name: 34_23 Bericht und Antrag betreffend Neubeschaffung Kernapplikation ERP

text: \n \n\n    \n\n  \n\n \n\n    \n  \n\n  \n\n34/23 Bericht und Antrag an den Einwohnerrat  \n\n  \n\n \n\n \n\nbetreffend \n\nNeubeschaffung Kernapplikationen (ERP) \n\n \n\n  \n\n \n\n  \n\n\n\n \n\n2 \n\nHerr Präsident \n\nSehr geehrte Damen und Herren \n\n1. Einleitung \n\nDie Gemeinde Emmen setzt in den Fachbereichen Finanzen, Personal und Einwohnerkontrolle/Objektwesen \n\nseit 2009 Applikationen von unterschiedlichen Anbietern ein. Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass \n\ndie Herausforderungen mit Medienbrüchen zwischen den verschiedenen Kernapplikationen die tägliche \n\nArbeit in den Fachbereichen hinsichtlich Effizienz und Produktivität erschweren und nicht mehr zeitgemäss \n\nsind. \n\n \n\nDie zunehmende Digitalisierung und die kontinuierlichen technologischen Fortschritte haben die \n\nNotwendigkeit hervorgehoben, unsere bestehenden Kernapplikationen (ERP) zu überdenken und zu \n\nmodernisieren. Diese Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung unserer Ressourcen, \n\nder Optimierung von Prozessen und der Bereitstellung von Dienstleistungen. Es ist unerlässlich, dass wir \n\nsicherstellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Standards entsprechen, um die Transparenz, \n\nEffizienz und Datensicherheit in unserer Verwaltung zu gewährleisten. \n\n2. Ausgangslage \n\nHeute sind für die Aufgabenbereiche Finanzen, Personal und Einwohnerkontrolle drei unterschiedliche \n\nSoftwarelösungen im Einsatz: Für den Bereich Finanzen GemoWin NG der Dialog Verwaltungs-Data AG, für \n\ndas Personal MS Dynamics und Calitime sowie für die Einwohnerkontrolle und das Objektwesen GeSoft der \n\nAxians Ruf AG. \n\n2.1 Finanzsoftware GemoWin NG (Dialog Verwaltungs-Data AG) \n\nSeit über zwölf Jahren wird in der Gemeinde Emmen das ERP-System GemoWin NG der Dialog Verwaltungs-\n\nData AG eingesetzt. Dabei stösst das heutige System hinsichtlich Funktionsumfang, Wartung und Unterhalt \n\nan seine Grenzen. Die Stabilität und Performance der bestehenden GemoWin NG-Applikation hat in den \n\nletzten Monaten immer wieder zu grösseren Problemen geführt.  \n\n \n\nFür folgende Bereiche sind teilweise Problemstellungen vorhanden: \n\n Budgetierung \n\n Finanzplanung \n\n Controlling \n\n Tarifierung Wasserversorgung \n\n Mehrwertsteuer \n\n Anlagebuchhaltung  \n\n Kreditoren (Workflow) \n\n E-Rechnungen \n\n Anbindung an andere Systeme (Schnittstellenproblematik) \n\n\n\n \n\n3 \n\nDie Gemeinde Emmen steht vor grossen Herausforderungen. Die steigenden Anforderungen, insbesondere \n\nfür die Budgetierung, die Finanzplanung oder das Reporting/Controlling können nur mit einer integralen \n\nGesamtlösung zuverlässig und effizient erfüllt werden.  \n\n2.2 Lohnsoftware (MS Dynamics) und Zeiterfassung (Calitime) / \n\nPersonalinformationssystem (PIS) \n\nSeitens Microsoft wird per Ende 2024 die Softwarewartung und der Support für unsere ERP-Lösung \n\nMicrosoft Dynamics, welche wir seit dem Jahr 2004 in Betrieb haben, eingestellt. Neue Anforderungen und \n\ngesetzliche Anpassungen können nach diesem Zeitpunkt in der Lohn-Applikation nicht mehr umgesetzt \n\nwerden. Die Einführung einer neuen Softwarelösung ist in der Folge unumgänglich. \n\n \n\nDas heute im Einsatz stehende Zeiterfassungstool Calitime (eingeführt im Jahr 2005) läuft autonom. Die \n\nerfassten Daten sind nicht mit der Lohnsoftware verknüpft. Auswertungen für das Zeitmanagement müssen \n\numständlich manuell erledigt werden. Mit einer Integration der Zeiterfassung in eine zusammenhängende \n\nGesamtlösung kann der Verwaltungsaufwand merklich reduziert und digitalisiert werden. \n\n \n\nEin Personalinformationssystem (PIS) steht zurzeit überhaupt noch nicht im Einsatz. Die Gemeinde Emmen \n\nmanagt ihre Personalprozesse nach wie vor mit einer aufwändigen, zeitintensiven und komplizierten \n\nPapierwirtschaft. Mit einem PIS können insbesondere folgende Prozesse digitalisiert bzw. überhaupt erst \n\neingeführt werden: \n\n \n\n Employee und Manager Self-Service (ESS und MSS) \n\n Aufbereitung von Kennzahlen für die Führungspersonen \n\n Entlastung der Personalabteilung in administrativen Prozessen \n\n Möglichkeit der Datenpflege und der Transparenz in den Dateninformationen für Führungspersonen \n\n \n\nDie Einführung eines PIS wirkt sich positiv auf die Ressourcen in der Personalabteilung aus, um die gemäss \n\nHR-Strategie vorgesehenen neuen Aufgabenfelder umsetzen zu können. \n\n \n\nUm die bestehende Funktionalität einerseits zu sichern und den heutigen Bedürfnissen anzupassen, muss \n\ndie bestehende Insellösung abgelöst und in einer Gesamtlösung vereint werden. Die dem heutigen \n\nStandard entsprechenden notwendigen Module sollen zusätzlich ergänzt werden. \n\n2.3 Software Einwohnerkontrolle (EWK) und Objektwesen GeSoft (Axians \n\nRuf AG) \n\nDie Gemeinde Emmen setzt für die beiden Bereiche Einwohnerkontrolle (EWK) und Objektwesen seit über \n\n15 Jahren die Fachapplikation GeSoft von Ruf ein. Die Ruf Informatik AG wurde im Jahr 2018 durch die \n\nAxians Infoma Schweiz AG (vormals Axians IT&T AG) übernommen. Die Axians ist ebenfalls Anbieter der \n\nVerwaltungslösungen von «Infoma newsystem». Mit der Übernahme der Ruf ist die Axians \n\nDienstleistungserbringer von zwei Fachlösungen unter «einem Dach», nämlich von Axians Ruf GeSoft und \n\nvon Infoma newsystem.  \n\n\n\n \n\n4 \n\n \n\nDie aktuellen Fachlösungen Axians Ruf GeSoft für die beiden Bereiche Einwohnerkontrolle und Objektwesen \n\nstossen im Zusammenhang mit den heutigen und kommenden Anforderungen der Gemeinde Emmen \n\nbezüglich Funktionsumfang, Wartung, Schnittstellen zu anderen wichtigen Applikationen an ihre Grenzen. \n\n2.4 Notwendigkeit Ablösung / Weiterentwicklung Prozesse \n\nDie gegenwärtig im Einsatz stehenden Systeme für die Finanzen, die Einwohnerkontrolle und das \n\nObjektwesen sowie das Personalmanagement erfüllen die gewünschten Anforderungen nicht mehr \n\nzeitgemäss. Die Wartung und der Support des Personalsystems werden zudem Ende 2023 eingestellt. \n\n \n\nDer Support für das Personalsystem ist nur noch für eine begrenzte Zeitspanne verfügbar und die \n\nderzeitigen Systeme der Finanzen, Personal sowie der Einwohnerkontrolle und Objektwesen entsprechen \n\nnicht mehr den aktuellen Standards hinsichtlich Funktionalitäten und Berichterstattungsmöglichkeiten. Eine \n\nAblösung der bestehenden Systeme in den kommenden Jahren ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, \n\ndass die Finanz- und Personalprozesse auch weiterhin ordnungsgemäss und im Einklang mit den geltenden \n\nGesetzen abgewickelt werden können. \n\n \n\nNeben der systemtechnischen Erneuerung muss zeitgleich auch eine Überprüfung und Weiterentwicklung \n\nder bestehenden Prozesse und Abläufe stattfinden, um mögliche Verbesserungspotenziale auch tatsächlich \n\nrealisieren zu können. Dabei ist der Einsatz von Standardlösungen hoch zu priorisieren und spezifische \n\nAnpassungen sind nur noch dort gerechtfertigt, wo sie zwingend notwendig sind. \n\n3. Zukünftige ERP-Lösung \n\nEs soll eine zeitgemässe und an die Bedürfnisse der Gemeinde Emmen angepasste integrierte Systemlösung \n\nfür Finanz-, Personal-, Einwohnerkontroll- und Objektprozesse eingeführt werden, die auch für künftige \n\ndigitale Services eine solide Grundlage bietet. Diese orientiert sich an standardnahen ERP-Lösungen in \n\neinem vergleichbaren Umfeld. Sollten sich mit dem Zuschlag weitere Optionen eröffnen, ist diese Annahme \n\nim Rahmen der Projektabwicklung zu überprüfen. \n\n3.1 Integrativer Ansatz \n\nEine Gesamtlösung vereint die Systeme von Finanzen, Personalmanagement, Einwohnerkontrolle und \n\nObjektwesen. (siehe nachstehenden Darstellung). Die Finanzplanung mit Budgetierung soll zukünftig im \n\nERP-System erfasst werden können. Ebenso gehört heute ein Kreditorenworkflow, der Versand und die \n\nAnnahme von E-Rechnungen wie auch die Schnittstellen zu weiteren Umsystemen zum Standard der \n\nmodernen Arbeitsverrichtung. Seitens Personal sind es nebst der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der \n\nAdministration des Zeitmanagements das Personalinformations-System (PIS) wie z. B. Management-\n\ninformationen, Leistungsmanagement und Recruiting, die zum heutigen Standard gehören; eine einzige \n\nMitarbeitenden-Datenquelle - eine zentrale Sicht über die Gesamtorganisation Gemeinde Emmen. Zudem \n\nunterstützt die selbständige Erarbeitung von einfachen Auswertungen (keine KPI) die Führungskräfte, \n\nmögliche Belastungen als Frühwarnsystem frühzeitig zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.  \n\n\n\n \n\n5 \n\n \n\n \n\n3.2 Automatisierung / Digitalisierung \n\nDie Erneuerung und Vereinheitlichung der Systeme in den drei Bereichen ist eine Grundbedingung, um die \n\nProzessoptimierungen sowie die gesamtheitliche Digitalisierung in der Gemeinde Emmen voranzutreiben. \n\nMit einem neuen gemeinsamen System sollen gerade im Bereich der Workflows und der Usability \n\nVerbesserungen erreicht werden. Entsprechend notwendige Massnahmen gingen auch aus der externen \n\nEvaluation im Jahr 2019 hervor. Mit den anvisierten Automatisierungen sollen die Prozesse effizienter \n\ngestaltet und optimiert werden.  \n\n \n\nIn Anlehnung an das Legislaturprogramm 2022 - 2025 und die Gemeindestrategie «Emmen 2033», \n\nbeabsichtigt die Gemeinde Emmen ausserdem, ihre Dienstleistungen und Informationen vermehrt orts- \n\nund zeitunabhängig anzubieten. \n\n  \n\n\n\n \n\n6 \n\n3.3 SWOT-Analyse \n\nBei der nachstehenden kombinierten SWOT-Analyse handelt es sich um eine umfassende \n\nBewertungsmethode, die die traditionelle SWOT-Analyse mit anderen Werkzeugen verbindet. Die dabei \n\naufgelisteten Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen sollen mithelfen zu identifizieren, indem sie \n\nsowohl interne als auch externe Faktoren berücksichtigt: \n\n \n\n \n\n \n\nInterne Analyse \n\nStärken Schwächen \n\nE\nx\n\nte\nrn\n\ne\n A\n\nn\na\n\nly\ns\ne\n\n \n\nC\nh\na\nn\nce\n\nn\n \n\n Einführung/Aufbau zeitgemässer \n\nWorkflows \n\n Anwendung eCH-Standards \n\n Automatisierung der Geschäftsprozesse \n\n Tagesgenaue Daten \n\n Paradigmenwechsel (Change) \n\n Arbeitsabläufe optimieren \n\n Detaillierte Aussagen, Analysen und \n\nPrognosen  \n\n Arbeitgeberattraktivität: \n\no Moderne Arbeitsmittel \n\no Umsetzung verschiedener \n\nArbeitsformen \n\nR\nis\n\nik\ne\nn\n  Veränderung der Systeme und \n\nStrukturen \n\n Einhalten der gesetzlichen Vorgaben \n\n Befähigung der Mitarbeitenden \n\n Medienbrüche \n\n Mangelnde Agilität \n\n4. Submission \n\nFür die Beschaffung und Einführung eines neuen ERP-Systems für die Gemeinde Emmen per 01.01.2025 \n\nwurde eine Submission zusammen mit der Firma Publics Partner AG, Nänikon, durchgeführt. Der Umfang \n\nund Gegenstand wurde im Rahmen der Submission wie folgt umschrieben: \n\n Lizenzen, Wartung und Betrieb der Hauptapplikationen für eine Gemeindeverwaltung (Finanzen, \n\nPersonal, EWK, Objekte) im Rechenzentrum des Gemeindeverbandes ICT (GICT). Integration mit den \n\ninternen Clients, Office und Nebenapplikationen ebenfalls gehostet und betreut von GICT.  \n\n \n\n Gesamtverantwortung für Betrieb und Support, Lieferung, Installation und schlüsselfertig e \n\nInbetriebnahme aller Komponenten mit den üblichen Datenübernahmen aus den aktuellen Systemen \n\n(DIALOG GemoWin, AXIANS-GeSoft, Microsoft Dynamics Lohn, Calitime Zeitmanagement). \n\n \n\nDer Gemeinderat hat die Durchführung einer selektiven Ausschreibung für die Beschaffung eines neuen \n\nERP-Systems im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich mit Beschluss vom 21. Juni 2023 genehmigt. \n\nDie Veröffentlichung der Submission erfolgte am 12. Juli 2023 im Informationssystem für das öffentliche \n\nBeschaffungswesen in der Schweiz (simap.ch). \n\nDer Gemeinderat wird den Vergabeentscheid mit separatem Beschluss fällen. Der Vertrag mit dem \n\nZuschlagsempfänger wird unter dem Vorbehalt der Rechtskraft abgeschlossen. \n\n \n\n\n\n \n\n7 \n\n5. Finanzielle Auswirkungen \n\nBei der Berechnung der Beschaffungskosten wird jede Art der Vergütung inklusive Mehrwertsteuer \n\nberücksichtigt. Es wird zwischen einmaligen Kosten und jährlichen Kosten unterschieden. \n\n5.1 Projektkosten \n\nDie nachfolgende Kostenzusammenstellung basiert auf den Ergebnissen der durchgeführten Submissionen  \n\nfür die Beschaffung des ERP-Systems für Finanzen, Lohn/HRM und EWK/Objektwesen.  \n\n \n\nKosten \nEinmalige \n\nKosten \nJährliche \n\nKosten \n\nModule EWK CHF 63'000.00 CHF 114'000.00 \n\nModule Finanzen CHF 81'000.00 CHF 113'000.00 \n\nModule Lohn/HRM CHF 239'000.00 CHF 128'000.00 \n\nExterne Dienstleistungen:     \n\n - Migration CHF 80'000.00 CHF 0 \n\n - Schnittstellen (Byron, Scolaris, Yokoy, Gemdat, etc.) CHF 150'000.00 CHF 0 \n\n - GICT CHF 20'000.00 CHF 0 \n\n - Projektleitung CHF 50'000.00 CHF 0 \n\nSchulungen CHF 26'000.00 CHF 0 \n\nEigenleistungen:     \n\n - Module EWK CHF 32'000.00 CHF 0 \n\n - Module Finanzen CHF 30'000.00 CHF 0 \n\n - Module Lohn/HRM CHF 100'000.00 CHF 0 \n\nReserven 10% CHF 89'000.00 CHF 0 \n\nTotal Projektkosten CHF 960'000.00 CHF 355'000.00 \n \n\nDie Modulkosten konnten gemäss Offerten der Ausschreibung ermittelt werden. Die externen Kosten für \n\nDatenmigrationen und das Bereitstellen von Schnittstellen werden erst nach den erfolgreichen \n\nInitialisierungen der Hauptmodule ersichtlich werden. Aus diesem Grund sind auch Reserven von 10% \n\nvorgesehen. Bei diesem Projekt, bei dem auch die internen Prozesse überarbeitet und effizienter gestaltet \n\nwerden, braucht es genügend interne Personal-Ressourcen. Aus diesem Grund sind Eigenleistungen von \n\nCHF 162'000.00 geplant. \n\n5.2 Folgekosten \n\nGemäss Ausschreibung wird mit der Zuschlagsempfängerin ein Betriebs- und Wartungsvertrag für eine \n\nfeste Vertragsdauer ab Beginn des produktiven Betriebs von vier Jahren abgeschlossen. Er verlängert sich \n\nanschliessend jeweils automatisch um ein Jahr. Die Betriebskosten für das gesamte Projekt werden sich \n\nauf rund CHF 355'000.00 pro Jahr belaufen. Die Jahrestranchen werden in die Finanz- und \n\nAufgabenplanung (AFP) der Jahre 2025 bis 2028 eingestellt. Die aktuellen Verträge der verschiedenen \n\nSysteme werden aufgelöst. Dadurch sinken in Zukunft die Kosten um jährlich CHF 127'000.00. Die \n\nSchulungskosten werden im Jahr 2025 einmalig die Erfolgsrechnung belasten. \n\n \n\n\n\n \n\n8 \n\nDie Kapitalkosten (Abschreibungen, kalkulatorischer Zins) für das Gesamtprojekt werden das Globalbud get \n\ndes Aufgabenbereiches «202 Kanzlei und Informatik» (Leistungsgruppe 702240 Informatik) mit \n\ndurchschnittlich rund CHF 242’000.00 pro Jahr ab Einführung belasten. Die Abschreibungsdauer beträgt \n\nvier Jahre. Der kalkulatorische Zinssatz auf dem durchschnittlich eingesetzten Kapital beträgt 2.00%. \n\n \n\nKosten Parameter Folgekosten \n\nAbschreibungen vier Jahre CHF 233'000 \n\nKalkulatorische Zinsen 2.00% CHF 9'000 \n\nKapitalkosten (jährlich)   CHF 242'000 \n\n      \n\nLizenzen, Wartung, Upgrades und Support   CHF 355'000 \n\nEntfallende Kosten (aktuelle Lizenz- und Supportkosten)   -CHF 127'000 \n\nTotal Folgekosten (jährlich)   CHF 470'000 \n\n5.3 