ge-\nnommen. \n\nDie Geschäftsordnung des Grossen Gemeinderats (GschO GGR) legt fest, dass die GPK weitere \nGeschäfte prüft, sofern das Büro dies beschliesst. Soweit es sich um Vorlagen handelt, über die \ndas Gemeindeparlament oder allenfalls im Nachgang dazu das Stimmvolk an der Urne be-\nschliesst, werden sie von der GPK umfassend auf Rechtmässigkeit und Zweckmässigkeit geprüft. \nIm Gemeindegesetz sind Prüfaufgaben, Prüfumfang und Prüfinhalte geregelt. So prüft die GPK re-\ngelmässig die Geschäftsführung des Stadtrates und der Verwaltung.2\n\n  \n\nhttp://www.adliswil.ch/\nhttps://www.adliswil.ch/gesetzessammlung/sammlung/848626\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n16 \n \n\n3. Sitzungen  \nGPK-Sitzungen werden nach Bedarf einberufen. In den vergangenen Jahren hat sich ein Umfang \nvon ca. 10 Sitzungen pro Jahr als zweckmässig erwiesen. \nEine Stellvertretung ist gemäss Art. 13 GschO GGR nicht möglich.2 \n\n3.1. Sitzungsprotokolle \n\nDie Protokolle werden von der Protokollführerin/dem Protokollführer (PF) verfasst. Der Entwurf geht \nnach der Sitzung innert weniger Tage (Anzahl Tage nicht festgelegt) an die Präsidentin/den Präsi-\ndenten der GPK. Diese/r reicht das Protokoll an die GPK-Mitglieder zur Durchsicht und Genehmi-\ngung weiter.  \n \nGehen innert 5 Tagen keine Einwände der Kommissionsmitglieder ein, gilt das Protokoll als abge-\nnommen. Werden Einwände/Korrekturen vorgebracht, kann das Protokoll mit Einverständnis aller \nMitglieder trotzdem per Mail abgenommen werden. War ein Mitglied des Stadtrates an der Sitzung \nanwesend, wird diesem ein Auszug aus dem Protokoll zur Abnahme zugestellt. \n \nIst sich die Kommission nicht einig, wird das Protokoll an der nächsten Sitzung diskutiert und abge-\nnommen. \n \nAnschliessend wird das Protokoll sowohl in digitaler Form (doc und pdf) als auch ein handschriftlich \nvom Präsidenten/der Präsidentin sowie der/dem PF unterzeichnetes Exemplar dem Ratssekretariat \nausgehändigt. Das Ratssekretariat schickt das Protokoll per E-Mail an die Mitglieder des Grossen \nGemeinderates sowie des Stadtrates. \n\n3.2. Sonderfall: Ein dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll \n\nEin dem Amtsgeheimnis unterstelltes Protokoll wird nicht an den GGR und den Stadtrat weiterge-\ngeben, sondern das unterzeichnete Original wird vom Ratssekretariat in einem nur für berechtigte \nPersonen zugänglichen Ordner archiviert. \n\n4. Geschäfte der GPK \n\n4.1. Zugewiesene Geschäfte und zugetragene Themen \n\nDer GPK können Geschäfte vom Ratsbüro zugewiesen werden (beispielsweise die Prüfung der \nLegislaturziele des Stadtrates). Ausserdem können Beanstandungen Dritter Anlass zu einer Prü-\nfung durch die GPK sein. Vorschläge für Prüfthemen können der GPK schriftlich und mit Absender \nversehen eingesendet werden.  \n\n4.2. Aufgaben im Rahmen der Oberaufsicht  \n\nDie GPK hat bei ihrer Konstituierung einen Katalog von Themen aus den Bereichen \n \n\n• Kontrolle der Geschäftsführung der Exekutive und der Stadtverwaltung \n• Risikomanagement (inkl. Reputationsrisiken) \n• Vertragsmanagement \n• Compliance \n\n \nfür die Oberaufsicht aufgestellt, der laufend aktualisiert wird.  \n\n \n2\n Auskunft vom Gemeindeamt Zürich vom 30.8.2023: «Parlamentarier, die wegen Mutterschaftsurlaubs, Unfalls oder Krankheit ausfal-\n\nlen, können derzeit nicht durch Stellvertreter vorübergehend ersetzt werden. Hierfür müsste eine genügende Rechtsgrundlage im \nkantonalen Recht geschaffen werden, die die Änderung der Kantonsverfassung und des Gemeindegesetzes bedingen würde. Zurzeit \nist eine solche Vorlage in der Vernehmlassung». \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n17 \n \n\nDarüber hinaus beobachtet die GPK die Arbeit der städtischen Verwaltung. Zu diesem Zweck in-\nformiert sie sich regelmässig über die Arbeit der Verwaltung, beispielsweise indem sie Fragen an \nden zuständigen Ressortvorsteher / die zuständige Ressortvorsteherin stellt. Die GPK verfolgt