Kredit- und Ausgabenrecht \n\nIm Aufgaben- und Finanzplan 2021-2024 respektive 2022-2025 wurde bereits ein Budgetkredit von \n\nCHF 820'000.00 genehmigt (verteilt auf drei Investitionen 5200.003 CHF 200'000.00, 5200.002 \n\nCHF 500'000.00 und 5200.006 CHF 120'000.00). Aufgrund der vertieften Evaluation und dessen \n\nKomplexität sowie der daraus resultierenden Verschiebung des Projekts wurden die Budgetkredite jeweils \n\nübertragen und werden im Jahr 2024 zur Verfügung stehen. Bei der ursprünglichen Budgeterfassung \n\nwurden die Beträge lediglich geschätzt. Mittlerweile sind die gesamten Kosten sichtbar. Die CHF 820'000.00 \n\nreichen für das Jahr 2024 aus. Bei der Investitionsplanung werden im Aufgaben- und Finanzplan 2025-\n\n2028 zusätzlich CHF 112'000.00 eingestellt. Die zusätzlichen Kapital- und Betriebskosten von jährlich \n\nCHF 470’000.00 werden im Budget (Erfolgsrechnung) eingestellt. Ab dem fünften Betriebsjahr reduzieren \n\nsich die zusätzlichen Kosten auf insgesamt CHF 228'000.00 jährlich. \n\n \n\nBei wiederkehrenden Ausgaben ist vom Gesamtbetrag der einzelnen Betreffnisse auszugehen. Die \n\nFolgekosten werden aufgrund der Vertragsdauer auf vier Jahre berechnet und bei der Ausgabenbewilligung \n\nden Projektkosten dazugerechnet. Dadurch wird eine Ausgabenbewilligung von CHF 2'380'000.00 \n\n(CHF 960'000.00 einmalig, CHF 355’000.00 jährliche Kosten für vier Jahre) benötigt. \n\n \n\nDie Summe des gesamten Vorhabens übersteigt die Ausgabenkompetenz des Gemeinderates (Art. 48 \n\nGemeindeordnung), weshalb der Einwohnerrat einen Sonderkredit für die bevorstehende Ausgabe von \n\nCHF 2'380'000.00 (inkl. MWST) beschliessen muss. \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n\n\n \n\n9 \n\n6. Antrag \n\nDer Gemeinderat unterbreitet dem Einwohnerrat folgende Anträge: \n\n \n\n1. Genehmigung der Neubeschaffung der Kernapplikationen (ERP). \n\n2. Genehmigung des Sonderkredits (Ausgabebewilligung) von CHF 2'380'000.00 inklusive MWST. \n\n3. Der Gemeinderat wird beauftragt, den zusätzlich erforderlichen Budgetkredit für das Jahr 2025 von \n\nCHF 112'000.00 in das Investitionsbudget aufzunehmen. \n\n4. Dieser Beschluss unterliegt dem fakultativen Referendum. \n\n5. Der Gemeinderat wird mit dem Vollzug dieses Beschlusses beauftragt. \n\n \n\n \n\nEmmenbrücke, 15. November 2023 \n\nFür den Gemeinderat: \n\nRamona Gut-Rogger Patrick Vogel \n\nGemeindepräsidentin Gemeindeschreiber \n\n  \n\n \n\n \n\n  \n\n\n\t1. Einleitung\n\t2. Ausgangslage\n\t2.1 Finanzsoftware GemoWin NG (Dialog Verwaltungs-Data AG)\n\t2.2 Lohnsoftware (MS Dynamics) und Zeiterfassung (Calitime) / Personalinformationssystem (PIS)\n\t2.3 Software Einwohnerkontrolle (EWK) und Objektwesen GeSoft (Axians Ruf AG)\n\t2.4 Notwendigkeit Ablösung / Weiterentwicklung Prozesse\n\n\t3. Zukünftige ERP-Lösung\n\t3.1 Integrativer Ansatz\n\t3.2 Automatisierung / Digitalisierung\n\t3.3 SWOT-Analyse\n\n\t4. Submission\n\t5. Finanzielle Auswirkungen\n\t5.1 Projektkosten\n\t5.2 Folgekosten\n\t5.3 Kredit- und Ausgabenrecht\n\n\t6. Antrag\n\n