ei-\nnen risikobasierten Ansatz und verwendet ein internes Arbeitsinstrument («Risikomanagement als \nArbeitsinstrument für die GPK») zur Festlegung der Prüfthemen und Prioritäten. \nTreten Zweifel am Funktionieren der Verwaltung oder hinsichtlich der Gesetzmässigkeit oder \nRechtmässigkeit von Vorgängen in der Verwaltung oder in der Exekutive auf, berät die Kommis-\nsion über das Vorgehen. \n\n5. Ablauf einer Prüfung \nDie Kommission berät und bestimmt über zu prüfende Themen. Sie bestimmt 1 bis 2 Mitglieder der \nKommission, welche sich der Prüfung eines Themas annehmen. Die in der Kommission zusam-\nmengetragenen Fragen werden an den zuständigen Stadtrat geschickt. \nDie Antworten des Stadtrates werden von den zuständigen Mitgliedern der Gesamtkommission \nvorgetragen und an einer Sitzung diskutiert. Dann wird über das weitere Vorgehen entschieden \nund allenfalls externe Auskunft beim Gemeindeamt eingeholt. Es liegt am Stadtrat, die GPK von \nder Rechtmässigkeit des eigenen Handelns zu überzeugen. \n\n5.1. Berichte \n\nDie für eine Prüfung zuständigen GPK-Mitglieder verfassen gemeinsam den Bericht über das ge-\nprüfte Thema. Der Bericht wird den übrigen Kommissionsmitgliedern vor einer Sitzung zugänglich \ngemacht, um an der Sitzung diskutiert werden zu können. Der Aufbau eines Berichts ist in einem \nseparaten Dokument festgelegt. \nZiel des Berichts ist eine Information an den Grossen Gemeinderates über die Arbeit im Rahmen \nder Oberaufsicht sowie eine Orientierung darüber, welche Dringlichkeit das Prüfthema auf der zu-\nkünftigen Agenda der GPK hat. Diese Priorisierung wird mittels eines Ampelsystems am Ende des \nBerichts visualisiert. \n\n5.2. Gliederung eines Berichtes \n\nFolgende Gliederung ist empfohlen:  \n1) Anlass der Prüfung \n\n2) Vorgehen \n3) Erkenntnisse \n4) Empfehlung(en) \n5) Weiteres Vorgehen \n\n5.3. Bedeutung der Ampelfarben \n\nDie Ampelfarben werden zur Priorisierung innerhalb der Agenda der GPK eingesetzt. Die Bedeu-\ntung der Farben wurde wie folgt festgelegt: \n \n\n• Grün: Ohne besonderen Befund, für die Oberaufsicht kein Handlungsbedarf. \n• Gelb: Befunde oder die von der GPK formulierten Empfehlungen ergeben Bedarf zu Fortset-\n\nzung oder baldiger Wiederaufnahme der Überprüfung. \n• Rot: Deutlicher Handlungsbedarf und hohe Dringlichkeit (z. B. bei klaren Regelverletzun-\n\ngen3), Notwendigkeit der Information des Grossen Gemeinderates und weitere Beobachtung \ndes Prüfgegenstandes \n\n \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nGeschäftsprüfungskommission (GPK) \n\nZürichstrasse 8, 8134 Adliswil, www.adliswil.ch \n\n \n \n\n18 \n \n\n5.4. Versand des Berichts \n\nDer Bericht kann dem zuständigen Stadtrat vertraulich zur inhaltlichen Überprüfung der gemachten \nPrüfungsaussagen (bezgl. Erkenntnisse) zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass \ndie zeitnahe Zustellung dem Stadtrat erlaubt, auf Empfehlungen zu reagieren, bevor die Berichte im \njährlichen Turnus veröffentlicht werden. \nDer Bericht wird nach der Genehmigung der GPK Mitglieder dem Ratsbüro für Versand und Ab-\nnahme übergeben.  \n\n5.5. Jährlicher Bericht der GPK \n\nIm Januar informiert die GPK in einem Jahresbericht den Gemeinderat über die geleistete Arbeit, \ndas heisst über die Themen, welche die Kommission während der vergangenen zwölf Monate ge-\nprüft bzw. behandelt hat. \n \n \n\n \n1 Dieser Abschnitt wurde weitgehend vom Gemeindeamt Zürich formuliert (Schr. Gemeindeamt Zürich an die \nGPK Adliswil v. 11.11.2020) \n2 Hinsichtlich Prüfumfang und Prüfinhalt gelten die Ausführungen von Christina Walser, Rechnungs- und Ge-\nschäftsprüfungskommissionen, § 61 b Aufgaben, insb. Kap. 2 und 3, in: Kommentar zum Zürcher Gemeinde-\ngesetz und zu den politischen Rechten in den Gemeinden, S. 357ff. \n3 Zitat aus dem Kommentar GG: «Die Geschäftsprüfungskommission … nimmt … eine umfassende Prüfung \nder Rechtmässigkeit und Zweckmässigkeit vor.» (ebd, S. 362) \n\nhttp://www.adliswil.ch/\n\n\n\n


Beschlüsse

parent_type: meeting

category_de: Beschlüsse

text: \nStadt Adliswil \n\nGrosser Gemeinderat \n\nZürichstrasse 12, 8134 Adliswil, Telefon 044 711 77 87, www.adliswil.ch \n\nBeschlüsse des Grossen Gemeinderates Adliswil vom 1. Februar 2017 \n\n \n\n Als Mitglied der Sachkommission wird Marianne Oswald für den Rest der Amtsdauer 1.\n2014 - 2018 mit sofortigem Amtsantritt gewählt. \n\n Das Personalstatut vom 5. Juli 2000 wird wie folgt geändert: 2.\n\nArt. 44 Abs. 3bis (neu) \nDie Stadt Adliswil schliesst eine Krankentaggeldversicherung ab. Die Prämien tragen \ndie Arbeitgeberin und die Arbeitnehmenden hälftig. Die Leistungen der Versicherung \ngehen an die Stadt Adliswil und werden nach Ende der Lohnfortzahlung der betroffe-\nnen Person ausgerichtet. \n\n Die Abrechnung für das Massnahmenprojekt der Wasserversorgung zur Früherken-3.\nnung einer allfälligen Trinkwasserverunreinigung im Betrag von CHF 410'087.50 wird \ngenehmigt. \n\n 1. Der Bruttokredit von CHF 29'830'000 für das Projekt Neubau Schulhaus Dietlimoos, 4.\nvorbehaltlich der Genehmigung durch das Stimmvolk, wird genehmigt.  \n\n2. Der jährliche Basispreis von CHF 74'000 über die Laufzeit von 30 Jahren, für das \nContracting des Neubaus Schulhaus Dietlimoos, wird gehnemigt.  \n\n3. Der Kredit für das Projekt Neubau Schulhaus Dietlimoos erhöht oder verringert sich \nentsprechend der Bauteuerung oder Bauverbilligung zwischen der Erstellung der Kos-\ntenvoranschlag (Preisstand 1. April 2016) und der Inbetriebnahme.  \n \n\nAdliswil, 3. Februar 2017 \n\nIm Namen des Grossen Gemeinderats \n\nDer Präsident: Der 1. Sekretär: \nHeinz Melliger Mario Senn \n\nRechtsmittel \n\nGegen diese Beschlüsse kann, von der Veröffentlichung an gerechnet, beim Bezirksrat Horgen, \nSeestrasse 124, 8810 Horgen \n\n wegen Verletzung von Vorschriften über die politischen Rechte und ihre Ausübung innert \n5 Tagen schriftlich Rekurs in Stimmrechtssachen (Stimmrechtsrekurs) \n\n und im Übrigen gestützt auf § 151 Abs. 1 des Gemeindegesetzes (Verstoss gegen übergeordnetes \nRecht, Überschreitung der Gemeindezwecke oder Unbilligkeit) innert 30 Tagen schriftlich Be-\nschwerde (Gemeindebeschwerde) \n\nerhoben werden. Die Kosten des Beschwerdeverfahrens hat in der Regel die unterliegende Partei zu \ntragen. In Stimmrechtssachen werden nur Verfahrenskosten erhoben, wenn das Rechtsmittel offen-\nsichtlich aussichtslos ist. Die Rekurs- oder Beschwerdefrist muss einen Antrag und dessen Begrün-\ndung enthalten. Der angefochtene Beschluss ist, soweit möglich, beizulegen. \n\n \n\nObligatorisches Referendum  \n\nZiffer 4 untersteht dem obligatorischen Referendum.  \n\n \nFakultatives Referendum \n\nGegen Ziffer 2 kann, gestützt auf Art. 14 der Gemeindeordnung der Stadt Adliswil, das Referendum \nergriffen werden. Ablauf der Referendumsfrist: 6. März 2017.  \n\n \n\n\n


Einladung

category_de: Einladung

category_harmonized: invitation

text: \nStadt Adliwil \n\nGrosser Gemeinderat \n\n \n\nZürichstrasse 12, 8134 Adliswil, Telefon 044 711 77 87 \n\n \n\n \n\n \n\n \n\nEinladung zur  22. Sitzung des Grossen Gemeinderates, Legislatur 2014 - 2018 \n\nZeit: Mittwoch, 1. Februar 2017, 19.30 Uhr \n\nOrt: Aula Schulhaus Hofern, Sonnenbergstrasse 28 - 30 \n\n \n\nTraktanden \n\n1. Mitteilungen  \n\n2. Fragestunde \n\n3. Ersatzwahl \n3.1 Ersatzwahl eines Mitgliedes in die Sachkommission für den Rest der Amtsdauer \n\n2014-2018 \n\n4. Teilrevision Personalstatut; Einführung einer Krankentaggeldversicherung \nAntrag des Stadtrates und gleichlautender Antrag der Sachkommission \n\n5. Trinkwasserkontrolle; Massnahmenprojekt; Kreditabrechnung \nAntrag des Stadtrates und gleichlautender Antrag der RGPK \n\n6. Dietlimoos Schulhaus Neubau; Projektgenehmigung Urnenprojekt inkl. Realisie-\nrungskredit  \n\nAntrag des Stadtrates und gleichlautender Antrag der RGPK \n\n7. Beantwortung der Interpellation betr. Neuregelung der Bestimmungen zum Um-\ngang mit Überstundensaldi im Personalstatut \n\n(SRB 2016-273) \nInterpellation von Markus Bürgi (FDP) und acht Mitunterzeichnenden vom  \n16. September 2016 \n\n8. Beantwortung der Interpellation betr. Ortsbus-Erschliessung Quartier Sonnen-\nberg \n\n(2016-287) \nInterpellation von Mario Senn (FDP), Markus Bürgi (FDP) und Hanspeter Clesle \n(EVP) vom 8. Juli 2016  \n\n \n\nGrosser Gemeinderat Adliswil \n\n \n\nHeinz Melliger Präsident \n\n\n